Fylkesmannen i Oslo og Akershus Beredskapsstaben

Transkript

1 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Beredskapsstaben Frogn kommune Postboks DRØBAK Deres ref.: Deres dato: Vår ref.: Saksbehandler: Dato: 2012/ FM-B Monica J. Steen Oversendelse av endelig tilsynsrapport Kommunal beredskapsplikt Det vises til gjennomført tilsyn med kommunal beredskapsplikt , foreløpig tilsynsrapport datert og til deres tilbakemelding per e-post datert Fylkesmannen ber om tilbakemelding med redegjørelse for hvordan merknadene vil bli fulgt opp og angivelse av når de vil være utbedret. En plan for oppfølging sendes Fylkesmannen innen sju uker etter dato for oversendelse av endelig tilsynsrapport. Om det er behov for bistand i oppfølgingen kan Fylkesmannen kontaktes. Når merknadene er forbedret, ber vi kommunen orientere Fylkesmannen om dette. Eventuelle spørsmål kan rettes til Monica J. Steen, fmoamst@fylkesmannen.no, Med hilsen Johan Løberg Tofte beredskapssjef Monica J. Steen rådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent. Postadresse: Postboks 8111 Dep 0032 Oslo Besøksadresse: Tordenskiolds gt 12 Inngang sjøsiden Telefon: Telefaks: E-post: fmoapostmottak@fylkesmannen.no Internett: hus Saksbehandler: Monica J. Steen Direkte telefon: Direkte e-post: fmoamst@fylkesmannen.no Org.nummer: NO

2 Rapport fra tilsyn med kommunal beredskapsplikt Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet Kommune 15 i Lov av 26. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven), samt dennes forskift, ved 4 i Forskift om kommunal beredskapsplikt. Frogn Dato for tilsyn Tilsynet ble utført av Tilsynsfører Monica J. Steen Hovedinntrykk Frogn kommune virker å ha et godt og systematisk beredskapsarbeid. Fylkesmannen har gjennomgått alle tilsendte dokumenter, samt intervjuet både ordfører, rådmann, beredskapsansvarlig og informasjonsansvarlig. Lovverket er forholdsvis nytt, og man kan ikke forvente at kommunen har implementert lovverket fullstendig. Kommunen ser imidlertid ut til å ha arbeidet godt tverrfaglig og har mange gode momenter i beredskapsplanen. Dette understrekes av at man har ansatt en dedikert funksjon innen fagfeltet. Dere har sågar mål om å avholde en beredskapsøvelse hvert år, selv om loven med forskrifter sier at den skal øves hvert annet år. Fylkesmannen har understreket at kommunen må oppfylle alle minimumskravene i paragrafen som omhandler beredskapsplan, med dennes forskrifter. Videre har vi uttalt at hvis dere er tilfreds med egen beredskapsplan, og mener at den er god nok, så er Fylkesmannen tilfreds med det. Tilsynet er ikke å anse som en helhetsvurdering av kommunens totale beredskapsarbeid.

3 Resultater fra tilsynet Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad: Funn det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølging av bestemmelsene beredskapsplikten. Merknad Følgende merknader ble notert under tilsynet: Merknad nr. 1 Frogn kommune ser ut til å oppfylle alle minimumspunktene i henhold til 15 i loven, men synes ikke å oppfylle alle krav i henhold til forskiftene. Når det gjelder deres ressursoversikt, 4 i forskriftene, ser det ikke ut til at dere har inngått tilstrekkelige avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. Dette gjelder blant annet nødstrømsaggregater. Det kan også oppstå forventninger om at ressurser dere har behov for vil være tilgjengelige, til en hver tid. Realitetene kan være noe annet. Både lokale avtaler og prioriteringer fra eksempelvis Lokal Redningssentral (LRS) kan differensiere fra deres egne behov og ønsker. Merknad nr. 2 Ved 5 i forskiftene, så ser det heller ikke ut til at dere har etablert samarbeid med andre kommuner om lokale og regionale løsninger av forebyggende og beredskapsmessige oppgaver, med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressurser. Det ble nevnt i intervjuene at man hadde hatt kommunale beredskapsrådsmøter, men at dette nærmest var ikke eksisterende nå. Dette kan være en arena for økt forståelse og samarbeid med hverandre. Det ble også nevnt at dere har vurdert samarbeid med blant annet Hurum kommune vedrørende felles utfordringer i skipsleia i deres nærområder. Merknad nr. 3 Ved 7 i forskriftene om øvelser og opplæring, så står det at man skal ha et system for opplæring som sikrer alle som er tiltenkt en rolle i krisehåndteringen har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Dette har dere ikke på plass. Det ble verifisert både gjennom intervjuene og ved gjennomlesing av tilsendte dokumenter. Merknad nr. 4 Dere har enda ikke holdt noen øvelser, men vi har understreket at loven er såpass ny enda, og dermed at man ikke kan forvente at det har blitt avholdt. Dermed følger det av 8 at dere ikke har hatt evaluering etter øvelser og uønskede hendelser. Det gjelder også 9, da det følgelig ikke kan eksistere skriftlig dokumentasjon av samtlige krav som følger av forskriften.

4 Oppfølging av merknader Fylkesmannen har uttalt at vi ikke vil karakterisere manglende etterlevelse av 4, 5,7,8 og 9 i forskriftene som avvik, men som merknader. Dette er først og fremst en start på et viktig arbeid, og vi imøteser resultatene av det videre arbeidet for å etterleve forskriftene også. Tilbakemelding på rapport Kommentarer til endelig rapport skal være Fylkesmannen i hende senest sju uker etter dato for oversendelse av denne. Eventuelle spørsmål kan rettes til Monica J. Steen, fmoamst@fylkesmannen.no, Vedlegg 1 Dokumenter Oversikt over dokumenter som ble benyttet under tilsynet: Plan for kommunal kriseledelse Organisasjonskart Kommunikasjonsstrategi Tiltaksplan for massevaksinasjon Beredskapsplan IKT og Service Beredskapsplan for alternativt administrasjonssenter for Rådhuset Atomberedskap Plan mottak evakuerte ROS-analyse `11 Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Smittevernsplan 2010 Vedlegg 2 Deltakere Navn Funksjon/rolle Virksomhet Åpnings møte Thore Vestby Ordfører X X X Harald K. Hermansen Rådmann X X X Hanne Alm Beredskapsansvarlig X X X Marianne Smeby Strand Informasjonsansvarlig X X X Det ble holdt et formøte og et sluttmøte på tilsynsdagen, hvor de kommunalsjefene og noen av enhetslederne også var deltakende. Tilsynsgruppen, med tilsynsleder og referent, Johan Løberg Tofte var også med på møtene. Intervju Sluttmøte

5