Trenger ikke være dårlig for å bli bedre! Forbedringsarbeid i St.Olavs driftsservice -ledelse

Transkript

1 Trenger ikke være dårlig for å bli bedre! Forbedringsarbeid i St.Olavs driftsservice -ledelse Lisbet Håland, Kvalitetsrådgiver Rune Resell, Forbedringsagent

2 St.Olavs Hospital

3 St Olavs Hospital

4

5 Totalleverandør St.Olavs hospitals strategi er å tilby fremragende behandling til befolkningen i Midt-Norge. St.Olavs driftsservice er den ledende og foretrukne totalleverandør av støttetjenester til St.Olavs hospital. Vi er også leverandør av tjenester til helseinstitusjoner i Helse- Midt Norge samt integrerte samarbeidspartnere.

6 Tjenester

7 Service- leveranseavtaler Avtaler Tjenestebeskrivelser Pris Volum

8 Sertifiseringer NS-EN ISO-9001:2008 / 2015 Allmenn teknikk (1999) + miljøsertifisert (2006) Dokumentasjonssenteret (2011/2012) Kundesenteret (2010) Logistikk & Forsyning (2002) Mat & Cafe (1998) Medisinsk teknisk avdeling (1998) Renhold (1999) Steril forsyning (2004)

9

10

11 Kundefokus

12

13 Resultatsikring

14

15 Ledelsessystem for kvalitet Hovedprinsippet i et kvalitetssystem er at produktet eller tjenesten skal ha lik prosesskvalitet, altså følge like standarder og prosedyrer hver gang. Kontinuerlig forbedring Avvikssystem, interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse

16 Avvik og avviksbehandling Prosedyre Melding om uønskede hendelser og forbedringsforslag Meldekultur

17 Avvik og avviksbehandling 2016 Mottatte avvik: 2289 Avvik fra kunder : 692 Internt meldte avvik: 1597 Avvik pr kategori - avdelingsvis

18 Antall avvik pr. avdeling

19 Avvik fra kunder

20 Avvik fra kunder pr. avdeling

21 Antall internt meldte avvik

22 Avviksbehandling Korrigerende tiltak Iverksetting av tiltak Ansvarlig Frist for lukking Verifisering av iverksatte tiltak

23 Revisjoner og tilsyn Tilsyn Eksterne revisjoner Interne revisjoner 2 parts revisjoner Observasjoner som avdekkes følges opp som avvik

24

25 Ledelsens gjennomgåelse

26 ISO 9001: 2015 Sikre at ledelsessystemet er velegnet, tilstrekkelig og virkningsfullt og i tråd med organisasjonens strategiske retning

27 Ledelsens gjennomgåelse Måloppnåelse Kundetilfredshet Verifiserte forbedringstiltak

28 Ledelsens gjennomgåelse Fastsette og beslutte Muligheter for forbedring Behov for endringer Ressursbehov

29 Ledelsens gjennomgåelse Skal konkludere med tydelige beslutninger og tiltak for kommende periode

30 Suksesskriterier Ledelse lederforankring Prosesser Kompetanse - opplæring Implementering Involvering Forbedringskultur Meldekultur

31 Forbedringsarbeid i St.Olavs Hospital Alle ledere har fått opplæring i forbedringsmodellen Støttes av Håndbok i forbedringsarbeid Alle ansatte har 2 jobber; Jobben og forbering

32 Forbedringsagent Alle klinikker i St.Olav skal ha en forbedringsagent Alle klinikker / divisjoner skal ha minst 2 forbedringsprosjekter i 2017

33 Forbedringsagent 10 måneders utdanning i forbedringsarbeid Institute of Healthcare Improvement Hovedfokus på å lede et forbedringsprosjekt Tre samlinger a en uke + månedlige telefonmøter

34 Forbedringsevne Fagkompetanse Evne til forbedring Forbedringskompetanse

35 Forbedringskompetanse Systemforståelse Folk må involveres i forbedringsarbeidet Best forutsetninger for gode endringsforslag Større motivasjon for gjennomføring Bygg kunnskap Endringer i en prosess påvirker andre Småskala utprøving Dokumenter gjennom datainnsamling Forstå variasjon forskjellig tilnærming på stabile og ustablie systemer

36

37 Edel Kvam og Siv-Helén Lund

38 Smittevern i forsyningskjeden Bakgrunn: Mål fra HOD: maks 4,7 % sykehusinfeksjoner Internrevisjon av smittevernrutiner på lageret avdekket behov for forbedring Samarbeid med Nevrokirurgen og Akutt operasjon Forberedelse til bygging av nytt lager

39 Hva ønsker vi å oppnå? Forbruksmateriell levert til operasjonsstuene skal være sterilt. Minst 95% skal ha kontaminering lavere enn 5 CFU Gjennomsnittlig kontaminering skal være under 1 CFU

40 Når vet vi at en endring er en forbedring? Må etablere målinger Resultatmål Prosessmål Balanserende mål

41 Monthly Leadership Report Infection control in the supply chain How do we know that a change is an improvement? Aim OUT CO ME Reduce risk of contamination of consumables at operating theatres Measure (CFU = Colony Forming Units) Baseline Target Average CFU at the operating theatres, measured weekly at inner packaging Distribution of CFU measures at operating theatres, measured weekly at inner packaging 80 % at 5 CFU or lower 95 % at 5 CFU or lower 15 CFU Week 15 CFU Week % of consumables with 5 CFU or less Average contamination of sterile consumables at operating theatres Xbar and S chart % of consumables with 5 CFU or less contamination P chart 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Week

42 Contamination on Surgicel stratified by operating theatre I chart CFU CFU Contamination on Drain stratified by operating theatre I chart Sample number Sample number Consumables stored in sterile part of central storage facility The drain has an average contamination of 0,8 and no results over 5 CFU, thus the system for supplying drains performs according to our goals. With an average contamination of 3,3 CFU and 17% of results above 5CFU this is not the case for the system supplying surgicel. We have started a PDSA to figure out why this system perform worse than the Drain-system This work is focused on handling of the goods inside the sterile storage as we have measured this difference to be present already there. We have been unable to identify the special cause for sample 150. Possible to remove plastic coating before placing in reach through closet?

43 Monthly Leadership Report Infection control in the supply chain How do we know that a change is an improvement? Aim Measure (CFU = Colony Forming Units) Increase compliance to hand hygiene procedures Baseline Target 25? % 80 % Observations done one time 100% compliance prior to picking 0% compliance during picking.. We aim to reduce the number of occations where hand hygiene is needed. This will be done through changes in how goods are stored. P R O C E S S Increase compliance to procedures for handling of sterile supplies 0?% 95 % Observations done one time on 10 wagons. 0% compliance to standards. Deviations on lack of layers of packaging and co-packing of sterile and unsterile goods. Increase number of wagons that are sterile after cleaning 40? % 98 % Testing indicates that cleaning with Antibac will achieve consistent contamination below 5 CFU. We have not started measuring for baseline data. B A L A N CI N Increase dedication to infection control amongst logistics staff Survey to be developed?? Maintain job satisfaction amongst logistics staff Survey to be developed?? 98? % 98 % Maintain security of supply

44 Plan-Do-Study-Act Plan Do Gjennomfør testen Samle data Study Formuler hypotese Planlegg hvordan denne kan testes Sammenlign data med hypotese Act bekreft/forkast/juster hypotese planlegg neste test

45

46

47

48