Innhold. Vedlegg: Grimstad kommune rapport for 2. tertial

Transkript

1 Rapport 2. tertial 2014

2 2 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

3 Innhold 1. Sammendrag Økonomisk hovedoversikt Sektorene Driftsrisiko Medarbeidere Justering av investeringsbevilgningene Organisering Status for de store investeringsprosjektene Prosjektrisiko Tema: Grimstadsommeren Tema: Vertsbyen Grimstad - studiestart ved UIA Tema: Startlån og tilskuddsordninger fra Husbanken Kultur- og oppvekstsektoren Helse- og omsorgssektoren Samfunns- og miljøsektoren Selvfinansierende Støttefunksjonene Fellesområdet Vedlegg: Rapport: Helse- og omsorgssektoren. Gjennomgang, status per 2. tertial 2014 Rapport 2. tertial driftsenhetene Tertialrapport finans Oppfølging av politiske vedtak per 2. tertial 2014 Grimstad kommune rapport for 2. tertial

4 4 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

5 1. Sammendrag Grimstad kommune har et resultat på 22,7 mill. kroner per 2. tertial På samme tid i fjor var resultatet 5,8 mill. kroner. Det er per 2. tertial 2014 budsjettert med et resultat på 26,8 mill. kroner. Budsjettavviket er per 2. tertial -4,0 mill. kroner, og dette utgjør -0,4 % av kommunens samlede inntekter. Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på 17,0 mill. kroner. Helse og omsorgssektoren står for -19,2 mill. kroner av det negative avviket, og kultur- og oppvekstsektoren står for -1,3 mill. kroner av avviket. De øvrige sektorene har balanse eller positive budsjettavvik. Per 2. tertial estimerer rådmannen et årsresultat på -10 mill. kroner for kommunen samlet. Dette negative resultatet er kritisk for kommunen, og det legges derfor opp til tiltak for å bedre resultatene. Det er 1075 faste årsverk per 2. tertial ansatt i kommunen dette er en reduksjon på 7 i forhold til samme periode i fjor (-0,6%). Brutto årsverk 1426 per 2. tertial og det er en økning på 3 i forhold til samme periode i fjor (0,2%). Det var budsjettert med en reduksjon i antall årsverk. Brutto årsverk har steget frem til august. Sykefraværet per 2. tertial er på 7,5 prosent, mot 7,9 prosent i fjor. Dette er en reduksjon i sykefraværet på 0,4 prosentpoeng. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

6 2. Økonomisk hovedoversikt Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Rammetilskudd , ,3 Inntektsutjevning , ,0 Skatteinntekter , ,2 Eiendomsskatt , ,4 Driftsinntekter , ,0 Sum inntekter , ,8 Netto lønn , ,9 Driftsutgifter , ,8 Sum utgifter , ,3 Brutto driftsresultat , ,0 Finanskostnader , ,1 Netto driftsresultat , ,1 Grimstad kommune har et resultat på 22,7 mill. kroner per 2. tertial På samme tid i fjor var resultatet 5,8 mill. kroner. Det er per 2. tertial 2014 budsjettert med et resultat på 26,8 mill. kroner. Budsjettavviket er per 2. tertial -4,0 mill. kroner, og dette utgjør -0,4 % av kommunens samlede inntekter. Per 2. tertial estimerer rådmannen et årsresultat på -10 mill. kroner for kommunen samlet. Dette negative resultatet er kritisk for kommunen, og det legges derfor opp til tiltak for å bedre resultatene. Rammetilskudd, inntektsutjevning og skatteinntekter utgjør kommunens frie inntekter. Per 2. tertial 2014 utgjorde dette 676,5 mill. kroner. Dette er en økning på 33,6 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +1,5 mill. kroner per 2. tertial. Rammetilskuddet er 337,5 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 21,9 mill. kroner eller 6,9 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er +0,9 mill. kroner per 2. tertial. Inntektsutjevningen er 2,8 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en reduksjon på 11,0 mill. kroner eller 79,4 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er -16,2 mill. kroner, og må ses sammenheng med et avvik på +16,7 mill. kroner i skatteinntekter. Skatteinntektene er 336,2 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 22,7 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor, eller 7,2 %. Avvik i forhold til budsjett er +16,7 mill. kroner. Årsaken til denne vesentlige økningen i forhold til 2013 er store ekstraordinær innbetalinger fra enkeltskatteytere som bor i kommunen. På den andre siden er det en svikt i skatteinntektene nasjonalt. Det er en økning i de nasjonale skatteinntektene på 25 i forhold til samme periode i fjor. Denne skattesvikten er meldt i kommuneproposisjonen, som ble framlagt i mai, og budsjettjustert for Grimstad kommune i 1. tertialrapport. 6 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

7 Eiendomsskatten er 45,8 mill. kroner per 2. tertial. Dette er en økning på 8,4 mill. kroner eller 33,0 % i forhold til samme periode i fjor. Økningen skyldes at det er gjennomført en omtaksering av kommunens eiendommer, og kommunestyret har også vedtatt en økning av denne inntekten. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +2,8 mill. kroner. Det er nå kjørt to av 3 terminer for eiendomsskatt, og avviket ved årsslutt ser ut til å bli +4 mill.kroner. Rådmannen legger opp til at eiendomsskatten skal bli som budsjettert ved årets slutt i Rådmannen foreslår å gi et bunnfradrag på kroner per boenhet i 2014 for boliger og fritidseiendommer. Dette vil medføre at eiendomsskatten blir i henhold til budsjett for Vedtaket blir effektuert i 3. terminkjøring i begynnelsen av november. Andre driftsinntekter er 224,5 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 8,4 mill. kroner eller 3,9 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +12,6 mill. kroner. Dette avviket knyttes direkte til driftsenhetene og sektorene, og må ses i sammenheng med avvik innenfor lønn og andre driftsutgifter. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Netto lønnsutgifter er 546,3 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 2,7 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2013 til 2014 på ca 2,4 %, samt en økning i antall ansatte med 3,4 brutto årsverk, en endring på 0,3 % (se eget kapittel om medarbeidere). Avvik i forhold til budsjett er -15,5 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Andre driftsutgifter utgjør 353,6 mill. kroner per 2. tertial. Det er en økning på 5,3 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -13,1 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Det er bokført 24,3 mill. kroner i finanskostnader per 2. tertial. Det er en økning i forhold til samme periode i fjor. Det er i hovedsak utbytte, renteutgifter og renteinntekter som er bokført. Beløpene er ført etter kontantprinsippet og vil bli avstemt i årsoppgjøret. I forhold til periodisert budsjett er avviket på +7,7 mill. kroner. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

8 3. Sektorene Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Periodisert Avvik % Støttefunksjoner , ,0 Fellesområdet , ,0 Helse og omsorg , ,8 Kultur og oppvekst , ,5 Samfunn og miljø , ,0 Kirke og trossamfunn , ,0 Sum netto drift , ,5 Finans , ,9 Resultat eks selvfinans , ,9 Selvfinansierende , ,1 Resultat , ,1 Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på 17,0 mill. kroner. Helse og omsorgssektoren står for -19,2 mill. kroner av det negative avviket, og kultur- og oppvekstsektoren står for -1,3 mill. kroner av avviket. De øvrige sektorene har balanse eller positive budsjettavvik. Budsjettavviket er per 2. tertial -4,0 mill. kroner, og dette utgjør -0,4 % av kommunens samlede inntekter. Per 2. tertial estimerer rådmannen et årsresultat på -10 mill. kroner for kommunen samlet. Dette negative resultatet er kritisk for kommunen, og det legges derfor opp til tiltak for å bedre resultatene. Støttefunksjonene drives i budsjettmessig balanse per 2. tertial, og det forventes et merforbruk i forhold til budsjett på 1 mill. kroner ved årsslutt. Fellesområdet har et budsjettavvik på +1,8 mill. kroner per 2. tertial. Det forventes at fellesområdet vil ha et mindreforbruk i forhold til budsjett på 2 mill. kroner ved årsslutt. Mindreforbruket knyttes blant annet opp mot en reduksjon i forsikringspremien for Helse- og omsorgssektoren har et budsjettavvik på -19,2 mill. kroner per 2. tertial. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt på 25 mill. kroner. Det er utarbeidet en handlingsplan for å redusere kostnader. Kultur- og oppvekstsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -1,3 mill. kroner. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt på 4 mill.kroner. Det er utarbeidet en handlingsplan for å redusere kostnader. Samfunns- og miljøsektoren har et avvik i forhold til budsjett på +1,8 mill. kroner. Sektoren forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. 8 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

9 4. Driftsrisiko Det er gjennomført en risikoanalyse for å avdekke risikoen knyttet til kommunens drift. Hensikten med analysen er å fremskaffe bedre grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen gjennomføres det risikoreduserende tiltak. Dette er en del av kommunens risikostyring. Risikoanalysen bygger på: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva er sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? 3. Hvilke konsekvenser kan hendelsene medføre? Risikoanalysen er en frittstående analyse og en del av kommunens totale risikostyring. Det er benyttet en kvalitativ analyse og vurdering, hvor frekvensene og konsekvensene av hendelsene klassifiseres i høy, middels og lav i en risikomatrise. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risiko for hver sektor, og for kommunen totalt sett. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Risikomatrise Sannsynlighet 9 Eiendomsskatteprosjektet 7 Økte pensjonskostnader 2 Driftsoppfølging Omstilling i H&O 8 Behov for nye ressurskrevende tjenester 4 1 Konsekvenser av overtakelse av Dømmesmoen 6 Svikt i overføringene fra Agder Energi 3 Svikt i frie inntekter Finansielle forhold 5 Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Forklaringer og tiltak til risikoelementene over: 1. Kommunen har kjøpt Dømmesmoen og driftsform er fastlagt. Bygninger rehabiliteres slik at kommunale oppgaver kan flyttes til Dømmesmoen i samsvar med politiske vedtak. Bygget er ferdigstilt og flytting er gjennomført. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

10 2. Det er en stor risiko for at flere enheter og avdelinger kan gå med underskudd i Dette kan i noen grad forebygges ved en tettere ledelsesmessig driftsoppfølging. Tiltak: Strukturert månedlig oppfølging av alle sektorer og enheter er iverksatt og risikoen er redusert. Særskilt tiltaksplan for helse- og omsorgssektoren er utarbeidet. 3. Skatteinngangen og rammetilskuddet (frie inntekter). Ingen risiko i Ligger ann til et positivt avvik på 9 mill. kroner. Dette skyldes ekstra skatteinnbetaling fra enkelt skatteyter 4. Budsjettrammene for kultur og oppvekst- og helse- og sosialsektoren er hardt presset. Økning av tjenestebehovet for enkelte brukere eller brukergrupper kan bli vanskelig å håndtere for disse sektorene innenfor vedtatt budsjett. Barnevernet har overtatt omsorgsansvaret for stadig flere barn. Tiltak: Overvåking av endringer i behov for de enkelte brukergruppene og budsjettjustering. 5. Den samlede finansielle risikoen til kommunen anses som lav per 3. kvartal. 6. Det er vedtatt utbytte fra Agder Energi samsvarer med budsjett. 7. Pensjonskostnaden øker med 11,3 mill. kroner (13,1%) fra 86,3 mill.kroner til 97,6 mill.kroner. Denne økningen forklares med at grunnlagsrenten i pensjonsordningen er redusert fra 3% til 2,5%. Det er budsjettmessig dekning for pensjonskostanden. 8. Omstilling i helse- og omsorgssektoren til mer aktiv omsorg. Sektoren har etablert et prosjekt som iverksetter hverdagsrehabilitering, og etablerer derfor flere korttidsavdelinger i kommunen. Driften legges om fra langtidsplasser til kortidsplasser med et innsatsteam for hverdagsrehabilitering. Reduksjon av langtidsplasser har direkte konsekvenser for hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten ble derfor styrket i budsjett 2014 for å kunne håndtere de økte oppgavene. Tiltak: Tettere oppfølging og bedre organisering av prosjektet. 10 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

11 5. Medarbeidere Dette kapittelet omhandler de viktigste statusrapporter og utviklingstrekk for medarbeiderne. Definisjoner Alle årsverkstall er økonomiske størrelser fra hva som er utbetalt, ikke en summering av faktiske kontrakter. Refusjoner er ikke tatt med som motvekt for å vise faktisk bemanning. Faste årsverk: Basert på alle med fast ansettelsesavtale i sin gitte stillingsbrøk. Tallet inkluderer også sykemeldte innenfor sykepengeåret. Tidsavgrensede årsverk: Tallet er basert på alle ansatte med tidsavgrensede ansettelsesavtaler i en gitt stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for ansatte ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Brutto årsverk: Viser totalt forbruk av utbetalte årsverk i løpet av perioden. Dette inkluderer faste årsverk + tidsavgrensede ansettelser + variabel lønn (timelønnede og overtid) omregnet til årsverk. Årsverk i refusjoner er ikke fratrukket. Av denne grunn er brutto årsverk en ressursstørrelse, som ikke direkte kan henføres til det antall medarbeidere en kan telle på arbeidsplassen. Årsverksanalyse Ved omlegging til tertialrapportering er fjorårets tall omregnet så langt mulig. Vi viser i nedenfor de viktigste tallene presentert i tabell og figurer Brutto årsverk jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Grimstad kommune rapport for 2. tertial

12 I både figuren for brutto årsverk ovenfor og i tabellen nedenfor er variabel lønn et estimat på årsverksvirkningen av variabel lønn. Resultater 2. tertial Personaldata Endring % Faste årsverk 1081,8 1074,9-6,9-0,6 % Variable årsverk 179,8 191,5 11,7 6,5 % Tidsavgrensede åv 160,5 159,1-1,4-0,9 % Brutto årsverk 1422,1 1425,5 3,4 0,2 % Sykefravær 7,93 7,48-0,45-5,7 % Stabilitet preger utviklingen av faste årsverk i år. Antall årsverk for perioden er lavere enn forrige år, men det har vært en liten økning over sommeren. Brutto årsverk har steget helt frem til august, på bakgrunn av variable årsverk. Variabel lønn er periodisert riktig og plassert i den måneden arbeidet ble utført. Det mest bekymringsfulle i årsverksutviklingen er økningen innenfor variable årsverk, som kan tyde på at faste årsverk erstattes av variable for å få levert våre tjenester. Figurene viser økonomiske størrelser, slik at reduksjoner kan skyldes slike ting som stopp av lønn etter ett år med sykepenger, og hvor det er inne vikar på en tidsavgrenset kontrakt. Alle endringer av faktisk fast bemanning skal være forklart under den enkelte sektor og enhet. Sykefraværsanalyse Sykefraværet andre tertial i år er på 7,5 prosent, mot 7,9 prosent året før. På bakgrunn av etterregistreringer og rettelser er sykefraværstallene ikke komplette på det tidspunkt regnskapet for en måned lukkes. Det betyr at fraværet for august måned kan bli litt høyere. Etterregistreringen skyldes enten at sykemeldinger leveres for sent inn til lønningskontoret, eller at de ikke registreres tidsnok ute i enhetene. Det er gjerne når et sykefravær starter med egenmelding at forsinkelser forekommer. Rettelsene skyldes to forhold, hvor det første er at 12 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

13 fravær registreres dobbelt på bakgrunn av oppdateringsfrekvensen mellom ulike systemer. Den andre årsaken er at sykefravær fremkommer feil i lønnssystemet, fordi Agresso ikke håndterer arbeidsplaner. Dermed kan sykefraværstid bli registrert som høyere enn faktisk avtalt arbeidstid, og sykefraværet ser ut til å være over 100 prosent for medarbeidere denne feilen gjelder for. HR-avdelingen gjennomfører kvalitetskontroller av alle fraværsdata for å sikre riktig rapportering. Utviklingen i år følger tidligere kurver. Sykefraværet er noe høyere i februar, og avtar deretter. Undersøkelser viser at uke 8 er den uken i året med høyest sykefravær. Sommeren viser et lavere fravær, som henger sammen med ferietiden, og så stiger fraværet ut over høsten. Korttidsfraværet har større variasjoner enn langtidsfraværet, og det er grunn til å styrke oppfølgingen av fraværet. Sykefravær Korttid Langtid 1 16 dager 17 dager og over Januar 8,8 % 2,3 % 6,5 % Februar 9,6 % 2,7 % 6,9 % Mars 8,4 % 2,0 % 6,4 % April 7,5 % 1,4 % 6,1 % Mai 7,4 % 1,6 % 5,8 % Juni 6,6 % 2,3 % 5,3 % Juli 4,9 % 1,1 % 3,8 % August 6,2 % 1,8 % 4,5 % Samlet sett er det ikke et tilfredsstillende nivå på sykefraværet. Samtidig er vi som kommune i nærheten av resultatene for sammenlignbare kommuner. Det er ikke en presis statistikk kommuner i mellom, fordi det er ulikt hva som registreres. I Grimstad har vi over år arbeidet for riktigst mulig registrering av alt fravær. Dette betyr at vi kan ligge noe høyere i prosent enn kommuner som ikke har utviklet den samme systematikk. For perspektivets skyld følger en Grimstad kommune rapport for 2. tertial

14 tabell med sykefraværstall fra større kommuner nær oss, og et tilfeldig utvalg av kommuner fra kommunegruppe kv kv kv kv kv kv kv kv kv kv Grimstad 8,63 8,15 8,06 0,00 8,09 Arendal 0,00 10,06 9,91 9,43 9,00 Mandal 7,95 7,21 6,49 6,79 7,51 Kristiansand 9,53 9,81 10,29 9,64 9,61 Kongsberg 11,50 10,54 10,45 10,22 10,12 Steinkjer 10,59 10,45 10,08 10,67 10,68 Elverum 11,19 10,88 0,00 11,39 11,23 Moss 14,01 13,11 12,76 13,36 13,44 Halden 10,46 0,00 0,00 11,52 11,45 Kongsvinger 10,24 11,00 12,11 11,47 10,68 Ullensaker 10,87 11,04 10,95 0,00 10,73 For all personaloppfølging forholder kommunen seg til lov og avtale, og både arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter skal ivaretas. Medarbeiderne er en ressurs. For våre medarbeidere med større helseutfordringer er det et kontinuerlig arbeid for å finne en tilpasning mellom arbeidsgivers behov og deres arbeidsevne. Et resultat av dette arbeidet er et høyere fravær blant enkelte medarbeidere, ofte kombinert med refusjon fra første dag på grunn av kronisk sykdom. Et annet resultat er en omplassering til annet eller tilpasset arbeid, hvor sykefraværet bortfaller. Et tredje resultat er at arbeidsforholdet avsluttes. Ut fra tilbakemeldinger fra NAV vedrørende sykefravær og oppfølging er antallet tilfeller, altså medarbeidere med langvarig sykefravær, redusert. Samtidig er det en del medarbeidere som faller inn under den første kategorien i forrige avsnitt, og sykefraværet for enkelte enheter blir dermed høyt. Det er derfor i de fleste tilfeller verken holdninger eller manglende oppfølging, men rett og slett prosesser som tar tid. Informasjon fra KLP viser et tilsvarende bilde som ovenfor. Det er få som går over på uføreytelser rett fra kommunen, få som velger AFP, og mange som står til alderspensjon. Sykefraværet for alle administrative støtteenheter er 3,1 prosent i år, som er lavere enn samme periode i fjor. Det er spesielt lærlingene som har et redusert fravær. Helse- og omsorgssektoren har også en nedgang og er på 9,1 prosent i år. Kjøkkentjenesten, helsetjenesten og Frivolltun har lavest sykefravær. Det er sterkest nedgang i sykefraværet ved NAV Grimstad og deler av hjemmetjenesten. Dessverre er det dette tertialet høyest sykefravær ved avdeling Grom på Frivolltun, Feviktun, boveiledertjenesten, Berge gård og bestillerenheten. Frivolltun og hjemmetjenesten har lavere sykefravær, men det kan komme en økning når omstillingene er over. Samfunns- og miljøsektoren har en kraftig nedgang, og er på 7 prosent. Brann- og feiertjenesten har lavt sykefravær, og den største reduksjonen sammen med bygg- og eiendomstjenesten. Det siste er interessant i og med at det er i denne enheten vi har alle våre renholdere. Dessverre har byggesaksenheten et stabilt høyt fravær. Kultur- og oppvekstsektoren har samlet sett en oppgang fra forrige år og nå et sykefravær på 7 prosent. Det er et lavt sykefravær i svært mange enheter. Dessverre er det høyt sykefravær på Langemyr skole. Grimstad barnehage og Storgaten barnehage har høyest fravær, men samtidig er dette små enheter med store variasjoner. 14 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

15 Det er 15 enheter med sykefravær under 5,6 prosent. Selv om Berge gård har en økning i fravær fra i fjor, er det gledelig å rapportere at enheten fikk Aust-Agders IA-pris nylig. Det er på bakgrunn av godt, systematisk og inkluderende arbeid over lang tid. Det var tre nominasjoner på enheter fra Grimstad kommune, og 2 av 5 virksomheter i finalerunden var fra Grimstad kommune. Kostnader ved sykefravær Nedenfor er en tabell som viser et anslag på det totale kostnadsbildet. Årlige kostnader av sykefravær (overslag) KS beregningsmodell Kommunenummer/-navn 0904 Grimstad kommune Årsverk: 1240 Sektor Alle Sykefravær i Totale kostnader Kostnader for arbeidsgiver Pensjonspremie(ekskl.AFP) 21,0 % prosent i utenfor Arbeidsgiveravgift 12,6 % arbeidsgiverp arbeidsgiver erioden. perioden Sykefravær i alt i % 7,50 % Sykefravær i alt i kr. (arbeidsgiver og staten) 56,1 mill. kr. Kostnader for arbeidsgiver 21,7 mill. kr. 13,5 mill. kr. 8,2 mill. kr. Kostnader for staten 34,4 mill. kr. 34,4 mill. kr. Sykefravær i arbeidsgiverperioden 1,81 % Kostnader Sykefravær utover arbeidsgiverperioden 5,69 % innenfor og utenfor arbeidsgiverperioden Kostnader Kostnadene gir et anslag på de økonomiske kostnadene av sykefravær - men er ikke nøyaktig. Modellen tar ikke hensyn til grupper med egne refusjonsregler under Folketryglovens 8-20, at staten bare betaler feriepenger for 48 fraværsdager og at ansatte over 60 år og ansatte med over 6G i inntekt kan ha en annen sykefraværsprosent enn gjennomsnittet. Opplysningene baserer seg på data fra PAI-registeret (lønns-og pers.data) 13,5 mill. kr. Kostnader for staten pr. år i millioner kroner. 8,2 mill. kr. 34,4 mill. kr. Kostnader som ikke blir refundert: -pensjonskostnader -arbeidsgivertavgift av feriepenger og pensjon -sykepenger utover 6g -feriepenger av lønn utover 6g -feriepengeavsetning av lønn inntil 6G utover 48 sykefraværsdager Modellen beregner det samfunnsøkonomiske tapet ved at arbeid ikke blir utført. Den tar utgangspunkt i at verdien av et dagsverk er lik summen arbeidsgiver er villig til å betale for dagsverket. Et dagsverk er da verdt det arbeidsgiver betaler, det vil si lønn, tillegg, feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift. Det antas at arbeidet ikke blir utført ved fravær, og modellen regner ut verdien av dagsverkene som ikke blir utført. Tallene som framkommer er altså verdien av produksjonstapet, og er et reelt tap. Det er ikke et tall som framkommer i kommunens regnskap. Vi ser at det er kostnadsbesparelser å hente ved en reduksjon av spesielt korttidsfraværet. Igangsetting av Itet Personaloppfølging, med varsler og systematikk på all sykefraværsoppfølging, er ett tiltak for reduksjon av fravær. Kjønns- og alderssammensetning Det er svært stabile tall på både fordeling mellom kjønn, og alderssammensetningen for kommunens medarbeidere. Dette gir seg og utslag i at vi øker i lønnsutgifter på grunn av ansiennitet og opprykk i minstelønnstabellen. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

16 6. Justering av investeringsbevilgningene Som et ledd i prosjektstyringen og for å få bedre investeringsoversikt i 2014, ønsker rådmannen å justere investeringsrammene for Fordelen er at bevilgningen og det faktiske investeringsnivået i 2014 samsvarer med det som kommunestyret fastsetter. Justeringene i 2. tertial omfatter både justeringer mellom år (2014 og 2015) og endringer i enkeltes prosjekt totale ramme. Samlet, inklusiv VAR-investeringene, beløper justeringene seg til -23,0 mill. kroner. Vi har en nettoøkning i totalrammen på 21,4 mill. kroner. Trekker vi ut justeringen som følge av vannskaden på Fevik nye skole er økningen kun 1,4 mill. kroner. Justeringer som følger av endret fordeling mellom 2014 og 2015 viser en reduksjon på -44,5 mill. kroner inklusiv VAR. Det er et ønske om å øke eller redusere totalrammene til følgende prosjekter: Nødstrøm til sykehjem økes med 1,05 mill. kroner. Berge Gård, hjelpemiddellager økes med 0,2 mill. kroner. Langemyr skole, rehabilitering reduseres med 1,0 mill. kroner. Av dette skal 0,5 mill. kroner styrke bevilgningen til bassenget.. Storgaten barnehage, offentlige pålegg, reduseres med 1,13 mill. kroner. Fevik nye skole, vannskade, legges inn med 20,0 mill. kroner. Det bevilges midler til utbedring av skade som finansieres gjennom erstatning fra forsikringsselskap. Kvalifiseringstjenesten, løfteplattform, økes med 0,15 mill. kroner. Rådhuset, brannpålegg økes med 0,1 mill. kroner. Sømsveien, forlengelse av gang og sykkelvei, legges inn med 1,2 mill. kroner. Det er et ønske om å forlenge Statens vegvesens anlegg med gang-/sykkelvei/fortau langs Sømsveien fram til Krokveien. Arbeidene må gjennomføres høsten Egenkapitalinnskudd KLP økes med 0,1 mill. kroner. Feviktun nødaggregat økes med 0,6 mill. kroner. Langemyr skole, basseng, økes med 0,5 mill. kroner. Flisfyringsanlegg, Levermyr, reduseres med 1,5 mill. kroner. Sjøfartsmuseumet i Hasseldalen økes med 1,1 mill. kroner. Det er åpnet muligheter for å flytte bevilgningen gitt til bygningsmessige endringer i driftbudsjettet over til investering med avdrag over leiekontraktens levetid. Det er et ønske om å øke eller redusere totalrammene på følgende VAR-prosjekt: Vann - Vik, ombygging økes med 0,13 mill. kroner. Vann - Hasseltangen, Asbestsanering brannvann reduseres med 0,24 mill. kroner. Vann og avløp - Ulenes, fellesføring høyspent økes med 0,15 mill. kroner. 16 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

17 JUSTERING AV INVESTERINGSBEVILGNINGENE HP Justering Endring ramme Endret fordeling Justering 2. TERTIAL T T 2014 mellom år 2.T Nødstrøm til sykehjem ( ) Berge Gård, hjelpemiddellager ( ) Langemyr skole, rehabilitering (69722) Storgaten barnehage, offentlige pålegg ( ) Fevik nye skole, vannskade ( ) Kvalifiseringstjenesten, løfteplattform ( ) Rådhuset, brannpålegg ( ) Sømsveien, forlengelse gang og sykkelvei Egenkapitalinnskudd KLP (882001) Feviktun, nødaggregat ( ) Langemyr skole, basseng (697221) Ibsenhuset, antikvarisk rehabilitering ( ) Myrsvingen, flyktningebolig ( ) Grømheia, vei ( ) Parkeringsplasser, Fjære kirke ( ) (Tusenårsstedet) Flisfyringsanlegg, Levermyr ( ) Grunnvarmeanlegg, Landvik ( ) Parkering i fjell (68561) Boliger til Psyikiatri ( ) Sjøfartsmuseum i Hasseldalen ( ) Prosjekter med mindre justeringer, bruttoøkning 85 SUM JUSTERINGER 2. TERTIAL: VAR: Vann, Vik - ombygging ( ) Vann, Hasseltangen - Asbestsanering, brannvann ( ) Vann og avløp, Ulenes fellesføring høyspent ( ) Vann, Egra, ny hovedfordelingskum ( ) Renovasjon, Nedgravde beholdere ( / ) SUM JUSTERINGER 2. TERTIAL, VAR: SUM TOTALE JUSTERINGER: Justering av finansieringen av prosjektene blir som følger: Endring finansiering: Justering VAR Vann - Lånemidler Justering VAR Renovasjon - Lånemidler -600 Justering andre prosjekter - lånemidler inkl mva kompensasjon: Justering tilskudd - Ibsenhuset, antikvarisk rehabilitering ( ) Justering tilskudd - Flisfyringsanlegg, Levermyr ( ) Justering tilskudd - Grunnvarmeanlegg, Landvik ( ) Overføring fra andre (private) - Fevik nye skole, vannskade ( ) SUM: Korreksjon 1. tertalrapport: I tabellene for justering og finansiering i 1. tertialrapport ble det ekstraordinære avdraget vist med feil fortegn. Finansiering av ekstraordinært avdrag fører til en økning i bruk av lånemidler med 30,0 mill. kroner. Låneopptak 2014: Det er foretatt et låneopptak som er 3,15 mill. høyere enn tiltenkt. Det bør derfor betales et ekstraordinært avdrag på 3,15 mill. kroner som finansieres av lånemidler. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

18 7. Organisering Rådmann Grimstad kommune Per Kristian Vareide Administrasjons-og kommunikasjonsavdelingen Ragnhild Sigurdsøn HR-avdelingen Alf Stensli Økonomiavdelingen Helge Moen Samfunns- og miljøsektor Åge Løsnesløkken Kultur- og oppvekstsektor Bjørn Kristian Pedersen Helse- og omsorgssektor Ivar Lyngstad 6 enheter 19 enheter 10 enheter 18 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

19 8. Status for de store investeringsprosjektene Nytt bibliotek Kommunestyret vedtok i møtet 1. september 2014 at totalrammen på nytt bibliotek er på 75 millioner kroner. Nytt bibliotek skal etableres i eksisterende bygningsmasse og nytt tilbygg. Arbeidet med konkurransegrunnlag pågår, og en tar sikte på utlysning av totalentreprise i løpet av oktober Fevik skole Fevik skole er i full drift etter vannskaden, og ungdomsskoletrinnet er på plass. Prosjektet avsluttes høsten 2014, og sluttrapport vil bli levert kommunestyret etter dette. Oppussing av Fevikhallen er ferdig, og sluttrapport vil bli levert kommunestyret før årslutt. Parkering i fjell Anbudskonkurransen ble gjennomført høsten Arbeidene startet opp i februar Etter planen skal prosjektet være fullført sommeren Ved avslutningen av 2. tertial ligger arbeidet litt foran oppsatt framdriftsplan. Sprengningsarbeidene nærmer seg slutten, siste sprengning tas i slutten av uke 39. Begge fjellhallene og gangtunnelen er ferdig utsprengt. I uke 40 igangsettes veiarbeider, installasjon av dekker og tekniske utstyr i anlegget. Dømmesmoen ombygging Prosjektet er ferdigstilt i henhold til fremdriftsplanen, og bygget er tatt i bruk. Prosjektet hadde en budsjettramme på kr 7,5 mill. Sluttrapport utarbeides høsten 2014 da noe utvendig arbeid gjenstår. Ibsenhuset - rehabilitering I budsjett 2014 er det lagt inn midler til rehabilitering. Det er også budsjettert med et forventet tilskudd fra staten i prosjektet. Dette tilskuddet er usikkert. Formannskapet ba i sak PS 15/14 om at arbeidet ble påbegynt innenfor netto ramme etter tilskudd. Arbeidene starter i løpet av november Kvalifiseringstjenesten innvendig ombygging, ny løfteplattform og offentlige pålegg Innvending ombygging ble ferdigstilt sommeren Ny løfteplattform er ute på anbud. Noe mindre offentlige pålegg er lukket, men brannavvik gjenstår. Utbedring av ventilasjonsanlegget utsettes til 2015, og tas som en egen investering på grunn av manglende midler. Langemyr skole basseng Kontrakt for riving av eksisterende basseng er inngått. Skisser av nytt bassenganlegg foreligger. Romplanen til nytt basseng må behandles av AMU før det legges ut på anbud. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

20 Boliger til bostedsløse Anbudskonkurransen er lyst ut på DOFFIN. Tilbudsfristen er satt til Det antas at prosjektet vil igangsettes medio november og ferdigstilles inneværende år. Kommunestyre vedtok i møte (PS 14/136) at fire nye boliger plasseres på kommunal grunn ved rådhuset. Alternativ energi, Levermyr Kommunestyret vedtok i møte at det skal brukes flis til oppvarmning av kunstgressbanen, Grimstad skole og Jappa skole. Budsjettet reduseres med kr. 1,5 mill. Grunnvarmeanlegg, Landvik Prøveboring er utsatt til november og desember i Dette for å få riktige opplysninger om grunnvannstemperatur. Grimstad kulturhus, lydanlegg og stoler Nytt lydanlegg var ferdig installert før kortfilmfestivalen. Nye stoler er bestilt og vil være på plass i løpet av oktober Budsjettrammen vil holde, men det er ikke rom for andre utbedringer. Mandat og omfang Fevik skole Fevikhallen Langemyr skole - basseng Bibliotek Dømmesmoen - ombygging og rehab. Parkering i fjell - Grimstad sentrum Ibsenhuset - rehabilitering Levermyr - alternativ energi Vann og avløpsinvesteringer Kvalifiseringstjenesten off. pålegg IKT-prosjekter Avtaler Ressurser og kompetanse Fremdrift Økonomi I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Ikke i henhold til plan, mål nås ikke Ikke relevant 20 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

21 9. Prosjektrisiko Hensikten med risikostyring av prosjekter er å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring. Dette for å prioritere ressursene riktig, og bidra til økt verdiskapning og gode prosjektresultater. Dette gjøres ved blant annet å holde oversikt og identifisere kritiske risikoområder. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risikorapportering i det enkelte prosjekt. Prosjektleder har totalansvaret for rapporteringen. På bakgrunn av dette gjør rådmannen en overordnet risikovurdering som er presentert i risikomatrisen under. Dette baseres på en vurdering av overordnede risikoelementer med konsekvenser og sannsynlighet. Risikomatrise: Sannsynlighet 1 4 kompliserte prosjekter Prosjektkompetanse 2 Forprosjekt og foranalyser 5 Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektorganisering 3 Forklaringer og tiltak til risikoelementene over: Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke 1. Prosjektkompetanse Kommunen har nå god prosjektkompetanse og prosjektleder kapasitet innenfor bygningsområdet. 2. Enkelte prosjekter må beskrives og dokumenteres bedre før beslutning. Tiltak: Øke forståelsen i kommunen for at kompliserte prosjekter krever mer tid til planlegging og analyse. Bedre prosjektmetodikken og stille krav til innholdet i forprosjektene før beslutning. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

22 3. Bedre prosjektorganiseringen og styringsstruktur. Tiltak: Det er etablert styringsgrupper og prosjektgrupper for alle investeringsprosjekter. Fortsatt fokus på prosjektledelse og prosjektorganisering. 4. Kommunen har i dag flere store, kompliserte prosjekter. Dette fører til økt kompleksitet i prosjektgjennomføringen, og dette kan gi seg utslag i forsinkelser og økte prosjektutgifter. Tiltak: Mer bevisst holdning i forhold til å dele opp prosjekter i nye hovedprosjekter og delprosjekter. 5. Prosjektbestillingene må bli mer presise. Dette for å endre fokus fra oppdragsklargjøring til prosjektleveranse. Tiltak: Klarere krav til innholdet i mandater og oppdragsbeskrivelser. 22 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

23 10. Tema: Grimstadsommeren 2014 Grimstad er en anerkjent turistby, med gode opplevelser og godt omdømme. Det må stadig utvikles nye tilbud for at reisemålet skal beholde og øke sin attraktivitet. Skjærgård og båter Byen og kommunens beliggenhet innbyr til skjærgårdsopplevelser. Strender som Storesand og Groos er i Norges-klasse, og store deler av skjærgården er forbeholdt allmennheten. Båtene Skonnerten Solrik, M/S Bibben og M/S Østerøy har alle hjemmehavn i Grimstad. Bedrifter, foreninger og private arrangerer turer i sommerhalvåret, turistkontoret booker og formidler. Skonnerten Solrik er et unikt skue i skjærgården. I tillegg til charter tilbys 2 timers skjærgårdscruise på utvalgte dager i juni august. De siste årene har gjestetallet økt årlig, men det har vært en nedgang i Det har vært ønske om en badebåt i Grimstad, slik at flere kan oppleve skjærgården til bading og fiske. Sommeren 2014 ble Badebåden Østerøy igangsatt av Kystlaget Terje Vigen, Grimstad Næringsråd, Grimstad min by og Grimstad turistkontor. Avgang 2 ganger daglig mandag, onsdag og fredag i juli. Publikum verdsatte tilbudet, og 592 solgte billetter (samt første tur gratis) viser et belegg på 50 %. Det har vært en suksess, og det arbeides for å videreføre tilbudet. Foto: Peder Austrud - Grimstad turistkontor Grimstad turistkontor leier ut 4 joller i perioden juni-september, og har utarbeidet en brosjyre med kart til båtfolket. Dette tilbudet benyttes stadig mer. Utleie av joller fra Grimstad turistkontor Båtutleie Totalt Grimstad gjestehavn er stadig i Norges-toppen. Sommeren 2014 åpnet en etterspurt bryggekafe, og driften av både gjestehavna og kafeen er utført av Cafe Ibsen. I Båtmagasinets årlige kåring trekkes beliggenhet i sentrum, og høyt servicenivå frem av tilbakevendende gjester. En gjestehavnbruker har et snittforbruk på kr 1862 pr båtdøgn (iflg. Agderforskning 2011), dette viser hvor viktig en god gjestehavn er for næringslivet i Grimstad. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

24 Antall båtdøgn i Grimstad Gjestehavn Sykkelopplevelser Sykkelbyen Grimstad byr på mange opplevelser fra sykkelsetet. Flere rundturer er publisert i brosjyren Sykkelturforslag og på visitgrimstad.com og cyclingnorway.no. Nasjonal sykkelrute nr. 1 Larvik Kristiansand går gjennom kommunen. Alternativet om Vestlandske hovedvei er også populær. Sykkeltur med guide i juli, og ukens sykkelpost til kulturhistoriske mål i sommerhalvåret er etablert. Man kan sykle Thor og Dag Ottos sykkelløyper med guider fra Team Sparebanken Sør i juli, og App-en sykkelløyper viser treningsløypene for sykling på egenhånd. Flere lokale sykkelritt gjennomføres før og etter sommeren. Turistkontoret arbeider med destinasjonsutvikling også for sykkelturister. Informasjon til potensielle tilreisende og gruppebookinger, samt utleie av sykler som stadig øker. Internasjonale undersøkelser viser at sykkelturister er kjøpesterke, og et økende marked. Statistikk for sykkelutleie ved turistkontoret viser økning. Sykkelutleie fra Grimstad turistkontor Antall dager Syklister fra inn- og utland verdsetter de mange gode sykkeltilbudene. Grimstad er klassifisert som Syklist Velkommen-destinasjon (en internasjonal kvalitetssikring for sykkelturisme) gjennom turistkontoret. Flere overnattingssteder tilbyr nå sykler til sine gjester, i tillegg til turistkontoret. Foto: Hanne Feyling - Grimstad turistkontor Foto: Peder Austrud Grimstad turistkontor Opplevelser i byen Sommeren starter med Kortfilmfestivalen, sier mange. Den norske Kortfilmfestivalen ble avholdt i Grimstad for 27. gang, og er blitt en god tradisjon. Reiselivsbedrifter og kulturhus er benyttet, og festivalen gir internasjonal oppmerksomhet. Fjæreheia, det spektakulære amfiet bygget i et steinbrudd, har iflg. Kilden internasjonal klasse for utendørsscene. Amfiet omtales både innen- og utenlands som spektakulært publikummere så Puls a tribute to Pink Floyd, med gode kritikker. Sommeren 2015 setter Kilden opp Cats. 24 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

25 Ibsen- og Hamsundagene Sørlandets litteraturfestival, har også i 2014 gjennomført mange gode programposter. Tilbakemeldinger fra gjester, publikum og kritikere er særs gode. Opplesningen på Kvaløya (i år flyttet til Apotekergaarden pga storm) er en programpost kjær for Grimstad-venner, og gir nasjonal oppmerksomhet. Grimstad bys museer formidler historie gjennom Ibsen-museet (Norges eldste), Norsk Hagebruksmuseum på Dømmesmoen, og Sjøfartsmuseet i Hasseldalen. Museumsbesøket økte i 2014, med for eksempel 30 % økning på Sjøfartsmuseet. Hovedvekten av publikum er norske, med tyske gjester som neste nasjonalitet. Sjøfartsmuseet i Aust-Agder åpnes i Hasseldalen våren Turister og lokalbefolkning kan delta på byvandringer, enten ved å bestille for bedrifter og grupper, eller ved å delta på byvandringer onsdager og fredager i juli. Handelsnæringen melder om god omsetning. Restauranter og arrangører av ulike slag melder også om gode besøkstall. Foto: Peder Austrud Grimstad turistkontor Foto: Camilla Hovstø Grimstad Adressetidende Sommershow på Apotekergaarden i Grimstad er kjent. I 2014 fikk publikum oppleve to ulike forestillinger! I slutten av juni startet Grimstadgram, deretter Gu kor gøy! av Bjarte Hjelmeland i juli. Begge forestillingene hadde godt besøk, mest på Gu kor gøy! i juli. Grimstad bibliotek arrangerte for andre gang sommerlesekampanje for barn på trinn; Lån og les minst 5 bøker. Barn fra Grimstad og barn på ferie i Grimstad har vært ivrige lesere. Hele 2124 bøker ble lest i sommer, en økning på 53 % fra i fjor. Kampanjen ble avsluttet med isfest der Klovnen Knut underholdt. Grimstad turistkontor innhenter informasjon om festivaler, arrangementer og aktiviteter. Disse blir publisert bredt - på samt Visit Norway App for mobil og nettbrett. I tillegg trykkes en Hva skjer?-folder før sommeren, som distribueres til alle reiselivsbedrifter og butikker. Overnattingsbedriftene har hatt fullt eller nær fullt belegg. Campingnæringen hatt en meget god sommer. Moysand familiecamping er en av Norges få 5-stjernes campingplasser. Strand Hotel Fevik og Rica Hotel Grimstad mottar utmerkelser fra TripAdvisor s brukere. Været har innbydd til bruk av bobil/vogn og hytter. Hotellene har også hatt meget godt besøk i sommer. Grimstad turistkontor har som oppgave å gi informasjon til potensielle tilreisende, vertskapsfunksjon, booking av guidede turer/gruppeturer, produktutvikling og markedsføring sammen med Visit Sørlandet. Kontoret er helårsåpent. Reiselivsinformasjon publiseres i Grimstadguiden ( eksemplarer), som distribueres til lokalbefolkning, reiselivsbedrifter og andre turistkontor i Norge. Informasjonen publiseres også på Grimstad kommune rapport for 2. tertial

26 11. Tema: Vertsbyen Grimstad - studiestart ved UIA Grimstad kommune er en blant flere aktører med ansvar for og mulighet til å bidra til at Grimstad blir en best mulig universitetsby. Universitetet selv, næringslivet i kommunen og regionen, fylkeskommunene, lag og organisasjoner og den enkelte innbygger har alle større eller mindre muligheter og ansvar i denne sammenheng. Formuleringen ovenfor er hentet fra Handlingsplan for universitetsbyen Grimstad Studentene representerer over 3000 potensielle kunder, arbeidstakere og innbyggere for kommunen. I tillegg er tilstedeværelsen av studentene i bybildet, på kafeer, i butikker, i gater og på turveier et viktig element for å få en vital universitetsby. I forbindelse med studiestart de to midterste ukene i august er det gjennom Studiestartfestivalen allerede etablert en arena for å ønske studentene velkommen med fest og arrangementer på campus. Før studiestart i 2013 startet et samarbeid med Fadderstyret ved Campus Grimstad. Hensikten var å tilby velkomstarrangement til studenter i Grimstad for at disse skulle bli kjent i byen, føle seg velkomne og få opplevd hva Grimstad har å by på. I 2014 ble samarbeidet mer omfattende, og Grimstad min by, samt administrasjonen ved campus Grimstad var delaktige i planlegging og gjennomføring. Ordfører hans Antonsen hilste studentene velkommen under den offisielle åpningen av universitetet, en flott åpning der blant annet kunnskapsministeren Torbjørn Røe Isaksen holdt tale under et storslått og verdig arrangement. Turistkontoret og AKA (administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen) var på plass på Campus med stand og brosjyrer på universitetets åpningsdag og påfølgende uker, og under Pubræset påfølgende onsdag stilte Grimstad kommune med representant fra vann- og avløpsavdelingen og en medarbeider fra AKA med flasker med Grimstadvann. Dette var et populært tiltak med direkte dialog med mange studenter, et tiltak man kanskje kan gjøre mer utav i årene som kommer. Under hele festivalen hang det bannere i byens gater som kommuniserte at det nå var studiestar. Disse var betalt av universitetet og hengt opp av Grimstad min by, og laget for gjenbruk. I løpet av de to ukene studiestartfestivalen sto på, arrangerte Grimstad kommune 3 turer: skjærgårdstur, sykkeltur og heivandring. Skjærgårdsturen var med S/S Solrik. Rundt 50 studenter deltok på båtturen i nydelig solskinn, de fleste av dem utenlandske. Det ble stopp med grilling og aktiviteter på en av øyene. I sykkelbyen Grimstad var det også naturlig å tilby en guidet sykkeltur i Grimstad og omegn, samt en studenttilpasset byvandring kalt Hei på deg. På heituren fikk studentene smaksprøver av hva byen har å by på samtidig som turen gikk over de fem heiene som omkranser byen. Møtested for turen var Sorenskrivergården der studentene fikk smake reker fra Fiskernes salgslag, deretter gikk turen til Nottos hvor studentene fikk smaksprøver av 26 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

27 de berømte pølsene. På Binabben ble det servert eplemost fra Puntervold, og på Kirkeheia porker fra Morterud. Studentene fikk høre litt om Ibsen og Hamsuns tilknytning til byen på vei over Møllerheia og Fløyheia, hvor det ble servert urtedrops fra apoteket. Turen ble avsluttet på Vardeheia, der tema var byutvikling, nytt bibliotek og de nye planene for Grimstad havn. Festivalen ble avsluttet med en studentlørdag i byen, med konserter på Sentraltorvet, her hadde også Grimstad kommune forberedt stand. Dessverre møtte ikke så mange studenter som vi hadde håpet på opp, men arrangementet, som var i studentenes regi, tenkes videreutviklet i 2015 sammen med de andre tiltakene. Grimstad Adressetidende laget flere fine oppslag rundt arrangementene, og kommunen har fått svært gode tilbakemeldinger for vårt engasjement. Det er også etablert en arbeidsgruppe med representanter fra studentene, universitetsadministrasjonen, Grimstad min by og Grimstad kommune som har evaluert årets arrangement og planlegger studiestart Grimstad kommune rapport for 2. tertial

28 12. Tema: Startlån og tilskuddsordninger fra Husbanken Kommunen kan gi startlån til personer som ikke får lån i ordinære kredittinstitusjoner, eller ikke får tilstrekkelig lån til å finansiere kjøp av bolig. Startlån tildeles etter behovsprøving. Kommunen behandler søknadene, og skal vurdere om søkeren forventes å ha langvarige problemer med å finansiere eid bolig og har benyttet muligheten til sparing innenfor de økonomiske mulighetene som aktuelle inntekter og nødvendige utgifter til livsopphold gir. Den som får startlån må kunne betjene lånet over tid, og fortsatt ha nødvendige midler igjen til livsopphold. Tilskudd kan gis til personer som har behov for å tilpasse boligen sin. Det kan søkes om finansiering til små eller store ombygginger og tilpasninger. Å tilpasse en bolig innebærer å gjøre den egnet slik at vedkommende fortsatt kan bo i den, selv med nedsatt funksjonsevne. Tilpasningen må være hensiktsmessig, og behovet for tilskudd blir vurdert i sin helhet ut fra husstandens økonomiske situasjon på sikt. Tilskudd til etablering skal bidra til å skaffe egnede boliger for vanskeligstilte på boligmarkedet. Tilskuddet skal også sikre at vanskeligstilte kan bli boende i en egnet bolig. Kommunen forvalter tilskuddet som gis til privatpersoner. Tilskuddet kan gis til kjøp av ny eller brukt bolig og til refinansiering. Tilskudd til etablering blir ofte brukt som toppfinansiering når en bolig skal finansieres. Hvor mye tilskudd som blir gitt, avhenger av boligbehov, husstandens økonomi og muligheter for andre offentlige støtteordninger, som for eksempel bostøtte og startlån. Økonomi Kommunestyret har vedtatt å søke om 30 mill. kroner til startlån fra Husbanken for Det er innvilget 19,9 mill. i startlån og 2,5 mill. kroner i tilskudd til etablering og tilpasning. Det er gitt tilsagn for ytterligere 5 mill. kroner til startlån. Forbruket per er ca 20 mill. kroner til startlån og 2 mill. kroner til tilskudd. Det er gitt ca 3 mill. kroner i tilsagn som fortsatt ikke er utbetalt. På grunn av manglende midler ble det innført utlånsstopp i april for første halvår, og i juli for 2. halvår. Grunnen til dette er at kommunen har fått mindre midler enn vi har søkt om i Ny forskrift fra Husbanken Den 1. april kom Husbanken med ny forskrift for startlån. Endringer: - Personer med langvarige boligfinansieringsproblemer skal prioriteres - Det stilles krav til sparing. Søkere som kan spare, må vise til dette ved 3-5 års sparing - Det kan gis lån med inntil 50 år nedbetalingstid for personer med varig nedsatt inntekt. Dette gjelder for eksempel personer som er innvilget ung uførepensjon. - Ungdom i etableringsfasen er ikke lenger prioritert - Personer med helsemessige og økonomiske utfordringer og prioriteres - Husstander med barn prioriteres - Nøktern bolig og botid i Norge vurderes også De fleste kommuner følger Husbankens retningslinjer. Det vil være vanskelig å prioritere midler til å betjene både vanskeligstilte og (all) ungdom i etableringsfasen. 28 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

29 Tilskudd Det kan innvilges tilskudd til etablering. Kommunen har fått innvilget 2 mill. kroner fra Husbanken i For særlig vanskeligstilte husstander kan det gis tilskudd til etablering i kombinasjon med startlån. Målgruppen er søkere med lav inntekt som har vansker med å realisere et boligkjøp. Det kan gis tilskudd til tilpasning av bolig til enkeltpersoner med nedsatt funksjonsevne, og til eldre som ønsker å tilpasse boligen sin slik at de fortsatt kan bo hjemme ved framtidig nedsatt funksjonsevne. Det kan gis tilskudd til både eid og leid bolig. Kommunen har fått innvilget kr til tilskudd til tilpasning for Antall søknader Det er 152 søknader/ behandlede saker per Til sammenligning var det 180 saker per oktober Det er søkt om 66 mill. kroner per september 2014, mot 69 mill. kroner på samme tid i Det kan være flere grunner til at det er færre søknader i år. Det ble informert om manglende midler i mars for 1. halvår, og det ble innført utlånsstopp i juli pga manglende midler. Sannsynligvis har noen latt være å søke etter å ha fått denne informasjonen. Videre har det kommet ny forskrift fra Husbanken hvor unge nyetablerere ikke lenger er prioritert målgruppe. Det er per innvilget 45 søknader om startlån, 8 tilskudd til etablering og 9 tilskudd til tilpasning av bolig, og det er gitt 62 avslag på søknad om starlån og 3 avslag på søknad om tilpasning av bolig. Det er innvilget 7 fullfinansieringer, 4 av disse er realisert. Andre saker som behandles er pantefrafall, klager / ny behandling, avdragsfrihet, refinansiering, økning av lån og sletting av pant. Ny forskrift for tildeling av startlån innebærer at flere vanskeligstilte personer prioriteres. Mange av disse får ikke 1. prioritetslån i bank, og det kreves fullfinansiering med startlån. Dette innebærer at færre personer får lån. Personer som er i målgruppen for startlån, men som får avslag pga manglende midler, får beskjed om at de vil få prioritet ved å melde ny søknad i januar Låneportefølje Samlede utlån, startlån og tilskudd er per kr Tap Det er realisert tap på kr i 2013 / 2014 (leilighet i Murgården, Biodden). Tapsdeling med Husbanken ble behandlet i kommunestyret Videre er det noen saker som kan ende med tap. Det er: Borgåsen: kr Tapsdeling med Lindorff pga. saksbehandlerfeil (manglende pant) Tønnevoldsgate: kr Obligasjonsleilighet, foreløpig fravikelse av pant Storgaten: kr Sameie, utkastelse pga. div. bråk. Alle saker med potensielle tap vurderes også av kommunens jurist Halvard Bjørgum Grimstad kommune rapport for 2. tertial

30 Restanser Det er restanser på kr per Restanse i Grimstad er på 0,12 %, mens tilsvarende tall for alle kommuner gjennomsnittlig er 0,26 %. Det er for tiden 12 lån til inkasso, hvorav 4 er til overvåkning. Lindorff bemerker i sine rapporter at tap og restanser er svært lave, særlig tatt i betraktning at mange av låntakerne har svak betalingsevne. Sammenliknet med andre kommune har Grimstad lite tap. 30 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

31 13. Kultur- og oppvekstsektoren Sektorleder Bjørn Kristian Pedersen Økonomi-, personal- og aktivitetsdata Resultat hittil i år per 2. tertial Budsjett hittil i år per 2. tertial Tall i 1000 kroner Endring % Revidert budsjett Avvik % Året Inntekter , , Netto lønnsutgifter , , Utgifter , , Netto utgift , , Personaldata Resultat hittil i år per 2. tertial Endring % Faste årsverk 467,8 475,7 7,8 1,7 Brutto årsverk 578,5 576,3-2,2-0,4 Nærværsprosent 93,6 93,0-0,6 - Aktivitetsdata Resultater hittil i år per 2. tertial grunnskole Endring % Antall elever ,7 Spesialund.ped ,3 Spesialund. ass ,6 Aktivitetsdata Resultater hittil i år per 2. tertial barnehage Endring % Barn på heltid ,6 Barn på deltid ,9 Barn 3-5 år ,7 Barn 1-2 år ,8 Sum barn ,6 Kultur- og oppvekstsektoren har et bruttobudsjett i 2014 på 550 mill. kroner og et nettobudsjett på 428 mill. kroner. Sektoren hadde et samlet merforbruk etter 2. tertial på 1,3 mill. kroner. Ti av tjenesteenhetene hadde mindreforbruk og åtte hadde merforbruk. Sektoren hadde etter 1. tertial et merforbruk på 2,6 mill. kroner. En hovedårsak til merforbruket etter 2. kvartal er økte utgifter p.g.a flere barn ned nedsatt funksjonsevne i barnehagene. Antall barn med vedtak om ekstra ressurser etter opplæringsloven og/eller barnehageloven har økt jevnt fra høsten Da kommunestyret behandlet regnskapsrapporten for 1. tertial 2014 (K-sak 94/2014) fikk kultur- og oppvekstsektoren økt sin budsjettramme med 1,6 mill. kroner til: Fjære bygdebokprosjekt, kr : Kommunestyret vedtok i desember 2012 at det skulle avsettes kr til arbeidet med Fjære bygdebøker i budsjett 2013 og det samme i budsjett I påvente av en søknad med finansieringsplan inkludert salgsinntekter, ble det avsatt Grimstad kommune rapport for 2. tertial

32 kr for hvert av de to årene. Saken skulle avgjøres endelig av kultur- og miljøutvalget. Kultur- og miljøutvalget behandlet saken i møte 5. juni 2013 og vedtok bevilgning på kr i Rådmannen ble i vedtaket bedt om å innarbeide tilskudd på kr i budsjettet også for Bevilgningen på kr ble uteglemt i rådmannens budsjettforslag og derfor justert inn i regnskapsrapporten for 1. tertial. Kulturskolen, kompensasjon for redusert foreldrebetaling, kr : Da kommunestyret behandlet budsjettet for 2012 ble det vedtatt å redusere betalingssatsene for kulturskolen med kr. 200 per halvår i 2012 og ytterligere kr. 100 per halvår fra Kulturtjenestens budsjett ble kompensert for reduserte satser med kr fra 2012, og med ytterligere kr fra I rådmannens budsjettforslag for 2014 ble det ikke kompensert for redusert foreldrebetaling fra 2014 og beløpet ble derfor justert inn ved behandlingen av regnskapsrapporten for 1. tertial Etableringstilskudd til sjøfartsmuseet i Hasseldalen, 1,17 mill. kroner: Kommunestyret bevilget i februar 2013 et etableringstilskudd til sjøfartsmuseet i Hasseldalen på til sammen 1,55 mill. kroner over driftsbudsjettet. Av dette skulle 1,1 mill. kroner gå til nødvendige bygningsmessige tilpasninger og kr til FDV-kostnader for lokalene første halvår Bygningsmessige tilpasninger i Hasseldalen 3 ble forsinket, og arbeidet ble ikke startet opp i 2013 som forutsatt. Kulturtjenesten hadde som følge av dette et mindreforbruk i regnskapet i 2013 på 1,3 mill. kroner. I henhold til regnskapsforskriftene kan ikke kommunens egne bevilgninger overføres direkte fra ett år til et annet. Kommunestyret må derfor bevilge midlene på nytt. 1,17 mill. kroner i etableringstilskudd til sjøfartsmuseet i Hasseldalen i 2014 ble derfor justert inn i budsjettet ved behandlingen av regnskapsrapporten for 1. tertial. Nettbasert programvare for grunnskolen, kr : I rådmannens forslag til budsjett for 2014 var det lagt inn kr til felles nettbaserte løsninger og pedagogisk programvare og systemer for grunnskolene. Under budsjettbehandlingen ble kostnadene til nettbasert programvare flyttet fra drift til investering/aktivering hos IKT-Agder med årlig avskrivning over fire år. Denne typen programvare er typisk abonnementsløsninger, der det ikke installeres noe hos verken på server IKT Agder eller på den enkelte PC, og er dermed kun driftskostnader (ikke investering). Budsjettet ble derfor justert under behandlingen av regnskapsrapporten for 1. tertial slik at det ble avsatt kr på driftsbudsjettet til nettbasert programvare. 32 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

33 Grunnskolene De ni grunnskolene hadde til sammen et merforbruk etter 2. tertial på 1,9 mill. kroner. Seks av skolene hadde merforbruk og tre skoler hadde mindreforbruk. Tabellene under viser regnskapsresultatene i tusen kroner (avvik mellom regnskap og budsjett) til de ni grunnskolene etter 1. tertial (til venstre) og 2. tertial (til høyre). Det samlede merforbruket til de ni grunnskolene er redusert med 0,6 mill. kroner fra 1. tertial til 2. tertial. Selv om seks skoler har et regnskapsmessig merforbruk etter 2. tertial, rapporterer de fleste skolene at de regner med å oppnå budsjettbalanse ved årets slutt. Fjære ungdomsskole og Fevik skole: I regnskapsrapporten for 1. tertial signaliserte rådmannen en økonomisk usikkerhet/risiko forbundet med endringer i skolestruktur fra skolestart i høst. Elever hjemmehørende på Fevik ble da flyttet fra Fjære ungdomsskole til den nye 1-10 skolen på Fevik. Nedbemanningen på Fjære ungdomsskole og tilsvarende økt bemanning på Fevik skole innebar en betydelig budsjettomfordeling mellom de to skolene. Regnskapstallene for 2. tertial viser imidlertid at de to skolene begge har budsjettbalanse. Både overføring av personale fra Fjære ungdomsskole til Fevik skole og fordeling av budsjettmidler har vært gjennomført som planlagt. Holviga skole hadde per 3. kvartal 2013 (per 30. september) et merforbruk på 1,8 mill. kroner. Skolen reduserte kostnadene siste halvår 2013 slik at merforbruket ved årets slutt ble 1,2 mill. kroner. Reduksjonen i kostnadene gjennom 2013 skjedde bl.a. gjennom omorganisering av skolefritidsordningen med færre baser og reduksjon av antall årsverk. I regnskapsrapporten for 4. kvartal 2013 ble det rapportert at utgiftene ved inngangen til 2014, etter de gjennomførte innsparingstiltakene, ville være tilnærmet i samsvar med budsjett. Etter 2. tertial 2014 har Holviga skole et merforbruk på 0,8 mill. kroner. Selv om den økonomiske situasjonen er bedre i år enn på samme tidspunkt i 2013, er situasjonen fremdeles ikke tilfredsstillende og skolen må gjennomføre ytterligere tiltak for å redusere utgiftene. Skolen hadde i en periode før påske svært høyt korttidsfravær som forklarer noe av merforbruket på lønn. Økt elevtall fra skolestart i høst (fra 469 i juni til 495 i august) innebærer økt budsjett til Holviga skole siden skolenes budsjetter reguleres innbyrdes etter endringer i elevtallet på høsten. Skolene får sine budsjettmidler beregnet gjennom en ressursfordelingsmodell. Modellen fordeler ressursene til skolene etter fem objektive kriterier (per skole, per elev, per elev med ekstra norskopplæring, per elev med stort behov for spesialundervisning, samt kompensasjon for redusert undervisningstid for eldre lærere). Hensikten med modellen er å fordele ressursene mellom skolen på en mest mulig rettferdig måte. Det er viktig å holde fast med modellen samtidig som den evalueres og at forholdet mellom de ulike kriteriene eventuell justeres ved behov. Det er også viktig å være klar over at Grimstad kommune rapport for 2. tertial

34 en fordeling av budsjettmidler etter en slik modell må ta høyde for at enkelte, større forskjeller mellom skolene kan måtte håndteres utenfor modellen. Dette må imidlertid være unntaksvis. I Grimstad kan eksempler på slike ulikheter være at små skoler kan ha et betydelig lavere antall elever per trinn enn store skoler og at enkelte skoler kan ha en vesentlig større andel av timer til spesialundervisning enn andre skoler ELEVTALL Pedagoger Assistenter Pedagoger Assistenter Fjære u Grimstad Fevik Fjære b Frivoll Eide Landvik Jappa Holviga Totalt Tabellen over viser utviklingen i årstimer med pedagog og assistent/miljøarbeider for elever med vedtak om spesialundervisning fra 2. kvartal 2013 til 2. tertial Det gjennomførte spespedprosjektet i grunnskolene har medført reduksjon i de ressursene som er bundet til enkeltvedtak og dermed gitt skolene økt fleksibilitet til styrking av undervisningen der behovet er størst. En god/riktig balanse mellom skolens samlede ressurser og ressurser knyttet til enkeltelever gjennom enkeltvedtak vil trolig være det viktigste enkelttiltaket for å opprettholde og forbedre kvaliteten på opplæringen, samtidig som det ikke kan forventes en økning av skolenes økonomiske ressurser. Ett av målene med spespedprosjektet var å redusere andelen elever med vedtak om spesialundervisning med tre prosentpoeng fra høsten 2012 til høsten Diagrammet under viser at målet er nådd ved skolestart høsten Andelen elever med vedtak om spesialundervisning er redusert fra 10,2 % i august 2012 til 6,1 % i august Antall vedtak om spesialundervisning i prosent av antall elever i perioden August 2012 August 2013 August Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

35 Fjære barneskole tok i bruk lokaler ved Fjære ungdomskole ved skolestart i august. De to mobile klasseromsmodulene som barneskolen har benyttet det siste skoleåret, vil bli frigjort til bruk ved Grimstad ungdomsskole i løpet av oktober. Oppfølging og tiltak som skal iversettes for å nå budsjettbalanse Ny driftsgjennomgang gjennomføres snarest ved Holviga skole. Gjennomgangen skulle vært gjennomført tidligere, men sykefravær og endringer i skolens ledergruppe har utsatt gjennomgangen. Skolen har fremdeles for høye utgifter i forhold til budsjett. Elevtallet ved skolestart har økt mer enn forutsatt og vil bidra til å bedre den økonomiske situasjonen. Tilnærmet innkjøpsstopp og ytterligere reduksjon av lønnskostnader vil likevel være nødvendig. Enkelte skoler hadde før sommeren utestående refusjoner fra gjesteelever fra andre kommuner. Som forventet er skolenes merforbruk derfor samlet sett noe mindre etter 2. tertial enn etter 1. tertial. Skolene følges opp gjennom månedlige økonomioppfølgingsmøter mellom den enkelte skole, kommunalsjef og økonomirådgiver. I tillegg er det etablert en skriftlig, månedlig rapporteringsordning. Endringer i skolenes ressursfordelingsmodell ble vurdert før sommeren for å vurdere om en omfordeling av ressurser mellom elementene i modellen kan bidra til en ytterligere økt forutsigbarhet m.h.t økonomikontroll. Modellen videreføres inntil videre uten særlige endringer. Årsprognose grunnskolene Ved gjennomføring av innsparingstiltak, fortsatt stram budsjettstyring og tilnærmet innkjøpsstopp ved flere skoler, kan det være mulig å redusere skolenes merforbruk i forhold til regnskapsresultatet etter 2. tertial. Det er imidlertid mer sannsynlig at skolene i 2014 vil få et samlet merforbruk på ca. 1 mill. kroner ved årets slutt enn at de går i budsjettmessig balanse. Barnehagene De fem kommunale barnehagene hadde til sammen et mindreforbruk etter 2. tertial på 0,19 mill. kroner. Etter 1. tertial hadde de kommunale barnehagene er samlet merforbruk på 0,17 mill. kroner. Tabellene under viser regnskapstallene i tusen kroner (avvik mellom regnskap og budsjett) for de fem kommunale barnehagene etter 1. tertial (til venstre) og etter 2. tertial (til høyre). Storgata og Grimstad barnehager har merforbruk etter 2. tertial, mens Tønnevoldskogen, Hausland og Eide barnehager har mindreforbruk. Etter 3. kvartal 2013 hadde de kommunale barnehagene et mindreforbruk på til sammen 0,35 mill. kroner. Barnehageområdet skal i 2014 redusere kostnadene i.h.t budsjett 2013 med 3,0 mill. kroner. Dette innebærer at stykkprisen i Grimstad kommune rapport for 2. tertial

36 de kommunale barnehagene og tilskuddet per barn i de private barnehagene er noe lavere i 2014 enn i Veilednings- og utviklingstjenesten (VUT) har et brutto budsjett på 152 mill. kroner i Av dette er det budsjettert med 125,8 mill. kroner i tilskudd til private barnehager og 12,1 mill. kroner til ekstraressurser til barn med spesielle behov (med vedtak etter opplæringsloven og/eller barnehageloven) i private og kommunale barnehager. VUT har etter 2. tertial 2014 et merforbruk på 2,2 mill. kroner p.g.a økte kostnader til tiltak for barn med spesielle behov. Fra 3. kvartal 2013 til 2. tertial 2014 har antall barn med vedtak etter opplæringsloven økt med tolv, fra 30 til 42 barn. I tillegg til vedtakene etter opplæringsloven er det 17 barnehager som har fått ekstraressurser etter barnehageloven for til sammen 45 barn. I henhold til vedtatt budsjett 2014 er det tilsatt rådgiver i 50 % stilling og logoped i 50 % stilling fra 1. august. Antall barn totalt i barnehagene i Grimstad var per 1. august På tilsvarende tidspunkt i 2013 var det barn i barnehagene. Nedgangen har mest sannsynlig sammenheng med at det var et stort barnekull som begynte på skolen nå i høst. Diagrammet under viser variasjonen i antall barnehagebarn over året fra august 2012 til august Oppfølging og tiltak som skal iversettes for å nå budsjettbalanse Antall barnehagebarn med behov for ekstra ressurser har økt de siste årene. Grimstad kommune har mottatt kr i tilskudd fra fylkesmannen i Aust-Agder for å iverksette et prosjekt med tema systemarbeid på det spesialpedagogiske området. Den relativt lave 36 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

37 grunnbemanningen i barnehagene i Grimstad er sannsynligvis en av årsakene til økningen i antall henvendelser om ekstra ressurser til barn med spesielle behov. Inneværende barnehageår har to spesialpedagoger avsatt noe tid til veiledning i barnehagene. Veiledningen er et lavterskeltilbud for å bistå barnehagene i forhold til barn med spesielle behov. En rekke tiltak er under planlegging og vil bli iverksatt i løpet av høsten. Oppfølging av de kommunale barnehagene fortsetter med månedlige ledermøter og separate oppfølgingsmøter. Justering av kostnadene i de kommunale barnehagene må enten gjøres ved inntak av flere barn dersom dette er mulig, eller ved redusert bemanning. Barnetallet i august vil sammen med endringer i alderssammensetningen til barna være førende for hvilke tiltak som må iverksettes. I Grimstad har vi i prinsipp løpende opptak av barn til barnehagene da vi teller antall barn månedlig og alle barnehagene får justert sine tilskudd månedlig i forhold til barnetall og barnas alder. Månedlig telling av barn gir god økonomisk forutsigbarhet for barnehagene da de hele tiden får tilskudd i forhold til antall barn. Gjeldende forskrift om finansiering av private barnehager krever imidlertid bare telling av barn én gang per år. De fleste kommunene teller ikke barn så ofte som Grimstad. Kommunen vil kunne redusere kostnadene ved å redusere antall telletidspunkt. Det er gjennomført en sammenligning med andre kommuner på Agder og kommuner i kommunegruppe 13. De aller fleste har færre telletidspunkt enn Grimstad. Rådmannen tar sikte på å legge fram en sak om endring av kommunens retningslinjer i løpet av høsten slik at en eventuell endring av telletidspunkt kan reduseres fra januar Bygging av en stor barnehage f.eks. på Fagskolen til erstatning for de to minste barnehagene (Grimstad og Storgata) vil gi økt fleksibilitet og bedre mulighet for at de kommunale barnehagene kan drive i budsjettmessig balanse. Kommunestyret har vedtatt å bygge ny kommunal barnehage i 2015/2016. Rådmannen tar sikte på å legge fram en sak for kommunestyret i løpet av høsten for å endelig avgjøre plassering av den nye barnehagen. Årsprognose for barnehagene Dersom det ikke skjer en vesentlig reduksjon i antallet barn med spesielle behov til høsten, vil det ikke være mulig for veilednings- og utviklingstjenesten å oppnå budsjettbalanse ved årets slutt. Merforbruket på dette feltet vil mest sannsynlig øke fram mot årsskiftet. Det vil trolig bli et merforbruk ved årets slutt på 2,5 3,0 mill. kroner. Tilskuddet til de private barnehagene skal etterregnes og justeres i.h.t regnskapsresultatene til de kommunale barnehagene ved årets slutt. I 2013 fikk de private barnehagene etterbetalt til sammen 2,8 mill. kroner (primært p.g.a. økte pensjonsutgifter i kommunen og økte FDVkostnader i de kommunale barnehagene). Det er fremdeles ikke mulig å gjøre et godt anslag over hvordan disse forholdene vil slå ut for Selv om de kommunale barnehagene har et lite mindreforbruk per 2. tertial, er det sannsynlig at dette vil bli redusert utover høsten og prognosen for året er at det er mer sannsynlig at de fem kommunale barnehagene vil få et lite merforbruk ved årets slutt. Også pensjonsutgiftene er usikre, og det vil være riktig å gi signal om at det også her kan være risiko for merforbruk. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

38 Voksenopplæring og integrering Kvalifiseringstjenesten hadde etter 2. tertial et mindreforbruk på 2,6 mill. kroner. I 2014 skal kommunen i.h.t kommunestyrets vedtak bosette 55 nye flyktninger (familiegjenforente kommer i tillegg). Til nå er 51 personer bosatt hvorav to på familiegjenforening. Kvalifiseringstjenesten har et brutto budsjett i 2014 på 43,9 mill. kroner mens nettobudsjettet er på 6,4 mill. kroner. Flyktningarbeidet i Grimstad kommune foregår både i kvalifiseringstjenesten, NAV, barnevernet, helsestasjonen og i skoler og barnehager. For kvalifiseringstjenesten er det en regnskapsmessig utfordring at store deler av utgiftsbudsjettet overføres til andre enheter i kommunen etter reelt forbruk. De største overføringene er til NAV for utbetaling av introduksjonslønn og til økonomisk sosialhjelp. Endringene i finansieringsordningen for enslige mindreårige flyktninger fører til usikkerhet i forhold til hvor mye dette vil belaste årets budsjett. Se for øvrig regnskapsrapporten fra kvalifiseringstjenesten for mer informasjon om voksenopplæringen og oppfølging og tiltak for å oppnå budsjettbalanse. Årsprognose for kvalifiseringstjenesten Med fortsatt tett økonomioppfølging og god informasjonsflyt med andre enheter i flyktningarbeidet er det sannsynlig av kvalifiseringstjenesten vil komme ut i økonomisk balanse ved årets slutt. Kultur og bibliotek Kulturtjenesten hadde en mindreforbruk etter 2. tertial på kr og bibliotektjenesten hadde et mindreforbruk på kr Kulturtjenesten har netto årsbudsjett på 16,6 mill. kroner og bibliotektjenesten på 5,2 mill. kroner i Kommunestyret vedtok i møte 1. september (K-sak 137/2014) at kommunen igjen skal overta driften av kulturhuset fra 1. januar 2015 da leieavtalen med KinoSør AS går ut. Det skal etableres et eget KS som skal ha som formål å drive og utvikle kulturhuset som en sentral arena for frivillig og profesjonell kulturformidling. I møte 27. oktober vil kommunestyret behandle vedtekter for det nye kommunale foretaket og oppnevne styre. De ansatte på kulturhuset vil bli overført fra KinoSør til kommunen i.h.t reglene om virksomhetsovertakelse i arbeidsmiljøloven. Kommunestyret vedtok i møte 19. mai (K-sak 64/2014) å etablere Aust-Agder museum og arkiv IKS. Dette innebærer at driften av den samlede museumsvirksomheten i kommunen blir overført fra stiftelsen Grimstad bys museer til den nye organisasjonen. De ansatte i stiftelsen vil blir overført til Aust-Agder museum og arkiv IKS i henhold til reglene om virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljøloven. Kommunestyret vedtok i møte 1. september (K-sak 143/2014) en brutto investeringsramme på 75 mill. kroner til byggingen av nytt bibliotek i post-/politigården. For ytterligere informasjon vises til regnskapsrapporten fra kulturtjenesten og bibliotektjenesten og til temarapporten om Grimstadsommeren Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014

39 Årsprognose for kulturtjenesten og bibliotektjenesten Både kulturtjenesten og bibliotektjenesten forventes å være i økonomisk balanse ved årets slutt. Overtakelsen av kulturhuset er imidlertid en usikkerhetsfaktor. Her vil det påløpe utgifter i løpet av høsten, bl.a. til etablering av infrastruktur, billettsystem og etablering av nye hjemmesider. Fellesområdet (bl.a. Langemyr skole) Sektorens budsjett på fellesområdet inkluderer bl.a. kostnadene for Grimstad kommunes elever på Langemyr skole, kostnader til elever med vedtak om spesialundervisning på Hesnes Montessoriskole, kostnader til skoleskyss og inntekter/utgifter til gjesteelever (dvs. inntekter for elever fra andre kommuner som går på skole i Grimstad, og utgifter til elever fra Grimstad som går på skole i andre kommuner). Fellesområdet hadde per 2. tertial et merforbruk på kr Netto budsjett i 2014 er 31,3 mill. kroner. Fellesområdet har i flere år vært underbudsjettert og hatt negative regnskapsresultat. I 2013 ble det gjort budsjettreguleringer for at inngangsbudsjettet i 2014 skulle være reelt i forhold til bl.a antallet elever fra Grimstad på Langemyr skole. På grunn av budsjettreguleringene gjennom året hadde fellesområdet i 2013 et regnskapsresultat i tilnærmet balanse. Langemyr skole har til sammen 36 elever ved skolestart høsten 2014 mot 34 elever på tilsvarende tidspunkt i Antall elever fra Grimstad er 18. Skolen har i tillegg seks elever fra Lillesand kommune, fem fra Froland, fire fra Birkenes, en fra Arendal og Åmli samt én elev i videregående skole. Budsjettposten for kommunens elever på Langemyr skole ble ved kommunestyrets behandling av regnskapsrapporten for 1. kvartal 2013 økt med 4,0 mill. kroner til 20,25 mill. kroner. Budsjettposten i 2014 er på 18,4 mill. kroner. I budsjettet ble det forutsatt at Langemyr skole skulle levere et positivt regnskapsresultat tilsvarende 2013, da 1,1 mill. kroner ble nedbetalt av tidligere akkumulert underskudd. Det er i tillegg budsjettert med et innsparingskrav på fellesområdet på 1,0 mill. kroner. Rehabiliteringen av Langemyr skole ble ferdig ved årsskiftet 2013/2014 (ekskl. svømmehallen). Fra høsten 2014 er alle elevene igjen samlet på Langemyr igjen etter å ha vært lokalisert på fire ulike steder mens rehabiliteringsarbeidene pågikk. Kostnadene til rehabiliteringen vil bli lagt på elevprisen og medføre økte kostnader. Oppfølging og tiltak som skal iversettes for å nå budsjettbalanse Til tross for en samlet elevtallsøkning fra 34 høsten 2013 til 36 elever høsten 2014 er antall årsverk ved skolen redusert med to. Skolen gjennomførte i vår et nærværsprosjekt der hele organisasjonen ble gjennomgått med sikte på tydeligere organisering, bedre tilrettelegging og tettere oppfølging av ansatte. Det er forventet at prosjektet vil resultere i redusert sykefravær og lavere vikarkostnader. Det er streng praksis for inntak av nye elever til Langemyr skole i henhold til retningslinjer vedtatt av kommunestyret. Dette innebærer bl.a. at det ikke er mulig å søke skoleplass på Langemyr dersom man ikke er bosatt i Grimstad på søketidspunktet. Langemyr skole er en interkommunal skole der Grimstad kommune har driftsansvaret. Det bør vurderes om Grimstad kommune skal overta skolen og selge tjenester til de øvrige eierkommunene (Birkenes og Lillesand). Dette kan bidra til en enklere budsjettmodell. Spørsmålet er drøftet administrativt mellom eierkommunene. Grimstad kommune rapport for 2. tertial

40 Årsprognose for fellesområdet Langemyr skole vil klare å tilbakebetale gjenstående restanse på kr i balansen i Skolen vil også, slik det ser ut etter regnskapsrapporten for 2. tertial, klare å innfri resultatkravet på 1 mill. kroner. Det er likevel mest sannsynlig at fellesområdet kan få et merforbruk ved årets slutt på ca. 0,5 mill. kroner, bl.a. fordi reduksjonen i budsjettet til Langemyr skole skal fordeles mellom kommunene som har elever på skolen. Organisering Kultur- og oppvekstsektoren består av 19 tjenesteenheter: Elleve skoler (inkl. kvalifiseringstjenesten med voksenopplæringen), fem barnehager samt kulturtjenesten, bibliotektjenesten og veilednings- og utviklingstjenesten. Ingrid Tønnessen er igjen på plass som enhetsleder ved kvalifiseringstjenesten etter å ha hatt permisjon fra stillingen siden våren Fevik skole er nå den største skolen i kommunen, etter at Fevik-elevene som til nå har gått på ungdomsskolen på Fjære begynte på den nye 1-10 skolen fra skolestart i august. 40 Grimstad kommune rapport for 2. tertial 2014