Tjenesteanalyser - bedre grunnlag for planlegging og styring

Transkript

1 Tjenesteanalyser - bedre grunnlag for planlegging og styring NKF/KS Eiendomsne<verk - en kvalitetssikrings- og treningsarena. v/jan Aarak, rådgiver, KS Gardermoen 22. september 2015

2 Det kommunale handlingsrommet 2907 skoler elever 6296 barnehager barn 428 kommune- planer ansa<e Kilde: SSB (2013)

3 Store summer, hvordan blir de brukt? For mange kommuner representerer drisen av formålsbyggene opp mot 10 % og drisen av boligene 2-8 % av omsetningen. Uten drissutgisene Vl bygg i skole og pleie- og omsorg representerer disse tjenestene noe over 20 % av omsetningen. KOSTRA- tall for 2013 viste at kommunene disponerte boliger. Bru<o drissutgiser i 2013 e<er funksjon 265, var kr og bru<o investeringsutgiser Vl boligformål var på rundt 5 milliarder kroner.

4 KS Effek:viseringsNe<verkene - skal bidra Vl at kommunene får: Bedre innsikt i egne tjenester og grunnlag for endring i ressursprioriteringer Bedre beslutningsgrunnlag for polivske prioriteringer og mål lokalt Økt brukerfokus og brukermedvirkning

5 Sammenheng mellom måling og handling Vilje til endring av egen praksis! Effektivitet og kvalitet 2015 Fase I Målepunkt Fase II Utviklingsarbeid 2016 Fase I Målepunkt Kartlegge og drøfte Mål og tiltak Fase II Utviklingsarbeid Kartlegge og drøfte Mål og tiltak Tid

6 KS Effek:viseringsNe<verk er: (NKF/KS Eff.ne, for Eiendoms- og boligforvaltning) En faktabasert læringsarena med blikk for kommunenes særtrekk, og med rom for fornyelse som gir relevant og faktabasert styringsinformasjon for beslutninger og tjenesteutvikling som :lfører organisasjonen kompetanse som forblir i kommunen

7 De<e gjør vi! ü Kvalitetssikre grunnlagsdata/faktagrunnlag ü Dokumentere ü Analysere, sterke og svake sider våre u]ordringer ü Bruke vår erfaring og vår fagkunnskap ü Bruke fakta og dokumentasjon ü Jobbe i grupper - kommunevis og på tvers ü Finne overføringsverdi fra gode eksempler ü Finne løsninger som passer for oss ü Erfaringsutveksling, lære av andre ü Styrke innsikt og Vllit Vl egne kreser Også små steg kan gå i rik:g retning!

8 Tjenesteanalyse Et håndfast resultat av ne<verksdeltakelse Kvalitetsanalyse Ressursanalyse Samlet vurdering av resultateffekvvitet KS gir dere halvfabrikata: OverskriSer og figurer Dere skriver inn egne vurderinger Jobbes frem underveis i ne<verket

9 Tjenesteanalyse Formål Dokumentasjon på ressursbruk og resultat, vurdering av resultateffekvvitet Delta med trygghet og tyngde i de viktige Definere u]ordringer, se<e mål, prioritere Vltak diskusjonene" Grunnlag for beslutninger og planlegging Hvorfor bør kommunene selv utarbeide tjenesteanalyse? Beholder og bygger kompetanse i kommunen Meningsfylt læring og utvikling Tjenesten beholder eierskap, leverer fakta og vurderinger

10 NKF/KS Eiendoms og boligne<verk 2015 Mål og ambisjoner, Tjenesteanalysen Tjenesteanalysen et verktøy for dialog Gjennom hele ne<verksløpet dokumenterer kommunene arbeidet som gjøres på samlingene i Tjenesteanalysen som sammenfa<er de vik- Cgste funn og konklusjoner om tjenesten. Analysen skal peke på prioriterte forbedringsområder og legge opp Cl dialog med rådmann og de folkevalgte om fremcdens eiendoms- og boligforvaltning. NKF og KS bidrar og bistår kommunene i arbeidet med analysen. Arbeid mellom samlinger Arbeidet med effekcviseringsne<verk forutse<er at kommunene arbeider på egenhånd mellom samlingene. Produktet av ne<verket blir at kommunene ukører Clstandskartlegging, bruker- og medarbeiderundersøkelse og utarbeider en tjenesteanalyse som behandles policsk. Denne analysen bør også inngå som grunnlag i annet planarbeid som budsje</handlingsplan/akcvitetsplaner.

11 Innledning" Hvor står vi " Kvalitet" Hvor vil vi " Økonomi" Med-" arbeidere" Hva vil vi forandre? Resultat-" effektivitet" Konklusjoner! Forbedrings-" punkter" Tjenesteanalyse - oppbygging"

12 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for analysen Formålet med tjenesteprofilen Organisering av Eiendomsforvaltning Demografiske data og befolkning Ressursanalyse/Tjenesteanalyse Sammenligning av utvalgte indikatorer Prioritering Dekningsgrad - Arealeffektivitet Produktivitet Investeringer - Avskrivninger Kvalitet Brukerundersøkelser opplevd kvalitet: Tilstandsvurdering Universell utforming ENØK / energi /klimaregnskap Brannforebyggende arbeid Avviksrapportering Medarbeider Sykefravær / Nærvær Medarbeidertilfredshet (medarbeiderundersøkelse) Oppsummering av analyse Eiendomsnettverk og tjenesteanalyse Utvikling av eiendom forvaltning, drift og vedlikehold og eiendomsutvikling Mål og forberingstiltak Mål og tiltak God praksis... 5

13 NKF/KS Eiendoms og boligne<verk 2015 Mål og ambisjoner, tema på samlingene Ressursbruk Hva sier tallene om kommunenes eiendoms- og boligforvaltning? Med utgangspunkt i KOSTRA og annen styringsinformasjon ser vi på innhold, prio- riteringer og rammebecngelser. Vi ser nærmere på handlingsrommet, og drøver hvordan kommunen kan forvalte boligporteføljen best mulig. Kvalitet i eiendoms- og boligforvaltningen Bruk av kvalitetsindikatorer og Clbakemeldinger fra brukere for å utvikle tjenestene. Oppfølging av Clstands-, bruker- og medarbeiderundersøkelsene, hvordan kan kunnskap om kvalitet brukes Cl utvikling på tjenestenivå? Resultateffek:vitet kobling av kunnskap om ressursbruk og kvalitet. Ny kunnskap brukes Cl å se<e nye mål og Cl å utvikle nye arbeidsmetoder. Fokus på utvikling og endringsarbeid i den enkelte kommune. Erfaringsdeling, ideer og inspirasjon Cl videreutvikling av tjenesten.

14 Vurdering av resultateffek:vitet i egen virksomhet Det er for snevert å bare se på sammenhenger mellom nøkkeltall - må også se på resultatet av det vi gjør selve leveransen! Resultatbegrepet må omfa<e kvalitet ikke kun vurderes ut ifra kostnadseffekvvitet ü Får vi gode nok resultater i forhold Vl innsatsen? ü Hva er godt nok for våre brukere? ü Hva er godt nok for oss? ü RelaVvt begrep ikke fast størrelse

15 Vurdering av resultateffekvvitet i egen Har vi avklart kvalitetsbegrepet?" virksomhet Det er for snevert å bare se på sammenhenger mellom nøkkeltall - må også se Tilbyr på resultatet! vi tjenester til de brukerne " som har behov for tjenestene?" Opplever medarbeiderne avklarte forventninger og handlingsrom?" Resultatbegrepet må også omfa<e kvalitet ikke bare kostnadseffekvvitet Ligger ü Får vi det gode bevisste nok resultater politiske i valg forhold " Vl innsatsen? ü Hva er bak godt prioriteringene nok for våre " brukere? Hvordan opplever brukerne eller har det bare blitt slik?" møtet med kommunen? " ü Hva er godt nok for oss? ü RelaVvt begrep ikke fast størrelse Har vi riktige tiltak?" Arbeider vi rasjonelt og " utnytter ressursene godt?" Har innbyggerne realistiske forventninger?" Retter vi ressursene mot " de prioriterte målgruppene? " Er terskelen for å få tjeneste " for lav, for høy eller akkurat passe? "

16 Styringsinformasjon i KS Effek:viseringsne<verk Indikatorer Relevante Datakvalitet Forstå Innsikt i hva ulike indikatorer viser Forstå tallene for egen kommune Formidle Å kunne forklare Agenda for dialog Anvende Tjenesteutvikling Styring

17 Data- og feilkilder Behov Ressurs- innsats Deknings- grad Produk- Vvitet Tjenesteprofil

18 Nø<erøy Areal i m2 pr innbygger- på sni<? HOVEDDRIVER Samla korr. bru<o drissutgiser pr m2 på sni< Høyeste ne<o drissutgiser pr innbygger Høyest andel av samla sum ne<o drissutgiser «RikVge» drissutgiser Vl forvaltning pr m2? «For» LAV innsats på Vedlikehold pr m2 Størst investeringer og avskrivninger pr m2 «Høyeste» ElevVlfredshet ne<verket Tilstand på bygg?

19 Areal = hovedkostnadsdriver?

20 Tjenesteprofil for bolig Tilstand på bygg?

21 StaVsVkk har allvd vært gode nyheter! Kunsten å fa<e seg i korthet

22 Ne<verk som arbeidsform Ne<verks- samling Kommunens utviklingsarbeid Ne<verks- samling Ne<verks- samling Ønsket utby<e? Avklarte mål? Ne<verk er ikke kurs eller egenutvikling Dere jobber på og mellom samlinger Bevissthet på ønsket utby<e hele veien Relatere Vl egne u]ordringer og mål - resultatene skapes av kommunen og i kommunen

23 Kri/ske suksessfaktorer: Hva må vi lykkes med for å nå målene våre? Nøkkelen :l suksess! Vær disiplinerte Se< av Vd planlegg akvviteter Delta på samlinger samme personer, fra Fag og økonomi, tjeneste og «rådmannsnivå» alle samlinger fra start Vl slu< Bruk fellesskapet og vær en bidragsyter

24 Hva gir effekt av deltakelse i ne<verk? Deltakelsen er forankret på rik:ge nivåer i kommunen Ansvarliggjøring av de som skal gjennomføre Bevisst vurdering av hvem som skal delta på samlingene Kommunen svller med nødvendig kompetanse og ressurser i ne<verket Sikrer at oppgavene kan løses mellom samlingene Sjansene for å få effekt av deltakelsen øker når ne<verket er en del av en allerede igangsa< prosess eller man har en konkret plan for det videre arbeidet Evaluering av Effne<, Rambøll 2014

25 Ly< Vl erfarne pellfolk. Hva er ne<verksarbeid? Ne<verket skal være en stø<e i eget arbeid dere skaper resultatene selv Forsøk å ha med samme personer på alle samlinger konvnuitet skaper fremdris og gir ne<verksbygging Gjensidig taushetsplikt i rommet mulighet for åpenhet Den sosiale forpliktelse i ne<verket engasjement og utby<e er gjensidig forsterkende Det er god investering å dele med andre

26 Tjenesteanalyser - bedre grunnlag for planlegging og styring Meir fakta - om det blir Vd! Hvis ikkje, takk for meg!

27 Eksempel på metode: Oppgave - Situasjonsbeskrivelse Gap analyse

28 GAP- analyse En GAP- analyse er en situasjonsanalyse hvor man kan kartlegge avviket mellom den nåværende situasjonen og den ønskede situasjonen. Man kan dermed gripe inn og påvirke de<e gapet. Ulike interessegrupper vil ha ulike oppfatninger om hva som er situasjonen i dag og hvordan denne ønskes endret.

29

30 Har vi re< person i re< bolig :l re< :d? Enkeltpersoner og familier med lav inntekt Flyktninger Personer med nedsa< funksjonsevne 5 % Eldre 16 % Utviklingshemmede Personer med rusavhengighet og/eller psykiske lidelser 7 % Innsa<e i norske fengsler 9 % 37 % Unge år 5 % 21 % 2014 Flyktninger Behov for tilrettelagt bolig Psykiske lidelser Rusmiddelmisbrukere Rusmiddelmisbrukere med en psykisk lidelse Andre problemer - Antall bostedsløse stabilt; personer (2012) - Hvorav 679 personer var barn Uten behovsprøving Nyinnflyttede - ulike brukergrupper

31

32

33 Heimelekse boligne<verk frist 10. oktober: BYGNINGSTYPER BESKRIVELSE Antall Alle utgi^er Leieutgi^er Boliger totalt Dri^s- utgi^er Vedlikehold utgi^er Forvalter- utgi^er U`akturering husleie Eide boliger Leide boliger Formidla boliger Ja Omsorgsboliger m gjenkjøpsre< Handlingsplan for veien videre forankring i egen organisasjon! Indikatorer i tjenesteprofilen(e) de vikvgste styringsindikatorene som du ønsker skal brukes i Tjenesteanalysen/u]ordringsnotatet. Brukerdialogen ( 1. november) hva vil du vite noe om og hvorfor? forslag Cl spørsmål og hvordan hvem ønsker du å spørre? Tilstandskartlegging NKF sender ut verktøy, når kan dere ha gjennomført de<e?

34 Tjenesteanalyser - bedre grunnlag for planlegging og styring Lykke Vl!