Slutt rapport fra arbeidsgruppen - Tjenestebasert budsjettering

Transkript

1 Slutt rapport fra arbeidsgruppen - Tjenestebasert budsjettering Bakgrunn og mandat Årlig legges det fram handlingsprogram med budsjett og økonomiplan. Budsjettdokumentet er et viktig styringsgrunnlag for økonomiske prioriteringer og satsninger. Dagens budsjett og økonomiplan er i stor grad bygd opp rundt kommunens organisering av ansvar, enheter og etater, og i liten g rad tjenestene disse forvalter. K ommunen blir målt på hvilke tjenester vi leverer og innholdet i tjenestene. En tjenestebasert tilnærming vil kunne gi bedre sammenheng mellom planer og resultater. En slik tilnærming vil også gjøre det enklere for innbyggere og politikere å forstå budsjettdokumentet og rapporteringene gjennom et år. Som en del av omstillingsprosjektet i kommunen ble det der for nedsatt en arbeidsgruppe som skulle se nærmere p å tjenestebasert budsjettering. Om arbeidsgruppen og arbeidet Arbeidsgruppen har bestått av 4 politikere og 5 fra administrasjonen: Ordfører Ola Nordal (Ap), Marianne Røed (SP), V araordfører Jorun n Nakken (V) og Hilde Kristin Marås (H), R ådmann Trine Christensen, Marit Lein hardt, Emil Schmidt, Anja Skaug. Paul Ågedal har ledet arbeidsgruppen. Gruppen har gjennomført 4 møter i perioden 30.mars til 29. mai. I møtene har vi vurdert nåværende budsjett pr osess og - doku ment, drøftet problemstillinger, avklart informasjonsbehov, samt i fellesskap utformet nytt forslag til mal for budsjettdokumentet. Ressursinnsats i arbeidsgruppen: - 4 politikere, 4 møter, 3 timer pr møte: Til sammen ca. 50 timer. - 5 fra admin istra sjonen; møter, ledelse, utviklings : ca. 150 timer. - Totalt ca. 200 timers ressursinnsats. Resultatmål - H va skulle arbeidsgruppen levere? 1. Et forslag til tjenestebasert driftsbudsjett og økonomiplan med forslag til inndeling, økonomiske nøkkeltall og eventuelt andre oversikter som blir viktige i handlingsprogrammet. 2. Forslag til eventuelle tilpasningsbehov i delegert myndighet, jf. reglementene. 3. Forslag til definerte indikatorer som kan beskrive tjenestens resultatkrav. Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 1

2 Effektmål ved tjenestebasert budsjettering - Budsjettdokumentet skal legge til rette for bedre politisk styring av tjenestene og bidra til at tjenestenes utvikling blir tydeligere kommunisert med politikere og innbyggere. Budsjett og økonomiplan skal forstås av folk flest. Folk kjenner tjenestene, ikke kommunens administrative inndeling. - Kommunen måles på kvalitet og innhold i tjenesteområder. (KOSTRA/Kommunebarometer/Innbyggerundersøkelser). Det vil gi en god helhet å planlegge på samme kriterier som vi måles på. - Fortiden og fremtiden kan lettere sees i sammenheng. Tjenestene vil ha kontinuitet uavhengig av den administrative organiseringen. - Vi oppnår et tydeligere skille mellom budsjettekniske justeringer og faktiske endringer i tjenestene. Resultatmål 1: Forslag til et tjenestebasert budsjett I vedlegg 1 til denne rapporten har arbeidsgruppen utarbeidet et forslag til struktur og innhold for et tjenestebasert budsjett. Budsjettforslaget er ment som en retningsgivende skisse som rådmannen har anledning til å justere i tiden framover mot budsjettet for Forslaget tar utgangspunkt i Handlingsprogrammet for 2017, med følgende innhold: - Hvordan forstå budsjettet - Forutsetninger for rådmannens oppfølging - Samlet økonomisk oversikt over tjenestene (Budsjett og økonomiplan som skal vedtas) - Utvikling av den enkelte tjeneste (om tjenesten, resultatindikatorer, utvikling av tjenesten i perioden, økonomiske forutsetninger) I vedlegget er tjenesten Pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende vist som et eksempel på hvordan en tjeneste kan presenteres. Resultatmål 2: Forslag til endringsbehov i reglementene Arbeidsgruppen ser at en tjenestebasert tilnærming fører til følgende behov for endringer i Ås kommunes reglementer: - Økonomiske fullmakter i reglementet knyttes opp mot tjenester, både rådmannsfullmakter og hovedutvalgenes fullmakter. - Det bør tas stilling til hvilke fullmakter Rådmannen skal ha innenfor en tjeneste og på tvers av tjenester, herunder om rådmannen bør få fullmakt til å opprette nye stillinger innenfor tjenestenes økonomiske rammer. - Hovedutvalgenes fullmakter må knyttes til tjenester og det må tas stilling til hvilke økonomiske fullmakter utvalgene skal ha for den enkelte tjeneste. Resultatmål 3: Resultatindikatorer Arbeidsgruppen har drøftet, men ikke foreslått, definerte resultatkrav for den enkelte tjeneste. Det vil likevel presenteres et sett med resultatindikatorer som viser nøkkeltall for hver enkelt tjeneste. Resultatindikatorene vil gi et grunnlag for rådmannen, politikerne og leseren av dokumentet til å vurdere hvorvidt indikatorene viser at tjenesten har en tilfredsstillende utvikling og status. Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 2

3 Forslag til endringer utover budsjett og økonomiplan Arbeidsgruppen har drøftet behovet for andre endringer knyttet til en tjenestebasert tilnærming. - Budsjettprosessen bør forbedres og gjøres mer interessant for flere. - De politiske hovedutvalgene bør bli mer aktive i budsjettprosessen. - Tertialrapportering og årsmelding må tilpasses et tjenestebasert oppsett. - Hovedsatsninger i handlingsprogrammet må kobles tettere opp mot budsjett og økonomiplan, og tettere opp mot tjenestene. Arbeidsgruppens anbefaling og konklusjon Arbeidsgruppen anbefaler, som en del av omstillingsprosjektet for Ås kommune, at kommunestyret vedtar at Ås kommune fra 2018 skal vedta budsjettet etter en tjenestebasert inndeling, slik det er vist i vedlegg 1. En omlegging til tjenestebasert budsjettering vil styrke aktualiteten og interessen for budsjettprosessen og dokumentet. Arbeidsgruppen forventer at omleggingen gir tydeligere grunnlag for prioriteringer og en mer interessant budsjettpresentasjon som grunnlag for planlegging og styring. Arbeidet med budsjettet vil fortsatt være krevende. De nærmeste årene vil det sikkert måtte gjøres tilpasninger og forbedringer etter hvert som problemstillinger oppstår. Rådmannen må arbeide videre med å se på hvordan Handlingsprogrammet kan presenteres med god sammenheng og helhet, særlig også koblingen mellom hovedsatsninger, budsjett og økonomiplan. Rådmannen arbeider også videre med å ferdigstille en best mulig inndeling av tjenester basert på nærmere kvalitetssikring i egen organisasjon. Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 3

4 Vedlegg 1 Budsjett og økonomiplan 1.1 Hvordan forstå budsjettet? Budsjettrammen for budsjettåret 2017 er en sum av endringer fra opprinnelig budsjett 2016 (basisåret). Endringene er kategorisert i flere kolonner og det er formålet med en budsjettendring styrer hvilken kategori den tilhører. I de kommende avsnittene beskrives kategoriene og forutsetningene som ligger til grunn. Alle tall som vises i budsjettrammer er nettotall, det vil si at utgifter og inntekter er summert. Det er et mål at en endring i størst mulig grad presenteres samlet med en god helhetlig beskrivelse knyttet til den aktuelle tjeneste. Tekniske justeringer og prisvekst I denne posten ligger de tekniske justeringer, herunder helårsvirkning av fjorårets lønnsvekst, indeksjusteringer av prisvekst og endringer i avskrivninger. I tillegg vil interne flyttinger av budsjettmidler som ikke påvirker tjenestene plasseres her. Det gjøres årlige vurderinger av prisvekst, både prisvekst av varer og tjenester som kommunen kjøper, samt inntekter fra tjenester som kommunen leverer. Alle prisendringer som plasseres i posten for tekniske justeringer er i utgangspunktet ment å være indeksreguleringer. Eventuelle prisjusteringer utover prisindeks vil presenteres som styrking eller effektivisering og reduksjonstiltak. Tekniske justeringer er en faglig vurdering av justeringsbehovene. Eventuell politisk endring av tekniske justeringer skal framgå som nye tiltak og reduksjoner i tjenestene. Konsekvensjusteringer Alle endringer fra basisåret som er nødvendige for å opprettholde eksisterende tjenestetilbud vil presenteres som konsekvensjusteringer. Budsjettjusteringer som et resultat av befolkningsveksten og annen demografisk utvikling vil i hovedsak presenteres som konsekvensjusteringer. Posten vil også inneholde helårseffekter av tidligere politisk vedtatte tiltak. Innen tjenesten Eiendomsforvaltning vil tiltak som ikke endrer kostnader pr m2 være konsekvensjusteringer. Skillet mellom konsekvensjusteringer og styrkingstiltak/effektivisering og reduksjonstiltak, vil i stor grad avhenge av hva som er formålet med tiltakene. Dersom formålet er å styrke en tjeneste i form av innhold, dekningsgrad eller kvalitetsendring vil tiltaket som regel være et nytt tiltak. Dersom formålet er å opprettholde et eksisterende tilbud og nivå vil tiltaket plasseres som en konsekvensjustering. Konsekvensjusteringene er beregnet ut i fra et faglig skjønn og med utgangspunkt i eksisterende tjenestetilbud. Fra ett år til et annet vil konsekvensjusteringer normalt være den posten som i størst grad binder opp kommunens økonomiske handlingsrom. Styrking Alle tiltak som reelt sett har til formål å styrke kvaliteten og tilbudet i kommunens tjenesteforvaltning fra sammenlignet med basisåret vil være nye tiltak. Tiltak som vil innbefatte nye tjenester vil være nye tiltak, for eksempel statlige satsinger og nye lovkrav. Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 4

5 Effektivisering og reduksjon Tiltak som har til hensikt å effektivisere eller redusere kommunens tjenesteforvaltning og drift vil inngå i denne posten. Eksempel: 1. Nytt demenssenter: - Nye tiltak: o Samlede budsjettendringer i tjenesten Pleie og omsorg i institusjon knyttet til tiltaket. Herunder utvidet kapasitet og tjeneste som gir økt dekningsgrad fra basisåret. Med utvidet kapasitet menes netto effekt av ny kapasitet og reduksjon i kjøp av plasser fra andre. - Konsekvensjusteringer: o FDV-endringene vil være konsekvensjusteringer (forvaltning, drift og vedlikehold), da budsjettendringen forklares med økte arealer og ikke endrer vedlikeholdet pr m Forutsetninger for rådmannens budsjettoppfølging Det er en forutsetning at rådmannen innenfor bevilgede budsjettrammer skal opprettholde vedtatt tjenestetilbud for tjenestene. Rådmannen skal også følge opp endringene slik de framgår av budsjettet. Endringer som oppstår gjennom budsjettåret skal løses og håndteres innenfor den enkelte tjenestes ramme så langt det er mulig. Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 5

6 1.3 Samlet økonomisk oversikt over tjenestene Budsjettoversikt Oppr. budsjett 2016 Effektivisering og reduksjon Endring fra fjorårets ramme Tekniske Konsekv. Ramme Realendring Ramme per tjeneste justeringer justeringer Styrking 2017 Administrasjon % -8,8 % Aktivitetstilbud barn og unge % 0,0 % Aktivitetstilbud til eldre og % 0,0 % funksjonsnedsatte Barnehage % 0,6 % Barnevern % 0,0 % Behandling og rehabilitering % 2,9 % Brann og ulykkesvern % 0,0 % Eiendomsforvaltning og utleie Forebyggende helsetjenester Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø % 1,9 % % 0,0 % % 2,4 % Grunnskoleopplæring % 0,9 % Kultur-, idrett- og fritidstjenester % 0,0 % Pleie og omsorgstjenester i institusjon % 13,3 % Pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende % 2,8 % Politisk styring % 0,0 % Samferdsel % 2,8 % Sosiale og arbeidsrettede tjenester % 0,2 % Tjenester til rusavhengige og bostedsløse % 0,0 % Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvarsområde % -40,9 % Vann, avløp og renovasjonstjenester % -6,6 % Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 6

7 Diagram som viser endringene for alle tjenesteområdene fra B 2016 til B Administrasjon Aktivitetstilbud barn og unge Aktivitetstilbud til eldre og funksjonsnedsatte Barnehage Barnevern Behandling og rehabilitering Brann og ulykkesvern Eiendomsforvaltning og utleie Forebyggende helsetjenester Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø Grunnskoleopplæring Kultur-, idrett- og fritidstjenester Pleie og omsorgstjenester i institusjon Pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende Politisk styring Samferdsel Sosiale og arbeidsrettede tjenester Tjenester til rusavhengige og bostedsløse Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvarsområde Vann, avløp og renovasjonstjenester Tekniske justeringer Konsekvensjusteringer Styrking Effektivisering og reduksjon Økonomiplan Ramme per tjeneste Regnskap 2015 Opprinnelig budsjett 2016 Budsjett 2017 Økplan 2018 Økplan 2019 Økplan 2020 Endring i perioden Administrasjon ,0 % Aktivitetstilbud barn og unge ,2 % Aktivitetstilbud til eldre og funksjonsnedsatte ,1 % Barnehage ,1 % Barnevern ,0 % Behandling og rehabilitering ,6 % Brann og ulykkesvern ,1 % Eiendomsforvaltning og utleie ,1 % Forebyggende helsetjenester ,6 % Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø ,0 % Grunnskoleopplæring ,6 % Kultur-, idrett- og fritidstjenester ,0 % Pleie og omsorgstjenester i institusjon ,8 % Pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende ,5 % Politisk styring ,9 % Samferdsel ,5 % Sosiale og arbeidsrettede tjenester ,7 % Tjenester til rusavhengige og bostedsløse ,4 % Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvarsområde ,4 % Vann, avløp og renovasjonstjenester ,4 % Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 7

8 1.4 Pleie - og omsorgstjenester til hjemmeboende Om tjenesten Pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende skal gi nødvendig trygghet til hjemmeboende med et hjelpe behov. Tjenesten omfatter saksbehandling, råd og veiledning, hjelpemidler, tilsyn og pleie i omsorgsboligene, ulik hjemmesykepleie i eget hjem, behandling o g rehabilitering, samt praktisk bistand og opplæring til de som har et særlig hjelpebehov og som ønsker å greie seg i eget hjem lengst mulig, inkludert personer med funksjonshemninger. Tjenesten omfatter også tilbudet om brukerstyrt personlig assistanse ti l de som er sterkt funksjonshemmet og har behov for praktisk og personlig hjelp i dagliglivet. Den samlede tjenesten til hjemmeboende består av om lag 1 60 årsverk. Det er et stort spenn i tjenestemottakernes behov, fra svært enkel bistand i eget hjem til komplekse og ressurskrevende tiltak i boliger med stasjonær bemanning. Riktig innsats krever omfattende koordinering mellom saksbehandlere, faglige rådgivere, kartleggingsteam til utførende tjeneste. Involvering og samarbeid med andre instanser og pår ørende er også viktig i tjenesten. Status resultatindikatorer Produktivitet Ås 2015 Ås 2016 Vestby Frogn Nes - odden Ski Akers - hus Kostra - gruppe 07 Brukerbetaling, praktisk bistand, i prosent av korrigerte brutto driftsutg 2,4 % 2,2 % 2,2 % 1,8 % 1,2 % 0,8 % 1,3 % 1,2 % Korrigerte brutto driftsutg pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) Dekningsgrad Andel hjemmeboere med høy timeinnsats 4,6 % 4,5 % 7,6 % 6,5 % 5,8 % 6,3 % 7,4 % 6,6 % Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 0-66 år 17,5 % 15,7 % 16,7 % 14,8 % 0,0 % 14,7 % 20,0 % 18,3 % Andel hjemmetj.mottakere med omfattende 11,1 % 9,0 % 5,8 % 7,6 % 0,0 % 3,8 % 13,5 % 15,0 % bistandsbehov, år Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 80 år og over 10,7 % 9,9 % 5,7 % 4,1 % 0,0 % 3,8 % 12,5 % 13,1 % Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb. 80 år og over Andre grunnlagsdata Brukerbetaling for praktisk bistand Gjennomsnittlig antall tildelte timer i uken, 2,4 2,3 2,9 2,3 3,2 3,1 hjemmesykepleie Gjennomsnittlig antall tildelte timer i uken, praktisk 9,0 9,5 8,3 12,9 11,4 11,1 bistand Gjennomsnittlig antall tildelte timer i uken, totalt 8,8 8,8 10,2 9,7 10,4 10,8 Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 8

9 Utvikling av tjenesten i perioden Velferdsteknologi Tjenesten til hjemmeboende foreslås styrket i årene som kommer, jf. 12 mill. kroner som er avsatt til velferdsteknologi i investeringsbudsjettet. Det vil utarbeides en egen strategi for hvordan Ås kommune skal anvende og nyttiggjøre seg av velferdsteknologi. Denne strategien inngår som en betydelig del av omstillingsprosjektet for Ås kommune. Omlegging til økt bruk av teknologi skal bidra til økt trygghet for tjenestemottakerne og gir samtidig en mulighet for å effektivisere tjenesten. For å få ut gevinster av velferdsteknologien vil det kreves en omstilling i tjenesten til hjemmeboende og skal gi reduserte behov for konsekvensjusteringer av befolkningsvekst i årene framover. Omsorgsboliger Ås kommune har relativt lav samlet ressursinnsats per innbygger for tjenesteområdet. Dette må sees i sammenheng med at Ås kommune har en relativt sett høy prioritering av institusjonsplasser. Rådmannen ønsker å styrke omsorgstilbudet for de med stort pleiebehov ved å legge til rette for at disse kan bo i et omsorgstilbud med tett oppfølging framfor å være på institusjon. I perioden prioriteres det om lag 120 mill. kr til omsorgsboliger. Flest boliger i nordre del av kommunen, samt nye brukertilpassede boliger i Solfallsveien og Ljungbyveien (jf. investeringsoversikten P-03,04,05). Fra januar 2017 er det behov for å styrke tjenesten grunnet nye brukere med omfattende omsorgsbehov. Tiltaket utgjør ca. 3,4 mill. kr. i netto utgifter. Hverdagsrehabilitering Ås kommune har mottatt prosjektmidler de seneste årene til å etablere hverdagsrehabilitering som satsingsområde. Prosjektperioden er over og tiltaket skal over i drift. Rådmannen har ikke funnet økonomisk rom for å videreutvikle satsningen. Det forutsettes derfor at tjenesten innenfor egen budsjettramme lykkes med å videreføre hverdagsrehabilitering som videre satsing. Nye nasjonale krav Den nasjonale satsningen på velferdsteknologi vil i størst grad omhandle tjenester til hjemmeboende, og det er et mål at velferdsteknologi skal være en naturlig del av hverdagen innen Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 9

10 Økonomiske rammer for tjenesten Opprinnelig B 2016 Revidert budsjett 2016 Regnskap 2016 Budsjett 2017 Økonomiplan 2018 Økonomiplan 2019 Økonomiplan Salgsinntekter Overføringer til andre Refusjoner Kjøp fra andre Varer og tjenester 5541 Lønn og sosiale utgifter og syke.refusjoner Oversikt budsjettendringer for tjenesten Opprinnelig budsjett 2016 Tekniske justeringer Konsekvens - justeringer Styrking Effektivisering og reduksjon Ramme 2017 Realendring fra fjorårets ramme , 8 % Tekniske justeringer og prisvekst Konsekvensjusteringer Sum e ndringer i tjenestebehov ift mottakere Helårsvirkning kjøp av ACT - team, jf. 1.tertial Styrkingstiltak : Ny e ressurskrevende bruker Økte refusjoner, ny e ressurskrevende bruker Effektiviseringstiltak Effektivisere matombringing Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 1 0

11 Beskrivelse av budsjettendringene Konsekvensjusteringer 1. Netto konsekvensjusteringer av endringer knyttet til endringer i kjøp av plasser fra andre, samt kr. i justering i økt behov for leasingbil-avtaler. 2. I samarbeid med A-hus ble det i 1.tertial 2016 vedtatt å styrke ACT-teamet. Dette er et kompetanseteam; «aktivt oppsøkende lokalbasert behandling» til personer med alvorlig psykisk lidelse. Styrkingstiltak 3. Grunnet en ressurskrevende bruker er det behov for å styrke tjenesten. Driftskostnadene utgjør til sammen 4,735 mill. kr, hvorav 7,5 er nye årsverk i tjenesten. 4. Økte refusjonsinntekter er beregnet til 1,36 mill. kr. Effektivisering 5. Driftsenheten har ansvaret for koordinering og levering av mat til hjemmeboende. Det er innarbeidet en effektivisering av denne tjenesten, da tjenesten over tid har forbedret rutiner for innkjøp, tilberedning og levering av mat. Tiltaket vil ha varig effekt. Sluttrapport Tjenestebasert budsjettering 11