Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 14/18 Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Per Bjarne Bonesvoll Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Ingebrigt Stensås, vara for Kjønnås Forfall: Gjertrud Kjønnås Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 009/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Pleie- og omsorgsplan Orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger Bestilling av forvaltningsrevisjon Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi Profilering av kontrollutvalgets arbeid Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 14/18-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll 2 Saksnr 001/14

3 Pleie- og omsorgsplan Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/14 Eva J. Bekkavik 12/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget - Pleie- og omsorgsplan Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 41/2013 Eventuelt, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. helse og omsorgsplan. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Helse og omsorsplan (vedtatt 2006) Kontrollutvalget ønsker en skriftlig orientering vedr. helse og omsorgsplan innen Kontrollutvalget ønsker svar på hva rådmannen har gjenomført/ikke gjennomført i forhold til de politiske vedtak? Rådmannen er i brev av 2. desember 2013 (vedlegg) bedt om en skriftlig orientering innen Kontrollutvalgets sekretariat mottok rådmannens orientering (vedlegg) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens skriftlige orientering og orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 KONSEK Kongens gt TRONDHEIM Deres ref: 13/ Eva Bekkavik Vår ref 2013/ Dato Saksbehandler: Målfrid Bogen Orientering til kontrollutvalget - Pleie- og omsorgsplan Det henvises til kontrollutvalgets vedtak i sak 41/2013 den hvor det ble vedtatt å be rådmannen om en skriftlig orientering vedr. helse- og omsorgsplan. Helse og omsorgsplan (vedtatt 2006) Kontrollutvalget ønsker en skriftlig orientering vedr. helse og omsorgsplan innen Kontrollutvalget ønsker svar på hva rådmannen har gjennomført/ikke gjennomført i forhold til de politiske vedtak? Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 41/2013, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune gir en skriftlig orientering innen vedr. oppfølging av de politiske vedtak. Helhetlig plan for pleie- og omsorgstjenesten av ble vedtatt av Kommunestyret Plan for pleie og omsorgstjenester Egenmestring og Trygghet ble vedtatt av Kommunestyret Revidert Pleie- og omsorgsplan Egenmestring-Trygghet-Livskvalitet ble vedtatt i kommunestyret , (K-sak 66/10) og rullert og behandlet i kommunestyret , (K-sak 10/13). Dette er gjeldende plan. Planen er et strategidokument som skal sette mål og gi viktige veivalg for å nå målene for utviklingen innenfor tjenesteområdet pleie- og omsorg. Konkrete tiltak må tilpasses og prioriteres inn i kommunens handlingsprogram/ økonomiplan og årsbudsjett. Etter revidering og behandling av planen som ble vedtatt i 2010 er Samhandlingsreformen innført, og det er kommet nye helselover med forskrifter som er iverksatt fra Midtre Gauldal er med i det interkommunale samarbeid med Trondheimsområdet. Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon Telefaks Bank Org.nr

5 I det følgende redegjøres for hver av planene som er vedtatt i perioden Helhetlig plan for pleie- og omsorgstjenesten Kommunestyrets vedtak Midtre Gauldal kommune godkjenner fremlagte helhetlig plan for pleie- og omsorgstjenesten datert og med iverksettelse fra Det legges til rette for en fleksibel løsning med tilrettelagte boenheter og korttid/ langtidsplasser. 1/3 av dagens romkapasitet beholdes som korttids/ langtidsplasser. 3. Økonomisk analyse legges frem innen Vedtatt med 18 mot 15 stemmer. De viktigste punktene i vedtaket : Ny organisering med 2 enheter: Institusjonsbaserte tjenester og Hjemmebaserte tjenester og 4 omsorgssoner Plan for pleie- og omsorgstjenester Egenmestring og Trygghet Kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtar framlagt tiltaksplan som beskrevet under trinn 1 til og med trinn 4. De utredningstiltak som krever videre utredning og behandling forutsettes fullført og iverksatt etter oppsatte frister som beskrevet i planen. Plan for god arealutnytting for å møte framtidige behov ved Fredheim-området må ivaretas. Vedtatt mot 4 stemmer. De viktigste punktene i vedtaket Her beskrives omsorgstrappa trinn 1 4, med underpunkter Utrede kriterier for matombringing og kjøkkenstruktur 1.2 Utrede kriterier for tildeling av trygghetsalarm og støttekontakt 1.3 Utrede et fremtidig samlokalisert dagtilbud 1.4 Sikre samarbeid med frivillige lag og organisasjoner 1.5 Sikre at all forebygging skjer samordnet (på tvers av enhetene) Avvikling av langtidsplasser ved Omsorgssentrene 2.2 Avklare innhold/ tilbud ved eksisterende boliger ved omsorgssentrene 2.3 Ombygging til 3 boliger ved Budal Omsorgssenter Utrede standarder for de ulike hjemmetjenestene 3.2 Ta i bruk partnerskapsavtaler der dette er hensiktsmessig 3.3 Utarbeide ny plan for tjenestetilbudet til innbyggere med demens Avklare sykehjemmets framtidige funksjon og antall plasser 4.2 Planlegging av nye boenheter/ bofellesskap 4.3 Utredning av interkommunalt samarbeid/ samarbeid med St. Olavs hospital Revidert Pleie- og omsorgsplan Egenmestring-Trygghet-Livskvalitet: Saksprotokoll i Kommunestyret Representanten Harald Rognes fremmet på nytt følgende forslag: Midtre Gauldal kommunestyre vedtar den fremlagte pleie- og omsorgsplanen med tiltaksplan 5 Side 2 av 2

6 med følgende endringer: Det skal være 25 % dekning av institusjonsplasser for aldersgruppen over 80 år. Bo og dagsenter må ha heldøgns bemanning organisert via hjemmetjenesten. Det ble foretatt alternativ votering mellom formannskapets innstilling pkt 1 og Rognes forslag. Rognes forslag fikk 6 stemmer og falt. Formannskapets tilråding pkt 2, 3 og 4 enstemmig vedtatt. Vedtak Endringer i plandokumentet s. 23 siste avsnitt: Ny tekst: Omsorgskontoret er i dag organisert under hjemmetjenesten, sykehjemmet og enhet for funksjonshemmede, hvor hjemmetjenesten og sykehjemmet finansierer 2 årsverk hver. Endring s. 29 nest siste avsnitt: Omsorgskontoret er under evaluering. Det vurderes ny organisering fra Midtre Gauldal kommunestyre vedtar den fremlagte pleie- og omsorgsplanen Egenmestring - Trygghet - Livskvalitet med angitte prioriteringer og anbefalinger fra styringsgruppa som grunnlag for det videre arbeidet med økonomiplan Nye tiltak som krever videre utredning og behandling, i hht. forslag fra styringsgruppa dat , forutsettes fullført i henhold til planens tiltaksdel. 3. Finansiering av tiltak må vedtas i forbindelse med behandling av økonomiplanen Pleie- og omsorgsplanen rulleres hvert 2.dre år, første gang 2. halvår Pleie- og omsorgsplanen ble vedtatt med endringer i plandokumentet, nytt pkt. 4 og vedleggene demensplan, kreftplan og tiltaksplan De viktigste punktene i vedtaket er anført i Konklusjon og anbefalinger og omfatter oppussing av de gamle sykehjemsavdelingene, bygging av omsorgsboliger på Svartøymoen, nye tiltak ved sykehjemmet og i Hjemmetjenesten (bl.a. dagtilbud). Saksprotokoll i Kommunestyret Jorid Endal Bjørnevold fremmet på nytt innstillingen fra utvalg for helse- og omsorg. Arnt Egil Aune tiltrådte møtet kl Gerrit Pallin Lorier ble permittert. Det ble foretatt alternativ votering mellom formannskapets innstilling og forslaget fra Bjørnevold. Formannskapets innstilling fikk 15 stemmer og falt. Vedtak 1. Kommunestyret vedtar fremlagte forslag til rullering av pleie- og omsorgsplan Planen rulleres 1. halvår i 2016 og Tiltak som krever økonomiske bevilgninger forsøkes innarbeidet i kommunens økonomiplan/ årsbudsjett. De viktigste punktene i vedtaket Utvikling av en helhetlig pleie- og omsorgstjeneste 6 Side 3 av 3

7 Helsefremmende og forebyggende arbeid (Folkehelsekoordinator, frisklivssentral) Botilbud til voksne med nedsatt funksjonsevne Funksjonsvurdering av boliger (pilotprosjekt s.m. Husbanken, Fylkeskommunen og kommunene Rennebu og Oppdal) Oppretting av demensteam Etablere tilbud Inn på tunet Kompetanseheving Heltid/ deltid og arbeidsmiljø De viktigste endringene som er skjedd er følgende Sykehjem, hjemmetjenesten og avd. for funksjonshemmede er slått sammen til enhet for Pleie og omsorg Oppussing av blå og rød avdeling ved sykehjemmet er innarbeidet i investeringsplan for Beregnet oppstart i nye omsorgsboliger ved Svartøymoen står ferdig (nov.2013) 6 nye omsorgsboliger ved Svartøymoen bygges i første halvår 2014 Inn på tunet - Søknad sendt til Regionalt forskningsfond i samarbeid m. Grønn forskning Trøndelag og Møreforskning Rådmannen vil kunne gi mer utfyllende informasjon og svare på spørsmål i Kontrollutvalgets møte. Rådmannen vil og eventuelt kunne gi mer utfyllende skriftlig informasjon om del-tema som Kontrollutvalget evt. ønsker. Med hilsen Knut Dukane Rådmann Målfrid Bogen helsefaglig rådgiver 7 Side 4 av 4

8 Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/19-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger Saksutredning Norske kommuner og fylkeskommuner forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. Bygningsmassen er en avgjørende innsatsfaktor for all kommunal tjenesteyting % av kommunenes budsjetter går med til å huse den kommunale virksomheten. Som for en del av samfunnets øvrige infrastruktur, er det ved flere anledninger påpekt mangelfullt vedlikehold og stort oppgraderingsbehov knyttet til skolebygg, aldershjem og barnehager. En rapport utarbeidet av Multiconsult høsten 2008 viser til at en rekke kommuner (fylker) har tatt tak i vedlikeholdsutfordringene og klart å snu dårlige trender og etter hvert hevet tilstanden på bygningsporteføljen. Suksesskriteriene er i følge rapporten å definere strategi og målsettinger for eiendomsforvaltningen. Videre å forankre det politiske eierskapet til bygningsmassen og etablere system for kartlegging av tilstanden til eiendommene. Dette betyr at de ulike behovene for vedlikehold og utvikling sees i sammenheng, og at man prioriterer ut fra dette. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Midtre Gauldal kommune vurdert Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger i Midtre Gauldal kommune som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 25. april Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstillinger for undersøkelsen: 1. Har kommunen system for å ivareta egen bygningsmasse? 8

9 2. Drifter kommunen utleieboligmassen i samsvar med vedtatte målsettinger? 3. Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med regler og anbefalinger? Revisjonens konklusjon Problemstilling 1:Har kommunen system for å ivareta egen bygningsmasse? Kommunen kan ha store gevinster gjennom felles styring ved å etablere målsettinger som er styrende for hele bygningsmassen etter revisors vurdering. Kommunen har målsettinger og strategier knyttet til enkelte byggeprosjekt eller vedlikeholdsoppdrag i økonomi- og handlingsplan, men har ikke etablert målsetting som er styrende for hele bygningsmassen, noe som er anbefalt. Dette er viktig da kommunen eier en betydelig bygningsmasse som skal forvaltes og ivaretas. Kommunen har en vedlikeholdsplan fra Det er anbefalt å ha en jevnlig oppdatert vedlikeholdsplan for bygningsmassen som viser vedlikeholdsbehov og tilstandsvurdering av bygningsmassen jevnlig, noe som mangler. En vurdering av arealbruken er et viktig element i dette, da kommuner eier bygninger som står ledige. Med dagens vedlikeholdsnivå som er lavt, ser det ut til at kommunen ivaretar akutte behov og pålegg fra tilsyn, men ikke planlagt vedlikehold av bygningsmassen. Dette kan medføre at verdien på bygningsmassen reduseres på lengre sikt. Problemstilling 2: Drifter kommunen utleieboligmassen i samsvar med vedtatte målsettinger? Kommunen mangler vedtatte målsettinger for drift av utleieboligene noe som medfører at revisor ikke kan vurdere dette nærmere. Det mangler en oppdatert vedlikeholdsplan og tilstandsvurdering av utleieboligene som kan fastslå tilstanden av disse. Det er revisors inntrykk at tilstanden på utleieboligene er god og i samsvar med de kravene som var da disse ble bygget. Det er krav knyttet til universell utforming og noen grad utvendig vedlikehold som er manglende hos de eldre utleieboligene i kommunen. Nøkkeltall viser at kommunen eier flere utleieboliger enn sammenlignbare kommuner. Nøkkeltall fra SSB viser at utleieboliger i kommunen går i overskudd totalt. Det er vedtak knyttet til at kommunale utleieboliger skal gå i balanse, noe som er vanskelig for revisor å fastslå, da det er noen mangler vedrørende inntekter og utgifter i kommunens oversikt som viser dette. Problemstilling 3: Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med regler og anbefalinger? Det er stor etterspørsel etter kommunale utleieboligene i Midtre Gauldal, og det er revisors inntrykk at kommunen strekker seg langt for å hjelpe de som søker om bolig. Det er ventelister knyttet til utleieboliger i kommunen. Undersøkelsen tyder på at kommunen kan tjene på å forankre det boligsosiale arbeidet i overordnede planer, for å gi strategiske, langsiktige føringer å jobbe etter i den løpende forvaltningen av utleieboligene. Det er revisors inntrykk at kommunen har planverket til revisjon. Å utarbeide strategiske føringer i det boligsosiale arbeidet er anbefalt i NOU: Rom for alle, En sosial boligpolitikk for framtiden. Dagens organisering for tildeling av utleieboliger ser ut til å være hensiktsmessig. I dag er flere ansvarsområder involvert i dette arbeidet. Det er viktig at alle som er involvert har god forståelse for eget ansvarsområde og oppgaver for at dette skal 9

10 fungere hensiktsmessig for brukerne. Tildelingen av utleieboliger har noen mangler i forhold til krav i saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven ut fra revisors vurdering. Utleieboligene i kommunen er i praksis langtidstilbud og kommunen vurderer leieforholdet etter tre år. Det er få eksempler på at de som leier går over til å eie bolig selv. Revisor mener at kommunen har potensiale for å jobbe mer strategisk for å sikre gjennomstrømning i boligmassen, blant annet ved å vurdere eierpotensialet når leieforhold behandles. På samme måte har revisor grunn til å tro at kommunen har et potensiale i å bruke de statlige virkemidlene (Husbanken-midlene) mer strategisk, for å motivere leietakere til å komme seg over i eid bolig. Revisors anbefalinger: I kriteriene for denne undersøkelsen har revisor vektlagt NOU som gir anbefalinger til kommunens system for eiendomsforvaltning og boligsosiale arbeid og forvaltningslovens saksbehandlingsregler knyttet til tildeling av boliger. Revisor har i undersøkelsen valgt å gi følgende anbefalinger basert på disse i denne undersøkelsen: Etablere strategiske målsettinger for hele bygningsmassen hvor jevnlige vedlikeholdsplaner samt arealanalyser er viktige systemer for å ivareta disse. Etablere retningslinjer som gir føringer for balansekravet til kommunens utleieboliger jf. KS-vedtak 80/2001. Sikre at forvaltningslovens saksbehandlingsregler vedrørende tildeling av boliger følges, samt vurdere å utarbeide kriterier for tildeling av kommunale boliger. Forankre det boligsosiale arbeidet i de kommunale planene, hvor det å: legge strategiske føringer er viktig bruke de statlige virkemidlene for å motivere leietakere til å eie bolig selv stimulere til gjennomstrømning i boligmassen, for eksempel ved å vurdere eierpotensialet konkret ved hver inngåelse av leiekontrakt Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 10

11 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 14/48-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Saksutredning Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. Fasene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt, sett fra kontrollutvalgets ståsted, vil være: bestilling og valg av tema, formål og problemstillinger holde seg orientert underveis behandling av forvaltningsrevisjonsrapport rapportering til kommunestyret oppfølging av vedtak Revisor utfører forvaltningsrevisjoner på vegne av kontrollutvalget, og er ansvarlig for at gjennomføringen er i samsvar med regelverk og standard for forvaltningsrevisjon. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget, sekretariatet og revisor. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , sak 79/2012, etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Følgende fokusområder ble prioritert i planen: Sykefravær Pleie og omsorg Omdømme og omdømmebygging Eiendomsforvaltning i Midtre Gauldal kommune 11

12 Forvaltningsrevisjon 2013 På kontrollutvalgets møte i sak 2/2013 orienterte Bjørn Enge, varaordfører, om MidtreGauldal kommune sitt arbeid med å få redusert sykefraværet i kommunen, samt omorganiseringen innen pleie og omsorg. Kontrollutvalget anså derfor at de to første punktene i Plan for forvaltningsrevisjon ble ivaretatt av kommunen selv.punktet omdømme ble utsatt inntil kommunen er ferdig med prossessen når det gjelder omorganisering og sykefravær. Kontrollutvalget bestilte derfor en forvaltningsrevisjon med fokus på eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger på sitt møte i sak 2/2013. Resultatet fra denne forvaltningsrevisjonen legges frem for kontrollutvalget i dagens møte. Forvaltningsrevisjon 2014 Kontrollutvalgets sekretariat har bedt rådmannen orientere om status i arbeidet med sykefravær og omorganisering innen pleie og omsorg. I tillegg stiller Wenche Holt fra Revisjon Midt-Norge IKS og gir en kort orientering om et nytt aktuelt fokusområde. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av informasjon fremkommet i møtet ta stilling til om det vil være riktig å sette i gang en forvaltningsrevisjon på fokusområdet sykefravær eller pleie og omsorg nå i Eller om det er bedre utnyttelse av timeressursene å be kommunestyret om tilslutning til å sette i gang en forvaltningsrevisjon på fokusområdet som revisor legger frem i møtet. Velger kontrollutvalget sykefravær eller pleie og omsorg så må utvalget i tillegg diskutere og avklare ressursramme og tidspunkt for ferdigstillelse av en eventuell forvaltningsrevisjon. 12

13 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/14 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret om å se på sammensetningen av Eierstrategiutvalget, slik at Midtre Gauldal kommune kommer i mål med å få utarbeidet en strategi for sine eierskap. 2. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 3. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 4. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp av eierstrategiutvalget. 5. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll , vedatt av kommunestyret i sak 15/2012 ble følgende prosjekter prioritert: Midtre Gauldal Næringsselskap KF Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Envina IKS Gauldal Brann og redning IKS System og praksis for eierstyring Trønderenergi er gitt 2. prioritet i Plan for selskapskontroll , men igangsetting av denne selskapskontrollen ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune vedtok i sak 5/2013 at man ønsket å delta i et samarbeid om selskapskontroll i Trønderenergi AS. På bakgrunn av dette ble det i samarbeid mellom Konsek, Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet en prosjektskisse, og kontrollutvalget vedtok med utgangspunkt i prosjektskissen en bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi. 13

14 Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon avla en rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi som svar på bestillingen fra kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune og 19 andre kontrollutvalg. Om selskapet Trønderenergi AS er et energikonsern som per var eid av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av Trønderenergi AS og 5 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i I 2010 kjøpte selskapet nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med Trønderenergi nett i Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Foretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. 10 medlemmer velges av generalforsamlingen til en bedriftsforsamling sammen med 5 medlemmer valgt av de ansatte. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon Midt-Norge IKS. Rapporten gir en omfattende og grundig gjennomgang av de deler av virksomheten som har vært undersøkt. Den tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å undersøke disse problemstillingene har revisor blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått igjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom Trønderenergi Invest AS har vært lite lønnsom. Revisjonen ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. 14

15 Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var for svak i Utbytte til eierne har i følge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønskelig ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførere mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i Trønderenergi, men ikke alle. Videre har åtte kommuner ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulik vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som å ha vært et problem for selskapet, og alle eiere har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen viser til at aksjonæravtalen er gammel, at det er på høy tid at denne oppdateres og at det derfor er positivt at eierne er i gang med å utforme en ny. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, og i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmelding. Revisor påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styre og bedriftsforsamling er formelt sett en del av selskapets ledelse, og ikke eierorganger. Revisor viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forhold til styret. Revisor viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene, men at sju av ni ordførere i bedriftsforsamlingen har brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2 Revisor viser også til at det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styre eller bedriftsforsamling også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisor har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen 1 2 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun. 15

16 ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. Selskapet har vært igjennom en stort strategisk utviklingsprosess. Revisors vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om dette. Revisor påpeker imidlertid at eierne i mindre grad har vært informert om utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisor viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Revisjonen vurderer at konsernet i all hovedsak har nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer som er påpekt. Innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå anses av revisor som tilstrekkelige, men revisor påpeker at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisor ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke dette. Revisor omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI), som har vært uheldig for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Sentralt er at konsernet må kunne dokumentere skille mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet også fått så mange kunder at de er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant både i 2010 og 2011 avvik på dette området i forbindelse med statlig tilsyn, som til dels ble oppfattet som alvorlige. I oppfølgingen av dette ble Trønderenergi i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. basert på fem forhold knyttet til funksjonelt skille. Revisjonen viser til at NVE nå har konkludert med at avvikene er lukket. Revisjonen er imdilertid kritisk til at det har tatt så langt tid å få dette i orden. Revisjonen observerer at selskapet ikke later til å ha tatt dette like alvorlig som den statlige tilsynsmyndigheten, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsene. Revisors konklusjoner Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør i følge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne 16

17 størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble lagt frem for kommunestyret i april Under behandling av eierskapsmeldingen, ble det vedtatt å nedsette et utvalg med 5 medlemmer som skal gå gjennom de enkelte selskap kommunen har eierinteresser i og utarbeide en eierstrategi for kommunen. Kontrollutvalget har fått opplysning om at utvalget ikke har greid å bli enig om strategien for selskapene, på grunn av dette er eierstrategidokumentet, så vidt kontrollutvalget kjenner til, ikke ferdigstilt enda. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at kommunens formål med eierskapene er tilstrekkelig klarlagt. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. KS anbefaler at eierskapsmeldingen gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret (jf. KS 19 anbefalinger om eierskap, mai 2010) I Midtre Gauldal kommune så er ikke eierskapsmeldingen lagt frem for kommunestyret siden april Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene. Revisor sier i rapporten at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. Kommunens oppfølging av selskap kan delegeres til formannskapet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS for å gi nyttig informasjon i det videre arbeidet med utarbeidelse av eierstrategier for Midtre Gauldal kommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret. 17

18 Profilering av kontrollutvalgets arbeid Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/14 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Presentasjon av kontrollutvalget Saksutredning Et av temaene på Samling for kontrollutvalg, som ble avholdt 7. november 2012, var Media. Under dette temaet ble det gitt en generell orientering om følgende punkter: Viktigheten av en mediastrategi Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media Håndtere media Det ble videre lovt fra sekretariatet sin side, at det skulle lages en egen diskusjonssak som skulle legges frem for kontrollutvalgene i løpet av våren/tidlig høst Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 19. september 2013 i sak 19/2013 en diskusjonssake vedr. profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering. På utvalgets møte den 27.november 2013, i sak 38/2013, ble punkter til en presentasjon av kontrollutvalgets rolle og oppgaver diskutert. Punktene kontrollutvalget ønsker å ha med er følgende: Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap Ikke en arena for partipolitikk Ikke overprøve politiske beslutninger Kontrollperspektivet viktig Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Regnskapsrevisjon (finansiell revisjon) Undersøkelser/granskning/utredning Uavhengighet og objektivitet er viktige forutsetninger for at kontrollutvalget skal fylle sin rolle på en tillitvekkende måte. Eget sekretariat Innspill fra innbyggere, ansatte, andre: hvor skal de henvende seg? Sekretariat, kontrollutvalgets medlemmer eller kommunen? Minst et medlem av kontrollutvalget skal sitte i kommunestyret 18

19 Kontrollutvalget ba sekretaraitet utarbeide et forslag til presentasjon og legge dette frem for kontrollutvalget på utvalgets første møte i Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på dagens møte diskutere forslaget til en presentasjon av utvalgets arbeidsområde. Videre må utvalget ta stillng til om presentasjonen skal publiseres i MG-nytt, eventuelt på/i andre medier. 19

20 Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Den nye kommuneloven fra 1992 slår fast at alle kommuner skal velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap, og skal på vegne av kommunestyret føre tilsyn med og kontrollere de politiske organer, ordfører og administrasjonen. Utvalget rapporterer direkte, og bare til kommunestyret. Minst et medlem av kontrollutvalget skal sitte i kommunestyret. Kontrollutvalget skal ikke overprøve selve politikken i beslutningene, og er derfor ikke en arena for partipolitikk. Oppgaven er heller å se til at lover blir fulgt, at planer blir etterlevd og målsettinger nådd, og at god forvaltningsskikk hersker i hele den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget skal med andre ord gjennom sitt arbeid bidra til forbedring av kommunal forvaltning og tjenester. Det er kontrollutvalget som har ansvaret for revidering av kommunens regnskaper og kontroll av selskaper som kommunen har eierinteresser i. Utvalget gjennomfører også hvert år en forvaltningsrevisjon. Gjennom en forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget undersøke grundig hvordan kommunen arbeider innenfor ulike saksfelt. Revisjonsarbeidet utføres av et revisjonsselskap som legger fram resultatet av sitt arbeid for kontrollutvalget. Utvalget kan på eget initiativ gjennomføre spesielle undersøkelser og granskinger. Kontrollutvalget har en uavhengig status innenfor den kommunale virksomheten. Utvalget har et eget sekretariat som er helt atskilt fra den øvrige kommunale administrasjonen. Kontrollutvalget er åpent for innspill fra innbyggere og ansatte, innspill som f.eks kan dreie seg om kvalitet på tjenester, god forvaltningsskikk, planoppfyllelse. Kontrollutvalget er IKKE et klageorgan. Klager på enkeltsaker rettes til kommunens oppnevnte klageorgan, eller eventuelt til f.eks Fylkesmannen. Etter lovendring 01. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske møter. 20

21 Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/14 Eva J. Bekkavik 033, &14 12/17-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2013 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 21

22 ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE 1 22

23 Innholdsfortegnelse Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi... 4 Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora... 6 Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

24 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2013 Medlemmer Per Bjarne Bonesvoll Gjertrud Kjønnås Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Varamedlemmer Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Paula Forodden Ingebrigt Stensås Jorunn S. Haugen John Morten Laugsand Lars Woldmo Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok revidert reglement for kontrollutvalget på sitt møte i sak 30/2012. Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune følges opp. Kommunestyret i Midtre Gauldal kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i november Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den 3 24

25 kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følger og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Midtre Gauldal kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Midtre Gauldal kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Midtre Gauldal kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. 4 25

26 Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap Budsjett Kostnadene til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) er mindre enn budsjettert. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Regnskap Budsjett Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Art Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Midtre Gauldal kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Midtre Gauldal kommune. Fra og med september 2013 er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal har i 2013 avholdt 5 møter og behandlet 43 saker. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Rådmannen har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. 5 26