Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Til: Fakultetsstyret Sak: 3 Møtedato: 28.september 2016 Tilgang: Åpen Forslag til revidert organisering og finansiering av virksomheten ved Seksjon for forsknings- og formidlingsstøtte (FFS) Det vises til saksnotat datert 21. september 2016 i saken. Saken oversendes fakultetsstyret: Til behandling: x Til orientering: Forslag til vedtak: Fakultetsstyret viser til fakultetsledelsens saksfremlegg og til de tidligere behandlede dokumenter og vedtar følgende organisering av virksomheten ved dagens FFS: 1. Den mest forskningsnære virksomheten ved EngageLab (2 stillinger) overføres til IPED. Øvrige stillinger forblir på fakultetsnivået inntil det er avklart mer i detalj hvordan forutsetningen om en trygg leveranse av kostnadsfrie, fagnøytrale tjenester best kan realiseres. Det etableres en finansieringsmodell som sikrer IPED en tilstrekkelig grunnfinansiering av de stillingene som flyttes, samtidig som fakultetets øvrige enheter hvert år sikres fri tilgang til et nærmere spesifisert antall timer med tjenester. Detaljene i modellen utarbeides i dialog med IPED og øvrige enheter. Finansieringsmodellen, samt forslag til hvordan den fagnøytrale støttetjenesten best organiseres, legges fram for endelig godkjenning i fakultetsstyrets siste møte i Virksomheten ved UniMedia videreføres som selvstendig gruppe på fakultetsnivå innenfor rammene av nåværende seksjon. Fakultetet avventer konklusjoner i UiOs prosesser knyttet til undervisningsinfrastruktur, med en forventning om at dette arbeidet vil lede fram til et scenario der UniMedia etableres som tjenestetilbyder for hele UiO. Det legges til grunn at UniMedia vil finansiere vesentlige deler av sin virksomhet med eksterne midler. Fakultetets egne fagmiljøer skal imidlertid ha fri tilgang til tjenestene i det omfang de er etterspurte. Disse tjenesteleveransene finansieres over fakultetets fellesbudsjett. 3. IT-driftsstillingen ved FFS overføres fakultetet IT-seksjon. Forside - Vedtakssak

2 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo 4. Det legges til grunn at omorganiseringen kan skje med et fortsatt samlokalisert miljø, slik at det legges til rette for fortsatt samarbeid om relevante deler av virksomheten. Forside - Vedtakssak

3 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Fra: Fakultetsstyret Fakultetsdirektøren Sakstype: Vedtakssak Tilgang: Åpen Notatdato: Møtedato: Arkivsak nr.: 2015/14727 Saksbehandler: Bård Kjos Forslag til revidert organisering og finansiering av virksomheten ved Seksjon for forsknings- og formidlingsstøtte (FFS) Det vises til tidligere orienteringer og vedtak i fakultetsstyret om saken, senest i styremøtet 8. mars i år. Dekanen legger med dette fram et konkret forslag til en revidert organisering, samt et utkast til revidert finansiering av virksomheten ved dagens FFS. Forslaget til ny organisering er basert på følgende hovedelementer: 1. Den virksomheten ved EngageLab som i hovedsak har karakter forskning og tydelig forskningsnær virksomhet i denne omgang 2 (to) stillinger overføres til IPED. 2. Den resterende delen av EngageLab fortsetter å tilby forskningsstøtte av et nærmere bestemt omfang vederlagsfritt til alle fakultetets grunnenheter, med utgangspunkt i nåværende seksjon. Som følge av at dette nå utgjør færre stillinger enn opprinnelig forutsatt vil fakultetet måtte vurdere særskilt hva som er den mest hensiktsmessige organiseringen på lengre sikt. 3. Virksomheten ved UniMedia som i hovedsak har karakter av å være formidlings- og undervisningsstøtte videreføres inntil videre på fakultetsnivået. Siktemålet er dels å utvikle tjenester som støtter opp under UiOs utvikling av infrastruktur for utdanning, slik dette kommer til uttrykk i UiOs Årsplan , dels å videreføre annen medieproduksjon under kommersielle betingelser. 4. Stillingen som yter IT driftsstøtte overføres til fakultetets IT-seksjon. Frem mot neste fakultetsstyremøte skal en revidert finansiering av virksomheten konkretiseres. Modellen skal på en balansert måte ta hensyn til både direkte og indirekte kostnader knyttet til Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: Telefaks: postmottak@uv.uio.no

4 2 stillingene, og til de potensialer for ekstern og intern inntjening som det er naturlig å knytte opp mot dem. Det legges til grunn at miljøet videreføres samlokalisert og at omorganiseringen ikke medfører oppsigelser eller andre vesentlige endringer i stillingsinnhold for medarbeidere, ut over det som følger som formelt nødvendige konsekvenser av at stillinger flyttes. Generelt om saken og om fakultetets tilnærming Saken har en lang forhistorie, den er kompleks og omfatter både faglige, økonomiske og personalpolitiske elementer. Den kan forstås og behandles i både et institusjonelt og et fakultært perspektiv. Den omhandler tematikker som kan og må håndteres både på kort og på lengre sikt. Kompleksiteten tilsier at det er mange motstridende interesser som skal hensyntas, og at ingen utfall kan forventes å møte de enkelte interessenters ønsker fullt ut. Fakultetets forslag bygger på følgende saklige grunnlag: Seksjonens generelle bakgrunn og historie. Rapport og anbefalinger fra arbeidsgruppen som ble nedsatt av dekanen høsten 2015 for å utrede forslag til fremtidig organisering og finansiering av virksomheten ved seksjonen («rapporten»). Denne rapporten omfatter også en egenbeskrivelse av FFS, i form av to vedlegg som seksjonen utarbeidet som grunnlagsmateriale til arbeidet. De tre instituttenes høringsuttalelser knyttet til rapportens innhold og konklusjoner/anbefalinger («høringsuttalelsene»). Seksjonens egne kommentarer til instituttenes høringsuttalelser, og til fakultetets foreløpige oppsummering av saken for fakultetsstyret i mars Fakultetsledelsens overordnede forståelse (tolkning) av universitetenes oppdrag, og både eksplisitte og sedvanebaserte prinsipper for UiOs egen organisering, styring og finansiering. For fakultetsledelsen er det innledningsvis viktig å peke på at FFS har aktiviteter og representerer en kompetanse som er av stor betydning og interesse både for fakultetet og for UiO som helhet. Dette fremgår både av arbeidsgruppens rapport og av instituttenes høringsuttalelser, selv om perspektivene og det man peker på som viktig kan variere. Det er også fakultetsledelsens overordnede vurdering at fisjonen (oppsplittingen mellom FFS og Intermedias opprinnelige vitenskapelige stillinger) som var et resultat av det som på et overordnet plan var en fusjonsprosess mellom Intermedia og daværende PFI, har ført til at seksjonens kompetanse og ressurser ikke har kunnet utnyttes på en optimal måte i de tre årene som har gått.

5 3 Fakultetsledelsen legger på denne bakgrunn følgende prinsipper til grunn for sine vurderinger og analyser: Virksomhet som er organisert og/eller finansiert fakultært må være formålstjenlig og et reelt fakultært anliggende. Hva som er formålstjenlig handler dels om enhetenes nåværende behov, men også om potensialer for fremtidig virksomhet. Hvor bred forankring et tjenestetilbud må ha for at det skal kunne defineres som «et reelt fakultært anliggende» er et skjønnsspørsmål. Etablerte prinsipper for styring og ledelse av vitenskapelig virksomhet skal være førende for hvordan den mest forskningsnære virksomheten ved FFS organiseres. Fakultære tjenester skal være vederlagsfritt tilgjengelig for de forskerne/forskergruppene som henvender seg for å få støtte til egenfinansiert virksomhet, jfr. allerede eksisterende tjenestetilbud innen kommunikasjon, forskningsstøtte, IT, m.m. Fakultetets bevilgninger skal ikke subsidiere eksterne parter eller andre enheter ved UiO uten at det foreligger eksplisitte strategiske grunner til dette. Fakultetsledelsen legger videre til grunn at det er nødvendig å fatte beslutninger som reelt bringer denne saken et markert skritt videre innen utgangen av funksjonsperioden til det sittende fakultetsstyret, samtidig som dette ikke skal legitimere unødvendig raske beslutninger. Med utgangspunkt i rapportens hovedfunn og strukturering av disse diskuteres i det etterfølgende de forholdene som fremstår som de vesentligste problemstillingene, og det redegjøres for de resonnementer som har ledet fram til den foreliggende anbefalingen. Samlet videreføring vs. vitenskapelig virksomhet Arbeidsgruppen som utredet ulike scenarier for fremtidig organisering og finansiering av virksomheten ved FFS pekte på at det er et betydelig samvirke mellom de to avdelingene EngageLab og UniMedia, og at dette bør tillegges en viss vekt: «Arbeidsgruppens vurdering er at selv om seksjonen består av to relativt ulike deler, så er samvirket mellom dem til tider ikke ubetydelig. Gruppen mener på den bakgrunn at det kan være viktig for seksjonens faglige styrke både overfor fakultetet og overfor UiO å forsøke å holde den mest mulig samlet.» (Rapporten, s. 13). Samtidig pekte arbeidsgruppen på det problematiske ved at en teknisk-administrativ støtteenhet omfattet virksomhet av klart vitenskapelig karakter: «Arbeidsgruppen mener at det må være et tydelig skille mellom vitenskapelige enheter og teknisk-administrative støtteenheter, og mener at EngageLab pr. i dag på enkelte områder til dels bryter med denne normen.

6 4 Arbeidsgruppen erkjenner at det eksisterer vitenskapelige grunnenheter med et betydelig innslag av teknologisk kompetanse. InterMedia var nettopp et slikt senter. Det er imidlertid både viktig at vitenskapelig arbeid er underlagt faglig styring og ledelse, og det er viktig at faglig prioritering av virksomhetsområder herunder tilførsel av forskningsårsverk må ivaretas gjennom ordinære faglige prioriteringsprosesser.» (Rapporten, s ) Fakultetsledelsen legger til grunn at universitetets prinsipper for organisering av sin virksomhet skal ha «vitenskapelig ledelse» som et bærende element. IPED uttaler i sitt høringssvar at «Etter vårt synspunkt skal interne støttefunksjoner ikke ha et strategisk ansvar», hvilket også er et standpunkt fakultetsledelsen leger til grunn for sine vurderinger. Disse prinsippene har flere implikasjoner, men av særlig viktighet for spørsmålet om FFS sin virksomhet har det den konkrete konsekvens at dersom denne enheten skal opptre i rollen som reell idé-eier og prosjektutvikler, og eventuelt også som formell prosjekteier for vitenskapelige prosjekter, så må den være under vitenskapelig ledelse og underlagt fakultetets generelle mekanismer og prinsipper for prioritering av faglig virksomhet. Et slikt prinsipp om faglig ledelse kombinert med en ambisjon om at enheten skal videreføres samlet betyr at man enten må finne et tilhold (som seksjon) ved en grunnenhet som allerede oppfyller disse betingelsene (altså ved et institutt eller et senter), eller det må etableres en selvstendig faglig enhet (et senter) med alminnelige krav om vitenskapelig førstekompetanse hos senterleder, og med et styre eller et fagligråd å forholde seg til som har ansvar for å utarbeide faglige strategier. Etablering av FFS som selvstendig senter: Dette alternativet er i stor grad også omfattet av den skissen til et «Teaching and Learning Center» som UiO for øyeblikket utreder, i kjølvannet av oppfølgingen av SAB 1 -rapporten. Etablering av et frittstående senter ved UV-fakultetet fremstår som lite aktuell av flere grunner, men viktigst er nok at det på mange måter vil innebære en re-etablering av en enhet som får store likhetstrekk med det nå avviklede InterMedia. Det var jo nettopp avviklingen av InterMedia som er den direkte årsaken til at FFS eksisterer i sin nåværende form, og det må antas at de strategiske avveininger som legitimerte avviklingen av InterMedia for 4 år siden gjør det uaktuelt å etablere et nytt senter med utgangspunkt i dagens FFS. I høringsrunden der instituttene ble bedt om å uttale seg om rapporten fra arbeidsgruppen pekte fakultetet på at USIT har en egen seksjon/gruppe som jobber med IT-støtte i undervisningen (DML-gruppen). Det ble pekt på at dette på sikt kunne være en aktuell fusjonspartner for FFS. FFS har i sin kommentar til instituttenes høringsuttalelser imidlertid pekt på at det de facto ikke foregår noe samarbeid av vesentlig omfang mellom DML-gruppen og FFS i dag. 1 UiOs «Strategic Advisory Board» som leverte sin anbefalinger til UiO høsten 2014.

7 5 UiOs øvrige prosesser knyttet til oppfølging av SAB-rapportens anbefalinger har tidsperspektiver som gjør at det ikke er et alternativ for fakultetet å bare avvente denne prosessen passivt. Dette tilsier at en samlet plassering av FFS med direkte forankring ved UiO sentralt, med en faglig leder som har vitenskapelig kompetanse og stillingstittel/-innhold, ikke er en løsning som er innenfor rekkevidde nå. Også dette alternativet konkluderer dekanen med at må legges til side. Fakultetet merker seg imidlertid at UiO er «i prosess» med hensyn til koordinering av støtteressurser for utdanning (jfr. D-sak 1 som er til behandling i Universitetsstyret i dets møte mandag juni). Plassering av FFS samlet ved en grunnenhet: Fakultetsledelsen har i sin forberedelse av saken og ikke minst i høringen ut til instituttene lagt mest vekt på den generelle anbefalingen om videreføring av en samlet enhet, og i mindre grad på de konkrete løsningsforslagene som ble lagt på bordet eksempelvis en sammenslåing med DML-gruppen ved USIT. Instituttene ble invitert til å avklare om det var grunnlag for å plassere EngageLab som samlet enhet ved et institutt en løsning som ville ivaretatt mye av behovet for å forankre senterets vitenskapelige arbeid ved en vitenskapelig grunnenhet. Enhetene er også bedt om å vurdere UniMedias fremtidige rolle ved fakultetet. De tre instituttene har på direkte forespørsel fra fakultetet på ulikt vis svart at man vanskelig kan se at man vil være i stand til å utnytte den kompetansen UniMedia besitter (det gjøres mer detaljert rede for dette senere i dette notatet). Fakultetsledelsen konkluderer etter dette med at et scenario der man legger hele dagens FFS samlet til et institutt legges til side. Dette skyldes først og fremst at UniMedias portefølje og utviklingspotensial i for liten grad vil kunne rett ferdiggjøre plassering ved et institutt. Det er riktignok et poeng at UniMedia og EngageLab til dels er komplementære, og at det derfor vil kunne sees som naturlig at UniMedia omfattes av en eventuell fusjon som omfatter hele EngageLab. Fakultetsledelsens vurdering er imidlertid at en slik indirekte begrunnelse ikke er tilstrekkelig til å kunne anbefale dette. Når det gjelder EngageLab så har verken ISP eller ILS uttrykt interesse i sine høringssvar for å overta denne virksomheten. ISP skriver at «Konklusjonen er derfor at ISP ikke kan se fagligstrategiske grunner for at et samlet EngageLab skal inkorporeres i instituttets ordinære virksomhet», mens ILS skriver at «Det er uaktuelt for ILS å gå i dialog med fakultetet med tanke på å inkorporere EngageLab i instituttets virke». IPED har en samlet overtakelse som et alternativt, men ikke primært foretrukket scenario. FFS har i sin kommentar til instituttenes høringssvar introdusert både det man kaller en «nettverksmodell» og en «integrert modell» for videreføring, der sistnevnte innebærer en integrering av hele EngageLab ved IPED.

8 6 Organisatorisk oppdeling vs. ivaretakelse av fagmiljøet Arbeidsgruppen pekte på at FFS trekker klare veksler på samvirket og nærheten mellom EngageLab og UniMedia. Når en samlet organisatorisk videreføring ikke synes å kunne forankres strategisk med enhetenes medvirkning er det viktig å undersøke om det kan finnes andre muligheter for å oppnå de samme gevinstene på en annen måte. Fakultetsledelsen vil peke på at en kritisk suksessfaktor for det vellykkede samspillet man i flere tilfeller har sett, er samlokalisering. Fakultetet ser også at det sterkeste samvirket mellom FFS og instituttene skjer overfor de instituttansatte som har sine arbeidsplasser samme sted (i Forskningsparken). Seksjonen skriver også i sin kommentar til instituttenes høringssvar at «FFS er positiv til ny organisering som innebærer at EngageLab og UniMedia deles og styres fra ulike posisjoner ved UiO, men vil framholde at samlokalisering kan gi synergier og er nødvendig av praktiske årsaker. Eventuelle endringer i formelt tjenestested forutsetter fortsatt samlokalisering og utnyttelse av den etablerte infrastruktur og samarbeidskultur». Fakultetet legger derfor til grunn at det for en stor del om enn ikke fullt ut vil være godt mulig å videreføre det interne, faglige samspillet mellom medarbeidere i en fakultær støtteenhet dersom de også etter en eventuell oppsplitting forblir samlokaliserte. Videreføring av EngageLabs virksomhet som instituttnøytral støttetjeneste I sine høringssvar uttrykte både ISP og IPED støtte under visse betingelser til en (midlertidig) videreføring av en instituttnøytral, teknisk støttetjeneste, som i en prøveperiode er fullfinansiert slik at tjenester vil kunne tilbys kostnadsfritt for brukerne. ISP skrev i sitt høringssvar: «ISP støtter ideen om en rendyrket og fullfinansiert teknisk støtteenhet på fakultetet med en tjenesteytende og fagnøytral profil. En forutsetning for fullfinansiering er at tjenestene fra denne støtteenheten blir fritt tilgjengelig for ansatte ved fakultetet. ISP ønsker også å understreke at en slik støtteenhet ikke bare bør tilby IKT-bistand i forbindelse med forskningsprosjekter, men også bistand inn mot utvikling av digitale løsninger for undervisning». IPED skrev i sitt høringssvar: «Scenarie 2 åpner for etablering av en mer rendyrket teknisk støtteenhet ved fakultetet. Dette er også noe vi har skissert som en mulighet ovenfor. Dette krever imidlertid en mer prinsipiell avklaring fra fakultetsledelsen sin side om håndtering av slike støttetjenester samlet på fakultetsnivå eller distribuert på enhetene». ILS er på den annen side klart negativ til denne ideen og skriver «Å videreføre dagens EngageLab uendret som en teknisk støtteenhet under fakultetet mener vi er uaktuelt. Vi ser ikke hvordan vi kan nyttiggjøre oss bredden i den kompetansen som besittes i EngageLab i dag».

9 7 Enhetene ble av fakultetet også invitert til å komme med egne innspill til mulige scenarier relatert til denne saken. ISP slutter seg til arbeidsgruppas hovedkonklusjoner slik de fremkommer i arbeidsgruppas rapport, og har ut over dette valgt å holde seg til de konkrete spørsmål fakultetet ba om avklaringer på. ILS skriver i sitt høringssvar at beskrivelsen av seksjonens organisering, kompetanseprofil og aktiviteter gir et godt bilde av dagens situasjon. Man har videre trukket fram sin TLV-lab, samt Oslo Assessment & Learning Lab ved ISP, som man peker på springer ut av instituttenes egen forskning. Man fremholder at det ut fra et prinsipp om likebehandling vil være vanskelig å subsidiere EngageLab og ikke de to andre, og mener at forskere bør vennes til å betale for de tjenester de benytter seg av. IPED har i sitt høringssvar, som tidligere påpekt, diskutert muligheten for å overta hele eller deler av EngageLab. Det pekes på som en mulighet at IPED under visse betingelser kan overta stillinger ved FFS som har et tydelig vitenskapelig preg. IPED peker også på at andre tilsvarende enheter ved UV kan vurderes samlet med EngageLab for å skape et robust, teknisk fagmiljø. Fakultetsledelsen vurderer det slik at likebehandling av EngageLab, TLVLab og Oslo Assessment & Learning Lab er et viktig prinsipp for å legitimere beslutninger om både organisering og finansiering. Det betyr at det for alle tre må forutsettes at tilstrekkelig store fagmiljøer, ved tilstrekkelig mange grunnenheter, må være naturlige brukere av en infrastruktur for at det skal kunne legitimeres at den etableres på fakultetsnivå og finansieres av fellesskapet. Basert på tilbakemeldingene fra enhetene er det avklart at både ISP og IPED støtter en (midlertidig) videreføring av en instituttnøytral, teknisk støtteenhet. Fakultetsledelsen vurderer at kravet om «tilstrekkelig store forskergrupper ved tilstrekkelig mange enheter» dermed er oppfylt for denne delen av et mulig scenario, i det minste i et så stort omfang som man må legge til grunn når man skal prøve ut en tidsavgrenset ordning med fullfinansierte tjenester. Fakultetsledelsen har imidlertid også merket seg at IPED er åpen for det de selv omtaler som «et alternativt scenarie», nemlig en overtakelse av hele EngageLab. Dette representerer i realiteten en videreføring av den fusjonsprosessen som bare ble delvis gjennomført for 3 år siden, mellom PFI og IME, og er dermed en løsning som er trygt plassert innenfor tidligere tenkning. FFS har også selv pekt på dette som et alternativ i sine kommentarer til instituttenes høringssvar. Fakultetsledelsen er videre av den oppfatning at en overføring av de mest forskningsnære stilingene ved FFS til IPED må mange måter kan beskrives som en fullføring av den fusjonsprosessen som ble gjennomfør med virkning fra 1. januar 2013, da IniterMedias vitenskapelige stillinger i sin helhet ble overført til IPED med unntak av den ene forskerstillingen som fremdeles eksisterer i FFS.

10 8 Fakultetsledelsen konkluderer med at det er grunnlag for en videreføring av EngageLabs virksomhet, og at det foreligger to realistiske scenarier for dette: 1. En oppsplitting der IPED overtar de mest forskningspregede stillingene, mens de mer ingeniørpregede stillingene forblir samlet i en fakultær, fagnøytral støtteenhet. 2. En samlet overføring av alle EngageLab-stillingene til IPED, supplert med mekanismer som sikrer at dette reelt vil omfatte et instituttnøytralt lab-miljø. I løpet av tiden saken har vært utredet og forberedt for fakultetsstyret har en av medarbeiderne ved EngageLab sagt opp, mens en annen har flyttet og er ute i en lengre permisjon uten lønn. Inntil videre er deres tjenester dels erstattet av innkjøpte tjenester, dels overtatt av kolleger etter en hardere prioritering av oppgaver. Dette betyr at dersom man velger alternativ 1 nevnt ovenfor, så vil «en fakultær, fagnøytral støtteenhet» i dag innebære at kun 1-2 stilling(er) forblir på fakultetsnivået. Det er uklart i hvilket omfang de to stillingene som nå står ubesatt er nødvendige for den faste driften. Fakultetsledelsen konkluderer etter dette med at det i denne omgang bare er sikkert grunnlag for at 2 stilinger ved EngageLab overføres til IPED. Fakultetsledelsen anbefaler en slik løsning, og peker på at dette først og fremst representerer en videreføring av den fusjonen som bare ble delvis gjennomført for 3 år siden. Fakultetsledelsen konkluderer videre med at det er behov for en grundigere avklaring med hensyn til den varige måten å organisere en fagnøytral støttetjeneste på. Denne kan enten videreføres på fakultetsnivået som i dag, eller den kan etableres som en del av et samlet miljø ved IPED. Det må i begge tilfelles beskrives hvordan tjenesteleveranser skal bestilles, prioriteres, leveres og finansieres. Videreføring av UniMedias virksomhet FFS har dels i grunnlaget for arbeidsgruppens rapport og dels i sine kommentarer til instituttenes høringssvar understreket at man som følge av finansieringssituasjonen har blitt presset til å ta på seg (eksterne) oppdrag som ligger utenfor UV-fakultetets interesseområde. Dette er et viktig premiss når UniMedias virksomhetsprofil skal vurderes opp mot fakultetets og enhetenes mål. I fakultetets tillegg til strategisk plan, vedtatt i 2015, står følgende formulering: «Undervisningskvalitet og læringsmiljø: UV- fakultetet skal kontinuerlig utvikle innovative undervisningspraksiser som bidrar til å styrke sammenhengen mellom undervisning og forskning. Nye undervisningspraksiser skal bygge på forskning om undervisning og læring i høyere utdanning, og skal aktivt utnytte de mulighetene som ny teknologi gir».

11 9 I Strategi2020 og i UiOs årsplan er det fastslått at UiO skal være ambisiøs med hensyn til bruk av fleksible og varierte læringsformer. Dette peker i betydelig grad i retning av styrket IKTbruk. Det vises også her til den tidligere refererte D-sak 1 i Universitetsstyremøtet juni. Fakultetsledelsen vil understreke at det er ledelsens og styrets oppgave å både følge opp UiOs vedtatte planer og å fastsette egne ambisjoner på fakultetets vegne. Fakultetsledelsen vurderer det likevel som lite formålstjenlig å legge til grunn prognoser for bruk. Det er en unison oppfatning blant fakultetets grunnenheter som også deles av fakultetsledelsen at det ikke finnes noe vedtatt strategisk grunnlag for å videreføre et UniMedia med en hovedprofil rettet mot allmenn formidling av forskning, med en finansieringsstruktur som innebærer at fakultetet helt eller delvis finansierer andre brukeres kjøp av tjenester. De tre instituttene har, som tidligere nevnt, på direkte forespørsel fra fakultetet på ulikt vis svart at man vanskelig kan se at man vil være i stand til å utnytte den kompetansen UniMedia besitter. ILS skriver i sitt høringssvar: «Slik UniMedias kompetanse og infrastruktur er beskrevet, ser ILS at vi vanskelig kan nyttiggjøre oss denne. UniMedias aktiviteter ser i stor grad ut til å være selvfinansierende og av en karakter som tilsier at aktiviteten ikke bør ligge på fakultetsnivå. ILS støtter forslaget om å overføre UniMedia til UIO». ISP skriver i sitt høringssvar: «[ ] det fremstår som åpenbart at instituttet i fremtiden i større grad må tilby fleksible og digitale undervisningsformer sammenlignet med det som gjøres i dag. En slik forventning og ambisjon er også nedfelt i instituttets strategiske plan. Det kan eksempelvis dreie seg om videooverføring av forelesninger til deltidsstudenter, bruk av multimediale case i undervisningssituasjoner, MOOCs, eller skolering av studenter i bruk av digitale kartleggingsmidler og hjelpemidler. Hvor vidt dagens UniMedia kan være en bidragsyter inn i dette arbeidet er vanskelig å vurdere». IPED skriver i sitt høringssvar: «IPED har ambisjoner om å utvikle mer læringsfremmende undervisningsaktiviteter, blant annet med bruk av video, slik dette også er nedfelt i årsplan. Men dette er planlagt i en skala og på en måte som ikke tilsier at det er behov for et eget produksjonsmiljø for dette formål der UniMedia vil kunne spille en sentral rolle. Vi stiller oss derfor bak arbeidsgruppens vurderinger av relevansen av UniMedia». Fakultetsledelsen vurderer det slik at UniMedias virksomhet og kompetanse rent faglig har et klart institusjonelt potensial, og at fakultetets egne interesser ikke vil være preget av ett bestemt institutt. Det er videre slik at UniMedias økonomi er relativt god, og at man er nært ved å fullfinansiere sine aktiviteter. I påvente av at UiO skal fullføre sine prosesser knyttet til infrastruktur for undervisning (og formidling) foreslås det at UniMedia videreføres ved fakultetet inntil videre. Det legges til grunn at oppdragsgivere utenfor fakultetet betaler for sine tjenestekjøp.

12 10 Finansiering Det har i dialog med enhetene blitt klart at det trengs noe tid på å drøfte seg fram til den presise modellen for finansiering av den omorganiserte virksomheten ved EngageLab. Målsettingen er imidlertid todelt og relativt klar: Den virksomheten som overføres til IPED skal være finansiert tilstrekkelig til at instituttet ikke lider økonomisk som følge av overtakelsen, men modellen likevel ikke ha negative økonomiske konsekvenser for de andre grunnenhetene. Når det gjelder virksomheten ved UniMedia legger fakultetsledelsen til grunn at tjenesteleveranser til fakultetets egne fagmiljøer skal kunne leveres kostnadsfritt når leveransene ikke skjer innenfor rammene av eksternt finansierte prosjekter. Ut over dette finner fakultetsledelsen det ikke riktig å være mer spesifikk med hensyn til endelig beslutning om finansiering, men legger til grunn at man skal holde seg innenfor de rammer for virksomheten som fremgår av langtidsbudsjettene. I forbindelse med behandlingen av fordeling for 2017 er det med utgangspunkt i de ovenfor nevnte forhold lagt inn de beste anslagene man er i stand til å produsere på det nåværende tidspunkt. Forpliktelser og fremtidige prosjekter som trekker veksler på hele FFS Det er pekt på at flere av FFS sine prosjekter har trukket veksler på krefter ved både UniMedia og EngageLab. Til dels er det også slik at FFS har inngått avtaler med tjenestekjøpere om leveranser et stykke frem i tid. Fakultetsledelsen finner det naturlig at den resterende seksjonen beholder ansvaret for de nevnte avtalene også etter at EngageLab er helt eller delvis overført til IPED, herunder at eventuelle inntekter tilføres seksjonen. Samtidig vil seksjonen være ansvarlig for å oppfyller sine forpliktelser eksternt. I de tilfellene der det er fakultetsinterne miljøer som er mottakere av tjenesten, skal disse iht. prinsipper for finansiering av disse tjenestene leveres vederlagsfritt til mottaker. Det vil være fakultetet som dels gjennom grunnbevilgninger og dels som prosjektbevilgninger sørger for at både seksjonen og EngageLab i slike tilfeller får mottar den finansieringen de har krav på når det leveres tjenester ut over det avtalte minimum. I de tilfeller det er eksterne miljøer som er mottakere av tjenester må seksjonen ved behov bruke disse midlene til selv å kjøpe nødvendige tjenester fra EngageLab eller til å kjøpe tilsvarende tjenester andre steder dersom dette vurderes som mer formålstjenlig. Konklusjon Basert på arbeidsgruppens rapport, enhetenes høringssvar, FFS sine kommentarer til høringssvarene og dialog med enhetslederne og med alle ansatte ved FFS legger fakultetsledelsen fram følgende

13 11 Forslag til vedtak: Fakultetsstyret viser til fakultetsledelsens saksfremlegg og til de tidligere behandlede dokumenter og vedtar følgende organisering av virksomheten ved dagens FFS: 1. Den mest forskningsnære virksomheten ved EngageLab (2 stillinger) overføres til IPED. Øvrige stillinger forblir på fakultetsnivået inntil det er avklart mer i detalj hvordan forutsetningen om en trygg leveranse av kostnadsfrie, fagnøytrale tjenester best kan realiseres. Det etableres en finansieringsmodell som sikrer IPED en tilstrekkelig grunnfinansiering av de stillingene som flyttes, samtidig som fakultetets øvrige enheter hvert år sikres fri tilgang til et nærmere spesifisert antall timer med tjenester. Detaljene i modellen utarbeides i dialog med IPED og øvrige enheter. Finansieringsmodellen, samt forslag til hvordan den fagnøytrale støttetjenesten best organiseres, legges fram for endelig godkjenning i fakultetsstyrets siste møte i Virksomheten ved UniMedia videreføres som selvstendig gruppe på fakultetsnivå innenfor rammene av nåværende seksjon. Fakultetet avventer konklusjoner i UiOs prosesser knyttet til undervisningsinfrastruktur, med en forventning om at dette arbeidet vil lede fram til et scenario der UniMedia etableres som tjenestetilbyder for hele UiO. Det legges til grunn at UniMedia vil finansiere vesentlige deler av sin virksomhet med eksterne midler. Fakultetets egne fagmiljøer skal imidlertid ha fri tilgang til tjenestene i det omfang de er etterspurte. Disse tjenesteleveransene finansieres over fakultetets fellesbudsjett. 3. IT-driftsstillingen ved FFS overføres fakultetet IT-seksjon. 4. Det legges til grunn at omorganiseringen kan skje med et fortsatt samlokalisert miljø, slik at det legges til rette for fortsatt samarbeid om relevante deler av virksomheten. Berit Karseth dekan Bård Kjos fakultetsdirektør

14 12 Dette dokumentet er godkjent elektronisk ved UiO og er derfor ikke signert. Saksbehandler: Bård Kjos ,