INTERIMSSTYRET FOR FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI. INT-S /248-1 Konstituering av styret. Føring av protokoll.

Transkript

1 MØTEREFERAT INTERIMSSTYRET FOR FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI Møtedato: Møteleder/referent: John Arne Opheim Til stede: Tore O. Vorren, dekan MNF Terje F. Olsen, dekan AFI Gunnar Hartvigsen, prodekan MNF Tor Schive, prodekan AFI Arne O. Smalås, vitenskapelig ansatt MNF Gunn Helene Turi, tekn/adm AFI Gerd Anne Haugan, tekn/adm MNF Andreas Svendby, studentrepresentant MNF Forfall: Merknader til innkallingen Merknader til dagsorden Arkivref: Elise Blixgård, studentrepresentant AFI Ingen Ingen 2009/177-2 AJT000/MØTEBOK Orienteringssaker: Splitting av økonomiseksjonen ved AFI, v/ Terje F. Olsen Arbeidet i studieporteføljeutvalget v/ Gunnar Hartvigsen Arbeidet i utvalget for web og rekruttering v/gunn-helene Turi INT-S /248-1 Konstituering av styret. Føring av protokoll. Gjennomgang av mandatet. Saksforberedelser Fakultetsdirektøren ønsker å konstituere styret i første møte gjennom å etablere vanlig møteprotokoll (se vedlegg). Deretter skal styret gå gjennom sitt mandat, diskutere saksforberedelser og drøfte arbeidsform i den tiden det skal fungere. Forslag til vedtak/enstemmig vedtatt: Styret tar saken til etterretning. UNIVERSITETSDIREKTØREN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Tromsø, No-9037 TROMSØ, tlf , e-post postmottak@matnat.uit.no, konsulent Anita Johansen Trum, tlf , faks , e-post anita.trum@uit.no

2 INT-S /250-1 Forslag til kandidater til eksternt styremedlem og ekstern styreleder ved NT-fakultetet Dekanene ved MNF og AFI har innhentet forslag til kandidater fra instituttene ved MNF, og AFI. Interimstyret vil velge ut tre kandidater til hvert av vervene, ut fra forslagene og de føringer som er lagt. Forslag fremmet på møtet/enstemmig vedtatt: 1. Styret vedtok å be ledelsen ved MNF og AFI om å forspørre følgende personer om å ta verv som henholdsvis ekstern styreformann og eksternt styremedlem i NT fakultetet: Styreformann Anne Britt Kolstø Jan Trulsen Eli Åmot Styrerepresentant Truls Mølnmann Odd Roger Enoksen Edd Magne Torbergsen Salve Dahle Robert Hermansen 2. Dersom færre enn tre personer sier seg villige til å stille som kandidat til hvert av de respektive overnevnte verv, gis leder og nestleder fullmakt til å velge de resterende medlemmer INT-S /251-1 Forslag til ny organisasjonsplan og bemanningsplan for NTfakultetet. Fakultetsdirektøren har på bakgrunn av overnevnte igangsatt arbeidet med ny organisasjonsplan og nye bemanningsplaner for NT-fakultetet. Deler av den framtidige organiseringen er klarlagt gjennom styrevedtakene og dette er omtalt i MNF s årsplan for 2009, DL , kapittel 5 (utkast vedlagt). Organisasjonsplan Fakultetsdirektøren har utarbeidet to versjoner av ny organisasjonsplan for NT-fakultet, en overordnet plan i tråd med styrevedtaket S66-08 Organisering av fakultet 2, DL , der MNF ønsker at Tromsø Geofysiske Observatorium beholdes som en enhet direkte under NTfakultetet (utkast MNF årsplan, kapittel 5, side 24), og en detaljert variant der også sentrenes plassering/tilknytning forslagsvis er inntegnet (vedlagt). Senterene ved NT-fakultetet Sentrenes innplassering i det nye fakultetet er viktig å ta stilling til. Dagens senterorganisering er gjerne et resultat av en historisk utvikling, personlige relasjoner, føringer gitt fra utenforliggende institusjoner og faglige forhold. Det har således sjelden vært klare strategiske føringer på organisering og innplassering av sentre i organisasjonen, uten at det trenger å være negativt. Fakultetsledelsen ved MNF er likevel av den oppfatning at sentertilhørigheten i fremtiden i utgangspunktet i stor utstrekning bør relateres til fagtilhørigheten. Dette for å ha en mest mulig lik praksis og likebehandling. side 2

3 Ut fra dette følger at et senter som har en sterk faglig tilknytning til et institutt, også bør være underlagt samme institutt. Det samme gjelder forskerskoler. Sentre av mer tverrfaglig karakter kan vurderes plassert direkte under fakultetet, for å lettere å oppnå bedre synliggjøring, tverrfaglige synergier og realisering av andre muligheter. Det framlagte detaljerte forslag til organisasjonsplan er basert på historikk og det instituttene tar med seg inn i NT-fakultetet. Interimsstyret bør derfor få utredet organiseringen av sentre nærmere. Bemanningsplaner Utgangspunktet er behovet for funksjoner som må utføres etter i driften av NT fakultetet og dets 8 enheter. Videre forutsettes det at alle ansatte skal i utgangspunktet se igjen sin egen stilling. Den økonomiske stillingen til NT-fakultetet er usikker. MNF vil trolig framlegge et budsjett med et mindre underskudd for For AFI er situasjonen mer uavklart, idet splitting av økonomigruppen og tilhørende økonomiske forhold ikke er avklart. Uklarhetene i de økonomiske forutsetningene forsterkes ytterligere ved at eventuelle innplasseringer av biologienheter fra Med.fak. og at økonomiske forutsetninger rundt dette ennå ikke er avklart. Med dette for øye er fakultetsdirektøren av den oppfatning at det ikke er økonomisk rom eller trygghet for nyansettelser, verken i fakultetsadministrasjonen, ved noen av MNF-instituttene eller ved AFI denne våren. Situasjonen tilsier, etter administrasjonens oppfatning, at man må avvente et nytt budsjett for NT-fakultetet fra og med , før eventuelle nyansettelser vil være forsvarlige, gitt positive tall. Det kan legges til at det er en reell mulighet for at ansettelser av dekan og instituttledere kan bringe betydelige merkostnader som følge av mulige tilsettinger av eksterne søkere. NT-fakultetet vil få store utfordringer med hensyn til spredt geografisk lokalisering og en stram økonomi, og instituttenes administrasjoner må tilpasses til å løse lokale basale behov og servicefunksjoner, og benytte fakultetets spesialist- og serviceressurser i størst mulig grad. Styret bør drøfte om fakultetsadministrasjonens ressurser kan utnyttes mer effektivt i NT-fakultetet. Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar forslaget til overordnet organisasjonsplan for Fakultet for Naturvitenskap og Teknologi med 8 enheter: Institutt for biologi, Institutt for fysikk og teknologi, Institutt for geologi, Institutt for informatikk, Institutt for kjemi, Institutt for matematikk og statistikk, Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet og Tromsø Geofysiske Observatorium 2. Styret ber administrasjonen utrede sentrenes tilhørighet/organisatoriske tilknytning i lys av arbeidet med å vurdere mulighetene fusjonen gir, og ivareta den faglige integrasjonen ved NT-fakultetet. 3. Styret ber om at de framlagte forslag til bemanningsplaner for de 8 enhetene og fakultetsadministrasjonen analyseres og bearbeides videre, i henhold til opplysninger som framkom og de endringer som ble vedtatt på møtet. Styret ber administrasjonen om å legge fram reviderte bemanningsplaner for NT fakultetet innen side 3

4 Enstemmig vedtatt: 1. Styret vedtar forslaget til overordnet organisasjonsplan for Fakultet for Naturvitenskap og Teknologi med 7 enheter: Institutt for biologi, Institutt for fysikk og teknologi, Institutt for geologi, Institutt for informatikk, Institutt for kjemi, Institutt for matematikk og statistikk, Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet 2. Styret ber administrasjonen utrede sentrenes tilhørighet/organisatoriske tilknytning i lys av arbeidet med å vurdere mulighetene fusjonen gir, og ivareta den faglige integrasjonen ved NT-fakultetet. 3. Styret ber om at de framlagte forslag til bemanningsplaner for de 7 enhetene og fakultetsadministrasjonen analyseres og bearbeides videre, i henhold til opplysninger som framkom og de endringer som ble vedtatt på møtet. Styret ber administrasjonen om å legge fram reviderte bemanningsplaner for NT fakultetet innen INT-S /754-1 Styring og ledelse av instituttene ved NT-fakultetet Instituttene ved MNF og AFI er bedt om å avklare spørsmålet om de ønsker framtidig instituttstyre eller instituttråd. Det settes en frist for tilbakemelding innen Fakultetsdirektøren anser at fremtidig styringsform ved instituttene ved NT-fakultetet avgjøres ved at det forslaget til fremtidig styreform som får flertall blant instituttene ved MNF, og AFI, vedtas. Forslag til vedtak/enstemmig vedtatt: Styret ber administrasjonen avklare spørsmålet om framtidig styringsform ved instituttene innen og legge fram forslag til endelig vedtak i neste interimsstyremøte INT-S /252-1 Tiltaksplan for informasjon om fusjonen til ansatte ved MNF og AFI MNF og AFI har satt i gang tiltak for å aktivt informere og involvere de ansatte i fusjonsprosessen. Dette omfatter: Orienteringer om fusjonsprosessen på alle leder- og stabsmøter; hurtig utsendelse av informasjon til enhetene for videreformidling; egne nettsider for ulike aktiviteter og områder av fusjonsprosessen på fakultetets nettsider er opprettet og oppdateres ofte; eget infoblad sendes ut ved MNF, her vil felles utgivelse for MNF og AFI bli vurdert. Videre tiltak som planlegges er: Fellesmøter for ansatte ved MNF og AFI, dialogmøter med fagorganisasjonene og dialogmøter med verneombudene ved MNF og AFI. Sosiale fellesarrangement er også under planlegging. side 4

5 Administrasjonen vil legge fram en tiltaksplan for informasjonsarbeidet ved fakultetet med beskrivelse av tiltaket, tidsfrister og ansvarlige. Forslag fremmet på møtet/enstemmig vedtatt: Administrasjonen bes om å legge fram en tiltaksplan for informasjonsarbeidet ved fakultetet med beskrivelse av tiltaket, tidsfrister og ansvarlige. INT-S UTGÅR Oppnevnelse av innstillingsutvalg. Tilsettinger INT-S /255-1 Opprettelse av utvalg for å vurdere mulighetene fusjonen gir, og ivareta den faglige integrasjonen ved NT-fakultetet Fakultetsdirektøren foreslår på bakgrunn av overnevnte å nedsette et utvalg som skal ha to hovedoppgaver: (1) Analysere og utrede mulighetene fusjonen gir, og komme med konkrete forslag til tiltak, og (2) gå gjennom fagområdene og alle studieprogram ved MNF og AFI, og gi anbefalinger av tiltak med formål å oppnå og ivareta faglige integrasjon innen ulike fagområder. Utvalget får i oppgave å systematisere arbeidet i form av forslag til en tiltaksplan. Utvalget bør settes sammen med solid faglig representasjon fra begge avdelinger, i hovedsak innen på de faglige områder som finnes ved begge avdelinger. Her kan nevnes matematikk og fysikk. Marin sektor og aktiviteter som kan relateres til nordområdene er andre områder der man kan se for seg muligheter for synergier, likeledes i simulator-relaterte aktiviteter innen sjøfart og luftfart. Et spesielt område AFI må vurdere nærmere, er sikkerhet. Ved UiT finnes faglige miljø ved andre fakultet som bør tas med i utredningene. Forslag til vedtak: 1. Styret gir fullmakt til ledelsene ved AFI og MNF å nedsette et arbeidsutvalg med inntil 6 medlemmer for å arbeide med mulighetene fusjonen gir, og for å ivareta den faglige integrasjonen ved fakultetet. 2. Styret ber om at utvalget nedsettes og arbeidet igangsettes innen Enstemmig vedtatt: 1. Styret gir fullmakt til ledelsene ved AFI og MNF å nedsette et arbeidsutvalg med inntil 6 medlemmer for å arbeide med mulighetene fusjonen gir, og for å ivareta den faglige integrasjonen ved fakultetet. 2. Dette arbeidsutvalget skal fokusere på faglige muligheter og faglig integrasjon innen forskningen ved NT-fakultetet. 3. Styret ber om at utvalget nedsettes og arbeidet igangsettes innen side 5

6 INT-S /220-1 Valgstyrer for valg til instituttstyrer og fakultetsstyre for NTfakultetet Interimsstyret skal oppnevne valgstyre for valg til nytt fakultetsstyre og instituttstyrer ved de institutter som skal ha et styre Forslag fremmet på møtet/enstemmig vedtatt: Styret satte ned følgende valgstyre for valg til fakultetsstyre og instituttstyrer ved de institutter som skal ha et styre: Ragnar Soleng Arnfinn Kvarsnes Klaus Svendsen (stud.rep AFI) Tromsø, John Arne Opheim fakultetsdirektør side 6