ING New York City Marathon 2013

Transkript

1 PRISLISTE 2013

2 ING New York City Marathon 2013 Hei! Vi håper at alt er bra med deg. Vedlagt er vårt prospekt for årets reise til New York Marathon. GARANTERT STARTPLASS Du som har mottatt dette prospektet og bestiller fullstendig pakke som inkluderer startplass, fly og hotell fra oss innen den 11. mars er garantert en startplass til løpet. BESTILLING AV REISE Bestillingen gjøres i tre trinn. Begynn med å velge flyalternativ, deretter hotell og til sist romtype. Er dere flere enn to som skal reise kan de øvrige navnene sendes på ekstra ark. Vennligst fyll ut påmeldingsblanketten for reisen, og send den til oss på post@ springtime.no. Det går også bra å fakse eller sende til vår postadresse. Vi tar ikke imot bestillinger pr. telefon, men ring oss gjerne om du har spørsmål. Vi ønsker å motta din påmelding senest 11. mars. Når det er veldig mange forhåndspåmeldte kan det bli slik at ikke alle får det reisealternativ som ønskes. Vi praktiserer først til mølla -prinsippet. Har du medreisende som ikke skal løpe skal opplysninger om disse tas med på din påmeldingsblankett. Forhåndsretten til startplass gjelder kun frem til 11. mars. BEKREFTELSE/SLUTTFAKTURA Når vi har mottatt påmeldingen sender vi bekreftelse og faktura på e-post. Depositumet skal betales innen ti dager etter at bekreftelsen er sendt. Sluttfakturaen må betales innen 31.juli. Obs! Ingen ny faktura sendes ut, det er den første bekreftelsen/fakturaen som skal benyttes også for sluttbeløpet. NYE INNREISEREGLER TIL USA/PASSNUMMER. Nye bestemmelser for innreise til USA tilsier at flyselskapene nå trenger flere opplysninger om den reisende (ikke bare navn). Send oss derfor en kopi av ditt pass. ESTA/VISUM Gjelder alle som vil reise til USA og er den reisendes eget ansvar. For statsborgere i land som omfattes av det amerikanske Visa Waiver-programmet (deriblant Norge) må ESTA-registrering skje innen 72 timer før avreise. Registreringen gjøres på den offisielle ESTA-nettsiden: og koster for tiden 14 USD. ESTA-registreringen gjelder i to år, men aldri lenger enn passets gyldighetperiode. REISEALTERNATIV I vedlagt prospekt beskrives alle våre reisealternativer og hoteller. Vi kan tilby alt fra budsjetthoteller til hoteller i luksusklassen. Etterspørselen på hotell og fly er spesielt stor i forbindelse med maratonhelgen. Vi håper at du finner et alternativ som passer for deg. PÅMELDING TIL LØPET Fyll ut påmeldingsblanketten og de to Waivers (1 og 2) og sender til oss. Vi trenger i tillegg kopi av ditt pass. FOR DERE SOM REISER ALENE Det er mulig for de som reiser alene å bestille del i firesengs-leilighet på Hotell Beacon. Disse leilighetene består av et soverom med to senger og et oppholdsrom (stue) med sovesofa og en ekstraseng. To personer sover i soverommet og to personer i oppholdsrommet. Obs! De fire personene som deler en slik leilighet må selv bli enige om hvem som skal sove hvor. Vær klar over at man kan måtte sove i en ekstraseng (183 cm) eller en sofa. Standarden på disse sengene er noe lavere enn de ordinære sengene. SPESIELLE REISEVILKÅR Vedlagt finner du våre reisevilkår. På grunn av reisens arrangementskarakter gjelder egne bestillings- og betalingsvilkår for reisen til New York Marathon. Les derfor nøye igjennom disse. FLY Vi flyr direkte fra Oslo med United og SAS på bestemte dager. Alle våre seter er på Economy Class. Tilslutningsfly kan ordnes fra flyplasser som SAS trafikkerer. All flyskatt (flytillegg) er inkludert. SAS flyr visse dager via Arlanda eller Kastrup. Om det finnes plass kan man mot et tillegg på NOK pr. vei, oppgradere til Economy Extra Class (kun SAS). Disse seteplassene har noe bedre komfort og har i tillegg strømuttak for bærbar pc. Andre fordeler er innsjekk i businessdisken og at man kan ta med 23 kg ekstra vekt i bagasje. Ønskes oppgradering til business class ber vi om at dere tar kontakt med oss. BAGASJE Man kan sende én koffert på maksimalt 23 kg. Håndbagasjen kan veie 8 kg. VALG AV SETE/SPESIAL MAT/EUROBONUS Ved spesielle ønsker knyttet til seteplass,eller reiser sammen med andre personer som har et annet bestillingsnummer, ber vi om at vi blir informert slik at vi kan plassere dere sammen på flyet. Ønsker noen spesialmat på flyet må vi informeres om dette ved den endelige bestillingen. Dersom du har SAS Eurobonus ber vi om å få oppgitt kortnummeret ved bestillingen. AVBESTILLING/TILBAKEBETALING. Om du velger å ikke fullføre din bestiling ber vi deg om å gi tilbakemelding til oss via telefon, faks eller e-post senest den 11. mars. Vi trenger da informasjon om ditt kontonummer slik at vi kan ordne tilbakebetaling. NOK tilbakebetales pr. startplass. Vi ønsker deg en fin treningsperiode fremover. Med vennlig hilsen Springtime Travel post@springtime.no

3 Priser ING NEW YORK CITY MARATHON 3. NOVEMBER 2013 HOTELL NEWTON**(*) FAIRFIELD INN *** MILBURN*** BEACON***(*) 6 dgr/4 netter Ekstra natt 6 dgr/4 netter Ekstra natt 6 dgr/4 netter Extra natt DEL I DOBBELTROM DOBBELTROM 4 PERS* X X X X X X DEL I 3-SENGSLEILIGHET X X X X DEL I 4-SENGSLEILIGHET X X X X X X ENKELTROM HOTELL SHERATON**** MANDARIN ORIENTAL****** 5 EL. 6 NETTER I MIAMI STARTPLASS I LØPET * to dobbeltsenger. 6 dgr/4 netter Ekstra natt 6 dgr/4 netter Ekstra natt Aqua Marseilles DEL I DOBBELTROM / /6.423 DOBBELTROM 4 PERS* DEL I 3-SENGSLEILIGHET X X X X DEL I 4-SENGSLEILIGHET X X X X ENKELTROM / / Sheraton: barnepriser gjelder til og med 17 år. Startplassen selges kun i kombinasjon med reisepakke. I startavgiften er transfer til søndre Manhattan, ferge til Staten Island og shuttle buss til starten inkludert. En billett til pastapartyet og diplom er også inkludert. Pris: NOK BARNEPRISER NEW YORK FLORIDA 0-1 år år år (gjelder Sheraton) Barneprisene gjelder uavhengig av reisens lengde men forutsetter at barna reiser med minst to fullt betalende voksne, samt at barnet/barna sover i eksisterende senger. Ved behov for ekstraseng for barn tilkommer USD 30 per natt. REISEALTERNATIV - DIREKTFLY MED SAS Avreise Hjemreise Hjemkomst Hotellnetter Avreisested 1. november 6. november 7. november 5 netter OSLO 1. november 7. november 8. november 6 netter OSLO Flytider med SAS fra Oslo: Utreise 1. november kl 10:25 lander i New York kl13:50. Retur 6. eller 7. november kl fra New York lander i Oslo påfølgende dag kl 08:15. REISEALTERNATIV - DIREKTFLY MED UNITED Avreise Hjemreise Hjemkomst Hotellnetter Avreisested 30. oktober 4. november 5. november 5 netter OSLO 31. oktober 4. november 5. november 4 netter OSLO Flytider med UNITED fra Oslo: Utreise 30. eller 31. oktober kl 10:15 lander i New York kl 14:05. Retur 4. november kl fra New York lander i Oslo 5. november kl 09:45. Ønskes andre reisedatoer så ser vi på det og forsøker å løse det med SAS fra Oslo via Arlanda og/eller Kastrup. Flytillegg: Vi kan tilby tilslutningsfly fra steder som SAS trafikerer. Vi resererverer oss mot at det kan bli utsolgt. UTFLUKTER Utflukt 1 Sightseeing onsdag 30. oktober Utflukt 2 Sightseeing torsdag 31. oktober Utflukt 3 Sightseeing fredag 1. november Utflukt 4 Shopping fredag 1. november Utflukt 6 Løypebesiktning lørdag 2. november Utflukt 7 After runmiddag søndag 3. november Utflukt 8 Washington DC mandag 4. november Utflukt 9 Shopping, tirsdag 5. november Utflukt 10 Connecticut mandag 4. november 536 NOK 896 NOK

4 Påmeldingsblankett New York City Marathon VELG REISEALTERNATIV 2.VELG HOTELL 3.VELG ROMTYPE DIREKTEFLY MED SAS Avreise Hjemreise Hjemkomst Hotellnetter Avreisested 1. nov 6. novr 7. nov 5 netter OSLO 1. nov 7. nov 8. nov 6 netter OSLO DIREKTEFLY MED UNITED Avreise Hjemreise Hjemkomst Hotellnetter Avreisested 30. okt. 4. nov. 5. nov. 5 netter OSLO 31. okt. 4. nov. 5. nov. 4 netter OSLO Ønskes andre reisedatoer så ser vi på det og forsøker å løse det med SAS fra Oslo via Arlanda og/eller Kastrup. NEWTON DOBBELTROM 1 SENG FAIRFIELD DOBBELTROM 2 SENGER MILBURN 3-SENGSLEILIGHET BEACON 4-SENGSLEILIGHET SHERATON ENKELTROM MANDARIN MIAMI RESER SELV, VIL DELE AQUA 4-SENGSLEIL. PÅ BEACON MARSIELLE Angi hvem du deler rom med:... Jeg/Vi Ønsker tilslutningsfly fra... (tilslutningsfly kan bestilles om du velger SAS) Economy Extra NOK/vei Utreise Hjemreise Person 1. Legg ved kopi av pass Fornavn:... Etternavn:... Fødselsedato (yyyy/mm/dd)... Passnummer:... Adresse:... Telefon: ::... Postadresse:... E-post:... Jeg ønsker å delta i løpet Deltar ikke i løpet Avbestillingbeskyttelse* (1.120 NOK) JA NEI *Se reisevillkårene for mer informasjon Jeg/vi ønsker å delta på følgende utflukter (sett ring rundt nummerene): SAS Eurobonusnummer...Spesialmat på fly:... Person 2. Legg ved kopi av pass Fornavn:... Etternavn:... Födelsedato (yyyy/mm/dd):... Passnummer:... Adresse:... Tel (mobil/hjem):... Postadresse:... E-post:... Jeg/vi ønsker å delta på følgende utflukter (sett ring rundt nummerene): SAS Eurobonusnummer...Spesialmat på fly:... Øvrige ønsker: Sabra Springtime Travel AS, Grenseveien 92, Postboks 6288 Etterstad, 0603 Oslo Telefon: Faks: E-post: post@springtime.no

5 Waiver 1 AUTHORIZATION TO SIGN 2013 ING NEW YORK CITY MARATHON APPLICATION / WAIVER It is important that you read, sign, date and return this document to your ITP. This is part of the application process to be completed, which includes the WAIVER set forth below. By signing this letter, you authorize the ITP, Springtime Travel from whom you purchased your 2013 ING New York City Marathon package to act on your behalf to complete and sign your 2013 ING New York City Marathon application and the following WAIVER. Please note that participating in a marathon is an extremely strenuous activity. Applicants should seriously consider consulting their physicians before committing to participate in this event ING New York City Marathon Waiver WAIVER OF LIABILITY: I know that participation in the ING New York City Marathon (the Marathon ) and its related events and activities (each, an Event, and collectively, the Events ) are potentially hazardous activities. I agree not to enter and participate unless I am medically able and properly trained. I agree to abide by any decision of an event official relative to my ability to safely complete the event. I am voluntarily entering and assume all risks associated with participating in the event, including, but not limited to, falls, contact with other participants, spectators or others, vehicular or other traffic, the effect of the weather, including heat and/ or humidity, wind, cold temperature, wet or icy surfaces, falling tree branches or other overhead objects, traffic and other conditions of the course, all such risks beingknown and appreciated by me. I grant to the Medical Director of the Events and his designee access to my medical records and physicians, as well as other information, relating to medical care that may be administered to me as a result of my participation in the Events. Having read this Waiver and knowing these facts, and in consideration of your acceptance of this application, I, for myself and anyone entitled to act on my behalf, waive and release New York Road Runners, Inc., Road Runners Club of America, USA Track & Field, USATF-Metropolitan, the City of New York and its agencies and departments, and all sponsors of the Events, and the representatives and successors of the foregoing, from present and future claims and liabilities of any kind, known or unknown, arising out of my participation in the Events, even though such claim or liability may arise out of negligence or fault on the part of any of the foregoing persons or entities. Permission to Use Record of Participation I grant permission to the foregoing persons and entities to use or authorize others to use any photographs, motion pictures, recordings, or any other record of my participation in the Events, including my name, for any legitimate purpose without remuneration. Rules and Regulations The ING New York City Marathon is organized and conducted under USA Track & Field rules and regulations. Entrants must also comply with New York Road Runners (NYRR) rules and all applicable rules and regulations of the City of New York, its agencies and departments, including the Department of Parks & Recreation. No skates, strollers, or animals are permitted in the Marathon. The use of headphones is strongly discouraged. NYRR reserves the right to reject any entry and to disqualify and bar any individual from the Marathon. This rejection/disqualification may be based on, but is not limited to: violation of the aforementioned rules; unsportsmanlike conduct; non-payment of race fees; competing with an unofficial number; competing with an official number or d-tag assigned to another person; transferring or attempting to transfer an official number or d-tag to, or to obtain such number or d-tag from, another person; being paced during the race by a person not entered in the Marathon; accepting assistance from non-race participants; crossing the finish line without having completed the entire course; and providing false information on the race entry form. Individuals disqualified from the Marathon will be removed from the race results and may be barred from future Marathons and other NYRR events. NYRR reserves the right to change the details of the race. By: ITP NAME: Springtime Travel Print Name (Runner) ITP #: 41 Signature (Runner / ITP on Behalf of Runner) / / 2013 Date Month 2013 NYRR & ING NYC Marathon Waiver

6 Waiver 2 Feltene nedenfor må fylles ut for at vi skal kunne melde deg på til løpet. Etternavn: Fornavn: Mann Kvinne Alder på løpsdagen: Født: (mm) (dd) (åååå) KONTAKTINFORMASJON Gateadresse: Postnr: Poststed: E-postadresse: Statsborgerskap: Størrelse på t-skjorte (sett ring): S M L XL Navn på nærmeste pårørende: Telefon til nærmeste pårørende: LØPSINFORMASJON Beste maratontid, siste to år: timer minutter sekunder Hvor og når oppnådde du denne tiden? Sted: Dato: (mm) (dd) (åååå) Antall gjennomførte maraton: Beregnet sluttid i årets New York Marathon: timer minutter sekunder NB! Vi trenger i tillegg en kopi av ditt pass. Blankettene skannes og sendes til til post@springtime.no eller fakses til Alternativt kan de sendes per post til: Sabra Springtime Travel AS Postboks 6288 Etterstad 0603 Oslo

7 Reisevilkår New York City Marathon 2013 KOMPLETTERENDE REISEVILKÅR FOR SPRINGTIME RESOR AB (SPRINGTIME TRAVEL) Følgende vilkår regulerer avtaleforholdet mellom Springtime Resor AB (arrangøren), som er medlem i Svenska Resebyråföreningen, og den reisende ved kjøp av pakkereise. Disse særskilte vilkårene erstatter reisevilkårene for pakkereiser på de punkter som angis nedenfor.. ADMINISTRATIVE AVGIFTER Ved bestilling av hele pakkereiser i henhold til katalogen belastes ingen bestillingsavgift. Ved bestilling av fly på dato som ligger utenfor gruppereisen debiteres en minimumsavgift på 500 NOK. I tilfeller der den reisende ønsker å bestille bare en del av en pakkereise (i henhold til katalogen), for eksempel hotell eller flyreise, debiteres alltid en bestillingsavgift på minimum 500 NOK per person, uansett antall hotellnetter. Endringsgebyr, i de tilfeller hvor det er mulig å endre en reise, tar arrangøren ut en administrativ avgift på 500 NOK pluss eventuelle prisøkninger/endringsgebyr hos leverandørene. Ved overdragelse av reise, i de tilfeller det er mulig å overdra reisen til en annen, tar arrangøren ut en administrativ avgift på 500 NOK pluss eventuelle prisøkninger/endringsgebyr hos leverandørene. PÅMELDINGSAVGIFT/ORDERBEKREFTELSE Påmeldingsavgift for reisen er: Innenfor Europa NOK Utenfor Europa NOK I tillegg til påmeldingsavgiften tilkommer startavgift og eventuelt avbestillingsbeskyttelse. Påmeldingsavgiften skal betales senest 10 dager etter bestilling, ellers annulleres bestillingen. Eventuelle feil i ordrebekreftelsen skal meddeles arrangøren innen påmeldingsavgiften betales. Eventuell avbestillingsbeskyttelse må alltid tegnes innen påmeldingsavgiften betales. For endringer som meddeles senere tilkommer en endringsavgift (se endringsavgift) i de tilfeller hvor endringen er mulig. PÅMELDING TIL LØP OG ANDRE SÆRSKILTE ARRANGEMENTER På de reiser som omfatter et løp eller annen type spesialarrangement (for eksempel Vinsmaksvandring i Medoc, Vandring på Inkastien) garanteres de reisende alltid plass i disse løp og arrangementer. For at påmeldingen skal kunne gjøres, kreves det at den reisende fyller ut og sender inn de blanketter som arrangøren fremlegger for formålet. Det er den reisendes ansvar å følge instruksjonene som arrangøren fremlegger. Ved avbestilling av reisen tilbakebetales ikke avgiften for løpet eller arrangementet. Det er ikke mulig å overdra, flytte eller ha plassen eller arrangementet innestående til en senere anledning. ANSVAR Alle reisende deltar på egen risiko. Det er hver enkelt reisende sitt ansvar å kontrollere med lege at man kan utsette seg for fysisk anstrengelse. AVBESTILLINGSBESKYTTELSE/REISEFORSIKRING For Training Camp Portugal/ Tyrkia har vi vår egen for 250 NOK per person, legeerklæring ved akutt sykdom kreves, egenandel utgjør 500 NOK per person. For øvrige reiser opp til NOK tegner arrangøren ERV s avbestillingsbeskyttelse, det koster 6 % av reisens pris, ingen egenandel. For reiser som koster mellom og NOK tegner arrangøren ERV s avbestillingsbeskyttelse Exclusive. Det koster NOK og har en egenrisiko på NOK, legeerklæring ved akutt sykdom kreves ved avbestilling. Avbestillingsbeskyttelsen dekker også din startplass og andre arrangement. Ved eventuell avbestilling tilbakebetales aldri selve forsikringen. Reiseforsikring inngår ikke i reisen. Den reisende er selv ansvarlig for å sørge for at han/hun har en fullgod forsikring. Ved ønske om reiseforsikring anbefaler og samarbeider vi med ERV s reiseforsikringer. EKSPEDISJONSKOSTNADER VED AVBESTILLING Innenfor EU Utenfor EU >60 dager 500 NOK 500 NOK dager 500 NOK NOK dager 25 % 50 % dager 50 % 75 % 14-8 dager 75 % 100 % 7-1 dager 100 % 100 % New York Marathon >70 dager NOK dager NOK dager 50 % dager 75 % 14-8 dager 100 % 7-1 dager 100 % Startavgift, avbestillingsbeskyttelse og forsikringer tilbakebetales ikke. Visse flybilletter er det ikke mulig å tilbakebetale. Dette opplyses det om ved bestilling. Dersom ingen avbestilling er mottatt og den reisende ikke innfinner seg på angitt plass og tid for avreisen, eller dersom han/hun ikke kan delta eller fullføre reisen på grunn av at han/hun mangler nødvendige dokumentasjon, gyldig pass eller lignende for reisen, har arrangøren rett til å beregne seg hele reisens pris. FORHÅNDSPÅMELDING Ved en del reiser krever arrangøren en avgift for forhåndspåmelding som er å betrakte som en garantert plass i arrangementet, samt del av påmeldingsavgiften for reisen. Dette beløpet trekkes av fra sluttfakturaen ved bestilling av hel reise. Velger den reisende å avbestille sin forhåndspåmelding, mister den reisende den garanterte plassen i arrangementet og tilbakebetales 50% av avgiften for forhåndspåmeldingen.

8 Reisevilkår New York City Marathon 2013 MINIMUMSANTALL Det laveste antall deltakere som kreves for at reiseleder skal være inkludert er 15 personer på løpsreiser og 30 personer per uke for Training Camp. Reisen kan gjennomføres på egenhånd dersom den reisende ønsker det, eller avbestilles uten kostnad. For alle bussreiser kreves et minimumsantall på 20 reisende for at reisen skal gjennomføres. For at utflukter skal gjennomføres med skandinavisk guide (om ikke noe annet er angitt) kreves et deltakerantall på 20 personer. Ved lavere antall deltakere kan de gjennomføres på engelsk. PROGRAMENDRINGER/LEDERENDRINGER Vi forbeholder oss retten til å endre leder samt programpunkter i de angitte program/kataloger. SLUTTBETALING Dersom ikke annet er avtalt skal sluttbetalingen være arrangøren i hende senest 40 dager før avreise. New York Marathon skal være sluttbetalt 31. juli. Ved bestilling mindre enn 40 dager før avreise skal hele reisens pris betales ved bestilling. AVLYSNING ELLER ENDRING AV ARRANGEMENT UTENFOR VÅR KONTROLL Hoveddelen av de arrangement, løp, utflukter med mer som vi tilbyr på våre reiser arrangeres av andre. Dette medfører at vi ikke kan ha 100 % kontroll over gjennomføringen. Arrangørene kan av forskjellige grunner, som for eksempel vær, streik eller beslutninger tatt av lokale myndigheter, bli tvunget til å avlyse eller i vesentlig grad endre forutsetninger for arrangementets gjennomføring. Vi gjør selvfølgelig vårt ytterst for å finne erstatningsarrangement som er likeverdig, men av og til lar det seg ikke gjøre. I disse tilfellene kan vi kun påta oss å tilbakebetale kostnaden for det innstilte arrangementet, samt de deler av programmet som ikke kunne gjennomføres. Dette gjelder uansett om arrangementet kan anses å være en vesentlig del av reisen. VAKSINASJON/VISUM/PASS Den reisende har ansvar for at han/hun har et helt og gyldig pass og øvrige dokumenter som er nødvendig for reisens gjennomføring, samt visum og nødvendige vaksinasjoner dersom forholdene krever det. Til USA kreves maskinelt lesbart pass. Alle som skal reise inn i USA må gjøre et elektronisk innreiseregistrering på internett via systemet ESTA i god tid, og senest 72 timer, før avreisen. Fyll ut søknaden (engelsk) på ESTAs nettside De fleste skandinaviske borgere behøver ikke visum til USA. Obs! Visumfritak gjelder bare om man er født skandinavisk borger. Flyselskapene krever at passinformasjon leveres før innreise til USA. VALG AV ROMKATEGORI Mange som reiser alene bestiller del av dobbelt- eller flersengsrom. I de tilfeller hvor dette ikke er mulig, og den reisende må plasseres i annen romkategori, forbeholder arrangøren seg retten til å ta ut aktuell pris. Den reisende må dog informeres om dette 20 dager innen reisen. I de tilfeller hvor det i rombeskrivelsen står ekstra seng menes en sovesofa eller en reiseseng som kan være av ikke-fullgod lengde og størrelse. RETTIGHET TIL Å BENYTTE BILDER OG FILM Mange av våre reiser dokumenteres gjennom at vi fotograferer og filmer i løpet av reisen. Disse bilder kan komme til å bli benyttet på våre nettsider, i blogger, på Facebook, i annonser, artikler eller andre kommersielle sammenhenger. Gjennom å godkjenne våre reisevilkår godkjenner også den reisende denne bruken. Dersom den reisende ikke ønsker å medvirke på bilder eller film må han/ hun uttrykkelig melde i fra om dette på reisen. SABRA SPRINGTIME TRAVEL AS Adresse: Grenseveien 92 Postboks 6288 Etterstad 0603 Oslo Telefon: / Faks: E-post: post@springtime.no Nettside: