Innkalling til ekstraordinært årsmøte. Nordslettveien velforening

Transkript

1 Innkalling til ekstraordinært årsmøte i Nordslettveien velforening Tirsdag 6. juni 2017 klokka Sted: Kunngjøres ved oppslag og på nordslettveien.no

2 TIL MEDLEMMER I NORDSLETTVEIEN VELFORENING Etter anmodning fra 25 av velforeningens medlemmer kalles det, i henhold til 9.1 i vedtektene, inn til ekstraordinært årsmøte tirsdag 6. juni kl Sted vil kunngjøres ved oppslag i feltet og på nordslettveien.no. Dagsorden: Sak 1. Åpning av møtet a) Godkjenning av innkalling Sak 2. Konstituering a) Valg av møteleder. b) Valg av referent. c) Valg av minst et medlem til å signere protokollen sammen med møteleder. Sak 3. Aktivitetsområde a) Kunstgressbane b) Sykkelbane c) Bruk av vedlikeholdsfond Årsmøtet kan bare treffe beslutning om saker som er angitt i innkallingen, jfr. vedtektene. Alle medlemmer har rett til å delta i årsmøte med forslags-, tale-, og stemmerett. Medlemmenes ektefelle, samboer eller annet medlem av medlemmets husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Et medlem kan være representert ved fullmektig. Dersom ektefelle eller samboer ikke er registrert som sameier må det medbringes fullmakt. Medlemmer har rett til å ta med en rådgiver til årsmøtet. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom årsmøtet gir tillatelse med vanlig flertall. Forslaget på årets ordinære årsmøte om å begrense antall fullmakter til 2 pr. person ble nedstemt (se Selv om det ikke er noen begrensning på antall fullmakter man kan ta med, oppfordrer styret alle til å stille på møtet. Bruk anledningen til å la din stemme bli hørt. Trondheim, NORDSLETTVEIEN VELFORENING Styret

3

4

5 Forslag til ekstraordinært årsmøte i Nordslettveien velforening Aktivitetsområder Saken om aktivitetsområder ble behandlet på ordinært årsmøte Da det er et reelt flertall for oppgradering av aktivitetsområdene (73 stemmer for, 44 stemmer mot på årsmøtet) mener vi det er grunnlag for å ta opp saken på nytt. Årsaken til at vi tar opp denne saken på nytt, er fordi vi mener alternativene sykkelbane og fotballbane burde vært lagt frem hver for seg, og helt uavhengige av hverandre. Et av velforeningens viktigste formål er å drive og vedlikeholde velforeningens områder og friarealer, samt å utvikle stedet til et trygt og godt bomiljø. Velforeningen har 1,5 millioner kroner på bankkonto. Dette er penger som velforeningens medlemmer har betalt inn. Vi mener at disse pengene bør brukes på en måte som kommer flest mulig beboere til gode. Ikke bare de voksne, men også barna. En enkel opptelling viser at det bor over 150 barn i Nordslettveien. Disse har ulike interesser, og det er behov for friområder som passer flere. De høyeste ønskene ut i fra idémyldringen var fotballbane (kunstgress/gress) og sykkelbane. De mindre tiltakene som kom frem i idémyldringen (benker, gapahuk, grill, bordtennis, zipline og lignende) er installasjoner som kan tas over ordinært driftsbudsjett, og krever derfor ikke årsmøtevedtak. Sykkelbane og kunstgressbane vil kunne være grunnmuren som gjør at områdene kan utvides med nye, rimeligere tilskudd i årene framover. Barn i alderen 0-6 år har et godt fritidstilbud på lekeplassene. Barn i alderen 6-12 år, som er for store til å leke på lekeplassene og for små til å dra langt av gårde alene, mangler et sted å møtes for å være sammen. En (kunst)gressbane er ikke bare en fotballbane. Den er et åpent område som innbyr til aktivitet, kreativitet og lek som vil inkludere mange flere unger enn bare barn som spiller fotball. En slik bane kan like gjerne være et samlingssted hvor man kan leke med ball, slå hjul, spille klinkekuler, bytte pokemonkort eller rett og slett bare være sammen. Den vil skape samhold og vennskap blant ungene i feltet som de kan nyte godt av i mange år fremover. Oppgradering/rehabilitering av dagens gressbane vil koste omtrent det samme som å legge et kunstgressdekke, men vedlikeholdskostnader på en gressbane vil være høyere. En kunstgressbane vil også ha mye lengre brukstid i sesongen. Siden gressbanen uansett må gjøres noe med, mener vi det er mer fornuftig bruk av velforeningens penger å bytte ut dekket med kunstgress. Sykkelbane var det andre forslaget som krever årsmøtevedtak som stod høyt opp på lista. Sykling er en aktivitet som vil favne mange. Den foreslåtte banen gjør at barna kan sykle trygt utenfor trafikkerte veier. En sykkelbane er relativt enkel å etablere og krever ikke mye vedlikehold.

6 Økonomi Selv om totalkostnaden (prosjektrammen) for å begge prosjektene totalt er 1,95 millioner kroner, vil det med et realistisk og forsiktig anslag om støtteordninger koste velforeningen omlag 1 million kroner å bygge både sykkelbane og kunstgressbane. De mest usikre tilskuddsordningene (stiftelser og kommunale tilskudd) er tilskudd som gis på forskudd. Dersom man ikke får støtte fra disse vil det sannsynligvis ikke være grunnlag for å starte opp. Tilskuddene som gis i etterkant (tippemidler, momsrefusjon mm.) er regnet for å være så sikre tilskudd at kommunen mener man trygt kan budsjettere med disse. Dersom begge prosjektene gjennomføres vil velforeningen, etter tilskudd, fortsatt sitte igjen med kroner på bok. Gjennomføringen vil ikke føre til økning i velforeningskontingent. Selv om prosjektene blir gjennomført vil velforeningen fortsette å sette av kr i året til vedlikeholdsfondet. Om fem år vil velforeningen ha omlag 1 million kroner på konto igjen. Vi ønsker at det stemmes over forslag 1 og 2 uavhengig av hverandre. Hver av dem vil kreve 2/3 flertall for å gjennomføres. Forslag 1 Det etableres kunstgressbane på dagens gressbane (Ja/Nei). Prosjektramme på kroner inkludert tilskudd fra tippemidler m.m. Forslag 2 Det etableres sykkelbane i tilknytning til dagens grusbane (Ja/Nei). Prosjektramme på kroner, inkludert tilskudd fra tippemidler m.m.

7 Sak 3c) Bruk av vedlikeholdsfond Dersom Sak 3a) eller 3b) vedtas ønsker styret at følgende sak behandles: Forslag til vedtak: Årsmøtet gir styret anledning til å bruke inntil kroner fra vedlikeholdsfondet til realisering av aktivitetsområder. Trondheim Styret, Nordslettveien velforening

8 Fullmakt Kan du ikke selv møte på årsmøtet kan du gi din stemme til en annen gjennom å utstede en fullmakt. Dette er et dokument hvor du gir din møte- og stemmerett til en stedfortreder. Jeg Nordslettveien gir med dette fullmakt til som skal representere min stemme i ekstraordinært årsmøte i Nordslettveien velforening 6. juni Jeg ønsker at min stemme skal benyttes fritt av den som innehar fullmakten. eller Jeg ønsker at den som innehar fullmakten skal stemme etter følgende stemmeinstruks: Sak 3a) Kunstgressbane Sak 3b) Sykkelbane Sak 3c) Bruk av vedlikeholdsfond For Mot Avstå Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene ovenfor. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.