Del A: Prosedyreregler

Transkript

1 UTKAST Beskrivende dokumenter trinn 2: dialog- og tilbudsfasen Del A: Prosedyreregler Rutetransport Glåmdalen 2016 Frist for å levere løsningsbeskrivelse:

2 Innhold 1 INFORMASJON Innledning Informasjon om Oppdragsgiver Nåværende avtaleforhold Ansattes rettigheter Definisjoner De Beskrivende dokumenters bestanddeler ANSKAFFELSENS OMFANG Beskrivelse av oppdraget Kontraktens varighet Plikt til å sette seg inn i lokale forhold Opsjoner KONTAKTOPPLYSNINGER Oppdragsgiver Kontaktpersoner GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Regelverk og konkurranseform Dialogfasen Tilbudsfasen Tidsplan Deltagerkonferanse Spørsmål, tillegg og rettelser Kostnader ved deltakelsen Krav til ansattes lønns- og arbeidsvilkår LØSNINGSFORSLAGETS INNHOLD OG ORGANISERING Løsningsforslagets oppbygning Oversendelsesbrev Forslag til avvikende løsninger Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av Løsningsforslagets innhold Milepælsplan for oppstartsforberedelser INNLEVERING AV LØSNINGSFORSLAGET Generelt Innleveringstid og -sted Merking av Løsningsforslag BEHANDLING AV LØSNINGSFORSLAG TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudets oppbygning Tilbudsbrev Prisskjema Kjøretøyskjema Side 2 av 20

3 8.5 Forbehold og avvik Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av Tilbudets innhold Milepælsplan for oppstartsforberedelser Forsikring Påkravsgaranti Arbeidsfellesskap EVALUERING AV TILBUDENE OG TILDELING AV KONTRAKT Generelt Tildelingskriterier Pris Kvalitet Miljø AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Tildeling og begrunnelse Klagefrist Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Inngåelse av kontrakt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Prisskjema Kjøretøyskjema Skjema/mal for angivelse av Deltagers forslag til avvikende løsninger Liste over ansatte hos nåværende leverandører Start og sluttider for skoler i sørfylket Side 3 av 20

4 1 INFORMASJON 1.1 Innledning Hedmark Trafikk FKF gjennomfører anskaffelse av persontransport med buss i Glåmdalen. Hedmark Trafikk FKF omtales heretter også som Oppdragsgiver. Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen den 13. mars 2015 ( ) og TEDdatabasen den 18. mars 2015 (2015/S ). 1.2 Informasjon om Oppdragsgiver Hedmark Trafikk FKF er et fylkeskommunalt foretak som har ansvaret for planlegging og kjøp av transporttjenester, samt koordinering og markedsføring av kollektivtrafikken i Hedmark fylke. Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige transporten. For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk, se: Kjørekontoret Innlandet AS (KKI) er et selskap som er heleid av Hedmark fylkeskommune. Hedmark Trafikk har avtale med KKI som koordinerer, planlegger og formidler persontransport for Hedmark Trafikk. Selskapet er også ansvarlig for ruteopplysningen Nåværende avtaleforhold Nåværende operatør er Nettbuss Øst AS. Selskapet utfører oppdragene basert på en netto- /tilskuddskontrakt. Det gjøres oppmerksom på at Oppdragsgiver vil gjennomføre en anbudskonkurranse som omfatter anropsstyrt persontransport i samme område med planlagt oppstart Ansattes rettigheter Arbeidsmiljølovens bestemmelser i 16-2 til 16-7 om arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse, gjelder for denne konkurransen jfr. yrkestransportlovens 8. Oversikt over berørte ansatte og deres arbeidsforhold er vedlagt i bilag 4 til dette dokumentet. 1.5 Definisjoner Definisjoner av sentrale begreper benyttet i de Beskrivende dokumenter er tatt inn i Kontrakten. I tillegg gjelder følgende definisjoner for dette dokumentet; Deltager Beskrivende dokumenter Prekvalifiserte Søkere som deltar i dialogfasen av konkurransen med sikte på å inngi Tilbud på anskaffelsen. Prosedyrereglene (dette dokumentet) og utkast til Kontrakt med vedlegg, som tilsammen utgjør grunnlaget for utarbeidelse av Løsningsforslag. Side 4 av 20

5 Løsningsforslag Tilbyder Deltagernes forslag til løsning i henhold til de Beskrivende dokumenter. Et selskap som har blitt prekvalifisert og som deltar i tilbudsfasen av konkurransen med sikte på å bli Operatør, betegnes som Tilbyder frem til kontrakt er inngått. Endelig konkurransegrunnlag De Beskrivende dokumenter, justert i henhold til den eller de løsninger som er fremlagt og presisert under dialogen, og som vil utgjøre grunnlagsdokumentet for utarbeidelse av Tilbud. Tilbud Tilbyders komplette tilbud på anskaffelsen (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, nødvendige erklæringer osv.) iht. det Endelige konkurransegrunnlaget. 1.6 De Beskrivende dokumenters bestanddeler De Beskrivende dokumenter består av følgende 2 deler: A. Prosedyrereglene (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i dialog- og tilbudsfasen, med følgende bilag: Bilag 1 Prisskjema Bilag 2 Kjøretøyskjema Bilag 3 Skjema/mal for angivelse av Deltagers forslag til avvikende løsninger Bilag 4 Liste over ansatte hos nåværende leverandører Bilag 5 Start og sluttider for skoler i sørfylket Bilag 1 3 er skjema som skal fylles ut og benyttes ved inngivelse av Løsningsforslag, jf. punkt 5 nedenfor. B. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: [Vedlegg 1 Operatørs endelige tilbud med vedlegg] Vedlegg 2 Økonomiske betingelser Vedlegg 3 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 4 Rutebeskrivelse Vedlegg 5 Materiellbeskrivelse Vedlegg 6 Billetteringsbeskrivelse Vedlegg 7 Designbeskrivelse Vedlegg 8 Databehandleravtale Vedlegg 9 Format påkravsgaranti Før kontraktsinngåelse vil Kontrakten og vedleggene bli fylt ut på bakgrunn av innholdet av det vinnende tilbudet, herunder vil eventuelle forbehold og avvik vil bli innarbeidet. Side 5 av 20

6 2 ANSKAFFELSENS OMFANG 2.1 Beskrivelse av oppdraget Oppdragene med rutebuss omfatter drift av Oppdragsgivers busslinjer innen syv (7) kommuner; Våler, Åsnes, Grue, Kongsvinger, Eidskog, Sør-Odal og Nord-Odal. Produksjonen omfatter stam-/regionlinjer, bylinjer, lokal-/skolelinjer. Oppdraget skal betales i henhold til priser for nødvendig antall vogner og kilometerpris for kjørt distanse iht. bestilling. Tildeling av Kontrakt gir ikke enerett til å utøve transportvirksomhet for Oppdragsgiver i det geografiske området som Oppdraget skal utøves i. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre operatører som har kontrakt eller rammeavtale, basert på en vurdering av totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid, herunder ev. muligheter for å hente inn transportressurser fra andre områder. 2.2 Kontraktens varighet Kontrakten vil ha en varighet på 10 år fra oppstart av Oppdraget. Planlagt oppstartdato er Det vises til tidsplanen under punkt 4.4 for mer informasjon om forventet fremdriftsplan frem til signering og oppstart. Ved forsinket signering har Oppdragsgiver rett til å forskyve dato for oppstart tilsvarende. Det gjøres oppmerksom på at partene vil ha enkelte spesifikke forpliktelser overfor hverandre i fasen mellom kontraktsignering og oppstart, jf. særlig Kontrakten punkt Plikt til å sette seg inn i lokale forhold Deltager/Tilbyder oppfordres til å sette seg grundig inn i all dokumentasjon. For øvrig er det Deltagers/Tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold som er eller kan bli av betydning for oppdraget. Deltageren/Tilbyderen må sette seg godt inn i lokale forhold som f.eks. klimatiske årstidssvingninger, topografiske forhold og vedlikeholdsstandarder fra respektive veiholder. En Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til kontraktsendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av Tilbudet. 2.4 Opsjoner Oppdragsgiver har bedt om pris på flere opsjoner. Opsjonene er nærmere beskrevet i prisskjemaet, som er vedlagt som bilag 1 til dette dokumentet. Ved tilbudsevalueringen vil prisen på opsjonene bli vektet i tråd med oppdragsgivers saklige og forsvarlige vurdering av hvor sannsynlig det er at opsjonen vil bli benyttet. Opsjonene er: - Bruk av ledig kapasitet av materiellkategori IV Mini - Infotainment med skjermer komplett montert i kjøretøyene med programvare mv. - Passasjertellesystem - Validator i øvrige dører Side 6 av 20

7 3 KONTAKTOPPLYSNINGER 3.1 Oppdragsgiver Kontaktopplysninger for Oppdragsgivers virksomhet er: Navn Hedmark Trafikk FKF Adresse Disenstrandveien 4 Poststed 2321 Hamar Telefon Telefaks Internett Org.nr NO MVA 3.2 Kontaktpersoner Kontaktpersoner under anbudskonkurransen er; Prosjektansvarlig Felles e-post Martin Halvarsson innkjop@hedmark-trafikk.no Side 7 av 20

8 4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Regelverk og konkurranseform Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og del III. For denne anskaffelsen er det valgt anskaffelsesprosedyren konkurransepreget dialog, jf. FOA 14-2 (2). Dette innebærer at Oppdragsgiver først gjennomfører en prekvalifisering, hvor kvalifikasjonene til de som ønsker å delta i den etterfølgende dialogen (Søkerne) vurderes. Søkere som blir prekvalifisert inviteres deretter til å delta i en dialog med Oppdragsgiver om kontrakten (dialogfasen, jf. punkt 4.2 nedenfor) og deretter til å inngi tilbud (tilbudsfasen, jf. punkt 4.3 nedenfor). Det er utarbeidet et eget kvalifikasjonsgrunnlag som angir kvalifikasjonskrav og prosedyreregler for prekvalifiseringen. Foreliggende Beskrivende dokumenter gjelder for dialog- og tilbudsfasen. 4.2 Dialogfasen Dialogfasen innledes med at Deltagerne leverer inn sine Løsningsforslag. Se punkt 5 nedenfor om Løsningsforslagets oppbygning og innhold. Deretter vil Oppdragsgiver ha dialog med hver Deltager om deres foreslåtte løsning, med sikte på å identifisere og fastslå hvordan Oppdragsgivers behov og anskaffelsens formål best kan oppfylles. Under dialogen kan alle aspekter ved Kontrakten drøftes, inkludert prisskjemaet (bilag 1) og kjøretøyskjemaet (bilag 2). Oppdragsgiver vil i løpet av dialogen kunne redusere antall løsninger som Oppdragsgiver ønsker å diskutere. En eventuell utelukkelse av løsninger vil skje på grunnlag av tildelingskriteriene som er oppstilt under punkt 9 nedenfor. Dialogmøtene vil gjennomføres på norsk. I forbindelse med inngivelse av Løsningsforslag aksepteres likevel at enkelte vedlegg unntaksvis inneholder tekst skrevet på engelsk eller skandinavisk språk. Oppdragsgiver skal sikre at alle Deltagere behandles likt under dialogen. Spesielt skal Oppdragsgiver sikre at det ikke utøves forskjellsbehandling ved å gi opplysninger som kan gi noen Deltagere en bedre posisjon enn andre. Oppdragsgiver kan ikke overfor de andre Deltagerne avsløre løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en Deltager har gitt, uten Deltagerens samtykke. Dialogfasen avsluttes når Oppdragsgiver har funnet den eller de løsninger som oppfyller dennes behov. Deltagerne i dialogen vil informeres om dette. Følgende forhold ligger til grunn for beslutningen om å velge konkurransepreget dialog og vil få særlig fokus i dialogen: HT krever at tilbyderne tar et totalansvar for tekniske systemer i større grad enn det som har vært vanlig i disse anskaffelsene (stikkord; eierskap, drift, vedlikehold o.l.). Side 8 av 20

9 HT ønsker nye innovative løsninger, ref. billettsystem med betalingsløsninger og validering for bussbrukeren (stikkord; passasjerertellesystemer, berøringsfrie kort, mobil, NFC, QR-kode o.l.). Oppdragsgiverens grunnsystem (Fara) kan dog ikke endres. HT ønsker moderne kundevennlige informasjonsløsninger som er universelt utformet (stikkord; sanntid, «infotainment» o.l.). HT ønsker alternative (og eksisterende) miljøvennlige kjøretøysalternativer. HT er åpen for alternative produksjonsløsninger (ift. foreliggende rutetidtabell) for skoleskyss og for ordinære betalende kunder, som gir et godt tilbud tilpasset alle kundegrupper, men til en lavere, mer kostnadseffektiv og miljøvennlig produksjonsinnsats.grunnet dette vedlegges også inneværende års start og sluttider for de skoler som er berørt av dette anbudet. 4.3 Tilbudsfasen Når Dialogfasen er avsluttet vil Oppdragsgiver utarbeide det Endelige konkurransegrunnlaget og Deltagerne vil bli oppfordret til å avgi Tilbud på grunnlag av den eller de løsninger som er fremlagt og presisert under dialogen, og som ikke er forkastet underveis. Tilbudene skal inneholde alle elementene som er nødvendige for kontraktens utførelse. Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets intensjoner, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er uttrykkelig omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. Se punkt 8 nedenfor om Tilbudets oppbygning og innhold. Det gjøres oppmerksom på at det ikke er tillatt å forhandle etter at Tilbudene er levert. Oppdragsgiver kan imidlertid anmode om at Tilbud avklares, presiseres og tilpasses. Dette må imidlertid ikke medføre at grunnleggende elementer i Tilbudet eller tilbudsinvitasjonen endres, med mindre dette kan skje uten konkurransevridning eller forskjellsbehandling. Oppdragsgiver vil vurdere Tilbudene på bakgrunn av tildelingskriteriene og velge det økonomisk mest fordelaktige Tilbudet. Side 9 av 20

10 4.4 Tidsplan Hedmark Trafikk har foreløpig satt opp følgende fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen. Det gjøres oppmerksom på at det kan forekomme endringer i fremdriftsplanen: Fase Milepæl Tidspunkt Prekvalifisering Kunngjøring av konkurransen via Doffin/TED 13. mars 2015 Frist for å inngi søknad om å bli prekvalifisert 20. april 2015 kl Meddelelse om hvilke Søkere som er blitt prekvalifisert. Invitasjon til å delta i dialogen. 21. april 2015 (eller tidligere) Løsningsforslag Frist for å stille spørsmål til de Beskrivende 30. april 2015 kl og dialog dokumenter Innlevering av Deltagers Løsningsforslag 04. mai 2015 kl12.00 Dialogmøter ved Oppdragsgivers adresse, se 11. mai 27. mai 2015 punkt 3 Utsendelse av Endelig konkurransegrunnlag 29. mai 2015 Frist for å stille spørsmål til Endelig 08. juni 2015 kl konkurransegrunnlag Tilbud og Tilbudsfrist 12. juni 2015 kl tildeling Tilbudsåpning (ikke åpen) 12. juni 2015 kl Meddelelse om tildeling av kontrakt 16. juni 2015 kl Klagefrist 26. juni kl Signering av kontrakt 29. juni 2015 Vedståelsesfrist 01. september 2015 Utførelse Oppstart av Oppdraget 01. juli 2016 Det gjøres oppmerksom på at tidsplanen (foruten vedståelsesfristen) er veiledende, og at det kan bli aktuelt med endringer. Eventuelle endringer i tidsplanen vil bli kommunisert til de prekvalifiserte Deltagerne/Tilbyderne. 4.5 Deltagerkonferanse Det vil ikke bli gjennomført deltagerkonferanse (tilbudskonferanse). 4.6 Spørsmål, tillegg og rettelser Deltager/Tilbyder plikter å foreta en grundig gjennomgang av hhv. de Beskrivende dokumenter og det Endelige konkurransegrunnlaget. Dersom det oppdages feil, mangler eller uklarheter i de Beskrivende dokumenter og/eller det Endelige konkurransegrunnlaget, plikter Deltager/Tilbyder å varsle Oppdragsgiver om dette umiddelbart. Dersom Deltager/Tilbyder ikke varsler om slik uklarhet som burde vært oppdaget ved en grundig gjennomgang av de Beskrivende dokumenter/det Endelige konkurransegrunnlaget, har Deltager/Tilbyder risikoen for eventuell tolkningstvil. Deltagere/Tilbydere som har spørsmål til de Beskrivende dokumentene og/eller det Endelige konkurransegrunnlaget, oppfordres til å stille spørsmål til Oppdragsgiver innen de fristene som fremgår av tidsplanen, jf. punkt 4.4. ovenfor Side 10 av 20

11 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare spørsmål som ikke er mottatt av Oppdragsgiver innen de angitte fristenes utløp. Alle spørsmål skal være skriftlige og sendes Oppdragsgivers kontaktperson på e-post: E-posten skal merkes med "Spørsmål Rutetransport Glåmdalen 2016" Svar på spørsmål vil bli distribuert til Deltagerne/Tilbyderne via Doffin i anonymisert form. 4.7 Kostnader ved deltakelsen Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med utarbeidelsen og innlevering av Løsningsforslag og Tilbud, dialog og eventuell kontraktsinngåelse bæres av Deltager/Tilbyder. 4.8 Krav til ansattes lønns- og arbeidsvilkår Det gjøres særlig oppmerksom på at det i den endelige Kontrakten vil bli stilt krav om at ansatte hos Operatøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. 5 LØSNINGSFORSLAGETS INNHOLD OG ORGANISERING 5.1 Løsningsforslagets oppbygning Innlevert Løsningsforslag skal følge følgende oppsett: 1. Signert oversendelsesbrev, jf. punkt 5.2 nedenfor. 2. Vedlegg 1: Utfylt Prisskjema. Prisskjema følger som bilag 1 til Prosedyrereglene. 3. Vedlegg 2: Utfylt Kjøretøyskjema. Kjøretøyskjema følger som bilag 2 til Prosedyrereglene. 4. Vedlegg 3: En uttømmende oversikt over punkter der Løsningsforslaget avviker fra bilag 1 (Prisskjema), bilag 2 (Kjøretøyskjema) og/eller Kontrakten med vedlegg, jf. punkt 5.3 nedenfor. 5. Vedlegg 4: Nærmere redegjørelse for, og beskrivelse av Løsningsforslagets innhold, jf. punkt 5.4 nedenfor. 6. Vedlegg 5: Milepælsplan for oppstartsforberedelser, jf. punkt 5.5 nedenfor. 5.2 Oversendelsesbrev Brevet skal være signert, og skal som minimum angi: Side 11 av 20

12 a. Oversikt over dokumentene i Løsningsforslaget samt en kort beskrivelse av innholdet b. Deltagers kontaktperson, med telefon og e-postadresse. c. Angivelse av hvilke personer som vil være Deltagers representanter i dialogen. 5.3 Forslag til avvikende løsninger Deltagerne kan foreslå løsninger som avviker fra bilag 1 (Prisskjema), bilag 2 (Kjøretøyskjema) og/eller Kontrakten med vedlegg. Det skal fremgå klart av Løsningsforslaget på hvilke punkter Løsningsforslaget avviker fra de nevnte dokumentene. Oppdragsgiver har utarbeidet en egen mal for en skjematisk angivelse av Deltagers forslag til avvikende løsninger, se bilag 3 til Prosedyrereglene. Ferdig utfylt skjema for angivelse av forslag til avvikende løsninger skal vedlegges Løsningsforslaget som vedlegg 3. I skjemaet skal den avvikende løsningen beskrives, og det skal angis hvilke punkter i de Beskrivende dokumentene forslaget gjelder. 5.4 Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av Løsningsforslagets innhold Løsningsforslaget skal inneholde Deltagers svar på kravene som er tatt inn de Beskrivende dokumenter, særlig i utkast til Kontrakt vedlegg 3 til 7. Deltager skal i Løsningsforslaget redegjøre for hvordan Oppdraget vil bli utført, herunder redegjøre for de kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Løsningsforslaget inneholder og som oppfyller og eventuelt overgår de krav Oppdragsgiver har oppstilt i Kontrakten med vedlegg. Løsningsforslaget vil ligge til grunn for evalueringen av tildelingskriteriene ved et eventuelt nedvalg. Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Deltager vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Kontraktens vedlegg, skal tydelig beskrives. Blant annet bes Deltager opplyse om/redegjøre for løsningen når det gjelder: Hvor mange kjøretøy og størrelsen av bemanning som det legges opp til innenfor anbudsområdet, herunder reservekapasitet. En beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav skal imøtekommes. Deltagers rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser, til bruk for denne kontrakten Deltagers organisasjon og reservepersonell til bruk for denne kontrakten Tilbudt reservemateriell, stasjonssted og antall Organisering av trafikklederfunksjonen, åpningstider, lokalisering og vaktordning Tilbudte rutiner for vedlikehold av trafikantinformasjon på holdeplasser Tilbudte stasjoneringssteder og oppstillingsplasser Tilbudt opplæringsprogram Tilbudt renholdsprogram Utstyrsnivå på det materiell som skal benyttes til utførelsen av Oppdraget Deltagers miljøprogram for Oppdraget Side 12 av 20

13 Relevant utstyr utover kravene som kan tenkes benyttet til oppdraget spesifisert i vognskjema. Løsninger, opplæring og rutiner for miljøvennlig kjørestil, drivstofforbruk, tomkjøring, mv. Vurdering av alternative drivstoff/energikilde og støy. Deltagerne bes i den forbindelse særlig om å redegjøre for de forhold som Oppdragsgiver har angitt vil få særlig fokus i dialogen, jf. kulepunktene under punkt 4.2 ovenfor. Alle punkter må knyttes til det aktuelle Oppdraget. Redegjørelse for utførelsen av Oppdraget skal vedlegges Løsningsforslaget som vedlegg Milepælsplan for oppstartsforberedelser Deltager skal vedlegge en foreløpig fremdriftsplan-/milepælsplan som skal beskrive alle vesentlige innsatser og/eller kritiske handlinger/milepæler i perioden fra kontraktsignering og frem til 3 måneder etter oppstart av Oppdraget. Milepælsplan skal vedlegges Løsningsforslaget som vedlegg 5. 6 INNLEVERING AV LØSNINGSFORSLAGET 6.1 Generelt Løsningsforslaget skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Det aksepteres likevel at enkelte vedlegg unntaksvis inneholder tekst skrevet på engelsk eller skandinavisk språk. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i en eller flere ringperm(er) med tydelige skilleblad og faner. Løsningsforslaget (permene) må være merket med Deltagerens navn og "Løsningsforslag Rutetransport Glåmdalen 2016" på forsiden og rygg. Innholdet i Løsningsforslaget skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders eller lignende. I tillegg skal det innleveres en elektronisk versjon av det komplette Løsningsforslaget lagret på en CD-plate eller USB-pinne. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Alle dokumenter skal være i et søkbart pdf-format, samlet i én pdf-fil. Kjøretøyskjema leveres i excel-format. Ved motstrid mellom de ulike versjoner, vil den elektroniske versjonen gå foran papirversjonen. Deltageren bærer risikoen for eventuelle avvik mellom papirbasert og elektronisk versjon. 6.2 Innleveringstid og -sted Løsningsforslaget skal være Oppdragsgiver i hende innen fristen angitt i tidsplanen, jf. punkt 4.4. Tilbyderen har risikoen for at tilbudet er innkommet i tide, herunder risikoen for at postforsendelse ikke er ankommet Oppdragsgiver i tide, uavhengig av årsak. Side 13 av 20

14 Oppdragsgiver kan forlenge fristen. Samtlige leverandører som har mottatt de Beskrivende dokumenter vil motta skriftlig og samtidig melding dersom dette blir aktuelt. For sent innkomne Løsningsforslag vil bli avvist. Oppdragsgivers adresse er: Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen HAMAR 6.3 Merking av Løsningsforslag Løsningsforslaget skal være datert og signert, og skal leveres i lukket forsendelse, dvs. i konvolutt eller pakke som er gjenklistret eller forseglet på annen måte. Det er ikke tillatt å innlevere Løsningsforslaget elektronisk som e-post eller telefaks. Løsningsforslaget skal merkes: Tilbud Rutetransport Glåmdalen 2016 Att: Martin Halvarsson Åpnes kun av adressat. Dersom Løsningsforslaget fremsendes med post skal selve tilbudet leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte. 7 BEHANDLING AV LØSNINGSFORSLAG Samtlige Løsningsforslag vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Hedmark Trafikk skriftlig bekrefte tidspunktet for når Løsningsforslaget er mottatt. Hedmark Trafikk vil ikke returnere dokumentasjonen til de Deltagerne som ikke blir valgt. 8 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Det gjøres oppmerksom på at det som angis i punkt 8.1 og 8.2 er en foreløpig oversikt over kravene til tilbudets innhold og organisering, og at det vil kunne skje endringer i det Endelige konkurransegrunnlaget som følge av dialogen. 8.1 Tilbudets oppbygning Innlevert tilbud skal følge følgende oppsett: 1. Signert tilbudsbrev, jf. punkt 8.2 nedenfor. 2. Vedlegg 1: Prisskjema, jf. punkt. 8.3 nedenfor. 3. Vedlegg 2: Kjøretøyskjema, jf. punkt 8.4 nedenfor. 4. Vedlegg 3: En uttømmende liste over Tilbyderens eventuelle forbehold og avvik, jf. punkt 8.5 nedenfor. Side 14 av 20

15 5. Vedlegg 4: Nærmere redegjørelse for, og beskrivelse av tilbudets innhold, jf. punkt 8.6 nedenfor. 6. Vedlegg 5: Milepælsplan for oppstartsforberedelser, jf. punkt 8.7 nedenfor. 7. Vedlegg 6: Bekreftelse fra forsikringsselskap på at de vil inngå avtale om ansvarsforsikring med Tilbyderen, jf. Kontraktens punkt 11, jf. punkt 8.8 nedenfor. 8. Vedlegg 7: Bekreftelse fra finansinstitusjon om at de vil stille påkravsgaranti for de forpliktelser Tilbyder påtar seg ved en eventuell kontraktsinngåelse med Oppdragsgiver, iht. kravene i Kontraktens punkt 12, jf. punkt 8.9 nedenfor. 9. Vedlegg 8: Erklæring om solidaransvar (kun for deltakerne i arbeidsfellesskap ol.) jf. Kontrakten punkt 13 bokstav d. Erklæringen skal være underskrevet av alle deltakerne i arbeidsfellesskapet, jf. punkt 8.10 nedenfor 8.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert, og skal som minimum angi: a. Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet b. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de krav og vilkår som fremgår av det Endelige, komplette konkurransegrunnlaget og at tilbudet er bindende frem til vedståelsesfristens utløp, jf. punkt 4.. c. Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse. d. Angivelse av hvilke personer som vil være Tilbyders representanter i dialogmøtene. 8.3 Prisskjema Tilbyder skal oppgi priser pr vogn og antall vogner Tilbyderen mener oppdraget nødvendiggjør for de ulike materiellkategoriene. Tilbyder skal også oppgi kilometerpris for rutekilometer pr. materiellkategori. Det skal inngis priser på forskjellige opsjoner iht. prisskjema. Opsjonene er nærmere beskrevet i prisskjemaet. Prisskjema vil følge som bilag 1 til prosedyrereglene i det Endelige konkurransegrunnlaget. Ferdig utfylt prisskjema skal vedlegges som vedlegg 1 til tilbudsbrevet. 8.4 Kjøretøyskjema Tilbyder skal innlevere utfylt kjøretøyskjema. Side 15 av 20

16 Kjøretøyskjema skal vise Tilbyderens antall kjøretøy til å dekke produksjon innenfor anbudsområde og materiellkategori, samt nødvendig reservemateriell. Herunder plan for utskifting av materiell. Kjøretøyskjema vil følge som bilag 2 til prosed4yrereglene i det Endelige konkurransegrunnlaget. Ferdig utfylt kjøretøyskjema skal vedlegges som vedlegg 2 til tilbudsbrevet. 8.5 Forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå klart av Tilbudet. Oppdragsgiver vil utarbeide en egen mal for angivelse av eventuelle forbehold og/eller avvik, som vil inngå som bilag 3 til prosedyrereglene. Ferdig utfylt skjema for angivelse av forbehold/og eller avvik skal vedlegges tilbudsbrevet som vedlegg 3. I skjemaet skal forbeholdet/avviket beskrives, og det skal angis hvilke punkter i det Endelige konkurransegrunnlaget forbeholdet/avviker gjelder. Tilbyder skal også angi sin vurdering av forbeholdet/avvikets prismessige konsekvens (dvs. hvor mye Tilbyder skal ha for å frafalle forbeholdet). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å prissette eventuelle forbehold og/eller avvik. Det gjøres særlig oppmerksom på at forbehold/avvik som ikke lar seg prissette vil kunne medføre avvisning. 8.6 Nærmere redegjørelse for og beskrivelse av Tilbudets innhold Tilbyder skal i tilbudet redegjøre for hvordan Oppdraget vil bli utført, herunder redegjøre for de kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som tilbudet inneholder og som oppfyller og eventuelt overgår de krav Oppdragsgiver har oppstilt i Kontrakten med vedlegg. Redegjørelsen vil ligge til grunn for evalueringen av Tilbudet opp mot tildelingskriteriene. Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Tilbyder vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Kontraktens vedlegg, skal tydelig beskrives. Blant annet bes Tilbyder opplyse om/redegjøre for den tilbudte ytelsen når det gjelder: Hvor mange kjøretøy og størrelsen av bemanning som det legges opp til innenfor anbudsområdet, herunder reservekapasitet. En beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav skal imøtekommes. Tilbyders rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser, til bruk for denne kontrakten Tilbyders organisasjon og reservepersonell til bruk for denne kontrakten Tilbudt reservemateriell, stasjonssted og antall Organisering av trafikklederfunksjonen, åpningstider, lokalisering og vaktordning Tilbudte rutiner for vedlikehold av trafikantinformasjon på holdeplasser Tilbudte stasjoneringssteder og oppstillingsplasser Tilbudt opplæringsprogram Tilbudt renholdsprogram Side 16 av 20

17 Utstyrsnivå på det materiell som skal benyttes til utførelsen av Oppdraget Tilbyders miljøprogram for Oppdraget Relevant utstyr utover kravene som kan tenkes benyttet til oppdraget spesifisert i vognskjema. Løsninger, opplæring og rutiner for miljøvennlig kjørestil, drivstofforbruk, tomkjøring, mv. Vurdering av alternative drivstoff/energikilde og støy. Alle punkter må knyttes til det aktuelle Oppdraget. Redegjørelse for utførelsen av Oppdraget skal vedlegges tilbudsbrevet som vedlegg Milepælsplan for oppstartsforberedelser Tilbyder vedlegger en fremdrifts-/milepælsplan som skal beskrive vesentlige innsatser og/eller kritiske handlinger/milepæler i perioden fra kontraktsignering og frem til 3 måneder etter oppstart av Oppdraget. Milepælsplan skal vedlegges tilbudet som vedlegg Forsikring Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap om at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontrakten punkt 11. Bekreftelse fra forsikringsselskap skal vedlegges tilbudet som vedlegg Påkravsgaranti Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille påkravsgaranti i henhold til Kontrakten punkt 12 bokstav b. Format følger som vedlegg 9 til Kontrakten. Bekreftelse fra bank eller finansinstitusjon skal vedlegges tilbudet som vedlegg Arbeidsfellesskap Dersom tilbyder er et samarbeid/joint venture, arbeidsfellesskap eller lignende, skal alle deltakerne avgi en skriftlig erklæring om at de vil være solidarisk ansvarlige overfor Oppdragsgiver for oppfyllelse av Kontrakten, herunder eventuelle krav som måtte oppstå i forbindelse med utførelsen av Oppdraget. Erklæringer fra selskapene skal vedlegges tilbudet som vedlegg 8. 9 EVALUERING AV TILBUDENE OG TILDELING AV KONTRAKT 9.1 Generelt Tildelingen av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver, basert på tildelingskriteriene angitt nedenfor. Evalueringen av tilbudene vil foregå på bakgrunn av den dokumentasjon og de redegjørelser som fremkommer av det komplette Tilbud. 9.2 Tildelingskriterier Tilbudene vil bli evaluert ut i fra følgende tildelingskriterier: Side 17 av 20

18 Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris 70 % Kvalitet 10 % Miljø 20 % Pris Ved evalueringen av pris vil det bli sett på: Tilbudt pris i prisskjema Pristillegg for eventuelle forbehold/avvik Pris for opsjoner, som beskrevet i prisskjema Bruk av andre typer priser, istedenfor eller i tillegg til overnevnte priser, vil kunne føre til avvisning av Tilbudet Kvalitet Ved evalueringen av kvalitet vil det blant annet bli sett på: Rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser Reservemateriell, stasjonssted og antall Vurdering av kjøretøyene i de ulike materiellkategorier, herunder relevant utstyr som går utover de krav som Oppdragsgiver har stilt Organisering av trafikklederfunksjonen, åpningstider, lokalisering og vaktordning Rutiner for vedlikehold av trafikantinformasjon på holdeplasser Stasjoneringssteder og oppstillingsplasser Opplæringsprogram Renholdsprogram Vognplanlegging Løsninger ift billettering/informasjon i kjøretøyet, ruteproduksjon, Vurderingen under tildelingskriteriet kvalitet gjelder ikke spørsmålet om Tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til oppstilte krav. Kvalitetsvariasjoner utover nevnte krav som fremkommer i det endelige Konkurransegrunnlaget vil bli vurdert. Siktemålet med vurderingen er å identifisere hvilket Tilbud som vil gi den sikreste og beste opplevelsen for publikum og Oppdragsgiver. Evalueringen av de opplistede underkriteriene vil bli foretatt samlet Miljø Ved evalueringen av miljø vil det blant annet bli sett på: Vurdering av løsninger for miljøvennlig kjørestil, drivstofforbruk, tomkjøring, mv. Vurdering av alternative drivstoff/energikilde og støy. Tilbyders miljøprogram for Oppdraget. Vognkm ift rutekm, «kjøretøykm» (inkl. f.eks. service vedlikehold, vask). Vurderingen under tildelingskriteriet "miljø" gjelder ikke spørsmålet om Tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Side 18 av 20

19 Evalueringen av de opplistede evalueringsmomentene vil bli foretatt samlet. Side 19 av 20

20 10 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 10.1 Tildeling og begrunnelse Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt til alle Tilbyderne i rimelig tid før kontrakt inngås, med en kort begrunnelse for valget. Med kontrakt inngås menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Bindende avtale er inngått først når Kontrakt er underskrevet av begge parter Klagefrist Det vil bli gitt en klagefrist på minimum 10 kalenderdager, se tidsplan. Kontrakt vil ikke bli inngått før etter utløpet av klagefristen Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Saklig grunn vil blant annet foreligge dersom Tilbudene overstiger Oppdragsgiver budsjettramme for anskaffelsen Inngåelse av kontrakt Oppdragsgiver er ikke bundet av forpliktelsene i dette konkurransegrunnlaget før bindende Kontrakt er signert av begge parter. Side 20 av 20