INNBYDELSE TIL ÅPEN KONKURRANSE

Transkript

1 INNBYDELSE TIL ÅPEN KONKURRANSE VIDEREUTVIKLING AV PROGRAMVARE FOR «DET NORSKE FOLK I 1814» (DNF 1814) KONKURRANSEGRUNNLAG ARKIVVERKET SAK 2011/25143

2 Innholdsfortegnelse 1. Innbydelse Generell informasjon Oppdragsbeskrivelse Bakgrunn Leveransen Tidsramme for prosjektet Gjennomføring av anskaffelsen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Konkurransegrunnlaget Leverandørens kontaktperson Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers kontaktperson Krav til tilbudet Krav til utforming av tilbudet Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsfrist Vedståelsesfrist lnnleveringssted Forbehold Alternative frister Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Krav til leverandøren Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 Side 2

3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Merkantile krav Eventuell tilleggsfrist Tilbudsvurderingen Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisningsgrunner Valgfrie avvisingsgrunner Avklaring Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Avgjørelsen av konkurransen Avlysing av konkurransen og total forkastelse Kvalifikasjons- og tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Kontraktsvilkår Side 3

4 1. Innbydelse Arkivverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med videreutvikling av wiki for prosjektet «Det norske folk i 1814» (DNF 1814). 2. Generell informasjon Arkivverket gjennomfører i forbindelse med det kommende grunnlovsjubileet i 2014 prosjektet «Det norske folk i 1814», som med bakgrunn i arkivmateriale med person- og stedsinformasjon skal bygge opp et befolkningsregister for Norge i perioden 1801 til Ved lenking av personinformasjon fra ulike kilder, kan livsløp på individnivå rekonstrueres, og tilsvarende for gårds- og eiendomsinformasjonen. I tillegg kan individene kobles sammen ved å opprette slektskapsrelasjoner mellom dem, også disse basert på informasjonen i kildene. Arkivverket har hovedansvaret for prosjektet, med samarbeidspartnere fra blant annet RHD (Registreringssentral for historiske data ved Universitetet i Tromsø) og DIS-Norge. DNF 1814 er en del av et større prosjekt, Historisk befolkningsregister (HBR), med ambisjoner om å lenke all tilgjengelig transkribert og digitalt skapt person- og stedsinformasjon fra ca fram til i dag. Den eldste delen av registeret vil bli bygd opp ved hjelp av en wiki-løsning kalt HBR-wiki. Wikien vil være åpen for alle på nettet, både for bruk av registret (søk, oppslag osv) og for frivillige bidrag til lenkingsarbeidet. 3. Oppdragsbeskrivelse 3.1. Bakgrunn Med støtte fra Norges forskningsråd ble det i gjennomført et forprosjekt for å utvikle en prototyp av HBR-wiki. I mangel på videre finansiering av HBR-prosjektet, er det besluttet å benytte HBR-wiki til oppbygging av registret for DNF 1814, og Riksarkivaren har derfor påtatt seg å finansiere de første fasene i utviklingen av wikiløsningen. HBR-wiki er bygd over den åpne basisprogramvaren MediaWiki. Prototypen inneholdt hovedsakelig grunnleggende wikifunksjonalitet og en del tekstlig informasjon om HBR-prosjektet, inkludert skisser for utviklingen av HBR-wiki. Høsten 2011 er det gjennomført et prosjekt på oppdrag av Riksarkivaren som retter seg mot utviklingen av HBR-spesifikk funksjonalitet i wikien. Oppgaver som har inngått i fase 1 går fram av bilag Leveransen Leveransen omfatter videreutvikling av HBR-wiki med utgangspunkt i vedlagte kravspesifikasjon (bilag 1) Tidsramme for prosjektet Utviklingsprosjektet vil gå over flere faser som skal gjennomføres i perioden januar 2012 mai På grunn av den lange tidshorisonten ved prosjektet vil det kunne oppstå situasjoner hvor oppdragsgiver vil stanse prosjektet før det er ferdigstillet. Kontrakt om oppdraget skal inneholde en oppsigelsesklausul som gir oppdragsgiver anledning til å si opp avtalen med én måneds varsel, uten at slik oppsigelse påfører oppdragsgiver kostnader ut over det som er påløpt ved oppsigelsestidens utløp. Side 4

5 4. Gjennomføring av anskaffelsen 4.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (FOA). Anskaffelsen anses å ligge innenfor forskriftens del I og II Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren «Åpen anbudskonkurranse». Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger Kunngjøring Kunngjøring om anbudskonkurransen gjøres i Doffin fra onsdag Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet, hvorfor tilbudet er avvist eller, hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbuds- og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen, jf. FOA 3-5. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven Taushetsplikt Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Side 5

6 5. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Innbydelse til åpen konkurranse (Konkurransegrunnlag) Kravspesifikasjon for videreutvikling av wiki for DNF 1814 (bilag 1) Kundens tekniske plattform (bilag 3) Bilagene er utformet i tråd med veiledende bilag til Statens standardavtale for utvikling av programvare, Programutviklingsavtalen (SSA-U), jf. pkt Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiver ber interesserte leverandører innen kort tid etter mottak av konkurransegrunnlaget om å sende inn navn og adresse på kontaktperson i forbindelse med anskaffelsen Rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver en rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, jf. FOA 8-2 (1). Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har meldt inn kontaktperson. Opplysningene som oppdragsgiver gir på forespørsel fra én leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige som har meldt fra om kontaktperson, jf. FOA 8-2 (2). Dersom rettelsene, suppleringen eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører som har meldt fra om kontaktperson skal varsles om forlengelsen, jf. FOA 8-2 (3) Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan spørsmål om tilleggsopplysninger fremsettes skriftlig til Torkel Rønold Bråthen på e-postadressen torbra@arkivverket.no eller postadressen Riksarkivet, Postboks 4013 Ullevål stadion, 0806 Oslo. Dersom forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende spørsmål og svar til leverandører som har meldt fra om kontaktperson, jf. pkt 5.1. Melding vil senest bli sendt seks dager før tilbudsfristens utløp. Henvendelser om tilleggsopplysninger merkes: «2011/25143 Spørsmål om tilleggsinformasjon». 6. Krav til tilbudet 6.1. Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post, jf. pkt Tilbudet skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Tilbudet og samtlige vedlegg skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres i tre papirkopier og elektronisk på CD-R i PDFformat som skal kunne leses av Acrobat Reader 9.0 eller nyere. Leverandøren bes strukturere tilbudet i tråd med bilagene i Statens standardavtale for utvikling av programvare, Programutviklingsavtalen (SSA-U). Avtalen og veiledende bilag kan lastes ned elektronisk på: Side 6

7 Leverandøren skal klart angi hvilke krav som opp fylles av den tilbudte løsningen og hvilke som ikke oppfylles av den tilbudte løsningen. Forbehold skal klart fremgå av tilbudet, jf. pkt De skal være presist og entydig utformet, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem. Henvisninger til andre kontraktsvilkår eller lignende enn standardavtalen nevnt over, vil bli betraktet som forbehold Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev inkludert bekreftelse på tilbudets varighet, jf. pkt Eventuelle forbehold skal eksplisitt fremkomme av tilbudsbrevet. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner Skatteattester HMS-erklæring (obligatorisk for tjenestekjøp som skal utføres i Norge) Annen dokumentasjon Tilbudsbeskrivelse, beskrivelse som viser at produktet oppfyller de fastsatte funksjons- og kvalitetskrav 6.3. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag , kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. pkt. 6.6, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen for alle tilbud skal være minimum tre 3 måneder etter tilbudsfristens utløp lnnleveringssted Alle tilbud merkes 2011/25143 og legges i lukket konvolutt og sendes til Arkivverket, Postboks 4013 Ullevål stadion, 0806 Oslo eller leveres i resepsjonen: Folke Bernadottes vei 21, 0862 Oslo. Beskrivelse av lokalisering finnes på Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet/tilbudet/vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Bemerkninger til den tekniske beskrivelse og mengdefortegnelser kan anføres på det aktuelle stedet i dokumentene, men skal i så fall også listes opp i tilbudsbrev/tilbudet/vedlegg med henvisning til sidetall og til nummeret på den aktuelle posten i tilbudet. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Side 7

8 6.7. Alternative frister Det er adgang til å gi tilbud på alternative frister for gjennomføring av oppdraget. Leverandøren skal i tilbudsbrevet redegjøre for de økonomiske konsekvensene de foreslåtte alternative fristene får for oppdragsgiveren Alternative tilbud Det er anledning til å gi tilbud på alternativ løsning avoppdraget i tillegg til eller i stedet for de løsninger som fremgår av konkurransegrunnlaget. Ethvert alternativt tilbud skal være beskrevet og prissatt, samt inneholde opplysninger om fordeler og ulemper for oppdragsgiver, jf. FOA Tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget, forutsatt at leverandøren tar ansvar for gjennomføringen av hele oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 4.1, jf. FOA Krav til leverandøren 7.1. Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbudene skal iht. FOA 8-7 og 8-8 være vedlagt: Skatteattester. Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/ kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Skjema for HMSegenerklæring kan hentes på nettadressen se Konkurransepolitikk, offentlig støtte og offentlige anskaffelser, Offentlige anskaffelser, Regelverk og skjemaer. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises, jf. FOA pkt. b og c Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Følgende dokumentasjon kreves fremlagt: Firmaattest Erklæring fra foretaket om tilknytning til offentlig godkjente lærlingordninger som gjelder ved kontraktgjennomføring Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert Side 8

9 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves tilfredsstillende soliditet. Følgende dokumentasjon kreves fremlagt: Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Fremleggelse av foretakets siste tre års årsregnskap med revisjonsrapport Foreløpig årsregnskap for inneværende år (siste kvartalsrapport) Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner For spesifisering av oppdragsgivers krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon, se pkt Merkantile krav Den totale prisen skal oppgis i NOK ekskl. og inkl. mva. Betalingsbetingelsene skal være pr. 30 dager etter mottak av vare og faktura Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester eller HMS-erklæring innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt, jf. FOA Tilbudsvurderingen 8.1. Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunk for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt, jf. FOA Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted mandag kl Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren, jf. FOA Leverandøren har ikke rett til å være tilstede ved åpningen Avvisning av leverandører Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører som ikke: a) oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen, med forbehold av pkt. 3.2, b) har levert skatteattest i samsvar med FOA 8-7, med forbehold av pkt. 3.2, c) har levert egenerklæring i samsvar med 8-8, med forbehold av pkt. 3.2, samt visse andre forhold, jf. FOA (1). Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker, jf. FOA (2). Side 9

10 8.4. Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisningsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet, jf. FOA (1), når det: a) ikke er levert innen de fastsatte tilbudsfristene, b) ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf første og tredje ledd, c) det er et alternativt tilbud avgitt i strid med 11-4 (alternative tilbud). Oppdragsgiver kan ikke avvise et alternativt tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt, d) det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, e) det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, eller f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise tilbudet av andre årsaker, jf. FOA (2) Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, jf. FOA 12-1 (1). Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene, jf. FOA 12-1 (2): a) klarlegge uklarheter, så fremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes, jf (3) Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 9. Avgjørelsen av konkurransen 9.1. Avlysing av konkurransen og total forkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Kvalifikasjons- og tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av en vurdering av hvilket tilbud som samlet sett er det mest fordelaktige, det vil si det tilbudet som sikrer at målet med oppdraget nås innenfor en prismessig akseptabel ramme. Kvalifikasjons- og tildelingskriteriene under vil bli lagt til grunn ved vurderingen Side 10

11 av tilbyderne. Forespurt dokumentasjon trenger bare å foreligge i ett eksemplar så fremt det er regnet som dokumentasjon for de ulike kriteriene. Kriterium Krav Dokumentasjon Faglige kvalifikasjoner Tilstrekkelige kvalifikasjoner til en forsvarlig gjennomføring Referanseprosjekter utført i foretakets egen regi de siste tre år (oppgi type leveranse, tidspunkt, kunde og omfang) Beskrivelse av firmaets faglige styrke, generelle kompetanse og eventuell spisskompetanse Annen egnet dokumentasjon Administrative kvalifikasjoner Tilstrekkelige kvalifikasjoner til en forsvarlig gjennomføring Presentasjon av foretakets organisering Presentasjon av egen gjennomføringsmetodikk Presentasjon av eget kvalitetssikringssystem Presentasjon av egen prosjektorganisering ved et slikt oppdrag Annen egnet dokumentasjon Pris Prismessig akseptabel ramme Timepris eks. og inkl. mva Riksarkivaren forbeholder seg retten til å be om ytterligere dokumentasjon Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakter inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 10. Kontraktsvilkår Statens standardavtale for IT-anskaffelser, Programutviklingsavtalen (SSA-U) vil bli lagt til grunn for kontrakten med den valgte leverandøren: Side 11