Prosjektstyring Prosjektmetodikk kjenneteikn ved prosjekt Skisse til: - Prosjektorganisering - Framdriftsplan

Transkript

1 Prosjektstyring Prosjektmetodikk kjenneteikn ved prosjekt Skisse til: - Prosjektorganisering - Framdriftsplan

2 De 6 klassiske faser i prosjektarbeid

3 Definisjon av prosjekt Et prosjekt er en arbeidsform hvor en midlertidig organisasjon er opprettet for å utføre en avgrenset oppgave. Oppgaver som egner seg for prosjekt har fem kjennetegn: det er en engangsoppgave - unik den skal lede fram til et bestemt resultat, den er begrenset i tid det kreves forskjellig type kompetanse for å løse oppgaven. Den innebærer usikkerhet

4 Prosjekt Unik oppgave Tidsavgrenset Drastisk endringsprosess Ambisiøse mål Temporære ressurser Fleksibilitet Målorientert Oppgavekultur Usikkerhet og risiko Linjeorganisasjon Repetitiv oppgave Evigvarende Gradvise endringer Balanse mål - ressurser Faste ressurser Stabilitet Kostnadseffektivitet Rollekultur Erfaring

5 Modeller i forhold til linjen Begrenset autoritet = prosjektorganisasjon uten endringer i etablert autoritet Delt autoritet = matriseorganisasjon Full autoritet = Atskilt prosjektorganisasjon

6 Prosjekttriangelet TID KOSTNAD KVALITET Kva av tid/deadline, kostnad/ressursar og kvalitet kan utvides/forskyves, og kva ligg fast?

7 Utvikling av både P, S, og O i dei fleste prosjekt!

8 Kva er mål i eit prosjekt Formål /effektmål er forventa effekt og gevinst av prosjektet på lengre sikt (kvifor). Formålet er ein ønska fremtidig situasjon/tilstand i verksemda som prosjektet skal bidra til. Prosjektmål er eit konkret resultat/leveranse/situasjon som skal oppnåast innan sluttdato for prosjektet (kva). Prosjektmålet er eit verkemiddel for å oppnå prosjektformålet på lengre sikt. Mål skal formuleres slik at det er: Resultatbeskrivende, Objektivt målbart, Tidsbestemt, Utviklende og Realistisk (ROTUR).

9 Prosjekteier og styringsgruppe slik det er omtalt i prosjektteorien Prosjekteigar er oppdragsgjevar og overordna ansvarleg for at prosjektet når sine mål og leverer dei forventa resultata. Styringsgruppe er ei gruppe som representerer relevante interessentar i prosjektet og som er tett forankret til ledelsen. Prosjekteigar klargjer kva fullmakter eigar delegerer til styringsgruppa. I tillegg til fullmakter må det klargjerast korleis styringsgruppemøtene skal organiserast. Styringsgruppen har vanligvis ansvar for prosjektadministrative styringsfunksjoner, og skal ikke frata basisorganisasjonen ansvaret for faglege beslutningar.

10 Prosjektleiaren slik det er omtalt i prosjektteorien Prosjektleiaren har myndigheit og ansvar til å leie prosjektet og levere dei nødvendige produkta innan rammer og begrensninger som er definert i mandatet. Ansvaret til prosjektleiaren består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektgruppa, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Det forutsetjast at ein prosjektleiar har fagkunnskap om prosjektleiing. Vere teamleder for prosjektgruppa! Jessen kap og And./Grude/Haug kap , , , , 4.5., 11.6.

11 Prosjektleiaren Rapportere til prosjekteigar/styringsruppe status i henhold til mandat og prosjektbeskrivelse. Utvikle prosjektorganisasjonen i henhold til mandat. Utarbeide milepælsplan og arbeidspakker i samarbeid med prosjektmedarbeiderne. Sørge for framdrift i prosjektet i henhold til milepælplan og arbeidspakkar/aktivitetsplanar. Oppdatere og justere prosjektbeskrivelsen etter kvart som prosjektet utviklast. Justere fremdrifta undervegs og handtere avvik og endringar. Rapportere til prosjekteigar uforutsette hendingar som går ut over prosjektets rammer. Ha jamn dialog med linjeorganisasjonen og interessentar, og sørge for god forankring av prosjektets kommunikasjonsstrategi Sørge for at linjeorganisasjon/brukarar blir gitt nødvendig opplæring

12 Fokus Nivå på innsats Prosjektets livssyklus Prosjektets livssyklus (Gray og Larson, 2003) Oppstartsfase Planleggingsfase Gjennomføringsfase Avslutningsfase Mål Planer Status rapporter Opplæring av kunde Krav Budsjett Endringer Dokumentasjon Oppgaver Ressurser Kvalitet Frigi ressurser Ansvar Bemanning Prognoser Nedbemanning Risikostyring Erfaringsoverføring Tid

13 Krav til milepæl Ein milepæl er omtale av ein tilstand som skal nåast, noko som er ferdig eller klargjort deadline for deler av prosjektet Viktig beslutningspunkt/styringspunkt Løsningsnøytralt Kontrollerbart Ikkje for mange milepæler i eit prosjekt (max. 15?) Ikkje for lang tid mellom kvar milepæl Lag også noen P- og O-milepæler (person og organisasjon, ikkje berre tekniske) Lag gjerne milepæler på ting som lett neglisjeres eller gløymast av. NB! Ta hensyn til avhengigheit mellom milepælar

14 Don t set too ambitious deadlines

15 Felles planlegging FORDELER Alle får totaloversikt og forståelse for hva som skal oppnås. Skaper enighet om arbeidsmetodikk og organisering. Forankrer planen hos alle (medeierskap/konsensus). For de fleste prosjekter gir felles planlegging en bedre plan. ULEMPER Kan ta mye tid, koster. Passer ikke alles lederstil. Vet ikke hvor prosjektet tar veien. Farlig signal hvis det ikke er særlig frihet i veivalg. FELLES PLANLEGGING LØNNER SEG, MEN MÅ GJØRES RETT Kystverket, Tore Aalberg, 2012, 2011, Side: Side: 15 15

16 Ina Ruud, KMD:

17 Lars Bjerke, nye Asker:

18 Ove Vollan, ordfører i Rissa:

19 John A. Firing, Nye Askim:

20 Partssamansett utval frå aug. 17 Styringsgruppe/ fellesnemnd frå aug. 17 Politisk prosjektstyringsnivå Arbeidsutval Prosjektleiar: Ny rådmann Rådmannsgruppe i oppstartsfasen Administrativt prosjektstyringsnivå Prosjektgruppe: Prosjektkoordinator Kommunikasjonsansvarleg Demokratistilling Andre ressursar? Delprosjekt 1: Personal og omstilling Delprosjekt 2: Kommunikasjon Delprosjekt 3: Interkommunalt samarbeid kartlegging Delprosjekt: Politisk organisering Oppstart når? Delprosjekt: Demokrati og medvirkning Oppstart når? Delprosjekt: Kultur og verdier Oppstart når? Delprosjekt x: Delprosjekt 4: Arkiv Delprosjekt: Økonomi Oppstart når? Delprosjekt: Matrikkelen Oppstart når? Delprosjekt: Administrativ organisering Oppstart når? Delprosjekt x: Delprosjekt x: = administrativt = tillitsvalde representert Aktuelle tema for prosjekt etter kvart: Teknisk drift, plan, næring og landbruk Skole, SFO og barnehage Helse og velferd, Bistand, pleie og omsorg, rehabilit., barnevern og NAV

21

22 Nye Asker milepæler M1: Rådmann ansatt 1. april 2017 M2: Ny politisk struktur vedtatt 1. juli 2017 M3: Administrativ struktur vedtatt 1. januar 2018 M4: Toppledergruppe ansatt 1. juli 2018 M5: Alle prosjektgrupper er etablert 1. april M6: Alle delprosjekt er planlagt i detalj innen 1. juli 2017 M7: Det enkelte delprosjekt er gjennomført 1. juli 2019 M8: Klart for sammenslåing til nye Asker

23 Fase 1: Planlegging Fram til kongelig resolusjon haust 2017 Prosjektorganisasjon etableres Fire styringsgruppemøter og AU-møter Prosjektplanlegging for hele sammenslåingsprosessen Fem (?) delprosjekt igangsetjast Dei nedsette delprosjekta vil i hovedsak drive kartlegging/utredning i denne fasen Stortingsbehandling juni 2017 Interimfasen fram til haust 2017 Reglement for fellesnemnda fastsetjast (følger Kommunelovens bestemmelser) Rådmannstilling utlysast sommar 2017

24 Fase 2: Gjennomføring del 1 Frå haust 2017 vår 2018 Kgl.res. dato xx Fellesnemnda trer i kraft. Reglement for fellesnemnda følgjer Inndelingslova bestemmelser. Rådmann tilsetjast. Prosjektarbeidet tar til for fullt i alle nedsette prosjektgrupper. Politisk struktur for nye Ålesund vedtakast innan Demokratiprosjektet. Administrativ struktur for nye Ålesund vedtakast Omstillingsplan. Bemanningsplan. Personalprosessar for innplassering. Toppleiargruppa i nye Ålesund tilsetjast.

25 Fase 3: Gjennomføring del 2 Frå haust 2018 vår Produksjons- og leveransefase Fellesnemnda får ei sentral rolle som beslutningsorgan i denne fasen Administrativ organisering for nye Ålesund innførast. Rådmann i nye Ålesund har ansvar for driften av aktivitet som leggast over til nye Ålesund Prosjektleiar har ansvar for at alle vesentlege element ved samanslåingsprosessen er innført innan Prosjektarbeidet sluttføres og gjerast klart for overlevering til linja Kommunevalget hausten 2019 forberedast

26 Fase 4: Avslutningsfase Frå haust 2019 til Kommunevalg Fellesnemnda oppløysast Konstituering av kommunestyret for nye Ålesund og val av representanter til utval/komitear Fatte vedtak som formelt sett ikke kan fattast før nye Ålesund sitt kommunestyre er konstituert Forberede implementering av område/element som ikkje kan innførast før

27 Lars Bjerke, Asker:

28 Effektmål, resultatmål og suksesskriterier Nye Asker skriv: «Erfaringene fra tidligere kommunesammenslåinger er at visjon og målsetninger for sammenslåingsprogrammet bør defineres tidlig. Dette for å tydeliggjøre ambisjonene for programmet og gi en klar retning til arbeidet som skal gjøres. Tydelige målformuleringer er også viktig for å gjøre en realistisk risikovurdering, fordi konsekvens og sannsynlighet av bestemte risikofaktorer avhenger av hvilke mål som skal realiseres. Erfaringene fra tidligere kommunesammenslåinger viser videre at det er enkelte sentrale suksesskriterier som må være til stede for at sammenslåingsprosessen skal bli vellykket. Disse suksesskriteriene har direkte sammenheng med måloppnåelsen.»

29 Målhierarki

30 Lars Bjerke, Asker:

31 Lars Bjerke, Asker:

32 Rolleavklaring viktig Erfaringane frå tidlegare kommunesammenslåingar har vist at tydeleg ansvars- og rolleavklaring mellom politiske og administrative organ i gjennomføringa av sammenslåingsprosessen er avgjerande for korleis prosessen opplevast, og kva resultat det er mogleg å oppnå. Likeledes viser erfaringane at det er behov for å stadfeste kva prinsipp som skal gjeres gjeldande for organiseringa av prosjektet. Dette for å skape størst mogleg tydelegheit og forutsigbarheit, samt etablere felles køyrereglar som alle organa i programorganiseringa skal følge.