PROSJEKTORGANISASJONEN

Transkript

1 Organisasjon og økonomi i BA-prosjekter PROSJEKTORGANISASJONEN ved Per T. Eikeland prof II ved NTNU, prosjektrådgiver i Oslo BYGGEPROSJEKTET: PRODUKT - PROSESS -PROSJEKTORGANISASJON TEKNOLOGI PROSESSEN PRODUKTET (OPPGAVE - RESULTAT) BYGGEPROSJEKTET INSTITUSJONER, BRANSJEKULTUR PROSJEKT- ORGANISA- SJONEN EKSTERNE AKTØRER, MYNDIGHETER, MARKED PROSJEKTORGANISASJONEN DISPOSISJON hva er en organisasjon? hva er prosjektorganisasjonen? prosjektorganisasjonens grenser og omgivelser institusjoner og kultur en generisk modell av prosjektorganisasjonen generiske roller praktiske eksempler, entrepriseformer

2 HVA ER EN ORGANISASJON? ORGANISASJONSTEORI:.. et system for å integrere bidragene fra ulike aktører,... den formen for samarbeid mellom mennesker som er bevisst, overveiet, formålsrettet. (Chester Barnard) Organisasjoner er sosiale enheter bevisst konstruert og rekonstruert for å arbeide mot bestemte mål (Talcott Parsons) GENERELLE KJENNETEGN VED ORGANISASJONER Organisasjoner karakteriseres av (1) ARBEIDSDELING: fordeling av arbeidskraft, makt og ansvar for kommunikasjon, en fordeling som ikke er tilfeldig eller tradisjonsbestemt, men bevisst innrettet for å fremme visse mål (2) STYRING: et eller flere maktsenter som styrer den samlede innsatsen mot felles mål, kontrollerer organisasjonens prestasjoner og endrer strukturen når det kan øke effektiviteten, (3) MENNESKER SOM RESSURS: rekrutterer, omplasserer, fjerner/erstatter eller forfremmer personell (etter Amitai Etzioni) PROSJEKTORGANISASJONEN -BEGREPSAVKLARING- Med begrepet organisasjon menes i det følgende et administrativt strukturert, sosial system hvor aktører handler og samhandler med en eller flere felles hensikter, oppgaver eller mål. Prosjektorganisasjonen er den skiftende organisasjon av aktører som bidrar til byggeprosjektet gjennom byggeprosessen etter oppdrag fra prosjekteier

3 PROSJEKTEIERS PERSPEKTIV Prosjekteieren er den som i utgangspunktet har eierrettighetene, finansieringsansvaret og risikoen for prosjektet som helhet, og som blir eieren av resultatet. Prosjekteiers perspektiv er altså et helhetsperspektiv, som omfatter alle sider ved prosjektet, sett over prosjektets samlede livssyklus Eksempel RIT 2000 FKF: ADMINISTRATIV STRUKTURERING AV PROSJEKTORGANISASSJOJNEN Organisering av et byggeprosjekt, eksempel: PROSJEKTEIER BEDRIFTER PROSJEKTSTAB øk., regnskap innkjøp, jus, info styring, HMS kontor, arkiv UTVALG FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER UTFØRENDE ENTREPRE- NØRER,

4 SÆRLIGE KJENNETEGN ved prosjektorganisasjoner: midlertidig - arbeider ikke for evig liv dynamisk - skifter karakter, funksjoner, deltakere osv dette betyr bl a at rekruttering, mobilisering, sosialisering, og avvikling blir viktig kontinuitet/sammenheng ( integrasjon over tid ) blir et problem Skiftende organisering av byggeprosjekt, eks: PROSJEKTEIER BEDRIFTER PROSJEKTSTAB øk., regnskap innkjøp, jus, info styring, HMS kontor, arkiv UTVALG FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER UTFØRENDE ENTREPRE- NØRER, PROSJEKTORGANISASJONENS GRENSER Hvem er innenfor? Prosjektorganisasjonen omfatter de relevante aktører som er underlagt prosjekteiers styringsrett gjennom ansettelsesforhold eller gjennom avtalte oppdrag mot betaling, direkte eller gjennom andre aktører.

5 PROSJEKTORGANISASJONENS OMGIVELSER alle som ikke er innenfor? alle som ikke er innenfor og som prosjektet har betydning for ( Stakeholders )? alle som som ikke er innenfor og som har eller kan ha betydning for prosjektet? Omgivelsene består av de eksterne aktører som prosjektorganisasjonen er avhengig av eller som på annen måte kan øve innflytelse over prosjektet. PROSJEKTORGANISASJONENS GRENSER Prosjektorganisasjonen består av de relevante aktører som er underlagt prosjekteiers styringsrett gjennom ansettelsesforhold eller gjennom avtalte oppdrag mot betaling, direkte eller gjennom andre aktører. Omgivelsene består av de eksterne aktører som prosjektorganisasjonen er avhengig av eller som på annen måte kan øve innflytelse over prosjektet. INSTITUSJONER OG KULTUR Prosjektorganisasjonens ytre miljø består også av Institusjoner som representerer viktige prosedyrer, prinsipper og adferdsmønstre for aktørene i byggebransjen. Kulturen i bransjen og i samfunnet, som utgjør viktige påvirkninger og referanser for adferden.

6 KULTURBEGREPET Kulturen omfatter språk, kunnskap, tro og verdier, normer og sanksjoner. Bransjen, yrkesgrupper og ulike firma har sine egne kulturelle særtrekk, som virker inn på prosjektorganisasjonen. Bare de aller største og langvarige prosjektene utvikler sin egen prosjektkultur. INSTITUSJONER FORANKRET I PROFESJONER SOM ØNSKER Å REGULERE BRANSJENS ARBEIDSMÅTER REPRESENTERT F. EKS. VED ARKITEKTER /NAL, NPA (REGLER OM ARKITEKTKONKURRANSER, ETISKE REGLER) RÅDGIVENDE INGENIØRER / RIF (KONKURRANSEREGLER, ETISKE REGLER) / BNL, NELFO (ARBEIDSAVTALER, ANBUDSREGLER) FELLESFORBUNDET -LO (TARIFFER, HMS) INSTITUSJONER FORANKRET I LOVER, FORSKRIFTER, STANDARDER, eks LOVER, FORSKRIFTER: PLAN- OG BYGNINGSLOVEN MED FORSKRIFTER ARBEIDSMILJØLOVEN, BYGGHERREFORSKRIFTEN LOV OM OFF. ANSKAFFELSER MED FORSKR. (NY NOU 1997:21) KONTRAHERINGS- OG KONTRAKTSTANDARDER NS 3400 ANBUDSBESTEMMELSER NS 3430 ENTREPRISEKONTRAKTER NS 3431 TOTALENTREPRISER NS 8301 RÅDGIVNINGSAVTALER NS 8302 PROSJEKTERINGSAVTALER KVALITETSSTANDARDER NS-ISO 8402/ 9000/ 9001/9002/ 9003 ISO 10005/ 10006

7 PROSJEKTORGANISASJONEN med generiske roller PROSJEKTEIER STYRINGSKOMITE BRUKERE: INTERNE/ EKSTERNE brukerorganisasjon verneombud tillitsvalgte PE s PROSJEKT- LEDER & PROSJEKT- ØVRIGE OMGIVELSER: offentlighet naboer myndigheter markeder BRANSJENS INSTITUSJONER OG KULTUR Aktør - rolle - prosjekt BIDRAG andre roller AKTØR og identiteter ROLLE I PROSJEKTET FUNKSJONER, ANSVAR, RISIKO PROSJEKT BELØNNING - aktørene bringer med seg andre roller og identiteter som påvirker adferden i den rollen de har i prosjektet BIDRAG BELØNNING AKTØRENES BIDRAG OG FORVENTNING OM BELØNNING I PROSJEKTET AVHENGER IKKE BARE AV ROLLEN I PROSJEKTET, MEN PÅVIRKES OGSÅ BL A AV AKTØRENS IDENTITET MÅL, VERDIER, HOLDNINGER KOMPETANSE, KAPASITET ANDRE RELEVANTE ROLLER

8 RIT2000-PROSJEKTETS AKTØRER OG ROLLER STFK RIT 2000 FKF RiT, NTNU/DMF arkitekt, rådg. ing. arkitekt, reg.ark. interiørark. landsk. ark. rib, riv, rie, geotekn., entreprenører installatører, håndverkere byggevareleverandører prosjekteier prosjektledelse brukere prosjekterende entreprenører leverandører PROSJEKTEIER ROLLEN Prosjekteier er den juridiske person som har eieransvaret for og eierrettighetene til prosjektet, og som i utgangspunktet bærer risikoen for prosjektets kostnader og bruksverdi. Prosjekteier er den sentrale oppdragsgiver - byggherre - for utviklingen og gjennomføringen av prosjektet. BRUKERROLLEN I vid forstand må vi betrakte alle som gjør fysisk bruk av en bygning eller et anlegg, samt alle som bruker bygningen eller anlegget som ledd i sin virksomhet (forretningsdrift, offentlig forvaltning osv) som brukere. Brukernes representanter er de aktører som opptrer i byggeprosessen på vegne av noen som planlegger å bruke bygningen eller anlegget som ledd i sin virksomhet (forretningsdrift, offentlig forvaltning osv).

9 Aktører kan ha flere roller i prosjektet AKTØR A PROSJEKT- EIER BELØNNING BIDRAG BRUKER BIDRAG BELØNNING PROSJEKT FELLES BOLIG AKTØR B ANDRE AKTØRER ANDRE AKTØRER ANDRE AKTØRER TERENDE ANDRE ANDRE ROLLER ANDRE ROLLER ROLLER BELØNNING BIDRAG RIT prosjekt og hovedaktører STFK STATEN RIT 2000 FKF PST RiT RIT 2000 PROSJ. + UTSTYR HiST NTNU/DMF - RIT RIT prosjektet omfatter utvikling av planer og modeller for det fremtidigeuniversitetssykehusets drift byggeprosjekter for sykehusanlegget, anskaffelse av tilhørende brukerutstyr forskning og utvikling (fou) STORTINGET Regjeringen Fylkestinget SHD KUF KRD FIN AAD IDKU SB FYLKESRÅD- MANNEN Fagavdelinger PST RiT STYRET RIT 2000 FKF ADM.DIR. RIT 2000 FKF NTNU DMF HIST ORGANISASJONSDIAGRAM RIT PROSJEKTET FELLES UTVIKLINGS-ENHET UTBYGGINGS-DIREKTØR STABS-AVD. PROSJEKT- GRUPPER, ETC. GRUPPER, ETC. DMF: UTSTYRS- PROSJEKT

10 ROLLEN SOM PROSJEKTEIERS Prosjekteiers prosjektleder ivaretar organisering og ledelse av prosjektet som helhet, med overordnet styring og delvis utførelse av de administrative prosessene, på vegne av prosjekteier. - Prosjektledelsen omfatter prosjekteiers prosjektleder og alle som bistår prosjektleder med dennes oppgaver eller som utfører delfunksjoner som inngår i de administrative prosessene for prosjektet som helhet. RIT 2000 FKF organisasjonen januar 2000 Adm. direktør Informasjon og samfunnskontakt Samhandling og endring HMS og kvalitetssikring Prosjektstyring økonomi Sykehusplanlegging Personal Stråleterapien Driftsplanlegging IT internt Kvinne/ barn Laboratorie Nevro Utstyr Barnehagen IT Sekretariat Parker.kjeller Transport/ forsyning Kontrakt Infrastruktur Organisasjonsutvikling Ass. Utbyggingsdir. = Utbyggingsavdeling = Adm.avd, felles stab = Utviklingsavdeling Næringsutvikling Utbyggingsdirektør Administrasjonssjef Medisinsksjef Utbyggingsdirektør Prosjekt sekretær Kost/Plan Kontrakt HMS&K Arkitekt Dok.kontr. IT VVS AET Nevro Kunst P -kjeller Utstyr Lab Veier/ landskap VA Kvinne/ Forsyning Pasient barn Hotellet Tekn. Infrastr. Barnehagen Stråleterapi Utv. FDVU Sekreteriat Anskaffelser Programmering

11 Skiftende organisering av byggeprosjekt, eks: PROSJEKTEIER BEDRIFTER PROSJEKTSTAB øk., regnskap innkjøp, jus, info styring, HMS kontor, arkiv UTVALG FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER UTFØRENDE ENTREPRE- NØRER, ROLLEN SOM Rollen som prosjekterende innebærer å utvikle den fysiske løsningen av prosjektet og beskrive løsningen ved hjelp av tegninger og beskrivelser. - ARKITEKT, RIB, RIV, RIE, GEOTEKN, AKUSTIKK, ANDRE SPESIALKOMPETANSER Organisering av prosjekteringen: individuelle kontrakter PROSJEKTEIER PROSJEKTSTAB øk., regnskap innkjøp, jus, info styring, HMS kontor, arkiv BEDRIFTER UTVALG FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER PROSJEK ARKITEKT RIB RIV RIE

12 Organisering av prosjekteringen: gruppekontrakt PROSJEKTEIER PROSJEKTSTAB øk., regnskap innkjøp, jus, info styring, HMS kontor, arkiv BEDRIFTER UTVALG FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER PROSJEK HOS PE PROSJEKTERINGSGRUPPE- LEDER PG: ARKITEKTER, RIB, RIE, RIV, OSV.. Organisering av prosjekteringen: TOTALENTREPRISE PROSJEKT TOTAL- ENTREPRENØRENS PROSJEKT PE s BYGGE BYGGE EGNE ENTREPRENØRARB. ENTREPRENØRROLLEN Entreprenørrollen innebærer å påta seg ansvar for utførelsen av de fysiske arbeidene på byggeplassen med tilhørende bestemte risiki knyttet til utførelsen. Utførelsen av de fysiske arbeidene på byggeplassen omfatter også de administrative funksjonene, planlegging, organisering og ledelse, som er knyttet til utførelsen av prosjekterte arbeider.

13 Entrepriseformer karakteriseres av hvordan de utførende entreprenører er PROSJEKTEIER organisert. BEDRIFTER PROSJEKTSTAB UTVALG FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER RIB, RIE, RIV, OSV.. UTFØRENDE ENTREPRE- NØRER, DELTE (BYGGHERRESTYRTE) ENTREPRISER (CM) HOVEDENTREPRISE PROSJEKTSJEF HOVED- ENTREPRENØR SIDE- TEKNISKE SIDE-

14 GENERALENTREPRISE GENERAL- ENTREPRENØR TOTALENTREPRISE PROSJEKT TOTAL- ENTREPRENØR FAGUTVALG, SPESIAL- UTREDNINGER PROSJEKTORGANISASJONEN ER ET KOMPLEKST ELEMENT I EN STØRRE HELHET: MARKED PRODUKTET (OPPGAVE - RESULTAT) INSTITUSJONER BRANSJEKULTUR PRODUKTTEKNOLOGI SAMARBEIDSKLIMA PRODUKSJONSTEKNOLOGI PROSESSEN IKT PROSJEKT- ORGANISA- SJONEN EKSTERNE AKTØRER, MYNDIGHETER, MARKED

15 Det finnes ingen beste måte å organisere byggeprosesser på. Men hvis vi har god oversikt over helheten - og er i stand til å se og forstå viktige sammenhenger, kan vi bedre klare å velge gode løsninger, tilpasset det prosjektet vi står overfor, omgivelsene, markeder, bransjens institusjoner og kultur.