Oppdragsgiver Brukerhåndbok

Transkript

1 Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Oppdragsgiver Brukerhåndbok Mars 2017 CTM_Tender_CA.DOCX Side 1

2 Versjonskontroll Versjon Dato Endring 1.0 Mars 2012 Delt anbuds- og kontraktstyringshåndbok NYE versjoner 1.1 April 2012 Omfatter CTM versjon Juli 2012 Omfatter CTM versjon August 2014 Omfatter CTM versjon Februar 2015 Omfatter CTM versjon September 2015 Oppdatert Norska 1.6 Desember 2016 Omfatter CTM versjon Mars 2017 Omfatter CTM versjon CTM_Tender_CA.DOCX Side 2

3 Innholdsfortegnelse BEHANDLING AV INFORMASJON... 5 Prosjekter under Mine konkurranser Lag et Prosjekt Tildel teamet i Prosjekt... 7 KONKURRANSEPROSESSEN Legg ut en konkurranse med en enkel prosess... 8 Legg ut konkurranse med flere trinn Redigering av konkurransen og oppsett av respons Håndtere konkurransegrunnlag: Velg team Angi mottakere av meldinger Definere tidsfrister Angivelse av CPV-koder: Kunngjøringssted Velg evalueringsmodell Tillegging av kvalifiseringskrav/minstekrav og evalueringskriterier: Valg av ønsket prissetting: Lag prisskjemalinjer Forbered evaluering Autoskoringsformler Legge til dokumenter: Lag en zip-fil for leverandører Lage invitasjonsbrev: Brukarinnstillinger for tilbudsåpning: Kunngjøring av konkurranse Flere delkontrakter i en konkurranse BEHANDLE FORESPØRSEL FOR KONKURRANSE Søk leverandører Leverandørdatabasen Inviter leverandør Fjern og lås/lås opp Åpne tillbudene etter tidsfristen Evaluer og last ned tilbud Evaluering av anbudsbesvarelser: Evaluering av krav (Online vurderingssystem) Anskaffelseprotokoll Meldingssystem Send melding Meldingsarkiv Oppdragsgiver foretar endringer Informer leverandører To-Trinn prosess Tildeling til foretrukket leverandør/kontraktstildelning Send melding om tildeling Administrer kunngjøring av tildeling CTM_Tender_CA.DOCX Side 3

4 Bruke Alcatel-direktivet BRUKER ADMINISTRASJON Rediger brukerprofil Digitale signaturer MINE OPPGAVER: DOKUMENTMAPPER Versjonstyring PRISSKJEMA Lag rader direkte i anbudsstyringen Import av prisskjema fra eksternt system Formatering og redigering av data fra prisskjema Navigasjon Håndter avsnitt Dokumentvedlegg Prissetting av hele prisskjemaet ANDRE OMRÅDER/MODULER Innsjekk- /utsjekkfunksjon Kontraktsnummer (separat innstilling) Spørsmål og svar (Q&A) (separat modul) CTM_Tender_CA.DOCX Side 4

5 Behandling av informasjon Trykk på Mine aktive for å få tilgang Prosjekter under Mine konkurranser Prosjekter lager du ved å klikke på «Mine konkurranser» på startsiden. Innenfor et prosjekt kan du lage konkurranser. "Prosjekt" fungerer som en gruppering med tilsvarende konkurranser innenfor for eksempel samme område. Innenfor "prosjekt" kan du skape et team eller en gruppe av medlemmer som skal jobbe sammen og som har tilgang til alle konkurranser innenfor prosjektet. Hvis det er et spesifikt team som skal jobbe med hver konkurranse, så må du ikke benytte prosjekt. 1.1 Lag et Prosjekt For å opprette et nytt Prosjekt : CTM_Tender_CA.DOCX Side 5

6 1. Klikk på Mine aktive på startsiden. 2. Trykk på [Lag nytt prosjekt] 3. Fyll ut skjemaet. Husk å fylle ut alle de obligatoriske feltene(*). 4. Klikk på knappen [Lagre]. 5. I neste steg kan du redigere brukertilgang til prosjektet. Trykk på «Legg til/fjern medlemmer». Om det for øyeblikket ikke er mulig å legge til nye medlemmer, trykker du «Avbryt». Nye medlemmer kan også legges til ved senere tilfelle. 6. Generell informasjon om et "prosjekt" kan endres senere. Trykk [Endre prosjekt] på det aktuelle "prosjektet" for å redigere informasjonen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 6

7 7. Klikk på «Team» for å få mere informasjon om rollene, tillatelsene og hvordan du administrer medlemmene. 8. Når du legger ut en konkurranse vil prosjektets generelle informasjon brukes. 1.2 Tildel teamet i Prosjekt Et "prosjekt" blir administrert av et team. Du gir brukere innenfor bedriften din tilgang til å jobbe med "prosjektet" og alle konkurransene som er lagt ut innenfor dette prosjekt. Du kan velge ulike typer av tilgang de forskjellige brukere skal få: mulighet til å redigere osv. På hver konkurranse vil du også ha mulighet til å velge hvem av prosjektmedlemmene som skal få motta meldinger som sendes gjennom systemet. Legg til team og brukere til et "prosjekt": 1. Klikk på knappen Mine konkurranser fra hjemmesiden. 2. Gå til «Aktive» 3. Trykk på Team knappen. NB: Dersom du har bestemt deg for å IKKE lage konkurransen innenfor et prosjekt, kan du tildele tilgang direkte på konkurransens sjekkliste. 4. Her redigerer du tilgang til "prosjekt". Trykk på [Legg til / Fjern medlemmer]. En liste over tilgjengelige brukere og team vil vises. CTM_Tender_CA.DOCX Side 7

8 5. Velg i neste steg de teamene eller brukerne som skal ha tilgang til "prosjektet". Bruk pilene for å flytte dem over til panelet på høyre side. Bruk ctrl-knappen for å velge mer enn én bruker. Når du er ferdig trykker du på [Lagre] 6. Velg rollene teamet eller brukerne skal ha ved å trykke på boksene for hver bruker og hvert team. Rollene beskrives på venstre siden. Når du er ferdig trykker du på [Lagre]. Endre eier Senere kan du også endre eieren av prosjektet Konkurranseprosessen 2.1 Legg ut en konkurranse med en enkel prosess 1. Trykk på knappen Mine aktive på innloggingssiden under Mine konkurranser. CTM_Tender_CA.DOCX Side 8

9 2. Trykk på [Lag konkurranse] i prosjektet, eller i området som ikke er relatert til prosjekt hvis konkurransen er selvstendig og ikke skal ligge under et prosjekt 3. Velg den ønskede ett-trinns prosedyremalen. Ved å legge inn en verdi gir systemet deg automatisk rettighet til å bruke visse prosedyremaler og prosesser. Siden lastes på nytt og de forskjellige fasene og faseinnstillingene vises. Det kan være mulig å endre innstillinger, men dette kommer an på hvilke konfigurasjoner som er blitt gjort av virksomhetssadministratoren i prosedyremaler. CTM_Tender_CA.DOCX Side 9

10 4. Legg inn en referanse/saksnummer (ikke obligatorisk). Denne referansen vil være en del av konkurransens innledningsbeskrivelse. 5. Innledningsbeskrivelsen er konkurransenavnet som står annonsert, og er synlig for alle parter. 6. Den detaljerte beskrivelsen (ikke obligatorisk) vises som en generell beskrivelse av hele konkurransen. Velg hvilken sjekkliste du ønsker å benytte (jfr. bildet ovenfor). Din administrator kan opprette flere sjekklister som via konfigurasjon tilpasses spesifikke prosedyrer. Velg egnet sjekkliste i listen. Finnes ikke dette valg, har administratoren allerede gjort det. Trykk på [Lagre] når du er ferdig med alle innstillingene. Konkurransen er nå blitt opprettet. På venstre side har du en administrasjonsdel der du kan utføre flere oppgaver under hele prosessen. Nederst på administrasjonssiden kan du avlyse en konkurranse, slette og kopiere den. Om du avlyser konkurransen vil det bli markert på en tydelig måte Det vil stå med kanselleringsikonet i listen din over anbud Konkurransen vil ikke vises på den offentlige oversikten i KGV etter at den har blitt avlyst. Du kan kun slette en konkurranse hvis det ikke er blitt lagt til noen leverandører. MERK! Publikasjoner som er sendt til Doffin må avlyses manuelt av oppdragsgiveren. Disse sidenes integrasjon tillater ikke noen automatiske avlysning/tilbaketrekking av en publikasjon. En publikasjon gjort til TED og Doffin kan avlyses ved å bruke en kunngjøring om kontraktstildeling. CTM_Tender_CA.DOCX Side 10

11 Nederst i sjekklisten kan du: se konkurransedetaljene, endre konkurranseinnstillinger, legge til delkontrakter og legge til trinn om konkurransen er skapt med en flertrinnsprosedyre. Legg ut konkurranse med flere trinn 1. Trykk på knappen Mine aktive på innloggingssiden under Mine konkurranser. 2. Trykk på [Lag konkurranse] i "prosjektet", eller i området som ikke er relatert til prosjekt hvis konkurransen er selvstendig og ikke skal ligge under et prosjekt CTM_Tender_CA.DOCX Side 11

12 3. Velg ønsket flertrinns prosedyremal for eksempel Begrenset anbudskonkurranse over EØS-terskelverdiene 4. Siden lastes opp på nytt, og de forskjellige fasene og innstillingene for hvert trinn i prosessen vises. For å lettere kunne håndtere trinnene anbefales det å skille prosesstrinnene ved å forandre navnene deres. 5. Trykk på [Lagre] når du er ferdig med alle innstillingene. CTM_Tender_CA.DOCX Side 12

13 Konkurransen er nå blitt opprettet, inkludert den første delkontrakten. Sjekklisten inneholder alle trinnene som må gjennomføres i konkurransen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 13

14 Begge sjekklistene kan minimaliseres når du arbeider med hvert enkelt trinn i prosessen. Jfr. nedenforstående eksempler. Den øverste delen av sjekklisten er generell og gjelder begge trinn, den nederste gjelder kontraktsdelen og inkluderer derfor begge trinn. Sjekklisten for de to trinnene Kvalifisering og Tilbudsforespørsel er forskjellige: Publisering av kontraktstildeling og utvelging av leverandører til neste trinn er en aktivitet på kvalifiseringsnivå. Invitasjon til leverandører og kontraktstildeling skjer i trinn tilbudsforespørsel Nedenfor kan du se et bilde hvor minimaliseringen er utført på trinn "Kvalifikasjon" og "Tilbudsforespørsel." Forskjellen mellom en enkelttrinnsprosess og en flertrinnsprosess: Velger du en to-trinnsprosess vil du kunne kvalifisere leverandører separat i det første trinnet. Etter at leverandører har svart på kvalifiseringskravene i første trinn, kan du evaluere hvilke leverandører som skal inviteres videre til trinn to, tilbudsforespørsel. 2.2 Redigering av konkurransen og oppsett av respons Sjekklisten er redigeringssiden i tillegg til å være en side for oversikt over oppgavene som skal gjennomføres i en konkurranse; et fåtal av punktene er obligatoriske. Når et punkt er CTM_Tender_CA.DOCX Side 14

15 utført markeres den med en grønn hake i sjekklisten. Du kan sette den som ventende (gul) ved å trykke på hakesymbolet, men du kan også markere uferdige oppgaver grønne, for å markere en oppgave som ferdig. Håndtere konkurransegrunnlag: I konkurransens sjekkliste legger du til og redigerer konkurransegrunnlag, informasjon som skal fylles ut av leverandørene, for eksempel priser, kvalifiseringskrav, andre dokumenter osv. Merk at du bør føre inn en mer detaljert beskrivelse om anskaffelsen din. Her har du 500 tegn til å lage en detaljert beskrivelse. Dette gjør det enklere for potensielle leverandører å velge om de vil involvere seg eller ikke. Denne teksten vises tidlig i publikasjonen og invitasjonen. Informasjonen vil være synlig på doffin. Velg team Du kan velge teammedlemmer til å jobbe med konkurransen (kun mulig med konkurranser utenfor "prosjektet", siden i konkurranser innenfor et "prosjekt" gjøres all administrering av teammedlemmer på "prosjekt"-nivå). Medlemmer kan gis rettigheter som redigerer eller som bruker med innsyn, avhengig av hva slags type oppgaver de skal utføre i konkurransen. Du kan også forandre eieren av konkurransen. MERK! Dette er kun en mulighet om konkurransen opprettes utenfor et prosjekt. Ellers utføres administrasjon av teammedlemmer for hele "prosjektet". 1. Under «Team» ser du hvilke av teammedlemmene som har tilgang til konkurransen. Om det ikke finnes noen medlemmer på listen eller om du vil fjerne medlemmer, kan du trykke på [Legg til/fjern ]. 2. De teammedlemmene som er tilgjengelige står opplistet i den venstre boksen. Du velger ut brukere som skal få tilgang til konkurransen ved å velge én eller flere medlemmer. Deretter trykker du på pilen som peker til høyre. CTM_Tender_CA.DOCX Side 15

16 3. Trykk [Lagre] og gå tilbake til området der du administrerer brukertilgang. 4. Sjekk om brukeren bør ha "redigerer", "bruker med innsyn" eller "bruker med begrenset innsyn" tilgang. Trykk [Lagre]. 5. Når du har forskjellige medlemmer på listen, kan du også velge å endre eieren av konkurransen. Brukeradministrasjon kan gjøres fortløpende under hele konkurransen. Angi mottakere av meldinger 1. Trykk på "angi mottakere av meldinger" 2. Velg hvilke av medlemmene som bør motta både systemmeldinger og direkte meldinger fra leverandører vedrørende konkurransen. Om du ikke velger noen blir meldingene kun sendt til eieren av konkurransen Definere tidsfrister Herfra kan du redigere alle datoene som er relevante i forhold til konkurransen som sluttidspunkt, publisering, dato for kontraktstildeling osv. 1. Velg hvilke datoer du vil bruke ved å velge avkryssingsboksen. Om du har lagt ut en konkurranse etter en mal kan det være at du har krav på å fylle ut noen av datoene. Legg inn datoene og trykk på [lagre]. 2. Du har også mulighet til å angi datoer til informasjon for leverandøren. a) Frist for avklaringsspørsmål: frist for leverandørene å sende inn avklaringsspørsmål til eieren av konkurransen b) Konkurransens gyldighet: Hvor lenge kjøperen vil at konkurransen/svaret skal være gyldig c) Planlagt tildelingsdato: anslått dato for tildeling av kontrakt CTM_Tender_CA.DOCX Side 16

17 NB: Frist for bevarelse av tilbud kan ikke endres bakover i tid. Angivelse av CPV-koder: EU-standarden for kategorisering av en offentlig konkurranse er CPV kodene (Common Procurement Vocabulary). Alle offentlige konkurranser bør merkes med en eller flere CPV koder. 1. Klikk på «Angi CPV koder» i sjekklisten og trykk på [Legg til]. Kategoriene vises i et popup vindu. Om du ikke er sikker på hvilken CPV kode du trenger skriver du bare inn søkeord øverst i søkefeltet, og systemet vil vise deg noen alternativer. 2. Velg en eller flere kategorier. Bla nedover på listen og se lengre ned på treet for å finne den riktige kategorien. 3. Trykk på [Legg til valgte kategorier], pop-up vinduet lukkes, skjermbildet nedenfor oppdateres og de valgte kategoriene oppføres. 4. En av kodene må bli definert som «Hoved CPV kode» og denne blir markert med en stjerne. Hovedkategorien kan endres. CTM_Tender_CA.DOCX Side 17

18 Kunngjøringssted Publiseringssider er forhåndsdefinert av Systemadministratoren i prossessmalen Sektor konkurransen underligger er innstilt automatisk i oppdragsgiverprofilen som Systemadministrator har lagt inn. Avhengig av sektor som er definert på denne siden, vil forskjellige publiseringsskjemaer bli tilgjengeliggjort senere i prosessen. Velg evalueringsmodell CTM_Tender_CA.DOCX Side 18

19 Når brukeren går inn på seksjonen hvor det skal velges evalueringsmodell fra sjekklisten, må følgende muligheter velges: Evalueringsprosessen: Du kan veksle mellom individuell evalueringsprosess og gruppeevalueringsprosess. Vær oppmerksom på at om du bytter vil alle lagrede poeng bli borte. Om du velger gruppeevalueringsprosess må du ha valgt de personer som skal inngå i ditt evalueringsteam tidligere i sjekklisten. Individuell evaluering innebærer at hvilken som helst bruker som har tilgang til å redigere anbudet kan gi poeng på svar fra leverandørene. Brukarene vil ikke overskrive poeng gitt av andre brukere. Gjennomsnittlig poeng er beregnet for hvilket som helst element som har fått ett poeng. Det overensstemmende og endelige poeng vil bli bestemt basert på evalueringen. Det anbefales at denne prosessen kun benyttes i tilfeller hvor det er en evaluerer. Evalueringsverktøy: Om du har den nye evalueringsverktøys modul slått på kan du velge det nye verktøyet «Online Vurderingssystem». Online Vurderingssystem er det systemet som har det mest oppdaterte og moderne brukergrensesnitt. Det gamle verktøyet (Active X) må ha modul og Microsoft ActiveX komponenter installert. De evalueringsmodellene og poengskjemaer som er tilgjengelig kommer an på hvilket evalueringsverktøy som er valgt. CTM_Tender_CA.DOCX Side 19

20 Evalueringsmodell: Du har to evalueringsmodeller å velge mellom: «Vekting og scoring» og «Fast vekting». «Merverdi» er kun tilgjengelig i det gamle evalueringsverktøyet (Active X). I Vekting og scoring tilføyer du vekting for de ulike deler av kriterier/krav og pris. Vekting (i prosent) angir viktigheten av ett element. I evalueringen gir du poeng for hver leverandør og for element som er vektet I fast vekting angis en fast vekting direkte på hvert krav. Vekting på seksjoner og delkontrakter regnes ut automatisk av KGV. Evalueringstype: Evaluering per delkontrakt lar deg vurdere og poeng sette leverandøren tilbud individuelt på hver delkontrakt, vektingen og den totale poengsummen er ikke koblet til de andre delkontrakter. Poeng på pris formel: Vis automatiske poeng for krav for leverandører Resultat før leverandør Synlighet på vekting: Vis øverste vekting til leverandøren Resultat for leverandør: CTM_Tender_CA.DOCX Side 20

21 Tillegging av kvalifiseringskrav/minstekrav og evalueringskriterier: Her skal du spesifisere både inngangsspørsmål (obligatoriske krav, kvalifikasjonskrav) og andre evalueringskriterier. Kravene/kriteriene kan velges ut fra en mal, eller legges til manuelt. Gå til linken for krav/kriterier i sjekklisten. Trykk «Lag seksjon» = overskrift (Kvalifikasjonskrav, Obligatoriske Krav, Tildelningskriterer Kvalitet osv) alt som skal besvares som har et skrevet krav. Gi overskriften et passende navn og velg lagre Klikk på [Lag krav/kriterier ]-knappen CTM_Tender_CA.DOCX Side 21

22 Velg spørsmåls/krav type og trykk på [Neste]. Notering er en ekstra informasjonstekst som kan brukes til ekstrainformasjon til leverandørene. Ved ett- og flervalgsspørsmål/krav kan du sette automatisk poengvurdering som automatisk telles som poeng i analysemotoren når evalueringen starter. Merk at inngangsspørsmål ikke kan gis autoscoring på da leverandøren enten går videre etter kravet, eller han gjør ikke det. Flervalgsspørsmål/krav er når det kan være mer enn ett svar. Poengsummen kan være på maksimum 100 poeng. CTM_Tender_CA.DOCX Side 22

23 Ettvalgsspørsmål/krav er når det kun kan være ett svar. Om du benytter sistnevnte som inngangsspørsmål må du huske på at disse kun bør brukes på ett av alternativene. CTM_Tender_CA.DOCX Side 23

24 Om du har et krav/kriterium til leverandøren som du ikke kan gi alternativer på, kan du også la han svare fritt. Disse spørsmålene kan ha et kort svar (100 tegn), medium (800 tegn) eller et langt svar (2500 tegn) Om du vil at leverandøren skal svare ved hjelp av nummer, kan du ta i bruk nummerspørsmål. Du kan også gjøre dette til et inngangsspørsmål, og legge til en minimums- og en maksimumspoengsum. CTM_Tender_CA.DOCX Side 24

25 Flere valg som ligger nederst på spørsmålene dine: Internt krav Leverandøren ser ikke dette spørsmålet, som kan brukes som gruppepoengsum og vekt for en rekke spørsmål. Svar utløper og går ut på dato Leverandøren setter en utgangsdato på svaret sitt. Dokumentvedlegg er tillatt som del av svaret Leverandøren kan laste opp et dokument som en del av svaret Dokumentvedlegg kreves for å svare Leverandøren må legge ved et dokument som svarer på spørsmålet Krav / Inngangsspørsmål Kun for nummer- eller alternativspørsmål. Leverandøren må svare korrekt, enten med ett av svaralternativene eller på nummerskalaen. Disse typer spørsmål kalles også "knock-out"-kriterium. CTM_Tender_CA.DOCX Side 25

26 Dersom avmerkingsboksen for krav om dokumentvedlegg er markert vil systemet advare leverandøren om at det ikke er lastet opp dokument relatert til det konkrete spørsmålet For å lagre spørsmålet og gå tilbake til spørsmålslisten trykker du på [lagre]. Spørsmålene/kraven er nå lagret som utkast/arbeidsversjon, og vil ikke vises til leverandøren før kravene har blitt lagret som vanlig ved å klikke på «Oppdater til ny versjon». Det samme gjelder om det foretas endringer av spørsmålene. Legg til spørsmål/krav eller evalueringskriterier fra en forhåndsdefinert mal: Velg Legg til fra mal i «Klargjør krav/kriterie». Når du er i biblioteket, velg relevant mal som er opprettet av en virksomhetsadministrator CTM_Tender_CA.DOCX Side 26

27 Velg ut malen med krav og kriterier du vil bruke: Malspørsmålene vises. Velg de spørsmålene du vil linke eller kopiere over til konkurransen Listen over existerende spørsmål/krav/evalueringskriterier er vist i mal. Velg spørsmål som du ønsker å bli linket til, eller kopier det inn i anbudet ditt. Dersom du LINKER krav blir navn på seksjon og spørmål nøyaktig som opprinnelig definert og det betyr at de er uredigerbare. Dersom en leverandør har svart på et tidligere linket spørsmål, vil svaret bli forhåndsutfylt automatisk og leverandøren behøver bare å stadfeste eller redigere tidligere svar i kvalifikasjon Dersom du kopierer seksjon og spørsmål/krav kan alt redigeres etter behov. Spørsmål/krav er vanligvis opprettet i maler som er felles for alle brukere i en virksomhet. Når spørsmålet er lagt inn, kan svarsalternativ ha standard verdier for poeng, verdiøkende summer, og det velges om verdien skal ha en inngangsverdi. (Verdiøkende sum er en separat modul og en individuell vurderingsmodell som ikke benytter seg av andre typer poengiving/vekting) CTM_Tender_CA.DOCX Side 27

28 I dette eksemplet kan du se: Øverste seksjon med krav for denne delen er linket fra biblioteket (spørsmålene er i svart skrift og kan ikke redigeres). Imidlertid kan alternativene for enkeltvalgs- og flervalgskrav redigeres slik at de blir tilpasset konkurransen. Ved å klikke på «Vis alternativer» vil du få tillatelse til å redigere valgene. Nederste seksjon som heter «Finansiell» er opprettet spesielt for denne konkurransen og kan redigeres. Den er fremdeles i versjon Utkast og er derfor ikke synlig for leverandører. Sett en hake ved de spørsmålene/krav som skal legges ut og velg deretter oppdater til ny versjon. Kravene vil nå bli synelig for leverandørene og det er mulig å besvare dem. Her ovenfor får du beskrevet hvordan du kan fortsette for å opprette dine egne seksjoner og distribuere kopierte spørsmål til relevante seksjoner om du har kopiert spørsmålene fra en mal/et bibliotek over til konkurransen Seksjoner er opprettet ved å klikke på Opprett seksjon. Når seksjonen er opprettet kan du klikke på redigerbart spørsmål og velge hvilken seksjon spørsmålet skal flyttes til. Når du har valgt den redigerbare funksjonen (kopiert fra mal), kan du endre alle parametre og tekst. Øverst velger du hvilken av de opprettede seksjoner du ønsker at spørsmålet skal linkes til. Dersom alle spørsmålsdata er lagt inn kan du nå lagre den som ny versjon. Du kan sortere rekkefølgen på krav/kriterier i hver seksjon ved å velge «Sorter»- knappen. Dette må gjøres etter at alle spørsmål er fordelt mellom relevante seksjoner. CTM_Tender_CA.DOCX Side 28

29 Når du er i sorteringsmodusen "omorganiser spørsmålssiden" må du gjøre slik det står på bildet under: 1. Velg i hvilken seksjon du ønsker å sortere spørsmål/krav/kriterier. 2. Velg et spørsmål ved å markere det. 3. Velg om spørsmålet skal flyttes opp eller ned i sorteringsrekkefølgen ved å klikke på Flytt Opp og Flytt Ned knappene. For å avslutte prosessen, lagre endringene og returnere til forutgående side hvor du kan se resultatet. Deretter må dette lagres. 2. Øverst i det nye vinduet velger du hvilken seksjon i spørreskjemaet du ønsker å se og sortere under Importering av krav/kriterier fra Excel (seperate module) Du kan importere krav/kriterier fra et generisk Excel-ark. For å komme til importeringsskjermen trykker du på [Importer]. Her finner du også en nedlastingskobling for malen du trenger til spørsmålsimporteringen Velg den filen du vil importere, og trykk på [Importer]. En validering av filen kommer da til syne. Trykk på [videre] for å importere alle kravene/kriteriene. Oppretting Excel-ark-maler: 1. Trykk på Håndter kvalifiseringsspørreskjema-koblingen. Siden for forberedelse av kvalifiseringsspørreskjemaet vises. 2. For å komme til importeringsskjermen trykker du på [Importer]. Siden for importering av spørsmål kommer til syne. 3. Trykk på en av koblingene for nedlasting av importeringsformat. Det tomme importeringsformatet inneholder kun de korrekte innstillingene og kolonnene. Det andre inneholder også eksempler på spørsmål. CTM_Tender_CA.DOCX Side 29

30 4. For mer informasjon om hvordan man jobber med Excel-arket, se kommentarer i Excel. CTM_Tender_CA.DOCX Side 30

31 Valg av ønsket prissetting: Trykk på linken ved seksjonen for nødvendig prisinformasjon for å utføre endringer i den ønskede prissettingen. Det tilbys følgende konfigurasjoner: Be om totalpris fra leverandør Hvis du velger totalpris per anbudsmelding, og du har lagt ut et anbud med flere anbudsmeldinger vil dette medføre at leverandørene må sette en pris på minst én av anbudsmeldingene for å kunne sende inn. Valgfri totalpris Leverandøren kan fylle inn valgfrie tilleggspriser til den totale prisen. Når kjøperen angir priser kan han legge disse til den totalprisen som leverandøren setter Deaktiver alternativ tilbud Standardinnstillinger gjør at leverandører har to felter for angivelse av totalpris: en som samsvarer fullstendig og en alternativ pris, dvs. en totalpris som ikke dekker alle kravene. Her kan du nekte leverandøren å føre inn en alternativ pris som ikke oppfyller alle kravene. CTM_Tender_CA.DOCX Side 31

32 Forespørsel om prissetting av prisskjema be om en stykkliste med pris fra leverandører, dette alternativet krever at du laster opp ett prisskjema til anbudet slik at leverandørene kan sette en pris på disse Prissetting av alle rekker er påkrevd ber leverandører om å prise alle elementene i prisskjema, leverandører kan ikke sende inn forslag før alle radene er prissatt. Tillat at leverandør legger til elementer velg om leverandørene skal kunne opprette egne elementer eller endre eksisterende elementer. Dersom de får tillatelse kan leverandørene opprette egne elementer eller opprette erstatninger for eksisterende elementer. Leverandører kan benytte oppdelingsstruktur om det legges avsnitt til konkurransen, tillater leverandøren å se disse og bruke dem om igjen i et flernivå-tilbud. Topptekst på kommentarkolonne Skriv noe annet enn "kommentar" inn i toppteksten til kommentarfeltet. Dokumentoversikt Last opp et HTML-dokument med koblinger til hver elementkode. Leverandøren vil kunne trykke på elementkodelinken og åpne HTML-dokumentet i riktig posisjon med flere detaljer om elementet. Legg til ekstra produktinformasjon for elementer Endringene i disse innstillingene vil bli loggført i revisjonssporet med en ny revisjonshandling Produktinformasjonsinnstillinger for prisskjema er blitt oppdatert. Om endringer foretas etter at en leverandør har vist interesse for anbudet, vises varselet "uvarslede endringer" til oppdragsgiveren. Alle produktinformasjonsfeltene kan settes som "skjult" eller "obligatorisk". Skjulte felter vises ikke til leverandøren, og disse kan dermed ikke bli priset. Obligatoriske felter blir behandlet som obligatoriske krav, og vil gi leverandørene advarsler ved innsending om disse ikke er utfylt. Dette vil imidlertid ikke forhindre leverandøren i å sende inn respons. CTM_Tender_CA.DOCX Side 32

33 Lag prisskjemalinjer Du kan lage rader direkte i ett prisskjema i konkurransen. Du kan bruke dette til å fylle ut et tomt prisskjema eller til å legge rekker til importert data. For å opprette en linje: 1. Klikk på prisskjema fra sjekklisten og Legg til linje 2. Velg type rad du vil opprette (Element / Overskrift / Melding) fra rullgardinmenyen, og skriv ferdig den påkrevde informasjonen. 3. Om ønskelig vises den estimerte prisen. Den kan brukes som målestokk for mottatte priser. 4. Trykk på [Lagre]. CTM_Tender_CA.DOCX Side 33

34 For å importere fra Excel: Klikk på prisskjema fra sjekklisten og Importer data Velg fil fra PC og klikk importer, valg av kolonner fra Excel. Hvis du har brukt malen endres ikke noe i denne siden. Klikk Importer Oppretting av ekstra tilpasset produktinformasjon for elementer. Det går an å definere opptil tre tilpassede felter der oppdragsgiveren kan be leverandørene om å fylle inn ekstra informasjon. Oppdragsgiveren kan markere disse som obligatoriske på samme måte som produktinformasjonen. Oppsett av tilpassede felter 1. Kryss av de aktuelle boksene for å forandre innstillingene. 2. Trykk på [lagre] for å lagre innstillingene. CTM_Tender_CA.DOCX Side 34

35 Forbered evaluering Evalueringstreet er en logisk oversikt over delene i din konkurranse. Når du for første gang går inn på «Forbered evaluering» fra sjekklisten, starter du med å definere prosentdelen for hele konkurransen. Du har også mulighet til å velge at konkurransen eller en spesifikk kravseksjon ikke skal evalueres. Det er VIKTIG å Lagre etter at du er ferdig med hver seksjon/krav som er vektet. Fortsett med vekting gjennom hele treet ved å utvide pluss-ikonene til venstre på treet. Fyll ut relevant prosentdel og avslutt ved å Lagre. Systemet vil advare brukeren når et felt mangler utfylling. I eksempelet nedenfor er ingen alternativer vektet og brukeren må derfor klikke på funksjonen for «ingen evaluering av dette elementet». CTM_Tender_CA.DOCX Side 35

36 Brukeren KAN IKKE vekte på krav nivå med mindre disse først er blitt lagt til på seksjonsnivå. Kravene kan ikke bli vektet om vekting i seksjonsheaderen mangler. Etter at hver heading er vektet er det mulig å vekte hvert enkelt krav eller velg ingen evaluering (burde kun være på header-nivå). Autoskoringsformler Poenggiving i prisskjema: I det nye evalueringssystemet og evalueringsmodell- vektingen og scoring er det fire tilgjengelige måter å gi poeng på samlet pristilbud i prisskjema: Forholdsmessig metode, Forventet pris, Tilpasset og Ingen automatisk beregning av poeng. CTM_Tender_CA.DOCX Side 36

37 Med det gamle evalueringssystemet (Active X) er det kun Standardskjema som er tilgjengelig. Forholdsmessig metode: Automatisk beregningsformel for prispoeng: (Maximum poeng)-100*(1-(laveste tibud/tibud)) Forventet pris: Automatisk formel for poengsetting for pris: 100* (1 (bud Minimum Forventet Pris)/(Maksimum Forventet Pris Minimum Forventet Pris)) Du legger inn det forventede laveste og de høyeste prisene i "Pris fra" og "Pris til" feltene. Om en leverandør sender inn et lavere tilbud eller det samme som forventet laveste tilbud vil de få 100 poeng som er maksimum poeng. Hvis de sender en pris som er høyere eller den samme som det høyeste forventede tilbudet får de 0 poeng som er den minste poengsummen. Tilpasset: Automatisk formel for poengsetting for pris: 100*(1- (bud Lavest Bud)/(Faktor*Lavest Bud)) Denne formelen brukes enten for å spre poengene og/eller gjøre det enklere å sammenligne dem med hverandre. Om du forventer å få et bredt spekter av tilbud bør du velge en høy faktor og om du forventer lignende priser fra alle leverandører bør du velge en lav faktor så du kan få en større spredning av poengene. Har du for lav faktor og tilbudene er veldig CTM_Tender_CA.DOCX Side 37

38 spredt kan du risikere å få en negativ poeng for tilbudene. Det laveste tilbudet får alltid 100 poeng. Faktoren bør skrives som et prosenttall mellom 1-100% Ingen automatisk beregning av poeng: Ingen automatiske beregningspoeng for pris ved hjelp av KGV Velg prisformel, avslutt ved å klikke på Lagre. Legge til dokumenter: Dokumenter kan legges ved en hel anbudsmelding i tillegg til at man kan legge dokumenter til spesifikke regningselementer. Hver anbudsmelding har en separat dokumentmappe der du kan opprette filer og mapper. Dokumentene kan lastes opp i to mapper. En for dokumenter som sendes til leverandører, for eksempel spesifikasjoner, tegninger osv. Den andre mappen er de interne dokumentene, dvs. dokumenter som ikke vil være synlige for leverandører. Disse er kun for kjøperen i dette anbudet, og dette kan være dokumenter for anbudsstrategi eller lignende. Det finnes to måter å legge dokumenter til anbudsmeldinger på: Last opp dokumentet fra PC-en din: Klikk på knappen [Last opp filer ]. Alle filer og mapper på PC-en vises i et vindu. CTM_Tender_CA.DOCX Side 38

39 Velg ønsket fil ved å klikke på filen. Klikk deretter på knappen [Last opp filer]. Dokumentene lastes opp. De opplastede dokumentene vises i mappen konkurranse mappe. Legg til dokumenter fra prosjektdokumentmappen Personlig eller Firma: Klikk på knappen «Legg til fra Prosjekt/Delt mappe». Alle filer og mapper i dokumentmappen "Prosjekt" vises i et vindu. Du kan endre til dokumentmappen Personlig/Firma i rullegardinlisten. Velg filen eller mappen du vil legge til og klikk på knappen «Legg til valgte dokument» eller «Legg til valgt mappe». Alle endringer som er gjort i den tilknyttede mappen eller dokumentet vil bli gjenkjent også i konkurransen, f.eks. sletting av dokumenter, tillegging av dokumenter eller nye dokumenter og oppdateringer av versjoner. Den valgte filen eller mappen vises i mappen konkurranse mappen. Lag en zip-fil for leverandører. Når eieren av konkurransen har lastet opp alle konkurransedokumenter bør dokumentene zippes. Dette gjør nedlasting enklere for leverandørene. Zipping-prosessen blir utført asynkronisk. Statusikonet blir grønt når filen er tilgjengelig. Eieren av konkurransen er ansvarlig for å begynne å zippe anbudsdokumentene. Når alle dokumenter er lastet opp, bruker eieren zip-alternativet i sjekklisten for å lage zip-filen. Hvis ikke zip-filen lages av eieren av konkurransen, kan leverandøren likevel laste ned dokumentene hver for seg. Fordelen for leverandørene er at zip-filen allerede vil være laget, slik at dokumentene er tilgjengelige for nedlasting uten at leverandøren må starte zippe-prosessen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 39

40 Lage invitasjonsbrev: Invitasjonsbrevet vises for leverandøren når konkurransen vises på Internett. Du kan skrive hvilken som helst informasjon om konkurransen og bruke en forhåndsdefinert mal for å lage invitasjonsbrevet. Merk at invitasjonsbrevet er det første leverandøren ser i en konkurranse (bortsett fra et publisert skjema til nasjonale eller EU-webområder). Beskrivelsen her skal være kort og konsis, med en kort beskrivelse av deg som kjøper og informasjon om konkurransen. 1. Klikk på linken ved siden av «Forside» for å lagre et invitasjonsbrev. Et tomt invitasjonsbrev vises. 2. Legg inn tekst i invitasjonsbrevet. Du kan også bruke variabler for å legge til f.eks. navnet på konkurransen fra søknaden i stedet for å fylle ut navnet selv. 3. Hvis selskapets administrator har laget maler, klikker du på knappen «Last inn mal» for å hente den fra arkivet. Når du er ferdig med brevet, klikker du på «Lagre» og «Ferdig» for å gå tilbake til sjekklisten. Brukarinnstillinger for tilbudsåpning: Velg hvilke personer som skal åpne tilbudsboksen etter at tidsfristen er utløpt. Vær oppmerksom på at du MÅ gjøre dette valget FØR du publiserer (hvis denne konkurransen skal publiseres) og før tidsfristen. Om det skulle være nødvendig kan du imidlertid endre hvilke personer som skal være i åpningskomiteen helt fram til noen har startet åpningen. Hvis du selv ønsker å være en av de som åpner svarene på din eget konkurranse, må du huske å velge deg selv og flytte over til høyre side av boksen. Merk at man kan velge om alle personene må være med på åpningen eller om det er et bestemt antall av personene i komiteen som må være med på åpningen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 40

41 Kunngjøring av konkurranse Funksjonen «Publiseringsskjema(er)» viser siden som ble definert i delen «Kunngjøringssteder» i sjekklisten Ved å velge «Kundeside (EU-supply)» er det kun nødvendig å lagre. Om du har valgt Doffin eller andre sider må du fylle ut relevant kunngjøringsskjema. Når du klikker på linken ved siden av «Publiseringsskjemaer» kommer du til en side hvor du må velge skjema. Du vil kunne se de skjemaene som er relevante for den prosedyren du har valgt. Dette er definert og lagt inn i oppdragsgivergiverprofilen av KGV-administratoren. Dette avhenger også av om det er en kontraktstildeling. Velg egnet skjema og klikk på Lagre. CTM_Tender_CA.DOCX Side 41

42 Tre-strukturen til venstre blir market med grønn avkryssing når seksjonen er korrekt fullført og lagret. Blå markering viser nåværende seksjon og rødt viser ufullstendige seksjoner. Spørsmålstegnet gir assistanse for det spesielle feltet. På første side må du fylle ut innledende opplysninger. Dette er informasjon som avgjør hvordan resten av skjemaet bygges opp og påvirker hvilke felt og seksjoner som blir synlige i resten av skjemaet. Du må fylle ut informasjonen for å kunne fortsette. Innledende opplysninger kan ikke endres etter at en eller flere seksjoner er lagret. For å endre de innledende opplysningene må du slette skjemaet og begynne på nytt. Du kan fylle ut skjemaseksjonen i hvilken som helst rekkefølge, og fortsette på et senere tidspunkt (dette gjelder ikke innledednde opplysninger på første side). Status på skjemaet er vist på venstre side av tre-strukturen. Når du har fylt ut og kontrollert alle seksjonene i skjemaet, klikker du på «Aksepter» nederst på siden. Kunngjøring CTM_Tender_CA.DOCX Side 42

43 På kunngjøringslinken får du oversikt over publiseringer relatert til dette anbudet. Du får oversikt over status og de kan nå bearbeides. Ved å klikke på «Kunngjør» vil statusen endres til «Klar for kunnkjøring». Publisering av en konkurranse til EU-Supplys lokale sider gjør deg også i stand til å markere enkelte opplastete dokumenter som nedlastbare for leverandøren, før de logger inn og aksepterer den offentlige invitasjonen. Dette kan være dokumenter som inneholder nærmere beskrivelse og som kan ha innvirkning på leverandørens beslutning om å delta i anbudskonkurransen. Flere delkontrakter i en konkurranse Du kan opprette flere delkontrakter i samme konkurranse hvis du ønsker det. Da kan du dele en større konkurranse opp i flere deler for å motta og sammenligne priser både fra leverandører som kan levere på alle delkontrakter og de som kan levere på en enkelt kontrakt. For å lage en ekstra delkontrakt: Alternativ 1 1. Klikk på knappen [Legg til delkontrakt] nederst på sjekklistesiden for konkurransen. 2. Legg inn informasjonen om den nye delkontrakten og klikk [Lagre]. 3. Prisskjema, spørsmål og dokumenter kan nå legges til den nye delkontrakten eller kopieres fra en tidligere delkontrakt. Dette gjør du under «konkurransedetaljer» øverst i sjekklisten. Alterantiv 2 CTM_Tender_CA.DOCX Side 43

44 1. Klikk på knappen ved siden av Konkurransedetaljer øverst i sjekkliste. 2. Klikk på Kopier delkontrakt. 3. Fyll inn skjemaet og velg hva som skal kopieres og gi den nye delkontrakten et navn. 4. Den første delkontrakten bør også navngis her. Konkurransenavnet endrer du i bunnen av sjekklisten ved å klikke Endre-knappen) Behandle Forespørsel for konkurranse 3.1 Søk leverandører Leverandørfanen finner du i administrasjonsdelen for konkurransen (ved siden av sjekklisten). Her behandler du leverandørene som er involvert i hele prosessen. Listen er tom i utgangspunktet. Leverandører må enten legges til fra leverandørdatabasen eller svare på en offentlig invitasjon. Når de er invitert, kan leverandører begynne å jobbe med sine svar. Flere leverandører kan involveres når som helst frem til tidsfristen. Leverandører kan også fjernes eller "låses" under prosessen. Leverandørdatabasen Leverandører legges til i en konkurranse fra leverandørdatabasen. Hver leverandør skal ha en oppdatert profil, inkludert følgende informasjon: En sammendragsfane «Oppsummering» med generell firmainformasjon. En fane for «Ytelse» som viser gjennomsnittlig responstid i dager, antall konkurranser som er vunnet, osv. En fane for «Konkurranse» som viser tidligere konkurranser som leverandøren har deltatt i. En fane for «Kontrakter» som viser kontrakthistorikk inklusive for eksempel forsinkelser, variasjoner, omkostninger osv. CTM_Tender_CA.DOCX Side 44

45 En fane for «Kommentarer» der du kan legge inn kommentarer om denne leverandørens resultater. Kan deles eller være personlig. Det finnes fire hovedsøkefunksjoner når man vil legge til en leverandør: Hurtigsøk - hvis du vet hvilke leverandører du ønsker å involvere. Her kan du søke etter navn, adresse, osv. Konkurransesøk hvis du vil invitere én eller flere leverandører som er invitert i tidligere konkurranser som er opprettet i firmaet ditt. Kategorisøk - hvis du vil finne flere nye leverandører. Her søker du på leverandørenes kategoriseringssystem. Godkjente leverandører hvis du vil lagre og bruke egne favorittlister av leverandører på nytt. Hurtigsøk: Du kan søke etter følgende: Søk etter et firma ved navnet eller organisasjonsnummer Søk etter firma ved e-post Søk etter firmaer med markedsområde søke etter en leverandør som selger til et bestemt land. Søke etter et selskap på postnummer søke på en del av postnummeret. Land søke etter en leverandør som er i et bestemt land. CTM_Tender_CA.DOCX Side 45

46 For å søke med Hurtigsøk: 1. Velg ønskede søkeparametre. 2. Klikk på knappen [Søk]. Resultatet vises i en liste som viser tjue firmaer om gangen. 3. Klikk på firmanavnet for å se profilen til et firma. 4. For å legge til et firma til konkurransen, velger du firmaet ved å klikke i avkrysningsboksen til venstre for firmaet og klikke på knappen [Legg til]. Leverandøren legges til i listen. Konkurransesøk: I konkurransesøket kan du søke i tidligere konkurranser du har opprettet i systemet. For å søke med Konkurransesøk: 1. Skriv navnet på konkurransen du søker etter og klikk på [Søk]. Søkeresultatet vises sammen med konkurransene 2. Du kan også skrive postnummeret for området firmaet skal ligge i og klikke på [Søk]. 3. Klikk på konkurransen for å legge til leverandører. Et popup-vindu vises med leverandørene i konkurransen. 4. Velg leverandører som skal legges til og klikk på [Legg til]. De valgte leverandørene legges til i konkurransen CTM_Tender_CA.DOCX Side 46

47 Kategorisøk: I kategorisøket kan du søke i leverandørdatabasen på leverandørenes produkt- /servicekategoriene kombinert med geografiske områder. Du har også muligheten til å søke med fritekst-ordene som leverandørene legger inn i sine profiler. For å finne leverandører med kategorisøk, må leverandører ha oppdatert sin leverandørprofil. Bruke kategorisøk for å legge til en leverandør i konkurransen: Du vil ha forskjellige kategorier å velge mellom, avhengig av innstillingene og brukeren. 1. Klikk på knappen [Legg til kriterier] for å angi søkekriterier for produkter og tjenester. 2. Det valgte kategoriseringstreet for CPV koder vises, se eksempel. 3. Velg ønskede kategorier ved å klikke i avkrysningsboksen til venstre for elementet. 4. Klikk på knappen [Legg til valgte kategorier] helt nederst på siden. CTM_Tender_CA.DOCX Side 47

48 5. Søkekriteriet oppdateres med de valgte kategoriene. 6. For å angi søkekriteriene for markedsomfang, klikker du på knappen [Legg til kriterie] for å søke i geografikategoriseringen. 7. De geografiske områdene vises. 8. Velg ønskede kategorier. 9. Klikk på knappen [Legg til valgte kategorier] helt nederst på siden. 10. Søkekriteriet oppdateres med geografien som er valgt. 11. Søkeord legges til ved å skrive et søkeord og trykk på knappen [Legg til]. Skriv deretter neste søkeord og trykk [Legg til], osv. 12. Søkeord kan slettes ved at du krysser av i boksen foran dem og klikker på knappen [Slett]. CTM_Tender_CA.DOCX Side 48

49 13. Klikk på knappen [Søk] helt nederst på siden etter at du har valgt ut de ønskede kriteriene. 14. Velg en eller flere leverandører. 15. Klikk på knappen [Legg til] for å legge til leverandørene til konkurransen. Godkjente leverandører: Du kan lagre dine godkjente leverandører i separate lister for å gjøre det enkelt å finne dem. Lister kan enten være private eller deles med dine kollegaer. For å legge til en leverandør i konkurransen med godkjente mapper: 1. Klikk på knappen [Legg til leverandører ] på leverandørfanen. 2. Klikk på fanen { Godkjente leverandører }. 3. Velg «Personlige Leverandører» eller «Virksomhetens Leverandører». 4. Velg leverandørlisten du er interessert i. 5. Velg leverandørene du vil inkludere og klikk på knappen [Legg til i konkurranse]. Leverandører er lagt til i konkurransen CTM_Tender_CA.DOCX Side 49

50 TransQ/Sellicha leverandør-søk. Søk og legg til leverandører fra tredjepart -system TransQ/Sellicha (utviklet av Achilles). Valg av søkerkriteria fra TransQ søkerliste er identisk med den forutgående. Resultat av import blir synlig etter at filen over leverandører som skal importeres er valgt. For leverandører som kan bli lagt til anbudet i CTM; klikk på informasjonsikonet for å se liste over leverandører. Leverandører som av en eller annen grunn er inaktiv i CTM bes om å kontakte support for ytterligere spesifikasjoner. Inaktive leverandører kan ikke bli lagt til et anbud i CTM. Leverandører som ikke kan importeres p.g.a. ugyldig data fra TransQ/Sellicha bes om å kontakte leverandøren for å få oppdatering av profil i TransQ/Sellicha. Ved å velge Legg til leverandører blir leverandører tilføyd som nr. 1 i anbudet. Etter å ha tilføyd leverandørene blir søk fjernet fra CTM og kan dermed ikke brukes på nytt. Det må da opprettes tilleggssøk i TransQ/Sellicha. For leverandører tilføyd i verifikasjonsfunksjonen; Klikk på informasjonsikonet for å se listen over tilføyde leverandører 3.2 Inviter leverandør Leverandører må inviteres hver for seg for hver fase i konkurranseprosessen. Du kan invitere fullstendig registrerte leverandører og forhåndsregistrerte leverandører. For å invitere en leverandør: 1. Gå til konkurransens sjekkliste. 2. Klikk på knappen [Inviter] ved siden av «Leverandørsinvitasjon» for ønsket trinn. MERK: Hvis en godkjent arbeidsflyt er satt opp i firmaet ditt, kan godkjenning forespørres før leverandører kan inviteres. Videre, HVIS du bruker anbudsboks, må du ha valgt en åpningskomité for at du skal kunne invitere. 3. En forhåndsutfylt meldingsmal vises der din egen tekst kan legges til. For informasjon om endring av den forhåndsdefinerte meldingen, vennligst se firmaets administrasjonsveiledning. CTM_Tender_CA.DOCX Side 50

51 4. Ved å klikke på knappen [Til] velges mottakere av meldingen. 5. Velg ønskede mottakere ved å klikke i avkrysningsboksen og klikk på knappen [Velg]. 6. Legg til supplerende tekst og klikk på knappen [Inviter] for å sende ut invitasjonsmeldingen. (Meldingen sendes via e-post eller som systemmelding, avhengig av mottakerens innstillinger.) CTM_Tender_CA.DOCX Side 51

52 7. Du kan se på invitasjonsmelding som sendes ut til leverandøren ved å klikke på «Vis invitasjon». 8. Klikk på «Inviter». I administrasjonsdelen under konkurransens oversikt kan du nå klikke på «Tilbud» der du finner en oversikt over firmaene som du har invitert. Leverandører som er invitert, kan nå logge inn og begynne å jobbe med sitt svar og sende tilbudet. CTM_Tender_CA.DOCX Side 52

53 Fjern og lås/lås opp Det er to måter å utelukke en leverandør på fra deltakelse i en konkurranse. Dette kan gjøres under hele prosessen. Du kan begrense antallet deltakere etter forhandlinger. Fjern Da fjernes leverandøren helt fra konkurransen. Fjerning kan utføres helt til du har sendt en invitasjon og informert leverandøren om konkurransen. Etter invitasjon kan bare låsing brukes. Lås/lås opp En låst leverandør kan ikke opprette eller redigere svaret sitt. Ved å låse (og låse opp) leverandører kan du bestemme hvilke leverandører som er aktive til hvilket tidspunkt i prosessen. Ved Svartidsfrist låses alle leverandører av systemet med mindre du har valgt å akseptere sene svar når du oppretter konkurransen. Når du velger å låse opp leverandører etter tidsfristen, kan du velge å åpne enkelte områder av svaret for å endre enkelte deler av det, f.eks. korrigere åpenbare feil Du kan låse og låse opp en leverandør så ofte du vil underveis i prosessen. Leverandører som låses eller låses opp, får melding i systemet som underretter om det. For å låse en leverandør: 1. Klikk på knappen [Lås/lås opp leverandører ] på administrasjonssiden under «Tilbud». 2. På skjermbildet ///Lås/Lås opp velger du leverandøren som skal låses. Klikk deretter på knappen [Lås]. Ved å låse en leverandør avviser vi videre deltagelse i konkurransen. Hvis anbudstidsfristen er utløpt, låses alle leverandører automatisk. 3. Hvis du klikker på «Lås opp» etter å ha valgt ut leverandøren får denne tilgang til hele sitt anbud igjen og kan gjøre endringer i henhold til dette (priser, dokumenter, tilbudssvar eller andre funksjoner du har satt opp for denne konkurransen) CTM_Tender_CA.DOCX Side 53

54 For delvis å låse opp en leverandør: 1. Klikk på koblingen til navnet på Delkonkurransen i kolonnen lengst til høyre. I skjermbilde oppe heter der «Konkurranse». 2. På venstre side i rullegardinlisten velger du del av tilbudetdu vil låse opp. En liste vises med elementer. Du kan f.eks. la leverandøren BARE legge til dokumenter eller BARE svare igjen på ett bestemt spørsmål, osv Velg elementene som skal låses opp og bruk pilene i midten for å flytte dem til det ikke låste området. Elementer som er flyttet til det ikke låste området vil være åpne for den valgte leverandøren for endringer inntil du låser det elementet på nytt. Husk å klikk «Ferdig» til slutt. CTM_Tender_CA.DOCX Side 54

55 Pass på at du informerer leverandøren om hvor lenge og hvilken del som er låst opp. Den leverandøren må sende endringene for at du skal motta dem. (i dette eksemplet tillegging av dokumenter) 3.3 Åpne tillbudene etter tidsfristen Åpne tilbudsboksen: 1. Klikk på knappen «Åpne» ved punktet «Tilbudsåpning» i sjekklisten. Et popup-vindu vises med brukerne som har tillatelse til å åpne tilbudsboksen. 2. Personene vises som er valgt til å åpne tilbudsboksen på opprettelsesstadiet. 3. Klikk på knappen [Åpne] for hver av brukerne. Brukeren bes tidlig om å verifisere seg ved å fylle ut brukernavn og passord til siden. Hvis nåværende bruker er pålogget, vil det ikke være noe ekstra verifiseringstrinn. 4. Tilbudsboksen åpnes og tilbudsinformasjonen er tilgjengelig. Åpne doble konvolutter: 1. Klikk på knappen [Åpningsprosedyre ] på tilbudsfanen CTM_Tender_CA.DOCX Side 55

56 1. Klikk på knappen for hver av konvoluttene for å åpne dem. 2. Den første konvolutten åpnes. Den andre konvolutten kan åpnes når den tekniske informasjonen er gjennomgått. Det gjøres på samme måte. Den andre konvolutten kan også avvises. Det skjer ved å klikke på knappen Avvisningen betyr at kjøperen ikke vil se innholdet i den andre konvolutten og at leverandøren ikke overholdt kravene i den første konvolutten. 3.4 Evaluer og last ned tilbud Under «Tilbud» kan du følge fremdriften til leverandørene som er involvert og se deres svar. Når hvert svar er åpnet, kan du se siste innsendingsdato/-klokkeslett for hver enkelt. Du har tilgang til følgende fra fanen Tilbud: Tilbud (1-for-1-presentasjon) Når du klikker på koblingen Tilbud for en leverandør, får du tilgang til tilbudet deres i utskriftsvennlig versjon. Her får du tilgang til Prisskjema og detaljer om prising. Andre kommentarer om dokumenter kan også vises. Kvalifisering Når du klikker på [Sammenligning], får du opp en presentasjon av alle svar fra leverandører, side om side. Sammenligningen inkluderer all svarinformasjon bortsett fra Prisskjemainformasjon og gir en rask første sammenligningsvisning av svarene som er mottatt. CTM_Tender_CA.DOCX Side 56

57 Alle opplastete dokumenter fra leverandører kan lastes ned som en Zip fil (1) Klikk Forberede zip. (2) Last ned zip CTM_Tender_CA.DOCX Side 57

58 3.5 Evaluering av anbudsbesvarelser: Evaluering av krav (Online vurderingssystem) Når tidsfristen er utløpt og åpningsprosedyren avsluttet av utvalgt personell/representanter, er det mulig å gå inn på Evalueringsvisning: Eller via tilbud siden Når du går inn på evaluering og det viser seg at vektingen har blitt delt mellom tilgjengelige seksjoner og/eller priser, vil skjermbildet gi en forklaring, slik at du kan gå ned på tre-nivå og utføre evaluering på det nivå hvor vektingen befinner seg. Du kan også, øverst i høyre hjørne, velge filter basert på obligatoriske krav. CTM_Tender_CA.DOCX Side 58

59 Evaluer hver enkelt leverandør til spørsmål, Vedlagte dokument til kravene er synlige, poeng kan gis og kommentarer tilføyes, og leverandørenes besvarelser er synlig midt i bildet. CTM_Tender_CA.DOCX Side 59

60 Over viser systemets forslag på poeng basert på hvilken prismodell du valgte (forholdsmessig vekting). Du kan alltid endre disse poengene manuellt om du ønsker en annen modell. Når alle seksjonene er evaluert er poenggiving i form av leverandørspoeng, synlig midt på skjermen. Anskaffelseprotokoll Anskaffelseprotokoll er tilgjengelig for hvert skritt i en anbudskonkurranse, uansett hvor mange trinn som er inkludert. Den vil være låst for redigering etter at du har invitert en leverandør til neste trinn hvis du har en flertrinnskonkurranse. Ellers vil den være låst etter at en leverandør har vunnet anbudskonkurransen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 60

61 3.6 Meldingssystem Et meldingssystem støtter loggingen og sporingen for all kommunikasjon underveis i prosessen. Du kan sende meldinger til og motta meldinger fra de forskjellige brukerne som er involvert fra leverandørselskapene og involverte kollegaer. På den første siden etter påloggingen, står alle uleste meldinger for å sikre at meldinger ikke forblir ubesvart. Under Administrasjon i sjekklisten til kunngjøringen finner du «Meldinger» her finner du all kommunikasjon som har funnet sted i den bestemte konkurransen. Klikk på emnet for å se en melding. CTM_Tender_CA.DOCX Side 61

62 Enkelte system-meldinger må registreres for å kunne se automatisk varsel. Systemet genererer meldinger for å informere deg om når viktige hendelser inntreffer. I brukerprofilen din kan du også velge å motta disse automatisk genererte meldingene som e- postmeldinger. For å sikre at meldinger utilsiktet blir stående ulest merkes uleste meldinger i fet skrift og med en svart konvolutt. Når den er lest vil den ha en hvit konvolutt og teksten er ikke i fet stil. På samme måte, for å sikre at kladdmeldinger som er skrevet ikke utilsiktet blir stående usendt, vises et ikon for Ikke-sendte kladd for brukeren (både på leverandør- og kjøpersiden). Send melding For å sende en melding i en konkurranse: 1. Gå til ønsket konkurranse og «Meldinger» under administrasjon på venstre side av sjekklisten 2. Klikk på knappen [Nye melding]. 3. Vinduet Melding vises. CTM_Tender_CA.DOCX Side 62

63 4. Klikk på knappen [Til] for å velge mottakere og klikk knappen [Velg]. 5. Der finner du alternativet å sende meldingen til alle leverandører som er invitert, og alle som vil bli invitert til konkurransen. Hvis dette alternativet velges, trenger du ikke velge noen mottakere. 6. Skriv et egnet emne. 7. Klikk på knappen [Legg ved filer] for å legge ved et dokument fra PC-en og velg filen(e) som skal lastes opp. Dette dokumentet vil IKKE bli lagt ved som e- postvedlegg. Leverandøren må logge på i systemet, gå til fanen Meldinger og laste ned vedlegget derfra. 8. Klikk på knappen [Send] for å sende meldingen. Når du sender en melding, har du muligheten til å krysse av i meldingsboksen. Da sendes en direkte-epostmelding, og det ligger en ny melding i systemet. Meldingsarkiv Du kan bruke Meldingsarkiv hvis du vil se gjennom alle meldinger uavhengig av konkurransen. Du får tilgang til Meldingsarkivet gjennom Navigeringslinjen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 63

64 Meldingsarkivet viser meldingene i et tradisjonelt e-postklientoppsett. Hvis en melding opprettes og lagres men ikke sendes, blir den liggende i Kladd-mappen i meldingsarkivet. En melding fjernes fra systemet hvis den slettes. Du kan merke en melding som lest ved å velge den aktuelle meldingen og klikke Marker som lest. Oppdragsgiver foretar endringer Leverandører kan foreta endringer til tidsfristen for anbudet er utløpt eller til de er låst For å endre de generelle konfigurasjonene for prosessen: 1. På hovedsiden for konkurransen, klikk på knappen [Rediger fra sjekkliste ]. Siden Rediger anbudssjekkliste vises. 2. Klikk på knappen [Rediger ] nederst på siden for å endre innstillingene for prosedyren CTM_Tender_CA.DOCX Side 64

65 3. Foreta de ønskede justeringene og klikk på knappen [Lagre]. Følgende restriksjoner gjelder for endringer av prosessen: En anbudsboks kan ikke legges til/fjernes etter at konkurransen er opprettet. Konkurransens betingelser kan ikke endres etter at de er akseptert av en leverandør. Ingen endringer kan utføres i prosessen etter at den aksepterte leverandøren er valgt. For å endre innholdet i en Delkonkontrakt: 1. Klikk på koblingen Mine aktive fra hjemmesiden. Skjermbildet Mine konkurranser vises. 2. Klikk på ønsket anbudskonkurranse. 3. Klikk på koblingen vid konkurransedetaljer på ønsket delkontrakt. 4. Bruk de forskjellige delene av sjekklisten til å redigere innhold. Alle endringer som utføres, logges og kan gjennomgås på Revisjonssporliste. På den måten er det enkelt for deg, så vel som leverandører som er involvert, å se hvilke endringer som er utført og når. Du kan se informasjon om alle leverandørene mens hver leverandør bare ser deg og sine egne endringer. Revisjonsspor har en kobling for å dokumentere versjonshistorikk når et dokument lastes opp, oppdateres (til en ny versjon) eller slettes. Dette vinduet med dokumentversjonshistorikk viser alle tidligere og nyere versjoner av dokumentet. Alle versjoner er aktivert for visning/nedlasting. Versjonen du klikker på i revisjonssporet utheves og et ikon viser om en versjon er fjernet. Leverandørside: Hvis et dokument endres på kjøpersiden og leverandøren har tilgang til dokumentet (dvs. leverandøren har akseptert invitasjonen), kan leverandøren se historikken til dokumentet i Konkurranserevisjonssporet. Bare versjoner som er gyldige og opprettet CTM_Tender_CA.DOCX Side 65

66 etter den første leverandøren har akseptert invitasjonene, er tilgjengelige. Dvs. alle leverandører kan få tilgang til samme kjøperdokumentversjoner. Kjøperside: Hvis leverandøren har sendt forslaget sitt og et dokument som er vedlagt svaret endres, kan kjøperen se versjonshistorikken for leverandørdokumentet i Revisjonssporet. Bare versjoner som er gyldige og er opprettet etter at leverandøren har sendt forslagene, er tilgjengelige. Ikon indikerer at dokumentet er slettet. Dokumentversjonen er fremdeles tilgjengelig for visning/nedlasting. Leverandørdokumentet er blitt endret etter at leverandøren sendte inn forslag. En link til versjon historikk er synlig (dersom anbudsboksen er åpnet). Kun versjoner som ble godkjent og opprettet ETTER innsending av forslag er synlig Informer leverandører Hvis du trenger raskere svar, kan du også underrette leverandørene når endringer er utført på Konkurransen. For å underrette leverandørene som er involvert: 1. Klikk på koblingen Mine aktive fra hjemmesiden. Skjermbildet Mine konkurranseer vises. 2. Klikk på ønsket anbudskonkurranse og tilbudstrinn. Ellers kan dette gjøres fra venstre del av siden Sjekkliste - fra Administrasjonssiden 3. Klikk på knappen [Varsle om endringer ] CTM_Tender_CA.DOCX Side 66

67 4. Velg leverandørene du vil informere og klikk på knappen [Informer]. Du kan også klikke på [Legg ved filer]. "Lagt ved" står i meldingsfanen så leverandøren kan finne det. Du kan også velge å publisere denne meldingen. Det vil si at den vil sendes til alle nåværende og senere leverandører som legges til eller som legger inn anbud før tidsfristen. 5. Leverandørene underrettes om endringene som er utført. Hvis en leverandør allerede har sendt svar, kan deres status også oppdateres til "bekreft tilbud på nytt" hvis du ønsker dette, ved å svare ja når dette spørsmålet vises. Utsending (gjennom MELDINGS funksjonen vist ovenfor) kan bli trukket tilbake selv om den ble sendt og er synlig for alle leverandører som har registrert interesse ved innsending. Den er ikke synlig for nye, interesserte leverandører. Dette skal benyttes når du har f.eks. små system endringer eller det urelevant å informere alle nykommere ettersom dette ikke vedrører dem. For iverksetting av dette må du gå til tidligere sent melding og klikk Deaktiver kringkasting CTM_Tender_CA.DOCX Side 67

68 Forberede og administrer publiseringer fra sjekklisten Klikk på Tilføy endringsskjema Velg skjema og klikk på lagre CTM_Tender_CA.DOCX Side 68

69 Fyll ut skjema Når du har fyllt ut og kontrollert alle seksjonene i skjemaet, klikker du på «Aksepter» nederst på siden. Statusen vil bli lagret og evaluert. Ved å klikke på «Kunngjør» vil statusen endres til «Sendt til kunngjøring». Det vil fremgå av status når endringsskjema er publisert. CTM_Tender_CA.DOCX Side 69

70 Avlys konkurransen utføres i samme funksjon. Da vil statusen i systemet endres til konkurranse er avlyst. Du må likevel sende inn en kunngjöring av konkurranseresultat til TED for å informere om kansellering. 1. Velg Avlys kunngjøring 2. Fyll ut kunngjöring av konkurranseresultat 3.Du må även avlysa konkurransen i KGV: CTM_Tender_CA.DOCX Side 70

71 3.7 To-Trinn prosess Hvis du kjører en flertrinnsprosess og er ferdig med evalueringer, kan du lage en liste over leverandørene du ønsker å ta med i neste trinn. For å lage en liste med leverandører til det neste trinnet: 1. Klikk på fanen [Tilbud] for nåværende trinn. 2. Velg leverandørene du vil oppføre i en liste og klikk på knappen [Short list]. 3. Listen med leverandører vises i fanen Tilbud for påfølgende fase og kan inviteres. De samme kontaktpersonene hos leverandøren som hadde rettigheter i trinn 1 kan sendes til trinn 2. Invitasjonen til påfølgende trinn følger stegene oppført i skjermbilde nedenfor. Alle dokumenter, prisskjema-elementer og kvalifiseringsspørsmål kan legges til det andre trinnet, uavhengig av det første trinnet. Tildeling til foretrukket leverandør/kontraktstildelning Hvis du har kjørt gjennom ett eller flere konkurransetrinn og har bestemt deg for å velge én eller flere leverandører, kan tildelingen administreres uavhengig, online, eller hvis du skal kjøre prosessen for kontraktadministrasjon online eller ikke. For å velge foretrukket leverandør/kontraktstildelning: 1. Klikk på knappen [Tildel kontrakt] i sjekklisten. 2. Velg leverandøren som du vil fortsette med og klikk på knappen [Lagre]. 3. Skriv hvorfor leverandøren ble valgt og klikk på knappen [Lagre]. 4. Leverandører varsles ikke automatisk av systemet (med mindre Alcatel-direktivet er på plass). Kjøperen må sende beskjed om tildelingen til leverandørene. Dette kan gjøres med funksjonen [Lag melding], se skjermbilde nedenfor. Du kan velge en forhåndsdefinert e-postmal for å sende underretting om tildelingen til leverandører. CTM_Tender_CA.DOCX Side 71

72 Send melding om tildeling På denne siden administrerer du meldinger til tildelte og ikke tildelte leverandører. Meldinger kan sendes til alle leverandører eller til leverandører individuelt. Denne siden viser alle leverandører som har gitt respons. Man kan sortere på tildelte og ikke tildelte leverandører. CTM_Tender_CA.DOCX Side 72

73 Man kan sende til alle leverandører eller individuelt til hver enkelt leverandør separat. Klikk på Lag meldinger for å sende melding til en spesifikk leverandør. Velg en meldingskategori. Mottageren i den valgte kategorien blir automatisk lagt til, man kan også legge til ytterligere e-post mottakere om man ønsker det. CTM_Tender_CA.DOCX Side 73

74 Fra Tildelingsmeldinger får man en oversikt over alle tildelingsmeldinger man har sendt: Lag en melding til alle leverandører. Velg kategori for den type melding du ønsker å sende: Alle leverandører man har som intensjon å tildele for kunngjøringen (I dette tilfellet) er listet. Man kan hake ut en leverandør om nødvendig. Om du har sendt en melding til en leverandør vises dette med svart konvolutt foran leverandørens firma navn CTM_Tender_CA.DOCX Side 74

75 Man kan sende så mange tildelingsmeldinger man ønsker Administrer kunngjøring av tildeling Kontraktstildelinger kan enten opprettes fra sjekklistens punkt «Publiseringssjema(er) for kontraktstildeling» Legg til Tildeling og Klargjør skjema. Ikke glem å publisere tildelingen når du er ferdig med å fylle ut skjema Bruke Alcatel-direktivet Alcatel-direktivet er et sett med regler som brukes i EU for å sikre at leverandører får muligheten til å utfordre en tildeling som skjer i en spesifikk tidsperiode, kalt stillstandsperioden. Stillstandsperioden angis når leverandøren blir valgt. CTM_Tender_CA.DOCX Side 75

76 MERK! Dersom du velger å benytte denne funksjonen vil det medføre at systemet automatisk sender ut kontraktstildelingsbrev og gir leverandørene mulighet til å utfordre din beslutning via systemet. Leverandørene har også muligheter til å anmode om rapporter gjennom systemet. For å gjøre denne funksjonen tilgjengelig må dette innstalleres i en prosessmal av din super-bruker. Bruker administrasjon 4.1 Rediger brukerprofil. Du har logget på i brukererens tilgangsinnstillinger og detaljer vedrørende brukerprofilen, og kan nå endre disse på siden. Redigering av brukerdetaljer: 1. Velg den personlige profilen fra Navigation rullegardinliste. Brukerdetaljene er nå synlige på skjermen. 2. Velg Rediger-linken i brukerprofilen for å endre brukerdetaljer. Eks. på redigerbare brukerdetaljer er brukernavn, passord, tidssone, meldingsinnstillinger, foretrukket språk, osv. Endre innstilingene og velg [Lagre]. Varslingsinnstillinger. Varslinger er handlinger som blir utført i systemet og hvordan du vil foretrekke å motta disse varslingene. En system-melding er alltid sendt for en varsling, og du kan velge om du også ønsker å motta e-post for varslingene. ActiveX instillinger. ActiveX er en funksjon som nedlastes og installeres på datamaskinen slik at du får tilgang til tilleggsfunksjoner i CTM. ActiveX er kun tilgjengelig på klientens Windows plattform og Web-leser må være Internet Explorer. Installering av ActiveX krever tilgang til et CTM_Tender_CA.DOCX Side 76

77 installeringsprogram i datamaskinen, d.v.s. du må være definert som superbruker eller system-administrator. For å installere hver enkelt ActiveX, klikk på (last opp)-knappen ved siden av ActiveX. Du kan også installere alle samtidig ved å laste ned hele installasjonsprogrammet og deretter å installere på vanlig måte. Dersom du ikke har tilgang til installasjonsprogram, kan du laste ned en installasjonsfil og be din interne supportavdeling om å installere ActiveX. Følgende ActiveX er tilgjengelig: ActiveX Analytisk motor Opplasting av administrator Chart FX CAPICOM Flash Digital signaturfunksjon Beskrivelse: Den analytiske motoren er benyttet i et Anbud for å gi poeng og evaluere svar mottatt fra leverandører. Utviklet av Eu-Supply Opplasting av administrator er et verktøy brukt i forbindelse med opplasting av flere filer og mappestrukturer fra din lokale disk til hvilket som helst dokument-arkiv i systemet. Utviklet av Eu-Supply Chart FX er brukt i eauksjon-modulen for å vise diagram over anbud som er levert i løpet av auksjonsprosessen. Utviklet av Software FX Capicom er brukt for å opprette digitale signaturer som skal benyttes på siden. Utviklet av Microsoft Flash er brukt for å vise grafikk, i f.eks. en leverandørprofil, samt oversiktsdiagram. Utviklet av Macromedia Digital signaturfunksjon som tillater deg å signere dokument og svar digitalt på siden fra leverandører. Utviklet av Eu-Supply Sertifikat. Det er to typer sertifikat som kan lastes opp i din brukerprofil. (i) er brukt ved pålogging og signering av kontrakter. (ii) er brukt ved kryptering og dekryptering av anbudsboksen i et tilbud. i Et digitalt sertifikat som benyttes ved pålogging og signering av kontrakter og som lastes opp fra siden hvor redigering av hoved brukerinformasjon utføres. F.eks tidssone og språk. ii Et digitalt sertifikat i hovedvisningen og som brukes ved kryptering og avsending av konvolutter som er en del av et Anbud når offline redigering utføres. 4.2 Digitale signaturer I systemet kan du bruke og legge inn forskjellige varianter av sertifisering som brukes i sammenheng med digital signering. Disse kan legges inn på land- og organisasjonsnivå. Under ser du hvordan disse innstillingene, ser ut og det er mulig å føye dem til (dersom du har digital signaturmodul) i prosedyremaler. Innstilling for å tillate autentisitetsbrev kan også legges inn i prosedyremalen. Dersom du allerede har noen av disse vil du automatisk bli gitt andre innstillinger. CTM_Tender_CA.DOCX Side 77

78 Dersom innstillingen til autensitetsbrevet er aktivert vil leverandøren få muligheten til å velge å enten signere svaret digitalt, eller sende inn et signert autensitetsbrev som faks eller vanlig mail. CTM_Tender_CA.DOCX Side 78

79 NB! Systemet har fremdeles en innstilling som kan aktiveres for å overstyre lignende sertifikater på brukerprofilen. Dette gjelder for markeder som fremdeles ønsker denne valgmuligheten. Dette er leverandørsiden hvor du kan se om leverandøren mottar informasjon, og som inneholder en knapp for å skrive ut tilbudssbekreftelsebrevet for markeder som fremdeles har behov for dette. Som kjøper vil du bli i stand til å se forskjellen på leverandørenes svar som er sendt med digital signatur og mottakere av autensitetsbrev. Når du åpner svarene blir du også i stand til å kontrollere at tilbudsbrevet samsvarer med online informasjon. Utføres ved å sammenligne generert firkanttast (se neste side). CTM_Tender_CA.DOCX Side 79

80 Klikk på Tilbud: Scannet tilbudsbrev sent på melding: Dersom du finner samme signatur (hash kode) på både utskrevet autensitetsbrev fra leverandøren og på svarsiden, har du verfisert at svarene er uendret og ikke er sendt inn på nytt etter at autensitetsbrevet ble skrevet ut. Kontroll av digitalt sertifikat. Det er mulig for kjøpere å validere sertifikat, brukt av leverandører i forbindelse med innsending av forslag, mot en ekstern valideringstjeneste (Unizeto). Leverandører kan kontrollere at sertifikatet er gyldig før innsending av forslag. Leverandører har også tilgang til en link som viser sertifikatet før signering. CTM_Tender_CA.DOCX Side 80

81 Kjøper side: Ved å klikke på digital signatur blir sertifikatet brukt for signering validert mot en ekstern valideringstjeneste Leverandør side: CTM_Tender_CA.DOCX Side 81

82 Leverandøren har mulighet til å se sertifikatet brukt ved signering. Mine oppgaver: På hjemmesiden er det en link tilgjengelig til «Mine oppdrag». Denne viser en oversikt over oppdrag som involverer pålogget bruker. Bruker som definert som kontraktseier kan tildele oppdrag til forskjellige brukerer og eksterne personer. Oppdragene som blir tildelt andre brukere av pålogget bruker er vist i fanen { Sendte forespørseler }. Der er kan du se hvem som er oppdragseier samt start- og fullføringsdatoer. Eksternt sendte oppdrag blir synlig på listen over avsendere og er gitt statusen klar (p.g.a at eksterne personer ikke har tilgang til systemet og derfor kan oppdraget aldri bli satt som ferdig) Brukeren som er tildelt forskjellige oppdrag kan også se listen over oppdrag. På fanen { Received requests } finner du de forskjellige oppdrag som andre kontraktseiere har tildelt denne brukeren. CTM_Tender_CA.DOCX Side 82

83 Når den tildelte bruker har registrert oppdraget som ferdig, blir det fjernet fra Forespørselsfanen og er nå å finne under { ferdig }-fanen Dokumentmapper. Dokumentmapper muliggjør lagring av dokumenter i systemet for senere bruk i Anbud eller prisgiving uten å laste opp samme dokument flere ganger. Distribusjon av nye versjoner, osv, blir også enklere. Følgende dokumentmapper er tilgjengelige: Foretakets dokumentmappe Dette er hvor du lagrer dokument som er delt internt i selskapet og benyttet i Anbudsprosessen. Enhver intern bruker kan linke eller kopiere disse dokumentene til alle Anbud eller kontrakter. Kun foretakets administrator kan oppdatere dokumenter i foretaksmappen. Brukers dokumentmappe Her lagrer du personlige dokument. Disse er utilgjengelige for andre brukere. Prosjekt dokumentmappe Her lagrer du dokumenter relatert til et spesifikt Prosjekt. Enhver bruker er tillatt adgang til, og nedlasting av Prosjekt. Alle redigerere kan endre, fjerne eller tilføye dokument til Prosjekt mappen. CTM_Tender_CA.DOCX Side 83

84 Når en konkurranse er opprettet, kan det bli linket fra mappen for å bli inkludert i konkurransen. Når et dokument eller mappe er linket så vil endringer i dokument/mapper også gjenspeile seg i konkurransen som har tilføyd disse. Opplasting av dokumenter fra datamaskinen. Dokumenter blir lastet opp ved hjelp av opplastingsfunksjonen. Dokumentene kan enten bli lastet opp direkte, eller planlagt opplastet i løpet av kontortiden dersom store mengder data må opplastes. Hvordan laste opp dokumenter fra datamaskinen: Fra hjemmesiden. Gå til arkiv/mappe som dokumentene skal lastes inn i. 1. Klikk på (Last opp filer...)-knappen. Du vil da få tilgang til Upload Manager hvor filer og/eller mapper blir valgt. Dersom mapper er valgt kan mappehiearkiet også lastes opp. Det er derfor anbefalt at dokumentene struktureres hensiktsmessig på datamaskinen før opplasting. Hvordan planlegge opplasting av dokument: 1. Fra hjemmesiden. Gå til arkiv/mappe som dokumentene skal lastes inn i. 2. Klikk på (Last opp filer)-knappen og velg filer som skal opplastes. 3. Klikk på (Tidsplan)-knappen. I et separat vindu kan du angi tid for opplasting. Datamaskinen vil da, dersom den er tilkoblet internettet, iverksette opplasting på angitt tid. CTM_Tender_CA.DOCX Side 84

85 NB! Datamaskinen må være tilkoplet internett for å iverksette planlagt opplasting. Dersom du ønsker å kansellere planlagt opplasting eller oversikt over status på opplasting, velg Planlagt Opplasting linken på hovedsiden eller klikk på datamaskinen. i skuffenheten på Et vindu som viser liste over planlagte jobber og deres status. 6.1 Versjonstyring. Hvordan laste opp en ny versjon av et dokument: 1. Klikk på pil ned etter dokumentnavnet og velg Endre... CTM_Tender_CA.DOCX Side 85

86 2.Dokumentdetaljer er nå synlig. 3. Velg (Last opp ny versjon...)-knappen for å laste opp ny versjon av dokumentet. Handlingslisten for alle Anbud inkludert i dokumentet vil nå inkludere en oppføring av endring av versjonen Prisskjema Avhengig av autoritet kan det stå prisoversikt, prisinformasjon eller prisliste i stedet for prisskjema i KGV. Prisskjema tilbyr verktøy som lar deg jobbe effektivt med hele regnskapsfiler. Ved å bruke prisskjema administratoren kan du utveksle data med estimering av anbudsmeldinger, bryte opp en prisskjema fil til separate filer for senere distribusjon innen anbudsmeldinger, og følge opp priser på rader i prisskjema. For å få tilgang til prisskjema-administratoren i prosjekt: 1. Klikk på koblingen Mine konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema. 3. Listen over prisskjema filer vises i "prosjektet", om de er aktuelle. CTM_Tender_CA.DOCX Side 86

87 For å lage en ny prisskjema: 1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser 2. Trykk på Prisskjema 3. Trykk på [Lag prisskjemafil] 4. Før inn navnet på prisskjema og trykk på [Lagre]. 5. Trykk på navnet for å åpne den nye prisskjema. Faner i prisskjema: Et opprettet prisskjema har følgende faner: Linjer Inneholder hele prisskjema-filen i en lang liste. Fra denne fanen importerer du data fra estimeringsanbudsmeldinger, endre/slette elementer osv. Avsnitt Inneholder de avsnitt som er opprettet. Fra denne fanen kan du opprette avsnitt, se linjer per avsnitt og splitte ett prisskjema i deler ved å bruke en montør. Reelle priser Se prissettingen av hele prisskjemaet ved avsnitt. I denne fanen kan du se valgte priser for hvert avsnitt og en kobling til det aktuelle tilbudet. Dokumenter Inneholder alle dokumentene som er lagt ved alle elementene i prisskjemaet. Elementene vises som mapper og i trevisning. Her kan du på en enkel måte legge ved dokumenter til hvert element CTM_Tender_CA.DOCX Side 87

88 Du kan legge data til ett prisskjema på tre forskjellige måter: Lage rader direkte innenfor anbudsstyring Enkelt elementer kan opprettes manuelt innen KGV Importer data fra et eksternt system Anbudsordningensstøtteroppføringsimport samt flere importer hvis det eksterne systemet brukes som mester. Man kan også importere fra et Excel-ark. Du finner malen for Excel-arket på importsiden. Importering av data fra en mottatt forespørsel Hvis du har mottatt en forespørsel, kan du bruke data du har mottatt for å lage din egen prisskjema-fil som du kan bruke til å samle inn priser fra forskjellige leverandører. 7.1 Lag rader direkte i anbudsstyringen Du kan lage rader direkte i et prisskjema i KGV. Du kan bruke dette til å fylle ut ett tomt prisskjema eller til å legge rader til importert data. For å opprette en rad fra en konkurranse på sjekkliste: 1. Klikk på linken ved Prisinformasjon CTM_Tender_CA.DOCX Side 88

89 2. Velg Bruk av prisskjema 3. Trykk på [Legg til linje]. Området for oppretting og redigering av rader vises. 4. Velg type rad du vil opprette (Post / Overskrift / Melding) fra rullgardinmenyen, og skriv ferdig den påkrevde informasjonen. 5. Om ønskelig vises den estimerte prisen. Den kan brukes som målestokk for mottatte priser. 6. Trykk på [Lagre]. CTM_Tender_CA.DOCX Side 89

90 7.2 Import av prisskjema fra eksternt system KGV støtter import av prisskjema fra eksterne systemer. Etter importen kan data redigeres på samme måte som du ville redigert data som opprettes i anbudsløsningen. Import av data fra et eksternt system: 1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema fra skjermbildet Mine konkurranser. 3. Trykk på navnet til prisskjema. { Linjer } faneområdet aktiveres. 4. Trykk på [Importer data]. 5. Bruk Bla-funksjonen til å velge den filen du vil importere fra datamaskinen. 6. Trykk på [Importer]. 7. Prisskjema som importeres, vises. Gjør eventuelle forandringer og trykk Importer. 8. Import-rapporteringssiden med informasjon om den kommende importen, vises. Siden viser antall elementer som vil opprettes i systemet. Om systemet finner feil i importfilen sier systemet fra om dette, og du vil bli spurt om å enten fortsette eller avbryte importen. Om det finnes mer enn tre feil i importfilen er sjansen stor for at noe er galt med filen, og den kan dermed ikke importeres. CTM_Tender_CA.DOCX Side 90

91 9. Trykk på [fortsett] for å gjennomføre importeringen, og OK for å bekrefte. 10. { Linjer } faneområdet aktiveres. 11. Trykk på fanen { Avsnitt } for å se eventuelle importerte avsnitt. Importering av mange filer(om det eksternesystemet støtter dette): Om du fortsetter å gjøre endringer etter import av prisskjema kan du importere det samme prisskjemaet en gang til. Følgende informasjon vises ved andre gangs importering: Antall nye elementer Antall elementer som vil opprettes. Oppdaterte elementer En liste over alle forandrede elementer. Du kan velge å oppdatere alle eller bare noen av elementene. Ikke oppdaterte elementer En liste over elementer som IKKE vil bli oppdatert. De kan ha blitt OPPRETTET på anbudsløsningen ETTER forrige IMPORTERING, eller de kan ha blitt SLETTET i det EKSTERNE systemet. Om de har blitt slettet må du i tillegg finne dem i listen og slette dem i anbudsløsningen. Trykk på [fortsett] for å utføre oppdateringen. Du kan importere så mange påfølgende filer du vil. 7.3 Formatering og redigering av data fra prisskjema For enkelt å kunne lese og navigere innen prisskjemaet varierer formateringen på topptekstnivåene i tekststørrelse, bruk av fet skrift, kursiv osv. Rader justeres også riktig i forhold til plasseringen i prisskjemaet. CTM_Tender_CA.DOCX Side 91

92 Klikk for å styre linjen til høyre eller Overskrift Linjen er satt til høyre Bruk knappene for å legge inn rader. Linjer kan redigeres eller slettes innen prisskjemaet administratoren. For å redigere en rad: 1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser fra hjemmesiden 2. Trykk på Prisskjema. 3. Trykk på navnet til det aktuelle prisskjemaet. 4. Marker den aktuelle raden ved å trykke på elementbeskrivelsen. Området for elementredigering vises. 5. Utfør de nødvendige endringene og trykk på [lagre]. 6. Når et element endres, forandres statusen fra "ekte" versjon til utkast av arbeidsversjon. Du kan ikke bruke et utkast-element når du legger ut et anbud. Om du vil bruke et element i anbudet, velger du det/dem og trykker på [Oppdater til ny versjon]. For å slette en rad: 1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema 3. Marker den raden du vil slette ved å markere avkrysningsboksen til venstre for elementet. 4. Trykk på [Slett]. 5. Det vil da vises en bekreftelsesmelding. Trykk OK for å fortsette, og slett elementet. CTM_Tender_CA.DOCX Side 92

93 Om en rad er med i et tilbud (direkte eller gjennom en anbudsmelding, se nedenfor) gjøres også de samme forandringene som er blitt gjort i prisskjema administrasjon i det tilhørende anbudet. 7.4 Navigasjon For å unngå lang nedlastningstid kommer alltid prisskjemaet med 40 rader av gangen. Følgende verktøylinje tilbys alltid for navigasjon i et prisskjema: Tar deg til de neste 40 radene i prisskjemaet. Tar deg til de forrige 40 radene i prisskjemaet. Tar deg til de siste 40 radene i prisskjemaet. Tar deg til de Du kan også gå direkte til en spesifikk rad ved å bruke søkefunksjonen. Søket avhenger ikke av hvilket referansesystem som brukes. For søk etter elementer i prisskjema: 1. Klikk på koblingen Mine konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema fra skjermbildet Mitt anbud. 3. Før inn elementets referansenummer i Finn ref-feltet. 4. Klikk på knappen [Søk]. 5. Du plasseres ved første referansetreff i prisskjemaet. 7.5 Håndter avsnitt Avsnitts-funksjonen gjør det mulig å dele ett prisskjema ovenfra og ned, til passende deler. Da kan en eller flere deler brukes i anbudet. Alle rader som er inkludert i et avsnitt presenteres automatisk i samme rekkefølge i forhold til hverandre som de var inne i prisskjema. Radene får også automatisk den samme formateringen i avsnittet som de hadde i prisskjema. Du kan lage spesifikk formatering som er forskjellig fra prisskjema ved å bruke knappene. Når avsnittet tilordnes anbudet brukes den gruppespesifikke formateringen. For å splitte et prisskjema til deler: 1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema CTM_Tender_CA.DOCX Side 93

94 3. Trykk på det aktuelle prisskjemaet. 4. Trykk på [Avsnitt]. 5. Trykk på [Legg til avsnitt] for å opprette et avsnitt 6. Skriv inn avsnitt-navnet og trykk på [Lagre]. 7. Trykk på [Montør] knappen for å få tilgang til anbudsmeldingsmontøren.. 8. Velg et avsnitt på høyre side som du vil legge rader i. (1) 9. Velg de aktuelle radene på venstre side ved å klikke på avkrysningsboksen til venstre for elementet. (2) 10. Trykk på knappen. Elementet flyttes fra listen på venstre side og over til listen på høyre side. (3) 11. Når de aktuelle elementene legges til anbudsmeldingen på høyre side, trykker du på [Lukk vindu]. 12. For å fjerne en rad fra avsnittet, velger du elementene i gruppen og trykker på knappen. Du kan nå legge raden i en annen gruppe. 7.6 Dokumentvedlegg Du kan legge ved dokumenter til alle linjer i prisskjemaet. Dokumentfanen er en enkel måte å få fullstendig oversikt over dokumentene som er tilknyttet elementene i prisskjemaet. For å laste opp dokumenter fra dokumentfanen: 1. Klikk på koblingen Mine konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema. 3. Trykk på det aktuelle prisskjemaet. 4. Trykk på { Dokumenter } fanen. Elementene vises som en liste over mapper. CTM_Tender_CA.DOCX Side 94

95 5. Bruk [Last opp filer ] for å laste opp filene til alle elementene. Alle opplastede dokumenter er også tilgjengelige fra listen over hovedelementer og mappeikonet for hvert element. 7.7 Prissetting av hele prisskjemaet Du kan følge opp priser innen det aktuelle avsnittet i de forskjellige tilbudene. Prissettingsfanene i prisskjema administratoren gir deg en fullstendigoversikt over priser for hele prisskjemaet, og disse er basert på de utvalgteleverandørene innen tilbudet. Prisinformasjonen vises per avsnitt eller for hele prisskjemaet. For å se prissetting for hele prisskjema: 1. Klikk på koblingen Mine aktive konkurranser fra hjemmesiden. 2. Trykk på Prisskjema 3. Trykk på det aktuelle prisskjemaet. 4. Trykk på fanen for { Prissetting }. 5. Trykk på ønsket avsnitt. Om du fortsetter å forhandle med en av leverandørene som har blitt valgt over, vil enhver forandring i pris fra denne leverandøren reflekteres i prissettingsfanen. Et priset skjema kan eksporteres fra elementprisfanen for videre bruk av pris-data i ethvert eksternt system. Andre områder/moduler 8.1 Innsjekk- /utsjekkfunksjon Innsjekk- /utsjekkfunksjonen er en måte å låse elementer på i systemet for redigering. Et enkelt spørsmål kan f.eks. låses (sjekkes ut) når du f.eks. jobber med et kvalifiseringsspørreskjema. Andre brukere vil se låsen og få advarsler hvis de prøver å oppdatere det låste (utsjekkede) spørsmålet. Når først eieren av et spørsmål er fullført, låser han opp (sjekker inn) spørsmålene. Låsingen er ikke eksplisitt, andre brukere kan fortsatt foreta endringer. Elementer som støtter utsjekk / innsjekk er: Spørsmål Innen anbudskonkurranse og maler Elementer i prisskjema I hver anbudskonkurranse og i "Prosjektet" Dokumenter "Prosjekt", anbudskonkurranse eller selskap i en hvilken som helst mappe CTM_Tender_CA.DOCX Side 95

96 MERK: Selskapets administrator må aktivere denne funksjonen innad i selskapet for at den skal kunne brukes. 8.2 Kontraktsnummer (separat innstilling) Kontraktsnummer er en egenskap i en kontrakt, det er et redigerbart felt og er som standard satt til <Ref/saksnr> - <kgv intern kontrakt id>. Formålet med feltet er for at den kontraherende parten skal ha et felt som kan brukes både samtidig som referanse og unik ID. 8.3 Spørsmål og svar (Q&A) (separat modul) Spørsmål og Svar (Q&A)modulen er ny og kan bli brukt i forbindelse med kunngjøring av spørsmål som er iverksatt av leverandøren. Alle funksjonaliteter i meldingsfunksjonen i et anbud er også tilgjengelig. Prosessen er som følger: Leverandørene retter spørsmål gjennom anbudet. Oppdragsgivere har mulighet til å revidere spørsmålene og fjerne spesifikk leverandørinformasjon og deretter offentliggjøre svarene til alle leverandørene. Publiserte svar og spørsmål er tilgjengelig for alle leverandører som har registrert interesse i et anbud. Leverandøren har ikke mulighet til å stille spørsmål med en gang tidsfrist for klargjøring av spørsmål er utgått. Tidsfristen er gitt av oppdragsgiver for hvert anbud. Dersom det ikke er gitt noen tidsfrist har leverandørene anledning til å stille spørsmål frem til andbudsfristen går ut. I løpet av anbudsprosessen kan oppdragsgiver se alle spørsmål fra leverandører. Tilgang til spørsmål fra leverandører og mulighet for svar er tilgjengelig fra sjekklisten til anbudet. CTM_Tender_CA.DOCX Side 96

97 Som oppdragsgiver og anbudseier vil du motta e-post når en leverandør stiller et nytt spørsmål. Spørsmål fra leverandører er listet som Spørsmål og svar på Q&A siden i CTM. På den listen kan du se når spørsmålet ble sendt og hvilken leverandør som sendte det. Du går inn og svarer på spørsmål ved å klikke på emne. Straks et svar er gitt vil spørsmålet bli synlig i Spørsmål klar for publisering listen nedenfor og kan da publiseres. Velg svar som skal publiseres og klikk på Publiserings-knappen. Spørsmål og svar kan leses av alle leverandører. Når spørsmålet er publisert kan du gå inn og se hvilke leverandører som har lest svaret CTM_Tender_CA.DOCX Side 97