2. Generell rapportering om styrets arbeid og klubbens utvikling

Transkript

1 Side 1 av 10 SK DELFANA - STYRETS BERETNING Virksomhetens art SK Delfana er en svømmeklubb med tilhold i Fana bydel i Bergen. Vår hovedvirksomhet drives fra Slåtthaug bydelsbasseng, og offisiell adresse er Postboks 160 Rådal, 5857 Bergen. 2. Generell rapportering om styrets arbeid og klubbens utvikling Året 2016 har vært preget av omfattende arbeid knyttet opp mot klubbens drift og samarbeidspartnere, samt kontinuerlige utfordringer relatert til bassengtilgang. En vesentlig del av ledelsens tid er dessuten brukt på møtevirksomhet utenfor klubbens kjerneområde, som følge av kommunens forslag til ny skolebruksplan og de massive konsekvenser denne kan medføre for klubbens eksistens Skolebruksplanen Planen er laget i et tiårsperspektiv, men vil mest sannsynlig bli rullert etter fire år. Den inneholder kommunens forslag til avvikling av eksisterende, og oppføring av nye, bassenganlegg. For Fana bydel legger planen opp til avvikling av skolebassenget på Storetveit (25 meter) fra og med juni 2017, og bassenget på Rå fra Det er ikke tvilsomt at nedleggelse av Storetveit og Rå er dramatisk for Delfana, som har ca 40 % av sin aktivitet i tilknytning til Storetveit, og dessuten flere FAU-kurs i tilknytning til Rå. Byrådet har ikke foreslått nytt basseng i bydelen, men sagt at behovet skal «utredes». Felles høringsinnspill til skolebruksplanen ble høsten 2016 sendt til kommunen i regi av ledermøtene i Kretsen. Kretsen ved leder Marit Pedersen, og daglig leder i Delfana, Morten Urdal, deltok i innspills-møte med et samlet Byråd 27 september. Også styrets leder Marianne Thunes, var til stede. Morten Urdal redegjorde grundig for konsekvensene for Delfana og bydelens innbyggere, dersom planen iverksettes. Morten Urdal og Marianne Thunes deltok dessuten på høringsmøte for idrettsbyråden i november, der det samme budskapet ble fremført. Foruten disse høringene, har daglig leder og til dels styrets leder, deltatt på diverse kommunale møter relatert til samme tema. Klubben er ved årsslutt 2016 ikke tilbudt erstatningstid i andre basseng for den del av aktiviteten som rammes. Styret sammen med daglig leder, har derfor hatt sterkt fokus på å bevare tilgang til eksisterende anlegg, inntil alternative løsninger foreligger. Dette står ikke i motsetning til arbeidet for nye anlegg, men handler om realisme i forhold til rekkefølgen av tiltak. Det er byrådets ansvar å påse at behovet for tilgang til vann ivaretas i de ulike bydeler.

2 Side 2 av Arbeidet for nye anlegg I erkjennelsen av at det ikke er nevnt noe i ny idrettsplan om behovet for nytt basseng i bydelen, og etter signaler fra byråden om at det er idrettslagene selv som må identifisere og eventuelt initiere planprosesser, ba styret samfunnsplanlegger Ola B. Siverts i Cubus om (begrenset) bistand til å utrede mulighetene for å komme inn i eksisterende planprosesser rundt pågående prosjektering av aktuelle idrettsanlegg lokalisert til Slettebakken og Slåtthaug, med forslag om å utvide planprosessen til å omfatte nybygg basseng; Alternativt å utrede muligheten for samarbeid med andre offentlige eller private aktører. Morten Urdal og Marianne Thunes deltok på møter med Ola B. Siverts i november, der det ble presentert diverse skisser som viser hvor et eventuelt nytt anlegg kan ligge, samt hvordan det vil influere på omgivelsene. Målet er at vi skal få gjennomslag i kommunen for målsetting om nytt anlegg som del av den kommende tiårsplanen, som skal vedtas endelig ila februar Dette arbeidet er for øvrig i tråd med de føringer som ligger i Delfanas virksomhetsplan for inneværende periode Arbeidet for å overta driftsansvar Ønsket om å overta driftsansvaret for en eller flere av våre svømmehaller har stått sentralt de siste par år. Dette for å effektivisere bruken av svømmehallene opp mot nye allsidige tilbud til allmenheten, men også for å sikre tilgang og gode treningsforhold for egne medlemmer. Siktemålet er dessuten bedret økonomisk utnyttelse til fordel for både kommune, brukere og klubb, og dessuten å forhindre nedleggelse av eksisterende bassenganlegg. Signalene fra kommunen ved årsskiftet 2014/2015 var at klubbene på nyåret 2015 ville få ansvar for helgebasert drift knyttet opp mot bydelsbassengene. For Delfana gjaldt det Slåtthaughallen. Løfte om oppstart 1.mars 2015, ble siden trukket tilbake, hvilket fikk store konsekvenser for klubbens planer om økt aktivitet, med virkning også for driften i I forslaget til ny skolebruksplan, er det signalisert at det kan bli iverksatt pilotprosjekter knyttet til klubbdrift av utvalgte skolebasseng, hvorav Ytrebygda som ligger innenfor Delfanas nedslagsfelt er nevnt. Styret har derfor fortsatt håp om positivt kommunalt vedtak i saken, og daglig leder Morten Urdal har i 2016 brukt deler av sin tid opp mot dialogmøter i hensikt å komme nærmere en løsning. Ved årsslutt foreligger det signaler, om enn vage, på at kommunen kan være villig til å overlate deler av ansvaret for drift av Ytrebygda til Delfana. Slik drift ligger også innenfor målsettingen som fremgår av gjeldende virksomhetsplan for klubben Virksomhetsplanen Virksomhetsplanen som ble vedtatt på årsmøtet i 2014, utløp formelt sett ved årsskiftet 2016/2017. Styret har ikke initiert arbeidet med å fornye planen, da vurderingen er at de usikkerhetsmomenter som hefter rundt bassengsituasjonen er så vesentlige for klubbens drift og videre utvikling, at en avklaring omkring disse

3 Side 3 av 10 forhold er en grunnleggende forutsetning for aktivitetsvolum og innhold i planen for kommende periode. Styret har derfor vedtatt at arbeidet med planen må utstå til klubben er nærmere en kommunal avklaring, medio juni Målet er at ny virksomhetsplan er ferdig til presentasjon for årsmøtet i mars Gjeldende plan har etter styrets mening fungert som et godt arbeidsverktøy for å måle klubbens utvikling i perioden, og dessuten hjulpet styret å holde fokus inn mot definerte satsingsområder. Styret har fortløpende evaluert sitt arbeid opp mot gjeldende plan. Sentrale målsettinger som ikke er innfridd, knytter seg hovedsakelig til mangel på bassengkapasitet. Det er frustrerende å konstatere at de forhåpninger som forelå til økt bassengtilgang og aktivitetsvolum ved planens iverksettelse våren 2014, for en stor del har druknet i dag-til-dag arbeid med å sikre allerede eksisterende tilgang. Verdt å bemerke av nyheter i løpet av planens virketid er forøvrig innføringen av dugnadsportalen, som har bidratt til en mer balansert arbeidsbelastning for de frivillige. Vesentlig er det at portalen også fungerer som sosial «integrering» av nye medlemmer Svømmefaglig og annet samarbeid Banefordeling i AdO Langvarige forhandlinger med øvrige klubber i Kretsen om banefordeling i AdO, har funnet sin løsning, mye takket være Kretsens initiativ til jevnlige ledermøter, samt positiv innstilling fra de medvirkende, både styremedlemmer, ansatte og trenere. Kretsen fattet endelig fordelings-vedtak våren 2016, men slik at evaluering av klubbenes behov for tilgang, skal skje jevnlig basert på kriterier relatert til antall utøvere med gitte poengkrav. Styret leder, Marianne Thunes, og nestleder, Hege Christine Walløe, deltok i Kretsens månedlige ledermøter, for Delfana. Daglig leder Morten Urdal har for øvrig vært førende for prosessen, som til tider har vært krevende, tidsmessig, strukturelt og mentalt Felles arrangøransvar for klubbene i 2016 Samarbeidet mellom klubbene i Bergen, resulterte i 2016 i felles arrangøransvar for AdO Cup i juni, AdO Open i oktober, samt NM junior/um i november. Arbeidet med forberedelse og gjennomføring var omfattende. Delfanas daglige leder Morten Urdal - var stevneleder ved samtlige arrangementer. Klubben var videre representert ved Hege Kristine Walløe. Da den internasjonale storsatsingen Bergen Swim Festival (BSF), ble avholdt i mai, var det for tiende gang, og som alltid et resultat av omfattende dugnadsinnsats. Stevnet utmerker seg med solid deltakelse og gjennomføring, hvilket viser seg ved at internasjonale stjerner med Katinka Hosszu i spissen, møter gang etter gang. Med speakere som Erik Dahl og Morten Urdal, slår det gnister på land som i vann.

4 Side 4 av 10 Det ble ikke utbetalt overskudd til arrangørklubbene i 2016, da BSF-komiteen har forsterket organisasjonen med en ansatt daglig leder til håndtering av stadig voksende arbeidsoppgaver. Også ønsket om å bygge en egen økonomisk buffer som gjør arrangementet mindre avhengig av forskuttering fra arrangørklubbene, er medvirkende. Salgsansvarlig i Delfana for sponsorløp til BSF 2016, var Morten Urdal Bergenssvømmerne: Arna, Åstveit og Delfana (Moderklubbene) Samarbeidet om eliteutøverne i Bergensvømmerne (BS), fungerer stadig godt. Etter at poengkravene for ordinært inntak fra «moderklubbene» ble modifisert ut 2016, er utviklingen for å sikre rekruttering tatt et hakk videre, ved at moderklubbenes A- gjenger høsten 2016 ble slått sammen til en felles gruppe. Gruppen er delt i to, basert på kriterier for blant annet alder, poeng og treningsvilje, og går under betegnelsen BS-R og BS-T. Begge grupper trener i AdO, delvis parallelt med BSelite, og hadde høsten 2016 Morten Urdal som ansvarlig trener, i tillegg til hovedtrenerne i moderklubbene. Ved årsslutt 2016 er Sindri Thor Jakobsson tilsatt i 30% stilling til erstatning for Morten. Ordningen er ment å sikre en smidigere overgang mellom nivåene. Planer for ytterligere samordning og samarbeid mellom moderklubbene, er under utredning. Morten Urdal, Marianne Thunes og Hege Kristine Walløe har deltatt på møter i regi av BS i Ullmax Styrets utstyrsansvarlige, Borghild Hjellestad, deltok sammen med Hege Kristine Walløe på Ullmax-kickoff i september, der endringer knyttet til klubbens fortjeneste ble skissert. Endringene sett i sammenheng med svak inntjening på direktesalg inneværende år, medførte at styret vedtok å oppheve ordningen både for direktesalg og dermed også for sirkulasjon av bagger. Fortjenesten står ikke i samsvar med det arbeidet ordningen krever. For fremtiden vil Ullmax administreres bare gjennom bestilling på nett til forhandler, slik at klubbens gevinst er 15 % av alt salg som registreres på Delfana. Promotering av varene vil heretter skje på egne klubbkvelder og Delfana-cup, og egen eksempelskolleksjon vil bli oppbevart til bruk for dette. Borghild Hjellestad har foruten å forestå organisering og kontakt opp mot salg av Ullmax i 2016, også vært ansvarlig for administrasjon, salg og bestilling av klubbtøy Loddsalg Loddsalget er en del av klubbens treningsavgift, og vesentlig for tildeling av spillemidler fra Norsk Tipping. Kostnadene til gevinster er i 2016 noe høyere enn tidligere, grunnet færre gaver fra (sponsor)bedrifter og privatpersoner. Salget er forøvrig tilbake i sin opprinnelige form, ved at hver utøver må selge et gitt antall bøker, etter at styret har testet ut alternative inntjeningsformer over de siste par år. Styreansvarlig for loddsalg 2016 har vært Kjell Erik Mjøs.

5 Side 5 av Øvrige utfordringer Av andre utfordringer klubben har arbeidet med, kan kort nevnes forholdet til en kommersiell aktør som i 2016 etablerte seg med svømmetilbud i bassenget på Haukeland sykehus. Det særegne er at den private tilbyderen markedsfører seg under betegnelsen Delfinen svømmeskole, og benytter en logo som til forveksling er lik vår. Aktøren som har vokst opp og tidligere var aktiv svømmer - i Bergen, hevder å være ukjent med Delfana og den logo som er klubbens varemerke. Styrets leder. Marianne Thunes, har brukt en del tid på saken, som imidlertid kan vise seg vanskelig å forfølge, da klubben har begrenset med økonomiske ressurser til bruk på en eventuell rettssak. Forholdet nevnes i årsberetningen for å vise at styret er oppmerksom på problemstillingen og følger med på utviklingen, som kan bety at klubben i fremtiden må søke ekstern juridisk rådgiving til forsvar for merkenavn og logo. 3. Utøvere, stevner og kurs SK Delfana har ved årsskiftet 1336 medlemmer, hvorav 165 aktive svømmere, (108 lisensierte), hvilket utgjør en økning fra i fjor. Disse er fordelt med 10 stk i BS/Delfana, 17 stk i A-gjengen, 20 stk i B-gjengen, 27 stk i C-gjengen, 25 stk i D- gjengen, 26 stk i E-gjengen og 40 stk i F-gjengen. Det er i løpet av 2016 gjennomført 4 Delfana Cup, 1 Fredagsmedley samt Nordialog Cup i desember. I tillegg kommer de stevner som er nevnt under pkt Hovedtrener Sigurlin Thorbergsdottir, har i 2016 videreført det arbeidet som gjøres for å sikre trenerfaglig samarbeid, enhetlig avlæring og videreutvikling av klubbens trenere. Trenermøter holdes hver måned, der også sportslig ansvarlig for styret, Hege Kristine Walløe, deltar. Oversikt over trenere/instruktører og dommere som har vært aktive for Delfana i 2016, finnes som vedlegg til svømmeutvalgets rapport for Delfana svømmeskole og kurs Delfana Svømmeskoler, med oppstart i 2006 og basert på NSF kriterier, er klubbens tilbud til de yngste barna. Det er gjennomført 271 svømmekurs i 2016, inklusive babysvømming, der 1128 kursdeltakere har fylt 2059 plasser. Også crawlkurs for voksne er videreført i Det er gjennomført 25 FAU-kurs for elever fra Skeie skole, Skjold skole og Aurdalslia skole. Innleide instruktører fra Delfana står for svømmeopplæringen, men for øvrig er dette et samarbeid mellom administrasjonen og FAU på den enkelte skole. Antall påmeldte har vist en synkende tendens siden Noe av forklaringen kan ligge i innføringen av SvømBergen, som er et samarbeid mellom kommunen og svømmeklubbene om opplæring i AdO. Over 1000 barn gjennomførte kurs i regi av SvømBergen i Klubbene har ingen økonomisk gevinst av samarbeidet, foruten gleden av å se flere barn meste grunnleggende svømmeferdigheter.

6 Side 6 av 10 For andre år på rad opplevde Delfana at også ordinære kursplasser sto ledig, til tross for innføring av et system med «overbooking». Som for 2015, ligger forklaringen hovedsakelig i stengte basseng, der Slåtthaug bydelsbasseng åpnet i april etter 5 måneders driftsstans knyttet til arbeid med utskifting av sandfilter. Rå skole åpnet i slutten av januar 2016, etter å ha vært stengt i to måneder. Delfana har imidlertid etter åpningen fått minimal tilgang, med begrunnelse i at bassenganlegget ikke tåler belastningen med bruk på ettermiddag og kveld. Ved sesongstart i september måtte dessuten babysvømmingskursene utsettes, grunnet problemer med regulering av temperaturen på Slåtthaug. Selv om kursene er forsøkt flyttet til Ytrebygda, Rolland (i Åsane) og Storeveit, har det medført sviktende deltakelse. For å kompensere for dette, er det avholdt ekstra kurs i vinterferie, høstferie og sommerferie. Klubbens økonomi er dermed ikke rammet totalt sett, da resultatet for kurs tilsvarer budsjett, takket være god krisehåndtering. Delfana deltok i Gjensidige svømmeaksjon for syvende gang i 2016, og ble tildelt seks pakker. Kursene går under mottoet «Trygg-i-Vann», og ble avviklet i månedsskiftet mai/juni. For andre år på rad ble klubben dessuten tildelt kommunale midler (FIKS) for avvikling av kurs i vinter- og høstferien. FIKS-kursene omfattet 177 barn. Klubben har kontinuerlig utfordringer med å finne tilstrekkelig antall kvalifiserte instruktører til kursvirksomheten. Stillingen som kursleder ble utvidet til 100% høsten 2016, mye grunnet være dette arbeidet, samt arbeidet med å effektivisere, fylle og skape nye kursplasser. Ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av Delfana Svømmeskoler og kurs er Laila Johannessen. Kursansvarlig i styret for 2016 har vært Christine Grimstad. Mer informasjon om Delfana Svømmeskole finnes i rapport fra kursutvalget/svømmeutvalget Rettvisende oversikt over utvikling og resultat Klubben har i 2016 et overskudd på ca kr Etter to år med negativt resultat, er dette ekstra gledelig, spesielt fordi det gjør oss i stand til å øke den økonomiske bufferen som styret ønsker for klubben. Denne er pr i dag på ca kr , hvilket anses noe lavt. Robust økonomi er vesentlig for å sikre klubbdrift i perioder med lavere inntekter. Sett i sammenheng med den sårbarheten klubben står i fare for å rammes av ved nedleggelse av to skolebasseng i 2017, er bufferen, som står på høyrentekonto, ekstra viktig. Likviditeten er tilfredsstillende. Ved årsskiftet er innestående på driftskonto 1,3 millioner. Styret og daglig leder mener det fremlagte regnskapet gir et rettvisende bilde av klubbens økonomiske stiling pr

7 Side 7 av 10 Fokus i 2017 vil fortsatt være på inntjening og kontroll av utgiftsposter. For mer informasjon om inntekter og utgifter vises til økonomirapporten og regnskapet med noter. 6. Fortsatt drift Årsregnskapet for 2016 er satt opp under forutsetning om fortsatt drift, i samsvar med regnskapsloven Arbeidsmiljø og personale Klubben har tre heltidsansatte og en deltidsansatt i 50% stilling, i tillegg til en rekke timeansatte trenere og instruktører. Arbeidsmiljøet anses som godt. Det er ikke innrapportert skader eller ulykker. Sykefraværet er minimalt. Styret består av syv personer pluss to vara, herav seks kvinner. Styret mottar ikke godtgjørelse for sitt arbeid. Styret er bevisst på at begge kjønn skal være representert ved ansettelser, og fordelingen mellom kjønnene er tilnærmet lik, med noe overvekt av kvinner totalt sett. 8. Miljørapportering Klubben har ingen aktivitet som forurenser indre eller ytre miljø. 9. Styremøter og annet Delfana har avholdt 12 styremøter i 2016, i tillegg til adskillig møtevirksomhet i andre fora, herunder med kommunen, Hordaland Svømmekrets, BS, BSF, i NM-komiteen og i regi av landslaget og elitesenteret. Kretstinget i mars, der Marianne Thunes deltok for Delfana, måte utsettes til senere samme måned grunnet manglende revisjon. Hege Kristine Walløe deltok da for Delfana. Svømmetinget ble avholdt i Bergen, 22 april. Marianne Thunes deltok for Delfana Klubben var representert ved styrets nestleder Hege Kristine Walløe og daglig leder Morten Urdal på NSF sin kompetansehelg på Gardemoen i april. Også hovedtrener Silla Thorbegsdottir og kursleder Laila Johannessen deltok. Hovedtrener og daglig leder representerte dessuten Delfana på trener/leder-konferansen på Gardemoen 4-6. september. Det ble avholdt felles foreldremøte i september, samt invitert til foredrag om mental tøffhet ved Henrik Herrebrøden, for moderklubbenes BS-svømmere, A- og B-gjenger. Delfanas årsfest til feiring av våre utøvere, samlet nærmere 150 deltakere, og ble avholdt på Ytrebygda kultursenter 12. februar. Festen ble ledet av Morten Urdal.

8 Side 8 av 10 Foruten å ta seg av normal drift, har daglig leder Morten Urdal, gjort en formidabel jobb i 2016, knyttet til arbeidet med å sikre fremtidig bassengtilgang. Gjennom å systematisere og presentere en rekke innspill basert på fakta, utfordringer og konsekvenser, for kommunen og andre samarbeidsparter, er vi stadig nærmere konkrete løsninger. Morten Urdal har også vært aktiv i diverse media. Verdien av at klubben har en daglig leder som utviser initiativ og engasjement i den pågående prosessen opp mot bassengtilgang og banetildeling, har vist seg til fulle. Daglig leders evne til å arbeide selvstendig og målrettet inn mot kommunens ulike fora, er uten tvil avgjørende for at klubben skal nå sine uttalte måsettinger. For videre informasjon om styrets arbeid i 2016, vises til styrets referater som er ført i pennen og arkivert av sekretær Ørnulf Risnes. 10. Takk til våre sponsorer og medlemmer Avslutningsvis benytter styret anledningen til å takke våre sponsorer, herunder de som bidrar til å fylle klubbens kvote inn mot salg av løp til BSF. Spesielt stor takk til Aktiv 365 Paradis, for gratis treningstimer til våre eldste utøvere, samt til Sparebanken Vest for kjærkommen gave på kr Vår trofaste hovedsponsor Nordialog ved Rolf Godø, fortjener ikke minst stor takk for sitt store engasjement og rause bidrag til klubben. Øvrige sponsorer fremgår av vår hjemmeside Styret vil også takke hjertelig alle som har bidratt til gjennomføringen av klubbens aktiviteter. Deltakelse fra foresatte og andre ildsjeler, er en forutsetning for god drift. En stor takk også til trenere og instruktører, samt til våre iherdige dommere, med Rune Haaland i spissen. En spesiell hyllest går til Erik Dahl, som stadig fryder oss med sine speakertalenter, og ikke minst til hans far, Gjert Dahl, som ble tildelt det tiende æresmedlemskapet i Delfanas historie høsten Hjertelig gratulerer! Styrets begrunnelse fremgår av vedlegg til årsberetningen. Sist, men ikke minst, tusen takk til alle utøvere som daglig inspirerer oss gjennom økt mestring og livsglede. Svømming for glede, med måling av individuelle personlige rekorder, gjør alle våre svømmere til vinnere i kraft av egen utvikling. Takk for svømmeåret 2016.

9 Side 9 av 10 Slåtthaug Styret i Delfana Leder Marianne Thunes Nestleder og sportslig ansvarlig Hege Kristine Walløe Økonomiansvarlig Marianne Falck Sekretær Ørnulf Risnes Kursansvarlig Christine Grimstad Utstyrsansvarlig Borghild Hjellestad Loddbokansvarlig Kjell Erik Mjøs Vara 1 Vare 2 Kristin Greve-Isdahl Mohn Andreas Solem Daglig leder: Morten Urdal

10 Side 10 av 10 Vedlegg 1 Æresmedlemskap til Gjert Dahl: Komiteens begrunnelse: «Han har vært en svært betydningsfull bidragsyter til Svømmeklubben Delfana siden 1979, hvor han startet som kursinstruktør. Han har vært trener i klubben, vært på utallige turer og leirer som både trener og reiseleder. Han har også vært svømmeoppmann og sportslig leder, samt vært kretsdommer og kretsleder. Han var sentral ved dannelsen av Team Bergen og Bergensvømmerne i 1986, hvor han også har sittet som styreleder. Han har i dag ingen offisielle verv i Delfana, men har siden oppstart i 2008 vært Delfanas representant, og leder av hovedkomiteen i Bergen Swim Festival. BSF har fått en unik posisjon i Svømme-Norge, og har tiltrukket seg både verdensrekordholdere, verdensmestre og olympiske mestre år etter år. SK Delfana er svært takknemlig for alt han har gjort, og alt han fortsatt gjør for klubben. Det er med ydmykhet Svømmeklubben Delfana tildeler, Gjert Dahl, et særdeles velfortjent Æresmedlemskap» For styret i SK Delfana Slåtthaug 2016