ÅRSMELDING/ÅRSBERETNING FOR 2013

Transkript

1 ÅRSMELDING/ÅRSBERETNING FOR 2013 Styrets sammensetning: Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Varamedlem Øystein Netteberg (på valg) Martin Ingeberg (på valg) Mona Nordgaard Moen (på valg) John Dana (på valg) Ben Øverland (på valg) Stein Bang-Ellingsen (på valg) Trygve Augestad (på valg) Øvrige årsmøte valgte funksjoner Byggekomitè/hallprosjekt Byggekomitè/hallprosjekt Byggekomitè/hallprosjekt Ole Geir Instefjord Stein Bang-Ellingsen Øystein Netteberg Valgkomitè Valgkomitè Valgkomitè Vara til valgkomitè Revisor Revisor Unni Boretti (på valg) Gorm Fossum (på valg) Christian Grind (på valg) Lise Stensrud (trakk seg er på valg) Vidar Kveldsvik (på valg) Boel Pollestad (på valg) Side 1

2 Støttefunksjoner: Hovedtrener Henrik Franck Divisjonstennis Regnskapsfører Herrer 1. lag og 2. lag Henrik Franck Damer veteran 1. lag Boel Pollestad DKR, Debet&Kredit Styremedlemmers ansvarsområder i 2013 Øystein Netteberg Drift, anlegg og økonomiansvar/fakturering. Martin Ingeberg Sponsor, markedsføring og rekruttering Mona Nordgaard Moen Miljø/sosialkomitè, kiosk og medlemsregister John Dana Arrangement, IT/Web-ansvar, politiattester og driftskomitè. Ben Øverland Sportslig ansvarlig med ansvar for junior, turneringskomitè og hovedtrener. Styrets arbeid 2013 ble en ny historisk milepæl for NTK ved at tennisens nye storstue Bergerhallen på Nesodden ble ferdigstilt og spilleklar høsten Styret har hatt 8 styremøter i perioden, i tillegg kommer en god del mail og telefonisk kontakt, samt flere møter ang. hallprosjektet og øvrige oppfølgingsaktiviteter. Styreperioden i 2013 har for hele styret vært meget arbeidskrevende. Arbeidsdeling og organisering av oppgaver i forhold til styret og komitèer må videreutvikles i 2014 for å sikre en bedre arbeidsdeling. Dette har også vært avklaring og diskusjon i styret for å klargjøre ulike tiltak. Hovedtrener har i perioder og spesielt frem til høsten bistått styret i mye forefallende arbeid. Hallprosjektet har tatt mye tid for styreleder. Styreperioden har i stor grad, og spesielt siste perioden hatt veldig mye aktivitet knyttet opp til hallprosjektet med klargjøring for ordinær drift. Flere av styremedlemmene har i perioder hatt utfordringer med å kunne avsette nok tid til styrearbeid, både pga øvrig arbeidsbelastning og private forhold. En del arbeid har ikke kunnet prioriteres som ønsket og noe av dette har leder fulgt opp etter beste evne. Styret har hatt spesielt mye fokus på forenkling og forbedring av administrative funksjoner, i tillegg til rekruttering og etablering av nye komitèer. Dette har vært viktige og nødvendige prioriteringer for å komme i posisjon til en bærekraftig drift av Bergerhallen. Noen av arbeidsoppgavene det har vært jobbet med: Videreutvikling og forbedring av klubbens hjemmeside for å sikre bedre informasjon og administrasjon. I praksis håndtert av Henrik Franck i samråd med styret. Løsning for bedre informasjon og kommunikasjon med medlemmene Forbedring og etablering av bookingløsning fra Senserio til bruk i Bergerhallen o Betalingsløsning med bruk avpaypal Styret har tatt i bruk Google Drive for dokumentlagring/deling for styret og delvis komitèer. Nytt felles arkiv er under vurdering for alle med tillitsverv i NTK. Vurdering av andre administrative forbedringer for regnskapsføring, fakturering og betaling har vært prioritert for å sikre enklest mulig administrasjon med ny hall Etablert kontakt med Norges Tennisforbund og tennisregion for bistand i klubbutvikling. Henrik Norvald fra regionen bistår i klargjøring av handlingsplan i dialog med styret. Side 2

3 Det er tett og godt samarbeid med NIR som skal videreutvikles, det er avholdt 2 offisielle møter for å sikre bedre og like driftsvilkår, men også for å sikre uteanlegg. Det har også vært jobbet opp mot andre idrettslag og lokalmiljø for å styrke samarbeidet. o Bl.a. dialog med daglig leder i NIF med tanke på utvidet samarbeid. Samarbeid med NIF Bordtennis om SFO tilbud og bruk av bordtennisbord i Bergerhallen. o SFO samarbeid med Berger skole frem til påske o Prøveordning med bruk av bordtennisbord i Bergerhallen frem til Driftskomite som støtte for hallprosjektet og driftsmodell ble etablert og avviklet våren 2013 pga frafall i komitèen som ikke ga grunnlag for videre arbeid med utgangspunkt i opprinnelig mandat. Ny driftskomitè ble konstituert høsten 2013 (se egen oversikt over aktiviteter og omtale av komitèer). Dagskort i samarbeid med Energihuset AS ble avviklet Det ble i 2013 lagt opp til selvbetjening og booking via Senserio og betaling via PayPal. Dette har fungert tilfredsstillende både for dagskort og feriemedlemsskap, videreføring må vurderes for Medlemstall Nesodden Tennisklubb har pr registrert 292 medlemmer til den sentrale idrettsregistreringen. Medlemskontingenten ble fakturert i april 2013 fra nytt fakturasystem. Det har gjennom 2013 vært foretatt en større opprydding og overføring av medlemsregistret til NIF sitt eget medlemsregister Klubbadmin. (dette er også i tråd med NIF sine krav gjeldende fra 2014). Medlemmer uten betaling siste 2 år har blitt slettet fra medlemsregisteret. Styret gjennomførte egen ringedugnad og kampanje for å kontakte medlemmer som ikke hadde betalt kontingent for Dette ga gode resultat ved at flere betalte, men også ved at vi fikk avklaring mht. avslutning av medlemsskap og oppdatering av data for flere. Noen fikk av ulike grunner godkjent opphold i medlemsskap med gjennopptagelse fra Det er også medlemmer som ikke betalte i 2013 som må følges opp i Det var ca 90 medlemmer som enten meldte seg ut eller ble strøket fra medlemsregisteret pga manglende betaling i Av disse er ca 15 tilknyttet familiemedlemsskap. I tillegg til ca 60 senior og junior medlemsskap. Noen av disse endret også medlemskategori. Det har også vært større tilvekst av nye medlemmer, hovedtyngden av disse ønsket medlemsskap fra I 2013 var det ikke ufravikelig krav om å være medlem for å delta på kurs. Dette kan også ha medvirket til en reduksjon i antall betalende medlemmer. Dette vil bli endret fra NTK besluttet i 2013 å ta i bruk Klubbadmin og Min idrett for kontingentbetaling fra 2014 (dette til erstatning for dagens fakturering i Tripletex). Medlemstall jfr. idrettsregistreringen siste 5 år fordelt på alder og kjønn: Side 3

4 Aktiviteter Hovedtrener Henrik Franck har bidratt stort til klubbens positive resultater i 2013, både i forhold til kurs, turneringer, etablering av ProShop med Wilson samarbeidsavtale og på andre måter. Henrik sin erfaring og kunnskap om norsk tennis og klubberfaring har vært bortimot avgjørende for å få etablert tilstrekkelige aktiviteter raskt nok. Styrets vurdering er at dette har vært en forutsetning og årsak til at vi så vidt raskt har klart overgangen fra sommerklubb til helårsdrift. Styret er også inneforstått med at mye av grunnlaget har blitt lagt i 2013, dette fordrer også godt arbeid med bidrag fra flere i 2014 slik at vi kan vise hvilke positive aktiviteter vi kan få til nå som vi er en helårsidrett. Sportslig plan og virksomhets/handlingsplan blir viktige styringsdokument som det har vært jobbet med i Sportslig plan er godkjent av styret og ble gjort tilgjengelig på Den skal også legges frem for godkjenning i første versjon på årsmøte og vil sette retning for mye av aktivitetene fremover. Organisering og etablering av komitèer med klare roller/ansvar har vært blant flere viktig oppgaver. Følgende komitèer ble etablert på slutten av 2013: Juniorkomitè Jens Kristian Haug, leder. Andreas Danevad Henrik Gjervan Mia Netteberg Turneringskomitè Jens Kristian Haug, leder. Henrik Franck Dag Kalsnes Christian Grind Kim Jensen Side 4

5 Sosial/miljøkomitè Komitèen ble etablert Fra oppstart til årsavslutning har komiteen bidratt ved 3 turneringer/ sosiale arrangement, samt driftet vareautomaten. Komiteens arbeid har gått med overskudd. Komitèen består av følgende medlemmer: Nina Holter, leder. Mona Nordgård Moen Brit Øverland Irene Husby Elise Christensen Driftskomitè Frode Stakston, leder. 1. Dugnad Vi har hatt 2 dugnader i 2013, en i mai og en i september. Mai dugnaden hadde brukbar deltagelse, på september dugnaden var det litt dårligere besøk. Dette skyldes nok i stor grad sen og litt manglende informasjon til medlemmene. Det har i tillegg også vært gjennomført flere ad hoc dugnader tilknyttet Bergerhallen og hallprosjektet. 2. Generelle vedlikeholdsarbeid og status på uteanlegg Det har vært foretatt noe sporadisk vedlikehold. Oppgradering av ute banene er utsatt ytterligere i påvente av ferdigstillelse av hallprosjektet. Enkel og midlertidig reparering av banedekket er foretatt. Utebanene og gjerdet har blitt mer slitt og skadet etter anleggsvirksomhet knyttet opp til Bergerhallen. Spesielt gjelder det banen nærmest Bergerhallen («ny» bane 4). 3. Markedsføring og profilering Vi har også i 2013 fått god hjelp av Amta til å lage blest om klubben vår. De har vist god interesse for våre aktiviteter, og har laget en god del reportasjer i løpet av året. Det har også vært flere oppslag om hallprosjektet, om tenniskolen og turneringsaktivitetene. Vi fikk også egen artikkel i Foreningsnytt. I tillegg til profilering i forbindelse med Frisklivsdagene som vi var en del av og Idrettens dag. Tennisens dag, med åpen dag i mai ble også annonsert i Amta og Foreningsnytt. 4. Sponsor virksomhet Styret har hatt ulike vurderinger og møter for å rekruttere flere sponsorer. Styret har også utarbeidet og godkjent eget sponsorprogram (se under meny Sponsor). Det har ikke vært kapasitet til å følge opp sponsor rekruttering så mye vi kunne ønsket i årets styreperiode, styret mener at det er potensial for flere og bedre sponsoravtaler men det fordrer at det kan settes av mer tid og ressurser til rekruttering. Vi har også sponsorer som ikke har betalt og som ikke har ønsket fornyelse av avtaler. Våre sponsorer og samarbeidspartnere er i 2013: Synsam Nesodden Sommerbutikken Debet & Kredit AS Krogsveen Kiwi Flaskebekk Precis AS SEB Wilson Se regnskap Side 5

6 5. Tennisskolevirksomhet, TFO og SommerCamp Tennisskolen hadde 88 påmeldte spillere til vårkurset Høstkurset hadde 106 påmeldte spillere, 25 stk var voksne. Gard, Nora, Aslak, Frederik, Mia og Mathilde er en del av trenerteamet sammen med Hovedtrener. På sommercampen var det 39 påmeldte spillere over en periode på 3 uker, alle sommerleirene ble avsluttet med tur til Tusenfryd Tennisskolen arrangerte også Nissetennisfest i slutten av Desember, der møtte det opp 27 nisser. TFO eller tennisfritidsordning er også etablert som nytt tennistilbud, det har vært prøveordning med Nesoddtangen, Jaer og Bjørnemyr skole. Permanent tilbud skal etableres fra Det ble også mottatt kr i støtte fra Den Danske Bank som er benyttet til prøveordningen i Nesodden Open Nesodden Open (NO) har ikke blitt arrangert i 2103, bl.a. som følge av hallprosjektet og redusert banekapasitet. Planlagt dato oktober inne måtte avlyses. NO har også vært vurdert som en ren åpen turnering og eget klubbmesterskap både inne og ute som erstatning for NO. 7. Tenniskarusellen i Follo Vi har også i år deltatt i og arrangert Follo karusellen. Hovedtrener har også tatt initiativ til utvidet samarbeid med tennisklubbene i regionen. 8. Divisjonstennis Vi har i år stilt med 2. herrelag og ett veterandamelag i NM for lag. 1.laget spiller i 3.divisjon og fikk en 5 plass 2.laget spiller i 4.divisjon, og kom på en flott 3.plass Veterandamelaget spilte sin første sesong i divisjonssystemet og ble der nummer 6 i 4.divisjon. 9. Idrettens dag Vi har i år også deltatt med egen stand og egne aktiviteter med minitennis på Berger stadion 10. Barnehagetennis Hovedtrener har hatt dialog med barnehager i nærmiljøet og også hatt en barnehage på besøk for prøvespilling. 11. Aktiv på Dagtid Det har vært møte og dialog med NIF v/daglig leder Bernt Nohr som har ansvaret for å tildele aktiviteter på vegne av kommunen/nif. Det er ulike oppfatninger av nytte og behov i forhold til brukergruppene dette gjelder. NTK mener det er grunnlag utfra forespørsel å etabler en egen tennis gruppe og har også dialog med andre interessegrupper om dette. 12. Nybegynnerkurs for voksne Vår hovedtrener har hatt ansvar for all organisering tilknyttet kurs for voksne. Voksenkurs har også i år vært veldig populært. Side 6

7 13. Herre og dame trening ute og inne Herretreningen har vært hver mandag fra kl , og dametreningen vært gjennomført hver tirsdag fra kl slik praksis har vært siste år. Klubbens herrer og damespillere har kunnet stikke innom og få seg en fin trening ute. I tillegg har det vært trening på torsdager for herredelen av divisjonsspillerne. Det er også etablert tilsvarende tilbud inne i Bergerhallen til selvkost og som inkluderer baneleie. Langt på vei har dette vært organisert av den enkelte spillergruppe med noe oppfølging fra hovedtrener. 14. Morgenfugler Organisering og oppfølging av dette har periodevis blitt fulgt opp fra styret og videreført som tilbud i Bergerhallen. Hovedtrener har også bistått. Tilbudet har i år primært foregått på søndager mellom kl på 1 2 baner ute. I Bergerhallen har det primært vært benyttet 1 bane. Styrets vurdering er at dette bør kunne følges opp med og av medlemmene som ønsker dette tilbudet. 15. Turneringer Det har i 2013 blitt arrangert en rekke turneringer med god deltagelse. Follo Tennis Tour november (90 deltakere) Nesodden Grand Prix Desember (27 deltakere) 16. Resultater Klubben har hatt noen noen få ivrige turneringspillere med følgende resultater Henrik Franck Norgesmester Mix Double klasse 35+ (Utendørs) Aslak Tøn 1.plass U.18 Follo Tennistour Nesodden November Aksel Åkesson 2.plass U.12 Follo Tennistour Nesodden november Hallprosjektet status for realisering av Bergerhallen Bergerhallen ble tatt i bruk for fullt i fra oktober 2013 etter at vi fikk midlertidig brukstillatelse. Det har vært veldig mye og godt arbeid fra klubbens sentrale ressurser, spesielt gjelder det byggekomitèens og hallprosjektansvarlige med Ole Geir Instefjord og Stein Bang-Ellingsen i spissen. Høsten 2013 har også gitt mye og nyttig erfaring som gir godt grunnlag for helårsdrift fra Tidslinjen for hallprosjektet 2006: Kommunalt tilskott arbeid med arealdisp. 2007: Forhånsgokj.Dep I 2008: Tippemiddelsøknad I LÅNEFINANSIERING OK 2009: Tippemiddelsøknad II Kommunalt tilskott II Forhåndsgodkj. DEP II 2010: Tippemiddelsøknad III Kommunal garanti for LÅN 2011: Tippemiddelsøknad IV Full anbudsproses-doffin Forhåndsgokjenning. DEP III (GODKJ ) 2012: Tippemiddelsøknad V Formannskap/kommunestyre godkjenning juni 2012 Grunnarbeider igangsettes 15.september Side 7

8 Ny forhåndsgokjenning fra DEP IV(godkj. endring av plantegninger) 2013: Arbeidene baserer seg på ferdigstilling pr mai Problemer knyttet til bl.a. setninger og tele i grunn forsinker planlagt progresjon Betongfundamentet til banene kan ikke sluttføres før medio juni Tennisdekke og garderobefløy ferdiggjøres ultimo september Midlertidig brukstillatelse fra kommunen 22.oktober. Hallen tas i drift, med begrensninger på bruk av mezzanin. Ny forhåndsgokjenning fra DEP V i november. Godkjenning etter nye satser og tilførsel av økte midler, herunder bl.a. innvendig heis og utstyrt treningsrom (ikke i opprinnelig budsjett). Kommunestyre vedtar søknad om økt forskottering av tippemidler 15.desember. Før siste tilskudd og ekstramidler holder Hallprosjektet budsjettet som lovet og vedtatt, Se nedenfor : TENNISHALL - TOTALBUDSJETT Pr (i.h.t. signerte fastpriskontrakter) 1 Grunnarbeid Betonggulv inkl. radonsperre Betongarbeider Murerarbeider Tømrerarbeider inkl. rigg Ventilasjon Rørleggerarbeider Elektriker (inkl. trafo og varme) Stålhall Arkitekt (gjenstående - konstr. tegn 1:50) Byggeteknikk, Byggeledelse (gjenstående) Tennisdekke Dempermatter - Akkust. (hyllevare) Tennisnett - Stolper (hyllevarer) Tilknytningsavgifter (ikke bekreftet) Totalt (ex. mva) Reserve (5%) FINANSIERING Lån Nordea Tippemidler Kommunalt tilskudd Egenkapital* Underfinansiering ref reserve Side 8

9 Økonomi Det henvises til resultatregnskap og balansen for 2013 (se eget vedlegg). Årsresultatet viser følgende hovedtrekk: Medlemskontingent og tennisskolen er de klart største inntektspostene o Kontingent inntekt er lavere enn forventet Lønnsutgifter er de største kostnadene, de er også knyttet opp til tennisskolen og nødvendige kursaktiviteter. Renteutgifter og finansiering av hallprosjektet har i mindre grad blitt belastet driftsregnskapet i 2013, det samme gjelder for en del budsjetterte kostnader og inntekter. Det skyldes i stor grad senere ferdigstillelse av Bergerhallen som først ble bruksklar oktober 2013 mot budsjettert mai Det har medført at både budsjetterte kostnader og inntekter tilknyttet Bergerhallen først har fått større innvirkning på regnskapet fra oktober Noen kostnader har kommet tidligere, samtidig som inntekter på utleie, kurs og turneringer i Bergerhallen først kunne realiseres fra oktober Dette har bidratt til at budsjett for 2013 ikke har vært mulig å realisere som planlagt og da gitt et dårligere resultat enn budsjettert. Lån Bergerhallen Rente/avdragsutgifter pr. måned kr ( ) Renteutgifter mellomfinansiering/mva pr. måned kr ( ) Kontingenten i 2013 var: - Junior medlemskap = kr Senior medlemskap= kr Familie medlemskap = kr Senior/Pensjonist medlemskap = kr.800 (forutsetter spill før kl ute). Nesodden Tennisklubb, styret Nesodden, Øystein Netteberg Martin Ingeberg Ben Øverland Mona Nordgaard Moen leder nestleder styremedlem styremedlem John Dana styremedlem Side 9