IKT strategi for Dnk

Transkript

1 IKT strategi for Dnk Felles utfordringer og veivalg for hele Dnk Presentasjon for møte med Storkommunekonferansen Strategigruppa mai/juni 2009

2 Mandat/føringer Kompleksiteten og avhengigheten av IKT innenfor Den norske kirke er økende Det er behov for bedre samordning og mer helhetlig tilnærming til IKT i Den norske kirke Det bør utarbeides en IKT-strategi som omfatter Den norske kirke på både lokalt, regionalt og sentralt nivå Kirkerådet tar initiativet til arbeidet med en slik IKT-strategi

3 Strategigruppens sammensetning Jahn-Oluf Skonnord (Kirkerådet, prosjektansvarlig) Lars Brække (ekstern, prosjektleder) Bjarne Neerland (Kirkevergen Oslo) Dag Landmark (Kirkevergen Gjøvik) Claes Lampi (KA) Oddgeir Stenersen (Nord-Hålogaland bispedømmekontor) Ole Inge Bekkelund (Kirkerådet)

4 Første etappe i et langt løp Resultatet av prosjekts arbeid (juni 2009) vil utgjøre en første versjon av IKT-strategien for Dnk Arbeidet med å jobbe strategisk med IKT som virkemiddel i Dnk, er en kontinuerlig prosess En viktig del av prosjektets første leveranse er å etablere organisatoriske og styringsmessige rammer for videre strategisk arbeide og detaljering av handlingsplaner

5 Felles IKT utfordringer

6 Lappeteppe Ingen felles organ eller planer for IKT Uklare roller og ansvar for IKT arbeidet Lokale og sentrale løsninger henger ikke sammen Flere registreringer av samme informasjon Behov for å samordne lokal, regional og sentral informasjon både på internett og intranett Flere IKT tjenester er gratis og mangler forankring og eierskap hos bruker uforpliktende og tilfeldig bruk Sett fra omverden fremstår kirka svært fragmentert folk er opptatt av tjenesten, ikke organiseringen Sårbare pga skreddersydde løsninger til kirka fra små leveransemiljøer Ingen felles kontroll med IKT-sikkerheten

7 Hvert fellesråd sin egen løsning Hvert sitt innkjøp Hver sin drift Hver sin kompetanse (eller mangel på dette) Konsekvensen er store variasjoner i løsninger og kvalitet Store fellesråd kan ha gode løsninger

8 Ulike nett og løsninger felles Det enkelte fellesråd og bispedømme i hvert sitt nett Kirkerådet og KA, hver sin drift, løsninger og styring/satsing Bispedømmekontorene og Kirkerådet i felles nett med hverandre, men ikke med proster og øvrig kirkeforvaltning lokalt. Prosten og de som jobber felles i prostiet er på ulike nett og har ulike verktøy. oppgaver

9 Lokale utfordringer Klar ferdig gå! Jeg trenger: Planlegge alle kirkelige handlinger på en rasjonell måte. Gode nettsider for menigheten. Synliggjøre menighetens aktiviteter. Møte publikums krav til elektronisk kommunikasjon. Verktøy som støtter drift og vedlikehold av kirkebyggene. HMS osv Å dele informasjon med begravelsesbyråene og pårørende. Elektronisk arkiv. Tilgang til sentralt stoff om trosopplæring, personal osv. Skjemaer for daglige rutiner. Turnusplan for prester Beredskapsordning

10 Sentrale utfordringer hos Kirkerådet og KA Sentrale mål og lokal frihet Sikre oppdatert og nyttig medlemsregister. Felles krav til elektronisk registrering av kirkelige handlinger for å sikre dokumentasjon og sentrale statistikker/analyser. Egen styring av infrastruktur og løsninger til bispedømmekontorene etter at avtalen med OVF nett går ut. Enkel og effektiv samlet registrering av gaver med skattefradrag. Bedre informasjonsdeling med lokale prester og prosti. Økt bruk og nytte av kirkebyggdatabasen som er etablert.

11 Krav: Publikum og medlemmene i sentrum Alle har krav på god service og god informasjon Kravene er de samme uavhengig av hvor man bor Krav til tilgjenglighet (0800 til 1600) og krav om informasjon og kommunikasjon via nettet og e-post. Vi ønsker å støtte det lokale frivillige arbeidet. De trenger gode IKT verktøy

12 St.meld 17: Et informasjonssamfunn for alle En døgnåpen elektronisk forvaltning gir bedre tjenester Effektivisering og frigjøring av ressurser ved bruk av IKT Brukerne skal møte en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor Hver offentlige virksomhet har ansvar for å etablere og utvikle en egen IKT-infrastruktur på de områder virksomheten finner det formålstjenelig

13 Hvor henvender jeg meg??

14 Krav: Frikobling fra kommunen er nødvendig på sikt Kirka må bygge opp sin egen infrastruktur. Kommunen kan ikke være leverandør av tjenester i fremtiden. IKT må støtte morgendagens kirke med mulighet for nye strukturer og finansieringsformer. Synliggjøring av aktiviteter/nøkkeltall med felles standarder viktig og nødvendig for egen planlegging og for å vise hva pengene går til. Det blir større kamp om ressursene

15 I dag ca 170 mill/år til IT i kirka * Disse ressursene må kunne brukes bedre enn bruken i dag? Felles løsninger Felles drift Store på innkjøp *) Basert på budsjetter 2009 i Dnk og erfaringstall fra sml.bare virksomheter

16 Dagens IKT satsing skaper store forskjeller for publikum og ansatte Store fellesråd kan ha gode løsninger Tilknytning til kommunene har mange ulemper Prostereformen har økt behovet for fellesløsninger på tvers av fellesråd I dag styrer leverandørene for mye utviklingen

17 Visjon og mål

18 IKT skal støtte IKT skal bidra til (jf Dnk s visjon) Åpenhet Tilgjengelighet Tjenende kirke Likt servicenivå til alle - brukeren i sentrum IKT som legger til rette for god og kostnadseffektiv samhandling i den fremtidige Dnk

19 Grunnleggende prinsipper Brukerorientering og brukerstyring Prosessorientering IKT verktøy skal støtte og lette arbeidet i forhold til den enkeltes oppgaver og kirkens tjenester Den/de som er ansvarlig for prosessen må bestemme og finansiere løsningene Registreringer skal kun skje en gang Respekt for mangfold og selvstendigheten til det enkelte organ

20 Strategiske grep

21 Fire områder Vi har valgt å dele dem inn i fire områder: 1. Styring Ledelse, planlegging, organisering og finansiering 2. Prioriterte IKT løsninger innenfor kirkas hovedprosesser 3. Felles infrastruktur og drift 4. Kompetanse

22 Område 1, Styring Brukerstyrt utvikling Kunder: 1200 menighetskontor 440 fellesråd 11 bispdømmekontor KA Kirkerådet Kirkemøtet Brukergrupper: KA KR / BDR Kirkelige handlinger Kirkebygg og eiendom Styre IKT Trosopplæring Kommunikasjon Finansiering nasjonale løsn Tjenesteytingsavtale og Finansiering lokale løsn og drift M flere Intern lev org Eks underlev.

23 Område 1, Styring KA og Kirkerådet/BDR må gå sammen om IKT KA og Kirkerådet/BDR oppretter er styringsorgan for IKT Det må lages et program for IKT tiltakene basert på brukergruppenes innspill og en overordnet strategisk prioritering Brukergruppene må bidra til nye kravspesifikasjoner der det skal lages nye eller forbedrede løsninger Finansiering kan være både sentral og fra den enkelte kunde Avtalen med OVF-nett avsluttes og ressursene kanaliseres til Kirkerådet som ledd i etablering av et ny felles enhet for IKT leveranser og infrastruktur Det etableres tjenesteavtaler med kirkas nye enhet for IKT leveranser

24 Område 2, Prioriterte områder Løsninger som gir effekt både internt og eksternt Bedre løsninger som dekker lokale og regionale behov innenfor planlegge, bestille og gjennomføre kirkelige handlinger og som er kosteffektive. Samordnet nettsatsing som tar med lokale, regionale og sentrale behov og som skaper enhetlige løsninger utad mot publikum. Kirkebygg og vedlikehold? Full åpningstid (telefoni og sentralbord)? Med mer (ikke ferdigdrøftet)

25 Område 3, Felles infrastruktur og drift Mulig senario Kirkerådet KA Bispktr FR Lokal stab Folkereg Felles nett, drift og applikasjonsforvalter (og HW lokalt) Samordne og integrere mot eksterne ASP leverandører F.eks SSØ AltInn Nasjonalt pålagt registrering av medlemmer og kirkelige handlinger Innreg av gaver Nasjonale obligatoriske løsninger Løsning for støtte til planlegging og gjennomføring av kirkelige handlinger Standard basis som tilbys alle: - Kontorstøtte - ERP - Arkiv - telefoni - publisering Drift av individuelle appl (Kan være som en overgangsordning) FDV og eiendoms løsning

26 Område 4, Kompetanse Heve IKT kompetanse i alle ledd Ledere trenger IKT strategisk kompetanse Alle løsninger skal ta høyde for opplæring og brukerstøtte IKT og rutiner må ses i sammenheng. Økt satsing på felles opplæring

27 Konkrete tiltak fra strategigruppa

28 Tiltaksplan 1. Forankre strategien i Kirkerådet, bispedømmerådene, KA og fellesrådene 2. Videreføre en IKT strategigruppe for oppfølging av IKT-strategien 3. Etabler en interimsorganisering med styringsorgan og brukergrupper: 1. Ansette IKT-fagdirektør 2. Etablere mandat og utvikle et program med detaljerte planer basert på IKT strategien og innspill fra brukergruppene (inkl. kompetanseplan og planer for rammeavtaler) 4. Utrede videre mulighet for finansiering, organisering, teknisk løsning og etablering av et felles leveranseapparat som dekker hele Dnk 5. Etablere tjenesteavtaler for IKT-tjenester 6. Overføre IKT-tjenestene fra utvalgte enheter til nytt leveranseapparat 7. Anskaffe og tilby felles IKT-tjenester på prioriterte områder (Basis kontorstøtte og arkiv, kirkelige handlinger, ressurs og aktivitetsstyring, internett/intranett, kirkebygg, sentralbord )

29 Tilleggsfoiler

30 Mange leveranser/tjenester og ulikt ansvar og roller for Kirkeråd, fellesråd, bispedømme og menighetsråd Dåp Konf Vigsel Gudstj Begr Kirkelige handlinger Ressursplanlegging Bestilling Utførelse Undervisning og trosopplæring Diakoni, musikk og kultur, misjon osv.. Kirkebygg Planlagt vedl Drift Reparasjoner Gravferdsforvaltning Registerføring av medlemmer og kikrelige handlinger Eiendomsforvaltning Administrative prosesser; økonomi, lønn, personal, arkiv, rådsarbeid Planarbeide og resultatoppfølging Medlemsoppfølging Innsamling og arbeid med å skaffe midler

31 Ressurser og ansvar henger sammen De som har ressurser og ansvar, må ta del i utviklingen av løsningene Vi er sammen om mål og oppgaver men har ulike roller Planlegging, statistikk og informasjon burde flyte mellom stab, fellesråd, prost og bispedømme. Både lokale behov og nasjonale behov og løsninger må ses i sammenheng

32 Systemeierskap må ligge hos dem som har leveranse/tjenesteansvar og som finansierer løsningen Vi må få dem som er ansvarlige for leveransen/tjenesten til å etterspørre gode løsninger. Hvordan sikrer vi at fellesrådene går sammen om gode løsninger på deres ansvarsfelt Driftssamarbeid gir store muligheter for fellesløsninger Hvordan tilby menighetsråd gode løsninger som dekker deres behov Alle bør betale for løsninger de selv har nytte av Løsningene må støtte prosessene, men de kan være modulært bygget opp Krav til standarder for informasjonsutveksling mellom ulike moduler Teknologivalg.. Hvordan fletter vi inn nasjonale register med prosessrettede løsninger lokalt

33 I dag skal det være service orientert arkitektur (SOA) Rollebasert grensesnitt Integrasjon basert på standardiserte WebServices og XML Modulær oppbygging Prest Kirkeverge Daglig leder menighet Vedlikeholdsansvarlig Kateket Diakon Organist MR leder Stiftsdirektør Personalansvarlig Økonomisansvarlig osv byggdatabase FDV FDV FDV Medl Register Kirkebok ERP MS Office Publisering

34 Hovedprinsippene organisatorisk Styrende Virksomhetsmessige krav Resultatrapportering Oppnådde virksomhetsmål Bestiller Funksjonelle og/eller driftsmessige krav SLA Økonomiske krav og modeller Leverandør Økonomisk resultat og rapportering av oppnåelse av servicemål Underleverandører

35 Svært ulike profiler

36 Private aktører