Innkallelse til årsmøte 15. april 2017 kl 12:00

Transkript

1 Innkallelse til årsmøte 15. april 2017 kl 12:00 Styret i Myrefjell og Omegn hytteforening ønsker med dette velkommen til årsmøte, påskeaften lørdag 15. mars 2017 kl. 12:00, utenfor hytta til Norsk Folkehjelp ved Sundtjønn. Den foreslåtte sakslisten er som følger: 1. Valg av a. referent b. to personer til å underskrive protokoll 2. Styrets beretning 3. Godkjenning av regnskapet for Fastsetting av kontingent og budsjett Endelig vedtak om endring av navn på hytteforeningen og tilhørende vedtekter 6. Valg a. Medlemmer til styret b. Revisor 7. Innkomne skriftlige forslag 8. Eventuelt Eventuelle forslag til saker til årsmøtet Forslag om evt andre saker til årsmøtet sendes skriftlig innen 25. mars 2017 til e-postadresse post@myrefjell.no. Påskeskirenn Vi viderefører tradisjonen med påskeskirenn i samarbeid med Norsk Folkehjelp. Rennet starter så raskt som mulig etter årsmøtet, antatt kl. 13:30 påskeaften, og vi ønsker igjen alle små og «store» barn velkommen til en hyggelig opplevelse og trivelig samvær! Side 1

2 Ad sak 2 - Styrets årsberetning Styret har i perioden bestått av: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styreleder: Varamedlem: Roller: Revisor: Kasserer: Styresekretær: Koordinator hyttenummer: Koordinering løypearbeid: Koordinering arbeid med stisystem: Koordinator fiskeordning: Web-kamera: Web-siden / Facebook: Styrerepresentant til Vegglifjell friluftslag: Deltakere i Søre Vegglifjell Grunneierlags årsmøte / styremøter Deltaker i Skjærbrekka veilags årsmøte Per Hobbelstad Ole Petter Hobbelstad Bent Eikmo Rune Reffhaug Johansen Gunnar Brennekåsa Ole Bjørn Sjulstad Arne Erkki Kristoffersen Paul Røland Bent Eikmo Rune Reffhaug Johansen Finn Otto Moskvil Ole Petter Hobbelstad Gunnar Brennekåsa og Rune Reffhaug Johansen Gunnar Brennekåsa Bent Eikmo Gunnar Brennekåsa Ole Petter Hobbelstad, vara Gunnar Brennekåsa Ole Petter Hobbelstad Per Hobbelstad Det har i perioden fra forrige årsmøte vært avholdt 4 styremøter. I tillegg har representanter for styret deltatt i styremøter og årsmøte arrangert av Vegglifjell Friluftslag, og i Skjærbrekka veilag. Det har vært jobbet med følgende hovedsaker i perioden: Innspill til og sikring av løypekjøringsavtalen Oppfølging av løypekjøringsmønsteret ihht avtalen. Fremheve mulighetene som Søre Vegglifjell gir i en ellers snøfattig vinter Videreutvikling av skiløyper og dugnad i skiløypenettet, samt stiarbeid. Spesielt se på nye familievennlige løyper i Sundtjennområdet. Videreføring av fiskekortordningen Gi kommentarer til reguleringsplaner for å ivareta forutsigbarhet for løypenettet og sikring av vegkryssinger Samarbeid med Vegglifjell Friluftslag, og andre hytteforeninger på Vegglifjell,. Vedlikehold av Facebooksiden og websidene for Søre Vegglifjell. Forberede navneendring av hytteforeningen Side 2

3 MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING Framtidig finangsieringsbehov Digitalisering av medlemsarbeidet Vi har også mottatt noen spørsmål som vi ikke har kunnet besvare fyldestgjørende pga manglende kapasitet og fordi spørsmålene ligger i grenseland til vårt mandat. Dette dreier seg bla om juridiske spørsmål tilknyttet festeavgifter og beredskapsplaner i kommunen. Betalende medlemsmasse siste år er relativt stabil. Medlemstype Antall Redusert pris (betaler annen andel direkte til 20 friluftslaget) Full pris 333 Totalt 353 Skiløypenettet og løypekjøring Alle traseene i vårt område har nå tilstrekkelig bredde til at det kjøres klassiske spor og skøytetrase i tråd med løypeavtalen som Vegglifjell Friluftslag har inngått med Vegglifjell Løypeteam. Til informasjon så bidrar hvert medlem i hytteforeningene med kr 500,- til løypekjøringen. I forkant av sesongen har det vært jobbet med tillegg til løypeavtalen i den hensikt å skape bedre kommunikasjon mellom hytteforeningene (brukerne) og løypekjørere. Resultatet er bl.a at det avholdes månedlige samarbeidsmøter hvor erfaringer fra siste periode diskuteres. Sesongen startet svært tidlig, allerede i november. Dessverre kom det mildvær i desember og store deler av snøen forsvant og i desember og januar var det lite snø. Forholdene var riktignok bedre i løypenettet i Sør enn i Nord. Hytteforeningen har kommunisert aktivt med friluftslaget og løypeteamet med hensyn på disse forskjellene i Nord og Sør og etter hvert påvirket til hyppigere kjøring i Sør. Hytteforeningen har vært en sterk pådriver til at det i perioder med lite snø prepareres med scooter og sporkall/glattbrett som et bra alternativ til at det ikke kjøres i det hele tatt. Endringer / utbedringer av traseer: Endringer og utbedringer i Steintjønnrunden (Skjærbrekka), er under planlegging. Saken ligger for tiden hos grunneierne som diskuterer forslag til endringer av indre del av runden. Hytteforeningen følger opp arbeidet. Det jobbes med å etablere ny trase på vestsiden av Sundtjønn og Nordre Vorsetvann, fra Sundtjønnoset til Vorset, koblet til eksisterende løype i begge ender. I første omgang er planen at den skal kjøres med snøcooter. Arbeidet med å innhente tillatelse hos grunneiere er i gang. Friluftslaget har nå gledelig besluttet at traseen fra Sundtjønn til Veggli Fjellstue skal utbedres slik at den kan kjøres med relativt lite snø. Arbeidet med å innhente tillatelse til maskinell utbedring hos grunneiere og myndigheter er i gang. Hvis alt går etter planen så vil arbeidet starte til sommeren. Side 3

4 Noen etterspør oppkjøring av løyper midt i uka, men p.t. er ikke dette en del av løypekjøringstilbudet på Vegglifjell. Samarbeid med Grunneiere i Søre Vegglifjell Hytteforeningen har et godt samarbeid med Søre Vegglifjell Grunneierlag. Representanter fra vårt styre har også vært invitert til Grunneierlagets årsmøte. Grunneierne viser stor vilje til å legge til rette for fritidsaktiviteter i fjellet. Styret forsøker å påvirke grunneierne til å ha fokus på skiløypene i alle reguleringsplaner slik at veikryssinger kan holdes på et minimum. Dugnad på Søre Vegglifjell høsten 2016 Myrefjell og Omegn hytteforening arrangerte årets dugnad 5. oktober. Nok en gang var det svært godt oppmøte hvor mer enn 20 medlemmer deltok på dugnaden. Hovedvekten av dugnaden var lagt til traseen fra Sundtjønn, gjennom hyttefeltet i Svartløk og opp til Nordre Kjølvann. Dette er traseen som planlegges som tidlig løype for Vegglifjell, fra Sundtjønn til Veggli Fjellstue. Det ble under dugnaden også kvistet og merket i noen sommerstier, bl.a fra Sundtjønn opp til Skomakernatten. Et arbeidslag har gjennom sommeren lagt klopper i stien fra Skjærbrekka opp mot Senhovd. Nok en gang må vi takke for entusiasmen for dugnadsarbeidet i foreningen. Planer om utbedringer på dugnad sommer/høst Videre utjevning / utbedring av Steintjønnrunden, også kalt Groholtsrunden, herunder en klopp og mulig omlegging pga hyttebygging i området. - Fortsette rydding, kvisting og merking av sommerstier i samråd med grunneierlaget. - Kviste og rydde scootertrase vest for Sundtjønn. Hvis nødvendig også etablere midre klopper. - Kviste og rydde trase langs Søre Vorsetvann - Kviste og rydde ved løypekrysset i Skjærbrekka. Mindre omlegging av traseen for å unngå sti/bekk Forventninger til utbedringer i regi av grunneierforeningen/friluftslaget Maskinell utbedring i deler av Steintjønnrunden (Groholtsrunden) - Maskinell utjevning av tidlig trase mellom Sundtjønn og Veggli Fjellstue. Løpende status for løypekjøringen har vært å finne på websiden og på Vi har fortsatt en avtale med Norsk Folkehjelp om kjøring av scooterløypen mot Øvre Fjellstul som kjøres opp i påskeferien. Side 4

5 Fiskekortordningen Fiskekortordningen ble utvidet i løpet av 2013, og videreført fram til og med I tillegg til å kunne benytte medlemskapet til stangfiske (to stenger) i spesifiserte vann i området til Skjærbrekka Fiskeforening, så er også Sørkje Fiskelag med på samme ordning. Vi oppfordrer alle til å benytte denne ordningen, som for øvrig også er foreslått budsjettert neste sesong. Vedlikehold av hytteeierregisteret Hytteforeningen ønsker at vårt register over hytteeiere til enhver tid er oppdatert. Her er vi avhengig av at dere sender oss oppdatert informasjon når det skjer eierskifte eller at deres bostedsadresse endres. Send dette til post@myrefjell.no, som mange allerede har gjort siste år. Ellers oppfordres fortsatt hytteeiere til å lage nødplakat som kan henges opp på hytta. Denne kan lages på og produkter/nordplakat/ og kan suppleres med telefonnummer til Folkehjelpshytta. De vil bli gjort en større jobb på registeret i 2017 dersom veinavn blir endelig vedtatt av kommunen og adresser fordelt i løpet av året. Side 5

6 Ad sak 3 Godkjenning av regnskap 2016 Side 6

7 Kommentarer til regnskap for 2016 Konto Kommentar Eiendeler/Gjeld 1920 Bruks konto 2400 Gjeld Kostnader 6010 Løypekjøring Til Vegglifjell friluftslag. Ikke mottatt faktura fra Folkehjelpen for Det ble ikke gjennomført ekstra kjøring lokalt i sør for Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no 6030 Styremøter 6040 Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund 6303 Fiskekortavtaler Avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag 6370 Dugnad/løyper/badeplasser Avsatte midler til badeplass. Midler ble ikke benyttet i Kontorrekvisita Materiell i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 6810 IT kostnader StyreWeb - verktøy for regnskap, medlemsregister og kontingenthåndtering 6940 Porto Porto i forbindelse med kontingent og informasjonsutsendelse 7770 Bank og kortgebyr Gebyrer fra DNB 7790 Andre kostnader Innkjøp av utstyr for barneskirenn Inntekter 3200 Kontingent medlemmer 333 fullt betalende samt 20 med redusert pris. Totalt 353 betalende medlemmer mot 342 for Andre inntekter Barneskirenn Påsken Renteinntekter Årsresultat Årsresultat for 2015 ble på kr Bakgrunn for overskuddet for 2016 begrunnes med økte kontingent inntekter, forbruket generelt var noe lavere enn antatt, avsatte midler til badeplass ble ikke benyttet samt at lokal kjøring av løyper i sør ikke ble gjennomført i Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtok regnskapet ved akklamasjon. Side 7

8 Ad sak 4 Fastsetting av kontingent og budsjett for 2017 Kontingent for året 2017 Det foreslås ingen endring på kontingenten for kommende sesong. Det vil si at kontingent for fullt medlemsskap er kr 650, Medlemsskap for de som allerede betaler avgift til Vegglifjell Friluftslag er kr 150. Framtidig finansiering av hytteforeningen Det er økende utbygging i området. Yngre familier blir en stadig større del av brukergruppene, og dermed også behovet for tilfredstillende løypenett og opplevelser. Vi har mottatt ønsker om løyper som befinner seg i umiddelbar nærhet, og som ikke nødvendigvis er av samme kvalitet som hovdeløypenettet. Vi forbereder et første forsøk på dette på vestsiden av Sundtjønn hvor det tidligere gikk slike løyper. Hvis dette skulle vise seg å være ønskelig å utvide så må vi se på kontingentstørrelsen for senere sesonger. Vi vil drøfte interessen for slike tilbud under årsmøtet. BUDSJETT 2017 Side 8

9 Kommentarer til budsjett for 2017 MYREFJELL OG OMEGN HYTTEFORENING Konto Kommentar Kostnader 6010 Løypekjøring Beløp er i hovedsak basert antall fult betalende medlemmer. Liten økning basert på en moderat økning i medlemsmassen (Snitt på 335 fullt betalende medlemmer for 2017). Det er lagt inn en ekstra pott på kr for ekstra kjøring fra Folkehjelpen Nettsider Kostnader for vegglifjell.no og vedlikehold av myrefjell.no - uforandret fra Styremøter Diverse kostnader i forbindelse med styremøter - uforandret fra Drift WebKamera Kostnader i forbindelse med data abonnement 6100 Kontingent Organisasjon Vegglifjell Friluftslag og Norges Hytteforbund 6303 Fiskekortavtaler Videreføring av avtale med Sørkje og Skjærbrekka fiskelag - uforandret fra Dugnad/løyper/badeplasser Forutsetning: Utgift til denne type initiativ vil være i regi av Friluftslaget 6800 Kontorrekvisita I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra IT kostnader StyreWeb - Verktøy for vedlikehold av medlemsregister, kontingentfakturering, regnskap og utsendelse av informasjon. Økes med 960 grunnet tillegg for dokumentarkiv Porto I forbindelse med utsendelse av kontingent - uforandret fra Bank og kortgebyr Økning grunnet OCR (KID) avtale. Testes ut for Andre kostnader Blant annet innkjøp av utstyr til barneskirenn Inntekter 3200 Kontingent medlemmer Basert på en moderat økning til 25 stk redusert pris og 335 fullt betalende 3960 Andre inntekter Startkontingent fra barneskirenn Påsken Renteinntekter Antar samme rentenivå for 2017 Årsresultat Underskudd kroner kroner Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtok foreslått kontingent for 2017 og det presenterte budsjettet for Side 9

10 Ad sak 5 Endelig vedtak om endring av navn på Myrefjell og Omegn Hytteforening og tilhørende vedtekter Protokollen fra årsmøtet 2016 sier følgende Årsmøtets oppfatning var at det vil være riktig å se på en navneendring som bedre vil representere det geografiske nedslaget, men at prosessen må sees i lys av vedtektene. Noen uttrykte at navnet som i dag benyttes for Facebooksiden kan vere et godt alternativ (Søre Vegglifiell). Vedtak: Et enstemmig årsmote ber styret om å utrede muligheten for navneendring og å komme tilbake til årsmøtet med endelig prosess og vedtaksgrunnlag. Styret har nå forberedt navneendring og vedtekter i tråd med årsmøtets ønske fra Forslaget innebærer at navnet endres til Søre Vegglifjell Hytteforening. Vedlegg 1 til årsmøteinnkallingen viser de nye foreslåtte vedtektene. Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtok at Myrefjell og Omegn Hytteforening endrer navn til Søre Vegglifjell Hytteforening. De foreslåtte vedtektene ble også vedtatt og skal vedlegges protokollen. Styret vil forestå selve navneendringsprosessen med tilhørende aksjoner. Ad sak 6 Valg Valgkomiteen ved Morten Strøm Andersen og Simen Andreassen vil forestå følgende valg: Valg av medlemmer til styret for 2 år Følgende personer er på valg; Rune Reffhaug Johansen, Ole Bjørn Sjulstad og Gunnar Brennekåsa. Valg av revisor for 1 år Til informasjon: Varamedlemmer til styret er ikke på valg (da nåværende varamedlem sitter fram til årsmøtet 2018): Gjeldende varamedlem; Arne Erkki Kristoffersen. Valgkomite ikke på valg (forrige valg gjelder fram til og med årsmøtet 2018) Valgkomiteen består av følgende to personer: Morten Strøm Andersen og Simen Andreassen. Styret Side 10

11 Vedlegg 1: Forslag til vedtekter til Søre Vegglifjell hytteforening Side 11

12 SØRE VEGGLIFJELL HYTTEFORENING VEDTEKTER FOR SØRE VEGGLIFJELL HYTTEFORENING 1. Søre Vegglifjell hytteforenings formål er å verne om og fremme felles interesser for eiere av hytter i området Søre Vegglifjell. Foreningen skal være et fritt, upolitisk og selvstendig organ. 2. Omfanget av foreningens virksomhet bestemmes av årsmøtet. Foreningen skal yte de enkelte medlemmer bistand (råd) i den utstrekning styret bestemmer. For veiledning eller annen bistand (råd) som ytes medlemmene, overtar foreningen ikke økonomisk ansvar og skal i slike tilfeller ikke påføres økonomisk risiko. 3. Styret kan beslutte å utelukke et medlem fra foreningen når vedkommendes forhold gir grunn til det, særlig hvis forholdet finnes illojalt mot foreningen. Den som utelukkes, har rett til å påklage styrets beslutning til generalforsamlingen. Hvis et medlem står til rest med kontingenten for mer enn 1 år, kan vedkommende av styret strykes som medlem. Det skal dog sendes påminnelse om skyldig kontingent. 4. Kontingentens størrelse fastsettes av årsmøtet. 5. Foreningen ledes av et styre på 5 medlemmer. Det representerer foreningen utad, og forestår foreningsvirksomhet i overenstemmelse med foreningens mål, vedtekter og årsmøtets beslutning. Styremedlemmene velges for 2 år av gangen, således at 3 styremedlemmer er på valg det ene året og 2 det neste. Det velges en valgkomite på to medlemmer. Disse velges for 2 år av gangen, dog således at man ved første gangs valg velger det ene medlem for 1 år. 6. Over styrets forhandlinger og beslutninger føres protokoll. For at styret kan treffe lovlige beslutninger må minst 3 styremedlemmer delta i avgjørelsen. Styreprotokollen undertegnes av alle som har vært tilstede på styremøtet. Styreprotokoller kan lagres digitalt og være tilgjengelig elektronisk for styrets medlemmer. 7. Foreningens regnskap følger kalenderåret. 8. Styret kan nedsette komiteer og utvalg til behandling av særskilte saker. 9. Styret bestemmer selv når det er behov for styremøter.

13 SØRE VEGGLIFJELL HYTTEFORENING 10. Innkallelse til årsmøte skjer ved skriftlig melding, fortrinnsvis elektronisk, alternativt via fysisk brev, til medlemmene. Fullstendig dokumentasjon til årsmøtet publiseres via foreningens web-side. 11. Ordinært årsmøte avholdes i påsken. Ekstraordinært årsmøte holdes når det besluttes av styret, likeså når det forlanges av minst 1/3 av medlemmene med oppgave over de saker som kreves behandlet. 12. De saker som skal forelegges årsmøtet skal angis i innkallingen og behandles i den rekkefølge de er nevnt, med mindre årsmøtet selv bestemmer noe annet. På det ordinære årsmøtet skal det foreligge til behandling: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av møteleder, referent og to personer til å signere protokoll 3. Styrets beretning om foreningens virksomhet i siste kalenderår 4. Godkjenning av regnskapet for siste kalenderår 5. Valg av medlemmer til styret 6. Valg av revisor 7. Innkomne skriftlige forslag 13. Styret innkaller til årsmøtet en måned før møtedato. Alle saker som av medlemmene ønskes behandlet, må være styret ihende 3 uker før årsmøtet. 14. Kommer det på årsmøtet opp spørsmål om behandling av andre saker enn de forelagte, kan disse drøftes med samtykke av årsmøtet. 15. Følgende kan delta i stemmegivning i foreningens anliggender: 1. Personlig fremmøtte medlemmer 2. Personer som møter med skriftlig fullmakt på vegne av fraværende medlemmer. Alle avstemninger avgjøres ved alminnelig flertall. 16. Forandringer i vedtektene kan bare besluttes av årsmøtet. Til slik beslutning kreves 2/3 stemmeflertall av de avgitte stemmer. Til oppløsning av foreningen eller sammenslutning med annen organisasjon, kreves det at styret har anbefalt beslutningen og at denne vedtas av årsmøtet med 2/3 stemmeflertall. 17. Besluttes foreningen oppøst eller sammensluttet med annen organisasjon, bestemmer årsmøtet etter innstilling fra styret hva som skal skje med foreningens midler og rettigheter. Sted og dato: Veggli, 15/4-2017