Fylkesrådet. Møteinnkalling. Sted: Storsjøen, Fylkehuset, Hamar Dato: kl

Transkript

1 Fylkesrådet Møteinnkalling Sted: Storsjøen, Fylkehuset, Hamar Dato: kl

2 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte SAKSLISTE SAK (ARKIV)SAKSNR. TITTEL Referatsaker VEDTAK 61/12 12/926 Medfinansiering om av E16 - prosjekt /12 12/2447 Bevilgning av midler til anskaffelse av skoleadministrativt system 937

3 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 12/926-3 Ark.nr. Q30 Saksbehandler: Per Olav Bakken/Rune Hoff SAK 61/12 Medfinansiering om av E16 - prosjekt Saksnr.: Utvalg Møtedato 61/12 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet finner at prosjektet E16 med systemanalyse for E16, pilotprosjekt for manglende grenseforbindelse Kongsvinger-Torsby, formelle grensehinder, ITS-den interaktive vegen m.v. på vegstrekningen Kongsvinger-Torsby er forenlig med Regionalt utviklingsprogram for Fylkesrådet bevilger Partnerskapet E16 Oslo Gävle ved Glåmdalsregionen ved Kongsvinger kommune et tilskudd på kr ,- for budsjettåret 2012 fra budsjettpost Regionale utviklingstiltak, ansvar tjeneste 6510, til gjennomføring av prosjektet. Eventuelt tilskudd for de to neste årene i prosjektperioden vurderes årlig. Tilskuddet utgjør 10 % av prosjektets samlede kostnader. Generelle vilkår som gjelder for prosjektet vil framgå av tilsagnsbrevet. Det forutsettes at andre bidragsytere gir tilskudd til utredningen i samsvar med opprinnelig prosjekt, som ble behandlet i fylkesrådsak 184/11. Dette med unntak av statlige IR-midler. Trykte vedlegg: - Søknad om medfinansiering fra Glåmdalsregionen ved Kongsvinger kommune, datert Prosjektbeskrivelse E16 «light», datert Møteprotokoll fra møte i partnerskapet E16 Oslo Gävle - Fylkesrådsak 184/11 Hamar, Njål S. Føsker fylkesrådsleder

4 Sak 61/12 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: MEDFINANSIERING AV E 16 PROSJEKT Fylkesrådet mener at søknaden fra Partnerskap E16 Gävle-Oslo er forenlig med Regionalt utviklingsprogram og tilrår at prosjektmidler på kr ,- for 2012 innvilges. Det forutsettes an andre bidragsytere deltar i samsvar med prosjektplanen. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 10/11.

5 Sak 61/12 S A K S U T R E D N I N G: MEDFINANSIERING AV E 16 PROSJEKT Innledning Partnerskapet E16 Oslo Gävle søker, gjennom Glåmdalsregionen ved Kongsvinger kommune, Hedmark fylkeskommune om økonomisk støtte på kr pr år i perioden Søknaden har som overordnet mål å gjennomføre en systemanalyse for E16 i et Skandinavisk perspektiv, gjennomføre et pilotprosjekt for grenselenken Kongsvinger Torsby, avklare formelle grensehindringer, studere alternative finansieringsmodeller for en fremtidig ny grenseovergang Kongsvinger Torsby, IKT den interaktive vegen og drive lobbyarbeid spesielt i forhold til Nasjonal Transportplan og revisjon av gjeldende Nationell plan för transportsystemet Utredning I sak 184/11 bevilget Fylkesrådet Kongsvinger kommune en finansiering på inntil kr til gjennomføring av prosjektet Grenselenken Kongsvinger Torsby gjennom Interreg-midler. Som forutsetning for bevilgningen ble satt at søker mottok tilsvarende vedtak om finansiering fra det regionale prioriterende partnerskapet (RPP) i Interreg Sverige Norge, grenseregionen Indre Skandinavia. Värmland gikk gjennom sitt veto imot prosjektet, og Interreg-midlene fra Hedmark fylkeskommune ble trukket tilbake. Finansieringsplanen på norsk side var følgende: Norsk Finansieringsplan (NOK) År 2012 År 2013 År 2014 Totalt Hedmark fylkeskommune Oppland fylkeskommune Kongsvinger kommune Glåmdal Regionråd Statens Vegvesen NHO Vegforum Valdres Næringsforum Statlige IR-midler Totalt Totalt uten statlige IR-midler Da dette ikke lenger er et Interreg-prosjekt, kan det ikke lenger forutsettes at de statlige IR-midlene vil være med i bidraget i light-versjonen Siden høsten 2011 har det pågått et arbeid med å utforme en light-versjon av prosjektet som kan la seg gjennomføre uten Interreg-midler. I møte i partnerskapet E16 Gävle Oslo den 17.november 2011 ble det besluttet å jobbe videre med en slik versjon.

6 Sak 61/12 Dette prosjektet vil ha følgende kortsiktige målsettinger i løpet av den tre-årige prosjektperioden. 1. Gjennomføre en samlet systemanalyse for E16 i et skandinavisk perspektiv, som blir en form for overbygning mellom de norske og de svenske underlagene for systemanalysen. 2. Gjennomføre et Pilotprosjekt for den manglende grenselenken Kongsvinger-Torsby som vil oppnå et enhetlig skandinavisk vegprosjekt gjennom å forsøke å forminske de formelle grensehindringer som består i ulikt regelverk samt se på sannsynlige finansieringsformer for prosjektet. 3. Å skape fremtidsrettede IT-støtte langs veg på E16 den interaktive vegen. 4. Støtte prioriteringer på øvrige deler av E16, spesielt i forhold til Nasjonal Transportplan og kommende oversyn av gjeldende Nationell plan för transportsystemet I beslutningen om å jobbe videre med denne versjonen oppfordrer Partnerskapet E16 Oslo-Gävle at de som tidligere har sagt seg villige til å bidra til finansiering gjennom IR-midler fortsatt vil bidra med det beløp som lå i interreg-søknaden. Det oppfordres derfor til at Hedmark fylkeskommune bidrar med kr pr år i perioden Oppland fylkeskommune har opplyst at de vil bidra i finansieringen slik det var tenkt i det opprinnelige prosjektet. Fylkesrådets drøfting Fylkesrådet mener at søknaden fra Partnerskap E16 Gävle-Oslo er forenlig med Regionalt utviklingsprogram og tilrår at prosjektmidler på kr ,- for 2012 innvilges. Det forutsettes at andre bidragsytere deltar i samsvar med opprinnelig prosjektplan.

7 HEDMARK FYLKESKOMMUNE Fylkesrådet Møte Saknr. 12/ Ark.nr. 060 A40 Saksbehandler: Egil Nilsen SAK 62/12 Bevilgning av midler til anskaffelse av skoleadministrativt system Saksnr.: Utvalg Møtedato 62/12 Fylkesrådet Fylkesrådets innstilling til vedtak: Hedmark fylkeskommune vil delta i det videre samarbeidet mellom fylkeskommunene, organisert gjennom VIGO IKS, om anskaffelse av felles skoleadministrativt system (SAS) Fylkesrådet beslutter å bevilge kr ,- til anskaffelsesprosessen. Beløpet belastes ansvar tjeneste Trykte vedlegg: - Driftsbudsjett for VIGO IKS Hamar, Njål S. Føsker fylkesrådsleder

8 Sak 62/12 FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: BEVILGNING AV MIDLER TIL ANSKAFFELSE AV SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM Det vises til fylkestingsak 71/10 om Oppretting av et felles IKS for å ivareta drift av VIGO og eventuelt samarbeid om skoleadministrative systemer (SAS) Videre er det etter dette vedtaket bevilget kr ,- til forprosjektet, og til etableringen av VIGO IKS. Som det framgår av forprosjektrapporten er kostnaden med selve anskaffelsesprosessen estimert til ca 12,4 mill, eller kr ,- per fylke. (vedlegg driftsbudsjett VIGO IKS) I henhold til tidligere vedtak vil fylkesrådet gå inn for å bevilge Hedmark fylkeskommune sin andel i anskaffelsesprosessen kr ,- Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 10/11.

9 Sak 62/12 S A K S U T R E D N I N G: BEVILGNING AV MIDLER TIL ANSKAFFELSE AV SKOLEADMINISTRATIVT SYSTEM Innledning Det vises til fylkestingsak 71/10 om Oppretting av et felles IKS for å ivareta drift av VIGO og eventuelt samarbeid om skoleadministrative systemer (SAS) Følgende vedtak ble fattet: Vedtak: 1. Hedmark fylkeskommune går inn som eier i et felles interkommunalt selskap for fylkeskommunene med formål å utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte alt etter bestilling og i nært samarbeid med deltakerne, fylkeskommunenes felles inntaks- og forvaltningssystem, inntakssystem for elever/lærlinger Vigo og alt som ellers står i naturlig sammenheng med dette eksempelvis skoleadministrative systemer. Selskapet kan la utvikling og drift av ulike systemer settes ut til andre. Selskapet skal videre levere eller formidle levert nødvendige faglige kurs eller veiledning til deltakerne på de systemer man har rettigheter/driftsoppgaver knyttet til. 2. Hedmark fylkeskommune godkjenner den foreslåtte selskapsavtalen for det nye selskapet. 3. Som medlem av representantskapet fra Hedmark fylkeskommune velges: Aasa Gjestvang. 4. Hedmark fylkeskommune vil delta i det videre arbeidet med å iverksette et forprosjekt der det blir utarbeidet en plan for anskaffelse, implementering og kostnadsfordeling av felles skoleadministrative systemer. Utredning I dag har hvert fylke har sin egen avtale med en leverandør av SAS. De tre hovedsystemene som er i bruk (SATS, Exstens og TP) er gamle og lite funksjonelle. I denne forbindelse vises det til forstudien / forprosjektet gjennomført av Ernst&Young, som viste følgende: - Forvaltnings- og driftskostnadene for den enkelte fylkeskommune med SAS er høye - Dagens SAS er basert på umoderne teknologi - Skoleadministrative oppgaver er i dag preget av mye manuelt arbeid - Integrasjonen mellom SAS og andre system er i dag manuell og det er mulig å oppnå stor grad av automatisering / effektivisering - Sensitiv informasjon blir ikke handtert tilfredsstillende - Kontroller som sikrer at data er registrert korrekt inn i systemene, er ikke tilfredsstillende - Systemene er til dels lite brukervennlige - Det er nødvendig for alle fylkeskommuner i løpet av kort tid å anskaffe nytt SAS På bakgrunn av denne forstudien vedtok fylkeskommunene å sette i verk forprosjektet med formål å utarbeide en plan for anskaffelse, implementering og kostnadsfordeling av et nytt felles skoleadministrativt system. (SAS)

10 Autentisering Systemadministrasjon og Drift Sak 62/12 Forprosjektet utført av Ernst&Young er gjennomført og presentert i et vedlegg til denne saken. Alle fylkeskommuner har vært involvert i utarbeidelsen av en detaljert kravspesifikasjon som dekker funksjonelle og tekniske behov, samt behov knyttet til drift, vedlikehold og support. Neste fase i denne prosessen er å gjennomføre anskaffelsen av et nytt SAS. Det nye systemet skal omfatte fem ulike typer opplæring: 1. Videregående opplæring 2. Voksenopplæring 3. Fagskoleopplæring 4. Privatister 5. Grunnskoleopplæring Grunnskoleopplæring er tatt med fordi Oslo kommune har et gjennomgående ansvar for hele grunnskoleopplæringen, og en ser et potensiale i etter hvert å få flere primærkommuner med i samarbeidet om utviklingen av et felles SAS. Anskaffelsens planlagte omfang Portal SAS brukerportal (webbasert grensesnitt) SAS applikasjon Videregående opplæring Voksenopplæring Fagskolen Grunnskolen Barnehage Privatist Fellestjenester (rapportering, arkivering m.m.) Integrasjonsplattform Fellessystemer (Vigo, NVB, GSI, PAS/PGS, Fronter, DSF, GREP, NIR m.fl.) Økonomi- og HR-systemer Saks- og arkivsystemer Timeplanleggingssystemer Diverse andre systemer Ansvaret for innkjøpsprosessen er lagt til styret for det nye interkommunale selskapet VIGO IKS (etablert medio januar 2012) Det blir en egen anbudsprosess knyttet til valg av konsulentfirma til å gjennomføre anskaffelsesprosessen. Selve anskaffelsesprosessen er ventet å ta ca ett år, men kan først settes i gang når alle fylkeskommunene har fattet vedtak om å delta. Fylkeskommunene velger selv hvordan et slikt vedtak skal forankres i organisasjonen. Ettersom prosjektet vil medføre ekstra kostnader til SAS i en overgangsperiode fordi en må betale lisenser for det gamle systemet samtidig som en har en

11 Sak 62/12 omfattende anskaffelsesprosess, finner fylkessjefen det naturlig å legge saken fram for fylkesrådet. Fylkesrådets drøfting Som det framgår av forprosjektrapporten er kostnaden med selve anskaffelsesprosessen estimert til ca 12,4 mill, eller kr ,- per fylke. (vedlegg driftsbudsjett VIGO IKS) En hovedgrunn til at kostnaden blir så høy, er at en legger til grunn at anskaffelsen vil skje gjennom konkurranse med dialog med aktuelle leverandører. Dette er en tidkrevende innkjøpsprosess, men er nødvendig fordi en ikke kan forvente at det finnes leverandører med ferdig utviklet hyllevare. Forum for fylkesutdanningssjefer (FFU) har gjennomgått forprosjektet på møte 1.des 2011 og sluttet seg enstemmig til konklusjonene. Fylkesutdanningssjefene ønsket ellers ingen endringer i prinsippet for fordeling av utgiftene til VIGO og går således inn for at prinsippet om lik sum for hver fylkeskommune blir opprettholdt.