Grendelaget Nordre Finstad 1 Org.nr Årsberetning 2015 med regnskap/revisjon, forslag, budsjett og valg

Transkript

1 Grendelaget Nordre Finstad 1 Org.nr Årsberetning 2015 med regnskap/revisjon, forslag, budsjett og valg Til behandling på generalforsamling onsdag 30. mars 2016 kl på Folkets Hus, Gamleveien 37 *** Hjemmeside: E-post: styret@nordrefinstad.no 1

2 5. 1 Styret i 2015/2016 Styret har i inneværende periode bestått av: Terje Døvik, styreleder Arnulf Lothe, kasserer Heidi Blom styremedlem Kjetil Bugten, valgt for 2 år, trakk seg juni Kathrine Beshert, styremedlem Styret har gjennomført 14 styremøter i perioden. Det er gjennomført 2 møter med garasjelagsledere. Det har i tillegg vært avholdt en rekke arbeidsmøter i forbindelse med forslag til nye vedtekter. Deltakere i arbeidsmøtene har vært styret med unntak av A Lothe, da han deltok i arbeidsgruppen. Styrets arbeid foregår ellers via løpende kontakt på e-post og pr telefon. Formatert: Skrift: 11 pkt 5.2 Styresaker 2015/2016 Nedenfor følger en kort omtale av utvalgte styresaker i perioden. Referat fra styrets møter legges også ut på hjemmesiden Rehabilitering av feltet A Vann- og avløpsprosjektet Vann- og avløpsprosjektet har også siste året vært det arbeidsområdet som har tatt mest tid. Styret har gjennom det siste året hatt løpende kontakt med Ski kommune for oppfølging. I tillegg har det vært omfattende kontakt med Fossum Anlegg AS, for praktiske avklaringer. Styret har hatt løpende kontakt med de ulike garasjelag i forhold til aktuelle problemstillinger som fjerning av beplantning, reetablering av fellesarealer og ikke minst henvendelser fra enkeltmedlemmer i grendelaget om kantstein, fall til sluk, beplantning, vanning mv. Prosjektet ble hovedsakelig ferdigstilt høsten Ski kommune gjorde da ferdigbefaring med Fossum Anlegg AS og Ski kommune har all dokumentasjon for prosjektet. Det vises ellers til de informasjonsskriv som løpende er delt ut til beboerne underveis, samt et avsluttende skriv fra februar I ettertid har det kommet en mindre justering fra Ski kommune, som tas opp direkte med de aktuelle adressene. De to gangveiene som tidligere i prosjektet ble etablert med for smal bredde, er utvidet. B Gangveier som ikke ble gravd opp av Ski kommune Generalforsamlingen gjorde i 2014 vedtak om at Grendelaget for egen regning skal rehabilitere de gangveier som ikke direkte blir berørt av bytte av vann- og avløpsledninger. Dette utgjør ca halvparten av gangveiene på feltet. Det ble i november inngått avtale med en noe redusert pris i forhold til det tilbudet som forelå til Generalforsamlingen Reduksjonen skyldes en ny gjennomgang av grunnlaget for anbudet fra Fossum Anlegg AS. Arbeidet startet opp i 2015 og det ble ferdigstilt for hele feltet samme år. 13. november 2015 signerte grendelaget på overtagelsesprotokollen. De garantier som ble stilt for prosjektet er senere løst opp for grendelaget. Under arbeidet har Fossum Anlegg AS brukt grendelagets gangveier til å kjøre på, noe som har medført til dels store skader. Etter avtale med Ski kommune skulle disse repareres etterpå. Vi har i stedet for reparasjon tatt opp med Ski kommune at vi ønsker å motta pengene, da gangveiene likevel 2

3 skulle rehabiliteres. Som en kompensasjon for dette og for en mindre utbedring av to smale gangveistykker, har grendelaget fått overført kr ,- fra Ski kommune. C Ferdigstillelse av fellesarealer Da deler av prosjektet ble ferdigstilt senhøsten 2015, var det i seneste laget å foreta beplantning på deler av fellesarealene. Det har blitt fjernet en del store trær. Det er flere plasser på feltet hvor det har vært uttrykt ønske om å ikke plante nye trær som igjen blir for store. Andre steder er det ønskelig at det blir plantet på nytt, da gjerne med andre type trær enn eksempelvis bjørk som blir store og som mange er allergiske mot. Deler av tilbake plantingen vil delvis bekostes av Ski kommune og delvis av grendelaget. Det er her mest avhengig av hvem som har stått for gravearbeidene. På de deler av fellesarealene som ikke ble berørt av VA-prosjektet, må grendelaget selv stå for kostnadene Lekeplasser Flere av lekeplassene på feltet fikk nye lekeplasser på høsten De små lekehusene ble byttet ut med andre apparater som er nedgravd og støpt fast. Det skal ikke lenger være usikkerhet knyttet til om lekeapparatene kan velte med litt muskelkraft. Flere av vippene på feltet er byttet ut med nye da disse begynte å bli i dårlig forfatning. Disse er ikke ferdigstilt ennå, i påvente av igjenfylling av masser rundt apparatene. I tillegg har et par lekeplasser fått et ekstra lekeapparat etter ønske fra garasjelagene. Det firmaet som stod for monteringen av apparatene gjorde en feil og byttet om plasseringen av to lekeapparater. Som kompensasjon vil garasjelag S få montert et liten vippe som de har ønsket seg våren Avfallsløsninger Vi har etter hvert fått noe mer erfaring med felles avfallsløsning. I det store og hele ser det ut til å fungere etter intensjonene. Anlegget er dimensjonert for ca 400 husstander, men det blir likevel ved enkelte anledninger fullt i flere av containerne. Enkelte beboere setter da også fra seg søppelposer ved siden av avfallsnedkastet, selv om det har blitt oppfordret til ikke å gjøre dette, da det medfører mer skadedyr på feltet. Styret har sjekket muligheten for ekstra tømming av de mest brukte containerne ved eksempelvis juletider. Containerne spyles to ganger i året, for å unngå lukt mv Garasjelagene Feltet er delt inn i 13 garasjelag organisert rundt de respektive boenheters garasjeanlegg/lekeplasser. Garasjelagene ledes av en garasjelagsleder, valgt for to år med en nestleder som overlapper og overtar som leder når ny nestleder tiltrer, jf. vedtektenes 7. På grendelagets hjemmesider finner du informasjon om garasjelagene hvor både oppgaver og organisering er dokumentert. Styret har ønske om å involvere garasjelagene i arbeid på fellesområdene i større grad enn det som har vært situasjonen de siste årene slik vedtektene legger opp til. En forutsetning for dette er at styret har god kontakt med de som til enhver tid er garasjelagsledere. Det har vært avholdt to møter med garasjelagslederne i 2015 og det har vært til dels godt fremmøte. Det antas at dette blant annet henger sammen med de pågående prosjektene. Tema på møtene har i stor grad dreid som om prosjektene og rehabiliteringen av feltet. Det har videre vært tatt opp tema som tilstand på garasjene og strøm til el-biler samt også bytte av benevning på garasjelagene. Da det en tid var to ulike kart med benevninger som lå ute på grendelagets hjemmesider, har det vært litt ulik benevning av garasjelag, særlig gjelder dette E og F. Det ble på det ene møtet tatt opp om vi 3

4 ikke heller kunne endre fra bokstaver som ikke er spesielt innlysende til tall, garasjelag Det var ingen som hadde spesielle motforestillinger til dette. Garasjelagsledere, slik grendelaget har liste pr dato. Oppdateringer bes meldt fortløpende til Garasjela g A Navn Adresse Telefon Mailadresse Atriumveien 1 d B Vegar Finstadveien 10 e C Morten Sørlie Finstadveien 16b D Thorleifur Gestsson Finstadveien 16 E thorleifur1@gmail.com E Mona Garmark Døvik Finstadveien 16Q mona.garmark.dovik@jernia.no F Arnfinn Jensen Atriumveien 11 E arnfjens@online.no Janne Thorsen Atriumveien 11 F janne.frank@dromtorp.vgs.no G Fredrik Lindland Markveien 7 A fredrik_lh@hotmail.com H Jon Espen Bergseth J Øyvind Gleditsch Atriumveien 15 F oyvind.gleditsch@gmail.com K Mohammad Taj Markveien 9 C malik.mohammad.taj786@gmail.com L Hege Larsen Markveien 17a hege.larsen85@gmail.com M Runhild Seim og Jon Barstad Markveien 19 D jonbarstad@hotmail.com S Nils Sannes Markveien 23 J nils.sannes@gmail.com Grendelagets hjemmesider Hjemmesiden holdes løpende oppdatert med aktuell informasjon av generell interesse for grendelagets beboere. Hjemmesiden inneholder blant annet informasjon om vedtekter, garasjelag, bovettregler, referat fra styremøter og kontaktinformasjon. Det kan være fornuftig å sjekke for aktuelle saker fra tid til annen. Gi oss gjerne beskjed om det er noe du savner på hjemmesiden Medlemskap i Velforbundet og forsikring Grendelaget er medlem i Velforbundet. Gjennom medlemskapet følger en kollektiv forsikring som dekker grendelagets ansvar på lekeplassene og skader i forbindelse med dugnadsarbeid organisert av grendelaget. Forsikringen gjelder for grendelagets medlemmer. 4

5 Styret har videre tegnet en styreansvarsforsikring hos AIG, begrenset til 5 millioner kr, jf. vedtektenes Grendelagsavgiften I tabellen nedenfor er de viktigste elementene fra budsjetterte kostnader i 2016 listet opp Her kommer det en tabell For de som ikke har e-post adresser eller ikke ønsker å motta faktura på e-post, vil faktura fortsatt bli distribuert i postkassen. For disse vil det belastes et faktureringsgebyr Kabel-TV Avtalen med Canal Digital ble sommeren 2015 reforhandlet og er gjeldende for 3 år. Nytt i avtalen er at bredbåndskapasiteten (-hastigheten) er økt til 25 Mbit/s, samt at ny dekoder og Te-We er inkludert i abonnementet. I tillegg ligger det i avtalen rabatterte priser på IP-telefoni. I grendelagsavgiften inngår abonnementet Komplett Mini fra Canal Digital. Oppgradering av internetthastighet og tilleggskanaler ut over det som ligger i grunnpakken må avtales særskilt med Canal Digital Brøyting og strøing Styret har forlenget brøyteavtalen med Follo Snø AS. Det var også denne gangen lagt særlig fokus på brøyteutstyret som blir brukt, slik at det ikke skal ødelegge kantstein mv. Alle strekninger på internveiene har etter oppgradering en minstebredde på 2,40 m. I og med at det over tid er kommet opp mye bebyggelse i grendelagets nærområder er det noe vanskelig å finne egnede deponeringssteder for snø. Dette medfører at det i noen sammenhenger og tidsrom kan bli liggende snø hauger på våre parkeringsplasser, frem til det er mulig å få ordnet bort kjøring Parkering på feltet Det er jevnlig en rekke biler som står parkert langs Atriumveien. Denne veien har skilter med parkering forbudt for å sikre fremkommelighet for utrykningskjøretøyer. Vi har tidligere hatt brann i et rekkehus på feltet, hvor brannvesenet slet med å komme frem. Det var i etterkant av dette at skiltingen kom på plass. Parkering langs særlig Atriumveien har derfor et viktig sikkerhetselement. Den generelle oppfordringen er fremdeles at beboere bruker garasjene til parkering. Det er ellers et generelt inntrykk at parkering inne på feltet har blitt redusert den siste tiden, noe som er bra for oss alle Vedtektsendringer arbeidsgruppe Det ble på generalforsamling i 2014 vedtatt å nedsette en arbeidsgruppe for å gjennomgå vedtektene. Arbeidsgruppen har bestått av Jan Aas, Kai Rune Auli og Arnulf Lothe. Det ble i november 2015 avholdt ekstraordinær generalforsamling. Det ble på møtet vedtatt å utsette behandlingen av vedtekter blant annet i påvente av mer avklaring av forhold rundt garasjene. 5

6 EL-bil Vi har tidligere omtalt lading av e-biler som et eget tema, særlig i årsmeldingen for Fra tidligere informasjon gjentas følgende: Grendelaget har fått opplyst at det er krav til separate ladekurser for lading av el-bil. Dagens garasjer har som utgangspunkt ikke opplegg for slike separate ladepunkter. Det er i dag, i det minste som hovedregel, én tilførselskurs som dekker hele garasjen. Nettet er ikke tilpasset lading av el-biler. Styret er kjent med at enkelte garasjelag har gjort egne avtaler for lading. Styret gjør oppmerksom på at de som lader el-bil i garasjen, med det også påtar seg et ansvar for at kursen ikke blir overbelastet med de følger det kan få. Strømforholdene i garasjene tilsier generelt at det ikke er rom for lading av El-bil. Det gjøres særskilt oppmerksom på at enhver som kjøper el-bil, ikke kan forvente at det blir foretatt oppgradering av strømtilførselen utover dagens kapasitet. Det er videre slik at det vil bli foretatt en faglig vurdering av spørsmålet fremover, men det kan ta tid før dette er avklart, da det henger sammen med status på garasjene, se også pkt Det er opp til hver enkelt el-bileier og eventuelt sørge for at det ikke lades på en slik måte at skade skjer som følge av ladingen Garasjene På Generalforsamlingen 2015 ble det vedtatt å nedsette en arbeidsgruppe som skulle se nærmere på garasjene. Vedtaket lød: Styret nedsetter en arbeidsgruppe som ser nærmere på status for garasjene og hva som på sikt bør gjøres i forhold til rehabilitering/oppgradering av garasjeanleggene. Arbeidsgruppen rapporterer til styret. I oktober 2015 ble arbeidsgruppens sammensetning bestemt: Wiggo Bernhardsen viggo-e@online.no Kari Anne Lang-Ree lang.ree@online.,no Jan Olav Harstad janolav7@gmail.com og Steinar Braaten steinar@solidtomrerservice.no Arbeidsgruppen har via grendelagets hjemmeside oppfordret alle som har opplysninger/dokumentasjon vedrørende garasjene, og spesielt informasjon som kan være med på å belyse problemstillingen knyttet til eierskap av garasjene, om å ta kontakt med arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen rapporterer at de er godt i gang med sitt arbeid. Da det har vært stor interesse rundt problemstillingen rundt garasjene mener Styret at det er mest hensiktsmessig at det blir holdt ent eget møte når gruppen er klar til å presentere sine tanker. Gruppen tar sikte på at et slikt møte kan avholdes før sommeren. Det vil bli sendt ut egen informasjon rundt et slikt møte. 6

7 6 Regnskap og revisjon

8 8

9 9

10 10

11 7 Forslag 7.1 Forslag til vedtektsendring fra Wiggo Bernhardsen Forslag til vedtektsendring fra Wiggo Bernhardsen vedrørende lading av elbiler da våre garasjer som utgangspunkt ikke har opplegg for separate ladekurser. Styret har hatt dialog med forslagsstiller. Han er mest opptatt av at saken ikke blir borte, men har på forespørsel ingen motforestillinger til at det blir behandlet sammen med øvrige behandling av vedtekter når den saken kommer opp. Saken blir dermed ikke tatt opp som vedtektsendring på dette møtet, men refereres på denne måten for møtet. 7.2 Forslag fra Wiggo Bernhardsen om at det avholdes en ekstraordinær generalforsamling om garasjeproblematikken Forslagsstiller har fremmet følgende forslag: Grendelaget Nordre Finstad I må avholde en ekstraordinær generalforsamling om garasjeproblematikken. Det er mange motstridende meninger om saken på feltet, så garasjesaken bør være eneste sak på møtet. Styrets kommentar: Styret er helt enig med forslagsstiller og har allerede lagt planer i forhold til dette. Forslag til vedtak: Det avholdes en egen ekstraordinær generalforsamling om garasjeproblematikken. 8 Budsjett - Forslag til budsjett for året Forslag til bruk av midler fra fond Forslag til bruk av midler fra vedlikeholdsfondet i forbindelse med utskifting av lekeapparater og ny beplantning etter oppgradering av grendelagets interne veinett. Grendelaget vil i år blant annet om annet skifte ut gamle og slitte lekeapparater. Etter IKrunder på lekeplassene er det avdekket at det fortsatt er behov å fornye lekeapparater. På de veistrekkene hvor det ikke ligger vann- og avløpsledninger er det grendelaget som står for gjenplantningen og alle kostnader i sammenheng med dette. I noen sammenhenger er det fjernet trær, busker og planter både på grendelagets fellesområder og på privat grunn. Det kan, på det nåværende tidspunkt, være noe vanskelig å angi det eksakte omfanget av planting og hvilke lekeapparater som skal utskiftes, og derfor ber styret om å kunne få bruke midler fra vedlikeholdsfondet begrenset oppad til kr. Beløpet er ikke innarbeidet i budsjettet. 11

12 Forslag til vedtak: Styret gis i 2016 fullmakt til å bruke inntil kr av vedlikeholdsfondet i forbindelse med utskifting av lekeapparater og planting av busker og trær på grendelagets fellesområder og på privat tomtegrunn. Beløpet innarbeides i budsjettet. 8.2 Forslag til fastsetting av styrehonorar På generalforsamlingen 2013 ble det gjort vedtak om å sette de årlige styrehonorarene opp til kr til styreleder, kr til kasserer og kr til de øvrige styremedlemmer. Vedtaket ble gjort gjeldende for årene 2013 og I 2015 ble det vedtatt henholdsvis kr ,-/40 000,-/20 000,-. Det er generalforsamlingen som hvert år fastsetter godtgjøring for styret. Det har vært en utvikling over en del år at honorarene har økt. De senere år har dette hatt en klar sammenheng med økt arbeidsmengde ikke minst i forbindelse med VA-prosjektet og forhold rundt dette. Til tross for økt honorar er det klart at det nedlegges et betydelig antall timer i forhold til honorarets størrelse på frivillig basis. I og med at VA-prosjektet er i ferd med å avsluttes vil det i perioden fremover kunne påregnes mindre arbeidsbelastning i denne sammenheng, men det gjenstår en del arbeid i forhold til fellesarealer. Det har også siste årene tilkommet nye oppgaver for styret, eksempelvis administrasjon av felles avfallsløsninger og felles gressklipping. Grendelaget Nordre Finstad I drives i dag relativt rimelig blant annet fordi vi ikke har engasjert forretningsfører og i mindre grad har ekstern regnskapsførsel. På den annen side har kasserer mye oppgaver og får derfor mer betalt for dette. I og med at kasserer har varslet fratreden fra sitt verv i 2017, vil styret legge til grunn at det må foretas en gjennomgang av grendelagets økonomibehandling og finne en god erstatning for dette. De siste årene har Generalforsamlingen vedtatt styrehonorar for styreleder, kasserer og styremedlemmer. Arbeidsbelastningen kan variere mye internt i styret både over tid og blant de ulike medlemmene. Vi foreslår derfor at styret selv bestemmer fordelingen internt. Styret ber om generalforsamlingens godkjennelse for følgende styrehonorarer som er innbakt i budsjettforslaget. Forslag til vedtak: Styret fordeler kr ,- i styrehonorar. I tillegg skal styrets medlemmer ha dekket faktiske kostnader etter regning. Styreansvarsforsikring videreføres. 8.2 Forslag til bruk av midler fra fond Kommentert [HB1]: En gjentakelse stod som nr 8.1 Forslag til bruk av midler fra vedlikeholdsfondet i forbindelse med utskifting av lekeapparater og ny beplantning etter oppgradering av grendelagets interne veinett. Grendelaget vil år om annet skifte ut gamle og slitte lekeapparater. Etter IK-runder på lekeplassene er det avdekket at det fortsatt er behov å fornye lekeapparater. På de veistrekkene hvor det ikke ligger vann- og avløpsledninger er det grendelaget som står for gjenplantningen og alle kostnader i sammenheng med dette. I noen sammenhenger er det fjernet trær, busker og planter både på grendelagets fellesområder og på privat grunn. Det kan, på det nåværende tidspunkt, være noe vanskelig å 12

13 angi det eksakte omfanget av planting og hvilke lekeapparater som skal utskiftes, og derfor ber styret om å kunne få bruke midler fra vedlikeholdsfondet begrenset oppad til kr. Beløpet er ikke innarbeidet i budsjettet. Forslag til vedtak: Styret gis i 2016 fullmakt til å bruke inntil kr av vedlikeholdsfondet i forbindelse med utskifting av lekeapparater og planting av busker og trær på grendelagets fellesområder og på privat tomtegrunn. Beløpet innarbeides i budsjettet. 8.3 Annet Når det gjelder forutsetninger for budsjettet, så har styret lagt følgende forutsetninger til grunn, som også kan leses som en liten handlingsplan. Noen punkter er allerede omtalt. - Grendelaget driftes hovedsakelig videre som i dag. - Det avholdes ekstraordinær generalforsamling rundt garasjeproblematikken - Det avholdes en ekstraordinær generalforsamling om vedtekter - Det gjøres forberedelser til overgang til ekstern regnskapstjeneste fra Avslutning av VA-prosjektet med oppgradering av fellesarealer, planting mv. 13

14 Tekst Budsjett 2016 Merknader Grendelagsavgift Inntekter Andre inntekter - ikke momspliktig Grendelagsavgift /medlem/år Tilskudd vedlikeholdsfond Sum grendelagsavgift Finansinntekter Renter av bankinnskudd (1,5 % rente) Andre inntekter Eierskiftegebyr Sum andre inntekter Rentene "tilhører" vedlikeholdsfondet Dreiftkostnader Infrastruktur Snøbrøyting Brøyteavtale hele sesongen moms Strøm til kabel-tv-anlegg Avfallsconteinere Rengjøring av avfallsstasjoner vår og høst (2 x )? Vedlilehold veier og parkeringsarealer 0 Vann og avløp 0 Sum infrastruktur TV og bredbåndstjenester TV Avtale Bredbånd Avtale Sum TV og bredbånd Fellesarealer og lekeplasser Drift og vedlikehold fellesarealer Gressklipp, garasjelag, hageavfall Oppgradering av fellesarealer 0 Rep. og oppgr. av fellesarealer ettergravearbeidene på feltet 2014/2015 Kontroll og vedlikehold av lekeapparater/-plasser Årlig kontroll lekeplasser, skade dyr, sandkasser Konsulenttjenester Did. Konsulenttjenester Utskifting av lekeapparater 0 Sum lekeplasser Administrasjon Regnskap og revisjon Regnskap , revisjon Kopiering, kontorrekvisita mm infoskriv, 1 GF, bankgebtrer, inkassogebyrer Kostnadsdekning styret/styrehonorarer Utbetals hvert tertial (april, august, desember) Arbeidsgiveravgift Sum administrasjon Sum årlige driftskostnader DRIFTSRESULTAT Disponering av resultat Avsetning til vedlikeholdsfond Renter Infrastrukturandel Tilskudd vedlikeholdsfond Sum avsetninger Underskudd på årets resultat tas fra egenkapital Valg Styremedlemmene Heidi Blom og Terje Døvik har sittet ut sine valgperioder. I tillegg er det ett styremedlem som har trukket seg i perioden. Det er derfor tre personer på valg. Valgperioden er to år. Terje Døvik styreleder 14

15 Fullmakt Vedtektenes 18 om stemmerett og fullmakter: 18 Stemmerett Eier/bygsler av tomt på feltet som er ajour med innbetalingen av grendelagsavgift har en stemme på generalforsamling og i andre sammenhenger hvor det stemmes innen grendelaget. Stemmerett kan utøves ved skriftlig fullmakt, enten ved generell eller avgrenset til spesielle saker. En beboer kan ikke representere mer enn to andre beboere ved fullmakt. Jeg gir med dette (navn og adresse) Fullmakt til å stemme på mine vegne ved den ordinære generalforsamlingen i Grendelaget Nordre Finstad I, onsdag 30.mars Fullmaktsgiver (navn og adresse) Dato / signatur fullmaktsgiver 15