Barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune

Transkript

1 Barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune En rapport om internkontroll, saksbehandling, utbetalinger og vedtak Hedmark Revisjon IKS Kildeveien LØTEN Tlf.: Endelig rapport 3. oktober 2011

2 Side 2

3 Side 3 INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNNEN FOR PROSJEKTET FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING FORMÅL PROBLEMSTILLINGER AVGRENSNINGER METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER UTLEDNING AV REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier til problemstilling en Revisjonskriterier til problemstilling to Revisjonskriterier til problemstilling tre DATA OG FUNN BARNEVERNTJENESTENS SYSTEM FOR INTERN KONTROLL Kvalitetssystem for barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune Kompetanse, opplæring og undersøkelser BARNEVERNTJENESTENS SAKSBEHANDLING Lov, forskrift og retningslinjer for saksbehandling Kort om kommunens prosedyre for saksbehandling Barneverntjenestens maler Gjennomgang av utvalgte saksmapper i kommunen REGNSKAP OG REFUSJONER, EGENBETALINGER, UTBETALINGER OG UTLEGG Sammenheng mellom utbetalinger og vedtak Refusjon og egenbetaling, jf. barnevernslovens Kap VURDERING OG KONKLUSJON ETTERLEVER BARNEVERNET FORSKRIFT NR 1584 OM INTERN KONTROLL FOR KOMMUNENS OPPGAVER ETTER LOV OM BARNEVERNTJENESTER? Generell vurdering av barneverntjenestens internkontroll ( 4, 1. ledd) Organisering, hovedoppgaver og mål, fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet ( 4, 2. ledd pkt. a) Lov, forskrift og aktuelt regelverk ( 4, 2. ledd pkt b) Kunnskap og ferdigheter ( 4, 2. ledd pkt c og d) Barns og foreldres erfaring i forbedringsarbeidet ( 4, 2.ledd pkt e) Risiko og sårbarhetsanalyse ( 4, 2. ledd pkt f) Overvåking, oppfølging, evaluering og forbedring ( 4, 2. ledd pkt g og h) Dokumentasjon ( 5)... 45

4 Side ETTERLEVER BARNEVERNET BVL. 6-1 OM SAKSBEHANDLINGSREGLER, JF. FORVALTNINGSLOVENS REGLER OM ENKELTVEDTAK? Lov, forskrift og retningslinjer for saksbehandling Kommunens prosedyre for saksbehandling Barneverntjenestens maler Vurdering knyttet til gjennomgang av saksmapper I hvilken grad etterlever barnevernstjenesten saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak revisors konklusjon ETTERLEVER BARNEVERNET REGELVERKET OM REFUSJON, EGENBETALINGER, UTBETALINGER OG UTGIFTER? Er det sammenheng mellom utbetalinger og vedtak? Refusjon og egenbetaling, jf. barnevernslovens Kap ANBEFALINGER RÅDMANNENS UTTALELSE KILDER VEDLEGG VEDLEGG 1 INNKALLING TIL SAMTALE VEDLEGG 2 ERKLÆRING OM SAMTYKKE VEDLEGG 3 MELDING OM VEDTAK STANDARDVEDTAK VEDLEGG 4 MELDING OM VEDTAK AKUTTVEDTAK VEDLEGG 5 MELDING OM VEDTAK BESØKSHJEM VEDLEGG 6 MELDING OM VEDTAK TILSYNSFØRER VEDLEGG 7 AVSLUTNING AV HJELPETILTAK VEDLEGG 8 FLYTKART OVER ARBEIDSPROSESSENE I BARNEVERNTJENESTEN VEDLEGG 9 SJEKKLISTE FOR ARBEID MED SAKSBEHANDLING OG ENKELTVEDTAK VEDLEGG 10 SAKSBEHANDLINGSMODULEN I FAMILIA VEDLEGG 11 SKJEMA FOR KRAV OM UTBETALING AV TILSKUDD - BUFETAT VEDLEGG 12 VEILEDENDE SATSER FOR FOSTERHJEM OG BESØKSHJEM... 73

5 Side 5 0. SAMMENDRAG Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling i sak 11/03, har vi gjennomført forvaltningsrevisjon rettet mot barnevernstjenesten i Stor-Elvdal kommune. Kontrollutvalget har definert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Etterlever barnevernet forskrift nr 1584 om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester? a. I hvilken grad oppfyller barneverntjenesten kravene til intern kontroll? b. Har barnevernet tilfredsstillende dokumentasjon på intern kontrollen? 2. Etterlever barnevernet barnevernsloven 6-1 om saksbehandlingsregler jf. forvaltningslovens regler om enkeltvedtak? a. Oppfyller barneverntjenesten kravene om saksbehandling til enkeltvedtak? 3. Etterlever barnevernet regelverket om refusjoner, egenbetalinger, utbetalinger og utgifter knyttet til barnevernet? a. Er det sammenheng mellom utbetalinger og vedtak fattet av barneverntjenesten? b. Foreta en kartlegging av utgiftene på ansvarsområdet barnevernstjenesten. Er refusjonene, egenbetalingene og utgiftene behandlet i tråd med regelverket, jf. barnevernslovens Kap. 9 inkludert forskrift? Vi har avgrenset våre undersøkelser til intervju med ledelsen, og til regnskapsåret Videre har vi avgrenset undersøkelsen i 2010 til et utvalg av 17 klientmapper (barn) blant kommunens aktive klienter. For å svare på problemstilling 1 har vi gjennomført kvalitativt intervju med virksomhetsleder og fagleder barnevern. Vi har innhentet dokumentasjon som beskriver etablert internkontroll i barneverntjenesten, og gjennomført analyser og vurderinger av innhentede dokumenter. For å svare på problemstilling 2 har vi valgt ut 17 klientmapper og gjennomført dokumentanalyse. Vi har vurdert de funnene vi har gjort opp mot barnevernets rapportering til fylkesmannen, og mot barnevernslov, forvaltningsloven med tilhørende forskrifter, retningslinjer og veiledere.

6 Side 6 For å svare på problemstilling 3 har vi gjennomført en analyse av regnskapstall for 2009 og 2010, i tillegg til kvalitativt intervju av virksomhetsleder og fagleder barnevern. Virksomhetsleder og fagleder for barnevern har verifisert data og funn knyttet til de tre problemstillingene. Med bakgrunn i revisjonens undersøkelser og vurderinger, er vi kommet frem til at Stor- Elvdal kommune bør vurdere følgende: Problemstilling en: 1. Barnevernstjenesten bør vurdere å innarbeide egne mål for forbedringsarbeidet i kvalitetssystemet. 2. Barneverntjenesten bør gjennomføre medarbeiderundersøkelser. På grunn av ny bemanning vil vi anbefale at denne gjennomføres tidlig i Dersom det ikke anses som mulig å gjennomføre brukerundersøkelser blant barn og foreldre bør temaet hvordan gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten innarbeides i kvalitetssystemet. Problemstilling to: 4. Barneverntjenesten bør vurdere om det er hensiktsmessig å innarbeide, i mal for vedtak, en huskeliste over lovens minimumskrav til begrunnelse for vedtak. 5. Maler kan bli til hinder for individuell behandling og begrunnelse. Vi anbefaler derfor at prosedyrene instruerer saksbehandlerne til alltid å beskrive individuelle behov i for eksempel vedtak. 6. Barneverntjenesten bør positivt bekrefte i saksmappene at barnas rettigheter i forhold til informasjon er ivaretatt i tillegg til retten til å uttale seg i saken.

7 Side 7 7. Barneverntjenesten bør vurdere om dokumenter og opplysninger i forsystemet løpende bør skrives ut og oppbevares i klientmappene. Dokumenter og opplysninger kan lagres på forskjellige steder, men det anbefales at det utarbeides en oversikt i den enkelte mappe som til enhver tid viser det totale bildet. 8. Barneverntjenesten bør vurdere om kvalitetssystemet klargjør kravene i forvaltningslovens om saksbehandlingsreglene tilstrekkelig. Det gjelder spesielt rett til bistand og retten til å gjøre seg kjent med saksdokumentene. Problemstilling tre: 9. Vi anbefaler at det innføres sluttdato for alle vedtak, og tilhørende tiltak. Det vil i større grad sikre jevnlig vurdering og begrunnelse for at tiltak videreføres. 10. Barnevernstjenesten bør vurdere å inkludere omtale av regelverket knyttet til refusjon og egenbetaling i kvalitetssystemet.

8 Side 8 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunnen for prosjektet I henhold til forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004, skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i forskriften. Kommunestyret i Stor-Elvdal kommune behandlet i 2008 Plan for forvaltningsrevisjon , og fattet følgende vedtak og at følgende prosjekter skulle prioriteres: 1. Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser 2. Barnevern 3. IKT-organisering og datasikkerhet 4. Ressursbruk hjemmebaserte tjenester 5. Sosialhjelp saksbehandling, rutiner og bruk av sosialhjelp som virkemiddel, inkludert etablering av NAV-kontor. Etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser og IKT-organisering og datasikkerhet (fase en) er gjennomført. I møte den 1. februar 2011, sak 11/03 behandlet kontrollutvalget prosjektplanen Barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune, og bestilte prosjektet.

9 Side 9 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNING 2.1 Formål Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å undersøke om kommunens barneverntjeneste drives i samsvar med utvalgte deler av regelverket for barnevernet, herunder om det er etablert intern kontroll. 2.2 Problemstillinger 1. Etterlever barnevernet forskrift nr 1584 om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester? a. I hvilken grad oppfyller barneverntjenesten kravene til intern kontroll? b. Har barnevernet tilfredsstillende dokumentasjon på intern kontrollen? 2. Etterlever barnevernet barnevernsloven 6-1 om saksbehandlingsregler jf. forvaltningslovens regler om enkeltvedtak? a. Oppfyller barneverntjenesten kravene om saksbehandling til enkeltvedtak? 3. Etterlever barnevernet regelverket om refusjoner, egenbetalinger, utbetalinger og utgifter knyttet til barnevernet? a. Er det sammenheng mellom utbetalinger og vedtak fattet av barneverntjenesten? b. Foreta en kartlegging av utgiftene på ansvarsområdet barnevernstjenesten. Er refusjonene, egenbetalingene og utgiftene behandlet i tråd med regelverket, jf. barnevernslovens Kap. 9 inkludert forskrift? 2.3 Avgrensninger Det er gjennomført intervju med ledelsen. Det er ikke gjennomført intervju med øvrige ansatte eller brukere. Undersøkelsen er begrenset til regnskapsåret Det er iht. kostrarapporteringen 53 barn med tiltak i Stor-Elvdal kommune per Vi har avgrenset undersøkelsen i 2010 til et utvalg av 17 klientmapper (barn).

10 Side METODE OG GJENNOMFØRING For å svare på problemstilling 1 har vi gjennomført kvalitativt intervju med virksomhetsleder og fagleder barnevern. I tillegg har vi innhentet dokumentasjon som beskriver den etablerte internkontrollen i barneverntjenesten. Det er videre gjennomført analyser og vurderinger av innhentede dokumenter. For å svare på problemstilling 2 har vi valgt ut 17 klientmapper og gjennomført dokumentanalyse. De funnene vi har gjort, er sammenlignet opp mot barnevernets rapportering til fylkesmannen, dvs. systemanalyse. Videre har vi vurdert funnene opp mot barnevernslov, forvaltningsloven med tilhørende forskrifter, retningslinjer og veiledere. For å svare på problemstilling 3 har vi gjennomført en analyse av regnskapstall for 2009 og 2010, samt kvalitativt intervju av virksomhetsleder og fagleder barnevern. Virksomhetsleder og fagleder for barnevern har verifisert fakta knyttet til de tre problemstillingene.

11 Side REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/ formålstjenlig/effektivt. Revisjonskriteriene blir utledet med utgangspunkt i problemstillingene, og danner grunnlaget for hva de innsamlede data skal vurderes opp mot. I og med at revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på området, danner kriteriene også utgangspunkt for revisjonens anbefalinger. Revisjonskriteriene er utledet med utgangspunkt i ovenstående problemstillinger. Aktuelle kilder for revisjonskriteriene er: Barnevernsloven med forskrifter Forvaltningsloven Forskrift nr 1584 om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverns tjenester Forskrift om barneverntjenestens adgang til å kreve egnebetaling fra barnet til dekning av oppholdsutgifter Internkontroll i barneverntjenesten i kommunene en veileder Q-1036 Retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene Veiledende satser for fosterhjem og besøkshjem (KS) Kommunens interne retningslinjer

12 Side Utledning av revisjonskriterier I Kap utleder vi revisjonskriterier knyttet til problemstilling en, og i Kap og utleder vi revisjonskriterier knyttet til hhv. problemstilling to og tre. Vi gjengir i enkelte tilfeller ordlyden i lov og forskrift, i øvrige tilfeller tas det inn utdrag som ikke er fullstendige Revisjonskriterier til problemstilling en Problemstilling en: Etterlever barnevernet forskrift nr 1584 om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester? I hvilken grad oppfyller barneverntjenesten kravene til intern kontroll? Har barnevernet tilfredsstillende dokumentasjon på intern kontrollen? Barnevernslovens 2-1, 2.ledd pålegger kommunen å etablere et system for internkontroll. Bestemmelsen er utdypet med forskrift nr 1584, hvor følgende bestemmelser er særlig relevante som revisjonskriterier for problemstilling en: 3. Definisjon I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. 4. Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Internkontroll innebærer at kommunen blant annet skal: a. beskrive hvordan barneverntjenesten er organisert, samt barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b. sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten, c. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt om barneverntjenestens internkontroll, d. sørge for at arbeidstakerne og oppdragstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes,

13 Side 13 e. gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten, f. skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g. utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen, 5. Dokumentasjon Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av barneverntjenestens størrelse, aktiviteter og risikoforhold. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. I tillegg til forskriften utga barne- og likestillingsdepartementet i mars 2006 Internkontroll i barneverntjenesten i kommune en veileder som gir forslag til praktiske og konkrete retningslinjer for etablering av internkontroll i barnevernet. Vi har benyttet denne for å etablere forståelse av enkelte deler i lovverket Revisjonskriterier til problemstilling to Problemstilling to: Etterlever barnevernet barnevernsloven 6-1 om saksbehandlingsregler jf. forvaltningslovens regler om enkeltvedtak? Oppfyller barneverntjenesten kravene om saksbehandling til enkeltvedtak? Det er kapittel 6 i lov om barneverntjenester som omhandler saksbehandlingsregler. Følgende bestemmelser er relevante i forhold til problemstillingen: 6-1 Anvendelse av forvaltningsloven 6-3 Barns rettigheter under saksbehandlingen 6-4 Innhenting av opplysninger 6-5 Klage over barneverntjenestens og statlig og regional barnevernsmyndighets vedtak 6-6 Fylkesmannens kompetanse i klagesaker 6-7 Taushetsplikt 6-7a Tilbakemelding til melder 6-8 Bruk av tvang

14 Side 14 I barnevernslovens 6-1 står følgende: Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i denne loven. Avgjørelser som gjelder ytelser og tjenester etter denne loven skal regnes som enkeltvedtak. Er det flere som samtidig søker en tjeneste det er knapphet på, regnes de likevel ikke som parter i samme sak, og en søker som mener seg forbigått, kan ikke klage over at en annen har fått ytelsen. Departementet kan gi forskrifter om at forvaltningsloven skal gjelde for avgjørelser som blir tatt mens barnet oppholder seg i institusjon eller barnet og foreldrene oppholder seg i senter for foreldre og barn. Forvaltningslovens Kap. III Almindelige regler om saksbehandling inneholder generelle regler for all saksbehandling i kommunen. Følgende bestemmelser er etter vår vurdering mest relevante i forhold til problemstilling to: 11 Veiledningsplikt 12 Advokat eller annen fullmektig 13 Taushetsplikt Videre inneholder forvaltningslovens Kap. VI regler om saksforberedelse ved enkeltvedtak, jf. bvl Følgende bestemmelser kan etter vår vurdering være relevante i forhold til problemstilling to: 16 Forhåndsvarsling 17 Forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt 18 Partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter Forvaltningslovens Kap. V inneholder saksbehandlingsregler knyttet til enkeltvedtaket. Følgende bestemmelser kan etter vår vurdering være relevante i forhold til problemstilling to: 23 Formene for enkeltvedtak 24 Når enkeltvedtak skal grunngis 25 Begrunnelsens innhold 27 Underretning om vedtaket Forvaltningslovens Kap. VI inneholder bestemmelser knyttet til klage og omgjøring. Følgende bestemmelser kan etter vår vurdering være relevante i forhold til problemstilling to: 28 Vedtak som kan påklages og klageinstans 29 Klagefrist

15 Side Når klagen må være fremsatt 31 Oversitting av klagefrist 32 Klagens adressat, form og innhold 33 Saksforberedelse i klagesak 34 Klageinstansens kompetanse 35 Omgjøring av vedtak uten klage 36 Saksomkostninger Revisjonskriterier til problemstilling tre Problemstilling tre: Etterlever barnevernet regelverket om refusjoner, egenbetalinger, utbetalinger og utgifter knyttet til barnevernet? Er det sammenheng mellom utbetalinger og vedtak fattet av barneverntjenesten? Foreta en kartlegging av utgiftene på ansvarsområdet barnevernstjenesten. Er refusjonene, egenbetalingene og utgiftene behandlet i tråd med regelverket, jf. barnevernslovens Kap. 9 inkludert forskrift? Kapittel 9 i barnevernsloven inneholder bestemmelser som sier at kommunen har det økonomiske ansvaret for barneverntjenesten, jf. bvl Kommunen kan kreve at kostnader dekkes av andre: Kommunen kan kreve at foreldrene skal betale et oppfostringsbidrag, jf. bvl. 9-2 dersom det anses rimelig etter foreldrenes økonomiske situasjon. Krav om bidrag eller endring av bidrag, sendes til bidragsfogden. Dette er utdypet i forskrift om fastsetjing og endring av oppfostringsbidrag. Videre kan kommunen kreve egenbetaling av barnet, jf. bvl Også her er det et krav om at det må anses rimelig at barnet dekker oppfostringen helt eller delvis. Forskrift om barneverntjenestens adgang til å kreve egenbetaling fra barnet for å dekke oppholdsutgifter, fremkommer det at kommunen kan kreve dekning i barnepensjon, jf. forskriftens 1. I 2 og 3 begrenses det hvor mye kommunen kan kreve i egenandel. Bvl. 9-4 inneholder en bestemmelse som sier at, for barn under 20 år som blir plassert i fosterhjem eller institusjon eller får opphold på senter for foreldre og barn skal statlige regionale barnevernsmyndigheter dekke den del av kommunens utgifter

16 Side 16 som overstiger det kommunen plikte og betale etter 9-5. KS har utarbeidet veiledende satser for fosterhjem og besøkshjem, jf. Med bakgrunn i ovenstående har vi utledet følgende revisjonskriterier for problemstilling tre: Bvl. 9-2 Foreldrenes underholdsplikt, jf. forskrift nr 723 om fastsetjing og endring av oppfostringsbidrag etter lov om barneverntjenester. Bvl. 9-3 Kommunens rett til å kreve egenbetaling fra barnet, jf. forskrift 1246 om barneverntjenestens adgang til å kreve egenbetaling fra barnet for dekning av oppholdsutgifter. Bvl. 9-4 Statlig, regional barnevernsmyndighets økonomiske ansvar for barneverntjenesten, jf. bvl. 9-5 og veiledende satser for fosterhjem og besøkshjem.

17 Side DATA OG FUNN I dette kapittelet presenterer vi de data og funn som knytter seg til prosjektets tre problemstillinger slik: Kapittel 5.1 omhandler data og funn knyttet til kommunens etablerte interkontroll for barnevernstjenesten. I kapittel 5.2 fremkommer data og funn som knytter seg til barneverntjenestens saksbehandling av enkeltvedtak, og i kapittel 5.3 omtaler vi data og funn knyttet til sammenheng mellom utbetalinger og vedtak, samt utgiftsrefusjoner. 5.1 Barneverntjenestens system for intern kontroll Kvalitetssystem for barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune Barneverntjenestens organisering og ansvar, myndighet og arbeidsoppgaver Stor-Elvdal kommune har en flat organisasjonsstruktur, med 12 virksomhetsledere som er direkte underlagt rådmannen. Barneverntjenesten er organisert under virksomhetsleder i rehabiliteringstjenestene. I kommunens administrative delegasjonsreglement fremkommer det at virksomhetsleder har det administrative, økonomiske og faglige operative ansvaret for blant annet barnevern. Det fremkommer også at virksomhetsleder har særlig ansvar for blant annet barnevernsloven med tilhørende forskrifter. I reglementets pkt 12.6 om myndighet til å treffe vedtak etter særlover står følgende:

18 Side 18 Barnevernlovens 2-1, 3. ledd gir bestemmelser om at kommunestyret kan beslutte at oppgaver etter loven skal legges til et folkevalgt organ. Organet, som ikke kan være kommunestyret, skal ved behandling av klientsaker ha fem medlemmer, jf. reglement for politiske organer og delegering pkt Videre gir barnevernlovens 2-1, 4. ledd bestemmelser om at det i kommunen skal være en leder som har ansvar for oppgaver etter denne lov, jf. administrativt delegasjonsreglement pkt I reglement for politiske organer og delegering står følgende knyttet til komité for helse, oppvekst og velferd: : I tilknytning til intervju og samtaler med virksomhetsleder og fagleder barnevern, har vi ikke mottatt noen informasjon som tilsier at barnevernssaker er behandlet av komiteen. Barnevern har fra 1. februar 2010 to stillingshjemler 1. Det er utarbeidet arbeidsbeskrivelser som beskriver ansvar og oppgaver som er tillagt de ulike stillingene. Figur 1 Barneverntjenestens organisering. Kilde: Kvalitetssystemet for barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune. 1 Fra 22. august 2011 øker dette til tre 100 % stillinger.

19 Side 19 Fagleder barnevern har ansvar for å utføre oppgaver etter de mål, virksomhetsplaner og budsjetterammer som er fastsatt av administrative og politiske myndigheter, og skal utføre oppgaver iht. lov om barneverntjenester. Følgende oppgaver fremkommer eksplisitt: Fagleder barnevern har ikke personalansvar, og er tillagt attestasjonsmyndighet og myndighet til beslutninger etter lov om barneverntjenester, med unntak av 4-6, 4-9 og 4-25 og innenfor de vedtatte budsjettrammer for barnevernet. Videre har fagleder barnevern myndighet til uttalelser etter lov om barn og foreldre 47 og 61 nr 6. Barnevernkonsulent har også ansvar for å utføre oppgaver etter de mål, virksomhetsplaner og budsjetterammer som er fastsatt av administrative og politiske myndigheter, og skal utføre oppgaver iht. lov om barneverntjenester. Følgende oppgaver fremkommer eksplisitt:

20 Side 20 Stillingen som barnevernkonsulent er ikke tillagt ledelse. Stillingen er tillagt attestasjonsmyndighet og myndighet til beslutninger etter lov om barneverntjenester, med unntak av 4-6, 4-9 og 4-25 og innenfor de vedtatte budsjettrammer for barnevernet. Videre har også barnevernkonsulent myndighet til uttalelser etter lov om barn og foreldre 47 og 61 nr Aktuelt regelverk og kommunens kvalitetssystem Kommunen har plikt til å ha internkontroll som sikrer at kommunen utfører oppgavene i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift. Videre må kommunen kunne redegjøre for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll, jf. barnevernloven 2-1 andre ledd. Presiseringer knyttet til kommunens plikter fremkommer av forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. Videre har barne- og likestillingsdepartementet utarbeidet en veileder knyttet til internkontroll i barneverntjenesten i kommunen, datert mars Internkontrollen skal bidra til å forebygge svikt og uheldige hendelser. Videre skal den bidra til at kommunen lærer av de feil som skjer slik at de ikke gjentas. Dette handler om egen kontroll og intern styring. I tillegg kan kommunen sette seg egne mål for kvalitet, brukerperspektiv mv. I kommunens kvalitetssystem fokuseres det på at tjenestene som gis er iht. lov og forskrift. Formålet med barnevernloven er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Lov og forskrift regulerer barnevernstjenestens plikter. For å sikre at barneverntjenesten benytter seg av oppdatert rettskilde, så benytter kommunen I tillegg opplyser fagleder at de bruker dokumentsamlingen Barnevern og barnevernloven med kommentarer. Fagleder opplyser videre at barneverntjenesten har inngått avtale med jurist, som kan bistå barnevernet i krevende saker. Barneverntjenesten har i tillegg mulighet for å innhente råd fra fylkesmannen og Bufetat ved behov.

21 Side Kommunens prosedyrer I kvalitetssystemet har barneverntjenesten, i tillegg til det som er beskrevet i Kap , utarbeidet følgende administrative prosedyrer: Føring av post, hvor det vises til barnevernloven, arkivloven og journalforskriften. Saksgang for inngående og utgående post er beskrevet. Prosedyre for håndtering av bekymringsmelding i barnevernet, hvor målet er at bekymringsmeldinger blir behandlet i henhold til lovens formål. Det vises til barnevernlovens 4-2 og 4-3. Rutine for utførelse og selvevaluering er beskrevet, og mal for meldingsark følger vedlagt. Prosedyre for undersøkelse i barnevernet, hvor det fokuseres på overholdelse av 3 måneders fristen fra kommunen mottok bekymringsmelding, jf. barnevernlovens 6-9. Rutine for utførelse og selvevaluering er beskrevet. Prosedyre for saksbehandling i barneverntjenesten, hvor det vises til forvaltningsloven og barnevernloven. Målet for denne prosedyren er at saksbehandlingen skal være i tråd med saksbehandlingsreglene i forvaltningen. Det vises til barnevernloven 6-1 og forvaltningslovens kapittel III Almindelige regler om saksbehandling. Prosedyre for inngåelse av oppdragsavtaler, hvor målet er å sikre informasjonsflyt fra inngåelse av avtale til den skrevne avtalen. Kommunens maler benyttes. Det er utarbeidet sjekkliste ved inngåelse av oppdragsavtale. Prosedyre for individuell plan, hvor målet er at barnevernsbarn med behov for langvarige og koordinerte tjenester skal få tilbud om individuell plan, jf. kommunehelsetjenesteloven, sosialtjenesteloven og barnevernloven. Prosedyren inneholder beskrivelse av målgruppe og intensjon, grunnlagsinformasjon, fremgangsmåte og planprosess. I tillegg ligger mal for individuell plan med. For detaljer viser vi til prosedyren. Prosedyre for rutiner ved mistanke om seksuelle overgrep, hvor målet er at sakene blir behandlet i samsvar med juridiske krav og at den som er utsatt for overgrep får nødvendig hjelp. Øvrige forhold knyttet til denne prosedyren omtaler vi ikke i denne rapporten Avvik og varsling Kommunens kvalitetssystem inneholder også følgende rutiner og skjemaer som gjelder avvik og varsling: Skjema for avviksrapportering Varslingsrutine Rutine for intern oppfølging ved mottatt varsel

22 Side 22 Skjema for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Vern mot gjengjeldelse ved varsling Virksomhetsleder opplyser at kommunen etter styrking av barneverntjenesten, vil jobbe videre med å få på plass ytterligere prosedyrer. Hun gir videre uttrykk for at med tre ansatte innen barnevern, vil det gi mening å melde avvik. Det er utarbeidet prosedyre for avvikshåndtering, og barneverntjenesten planlegger å gjennomføre en gjennomgang med de tillitsvalgt, samt at de vil utarbeide en kortfattet rapport årlig. Prosedyren inneholder også et punkt knyttet til selvevaluering. Virksomheten skal blant annet tenke gjennom om den har gode nok kunnskaper om til internkontrollsystemer, retningslinjer og interne og eksterne bestemmelser i virksomheten. I tillegg finnes det metodebeskrivelser knyttet til helse-, miljø og sikkerhet, som ikke omtales nærmere i rapporten Kompetanse, opplæring og undersøkelser Kompetanseplan og opplæring Stor-Elvdal kommune har utarbeidet en kompetanseplan for perioden Denne ble vedtatt av kommunestyret den I Kap. 4.2 fremkommer det at det er virksomhetsleder som har ansvaret for å utvikle og vedlikeholde opplæringsplaner innenfor sitt myndighetsområde. I planen fremkommer det blant annet et diagram som viser utdanningsnivå for de ansatte på virksomhetsområdet rehabiliteringstjenestene. For denne planperioden var barnevernet tilknyttet sosialkontoret og utdanningsnivået er registrert der. For planperioden som sendes på høring høsten 2011, vil diagrammet også inneholde barnevernet. Virksomhetsleder opplyser at kommunen har gjennomført kartlegging av den enkeltes kompetanse i henhold til HTA 2. Virksomhetsleder sier at hun har tilgang til detaljer knyttet til kartleggingen for de ansatte som tilhører hennes virksomhetsområde. Fagleder for barnevern var nyansatt i I den forbindelse fikk hun veiledning fra Åmot kommune. Kommunen har også leid inn konsulent fra Barnevernkompetanse AS og fått 2 Hovedtariffavtalen.

23 Side 23 veiledning fra fagteam hos Bufetat hver 6. uke. I tillegg deltar de på kurs og samlinger hos fylkesmannen i Hedmark, samt en del andre kurs. BUP 3 og fylkesmannen i Hedmark gir råd og veiledning på forespørsel. Virksomhetsleder mener at det tar rundt et år med opplæring og erfaring før en nyansatt har kommet inn i alle komponentene innenfor faget og de verktøyene som blir brukt. Virksomhetsleder 4 opplyser videre at kommunen i perioden 2009 til d.d. har jobbet med kvalitetssystemet og prosedyrene, men at ressurssituasjonen har satt stramme rammer for hvor mye tid de har hatt mulighet for å benytte på intern kontroll og hva de har fått gjennomført. Kommunen har planer om et løft knyttet til kvalitetssikring og intern kontroll og i den forbindelse inngått en forpliktende avtale med KvalitetsLosen Medarbeider- og brukerundersøkelse Stor-Elvdal kommune har gjennomført medarbeiderundersøkelse hvor de ansatte innenfor barnevern er omfattet. Undersøkelsen er felles for alle ansatte. De som leverer avlastningstjenester og fosterhjemstjenester til barnevern er ikke ansatt i kommunen, og er derfor ikke omfattet av undersøkelsen. Det er ikke gjennomført brukerundersøkelse rettet mot brukerne av barneverntjenesten. Dette blir fra kommunen begrunnet med at det er viktig med gode og gjennomarbeide spørsmålsstillinger, slik at en får svar på det en ønsker. Kommunen begrunner at de ikke har gjennomført brukerundersøkelse innen barnevernet med knapphet på ressurser Risiko- og sårbarhetsanalyse Stor-Elvdal kommune har utarbeidet risiko og sårbarhetsanalyse for barneverntjenesten. Dokumentet er ikke datert. Dokumentet er delt opp i følgende hovedområder: Fristoverskridelser hhv. på behandling av meldinger og undersøkelser. Situasjoner i hjemmet Situasjoner i hjemmet / fosterhjemmet 3 Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk 4 Virksomhetsleder opplyser at hun har 30 studiepoeng fra Høgskolen i Hedmark knyttet til kvalitetsutvikling. 5 KvalitetsLosen er en leverandør av kompetanse og system for kvalitetsstyring i kommunal sektor.

24 Side 24 Samtale med barn Samtale med foreldre Risiko og sårbarhetsanalysen kan inneholde konfidensielle opplysninger og videre detaljer omtales derfor ikke i denne rapporten. 5.2 Barneverntjenestens saksbehandling Regelverk knyttet til barnevernets saksbehandling finner vi i lov om barneverntjenester og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker. Videre har departementet utarbeidet retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten og rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene. Stor-Elvdal kommune opplyser at de benytter både retningslinjene og rutinehåndboken i sitt arbeid med barnevern. I Kap nedenfor omtaler vi lovverk, eksterne retningslinjer og rutinehåndbøker. I Kap beskriver vi kommunens prosedyre for saksbehandling slik den fremkommer i kvalitetssystemet. Saksbehandlingsmodulen i Familia blir ikke beskrevet i selve rapporten, men er omtalt i vedlegg 10. I Kap omtaler vi barneverntjenestens maler, jf. vedlegg 1 7. Til slutt redegjører vi for data og funn knyttet til gjennomgang av et utvalgte saksmapper i Kap

25 Side Lov, forskrift og retningslinjer for saksbehandling I barnevernsloven Kap 6 Generelle saksbehandlingsregler og i Kap 7 Saksbehandlingsregler i fylkesnemda finner vi regler knyttet til saksbehandling innen barneverntjenesten. Kap 7 blir ikke berørt av dette prosjektets problemstillinger, og vil ikke bli omtalt nærmere her. Barnevernsloven 6-1 fastsetter at forvaltningsloven, sammen med de særregler som er fastsatt i barnevernsloven, gjelder som saksbehandlingsregler innen barnevernet. Av særregler fra barnevernsloven som er særlig relevante i forhold til dette prosjektet, trekker vi frem: bvl. 6-3 Barns rettigheter under saksbehandling bvl. 6-4 Innhenting av opplysninger bvl. 6-5 Klage over vedtak I tillegg har departementet utarbeidet Q-1036 Retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten og Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunen. Begge bygger på lov og forskrift, og er praktiske hjelpeverktøy som kommunen kan benytte i sin daglige virksomhet. For øvrig viser vi til Kap Revisjonskriterier knyttet til problemstilling to hvor forvaltningslovens bestemmelser er nærmere omtalt. Enkeltvedtak er et vedtak som gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte personer, jf. forvaltningslovens 2 1. ledd, pkt b. Ytelser og tjenester etter barnevernsloven skal alltid regnes som enkeltvedtak, jf. rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene, Kap Dette innebærer likevel ikke at alle beslutninger som blir tatt av barnevernet skal regnes som enkeltvedtak. Administrative beslutninger som er nødvendig for å iverksette vedtak, eller prosessledende avgjørelser 6 regnes ikke som enkeltvedtak. I fvl. 2, pkt. e defineres part i saken slik: person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken direkte gjelder. I en barnevernssak vil dette først og fremst være barnet selv og foreldrene. Ellers må det vurderes hvem som har tilstrekkelig grad av tilknytning til barnet, jf. rutinehåndboka Kap Eksempel på prosessledende avgjørelser kan være igangsetting av undersøkelse.

26 Side 26 I rutinehåndbokens Kap omtales partsrettigheter og saksforberedelse i enkeltvedtak. Barn og foreldre med partsstatus i en sak, vil ha ulike partsrettigheter, jf. forvaltningsloven Kap 4 og retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten, Kap. 4. Sentrale rettigheter er som følger: Retten til å la seg bistå av advokat Forhåndsvarsling før enkeltvedtak treffes, og rett til å uttale seg Kommunen skal sørge for at saken er godt opplyst før vedtak treffes Rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. begrensninger i fvl. 18 og 19. Rutinehåndbokas Kap omhandler utforming av enkeltvedtak, jf. retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten, Kap 5. Vesentlige punkter her er at: vedtak skal treffes innen en måned, foreløpig svar hvis det vil ta lengre tid vedtak skal være skriftlig enkeltvedtak skal grunngis (normalt samtidig med vedtak) begrunnelsen skal vise til reglene vedtaket bygger på, og eventuelt innholdet i disse begrunnelsen skal nevne de faktiske forhold som vedtaket bygger på begrunnelsen skal nevne de hovedhensyn som har vært avgjørende Kap omhandler melding om vedtak, mens Kap omhandler klage. Vesentlige forhold her er at partene skal informeres om vedtaket så raskt som mulig, jf. fvl. 27. Her skal opplysninger om klageadgang, fremgangsmåte ved klage, klagefrist og klageinstans fremgå. De enkeltvedtakene som barneverntjenesten fatter, kan påklages til fylkesmannen (frivillige hjelpetiltak) eller fylkesnemnda (midlertidige og foreløpige vedtak, samt vedtak om flytting av barn). Klagefristen er tre uker fra tidspunktet for underretning av den enkelte part. I vedlegg 8 og 9 til rapporten følger flytkart over arbeidsprosesser i barnevernstjenesten og sjekkliste for arbeid med saksbehandling og enkeltvedtak. 7 7 Kilde: Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene s. 16 og s. 30.

27 Side Kort om kommunens prosedyre for saksbehandling Kvalitetssystemet til barneverntjenesten i Stor-Elvdal kommune innholder en egen prosedyre (A.1.6) for saksbehandling i barneverntjenesten. Her fremkommer det som kvalitetsmål at saksbehandlingen skal være i tråd med saksbehandlingsreglene i forvaltningen. Det står også at saksbehandlingsreglene skal sikre at part i en sak, får sin sak behandlet til riktig tid, at vedtaket er hjemlet i lov, at vedtaket er begrunnet og at partene blir informert om klageadgangen. For øvrig vises det i prosedyrene til barnevernsloven 6-1 og forvaltningslovens kapittel III Almindelige regler om saksbehandling Barneverntjenestens maler I dette kapittelet omtaler vi de malene i Familia som er vurdert som relevante i forhold til barneverntjenestens saksbehandling og enkeltvedtak. Avslutningsvis omtaler vi hvilke andre maler som finnes i Familia. Ytterligere omtale av saksbehandlingsmodulen Familia har vi valgt å ta inn i vedlegg 10 til rapporten Innkalling til samtale i forbindelse med avklaring av melding I malen fremkommer det at barneverntjenesten informerer om når meldingen er mottatt, fra hvilken instans (hvem) meldingen kommer og hvem meldingen vedrører. Barneverntjenesten innkaller til en samtale på sitt kontor, for å informere om meldingen og videre saksgang. I brevet står det at de(n) som innkalles kan ha med seg en person som bistår under samtalen, og at det i etterkant vil bli tatt stilling til om det skal opprettes en undersøkelse eller om meldingen skal henlegges. Innkallingen er unntatt fra offentlighet, jf. off. l. 13, jf. fvl ledd nr 1 og bvl Se vedlegg Erklæring om samtykke til tiltak etter bvl. 4-4 om hjelpetiltak Av malen fremkommer det at den som undertegner, samtykker i de tiltak som er satt opp på listen. Det vises til bvl Varigheten på tiltaket fremkommer. De(n) som undertegner bekrefter at han/hun forstår at det vil bli fattet et administrativt vedtak om tiltak, og at han/hun er kjent med at samtykke kan trekkes tilbake. Dersom det skjer, kan vedtaket oppheves. Hvis

28 Side 28 barneverntjenesten fastholder vedtaket, så skal saken behandles i fylkesnemnda. Det vises til bvl Både mor og far skal skrive under. Det er også avsatt plass for at klienten skal skrive under. De har unntatt erklæringen fra offentlighet, jf. off.l. 13, jf. fvl ledd nr 1 og bvl Se vedlegg Barneverntjenesten maler for melding om vedtak Melding om vedtak (standardvedtak) vedlegg 3. Melding om vedtak (akuttvedtak) vedlegg 4. Melding om vedtak (besøkshjem) vedlegg 5. Melding om vedtak (tilsynsfører) vedlegg 6. For alle vedtakene fremkommer det at vedtaket kan påklages, jf. bvl. 6-5, at klagefristen er tre uker og at fylkesmannen er klageinstans. Det står videre at klagen kan sendes barneverntjenesten, som gir nødvendig råd og veiledning. Det blir gjort oppmerksom på at barn over 15 år har selvstendige partsrettigheter, og selvstendig klageadgang. Alle typer vedtak er unntatt fra offentlighet, jf. off.l. 13, jf. fvl ledd nr 1 og bvl I meldingen om akuttvedtak fremkommer det i tillegg at vedtaket skal fremmes for fylkesnemnda for godkjenning innen 48 timer, og at barneverntjenesten har plikt til å sende oppfølgingsvedtak til fylkesnemnda innen 6 uker, ellers faller vedtaket bort. Det vises til bvl. 4-6, 2. ledd. For øvrige detaljer vises det til vedlegg 3 til Avslutning av hjelpetiltak Her fremkommer det at barneverntjenesten etter møte har vurdert det slik at vilkårene for å få hjelpetiltak etter bvl. 4-4 ikke lenger er tilstede. Det står videre at vedtaket kan påklages til fylkesmannen, med klagefrist tre uker, og at barneverntjenesten kan bistå ved en eventuell klage. Vedtaket om avslutning av hjelpetiltak er unntatt fra offentlighet, jf. off.l. 13, jf. fvl ledd nr 1 og bvl Vedlegg 7.

29 Side Øvrige maler i Familia For øvrig inneholder Familia en rekke maler knyttet til blant annet anvisning, dokumentlister, journallister og postjournal, engasjementsavtaler, masseutsending, grunnmaler, melding/undersøkelse, tiltaksplaner mv. Disse er ikke nærmere omtalt her Gjennomgang av utvalgte saksmapper i kommunen Utvalg av mapper Stor-Elvdal kommune hadde den 28. april 2011 rundt 70 aktive klientmapper i arkivet. Vi trakk et tilfeldig tall mellom en og fem og startet på denne mappen. Deretter valgte vi ut hver fjerde klientmappe i arkivet, til sammen 17 mapper, som ble gjennomgått ved revisjonsbesøk den 9. mai Utvalget utgjør i underkant av 25 % av alle aktive klientmapper per april Gjennomgang av klientmapper Vi har gjennomgått 17 klientmapper, med fokus på om barneverntjenesten i sine enkeltvedtak har etterlevd følgende lovbestemmelser: bvl. 6-3 Barns rettigheter undersaksgangen, herunder: o at barn fra 7 14 år skal informeres og få uttale seg før avgjørelse blir tatt o at barn som er fylt 15 år er behandlet som part i saken bvl. 6-4 Innhenting av opplysninger i samarbeid med eller slik at vedkommende har kjennskap til informasjonsinnhenting bvl. 6-5 Klageadgang, dvs. at det opplyses om klageadgang, jf. fvl. Kap VI. fvl. 11 Alminnelig veiledningsplikt fvl. 12 Retten til å la seg bistå av advokat / fullmektig fvl. 16 Forhåndsvarsling og rett til å uttale seg fvl. 17 Forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt fvl. 18 Partenes adgang til å gjøre seg kjent med dokumenter fvl. 23 Skriftlig vedtak fvl. 24 Enkeltvedtak skal grunngis fvl. 24 Når enkeltvedtak skal grunngis fvl. 25 Begrunnelsens innhold fvl. 27 Underretning om vedtak fvl Klage og klagefrist

30 Gjennomgangen er oppsummert i tabellene nedenfor: bvl. 6-3 bvl. 6-4 bvl. 6-5 fvl. 11 fvl. 12 fvl. 16 fvl. 17 fvl. 18 fvl. 23 fvl. 24 fvl. 25 fvl. 27 fvl år 15 år I Orient Skriftl. samarb Kjenn- Veil. fullm./ Forh. Uttale Oppl. Kjent Skriftlig Er det Regler Og Klage Mappe Alder Info Utale Part med skap til Klage plikt adv. Varsl. seg uttale m/dok vedtak begr. i begr. raskt frist 1 6 år IA IA IA JA Ja JA Ja Ja IA Ja* 2 5 år IA IA IA Ja Ja Ja Ja Ja IA Ja*** 3 4 år IA IA IA 4 1,5 år IA IA IA 5 10 år 6 12 år 7 13 år 8 16 år 9 16 år år dok dok sporbart Vedtak Ja I vedtak Nei? sporbart dok IA Søknad dok IA Ja Ja IA Vedtak /innkall Ja I vedtak Nei? spor spor Søknad/ vedtak Ja I vedtak Nei IA Ja Info til parter Ja IA dok Lite IA Ja Ja Ja I vedtak Nei? dok dok dok dok dok dok år IA IA år år dok dok dok dok sporbart Vedtak Ja I vedtak Nei? sporbart Ja Ja I vedtak Ja? Sign samtykke Ja Ja Ja I vedtak Ja? Sign samtykke Ja Ja Ja I vedtak Nei? dok IA Ja møter dok år IA IA 15 7 år 16 9 år år Anses IA Anses IA dok dok dok Ja Møte m foreldre Vedtak/ søkt Ja I vedtak Nei? Ja innkall. Ja I vedtak spor spor spor spor spor spor spor Ja innkall. IA Ja* Møte m foreldre IA IA Nei IA Anses IA IA Ja Ja Ja I vedtak Nei IA IA Bekymr. Anses Møtte Nei ikke Ja IA IA ikke Ja IA vedtak innkall. IA IA dok IA sporbart Ja samtykke JA I vedtak Tabell 1 Oversikt av gjennomgang av utvalgte klientmapper Ja innkall. IA spor spor Vanskelig IA Vanskelig IA Mindre aktuelt Mindre aktuelt Vanskelig IA Vanskelig sporbart Vanskelig I liten grad spor Vanskelig sporbart Vanskelig sporbart Vanskelig sporbart Vanskelig sporbart Vanskelig sporbart Vanskelig sporbart Vanskelig sporbart Vanskelig IA Vanskelig anses IA Vanskelig sporbart 38 Henv. Adv. Kopi JA Ja Ja Ja** Ja dok Ja Ja Ja Ja Ja dok Ja Ja Ja Ja Ja dok Ja Ja Ja dok Ja Ja Ja Ja Ja Info om rett IA IA IA IA IA dok Ja Ja Ja Ja Ja dok JA Ja Ja Ja Ja Kommentarer Barnet har ikke fylt 7 år. I mappen mangler det en del underskrifter, i tillegg mangler dok. 17 og 26. Samtykke til at oppl innhentes og tiltaksplan er ikke signert. Samtykkeerklæring 2009 er ikke signert. Det finnes spor av samarbeid/drøftelse i mappen. Advokat har bedt om kopi av dokumenter. Barn overført fra annen kommune, med bekymring fra tidligere kommune. En del dokumenter uten underskrifter. Ved gjennomgang var det kun to vedtak vedr hjelpetiltak (barnehage) i mappen. Overført fra annen kommune. Ved gjennomgangen var det to vedtak i mappen. Det fremkommer ikke hvorfor mappen ble opprettet. Det fremkommer ikke om saken er videreført / skal videreføres eller ikke. Nyopprettet mappe fra Ingen vedtak ved gjennomgangen. Svak begrunnelse på vedtak av eldre dato, med klar i nyere vedtak. Tiltaksplan er ikke signert. sett på dokumenter fra tidligere kommune. spor av barnets partsrettigheter i mappen. dok Ja Ja Ja Ja Ja spor av barnets partsrettigheter i mappen. dok Ja Ja Ja Ja Ja spor mht at barnet har blitt informert og fått uttale seg i prosessen. Samtykke fra 2010 er også signert av barnet. dok ja Ja Ja Ja Ja Samtykke er signert av barnet. Advokat har krevd innsynsrett. dok Ja Ja Ja Ja Ja Noe uklart mht oppstart i mappen. Viser til søknad som ikke er i mappe. dok Ja Ja Ja Ja Ja gjennomgått vedtak fra før dok IA IA Ia Ia Ia Sak opprettet i Bekymring er meldt. Ingen vedtak ved gjennomgang. dok Ja Ja Ja Ja Ja Samtykke er signert. Hjelpetiltak i form av SFO. dok IA IA IA IA IA Opprettet Kun bekymringsmelding i mappa. I vedtak etter Sak fra Mangler signaturer, samt mangler dokumenter bvl. Ja Ja Ja Ja Ja (jf. lapp i mappe)

31 Side 31 bvl. 6-3 bvl. 6-4 bvl. 6-5 fvl. 11 fvl. 12 fvl. 16 fvl. 17 fvl. 18 fvl. 23 fvl. 24 fvl. 25 fvl. 27 fvl år 15 år I Kjenn- Orient Skriftl. samarb skap Veil. fullm./ Forh. Uttale Oppl. Kjent Skriftlig Er det Regler Og Klage Lovhjemmel Info Utale Part med til Klage plikt adv. Varsl. seg uttale m/dok vedtak begr. i begr. raskt frist Kommentarer bvl. 6-3 IA (N=17) jf fvl Under 7 år eller ingen vedtak pr 28. april 2011/ under 15 år bvl. 6-3 dok (N=17) jf fvl dokumentert at etterlevd / ikke sporbart bvl. 6-3 delvis (N=17) 2 Signert samtykke selv. Ellers ikke sporbart bvl. 6-4 sporbart (N=17) Kjent for alle, men ikke spor av at opplysninger er innhentet i samarbeid med den saken gjelder (dvs. foresatte og barn) i alle sakene bvl. 6-4 ikke sporbart (N=17) 6 0 I seks saksmapper er det ikke klare spor som viser at opplysninger er innhentet i samarbeid med den saken gjelder - "så langt som mulig" bvl. 6-5 jf. fvl. 29 (N=17) Opplyst om kladeadgang i alle enkeltvedtak fra 2006 og fremover bvl. 6-5 jf. fvl. 29 IA (N=17) 3 3 I tre mapper var det ikke fattet noen vedtak ennå fvl. 11 spor veiledning (N=17) saksmapper er veiledning nevnt i vedtak. I en mappe infoskriv. fvl. 11ikke sporveiledning (N=17) 3 Ingen vedtak i sakene ennå. fvl. 12 orient om fullm. (N=17) 8 Dette står i standard for innkalling til samtale fvl. 12 ikke spor orient om fullm. (N=17) 9 fvl. 16 forhåndsvarsling (N=17) IA 17 I disse mappene fant jeg ikke innkalling til samtale / orientering Denne bestemmelsen anses som mindre aktuell i bv-saker hvor foresatte enten selv ber om hjelp eller innkalles til møte etter melding fvl. 16 uttale seg (N=17) Ja 4 Har signert tiltaksplan eller referat som viser at mor har uttalt seg fvl. 16 uttale seg (N=17) IA 2 fattet vedtak i sakene fvl. 16 uttale seg (N=17) ikke spor 11 funnet klare spor som viser at mor har uttalt seg. fvl. 17 så godt opplyst som mulig Vanskelig Dette er vanskelig å dokumentere. Forutsetter at dette er gjort etter beste evne ut fra ressurssituasjon fvl. 18 dok at opplyst 15 dok at parten er opplyst om innsynsretten fvl. 18 har fått info eller innsyn 2 I en mappe ligger det infoskriv. I en annen mappe har adv. bedt om kopi og fått dette. fvl. 23, og 26 etterlevd Ivaretatt i mal for vedtak, som er benyttet. fvl. 23, og 26 IA Ingen vedtak på kontrolltidspunktet Tabell 2 Oppsummering av gjennomgang av klientmapper

32 I tabellene ovenfor er følgende koder benyttet: IA = ikke aktuelt (hvis under 7 år og/eller 15 år bvl. 6-3) bvl. 6-3 lite betyr at det finnes spor i ekstern dokumentasjon Ja Kjennskap innebærer at innkalt til samtale 6-4 Ja i samarbeid med (fremkommer av samtaler, hjemmebesøk mv.) (Hvis samtykke - kommentar) bvl opplyst om klageadgang, frist og klageinstans fvl Ja = i innkalling til samtale + i vedtak i tilknytning til klage fvl Ja = ved innkalling til samtale fvl Ja* = foresatt har signert tiltaksplan. Dokument som viser at mor ikke ønsker avlastning lenger fvl Ja*** - innkalt til samarbeids-/ansvarsgruppemøter, referater etc. Viser at mor har uttalt seg fvl. 16 -? - ikke spor mht hvordan saken oppsto. Starter med vedtak om hjelpetiltak. fvl Vanskelig = ikke sporbart, men ikke signal på at for dårlig fvl IA = Når barnet er under 7 år på kontrolltidspunkt anses det som lite aktuelt fvl dok = ikke sporbart at foresatt har blitt gjort kjent med mulighet / eller fått innsyn fvl Når hjemmel for vedtaket er oppgitt, er det satt Ja. vist til lovhjemmel i selve begrunnelsen. fvl Ja** Vedtakene sendes. Eventuell kopi til foresatt av vedtak til fosterhjem(se dokument 38) Oppsummering av gjennomgangen Det er ikke dokumentert at barns rettigheter mht å bli informert, å få uttale seg (7-14 år) og å få mulighet til å ivareta sine partsrettigheter (fra 15 år) fullt ut er ivaretatt av kommunen. I en del av klientmappene mangler det også dokumenter, i tillegg til at en del dokumenter som ligger der mangler signaturer. Barnevern opplyste ved gjennomgangen av klientmappene den 9. mai 2011 at de nå var i gang med å rydde opp i klientarkivet. De begrunnet behovet for å rydde opp i arkivet med en krevende ressurssituasjon innenfor barneverntjenesten de senere årene. Enkelte klientmapper fremstår som ufullstendige, og barneverntjenesten opplyser at saksbehandlingssystemet Familia inneholder ytterligere informasjon og dokumenter som bidrar til fullstendighet for den enkelte klient. I de klientmappene vi har gjennomgått foreligger det ikke henvisninger til andre dokumenter, journalnotater eller lignende i forsystemet Familia. Barneverntjenesten har verifisert data og funn og gitt tilbakemelding til revisor den De opplyser at i postjournalen foreligger det oversikt over ut og inngående brev. I tillegg skrives det journalnotater fra telefonsamtaler, hjemmebesøk, kontorsamtaler og samtaler med barna. Journalnotatene blir skrevet ut og lagt i mappa når saken avsluttes.

33 Side Regnskap og refusjoner, egenbetalinger, utbetalinger og utlegg I dette kapittelet omtaler vi fakta knyttet til problemstilling tre i prosjektet, dvs. om barnevernet etterlever regelverket om refusjoner, egenbetalinger, utbetalinger og utgifter knyttet til barnevernet. Vi skulle undersøke følgende: 1. Er det sammenheng mellom utbetalinger og vedtak fattet av barneverntjenesten? 2. Har foretatt en kartlegging av utgiftene på ansvarsområdet barnevernstjenesten. Er refusjonene, egenbetalingene og utgiftene behandlet i tråd med regelverket, jf. barnevernslovens Kap. 9 inkludert forskrift? I Kap omtaler vi data og funn knyttet til sammenheng mellom utbetalinger og vedtak. Videre omtaler vi i Kap barnevernlovens Kap. 9 Finansiering og egenbetaling med tilhørende forskrifter, samt data og funn knyttet til pkt 2 i problemstillingen. Her var det til dels krevende å finne frem til relevante fakta. Vi har valgt å kartlegge kommunens utgifter og inntekter for årene 2009 og 2010, med særlig fokus på inntektssiden. Videre har vi benyttet opplysninger fra samtale med virksomhetsleder og fagleder barnevern. For øvrig har vi fått opplyst at det ikke er integrasjon fra saksbehandlingssystemet Familia til kommunens lønnssystem og regnskapssystem. Det innebærer at utbetalinger fra lønns- eller regnskapssystemet blir registrert inn manuelt i disse systemene etter bilag. Det er tilrettelagt for integrasjon mellom Familia og lønns- og regnskapssystemet, men integrasjonsløsninger er utarbeidet etter den kontoplanen som gjaldt før På det tidspunktet kontrollen ble utført 8, opplyste kommunen at de hadde tatt opp med leverandøren av Familia hvordan de skal få overført fil med nye ansvar til hhv. lønn og regnskap. De hadde ikke mottatt svar på spørsmålet 9. Det går heller ingen utbetalingsfiler fra Familia til kommunens bankforbindelse (nettbank) mai Kommunen opplyser at de pr 12. september 2011 har endret ansvar og er klare for å prøvekjøre remittering.

34 Side Sammenheng mellom utbetalinger og vedtak Regnskapsdata for 2010 Vi tatt ut saldobalanse for barnevern for årene Nedenfor har vi valgt å gjengi saldobalansene for Tjeneste 2440 Barneverntjeneste Konto Konto (T) Ansvar Ansvar (T) Tjeneste Tjeneste (T) Beløp Budsjett 1 Budsjett Avgiftspliktig telefongodtgjørelse 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 4 695,00 0,00 0, Arbeidsgiveravgift av lønnsarter ( ) 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 300,48 0,00 0, Forbruksmateriell (kontor) 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 767,02 0,00 0, Abonnement til aviser og fagtidsskrifter 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 1 110,00 0,00 0, Faglittereratur (ikke bibliotek og undervisning) 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 500,00 0,00 0, Velferdstiltak brukere 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste ,64 0,00 0, Abonnementsavgifter/tellerskritt mobil/personsøker 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 3 835,78 0,00 0, Telefonkataloger, teleannonser 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 2 995,20 0,00 0, Kursavgifter 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 9 910,40 0,00 0, Seminar/konferanser 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 400,00 0,00 0, Hotell- og oppholdsutgifter 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 6 584,81 0,00 0, Kjøregodtgjørelse 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 1 601, , , Kostgodtgjørelser diett 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 5 130, , , Andre oppgavepliktige reisegodtgjørelser Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 300,00 0,00 0, oppg.pl. reiseutgifter (buss, tog, fly etc.) 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 914, , , Transport som inngår i komm. primæroppgaver 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 58,00 0,00 0, Parkeringsavgifter 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 40,00 0,00 0, Bompenger 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 58,00 0,00 0, Kontorinventar/utstyr 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 162,40 0,00 0, Inventar / Møbler etc Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste ,40 0,00 0, Driftsavtale med datasentraler 1121 IKT tjenester 2440 Barneverntjeneste ,24 0,00 0, Juridisk bistand 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste ,60 0,00 0, Konsulenttjenester drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 630,00 0,00 0, Konsulenttjenester barnevern 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste ,33 0,00 0, Merverdiavg. (høy sats) på anskaffelser - Drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste ,75 0,00 0, Merverdiavg. (mellom sats) på anskaffelser - Drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 327,00 0,00 0, Merverdiavg. (lav sats) på anskaffelser - Drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 2 044,31 0,00 0, Tilskudd til lag/foreninger 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste 2 030,00 0,00 0, Komp. for mva (høy sats) på anskaffelser - Drift 8132 Andre statstilskudd 2440 Barneverntjeneste ,51 0,00 0, Komp. for mva (mellom sats) på anskaff - Drift 8132 Andre statstilskudd 2440 Barneverntjeneste -302,92 0,00 0, Komp. for mva (lav sats) på anskaffelser - Drift 8132 Andre statstilskudd 2440 Barneverntjeneste ,63 0,00 0, Bruk av andre bundne driftsfond 3137 Barnevern (fra 2009) 2440 Barneverntjeneste ,00 0,00 0, , , ,00

35 Side 35 Tjeneste 2510 Tiltak i familien Konto Konto (T) Ansvar Ansvar (T) Tjeneste Tjeneste (T) Beløp Budsjett 1 Budsjett Lønn for faste ansatte i fast stilling 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Lønn for faste ansatte i fast stilling 3421 Barnevern (ikke i bruk fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0,00 0, , Lønn for faste still.hj. inkl. vikarer m.v Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,71 0,00 0, Lør/Søn/kvelds/nattillegg 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 453,60 0,00 0, Engasjementer 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 5 448,37 0,00 0, Andre former for ekstrahjelp 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 8 929,85 0,00 0, Lør/søn/kvelds/nattillegg 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 188,16 0,00 0, Overtidbet. utover fast reg.lønn/annen bestemt lønn 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 631,50 0,00 0, Fosterhjemsgodtgjørelse (arbeidsgodgjørelse) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Støttekontakter 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Tilsynsfører 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Avlastning/besøkshjem 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , KLP 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , SPK 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 064,94 0,00 0, Kollektiv ulykke/gr.livsfors. utover lovpål. m/aga 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 2 789, , , Kollektiv ulykke/gr.livsforsikring lovpålagt u/aga 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 603,33 0,00 0, Arbeidsgiveravgift av lønnsarter ( ) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 6 184,09 0,00 0, Annet kontor materiell 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 530,00 0,00 0, Abonnement til aviser og fagtidsskrifter 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Faglittereratur (ikke bibliotek og undervisning) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Bevertning i kom.regi (internt) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 112, , , Velferdstiltak brukere 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 8 819, , , Annet forbruksmateriell/forbruksvarer 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Abonnementsavgifter/tellerskritt mobil/personsøker 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Seminar/konferanser 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Kjøregodtgjørelse 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Kostgodtgjørelser diett 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 425,00 0,00 0, Fosterhj./avlastn./besøkshj. (utg.dekn.) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , oppg.pl. reiseutgifter (buss, tog, fly etc.) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 0, , , Skyssutg. til/fra skoler 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 3 750,00 0,00 0, Strøm, elkraft til belysning og oppvarming 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 732,19 0,00 0, Ou-trekk til KS, arb.givers andel 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 168,65 0,00 0, Diverse utstyr (f.eks. databriller, hjelpemiddler) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 958,40 0,00 0, Konsulenttjenester barnevern 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,00 0,00 0, Opphold i barenvernsinstitusjoner 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,00 0,00 0, Merverdiavg. (høy sats) på anskaffelser - Drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 5 775,50 0,00 0, Merverdiavg. (mellom sats) på anskaffelser - Drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 110,29 0,00 0, Bidrag barnehageopphold 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Bidrag SFO 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,00 0,00 0, Bidrag barnevern 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Forsinkelsesrenter ( Leverandører ) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien 1 339,47 0,00 0, Refusjon og andre tilskuddsordninger 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,34 0,00 0, Komp. for mva (høy sats) på anskaffelser - Drift 8132 Andre statstilskudd 2510 Barneverntiltak i familien ,70 0,00 0, Komp. for mva (mellom sats) på anskaff - Drift 8132 Andre statstilskudd 2510 Barneverntiltak i familien ,09 0,00 0, Andre refusjoner/tilskudd 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , , Gaver ( penge- og minnegaver etc ) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,00 0,00 0, , , ,00

36 Side 36 Tjeneste 2520 Tiltak utenfor familien Konto Konto (T) Ansvar Ansvar (T) Tjeneste Tjeneste (T) Beløp Budsjett 1 Budsjett Utg til midl.still/ans utover faste still/still.hj 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 4 393,76 0,00 0, Fosterhjemsgodtgjørelse (arbeidsgodgjørelse) 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,90 0, , Støttekontakter 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 6 940,00 0,00 0, Avlastning/besøkshjem 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,45 0, , KLP 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,99 0,00 0, Arbeidsgiveravgift av lønnsarter ( ) 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,76 0, , Arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 352,33 0,00 0, Faglittereratur (ikke bibliotek og undervisning) 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 1 992,00 0,00 0, Velferdstiltak brukere 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 465,20 0,00 0, Kjøregodtgjørelse 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 286,65 0,00 0, Fosterhj./avlastn./besøkshj. (utg.dekn.) 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien , , , oppg.pl. reiseutgifter (buss, tog, fly etc.) 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 0, , , Kontingenter 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 1 500,00 0,00 0, Konsulenttjenester barnevern 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,73 0,00 0, Opphold i barenvernsinstitusjoner 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien , , , Merverdiavg. (høy sats) på anskaffelser - Drift 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 6 815,31 0,00 0, Bidrag barnevern 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien , , , Komp. for mva (høy sats) på anskaffelser - Drift 8132 Andre statstilskudd 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,31 0,00 0, , , , Utvalgte kontoer og utbetalinger Videre har vi vurdert hvilke kontoer som anses som aktuelle for å kontrollere at utbetaling er gjennomført i samsvar med vedtak. Følgende kontoer er valgt ut for nærmere kontroll: Konto og tekst Saldo Konsulenttjenester , Opphold i barneverninstitusjon , Bidrag til barnehageopphold , Bidrag SFO , Barneverntiltak i familien ,52 Vi har tatt ut detaljoversikt over posteringer på disse kontoene for 2010 (gjengis ikke i denne rapporten). Ut fra denne oversikten har vi valgt ut 36 transaksjoner som er kontrollert nærmere mot vedtak i klientmapper (Familia):

37 Side 37 Utvalgte transaksjoner T BA Bilagsnr Konto Konto (T) Tjen Tjeneste (T) Tekst Beløp 1 B IM Konsulenttjenester barnevern 2440 Barneverntjeneste Barnevernskompetanse AS ,00 2 B IM Konsulenttjenester barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien Barnevernskompetanse AS ,75 3 B HO Opphold i barenvernsinstitusjoner 2510 Barneverntiltak i familien Vedtaksnr 2010/ ,00 4 B HO Opphold i barenvernsinstitusjoner 2520 Barneverntiltak utenfor familien 2010/43 Beredskapshjem ,00 5 B HO Opphold i barenvernsinstitusjoner 2520 Barneverntiltak utenfor familien vedtaksnr 2010/ ,00 6 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien 22/ /10 Barnehage 1 864,00 7 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien Barnehage / ,00 8 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien Anv. nr , vedtaksnr. 2010/ ,00 9 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien Vedtaksnr. 2007/ ,00 10 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien Vedtaksnr 2009/ ,00 11 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien 2008/4 Barnehage 1 750,00 12 B HO Bidrag barnehageopphold 2510 Barneverntiltak i familien Anv.nr Barnehage 3 995,00 13 B HO Bidrag SFO 2510 Barneverntiltak i familien 2010/64 Skolefritidsordning 541,00 14 B HO Bidrag SFO 2510 Barneverntiltak i familien 2010/36 SFO ,00 15 B HO Bidrag SFO 2510 Barneverntiltak i familien SFO 2010/ ,00 16 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Andre tilskudd / ,00 17 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Tilskudd aktiviteter /68 450,00 18 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Vedtak 2009/ ,00 19 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien 25/1-10 Tilskudd aktiviteter - Vedtak: 2008/ ,00 20 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Barneverntjenesten vedtaknr 2010/ ,00 21 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien 8/1-10 Andre tilskudd - Vedtak: 2009/ ,00 22 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien 7/6-10 Andre tilskudd - Vedtak: 2009/ ,00 23 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Anv.nr vedtaknr 2009/68 Andre tilskudd 2 500,00 24 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Andre tilskudd / ,00 25 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Vedtak nr 2010/ ,00 26 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Klær/utstyr i hjemmet / ,00 27 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Andre tilskudd -2010/ ,00 28 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Tilskudd aktiviteter / ,00 29 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien Ferieleir Arendal 2010, J.Asuteng ,00 30 B HO Bidrag barnevern 2510 Barneverntiltak i familien 2010/3 Andre tilskudd 4 500,00 31 B HO Bidrag barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien Anv.nr , vedtaksnr 2010/94 Hybel ,00 32 B HO Bidrag barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien Klær/utstyr fosterhjem NN (navn er tatt ut) ,00 33 B HO Bidrag barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien Klær/utst. fosterhjem Vedtaksnr. 2010/ ,00 34 B K Bidrag barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien Ompostering av bilag feilført som forskudd lønn ,00 35 B HO Bidrag barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien klær/utst. fosterhjem ,00 36 B HO Bidrag barnevern 2520 Barneverntiltak utenfor familien Klær/utstyr fosterhjem / , Hva viste kontrollen? Vi har kontrollert om utbetalingene i utvalget har skjedd i samsvar med vedtak. Det er ikke funnet utbetalinger som ikke er hjemlet i vedtak. Enkelte av vedtakene har ikke sluttdato. Vi har fått opplyst at det er mulig å lage nye tiltaksplaner knyttet opp mot eksisterende vedtak uten sluttdato, dvs. forlenge tiltaket uten å fatte nytt vedtak. Dette har kommunen gjort blant annet i tilknytning til barnehageplass som hjelpetiltak. Denne praksisen blir begrunnet med en krevende ressurssituasjon innen barnevernet i de senere år.

38 Side 38 Barneverntjenesten hadde i 2010 en ansatt (fagleder), i tillegg til virksomhetslederen. Det er i det alt vesentligste fagleder som har fattet vedtak 10 i Familia, og som har kjørt ut bilag til utbetaling fra Familia. Virksomhetsleder har skrevet arbeidsavtaler, anvist timelister og sørget for at lønnsbilagene sendes til lønningskontoret. Utbetaling av lønn og godtgjørelse er registrert av en ansatt på lønn, mens utbetalinger fra regnskap er registrert av ansatt på regnskap Refusjon og egenbetaling, jf. barnevernslovens Kap. 9 Kapittel 9 i barnevernsloven inneholder bestemmelser som sier at den enkelte kommune skal sørge for bevilgninger som er nødvendig for å yte de tjenester og tiltak kommunen har ansvaret for iht. barnevernsloven, jf. bvl Det er oppholdskommunen som skal yte tjenester og tiltak, jf. bvl Dette gjelder selv om barnet midlertidig oppholder seg i kommunen, og uavhengig av om barnet og/eller foreldrene har bosted i en annen kommune. Det økonomiske ansvaret følger det faktiske ansvaret i saken, slik at den kommunen som treffer vedtak i saken også har det økonomiske ansvaret. I samsvar med lov og forskrift kan kommunen kreve at kostnader dekkes av andre. Kommunen kan blant annet kreve at foreldrene skal betale et oppfostringsbidrag, jf. bvl. 9-2 dersom det anses rimelig etter foreldrenes økonomiske situasjon. Krav om bidrag eller endring av bidrag, sendes til bidragsfogden. For øvrig vises det til forskrift om fastsetting og endring av oppfostringsbidrag etter lov om barneverntjenester. Videre kan kommunen kreve egenbetaling av barnet, jf. bvl Også her er det et krav om at det må anses rimelig at barnet dekker oppfostringen helt eller delvis. Forskrift om barneverntjenestens adgang til å kreve egenbetaling fra barnet for å dekke oppholdsutgifter, fremkommer det at kommunen kan kreve dekning i barnepensjon, jf. forskriftens 1. I 2 og 3 begrenses det hvor mye kommunen kan kreve i egenandel. Bvl. 9-4 inneholder en bestemmelse som sier at, for barn under 20 år som blir plassert i fosterhjem eller institusjon eller får opphold på senter for foreldre og barn skal statlige regionale 10 Virksomhetsleder opplyser at dersom det skulle oppstå en situasjon hvor fagleder barnevern ikke vurderes som habil, så vil virksomhetslederen selv fatte vedtakene.

39 Side 39 barnevernsmyndigheter dekke den del av kommunens utgifter som overstiger det kommunen plikte og betale etter 9-5. I samtaler med kommunen har vi ikke mottatt informasjon som viser at kommunen er kjent med regelverket knyttet til egenbetaling fra barnet eller oppfostringsbidrag fra foreldrene, og at dette regelverket faktisk blir fulgt opp. Vi har videre ikke funnet opplysninger knyttet til disse forholdene i kommunens interne retningslinjer (kvalitetssystemet). Kommunen opplyser at de krever refusjon fra regional statlig myndighet for utgifter til fosterhjem, jf. vedlegg 11 Skjema for krav om utbetaling av tilskudd til barnevernutgifter. Dette skjemaet fylles ut for det enkelte barn, og sendes til Bufetat region øst. For øvrig opplyser kommunen at de forholder seg til veiledende satser for fosterhjem og besøkshjem slik disse fremkommer på jf. vedlegg 12. Nedenfor har vi tatt inn en oversikt over kommunens refusjons- og overføringsinntekter knyttet til barnevern i 2009 og 2010: 2009: Konto Konto (T) Ansvar Ansvar (T) Tjeneste Tjeneste (T) Beløp Budsjett 1 Budsjett Refusjon og andre tilskuddsordninger 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,00 0,00 0, Andre refusjoner/tilskudd 3137 Barnevern (fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien ,00 0, , Andre refusjoner/tilskudd 3421 Barnevern (ikke i bruk fra 2009) 2520 Barneverntiltak utenfor familien 0, ,00 0, : Konto Konto (T) Ansvar Ansvar (T) Tjeneste Tjeneste (T) Beløp Budsjett 1 Budsjett 2 Kommentar Refusjon og andre tilskuddsordninger 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,34 0,00 0,00 Knyttet til gitt klient Andre refusjoner/tilskudd 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien , , ,00 Knyttet til gitt klient Gaver ( penge- og minnegaver etc ) 3137 Barnevern (fra 2009) 2510 Barneverntiltak i familien ,00 0,00 0,00 Mottatt gave Oversiktene viser begrensede refusjonsinntekter, jf. konto (refusjon fra staten) og (refusjon fra private). Kommunen har mottatt statlig refusjon med til sammen kr ,00 som refusjon for videreutdanning i 2009 og kr ,34 knyttet til utgifter for et gitt barn i Videre har kommunen mottatt refusjon fra private (NAV) med til sammen kr ,00 i 2009 og kr i For begge årene gjelder refusjonen et barn (samme). I tillegg har barnevernet mottatt en gave på kr i 2010.

40 Side 40 Som det fremkommer ovenfor, har vi fått opplyst at kommunen sender krav til Bufetat region Øst i samsvar med bvl Vi har konstatert at kommunen har denne type inntekter, jf. oversiktene over refusjonsinntekter for 2009 og Vi har ikke kontrollert om disse inntektene er fullstendige, dvs. at kommunen faktisk har sendt krav og mottatt refusjon i alle tilfeller hvor dette er mulig iht. regelkverket. Kommunen opplyser for øvrig at de i stor grad benytter kommunalt godkjente fosterhjem. Dette begrunner kommunen med at de har prioritert barnets beste og lagt vekt på at barnet kan oppholde seg i kjente omgivelser, slipper skolebytte, vennekrets mv. I tillegg mener de at bruk av kommunale godkjente fosterhjem medfører lavere utgifter for kommunen. Barneverntjenesten har verifisert data og funn og gitt tilbakemelding til revisor den De opplyser at de er kjent med reglene om egenbetaling. Dette regelverket har ikke blitt praktisert i kommunen og er ikke innarbeidet i barnevernets prosedyrer.

41 Side VURDERING OG KONKLUSJON 6.1 Etterlever barnevernet forskrift nr 1584 om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester? I dette kapittelet fremkommer revisors vurderinger knyttet til problemstilling en, som lyder slik: 1. Etterlever barnevernet forskrift nr 1584 om intern kontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester? a. I hvilken grad oppfyller barneverntjenesten kravene til intern kontroll? b. Har barnevernet tilfredsstillende dokumentasjon på intern kontrollen? I forskriftens 4 fremkommer det hva som er innholdet i internkontrollen, og at den skal tilpasses barnevernets størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold Generell vurdering av barneverntjenestens internkontroll ( 4, 1. ledd) Barne- og likestillingsdepartementet har utarbeidet en veiledning til internkontrollforskriften. Forskriftens 4,1. ledd er en generell og overordnet regel som det er naturlig å komme tilbake til etter at man har gjennomført de øvrige prosesser/tiltak som forskriften omtaler Organisering, hovedoppgaver og mål, fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet ( 4, 2. ledd pkt. a) Barneverntjenestens kvalitetssystem beskriver i korte trekk både kommunens organisering og barneverntjenestens plassering i kommunens organisasjonsstruktur. Videre beskriver kvalitetssystemet også fagleder barnevern og barnevernkonsulentens ansvar, myndighet og arbeidsoppgaver.

42 Side 42 Det pekes på at formålet med barnevernloven er å sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid og å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstvilkår. Det er også satt mål for de enkelte prosedyrer som er utarbeidet. Etter vår vurdering har Stor-Elvdal kommune gjennom sitt kvalitetssystem for barneverntjenesten i det alt vesentligste sørget for å etterleve pkt. a i forskriftens 4. Vi kan imidlertid ikke se at kvalitetssystemet for barneverntjenesten eller andre dokumenter inneholder mål for forbedringsarbeid. Etter vår vurdering er dette et punkt kommunen bør vurdere i sitt videre arbeid med kvalitetssystemet. Kommunen peker for øvrig på at ressurssituasjonen innen barnevern har vært krevende, og at den vil prioritere kvalitetsarbeid fremover. Vi kan ikke være uenige i barnevernets vurdering av ressurssituasjonens påvirkning på internkontrollen Lov, forskrift og aktuelt regelverk ( 4, 2. ledd pkt b) Barnevernets oppgaver og plikter er styrt av lov, forskrift og annet regelverk. Kvalitetssystemet peker på at det er viktig at barnevernstjenesten forholder seg til oppdatert regleverk. Det innebærer at de benytter som oppdatert rettskilde for å finne frem til aktuelt regelverk. I tillegg benytter de barnevernloven med kommentarer og Barnevern som oppslagsverk, og opplyser at de følger rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene. Barneverntjenesten har rammeavtale med et advokatfirma som de benytter i krevende saker. I tillegg kan de også innhente råd fra fylkesmannen i Hedmark ved behov. Etter vår vurdering har Stor-Elvdal kommune sørget for at arbeidstakerne har tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten. Så langt vi kan vurdere det, har kommunen også sørget for at de ansatte har nødvendig kunnskap om regelverket. Videre har kommunen sørget for at arbeidstakerne innenfor gitt økonomiske rammer har mulighet for å benytte ekstern juridisk kompetanse i spesielt krevende saker. Etter vår vurdering har Stor-Elvdal kommune gjennom sitt kvalitetssystem for barneverntjenesten i det alt vesentligste sørget for å etterleve pkt. b i forskriftens 4.

43 Side Kunnskap og ferdigheter ( 4, 2. ledd pkt c og d) Stor-Elvdal kommune har utarbeidet en kompetanseplan for perioden Denne ble vedtatt av kommunestyret den I Kap. 4.2 Det er virksomhetsleder som har ansvaret for å utvikle og vedlikeholde opplæringsplaner innenfor sitt myndighetsområde. Virksomhetsleder opplyser at kommunen har gjennomført kartlegging i henhold til HTA og at hun har tilgang til detaljer knyttet til kartleggingen for de ansatte som tilhører hennes virksomhetsområde. Kommunen har også utarbeidet et kvalitetssystem (intern kontroll) for barnevernstjenesten, og gjennomfører også medarbeiderundersøkelser blant sine ansatte. Etter vår vurdering har de ansatte knyttet til barneverntjenesten tilstrekkelig kunnskaper om kommunens internkontrollsystem og fagområdet, jf. forskriftens 4 pkt c. Kommunen har gjennomført medarbeiderundersøkelser blant sine ansatte. Vi antar imidlertid at disse i liten grad har lagt vekt på å gi innspill knyttet til ansattes kunnskaper og ferdigheter på fagområdet. Kommunen har over en lengre periode vært bemannet med en ansatt i 100 % stilling. Dette forholdet vil etter vår vurdering gjøre det krevende å etterleve forskriftens 4 pkt d. Kommunen har styrket bemanningen, og per august 2011 har barnevernet tre stillingshjemler Barns og foreldres erfaring i forbedringsarbeidet ( 4, 2.ledd pkt e) Kommunen har ikke gjennomført brukerundersøkelser knyttet til barnevern. Vi har ikke mottatt opplysninger eller dokumentasjon som viser at kommunen innhenter erfaringer fra barn og foreldre. Etter vår vurdering medfører manglende brukerundersøkelser at kommunen ikke har etterlevd forskriftens 4 pkt. e.

44 Side Risiko og sårbarhetsanalyse ( 4, 2. ledd pkt f) Stor-Elvdal kommune har utarbeidet risiko og sårbarhetsanalyse for barneverntjenesten, og fokuserer blant annet på: Fristoverskridelser hhv. på behandling av meldinger og undersøkelser. Situasjoner i hjemmet Situasjoner i hjemmet / fosterhjemmet Samtale med barn Samtale med foreldre Risiko og sårbarhetsanalysen kan inneholde konfidensielle opplysninger og detaljer omtales derfor ikke i denne rapporten. Etter vår vurdering har kommunen i det alt vesentligste sørget for å etterleve pkt. f i forskriftens 4. Vi presiserer imidlertid at vi har kontrollert at kommunen har gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse. Vi har ikke vurdert i hvilken grad denne er tilstrekkelig, eller om det kan finnes forhold som burde vært omtalt. Risiko og sårbarhetsanalysen var ikke datert. Etter vår vurdering bør kommunen foreta en evaluering og oppdatering av analysen Overvåking, oppfølging, evaluering og forbedring ( 4, 2. ledd pkt g og h) Stor-Elvdal kommune har etablert prosedyre for varsling i sitt kvalitetssystem. Denne inneholder skjema for avviksrapportering, varslingsrutine, rutine for intern oppfølging ved mottatt varsel, skjema for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen og vern mot gjengjeldelse ved varsling. Vi har ikke mottatt opplysninger om, eller dokumentasjon som viser at det blir foretatt regelmessige vurderinger av om barneverntjenestens virksomhet er i samsvar med krav i lov og forskrift, eller at utarbeidet prosedyre knyttet til varsling faktisk blir etterlevd. Vi har videre ikke mottatt opplysninger eller dokumentasjon som viser at kommunen regelmessig har evaluert om internkontrollen oppfyller kravene i forskriften, dvs. om praksis samsvarer med rutiner og prosedyrer. Barneverntjenesten har i de senere år hatt en ansatt og betydelige fristoverskridelser.

45 Side 45 Fra august 2011 vil barneverntjenesten ha tre stillingshjemler. Virksomhetsleder gir uttrykk for at det vil gi mening å melde avvik, nå som det blir flere ansatte i barnevernet. Hun opplyser videre at avvik vil bli behandlet fortløpende, at avvik vil bli gjennomgått med tillitsvalgt og at de vil utarbeide en liten rapport to ganger pr år. Kommunen har utarbeidet en prosedyre for avvikshåndtering. Etter vår vurdering har kommunen ikke etterlevd kravet i forskriftens 4, 2. ledd pkt g og h. Økningen i stillingshjemlene vil etter vår oppfatning bidra til at kommunens barnevernstjeneste får reell mulighet til å foreta systematisk overvåking og gjennomgang av etablert internkontroll og å melde avvik og følge opp med tiltak. Vi mener dette er en forutsetning for å forebygge lovbrudd og sørge for forbedring i barneverntjenesten Dokumentasjon ( 5) Stor-Elvdal kommune har dokumentert sitt kvalitetssystem for barneverntjenesten, og har etter vår vurdering etterlevd kravet til dokumentasjon. 6.2 Etterlever barnevernet bvl. 6-1 om saksbehandlingsregler, jf. forvaltningslovens regler om enkeltvedtak? Lov, forskrift og retningslinjer for saksbehandling Kommunen opplyser at de i sitt arbeid med barnevern benytter rutinehåndboka. Vi legger også til grunn av kommunen forholder seg til Q-1036 Retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten utgitt av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet i sitt arbeid med barnevern. I våre vurderinger av om kommunen etterlever lov og forskrift, vil vi i tillegg til lovregler, basere deler av vurderingene på det som fremkommer i nevnte dokumenter.

46 Side Kommunens prosedyre for saksbehandling Stor-Elvdal kommune har i sitt kvalitetssystem utarbeidet egen prosedyre for saksbehandling i barneverntjenesten. Her presiserer kommunen at særreglene i barnevernsloven og forvaltningslovens almindelige regler om saksbehandling (kapittel III) skal følges. Etter vår vurdering kan vi ikke se at prosedyren innebærer at kommunen har interne regler som ikke følger av lovenes bestemmelser. I det følgende vil vi vurdere om kommunen etterlever lovens bestemmelser. Videre vil vi knytte våre vurderinger opp mot retningslinjer og rutinehåndboka som er omtalt i Kap Barneverntjenestens maler Innkalling til samtale i forbindelse med avklaring av melding I barnevernslovens 6-4 fremkommer det at opplysninger så langt som mulig skal innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen. Etter vår vurdering vil en innkalling til samtale som følge av melding til barnevernet, sørge for at vedkommende får kjennskap til meldingen og også får mulighet til å samarbeide mht opplysninger som skal innhentes. Vi presiserer imidlertid at vi ikke har kontrollert i hvilken grad kommunen innkaller til samtale som følge av melding. Det følger av bvl. 6-7a at barneverntjenesten skal gi den som har sendt melding til barneverntjenesten, jf. 4-2, tilbakemelding. Tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at meldingen ble mottatt. Tilbakemelding kan unnlates i tilfeller der meldingen er åpenbart grunnløs, eller der andre særlige hensyn taler mot å gi tilbakemelding. Denne bestemmelsen har kommet inn i loven i den senere tid. Vi presiserer at vi ikke har kontrollert om kommunen faktisk etterlever bestemmelsen. Iht. fvl. 12 har en part rett til å la seg bistå av advokat eller annen fullmektig på alle trinn av saksbehandlingen. I malen gjør kommunen oppmerksom på at den som innkalles kan ha med seg en person som bistår under samtalen. Etter vår vurdering vil kommunen, ved bruk av malen, sikre at vedkommende er inneforstått med muligheten, jf. fvl. 12. Dette er etter vår vurdering også viktig sett opp mot kommunes veiledningsplikt iht. fvl. 11. I denne sammenhengen er

47 Side 47 barnevernet den sterke part, og det er etter vår vurdering viktig at de gir nødvendig veiledning til den / de som innkalles til samtale. Vi mener at dersom malen følges anses dette lovkravet å være fulgt Erklæring om samtykke til tiltak etter lov om bvl. 4-4 (hjelpetiltak) Malen inneholder plass for underskrift av mor og / eller far, samt barnet selv. Etter vår vurdering vil bruk av malen bidra til at foreldrenes og barnets partsrettigheter (hvis 15 år) blir ivaretatt, jf. bvl Videre kan malen også bidra til å vise at barnet er informert om hjelpetiltak (fra 7 14 år) forutsatt at barnet har signert. Det kan også gi signal om at barnet har fått mulighet for å uttale seg. I malen blir det orientert om at barnevernet vil fatte et administrativt vedtak av gitt varighet og at samtykket kan trekkes tilbake. Dette vil etter vår oppfatning bidra til å dokumentere at barnevernet har gitt nødvendig informasjon (og veiledning) om hva som skjer når du gir samtykke, at det kan trekkes tilbake og videre saksgang dersom samtykket trekkes tilbake, jf. fvl. 11. Vi har ikke funnet mangler i malen Barnevernets maler for vedtak Kommunen benytter fire maler knyttet til vedtak (enkeltvedtak). I alle malene er hjemmelsgrunnlaget for vedtaket satt inn (lovhenvisning), det er utarbeidet et felt for begrunnelse men her er det ingen signal om hva begrunnelsen som minimum skal inneholde 11. Videre fremkommer det av vedtaket kan påklages, at klagefristen er tre uker, hvem som er klageinstans og at klagen kan sendes til barneverntjenesten, jf. bvl. 6-5, jf. fvl. 27. I malen blir det også informert om at barneverntjenesten gir nødvendig råd og veiledning, jf. fvl. 11. Det går klart frem av malen at barn over 15 år har partsrettigheter, jf. bvl. 6-3 og at de der i gjennom har selvstendig klageadgang. Når det gjelder akuttvedtaket orienteres det i tillegg om at vedtaket skal fremmes for fylkesnemnda for godkjenning innen 48 timer, med oppfølgingsvedtak innen 6 uker. Etter vår vurdering vil bruk av malene bidra til å sikre at kommunen etterlever saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak i forvaltningsloven, i tillegg til særregler gitt i 11 Begrunnelsen skal nevne de faktiske forhold som det bygger på og nevne de hovedhensyn som har vært avgjørende, jf. Rutinehåndboka Kap

48 Side 48 barnevernsloven. Når det gjelder begrunnelse av vedtaket, jf. fvl. 25, kan kommunen i tillegg vurdere å ta inn en oversikt (huskeliste) over lovens minimumskrav til begrunnelse i dette feltet 12. Dette kan etter vår vurdering bidra til økt sikkerhet for at alle vedtak blir begrunnet i samsvar med lovens minimumskrav Avslutning av hjelpetiltak Denne malen benyttes for å gi skriftlig vedtak / melding om at hjelpetiltak avsluttes. Det begrunnes med at behovet for hjelpetiltak ikke lenger er tilstede, jf. bvl For øvrig er det ikke innarbeidet ytterligere begrunnelse i vedtaket. Vi antar at det kan være aktuelt å klage på avslutning av hjelpetiltak. Etter vår vurdering bør kommunen også her vurdere om det i malen bør tas inn en oversikt (huskeliste) knyttet til lovens minimumskrav for begrunnelse, jf. fvl Øvrige maler Etter vår vurdering er øvrige maler i Familia mindre relevante i forhold til å vurdere etterlevelse av saksbehandlingsreglene i bvl. og fvl. Vi har ikke funnet grunn til å vurdere disse nærmere her Oppsummering knyttet til maler Etter vår vurdering bidrar barnevernets bruk av maler til å sikre at saksbehandlingsreglene knyttet til enkeltvedtak i forvaltningsloven, samt særregler i barnevernsloven etterleves. Dette gjelder etter vår vurdering spesielt: Forhåndsvarsling og rett til å uttale seg Orientering om at vedkommende kan la seg bistå av advokat / annen fullmektig Skriftlige vedtak Partsrettigheter (til dels også partsrettigheter for barn fylt 15 år) Enkeltvedtak skal begrunnes Begrunnelsen skal vise til hvilke regler vedtaket bygger på Orientering om klageadgang, klagefrist og klageorgan Etter vår vurdering bør kommunen vurdere om det i malene også kan / bør innarbeides en oversikt over hva begrunnelsen som minimum må inneholde for å tilfredsstille lovens krav. Vi 12 I akuttvedtaket er lovhjemmelen knyttet il akutt plassering tatt inn i begrunnelsesfelt. Dette bidrar til å sikre at kommunen oppgir hvilke lovhjemler vedtaket er fattet etter.

49 Side 49 finner videre grunn til å påpeke at bruk av maler kan bli til hinder for individuell behandling og begrunnelse. Videre vil følgende lovkrav etter vår vurdering ikke uten videre være ivaretatt gjennom bruk av maler: Barns rett til å bli informert og å få uttale seg (barn fra 7 år frem til de fyller 15 år) Kommunen skal sørge for at sak er godt nok opplyst før vedtak treffes (innebærer bruk av skjønn, både saklig og faglig) Rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, med begrensinger i fvl. 18 og Vurdering knyttet til gjennomgang av saksmapper Barnets rettigheter, jf. bvl. 6-3 Vi har gjennomgått til sammen 17 mapper av 70 aktive mapper, eller 24,29 %. Alderen på barna varierer fra 1,5 til 18 år. I utvalget er ni av barna sju år eller yngre. Vi har ikke vurdert om det finnes spor som tilsier at barnet er informert saken og / eller har fått mulighet for å uttale seg om saken, jf bvl I utvalget er åtte av barna over sju år. I disse mappene har vi ikke funnet dokumentasjon som klart viser at barnet har blitt informert eller at han/hun har fått mulighet til å uttale seg. For de to eldste barna som er hhv. 17 og 18 år fremkommer det imidlertid at de har signert på samtykkeerklæring. Dette tilsier etter vår vurdering at de har mottatt informasjon i saken. Vi antar videre at de også har fått mulighet til å uttale seg om egen sak, selv om dette ikke er klart sporbart i mappene. I utvalget er det seks barn mellom 15 og 18 år. Normalt har disse partsrettigheter, jf. bvl I fire av tilfellene finner vi ikke dokumentasjon på at barnet har blitt behandlet som part i saken. I to av tilfellene finner vi at barnet selv har signert samtykkeerklæringen.

50 Side 50 For de fire barna som er fra 10 til 14 år foreligger det ikke dokumenter som klart viser at barnet er informert eller har fått uttale seg. Vi antar likevel at dette kan være tilfelle. Dette kan eksempelvis fremkomme av notater i Familia, uten at kommunen har henvist til eller lagt dette inn i mappen. Etter vår vurdering har kommunen ikke dokumentert at de har ivaretatt barnas rettigheter i tilknytning til saksbehandlingen Innhenting av opplysninger jf. bvl. 6-4 I mappene er det spor som viser at saken er kjent for de det gjelder (les: foreldre og barn). Det er ikke klare spor som viser at opplysningene er innhentet i samarbeid med den saken gjelder i seks av de utvalgte mappene (35 % av utvalgte mapper). Vi antar det finnes notater eller lignende i Familia som viser at det har vært samarbeid, men uten at kommunen har henvist til eller lagt dette inn i den aktuelle mappen. Etter vår vurdering bør kommunen videreføre arbeidet med å gjennomgå sine mapper og vurdere hvordan de kan sikre dokumentasjon på at lovens krav i bvl. 6-4 er oppfylt i fortiden. Videre bør kommunen vurdere egne prosedyrer og praksis for å sikre at kommunen både overholder lovkravet fremover i tid, og at de kan dokumentere at det faktisk har skjedd Klageadgang og klagefrist, jf. bvl. 6-5 og fvl. 29 I tre av mappene var det ikke fattet vedtak ved gjennomgangen den For de øvrige 14 mappene gjennomgikk vi vedtak fra 2006 og fremover. Klageadgangen og klagefrist fremkommer av alle kontrollerte vedtak. Etter vår vurdering etterlever kommunen bestemmelsene i bvl. 5-5 og fvl Veiledningsplikt jf. fvl. 11 I tre av mappene var det ikke fattet vedtak ved gjennomgangen den For de øvrige 14 mappene er det i tilknytning til vedtak og / eller informasjonsskriv orientert om at barnevernet skal gi råd og veiledning. Vi gjør oppmerksom på at vår kontroll retter seg mot om barnevernet har dokumentert at de faktisk har informert om veiledningsplikten. Vi har ikke kontrollert om det faktisk er gitt veiledning til foreldre / barn.

51 Side Orientering om rett til fullmektig / advokat, jf. fvl. 12 Barneverntjenesten har innarbeidet orientering om rett til bistand i mal for innkalling til samtale, jf. vedlegg 1. Vi fant gjenpart av slik innkalling i åtte av 17 mapper. I de øvrige mappene fant vi ikke innkalling eller annen dokumentasjon som viste at kommunen hadde informert om retten til å la seg bistå av fullmektig eller advokat. Vi antar at barnevernet normal benytter malen de har utarbeidet. Selv om kopi av innkalling ikke foreligger kan de likevel ha oversendt denne. Etter vår vurdering er det viktig at kommunen sørger for dokumentasjon mht at lovkrav er etterlevd. Kommunen bør også her vurdere egne prosedyrer og praksis for å sikre at kommunen overholder lovkravet fremover i tid, og at de kan dokumentere at det faktisk har skjedd. I den grad det skulle finnes dokumentasjon / spor i Familia som viser at barnevernet har orientert om muligheten, uten at det fremkommer i mappen, bør kommunen sørge for å vise til dette / legge det inn i mappen Forhåndsvarsling / rett til å uttale seg (jf. fvl. 16) at saken er godt opplyst (fvl. 17) og retten til å gjøre seg kjent med dokumenter (fvl. 18) Når barnevernet mottar en melding knyttet til et eller flere barn, vil foreldrene (og barnet) bli innkalt til samtale. Det er videre vanlig at foreldre selv melder / ber om hjelp. Bestemmelsen om forhåndsvarsling i fvl. 16 er etter vår vurdering mindre aktuell i denne typen saker. Vi har derfor ikke hatt fokus på denne bestemmelsen i vår gjennomgang av mappene. Vi har vurdert om part (les: foreldre, jf. bvl. 6-3 mht barns rettigheter som er vurdert overfor) har fått uttale seg. Vi finner spor som viser at foreldre har uttalt seg i fire mapper, i to mapper er det ikke fattet vedtak ennå, mens det ikke er klare spor i 11 av mappene. Etter vår vurdering bør kommunen vurdere egne rutiner og prosedyrer om de har tilstrekkelig dokumentasjon for etterlevelse av regelverket. Fvl. 17 sier at kommunen skal sørge for at saken er så godt opplyst som mulig. Dette er krevende å kontrollere. Vi forutsetter at barnevern etter beste evne har sørget for opplysninger i sakene som er behandlet. Vi påpeker at ressurssituasjonen ved barnevern etter vår vurdering har vært krevende og at dette har bidratt til økt risiko

52 Side 52 Partene skal opplyses om at de har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene, jf. fvl. 18. I to mapper fant vi dokumenter som viser at parten har fått informasjon om denne retten. I de 15 øvrige mappene fant vi ikke dokumenter som viser at partene er gjort oppmerksom på innsynsretten, jf. også fvl. 11 (veiledningsplikt). Også på dette punktet bør kommunen etter vår vurdering gjennomgå egne rutiner og prosedyrer og sikre at kommunen etterlever lovkravet, og sørger for å dokumentere dette Krav til skriftlig vedtak og begrunnelse, jf. fvl. 23, 24, 25 og 27 Alle vedtak skal være skriftlige, jf. fvl. 23 og 27. Vi har ikke iverksatt særskilte kontroller rettet mot dette punktet. Etter vår vurdering er risikoen for muntlige vedtak innen barnevernet så vidt liten at vi ikke har sett det som hensiktsmessig. Saksbehandlingstiden er ikke vurdert. Når det gjelder krav om begrunnelse (fvl. 23) og hva begrunnelsen skal inneholde (fvl. 25) så fant vi ikke avvik i 14 av mappene. I de siste tre mappene var det ikke fattet noen vedtak på kontrolltidspunktet. Etter vår vurdering etterlever barneverntjenesten lovkravet om at vedtak skal grunngis I hvilken grad etterlever barnevernstjenesten saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak revisors konklusjon Barnevernets bruk av maler bidrar til å sikre at saksbehandlingsreglene knyttet til enkeltvedtak i forvaltningsloven, samt særregler i barnevernsloven etterleves. Gjennomgang av utvalgte mapper viser avvik og manglende dokumentasjon knyttet til følgende forhold: Kommunen har ikke dokumentert at barnets rettigheter til å bli informert og å uttale seg hvis han/hun er 7 år eller eldre er ivaretatt. Videre har kommunen ikke dokumentert at barnets partsrettigheter er ivaretatt, jf bvl Dokumentasjon på at opplysninger er innhentet i samarbeid med den saken gjelder mangler i flere av de utvalgte mappene. Jf. bvl. 6-4

53 Side 53 Dokumentasjon på at partene er informert om at han / hun kan la seg bistå av fullmektig eller advokat mangler i flere av de utvalgte mappene, jf fvl. 12. Dokumentasjon på at partene er informert om at de har rett til innsyn mangler i flertallet av de utvalgte mappene, jf fvl. 18. For følgende forhold har vi ikke avdekket avvik: Klageadgang, jf. bvl. 6-5 og fvl. 29 Orientering om veiledingsplikten jf fvl. 11 Skriftlig vedtak, jf. fvl. 23 og 27 Begrunnelse og begrunnelsens innhold, jf. fvl. 24 og 25 Avslutningsvis finner vi grunn til å påpeke at enkelte klientmapper fremstår som noe ufullstendige. Barneverntjenesten har imidlertid igangsatt et oppryddingsarbeid, blant annet ved at det nå påføres at dokumenter mangler i gitte mapper. Barneverntjenesten har verifisert data og funn og gitt tilbakemelding til revisor den De har påpekt at aktuelle journalnotater legges i klientmappene før den avsluttes og arkiveres. Etter vår vurdering bør oppdatering av klientmappene skje løpende for å sikre sporbarhet og helhet i mappene til enhver tid. Vi gjør også oppmerksom på at de undersøkte klientmappene har vært aktive og åpne mapper. 6.3 Etterlever barnevernet regelverket om refusjon, egenbetalinger, utbetalinger og utgifter? Er det sammenheng mellom utbetalinger og vedtak? Vi gjennomgikk 36 utbetalinger og kontrollerte at utbetalingen var i samsvar med vedtak i klientmappene. Vi fant ikke utbetalinger som ikke var hjemlet i vedtak. Vi påpeker at enkelte av vedtakene knyttet til barnehage som hjelpetiltak var ikke tidsbegrenset, dvs. hadde ikke sluttdato. Dette gjør det mulig å knytte nye tiltak opp mot gjeldende vedtak, uten

54 Side 54 ny vurdering og nytt vedtak. Etter vår vurdering øker det risikoen for at hjelpetiltak videreføres uten av barnevern fullt ut vurderer effekten og nødvendigheten av hjelpetiltaket bør. Etter vår vurdering bør kommunen nå vurdere sin praksis på området, og for fremtiden sette en sluttdato for alle sine vedtak. Dette vil, slik vi vurderer det, sikre at saken jevnlig vurderes og begrunnes på nytt Refusjon og egenbetaling, jf. barnevernslovens Kap. 9 I samtaler med kommunen har vi ikke mottatt informasjon som viser at kommunen er kjent med regelverket knyttet til egenbetaling fra barnet eller oppfostringsbidrag fra foreldrene, og at dette regelverket faktisk blir fulgt opp. Videre har vi ikke funnet opplysninger som viser at dette er innarbeidet i barnevernets kvalitetssystem / prosedyrer. Barneverntjenesten har verifisert data og funn og gitt tilbakemelding til revisor den Barneverntjenesten bekrefter at regelverket er kjent, men ikke praktisert eller innarbeidet i kommunes prosedyrer. Kommunen opplyser at de krever refusjon fra regional, statlig myndighet når det gjelder utgifter knyttet til fosterhjem, jf. vedlegg 11. Vår gjennomgang viser at kommunen i begrenset omfang har hatt refusjonsinntekter som kommer fra staten eller fra private i 2009 og Etter vår vurdering bør kommunen gjennomgå egne rutiner og prosedyrer og oppdatere innholdet slik at nevnte forhold blir omtalt. Videre bør barnevernet dokumentere at de har vurdert bestemmelsene i bvl. Kap. 9 for aktuelle klienter.

55 Side ANBEFALINGER Med bakgrunn i revisjonens undersøkelser og vurderinger, er vi kommet frem til at Stor-Elvdal kommune bør vurdere følgende: Problemstilling en: 1. Barnevernstjenesten bør vurdere å innarbeide egne mål for forbedringsarbeidet i kvalitetssystemet. 2. Barneverntjenesten bør gjennomføre medarbeiderundersøkelser. På grunn av ny bemanning vil vi anbefale at denne gjennomføres tidlig i Dersom det ikke anses som mulig å gjennomføre brukerundersøkelser blant barn og foreldre bør temaet hvordan gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten innarbeides i kvalitetssystemet. Problemstilling to: 4. Barneverntjenesten bør vurdere om det er hensiktsmessig å innarbeide, i mal for vedtak, en huskeliste over lovens minimumskrav til begrunnelse for vedtak. 5. Maler kan bli til hinder for individuell behandling og begrunnelse. Vi anbefaler derfor at prosedyrene instruerer saksbehandlerne til alltid å beskrive individuelle behov i for eksempel vedtak. 6. Barneverntjenesten bør positivt bekrefte i saksmappene at barnas rettigheter i forhold til informasjon er ivaretatt i tillegg til retten til å uttale seg i saken. 7. Barneverntjenesten bør vurdere om dokumenter og opplysninger i forsystemet løpende bør skrives ut og oppbevares i klientmappene. Dokumenter og opplysninger kan lagres på forskjellige steder, men det anbefales at det utarbeides en oversikt i den enkelte mappe som til enhver tid viser det totale bildet. 8. Barneverntjenesten bør vurdere om kvalitetssystemet klargjør kravene i forvaltningslovens om saksbehandlingsreglene tilstrekkelig. Det gjelder spesielt rett til bistand og retten til å gjøre seg kjent med saksdokumentene. Problemstilling tre: 9. Vi anbefaler at det innføres sluttdato for alle vedtak, og tilhørende tiltak. Det vil i større grad sikre jevnlig vurdering og begrunnelse for at tiltak videreføres. 10. Barnevernstjenesten bør vurdere å inkludere omtale av regelverket knyttet til refusjon og egenbetaling i kvalitetssystemet.

56 Side RÅDMANNENS UTTALELSE

57 Side KILDER Barnevernloven (1992) Lov om barneverntjenester av Forskrifter til barnevernsloven (2006) Forskrift om fastsetting og endring av oppfostringsbidrag etter lov om barneverntjenester av Forskrift om barneverntjenestens adgang til egenbetaling fra barnet til dekning av oppholdsutgifter av Forskrift om fosterhjem av Forvaltningsloven (1967) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av Forskrift (2005) Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (2002) Retningslinjer om saksbehandling i barneverntjenesten (Q-1036) Barne- og likestillingsdepartementet (2006) Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene Barne- og likestillingsdepartementet (2006) Internkontroll i barneverntjenesten i kommunen en veileder

58 Side VEDLEGG Vedlegg 1 Innkalling til samtale

59 Side 59 Vedlegg 2 Erklæring om samtykke

60 Side 60 Vedlegg 3 Melding om vedtak standardvedtak

61 Side 61 Vedlegg 4 Melding om vedtak akuttvedtak

62 Side 62 Vedlegg 5 Melding om vedtak besøkshjem

63 Side 63 Vedlegg 6 Melding om vedtak tilsynsfører

64 Side 64 Vedlegg 7 Avslutning av hjelpetiltak

65 Side 65 Vedlegg 8 Flytkart over arbeidsprosessene i barneverntjenesten Kilde: Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene, s. 16.

66 Side 66 Vedlegg 9 Sjekkliste for arbeid med saksbehandling og enkeltvedtak Kilde: Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene, s. 30.