konsulenttjenester til pedagogisk utforming av tre veiledere og trykking av disse

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av konsulenttjenester til pedagogisk utforming av tre veiledere og trykking av disse for levering til Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Saksnummer: 13/00895 Tilbudsfrist: Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 1

2 1. OM OPPDRAGSGIVER Oppdragsgivers kontaktperson ANSKAFFELSEN GJELDER TENTATIV TIDSPLAN KRAV OG TILDELINGSKRITERIER Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon og leveringstidspunkt Tildelingskriterier Kontrakt REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tildeling av kontrakt og begrunnelse Vedlegg... 7 VEDLEGG A KRAVSPESIFIKASJON OM OPPDRAGET Gjennomførings- og leveringstidspunkt BAKGRUNN Risikostyring innovative anskaffelser Sosialt ansvarlige vareanskaffelser Sosial dumping VEDLEGG B PRISSKJEMA VEDLEGG C SKJEMA FOR REFERANSEPROSJEKTER Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 2

3 1. Om oppdragsgiver Direktoratet for forvaltning og IKT, heretter kalt Difi, skal være et strategisk organ som ser helhetlig på det som skjer i forvaltningen. Vi systematiserer, analyserer og formidler kunnskap, og vi er en aktiv pådriver for endring og fornyelse. Vi skal være et offensivt direktorat som både gir innspill til politikkutforming og som bidrar til gode resultater når vedtatt politikk iverksettes. Vårt mål er at forvaltningen tar i bruk vår kunnskap, virkemidler og verktøy i utviklingen av offentlig sektor. Difis innsatsområder er kunnskapsbasert forvaltningsutvikling, gode innkjøp og digitale tjenester. Difi har ca. 240 ansatte med kontorsted i Leikanger og i Oslo, og er underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. For mer informasjon se Difi skal påvirke offentlige virksomheter til å gjøre gode anskaffelser. Det offentlige gjør innkjøp for flere hundre milliarder kroner årlig, og disse ressursene bør brukes effektivt og til beste for innbyggerne og næringslivet. Anskaffelser er et viktig virkemiddel for å ta sosialt ansvar og å ta vare på miljøet, og kan bidra til innovasjon i offentlig sektor. Gjennom fagportalen tilbyr Difi kunnskap, veiledning og et møtested for nettverksbygging og kompetanseutvikling til offentlige innkjøpere, virksomhetsledere og leverandører. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Difis kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen: Navn : Kjersti K. Berg E-postadresse : kjb@difi.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Dersom det ikke er mulig å få kontakt med Kjersti K. Berg kan spørsmål rettes til Marit Holter-Sørensen per e-post marit.holter-sorensen@difi.no. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner. 2. Anskaffelsen gjelder Direktoratet for forvaltning og IKT innbyr til åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av konsulentbistand til å utforme tre veiledere der innholdet/teksten foreligger på en pedagogisk måte og trykking av disse. Med pedagogisk utforming menes blant annet oppbygging av innhold/tekst og layout/design. De tre veilederne er: 1. Veileder for risikostyring innovative anskaffelser 2. Veileder for sosialt ansvarlige anskaffelser 3. Veileder for sosial dumping I tillegg inngår det i oppdraget å utforme presentasjoner der innholdet/teksten foreligger på en pedagogisk måte. Innholdet/teksten handler om gjennomførte offentlige anskaffelser som har fokus på miljø i PowerPoint-format. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 3

4 Formålet med oppdraget er å få presentert de utarbeidede veilederne og presentasjonene av læringseksempelene på en god pedagogisk måte til målgruppen. Målgruppen for veilederne og læringseksemplene er ansatte i offentlige virksomheter som gjennomfører anskaffelser etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Se for øvrig kravspesifikasjonen i vedlegg A. Oppdraget har en øvre en ramme på kr ,- ekskl. mva. 3. Tentativ tidsplan Planlagt dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse på Doffin kl Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning Uke 34 Evaluering Valg leverandør og utsendelse av tildelingsbrev kl Karensperiode Kontraktsinngåelse Uke 37 Oppstartsmøte kl Vedståelsesfrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpningene av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 4. Krav og tildelingskriterier 4.1 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne en HMS-egenerklæring senest ved kontraktsinngåelse. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift fra skattekontoret og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. HMS-egenerklæringsskjema leveres av den leverandør som tildeles kontrakten under kontraktsmøte. (For HMS-egenerklæringsskjema: html) 4.2 Kravspesifikasjon og leveringstidspunkt Se vedlegg A. 4.3 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut i fra følgende kriterier: Tildelingskriterium Dokumentasjon Vekt Kvalitet på tilbudt tjeneste Referanseoppdrag, dokumentert gjennom 50% Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 4

5 Under dette kriteriet vurderes forventet kvalitet på tilbudte tjenester vurdert på grunnlag av tidligere lignende oppdrag hvor tilbudt kjerneteam har hatt sentrale oppgaver. Følgende vil vektlegges positivt: Kommunikasjon av kompliserte budskap på en enkel måte utfylt referanseskjema, se vedlegg C. Max 3 referanseoppdrag vurderes per person. Max 2 personer i kjerneteam inklusiv prosjektleder. OBS! Vi gjør oppmerksom på at skjemaet skal benyttes og at alle felt fylles ut. Særskilt viktig er det å oppgi lenker til referanseprosjekter, evt. kan referanseprosjektene ligge som vedlegg til tilbudet Det er særlig viktig at prosjektleder fyller ut detaljerte opplysninger Kompetanse kjerneteam Under dette kriteriet vurderes erfaring og kompetanse hos tilbudt kjerneteam (max 2 personer inklusiv prosjektleder). Følgende momenter vektlegges: Faglig pedagogisk utdanning Kompetanse innen layout/design Prosjektleders kompetanse vil tillegges ekstra vekt. CV eller tilsvarende kompetansebeskrivelse for prosjektets kjerneteam (max 2 personer inkl. prosjektleder). Følgende skal dokumenteres: o Høyeste gjennomførte utdannelse o Antall år i bransjen Utfylt referanseskjema, se vedlegg C for å dokumentere erfaring fra tilsvarende prosjekter. Det er særlig viktig at prosjektleder fyller ut detaljerte opplysninger. 30% Pris Det skal oppgis en totalpris, inklusiv mva. for hele oppdraget. Bruk prisskjemaet i vedlegg B. 20% 4.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av kontraktsvilkår i Oppdragsavtalen (SSA-O) Regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson, innen tidsfrist angitt i punkt 3 i dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en frivillig kunngjøring under nasjonal terskelverdi, se: Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 5

6 5.2 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Difis kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Difis kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Rammeavtale juridiske tjenester, og sendes til Difis kontaktperson per e-post, innen tidsfrist angitt i punkt 3 i dette konkurransegrunnlaget. 5.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har Difi rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 5.4 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres elektronisk i form av minnepinne. Tilbudet skal være på norsk og leveres i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Tilbud på konsulentbistand veiledere og trykking saksnummer. 13/ Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) levert i papirversjon, som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er beskrevet. Eventuelle forbehold skal være prissatt, og kan medføre avvisning iht. FOA Tilbudet skal leveres til: Direktoratet for forvaltning og IKT v/kjersti K. Berg Grev Wedels plass 9, 5 etg Oslo eller tilbudet skal sendes til: Direktoratet for forvaltning og IKT v/kjersti K. Berg Postboks 8115 Dep Oslo Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 6

7 Leverandøren har risikoen for at postforsendelsen kommer til Difi innen fastsatte tilbudsfrist. Tilbudet kan ikke sendes per e-post. 5.5 Tilbudsfrist Se punkt 3 for frist innlevering av tilbud. Tilbudet skal være Difi i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 5.6 Vedståelsesfrist Se punkt 3 for vedståelsesfrist som gjelder. 5.7 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5.8 Vedlegg Se innholdsfortegnelse. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 7

8 Vedlegg A Kravspesifikasjon I dette vedlegget beskrives bakgrunnen for oppdraget samt oppdragsgivers krav til leverandør, sluttprodukter og prosess. 6. Om oppdraget Oppdraget består i å utforme tre veiledere der innholdet/teksten foreligger på en pedagogisk måte og trykking av disse. Med pedagogisk utforming menes blant annet oppbygging av innhold/tekst og layout/design. De tre veilederne er: 1. Veileder for risikostyring innovative anskaffelser 2. Veileder for sosialt ansvarlige anskaffelser 3. Veileder for sosial dumping I tillegg inngår det i oppdraget å utforme presentasjoner der innholdet/teksten foreligger på en pedagogisk måte. Innholdet/teksten handler om gjennomførte offentlige anskaffelser som har fokus på miljø i PowerPoint-format. Difi ønsker at trykkeprosessen og papiret er Svanemerket, eller tilfredsstiller tilsvarende miljøkrav. Spesifiser eventuelt hvilke miljøhensyn som ivaretas. Veileder risikostyring innovative anskaffelser Innhold til veilederen for risikostyring ved gjennomføring av innovative anskaffelser er under utarbeidelse, med omkring 80 % av innholdet klart, og det antas at den vil ha et omfang på omkring 30 sider. Oppdraget omfatter å utforme og strukturere veilederen på en pedagogisk måte for målgruppen. Videre kan det være behov for å utvikle nye modeller, skjemaer/maler som gjør budskapet enklere å forstå. Det åpnes for at gjennomføring av en workshop med referansegruppe kan inngå. Hensikten med en workshop vil være å få en omforent pedagogisk oppbygging av innholdet i veilederen, i samarbeid med oppdragsgiver. Oppdraget omfatter også å lage en presentasjon i PowerPoint-format som skal kunne brukes til å presentere veilederen i kurs- eller opplæringssammenheng Sluttproduktet skal bestå av veilederen i elektronisk versjon i PDF-format med blad-funksjon tilpasset visning på ulike datamaskiner og lesebrett, opplag av trykket versjon i 200 eksemplarer levert til Difi, samt presentasjonen i PowerPoint-format. Veileder sosialt ansvarlige vareanskaffelser Innholdet til veilederen for sosialt ansvarlige vareanskaffelser er klart og har et omfang på omkring 20 sider. Oppdraget omfatter å utforme og strukturere veilederen på en pedagogisk måte for målgruppen. Sluttproduktet skal bestå av veilederen i elektronisk versjon i PDF-format med blad-funksjon tilpasset visning på ulike datamaskiner og lesebrett, samt opplag av trykket versjon i 300 eksemplarer levert til Difi. Veileder for motvirkning av sosial dumping Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 8

9 Innholdet til veilederen for motvirkning av sosial dumping er klart og har et omfang på omkring 20 sider. Oppdraget omfatter å utforme og strukturere veilederen på en pedagogisk måte for målgruppen. Sluttproduktet skal bestå av veilederen i elektronisk versjon i PDF-format med blad-funksjon tilpasset visning på ulike datamaskiner og lesebrett, samt opplag av trykket versjon i 100 eksemplarer levert til Difi. Presentasjoner av læringseksempeler Innholdet til presentasjonene av læringseksempelene er klart og skal ha et omfang på inntil 4 lysbilder (i PowerPoint-format) per eksempel, og det er 12 ulike eksempler. Oppdraget omfatter å utforme og strukturere presentasjonen på en pedagogisk måte for målgruppen. Sluttproduktet skal bestå av presentasjoner i PowerPoint-format. 6.1 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Ytelsene skal utføres i perioden umiddelbart etter kontraktsignering, og i alle fall slik at de er ferdigstilt i henhold til følgende tidspunkter: Veileder for sosialt ansvarlige vareanskaffelser Veileder for risikostyring innovative anskaffelser Veileder for motvirkning av sosial dumping i offentlig sektor Presentasjoner av læringseksempeler 7. Bakgrunn Oppdraget skal bidra til godt tilrettelagt veiledningsmateriell om hvordan hensynene innovasjon, sosial ansvarlighet og motvirkning av sosial dumping kan ivaretas på en god måte i offentlige anskaffelser. 7.1 Risikostyring innovative anskaffelser Innovasjon handler om å tenke nytt - å tenke utenfor boksen. Å løse en utfordring eller et problem ved å se på det med nye øyne. Stortingsmelding nr. 7 ( ) Et nyskapende og bærekraftig Norge definerer innovasjon på følgende måte: "en ny vare, en ny tjeneste, en ny produksjonsprosess, anvendelse eller organisasjonsform som er lansert i markedet eller tatt i bruk i produksjonen for å skape økonomiske verdier." Anskaffelse av noe som ikke er ferdig utviklet ennå er mer komplekst og forbundet med større usikkerhet enn anskaffelse av vanlig hyllevare. Initiativet til å lage en veileder for risikostyring ved gjennomføring av innovative anskaffelser kom fra Difis ressursgruppe for innovative anskaffelser. Virksomhetene som er med i ressursgruppen opplever at de har behov for et verktøy for å styre den økte risikoen på en god måte. Denne gruppen består av statlige og kommunale virksomheter som har testet ut innovative anskaffelser i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling ( Det er medlemmenes erfaringer med gjennomføring av innovative anskaffelser som har resultert i et behov for en veileder for risikostyring spesielt innrettet mot dette formålet. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 9

10 7.2 Sosialt ansvarlige vareanskaffelser Å integrere sosiale krav betyr å etterspørre og etterprøve at leverandører av produkter med risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter, har systemer på plass for å avdekke og eventuelt forbedre dette. Veilederen for sosialt ansvarlige vareanskaffelser i offentlig sektor er utarbeidet av Difi på oppdrag fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet. Malene det henvises til i veilederen finnes på Sosial dumping I St. meld. nr. 36 ( ) Det gode innkjøp og St. meld. nr. 29 ( ) Felles ansvar for eit godt og anstendig arbeidsliv påpekes det at offentlig sektor gjennom sine innkjøp skal ta samfunnsansvar ved å medvirke til etisk og sosialt forsvarlig produksjon, handel og forbruk, og at offentlig sektor har et særlig ansvar for å bidra til ryddige forhold i norsk arbeidsliv, motvirke dårlige arbeidsforhold og sosial dumping, og medvirke til at utenlandske arbeidere ikke blir utnyttet på det norske markedet. Sosiale hensyn i offentlige innkjøp skal også bidra til en effektiv offentlig sektor og et konkurransedyktig næringsliv. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter er et viktig verktøy for å nå disse målene. Rapporten «Sosial dumping og andre regelbrudd i tilknytning til offentlig sektor» har avdekket manglende etterlevelse og håndhevelse av forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, og peker på manglende kunnskap om regeleverket som en viktig forklaring. Det er behov for klarere veiledning om hvordan offentlige innkjøpere kan anvende kravene i forskriften når de skal kjøpe varer og tjenester, og veilederen skal hjelpe offentlige innkjøpere til å stille riktige krav til og følge opp lønns- og arbeidsvilkår i virksomhetens kontrakter. Veilederen skal også bidra til sikre god og tilgjengelig informasjon om hvilke krav som gjelder for de som tilbyr tjenester eller bygge- og anleggskontrakter til offentlig sektor. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 10

11 Vedlegg B Prisskjema Fyll inn priser for oppdraget. Beløp oppgis inkl. mva. Pristype Fast pris inkl. mva*: Fast pris for utforming av pedagogisk oppbygging, layout/design og trykking (inkl. levering til Difi) av veiledere Veileder risikostyring innovative anskaffelser Veileder sosialt ansvarlige vareanskaffelser Veileder motvirkning sosial dumping Presentasjon læringseksempel (Trykking inngår ikke) *Prisen omfatter alle ytelser og leveranser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Prisen skal inkludere alle leverandørens kostnader som reisekostnader, møteavholdelse, kontorrekvisita med mer. Pris er nærmere omtalt i konkurransegrunnlaget under tildelingskriterier, samt i kravspesifikasjonen under «Rammer for oppdraget». Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 11

12 Vedlegg C Skjema for referanseprosjekter I dette vedlegget beskrives relevante referanseprosjekter for et kjerneteam på max 2 personer inkl. prosjektleder. Skjemaet skal dokumentere relevant erfaring iht. tildelingskriteriene i konkurransegrunnlagets kap. 4. Nr. Referanse for: (person(er) fra leverandørens organisasjon som deltok i prosjektet) 1. Navn på oppdraget: Oppdragsgiver: Kort beskrivelse: (år, målsetning, målgruppe, lenke til sluttprodukt, annet som virker relevant) Rolle: (hvilke oppgaver hadde leverandørens personell i prosjektet?) Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 12