LIONS CLUB SKIEN. Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien

Transkript

1 Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien for perioden 2012 til og med 2014

2 Innhold 1 Innledning Visjon Verdier Strategiske ambisjoner Nåsituasjonen Analyse av nå-situasjonen Mål Medlemsantall målsetninger Andre målsetninger Mediastrategi og utvikling av klubben Handlingsplan Medlemsutvikling Mediastrategi og utvikling av klubben Klubbmiljø Kritiske suksessfaktorer for å lykkes. (Tiltak som må iverksettes) Interne tiltak Eksterne tiltak ( Markedsføring og salg ) Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 2 av 10

3 1 Innledning Lions Club Skien ble etablert i mai 1954 og hadde fra starten av 16 medlemmer. Lionsbevegelsen hadde sin opprinnelse i USA og er etter hvert blitt en verdensomspennende humanitær organisasjon med ca 1,5 mill medlemmer i ca 140 land. Organisasjonen ble stiftet i USA i 1917 og den første norske Lions klubben ble stiftet Oslo i 1949 og klubben i Skien ble som nevnt stiftet i 1954 som en av de 5 første i Norge. Lions Norge er i dag en organisasjon med 426 klubber og ca medlemmer spredt over hele Norge. Lions Club Skien har siden starten vært en meget aktiv klubb og vært et synlig aktivum i det lokale humanitære arbeidet i Skien. Medlemsantallet var i starten stigende og klubben hadde i sine glansdager på tallet over 50 medlemmer rekruttert fra alle lag av befolkningen. De seneste årene ( ) har medlemsantallet ligget rundt 30(+/-). Men nå har de siste årene det skjedd en gradvis nedgang i medlemsantallet, dette skyldes sikkert flere forhold, men høy gjennomsnittsalder og ellers naturlig avgang (flytting, sykdom, død) er noen av faktorene. Og nå i starten av 2012 er medlemstallet tilbake til start og teller nå 16 medlemmer. Ideen bak Lions er å hjelpe andre i samfunnet og behovet er (som i starten) så absolutt til stede, behovet for og typen av hjelp har nok endret seg siden starten i 1954, mange av de hjelpebehovene som man så tidligere er i dagens samfunn godt ivaretatt av det offentlige hjelpeapparatet, men det er fortsatt mange som faller utenfor dette offentlige hjelpeapparatet og det er her Lions Club Skien må finne sitt virkeområde. 1.1 Visjon Lions Norge har i sin handlingsplan for perioden følgende visjon: Lions skal være Norges beste humanitære serviceorganisasjon. Og i bunnen for denne visjonen ligger Lions overordnede mål om: Å skape større forståelse mellom alle mennesker og nasjoner ved å arbeide for økt innsikt i mellomfolkelige problemer. Fremme en god borgera nd. Å gjøre aktiv innsats for a bedre forhold i samfunnet, og hjelpe dem som er i nød. Å forene medlemmene i vennskap og gjensidig forståelse. Å være et forum for fri meningsutveksling om alle saker av allmenn interesse. Bevegelsen er nøytral i politiske og religiøse spørsmål. Å arbeide for en høy allmenn standard innen alle yrker. (Lions Club Skien bør ut fra dette kunne definere sin egen visjon.) 1.2 Verdier Lions etisk norm er de bærende verdier for alle medlemmer av Lions, så også for medlemmene av Lions Club Skien: Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 3 av 10

4 Å vise at jeg tror på verdien av min gjerning ved å yte mitt beste så jeg fortjener allmenn tillit. Å søke å gjøre mitt arbeid framgangsrikt og ta imot den belønning som rettelig tilkommer meg, men ikke urettmessig ta imot fordeler eller goder som vil bety tap av selvrespekt. Å unngå å skaffe meg framgang pa andres bekostning. Å være redelig mot min neste og ærlig mot meg selv. Å la tvilen komme den annen part til gode dersom det skulle være usikkerhet om holdbarheten av mine standpunkter eller mine handlinger. Å betrakte vennskap som et mål og ikke som et middel. Sant vennskap skapes ikke av tjenester og krever ingen gjenytelser, men innebærer at tjenester blir tatt imot i den ånd de er gitt. Å huske mine samfunnsplikter og være lojal i ord og gjerning mot mitt land og folk. Å gi hva jeg kan av min tid, min arbeidskraft og mine midler til samfunnets beste. Å vise medfølelse med dem som lider, og støtte de svake og hjelpe de som trenger det. Å være varsom med min kritikk og gavmild med min ros; å arbeide for å bygge opp og ikke rive ned. 2 Strategiske ambisjoner Lions Club Skien har en overordnet ambisjon om å bli kjent som den mest aktive humanitære organisasjon i lokalmiljøet i Skien og en klubb som er attraktiv og tiltrekker seg nye medlemmer. For gjeldende planperiode skal Lins Club Skien ha: - Bla, bla - Og. - Samt også. Samtidig skal Lions Club Skien arbeide aktivt for å gjøre klubben til et attraktivt samlingspunkt for medlemmene, med spennende og interessante tema-/foredrag på klubbmøtene i et miljø som gir rom for gode meningsutvekslinger og personlig utvikling. 3 Nåsituasjonen Lions Club Skien har tradisjonelt hatt sin virksomhet i humanitært arbeid blant rusmissbrukere og andre vanskeligstilte som av ulike grunner faller utenfor det offentlige hjelpeapparatet. Likeledes har Lions Club Skien hatt som tradisjon og yte økonomisk hjelp og bistand til andre frivillige organisasjoner og i liten grad hatt egne Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 4 av 10

5 prosjekter som medlemmene kan ta aktivt del i og jobbe med. Dette har til en viss grad passivisert medlemmene til rene pengeinnsamlere og snille onkler. 3.1 Analyse av nå-situasjonen Et tilbakeblikk viser at noen av klubbens største utforinger historisk sett har vært knyttet til følgende områder: - Utydelige (eller helt fraværende) mediaomtale både lokalt og på landbasis av de humanitære prosjektene Lions deltar i og bidrar med økonomisk støtte til - Utydelig (eller helt fraværende) synliggjøring i lokalmiljøet av de etiske verdier som Lions står for - Manglende evne til fornyelse, (tradisjoner og normer er vel og bra, men appellerer ikke til potensielle medlemmer av den yngre garde) Dette er noen viktige områder som må adresseres i neste planperiode. Nedenfor er en SWOT analyse av nåsituasjonen hvor interne styrker og svakheter, samt eksterne muligheter og trusler er listet opp: Trusler Mange lokale konkurrenter (Rotary, Kiwanis, OddFellow, Røde Kors, m.fl.) Det offentlige hjelpeapparatet dekker et stadig større spekter av våre tjenester Mange små oppdrag ( pengestøtte ) gjør at klubbens bankkonto bare øker og øker Muligheter Økende interesse i befolkningen for frivillighetsarbeid Skien har ca 50 innbyggere og kun en Lionsklubb Vår nåværende sits i lokalmiljøet når det gjelder Julelotteriet kan benyttes til noe positivt Svakheter Lavt medlemstall og medlemmene i klubben har en høy gjennomsnittsalder Vi har for få kvinnelige medlemmer Klubben mangler en langsiktig strategi- /handlingsplan å arbeide etter Klubben mangler et (eller et par) gode prosjekter som medlemmene kan jobbe med (ikke bare pengeinnsamling) Vi er ikke flinke nok til å markedsføre Lions Club Skien i media Vi er ikke flinke nok til å markedsføre Lions etiske verdier i media Den årlige medlemskontingenten er for høy (kan skremme nye medlemmer) Styrker Vi er en tradisjonsrik Lionsklubb (feirer 60 år i 2014) Klubben har hatt (og har?) mange av byens kjente borgere som medlem Lions er en internasjonal organisasjon med ca 1,5 mill medlemmer i 140 land og med ca medlemmer og 420 i Norge Vi har gode referanser og bra renommé blant de som kjenner oss Lions er nøytral i politiske religiøse spørsmål Vi har medlemmer av begge kjønn, fra alle samfunnslag og med svært variert yrkesbakgrunn Klubben har medlemmer som er stolte av å være med i Lions. Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 5 av 10

6 4 Mål Med grunnlag i nåsituasjonen konkretiseres de strategiske ambisjonene fra kapittel 2 i mål for perioden. 4.1 Medlemsantall målsetninger Lions Club Skien legger følgende målsetninger for medlemsantallet for perioden: MEDLEMSANTALL (ved utgangen av kalenderåret) ???? FAKTISK MÅL MÅL MÅL MÅL Totalt ?? Av disse er antall kvinner ? 4.2 Andre målsetninger Mediastrategi og utvikling av klubben Mediastrategiske mål Lions Club Skien har som mål å bli mer synlig både i lokalmiljøet og i media. Følgende mål er definert: 1. Egen hjemmeside på internett ( Tidsfrist: Desember Fast Lions-spalte en gang hver måned (første lørdag i måneden) i lokalpressen TA og VARDEN Tidsfrist: Juni Klubbmiljø - strategiske mål For ytterligere å bedre det sosiale miljø og for den videre utvikling av klubben er det nødvendig med noen klare målsetninger, dette går delvis på strukturen og måten medlemsmøtene gjennomføres på og delvis på det faglige innholdet. Lions Club Skien har derfor definert følgende mål: 1. Etablere et eget ( medlemsaktiverende ) Lions-prosjekt for LC Skien Tidsfrist: Desember Minst et kulturelt innslag (15-30 min)på hvert medlemsmøte Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 6 av 10

7 5 Handlingsplan Lions Club Skien har valgt å konsentrere denne handlingsplanen om de for klubben tre viktigste områdene: medlemssituasjonen, bruk av media og klubbmiljøet. Under hvert av disse områdene er det forslag på et sett med aktiviteter, med tilhørende markedsmateriell og beskrivelser for gjennomføring. Innenfor hvert av de tre hovedområder er det også forslag på hvem som er kunden og hvordan vi adresserer våre tjenester : Medlemsutvikling Medlemsutviklingen i LC Skien har i løpet av de seneste årene ( ) dessverre vært noe fallende, delvis naturlig (høy alder, dødsfall, flytting), men også grunnet en viss utbrenthet blant medlemmene. Det er derfor viktig med tiltak for å snu denne trenden. HVA (handlingsplanområde) Medlemsantallet, strategi og utvikling - Hvordan øke antall medlemmer totalt? - Hvordan øke andelen av kvinnelige medlemmer? - Hvordan få eksisterende medlemmer til å bli? - Annet? TJENESTER (aktiviteter) HVEM ( kunde/marked ) - Invitere til åpne orienteringsmøter hos oss o Målrettet info om hva er Lions o Orientere om våre lokale prosjekter o Presentere våre medlemmer for de nye medlemmene - Invitere oss selv ut til andre grupper - Utarbeide informasjonsbrosjyrer om LC Skien som deles ut - Annet? - Ungdomsgrupper (f.eks. Buer barne- og amatørteater) - Lærerorganisasjoner - Turistforeningen - Andre organisasjoner (Århus andelshagelag, Skien hagelag,) - Større arbeidsplasser (ABB, Skien fengsel, Trio/Union bryggeri) - Offentlige virksomheter? HVORDAN (strategi) Markedsføring Taktikk - Invitere til samarbeidsprosjekter - Gå direkte på ledelsen i virksomheten/organisasjonen Verktøy - Målrettet presentasjoner og informasjonsbrosjyrer ( vår egen ) - Vise til gode eksempler på hva vi gjør og har gjort Ressurser - Hvem skal utføre? (Medlemskontakt, President, andre?) Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 7 av 10

8 5.1.2 Mediastrategi og utvikling av klubben Lions generelt som organisasjon og LC Skien i særdeleshet har et sterkt behov for å bli synlig i lokalmiljø og lokale media og presse. Dette er viktig både for klubbens selvbilde og ikke minst for å synliggjøre de verdier som Lions står for... HVA (handlingsplanområde) Bruk av media - Hvordan kan LC Skien bli mer synlig i lokale media? - Hvordan kan LC Skien markedsføre våre verdier og hva vi driver med? - Hvordan kan LC Skien utnytte media som f.eks. Internett, Facebook? TJENESTER (aktiviteter) Utarbeidelse av vår egen lokale Info-brosjyre Egne DM-kampanjer Egen Lions -spalte i lokalpressen Møtereferater sendes lokalpressen Lage egen lokal hjemmeside (og løpende oppdatering) Invitere til pressekonferanser når vi har noe stort å fortelle Annet? HVEM ( kunde/marked ) HVORDAN (strategi) Lokalavisene Varden og TA, samt NRK-Telemark Ungdom og andre brukere av Internett og sosiale media Potensielle medlemmer i lokalmiljøet Studenter på medialinjer Andre? Markedsføring Taktikk Info-brosjyrer som innstikk i Varden Bruke våre kontakter for direkte kontakt med utvalgte journalister Indeksere utvalgte søkeord som peker direkte på LC Skien Verktøy Delta aktivt i Facebook, Twitter o.l diskusjoner Løpende oppdatering av klubbens hjemmeside Redaktør (PR-kontakt) skriver månedlige artikler Ressurser Sekretæren læres opp? Egen ansvarlig i klubben? (f.eks. Svein Myrvoll?) Inngå avtale med mediastudent/klassen? (De får honorar) Annet? Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 8 av 10

9 5.1.3 Klubbmiljø Det sosiale miljøet i LC Skien er en viktig faktor for at medlemmene skal trives og se fram til det månedlige medlemsmøtet, og et godt sosialt miljø er også en meget viktig faktor for å tiltrekke seg nye medlemmer til klubben. HVA (handlingsplanområde) Klubbmiljø - Hvordan utarbeide et godt klubbmiljø? - Hvordan få medlemmene til å trives på klubbmøtene? - Hvordan få gjennomføre gode medlemsmøter? - Hvordan gjøre klubbmiljøet attraktivt for nye (potensielle) medlemmer? - Mer.. TJENESTER (aktiviteter) Interessante tema på medlemsmøtene (hvert medlemsmøte får sitt tema?) Interessante bedriftsbesøk (eget tema?) Minst ett kulturelt innslag på hvert medlemsmøte (15-30min) Formell (eller uformell?) gjennomføring av møtene? Annet? HVEM ( kunde/marked ) HVORDAN (strategi) Klubbens egne medlemmer Andre? Markedsføring Taktikk ( Gulrot eller pisk?) Annet? Verktøy Den enkeltes egen røst Film, Video, PowerPoint Musikkinstrumenter av ulike slag Gjennomføringsprosedyre for møtene Annet? Ressurser Alle medlemmene bør/skal bidra? (Lokale, interne krefter) Eksterne foredragsholdere Eksterne bedriftsledere Andre? Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 9 av 10

10 6 Kritiske suksessfaktorer for å lykkes. (Tiltak som må iverksettes) Viktige momenter som må iverksettes for å lykkes skal søkes oppnådd gjennom følgende tre hovedelementer: 6.1 Interne tiltak Alle medlemmene må bidra i prosessen o Stort eller lite, alle bidrag teller Handlingsplanen blir et styringsverktøy (for å oppnå kontinuitet) o Årlig rullering/justering av planen o Lojalitet til vedtatte mål og tiltak i handlingsplanen Stabilitet i lokalitet for medlemsmøtene o Ikke flere flyttinger Spissing av våre egne kompetanse om Lions o ( Hvem er LC Skien og hva driver vi med? ) 6.2 Eksterne tiltak ( Markedsføring og salg ) Satse på nye trender i tiden (Internet, Facebook, Twitter, etc) o Økt fokus på bruk av sosiale media ikke minst blant ungdommen, men også blant de litt eldre gjør at vi treffer kundene på hjemmebane ved selv å delta Bygge sterke relasjoner mot noen utvalgte kunder o Det blir viktig at medlemmenes egne holdninger til Lions verdier kommuniseres til markedet / kunden ( hvorfor ble du medlem i LC Skien?) o Og? Strategisk handlingsplan for Lions Club Skien Side 10 av 10