Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrolltvalget i Hitra kommne Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 12:00 Møtested: Frivillighetssentralen Møtedeltakere: Tom Skare, leder Lindis H. Ane, nestleder Gnnar Andresen Bjørg R. Bjørgvik Johannes Håvik Forfall: - Andre møtende: Roy Prol vara i sak 030/14 Laila Hjertrø, Hitra kommne Torbjørn Berglann, Konsek Kopi: Ordfører, rådmann, Hitra kommne, Hitra Høyre v/dag Willmann, Revisjon Midt-Norge IKS, Ann-Katharine Gardner og Anne Gråberg, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommneloven 31. Eventelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrolltvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Berglann på telefon , eller e-post:torbjorn. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tom Skare (sign.) Leder av kontrolltvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 028/14 029/14 030/14 031/14 032/14 033/14 034/14 Referatsaker Orientering fra administrasjonen Henvendelse fra Hitra Høyre om kommnestyrets salg av aksjeporteføljen Plan for selskapskontroll Møteplan 1. halvår 2015 Eventelt Godkjenning av møteprotokoll

3 Referatsaker Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Torbjørn Berglann 033, &17 14/128-3 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Bernt svarer - Skal vrdere habiliteten i god tid NKRFs kontrolltvalgskonferansen 2015 Sakstredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. NKRFs kontrolltvalgskonferanse Bernt svarer: Skal vrdere habiliteten i god tid Saksnr 028/14

4 Bernt: Skal vrdere habiliteten i god tid Administrasjonen kan ikke lene seg tilbake og si at det er opp til politikerne å finne t av habilitetsspørsmål, påpeker jssprofessor Jan Fridthjof Bernt. Av Kommnal Rapport 22. september :09 Fakta Jan Fridthjof Bernt, professor emerits ved Universitetet i Bergen. Bernt har tgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommnalrett. Han ledet det offentlige tvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommneloven i Bernt har også stor knnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven. Spalten Bernt svarer pbliseres hver mandag på Kommnal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommnal-rapport.no. Spørsmål Administrasjonen i kommnen visste at varaordføreren hadde eierinteresser i et selskap som sklle få et oppdrag til 3,2 millioner kroner. Dette fortalte de ikke til politikerne. «Politikerne må selv begrnne og avklare egen habilitet overfor organet som skal treffe avgjørelsen», er administrasjonens forklaring. Er dette god sakstredning? Dessten: I protokollen står det ikke noe om hvorfor varaordføreren ba om å bli kjent inhabil da saken kom til behandling. Bør slike årsaker noteres i møteprotokollen? Bernt svarer Forvaltningslovens regler om inhabilitet er ikke helt enkle å finne fram i for den innvidde. I 8, første setning, står således en nderlig bestemmelse som fra tid til annen skaper forvirring: «Tjenestemannen avgjør selv om han er gild.» Bestemmelsen gjelder, som alle reglene om inhabilitet i forvaltningsloven, også for folkevalgte. Men de fleste skjønner nok at dette er en helt misvisende formlering, og det som skal stå er at «Tjenestemannen har plikt til selv å vrdere om han er inhabil», og dette er også tgangspnktet for denne saken, der varaordføreren selv reiste spørsmålet. I 8 andre avsnitt, første setning, fastsettes det at avgjørelsen av om en folkevalgt er inhabil, treffes av det kollegiale organet selv. I samme paragrafs tredje avsnitt, første setning, har vi en regel om at «Medlem [av kollegialt organ] skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham gild». Her kan det se t som om varaordfører har forsømt seg. Poenget med denne regelen er at det skal være mlig å få en jridisk vrdering av inhabilitetsspørsmålet i god tid før det skal holdes møte i det kollegiale organet, og til å innkalle varamedlem som kan steppe inn om man kommer fram til at det foreligger inhabilitet. Det må være helt klart at da kan ikke administrasjonen lene seg tilbake og si at dette er det opp til politikerne å finne t av. En sentral begrnnelse for denne regelen er at administrasjonen skal få mlighet til å oppfylle sitt ansvar for å trede rettslige og faglige spørsmål i forkant av møte i folkevalgt organ. Men selv om spørsmålet om inhabilitet ikke er reist før møtet, må administrasjonen reagere hvis den ser at dette kan bli et tema, og sørge for å få avklart inhabilitetsproblemet så godt som mlig. Dette er ikke et spørsmål som den enkelte folkevalgte, eller det folkevalgte

5 organet, har rådighet over; ansvaret for å ndersøke og trede inhabilitet følger av administrasjonens ansvar for forsvarlig sakstredning og for at lover og regler følges. Det er en klar tjenestefeil hvis man i en slik sitasjon legger til grnn at man bare kan vise til at «Politikerne må selv begrnne og avklare egen habilitet overfor organet som skal treffe avgjørelsen» Møtebok for et folkevalgt organ behøver ikke være noe mer enn en ren vedtaksprotokoll. Av det følger at det ikke er nødvendig å protokollere begrnnelsen for at varaordføreren fratrådte som inhabil. Men det er klart heldig hvis det ikke framgår, verken av saksforelegg fra administrasjonen eller av protokollen, hvorfor han eller hn var inhabil, så dette bør opplyses i møteboken selv om det ikke er rettslig plikt til det. Det enkelte medlem vil i alle fall knne be om at det blir protokollert en stemmeforklaring der det framgå hvorfor han eller hn mener varaordføreren var inhabil.

6 P R O G R A M NKRFs Kontrolltvalgskonferanse 4-5 febrar 2015 Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermo Hovedtemaer: Kommnelovtvalget > Kommnereform > Informasjonssikkerhet > Evalering av kontrolltvalg og sekretariater > Korrpsjon > Grå økonomi > Målgrppe Ledere/medlemmer av kontrolltvalg, kontrolltvalgssekretærer, revisorer og andre som e interessert i tilsyn og kontroll i kommnesektoren Følg konferansen på Twitter: #k15nkrf

7 Onsdag 4. febrar Møteleder: Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommnerevisorforbnd (NKRF) Registrering og kaffe/rndstykke / tstilling Velkommen Åpning Møteleder Ole Kristian Rogndokken, daglig leder, Norges Kommnerevisorforbnd (NKRF) Riksrevisor Per-Kristian Foss Kommnelovtvalget statsrapport Utvalgsmedlem Nina Neset, daglig leder, Romerike Revisjon IKS Lnsj / tstilling Kommnereform eksperttvalgets slttrapport Eksperttvalgets leder Signy Irene Vabo, professor, Høgskolen i Oslo og Akershs Pase / tstilling Kommentarer til eksperttvalgets rapport Dr. polit. Jan Erling Klasen, forsker, Norsk instittt for by- og regionforskning (NIBR) Professor Nils Aarsæther, UiT Norges arktiske niversitet Pase / tstilling Annonseres senere Pase / tstilling Nll CTRL: Så lett går det galt! I en prisbelønt artikkelserie har Dagbladets reportere avdekket hvordan sviktende datasikkerhet rammer oss hjemme, på jobb og i det offentlige rom Reportasjeleder Espen Sandli, Dagbladet Middag på vakt for fellesskapets verdier

8 Torsdag 5. febrar Møteleder: Møteleder Sverre Bgge Midthjell, leder, NKRFs selskapskontroll- og kontrolltvalgskomite og rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS Velkommen Møteleder Sverre Bgge Midthjell, leder, NKRFs selskapskontroll- og kontrolltvalgskomite og rådgiver, KonSek Midt-Norge IKS KMDs evalering av kontrolltvalg og kontrolltvalgssekretariater Director Birte Bjørkelo, Deloitte AS Pase / tsjekking / tstilling Paneldebatt om resltatene fra KMDs evalering Panel: Roar Thn (Ap), kontrolltvalgsleder, Ski kommne og styreleder i Follo interkommnale kontrolltvalgssekrtariat (FIKS) Torgn M. Bakken, daglig leder, Glåmdal sekretariat IKS Orrvar Dalby, daglig leder, Vestfold Interkommnale Kontrolltvalgssekretariat (VIKS) Lnsj / tstilling Korrpsjon Foredragsholder annonseres senere Pase / tstilling Grå økonomi Aftenposten setter i en serie reportasjer søkelyset på kobling mellom hvit og svart økonomi. Norske skattekroner slses inn i prosjekter der nderleverandører driver svart og svindler med moms, skatt og avgifter Kåseri Annonseres senere Avsltning Jornalist Siri Gedde-Dahl, Aftenposten Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommnerevisorforbnd (NKRF) på vakt for fellesskapets verdier

9 GENERELL INFO NKRFs Kontrolltvalgskonferanse 4-5 febrar 2015 Påmelding Påmeldingsfrist: 18. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktra vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens tløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Konferansepriser* Deltakelse inkl. helpensjon: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 600) Dagpakke (lnsj mm): Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 500) Prisene inklderer dokmentasjon, lnsj, drikke til måltidene og servering i pasene. Ekstra overnatting m/frokost fra febrar 2015: Kr *) Deltakere fra kontrolltvalg i kommner/fylkeskommner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RnWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet, bli benyttet til overnatting. Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videretdanning. Norges Kommnerevisorforbnd Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon , post@nkrf.no, (#k15nkrf) faglig arena nettverksbygging inspirasjon erling@erlingsdesign.no / Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens tløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonstgifter. Ved avbestilling senere enn en ke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. teblivelse, medfører fll konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Velkommen på onferanse! k Avbestillingsbetingelser

10 Orientering fra administrasjonen Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 029/14 Torbjørn Berglann /5-16 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Sakstredning I kontrolltvalgets møter og 6.5. har tvalgets medlemmer nder eventelt (henholdsvis sak 18/14 og sak 31/14) stilt spørsmål om kommnens håndtering av like forhold. Rådmannen vil være til stede i møtet og gi en mntlig orientering, og er i tillegg bedt om å ha med seg en skriftlig redegjørelse. Under følger tdag fra møteprotokollene med de aktelle spørsmålene: Sak 018/14 Protokoll Spørsmål vedr. knst som er i kommnens eie: har kommnen system for dette? Kontrolltvalget ber om rådmannens tilbakemelding. Har Hitra kommnetilfredsstillende tømmestasjoner for bobiler og campingvogner? Kontrolltvalget ber om rådmannens tilbakemelding. Sak 018/14 Vedtak Kontrolltvalget ber om rådmannens tilbakemelding Sak 031/14 Protokoll Tom Skare tok opp avisoppslag om tilsyn med barnevernet i Sør-Trøndelag, der det kommer fram at fosterbarn får for lite tilsyn fra barnevernet. Tom Skare har fått flere henvendelser om ansettelsessaker i Hitra kommne. Det er henvendelser i saker der ansatte mangler formalkompetanse, henvendelser der det stilles spørsmål om kriterier for ansettelse og om stillinger er lyst t. Hseiere som har drevet tleie etterberegnes for vannforbrk. Lindis Heggvik har fått henvendelse om at enkelte har fått nntak for denne etterberegningen Flere komiteer får ofte ettersendt saker, noe som medfører at de folkevalgte ikke får forberedt seg tilstrekkelig. Kontrolltvalget konstaterer at dette spesielt gjelder oppvekstkomiteen. Vedlegg som legges fram i møtene gjøres som regel ikke tilgjengelig digitalt. Utvalget mener at slike dokment må gjøres tilgjengelig i ettertid. Sak 031/14 Protokoll

11 Kontrolltvalget ønsker en orientering fra rådmannen om stats for Hitra kommnes oppfølging av fosterbarn og hvilke tiltak som er satt i verk for å rette opp avviket. Orienteringen gis i neste møte. Utvalget ønsker en orientering om ansettelsespraksis i neste møte. Kontrolltvalget ber rådmannen orientere om praksis for etterberegning av vannforbrk i neste møte. Kontrolltvalget ønsker en redegjørelse fra rådmannen for tiltak for rettidig tsendelse av alle saksdokmenter, samt at saker som legges fram i møtet gjøres digitalt tilgjengelig i ettertid. Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Sekretariatet anbefaler kontrolltvalget å ta redegjørelsen til orientering.

12 Henvendelse fra Hitra Høyre om kommnestyrets salg av aksjeporteføljen Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 030/14 Torbjørn Berglann /71-13 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Kontrolltvalget etterkommer ikke Hitra Høyres ønske om å gå gjennom kommnestyrevedtaket om salg av kommnens aksjer. Vedlegg Brev_kontrtv_ pdf Sakstredning Hitra Høyres kommnestyregrppe (Hitra Høyre) har henvendt seg til kontrolltvalget i kommnen for å be tvalget gå gjennom kommnestyrets besltning fra 8. jni 2011 om å realisere finansformen. Hitra Høyre skriver i sitt brev at vedtaket ble fattet på et for dårlig grnnlag, man hadde blant annet ikke innhentet faglige råd fort for vedtaket. Hitra Høyre ønsker derfor at kontrolltvalget skal gå gjennom saken, slik at kommnen kan dra lærdom av den. Hitra Høyre ber kontrolltvalget om å: - estimere verditapet på verdipapirporteføljen ved hjelp av en avhengig finansaktør - svare på om det ble innhentet faglige råd før vedtak i saken - belyse fortgående saksbehandling og besltningsgrnnlag - belyse eventelle andre relevante forhold Den politiske behandlingen En av oppgavene til kommnestyret er å behandle årsregnskapet etter innstilling fra formannskapet.1da formannskapet i jni 2011 behandlet årsregnskapet for 2010, fremmet ordføreren et forslag om å realisere finansformen og foreslo samtidig hvordan midlene fra salget sklle disponeres. Salget ville få konsekvenser for reglementet for finansforvaltning, disse sklle ifølge forslaget forberedes til politisk behandling på et seinere tidspnkt. Ordførerens forslag ble enstemmig vedtatt i formannskapet. Samme dag vedtok kommnestyret innstillingen fra formannskapet med 20 mot 3 stemmer. Så langt sekretariatet kjenner til forelå det ingen tredning av alternativer til salg. I møteprotokollene fra formannskapet og kommnestyret nevnes heller ingen tredning. Rådmannens tredningsplikt 1 Kommneloven, 48-3

13 Rådmannen skal sørge for at sakene som blir lagt fram for behandling i folkevalgte organer er forsvarlig tredet, og at vedtakene blir iverksatt.2 Behandlingen av årsregnskapet for 2010 ble lagt fram til politisk behandling med regnskapet, årsberetningen og kontrolltvalgets ttalelse til regnskapet som vedlegg. Rådmannen hadde lagt fram innstilling i saken om hvordan overskddet for 2010 sklle disponeres. Kontrolltvalgets tilsynsfnksjon Kontrolltvalget skal føre løpende kontroll med forvaltningen på vegne av kommnestyret. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er gjort av kommnens folkevalgte organer. 3 Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Det forelå ingen tredning om salg av aksjer i forkant av formannskapets og kommnestyrets behandling av årsregnskapet for Kontrolltvalgets sekretariat mener prinsipielt at saker som legges fram for kommnestyret skal tredes på forhånd. Kommnal- og moderniseringsdepartementet har også ttalt at jo viktigere en sak er, desto viktigere er det å trede den før den behandles. I denne saken, som må sies å være en viktig sak, kan det likevel argmenteres for at det er mindre viktig å trede saken på forhånd: All plassering av penger i aksjefond er forbndet med risiko for tap. Hvorvidt en kommne skal plassere penger i finansmarkedene er et spørsmål som ikke kan tredes, men som må avgjøres av politikernes risikovilje. Kommnestyret har ansvaret for vedtakene det fatter og er, som Hitra Høyre også skriver, i sin flle rett til å fatte vedtak i saker som ikke er tredet på forhånd. Sekretariatet ser ikke at den politiske saksbehandlingen var riktig, eller hadde vesentlige mangler, selv om salg av aksjer ikke var tredet for det ble fattet vedtak. Rådmannen la fram saken for formannskapet som en ordinær behandling av årsregnskapet. Saken inneholdt de vedlegg som skal følge en slik sak, og innstilling om disponering av overskddet. I denne konkrete saken har rådmannen etter vår vrdering oppfylt tredningsplikten. Kontrolltvalgets sekretariat mener at tvalgets virksomhet bør fnderes på vesentlighets- og risikovrderinger, og som i sin tr er grnnlaget for plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Planene skal bidra til at tilsynsarbeidet blir mest mlig målrettet og planmessig. De skal likevel ikke være til hinder for at tvalget kan følge opp henvendelser som den fra Hitra Høyre. Saken som Hitra Høyre ber kontrolltvalget om å belyse er en sak der det tilsynelatende ikke foreligger feil i saksforberedelsene eller saksbehandlingen. Etter en konkret vrdering av saken ser ikke sekretariatet at det er forhold i saken som tilsier at den skal behandles av kontrolltvalget. 2 3 Kommneloven, 23 Forskrift om kontrolltvalg, 4

14 Høyres kommnestyregrppe v/ Dag Willmann, grppeleder Litjslokveien Hitra Hitra Hitra kommne v/ Kontrolltvalget 7240 Hitra Innmelding av sak til Kontrolltvalget i Hitra kommne I K-sak 45/11 ble det, i Hitra kommnestyre, beslttet å trekke Hitra kommnes portefølje t av aksjemarkedet og betale ned på lån/sette pengene i bank. Hitra kommnes portefølje var den gang på ca. 140 millioner kroner. Med etterpåklokskapen i hånd kan vi i dag ha grnn til å tro at dette, økonomisk sett, var en dårlig besltning. Frøya kommne valgte å fortsatt stå i aksjemarkedet med sin portefølje og Frøya formannskap ble nylig informert om verditviklingen av denne porteføljen. Drar vi en direkte sammenligning med denne kan vi grovt estimere et verditap på Hitras portefølje til i nderkant av 30 millioner kroner ved å velge bank fremfor aksjemarkedet. Dette altså i løpet av tre år. Det var samme finansaktør som forvaltet både Hitra og Frøya kommnes portefølje, så det å dra en direkte sammenligning vil antakelig ikke være helt rimelig i denne saken. Ett flertallsvedtak i Hitra kommnestyre danner grnnlaget for nedsalget, og det er kommnestyrets flle rett å ta en slik besltning. Hitra Høyre ønsket imidlertid den gang å tsette saken for å innhente faglige råd før besltning om nedsalg. Besltningen ble den gang, etter Høyres mening, tatt på et for tynt grnnlag. Det forelå ingen sak/innstilling på nedsalget til angjeldende kommnestyremøte og forslag til vedtak ble således fremmet som et benkeforslag i møtet. Hitra Høyre vil be kontrolltvalget i Hitra kommne gjennomgå denne saken, og da spesielt med tanke på: Lage et estimat over verditapet på porteføljen som følge av nevnte vedtak, tført av kvalifisert og avhengig finansaktør. Ble det innhentet faglige råd før vedtak i saken? Fortgående saksbehandling og besltningsgrnnlag som lå til grnn for kommnestyrets behandling. Eventelle andre relevante forhold. Hitra Høyre mener det er viktig å dra lærdom av slike saker enten det er gjort gode eller dårlige besltninger. Med hilsen Dag Willmann, grppeleder.

15 Plan for selskapskontroll Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 031/14 Torbjørn Berglann 216, &30 14/5-7 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Kontrolltvalget legger fram plan for selskapskontroll for kommnestyret med følgende innstilling: 1. Kommnestyret vedtar plan for selskapskontroll med følgende prioriterte prosjekter: 1. DalPro 2. Hamos forvaltnings IKS 2. Kontrolltvalget gis fllmakt til å gjøre omprioriteringer i planen dersom det skjer endringer i fortsetningene eller av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrolltvalget gis fllmakt til å prioritere ressrser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll i Hitra kommne tkast Sakstredning Kontrolltvalget gikk i sitt forrige møte gjennom risiko- og vesentlighetsanalysen for kommnens eierskap og dette omforente vedtaket: 1. Kontrolltvalget tar risiko-og vesentlighetsanalysen til orientering. 2. Sekretariatet bes om å fremme forslag til plan for selskapskontroll til neste møte der det legges opp til at Dalpro kontrolleres i 2015 i samarbeid med Frøya kommne og Hamos forvaltning IKS kontrolleres i 2016 i samarbeid med øvrige eiere. 3. Kontrolltvalget ber Konsek kontakte øvrige eiere for å avklare deltakelse i felles selskapskontroll. I kommnene Orkdal, Melhs, Snillfjord og Selb har kommnestyret nder behandlingen av plan for selskapskontroll vedtatt å endre innstillingen fra kontrolltvalget. Kommnestyrene har prioritert selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS, som i tgangspnktet ikke var med blant de prioriterte selskapene. De fire kommnene representerer 26 % av eierkommnene. Ordføreren i Melhs kommne har sendt en henvendelse til ordførerne i kommnene Hemne, Agdenes, Skan, Midtre Galdal, Selb, Frøya, Meldal, Snillfjord, Klæb og Malvik og bedt disse kommnene gjøre det samme nder kommnestyrets behandling av plan for selskapskontroll.

16 Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Kontrolltvalget anbefales å vedta planen slik den foreligger og oversende saken til kommnestyret med sekretariatets innstilling. Sekretariatet foreslår at kontrolltvalget gis fllmakt til å foreta endringer i planen hvis det er nødvendig og hvis det er hensiktsmessig for samarbeidet om selskapskontroll med andre eiere. Sekretariatet foreslår også at tvalget får fllmakt til å prioritere ressrser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.

17 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Hitra kommne U T K A S T

18 1 Om selskapskontroll Kontrolltvalget skal påse at det gjennom selskapskontroll føres kontroll med forvaltningen av kommnens interesser i selskaper m.m. 1Kommnens interesser er i denne sammenhengen eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommnale selskap (IKS), interkommnale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskap med begrenset ansvar. I denne planen legger vi til grnn at selskapskontrollen også omfatter alle selvstendige virksomheter der kommnen har et eierskap, eller interesser med tydelig karakter av eierskap, som stiftelser og foreninger. Selskapskontroll kan gjennomføres som en enkel eierskapskontroll, eller som forvaltningsrevisjon i ett selskap Selskapskontroll som eierskapskontroll: I en eierskapskontroll ndersøkes praktiseringen av kommnens eierstyring. Undersøkelsen kan inkldere kontroll med brken av eierskapsstrategi, rtiner for deltakelse i generalforsamlinger og kommnikasjon med selskapene kommnen er eier i. Kontrollen kan ta tgangspnkt i oppfølgingen av ett eller flere selskap. Denne formen for selskapskontroll er obligatorisk og skal gjennomføres minst én gang i valgperioden. Selskapskontroll som forvaltningsrevisjon: Denne formen for selskapskontroll går er rettet mot ett selskap, og hensikten er å belyse om selskapet drives i samsvar med kommnestyrets vedtak og fortsetninger. I denne formen for selskapskontroll kan ndersøkes om ressrsene brkes slik eierne har vedtatt, om selskapet drives effektivt, om lover og regler etterleves, om forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, om resltatene i tjenesteprodksjonen er i tråd med kommnestyrets krav m.m Plan for selskapskontroll Kontrolltvalget skal tarbeide plan for selskapskontroll3. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommnens eierskap t fra risiko- og vesentlighetsvrderinger. Gjennom slike vrderinger skal en forsøke å identifisere behovet for selskapskontroll i de like selskapene. Kontrolltvalget fremmer forslag om plan for selskapskontroll for kommnestyret. Den foreliggende planen er basert på en overordnet analyse som er gjennomført av Kontrolltvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring Revisjon Midt-Norge IKS skal i henhold til den inngåtte selskapsavtalen gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 eierkommnene Bestilling av selskapskontroll Kontrolltvalget bestiller selskapskontroll og foreslår innretning på ndersøkelsen. Bestillingen skjer med tgangspnkt i den vedtatte prioriteringsrekkefølgen i planen, men kan fravikes dersom fortsetningene endrer seg. 1 Jf. kommneloven 77 nr. 5. Jf. forskrift om kontrolltvalg i kommner og fylkeskommner 13, og forskrift om revisjon i kommner og fylkeskommner 7. 3 Jf forskrift om selskapskontroll i kommner og fylkeskommner 13. 2

19 1.2.2 Innsyn Kommnens kontrolltvalg og revisor har rett til å kreve nødvendige opplysninger fra selskapets daglige leder, fra styret og den valgte revisor. I selskap som er heleid av kommner og fylkeskommner i fellesskap har kommnen fllt innsyn4. I selskap med andre eiere, og for selskapsformer som ikke er omfattet av loven må retten til innsyn sikres på andre måter: Selskapets vedtekter kan gi rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. I selskap ten en slik innsynsbestemmelse kan kontrolltvalget be om at selskapet frivillig tillater innsyn. Anmodningen kan gjøres samtidig med at kontrolltvalget fatter vedtak om selskapskontroll. Erfaringsmessig er dette problematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler og i selskap der det offentlige er dominerende på eiersiden. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll telkkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon og den informasjon som finnes i kommnenes arkiver. For ren eierskapskontroll kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å knne gjennomføre selskapskontrollen som forvaltningsrevisjon. For å sikre innsyn i selskap der kommnen har eierinteresser og der innsyn ikke er sikret gjennom lov eller vedtekter, bør eierrepresentanten bes om å fremme sak om vedtektsendring vedrørende innsyn ved neste generalforsamling Samarbeid om selskapskontroll I selskap der flere kommner er eiere, og særlig der kommnene også har samme revisjonsselskap, kan det være hensiktsmessig å samarbeide om selskapskontroll. Dette gir bedre tnytting av ressrsene til revisjonsarbeid og gir færre kontroller enn om hver kommne sklle ha en egen selskapskontroll, noe som er en fordel for selskapene. For at det skal være praktisk gjennomførbart å samarbeide om selskapskontroll kreves det at kommnenes prioriteringer samordnes, og at kontrolltvalgene gis fllmakt til å prioritere mellom aktelle prosjekt, avhengig av hvilke prosjekter det finnes potensielle samarbeidspartnere til Ressrser Ressrsene til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommnen ikke ønsker å bevilge ytterligere ressrser til formålet, tas av ressrsene til forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to arbeidsområdene før bestilling av prosjekter. Det er hensiktsmessig at denne prioriteringen ligger til kontrolltvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer til kontrolltvalget om gjennomført selskapskontroll, kontrolltvalget legger rapportene fram for kommnestyret. I fellesprosjekter mellom flere kommner kan revisjonen rapportere i én samlet rapport dersom det er hensiktsmessig. 4 Dette er litt forenklet framstilt, se kommnelovens 80 første ledd, se også lov av 29.janar 1999 nr. 6 samt kommnelovens 27.

20 2 Eierskap og eierstyring i Hitra kommne Kommnestyret i Hitra kommne vedtok en eierskapsmelding i 2013, sak 82/13. En ny versjon av meldingen ble vedtatt i oktober 2014, sak 103/14. Eierskapsmeldingen skal være et arbeidsredskap for kommnestyret. Slik den er tformet kan den også fngere som en generell veiledning for styremedlemmer og representanter i generalforsamling og representantskap. Tidligere gjennomførte selskapskontroller: 2014 Trønderenergi. Selskapskontroll som forvaltningsrevisjon. Felles kontroll med 19 andre eierkommner DalPro. Eierskapskontroll. Felles med Frøya kommne.

21 3 Prioriterte prosjekter i planperioden Kontrolltvalget behandlet i sak 25/14 vesentlighets- og risikoanalysen av selskapene som kommnen har eierinteresser i og følgende prioriteringsliste ble satt opp: Prioritering Prosjekt DalPro AS HAMOS IKS Involverte selskaper5 DalPro HAMOS IKS m/datterselskaper Involverte kommner6 Hitra, Frøya Snillfjord, Agdenes, Rindal, Renneb, Hitra, Hemne, Meldal, Frøya, Skan, Orkdal 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Med ressrsene som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan kontrolltvalget bestille i gjennomsnitt litt nder ett prosjekt pr. år. Deltakelse i felles selskapskontroller vil øke antallet. Jo flere eierkommner som deltar, desto færre ressrser må den enkelte kommne stille til rådighet. For prosjektene som er satt opp ønsker tvalget å gjennomføre selskapskontrollen som forvaltningsrevisjon. De overordnede problemstillingene kan da omhandle selskapets ressrsbrk, effektivitet, etterlevelse av lover og regler med mer. Det vil være nødvendig med en presisering av problemstillingene før bestilling av prosjektene DalPro AS DalPro As ble stiftet i 1988 og har som formål å være et redskap for kommnene Hitra (eier 60 %) og Frøya (eier 40 %) i arbeidet med tiltak for yrkeshemmede. Selskapet har stor omsetning og er en vesentlig investering for kommnen. Et interessant tema for en selskapskontroll av DalPro er omselskapet nngår at driften virker konkrransevridende7. I 2013 ble det gjennomført en eierskapskontroll der det blant annet ble konkldert med at kommnen brde tarbeide en eierstrategi, videre at økonomi, organisering og oppgaver var i samsvar med formålet til selskapet Hamos IKS Hamos IKS har ansvar for renovasjon for eierkommnene og tfører dermed en viktig samfnnsoppgave. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstrktr en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirklering og innkrevingsvirksomhet. Selskap som både driver monopolvirksomhet og kommersiell virksomhet skal holde de to delene av virksomheten adskilt, og dette vil trolig være ett tema for selskapskontrollen. Andre aktelle spørsmål er hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt virksomheten drives etter selskapets formål og eiernes intensjoner. Prosjektet vil trolig bare være aktelt å sette i gang dersom en større andel av de øvrige eierne også prioriterer det. 5 Selskaper i krsiv er ikke nderlagt reglene om innsyn i kommneloven 80. Kommner i krsiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 7 Jf. forskrift om arbeidsrettede tiltak m.v

22 4 Oversikt over kommnens eierskap Hitra kommne Orgnr Selskapsnavn BiblioteksentralenSA DalPro AS Frøya flyplass DA Hamos Forvaltning IKS Hitra Golfbane AS Interkommnalt Arkiv Trøndelag IKS Kontrolltvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kristiansnd og Nordmøre havn IKS Kystmseet i Sør-Trøndelag Midt-Norge Olje og Gass Midt-Norsk fergeallianse AS Mseene i Sør-Trøndelag AS Ny Rv 714 AS Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS PreBio AS Revisjon Midt-Norge IKS Stiftelsen Anøya Stiftelsen Halten Nekolai Dahls Minne Tjeldbergodden tvikling AS Trøndelag Reiseliv AS TrønderEnergi AS Trøndersk Kystkompetanse AS Type SA AS Annet foreta IKS AS IKS IKS IKS Stiftelse Forening AS AS AS AS AS IKS Stiftelse Stiftelse AS AS AS AS Eierandel 0,00% 60,00% 20,00% 9,00% 10,00% 1,71% 3,60% 6,00% 0,00% 0,00% 16,67% 5,55% 18,18% 4,60% 9,38% 3,60% 20,00% 11,54% 3,57% 0,04% 2,54% 17,01% Off.h.eid Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Oppgitt "eierandel" for foreninger, stiftelser og andre eierløse sammensltninger representerer dette en beregnet størrelse på interessen i foretaket. Eierandel oppgitt til 0,0 % kan enten bety eierandel lavere enn 0,05 %, kjent eierandel eller ikke faktisk eierskap.

23 Møteplan 1. halvår 2015 Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 032/14 Torbjørn Berglann / Kontrolltvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrolltvalget vedtar følgende møteplan for første halvår 2015: 20. janar 3. mars 12. mai 2. Kontrolltvalgets leder får fllmakt til å endre møtedatoer. Kontrolltvalget har bdsjett til å gjennomføre tre møter i halvåret, noe det er tatt høyde for i forslaget til møteplan. Sekretariatet har fått oversendt et tkast til møteplan for kommnestyret. Dersom tkastet blir vedtatt vil den foreslåtte møteplanen for kontrolltvalget være tilpasset kommnestyremøtene, slik at frister for oversending til kommnestyret er ivaretatt. Møteplanen er satt opp med tirsdag som fast møtedag. Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer i 2015: 20. janar o Kontrolltvalgets årsmelding 3. mars o Rapport fra forvaltningsrevisjon 12. mai o Uttalelse til kommnens årsregnskap o Møteplan 2. halvår Kontrolltvalget har holdt enkelte møter tenfor rådhset for å få informasjon om kommnens virksomhet og om selskap som kommnen har eierandeler i. En oversikt over aktelle enheter og selskap følger vedlagt. Andre møter og arrangementer å ta hensyn til kan være: Trøndelagsmøtet janar Vinterferie febrar

24 NKRFs Kontrolltvalgskonferanse febrar FKT fagkonferanse 3-4. jni Kontrolltvalgssekretariatets konklsjon Sekretariatet anbefaler at kontrolltvalget avvikler tre møter våren Sekretariatet ber tvalget komme med forslag om alternative møtesteder, enten ved kommnens enheter, eller i selskap som kommnen har eierinteresser i.

25 Eventelt Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Berglann 033, &17 14/128-2 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram ten innstilling. Møtedato Saksnr 033/14

26 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i tvalg Kontrolltvalget i Hitra kommne Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Berglann 033, &17 14/128-4 Kontrolltvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Sakstredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen legges fram i møtet. Møtedato Saksnr 034/14