INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD

Transkript

1 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 1 INNKALLING TIL ORIDNÆRT MØTE I SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD TID: ONSDAG 29.MARS 2017 kl STED: Tananger kirke, sakristiet TIL: Ræge MR Karim Saffaran (leder) Ræge MR Trine Tjelta Tananger MR Tananger MR Olav Kylland Helga Frøyland Sola MR Harald Velde Sola MR Trygve Tjora (nestleder) Sørnes MR Sørnes MR Sola kommune Stavanger biskop Torleif Oftedal Petter Rønnevik Ole Andreas Gundersen (H) Morten Sandland (sokneprest) Sakliste sendes også til orientering til: Øvrige prester Daglig ledere i menighetene Vennligst gi beskjed til kirkevergekontoret snarest dersom du er forhindret fra å møte, slik at vi kan få kalt inn vararepresentant i tide. E-post: post@sola.kirken.no evt Servicetorget tlf Eventuelt forfall bes også meldt umiddelbart direkte til respektiv vararepresentant. Åpningsord: Trine Tjelta

2 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 2 SAKLISTE: FR-sak 08/17 Presentasjon av Tananger menighet og kirke FR-sak 09/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte FR-sak 10/17 Godkjenning av møtebok fra møte FR-sak 11/17 Informasjon, skriv og meldinger FR-sak 12/17 Godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd FR-sak 13/17 Godkjenning av foreløpig årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd FR-sak 14/17 Søknad fra menigheter om midler til AV-utstyr FR-sak 15/17 Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2015 FR-sak 16/17 Forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd» FR-sak 17/17 Søknad fra Sørnes MR om utvidelse av trosopplæringstilling med 10% fra 80% til 90% FR-sak 18/17 Eventuelt

3 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 3 SAKLISTE: FR-sak 08/17 Presentasjon av Tananger menighet og kirke (30-45 min.) SAKSINFORMASJON Ledelse og stab i Tananger menighet inviteres til å gi en omlag 30 min. informasjon / presentasjon av menigheten og kirken. Det er for fellesrådets medlemmer både nyttig og nødvendig å være godt kjent med alle 4 menighetene i fellesrådets område. Spesielt gjelder det for nåværende råd som tiltrådte , og somønsker å bli godt kjent med menighetenes forhold, prioriteringer, utfordringer samt kirkebyggene. Tananger menighet er en vel etablert og veldrevet menighet med stor aktivitet og mange kirkelige tilbud for alle aldersgrupper, og har hatt en rivende utvikling siden den nye kirken ble vigslet og tatt i bruk høsten Menighetsrådet og fellesrådet er likeordnede og likeverdige folkevalgte organer, der kirkeloven definerer ansvars og oppgaveområder. Fellesrådet er bl.a. arbeidsgiver for de fleste tilsatte medarbeiderne i menighetene, har økonomisk drifts og vedlikeholdsansvar for kirkebyggene, drift av menighetskontorene mv. ihht. kirkelovens 14, mens menighetsrådet skal ha sin oppmerksomhet henvendt på alt som kan gjøres for å vekke og nære det kristelige liv i soknet, jfr. 9. Fellesrådet ser fram til et nyttig møte med Tananger menighet. Det blir anledning til spørsmål og utfyllende samtale. Forslag til VEDTAK: Fellesrådet takker for og tar informasjonen om Tananger menighet og kirke til orientering. FR-sak 09/17 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte SAKSINFORMASJON Innkalling og sakliste er utsendt på E-post til fellesrådets medlemmer og varamedlemmer. Innkalling, saksliste og saksforelegg med vedlegg er samme dag lagt ut på Forslag til VEDTAK: Innkalling og sakliste til møte godkjennes.

4 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 4 FR-sak 10/17 Godkjenning av møtebok fra møte SAKSDOKUMENT Utkast til møtebok fra fellesrådets møte følger vedlagt sammen med innkalling og saksforelegg. Referat / møtebok fra fellesrådets møter legges ut på etter at dokumentet er formelt godkjent i neste møte. Forslag til VEDTAK: Framlagt forslag til Møtebok fra fellesrådets møte godkjennes. FR-sak 11/17 Informasjon, skriv og meldinger Forslag til VEDTAK: a. Nye KA-rundskriv siden forrige møte: 01/17 Tilleggsavtale til hovedavtalen 02/17 Tilleggsavtale til hovedtariffavtalen 03/17 Sentrale særavtaler er reforhandlet KAs rundskriv er tilgjengelige på: b. Status på tilsettingssaker og personalsituasjon c. Status på div. vedlikeholdsarbeider kirkebygg d. Dialogmøte i Sørnes kirke e. Høringsbrev fra Kultur, Sola kommune vedr Kommunedelplan for kulturminner Plan 6006 til offentlig ettersyn/høring f. Støyproblemer på Sola kirkegård: Brev til AVINOR og svarbrev g. Skriv til kommunestyrerepresentanter: Kirke og kommune h. Kommunedelplan for kulturminner Plan 6006 til offentlig ettersyn/høring i. Orientering til ansatte medarbeidere om kirkemøtesak 06/17 Vigsel og forbønnsliturgi 2017 Fellesrådet tar framlagte skriv og informasjon ellers til orientering. FR-sak 12/17 Godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Forslag til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd. Legges ut på når rapporten er formelt godkjent. SAKSFORELEGG Det vises til vedlagt utkast til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd.

5 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 5 Forslag til VEDTAK: Framlagt forslag til Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd godkjennes. FR-sak 13/17 Behandling og godkjenning av foreløpig årsregnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Økonomiske oversikter 2016 Resultatrapport Sola kirkelige fellesråd 2016 Balanse Sola kirkelige fellesråd SAKSFORELEGG Kommentarer til foreløpig regnskap 2016 for Sola kirkelige fellesråd Foreløpig driftsregnskap er gjort opp med mindreforbruk på kr mot et budsjettert resultat i balanse med bruk av disposisjonsfond på kr Regnskapet for trosopplæringen er gjort opp med et mindreforbruk på kr Dette føres i eget regnskap. Lønn og sosiale kostnader Lønn og sosiale kostnader har et totalt merforbruk på kr I de årene beregningen av reguleringspremien på pensjon fra KLP ligger innenfor budsjettert belasting i regnskapet gir det ingen effekt på resultatet siden reguleringspremien blir etterbevilget av kommunen. Pensjonskostnadene for Sola kirkelige fellesråd har i 2016 blitt som budsjettert. Dette gjelder også øvrige lønnskostnader med unntak av godtgjørelse til folkevalgte. Denne godtgjørelsen er noe høyere enn budsjettert pga. flere møter i rådene enn forutsatt og at også de første møtene for de nyvalgte rådene i 2015 er belastet i Kostnadssiden 180 Energi. Dyrere strøm og høyere forbruk gir et merforbruk i forhold til budsjett på kr Vedlikehold av bygg og anlegg (kirkene) gir et mindreforbruk på kr Dette skyldes at det av overskuddet fra 2015 ble avsatt kr ekstra til vedlikehold, noe det ikke har lykkes å bruke fullt ut. 165/240 Andre oppgavepl. godtgj./serviceavtaler og reparasjoner har et samlet merforbruk på kr som skyldes at det ble kjørt vaktmestertjenester fram til ny vaktmester var på plass fra juni. Inntektssiden

6 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 6 16 Salgsinntekter er kr høyere enn budsjettert. I dette ligger noe høyere inntekter til gravstell og høyere inntekter til menighetsbladet, men også noe lavere inntekter pga. færre vielser. Kirkegårder fellesutgifter Kirkegårder har et merforbruk på kr Dette skyldes høyere kostnader til kremasjon pga flere kremasjoner enn tidligere år. Avsluttende regnskapskommentarer Den endelige tilskuddsrammen fra Sola kommune blir avregnet først i forbindelse med årsoppgjøret. Lønnsmerutgifter samt KLP reguleringspremie var opprinnelig budsjettert til kr , men endte på kr Fellesrådet forvalter pr et gravlegat på kr som skal dekke fremtidig stell av graver. I tillegg et «Rest»- fond på kr til «forskjønnelse» av kirkegårdene i Sola. Beløpene står på egen bank-konti og forrentes med samme betingelser som vår folio-konto og Sola kommune for øvrig. Deler av renteinntektene godskrives legatene. Legatene blir belastet med administrasjonskostnader. Disponering av overskudd Kirkevergekontoret ser fortsatt et behov for å avsette ekstra midler til vedlikehold av bygg og anlegg. Det er også behov for midler til AV-utstyr i kirkene jfr. sak XX/17. Forslag til disponering av overskudd: Tillegges disposisjonsfond kr Totalt kr Forslag til VEDTAK: a. Fremlagte foreløpig driftsregnskap med tilhørende balanse godkjennes under forutsetning av positiv revisjonsberetning. b. Mindreforbruk 2016 kr disponeres på følgende måte: Tillegges disposisjonsfond kr Totalt kr

7 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 7 FR-sak 14/2017: Søknader fra menigheter om midler til AV-utstyr 1 SAKSDOKUMENTER Søknad fra Ræge menighetsråd Søknad fra Tananger menighetsråd med vedlegg SAKSFORELEGG Ræge menighetsråd søker om kr til delvis dekning av kostnader til nye prosjektorer i kirken. Prosjektorene de har i dag fungerer uregelmessig og er klare for utskifting. Det er innhentet tilbud på kr eks. mva. på nye prosjektorer. Eksisterende prosjektorer i Ræge er fra kirken var ny (2009), og har vært i bruk ved alle menighetens gudstjenester og også under en del andre arrangementer i kirken. Menigheten har gjort seg avhengig av prosjektorer ved at det brukes presentasjoner under alle gudstjenestene, og er derfor avhengige av at disse fungerer tilfredsstillende når det er behov for dem. Tananger menighetsråd søker om kr til høyttalere og presentasjonsverktøy. Søknaden omhandler nye høyttalere til en kostnad av kr og presentasjonsverktøy til en kostnad av kr Det er gjort et grundig arbeid av Tananger menighetsråd for å finne fram til en løsning som er god nok og dekker de behov menigheten har for lyd i kirkerommet, jfr. vedlagte dokumenter. Sola kirkelige fellesråd vedtok i sak 51/2016 følgende retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola: 1. Fellesrådet har ihht. kirkelovens 14 og 18 ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse, vedlikehold og nødvendig oppgradering av AV-anlegg (inkludert teleslynge) i soknekirkene som basispakke til bruk ved alle typer kirkelige handlinger. Alle inngrep/montasjer i kirkerommet må være godkjent av biskopen ihht. kirkelovens 18 4.ledd. 2. Som basispakke regnes lyd-, lys- og AV-utstyr. Lydanlegg må kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov ifm alle kirkelige handlinger og må være tilpasset kirkerommets størrelse og utforming. Dette samme gjelder lys og bildeutstyr. 3. Kirkevergen utarbeider hvert 5.år en teknisk tilstandsrapport av AV-anleggene i kirkene i nært samarbeid med menighetene med tanke på nødvendig vedlikehold, oppgradering og evt utskiftingstiltak. 4. Ved planlegging av nye kirkebygg må realistiske kostnader til AV-anlegg innarbeides i totalentreprisen.

8 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 8 5. Ved planlegging av nye kirkebygg og ifm. planlegging av utskift / oppgradering av AVanlegg har menighetsrådet anledning til å bidra med egne midler til ønskede oppgraderinger ut over det som regnes å være en basis AV-installasjon i kirkebygget. 6. Menighetsrådene må ifm fellesrådets budsjettprosess for kommende år melde inn både kortsiktige, akutte oppgraderingsbehov for AV-anlegg samt mer langsiktige nødvendige utskiftinger og oppgraderinger 7. Fellesrådet vil på kort varsel og uten avsatte budsjettmidler kun unntaksvis kunne dekke større og uforutsette kostnader knyttet til lyd og bildeanlegg. Retningslinjene framholder fellesrådets ansvar for kostnader knyttet til anskaffelse av AV-anlegg for å kunne dekke ordinære tale-, sang- og musikkbehov tilpasset kirkene. Samtidig sies det også at fellesrådet bare unntaksvis vil kunne dekke større og uforutsette kostnader til lyd- og bildeanlegg. Det vil alltid være en vurdering hva som er nødvendig utstyr for å dekke ordinære behov for AV-utstyr. Ræge menighet har behov for fungerende prosjektorer, og Tananger menighetsråd har gjort en grundig vurdering av behovet for høyttalere og valgt et tilbud som vil dekke deres behov. Sola kirkelige fellesråd har allerede ved fastsettelsen av budsjett 2017 (FR sak 05/2017) avsatt kr til lydanlegg i Tananger kirke. Dette viser seg å ikke være nok til å dekke kostnaden ved nye høyttalere i kirken. Fellesrådet har også i sak 13/2017 avsatt overskuddet fra 2016 på kr på disposisjonsfondet. Kirkevergen mener derfor det er forsvarlig å disponere ytterligere kr til nye høyttalere i Tananger kirke og kr til nye prosjektorer i Ræge kirke. Forslag til VEDTAK: Sola kirkelige fellesråd bevilger kr til nye høyttalere i Tananger kirke og kr til nye prosjektorer i Ræge kirke. Beløpene dekkes fra disposisjonsfond. FR-sak 15/17 Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for Sola-menighetene for 2017 SAKSDOKUMENTER Tildelingsbrev 2017 fra Stavanger bispedømmeråd (ikke mottatt pr 22/3. Hvis mottatt innen FRmøte 29/3 legges det fram i møtet). SAKSFORELEGG Det er Stavanger bispedømmeråd som tildeler trosopplæringsmidler til menighetene i Sola kirkelige fellesråd. Tildelingsbrevet for 2017 er pr. dato enda ikke mottatt tildelingen var på kr , ihht. følgende oversikt:

9 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 9 Tidligere års tildeling til Sola-menighetene: 2016: kr etter fradrag for kr for tidligere års mindreforbruk 2015: kr : kr : kr : kr I hht. gjeldende bestemmelser er det kirkelig fellesråd som valgt organ som bl.a. skal vedta et samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra staten. Budsjettet skal bl.a. fordele midlene på henholdsvis personalkostnader og driftsmidler. Fellesrådet skal også vedta andel av driftsmidlene som stilles til disposisjon for menighetsrådene og fordelingen av disse midlene mellom menighetsrådene. Trosopplæringsregnskapene i de 4 menighetene føres i egne avdelingsregnskaper under Sola kirkelige fellesråd, og endelig budsjettramme fastsettes i forhold til gjeldende regler for merforbruk / mindreforbruk i Kirkevergen har ved flere anledninger overfor fellesrådet pekt på økte administrasjons-kostnader bør belastes trosopplæringsbudsjettene. Ordningen er så langt ikke etablert. Det er videre nødvendig å sette av fondsmidler til framtidige pensjonsforpliktelser knyttet til trosopplæringsstillingene. Dette er pliktige kostnader som fellesrådet som arbeidsgiver vil måtte bære i mange år framover, og det vil derfor være nødvendig å sette av midler til dette av den årlige tildelingen. I de årlige tildelingsbrevene er fellesrådene pålagt å sende inn til Stavanger bispedømme vedtatt budsjett for inneværende år sammen med revidert regnskap for avsluttet driftsår innen 15.mai. De respektive menighetsrådene skal fastsette forslag til budsjett 2017 før endelig godkjenning i fellesrådet. Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd er fastsatt til 15.juni. Kirkevergen foreslår også for 2017 at fellesrådet delegerer til økonomiutvalget å fastsette årets trosopplæringsbudsjett innen oppgitt frist. Fellesrådet har gjort tilsvarende vedtak siden i Forslag til VEDTAK:

10 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 10 Sola kirkelige fellesråd delegerer til økonomiutvalget å godkjenne innen samlet budsjett for tilskuddsmidlene fra staten til trosopplæring i menighetene i Sola. Saken legges fram til orientering på fellesrådets neste ordinære møte. FR-sak 16/17 Forslag til Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd SAKSDOKUMENTER Arbeidsmiljøloven (AML) Se: KA-rundskriv 11/07 Varsling. Se: Faktaside fra Arbeidstilsynet: Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen Se: Utkast: Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd HISTORIKK OG TIDLIGERE BEHANDLING Sak om fastsettelse av Rutiner for varsling er formelt tidligere ikke behandlet og fastsatt i Sola kirkelige fellesråd. Etiske retningslinjer for Sola kirkelige fellesråd ble vedtatt/fastsatt av Sola kirkelig fellesråd den 8. juni 2005 (FR-sak 27/2005 jfr. FR-behandling i FR-sakene 61/2004 og 17/2005 men inneholder ingen spesifikke, formelle formuleringer om varsling. Under FR-sak 37/2009: Forslag til revisjon av personalhåndbok for Sola kirkelige fellesråd ble revidert personalhåndbok fastsatt. Dokumentet inneholder imidlertid heller ikke formuleringer om varsling ihht AMLs bestemmelser BEHANDLING Framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd legges også fram i Administrasjonsutvalget for uttalelse, ihht. nylig revidert Reglement for administrasjonsutvalget FR-sak 06/17 pkt. 4. Det er Sola kirkelige fellesråd som endelig fastsetter instrukser og reglementer for virksomheten. SAKSFORELEGG a. Formelt hjemmelsgrunnlag Framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd» har sitt formelle grunnlag i følgende bestemmelser i AML: 2-4 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten: 2-4.Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen.

11 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler. 3-6.Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Dette arbeidet er en del av Sola kirkelige fellesråds helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) og virksomheten er ansvarlig for å utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold. b. Varslingsrett og varslingsplikt Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold i Sola kirkelige fellesråd. Den fastsatte rutinen gjelder i utgangspunktet alle som har et ansettelsesforhold i Sola kirkelige fellesråd samt medarbeidere som inngår i fellesrådets verneområde (bispedømmerådets sokneprester og prostiprester). Det er Eksterne personer kan også varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, særlig dersom dette er knyttet til forvaltning av tilskuddsmidler. Ethvert varsel som gjelder virksomheten, uansett fra hvem, skal tas på alvor. I følge AMLs bestemmelser ( 2-3) skal arbeidstakere straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når en arbeidstaker blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet og ( 2-4) c. Til hvem skal det varsles? Trakassering (mobbing eller liknende) og diskriminering på arbeidsplassen skal varsles til arbeidsgiver eller verneombud. Skader, sykdom eller fare for skader/sykdom som følge av forholdene på arbeidsplassen skal varsles arbeidsgiver eller verneombud. d. Vedrørende verneombudets ansvar

12 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 12 Verneombudet har en særskilt varslingsplikt. Blir verneombudet kjent med farlige eller ulovlige forhold skal dette straks varsles arbeidsgiver. Er det ikke innen rimelig tid tatt hensyn til meldingen, skal verneombudet varsle Arbeidstilsynet. e. Når skal det varsles og hvordan? Når det er fare for liv og helse skal det varsles straks, dvs så snart forholdet blir kjent. For øvrig er det opp til varsler å bestemme tidspunkt. Varsling kan skje skriftlig eller muntlig. Det er naturlig å tenke at en varsling bør skje skriftlig, for at saken, bakgrunnen og begrunnelsen for varsling er beskrevet og dokumentert så godt som mulig. En varsling bør ha med følgende punkter: - Fullt navn (kan også være anonym) - Tidspunkt for observasjon(er) - Hva varsles det om? - Sted for handling(er) - Eventuelt andre vitner - Eventuelt kjennskap til tidligere saker f. Krav til varsling Det er viktig å presisere at framgangsmåten skal være forsvarlig. Det må videre være et tilstrekkelig og forsvarlig grunnlag for å fremme varsel. g. Ulike varslingstyper 1. Intern varsling varsling til arbeidsgiver o mest brukt vei for varsling 2. Ekstern varsling varsling til Arbeidstilsynet, Politiet og liknende o Gjelder alvorlige forhold til arbeidsgiver ikke tar tak i, eller akutt fare for liv og helse 3. Allmenn varsling varsling til media o Omfattende varsling bør vurderes nøye i forkant Er de kritikkverdige forholdene av interesse for allmennheten? Har varsleren andre interesser / agendaer fenn å få fram et varsel? h. Håndtering og tilbakemelding Arbeidsgiver foretar en konkret vurdering av hvem som skal involveres i behandlingen. Så få som mulig bør få kjennskap til forholdet. Varslingssaker som skal forfølges skal saksbehandles, journal - og arkivføres. Varsler skal få bekreftelse på at varsel er mottatt. Innsyn i saken er regulert av Offentlighetsloven, Forvaltningsloven, Tjenestemannsloven og Personopplysningsloven mv. i. Hensyn til den / de det varsles om I saker hvor arbeidsgiver avgjør at varslet sak skal forfølges videre skal det varsles om dette. Det skal da varsles om hvilke opplysninger som er framkommet i saken. Den / de saken gjelder skal få

13 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 13 anledning til å komme med sin versjon av saken. Når saken er ferdig håndtert skal den/de det er varslet om ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. j. Arbeidsgivers ansvar Sola kirkelige fellesråd ønsker å bruke bl.a. følgende tiltak overfor sine ansatte medarbeidere for å fremme åpenhet og god kommunikasjon i virksomheten: - Møteplasser med tid og muligheter til å delta - Åpenhet rundt normer og verdier - Diskusjon om hvordan intern kritikk bør håndteres - Spørsmål knyttet til ytringsfrihet og varsling tas opp på fellesstabssamlinger, kurstilbud for ansatte og lignende Informasjon om varsling og regelverket - Dersom kritikkverdige forhold problematiseres eller avdekkes, må det fokuseres på saken og ikke på den som sier fra - En ledelse som er tilstedeværende, tilretteleggende og aktiv, og som viser tydelig et ønske og en vilje til åpenhet - Medvirkende og aktiv vernetjeneste/tillitsvalgte - Gode rutiner for intern varsling Som arbeidsgiver er det et tydelig ønske å gi sin tilslutning til følgende formuleringer vedrørende samarbeids- og åpenhetskultur og ytringsklima i fellesrådets staber slik det er gjengitt avslutningsvis i KA-rundskriv 11/07 Varsling fra 2007: Forslag til VEDTAK: Ansatte og ledelse må sammen drøfte mål og retning for virksomheten, og ta opp og minne hverandre på positive og negative sider ved virksomheten. Ansatte som er godt informerte og trygge på at deres mening blir hørt og tatt på alvor, forstår lettere beslutninger som fattes. Hensiktsmessige tiltak er for eksempel å lage en «plakat» eller et skriv hvor rutinene for intern varsling skrives ned. Videre kan ytringsklimaet, eventuelt også eksempler fra hverdagen, tas opp regelmessig i stabsmøter, samlinger, medarbeidersam-taler eller andre fora og diskuteres. En åpen kultur, gode og kjente rutiner og situasjoner som håndteres ryddig er den beste forsikring mot å komme opp i tilspissede varslersituasjoner. a. Sola kirkelige fellesråd vedtar framlagt forslag til «Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd» gjeldende fra d.d. b. Rutiner for varsling i Sola kirkelige fellesråd innarbeides i personalhåndboken ifm kommende revisjon av denne. FR-sak 17/17 Søknad fra Sørnes MR om utvidelse av trosopplærerstilling med 10% fra 80% til 90

14 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 14 SAKSDOKUMENT Søknad fra Sørnes MR ved daglig leder Johan Jensen om å øke en trosopplæringsstilling med 10 % fra 80 % til 90 % stilling. SAKSFORELEGG Det er kirkelig fellesråd som ihht. kirkelovens 14 pkt. c) oppretter og nedlegger stillinger som lønnes over fellesrådets budsjett. Ifm gjeldende regelverk og etablerte ordninger opptrer også fellesrådet som arbeidsgiver på vegne av menighetsrådene i de tilfellene menighetene selv ønsker å opprette stillinger og ta ansvar for lønns og personalutgifter. Sørnes menighet redegjør i sitt saksforelegg til menighetsrådets møte om saken som følger: Sak 06/17 Utvide stilling som trosopplæringsleder. Givertjenesten er økt, og økonomien er stabilt god. 50 faste givere har sagt at de vil gi ,- pr mnd. = ,- pr år. Vi får fast lønnstilskudd til trosopplæringen fra SKF ,- pr. mnd. (Penger fra 20% ubrukt sekretærstilling i Sørnes.) Vi foreslår derfor å utvide stillingen i trosopplæringen i Sørnes med 10%. Marit M.N. har full stilling mens Ingvild Pettersen har i dag 80% stilling i Sørnes. (40% i Åpen barnehage og 40% trosopplæring.) Vi ønsker derfor å øke stillingen til Ingvild Pettersen i samsvar med god arbeidsgiverpolitikk hvis mulig. Utgifter til utvidelse er tatt med i forslaget til budsjett Vedtak: Sørnes MR ønsker å styrke trosopplæringen ved å utvide stillingen med 10%. Vi søker SKF om godkjennelse til utvidelse av trosopplæringen i Sørnes med 10%. Andreas. Johan og Ingvild bes sette opp stillingsbeskrivelse til den utvidede stillingen, med f.eks. Mesternes Mester for åringer. Sørnes MR redegjør for sin givertjeneste og har en plan for finansiering av ønsket utvidelse av stilling. Menighetsrådet er innforstått med sitt økonomiske ansvar for sin andel av stillingen. Det vil for fellesrådet alltid være viktig å peke på at menighetsrådene ved slik godkjenning vil ha ansvar for sin andel av det økonomiske ansvaret for en stilling «for all framtid», dvs så lenge en medarbeider innehar stillingen. Som arbeidsgiver på vegne av menighetsrådene er fellesrådet forpliktet til å følge arbeidslivets regelverk og tariffbestemmelser, også når en menighets givertjeneste eventuelt skulle svikte eller ikke innbringe nødvendige midler. Fellesrådet må derfor være veldig tydelig overfor menighetsrådene på at den forpliktelsen gjelder uansett, og at fellesrådet ikke kan «overta» et økonomisk ansvar for en stilling eller deler av en stilling av slike årsaker. Lønnsutbetaling og personaladministrasjon vil bli håndtert som for øvrige andre fellesrådsansatte gjennom gjeldende ordning for regnskap og lønnsadministrasjon regulert i tjenesteytingsavtalen mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd.. Forslag til VEDTAK:

15 Den norske kirke Sola kirkelige fellesråd Blad 15 a. Sola kirkelige fellesråd godkjenner utvidelse av spesifikk trosopplæringsstilling i Sørnes menighet fra 80 % til 90 % fom b. Sørnes menighet er økonomisk ansvarlig for alle relaterte personalutgifter knyttet til egenfinansierte stillinger, inkludert tariffmessige justeringer, løpende og framtidige pensjonsforpliktelser, telefongodtgjørelse, reisegodtgjørelse mv. FR-sak 18/17: Eventuelt Vel møtt! Karim Saffaran (sign.) Leder Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen (sign.) Kirkeverge Neste ordinære møte i Sola kirkelige fellesråd: Mandag 29.mai 2017 kl på Sola menighetssenter

16 Kommune Sola Sørnes kirke MØTEBOK Blad 1 Styre, råd, utvalg mv. Sørnes menighetsråd Møtested Våganesvegen 17 Møtedato Fra kl Til kl Til stede på møtet Medlemmer (angi ev. hvem som er fraværende) Andreas Veggeland - leder Svein Arne Svilosen Anne-Grethe Wee Morten Jørpeland Bjørg Marit Amdal Olav Gilje Petter Rønnevik Torleif Oftedal - forfall Berit Espeset Varamedlemmer Arne Dalene Andre Johan Jensen Behandlede saker Sak nr./år Sak 1/17 12/17 Underskrifter Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet Utskrifter Hovedutskrift er sendt til

17 Kommune Sola Styre, råd, utvalg mv. Sørnes menighetsråd Møtested MØTEBOK Blad 3 Møtedato Sørnes kirke Sak 01/17 Sak 02/17 Sak 03/17 Protokoll fra forrige møte ble underskrevet. Sakslisten ble godkjent. Dialogmøte i Sørnes Sola kirkelige fellesråd inviterer til Dialogmøte. Møtet holdes i Sørnes kirke torsdag 2/2 kl Vedtak: Alle i MR utenom Torleif er påmeldt. Sak 04/17 Strategiplanen Sørnes menighet Kort gjennomgang av planen. Vedtak: Vi fortsetter å følge planen, og er godt i gang. Gudstjenestefremmøtet er fortsatt godt, men det har ikke økt. Berit utfordrer Leif Grimnes. Vi ønsker allsangkvelder to ganger i året. Vi jobber videre med god informasjon om menighetens tilbud. Trosopplæringen fungerer bra, med godt fremmøte. Givertjenesten er økt og vi har nå 50 faste givere. Diakoni: Nytt diakoniutvalg må oppnevnes: Aktuelle navn: Astrid Vaage Grimnes. Liv Ingrid Ingebrigtsen. Sølvi Broadhurst og Kristin Byberg. Misjon: Vi ønsker å øke givertjenesten. Det blir Misjonstivoli til høsten. Sak 05/17 Sak 06/17 Regnskap 2016 / Budsjett 2017 / Årsmelding Regnskap for 2016 er ikke endelig, og de har ikke ført våre momsutgifter, ca kr Her er Sørnes MR sitt regnskap pr. avdeling. Overskudd Underskudd M. uka: ,- Fellesutg: ,- Åpen Barneh ,- Konf.arb ,- Fmiliesaml ,- Dåpsoppl ,- Superonsdag 2.625,- Diakoni 7.560,- Tils: ,- Tils: ,- Sum oversk: ,- Minus momsfradrag som vil komme ca = 2.833,- i overskudd. Det er positive tall, som vi kommer mere inn på på MR. Slår en sammen tallene er budsjettet satt opp med et overskudd for 2017 på kr ,- Årsmøte 12. mars etter gudstjenesten Vedlegg: Forslag til årsmelding fra Sørnes MR v/andreas. Vedtak: Årsmeldingen fra MR godkjennes med små justeringer v/andreas. Budsjett for 2017 godkjennes. Utvide stilling som trosopplæringsleder. Givertjenesten er økt, og økonomien er stabilt god. 50 faste givere har sagt at de vil gi ,- pr mnd. = ,- pr år. Vi får fast lønnstilskudd til trosopplæringen fra SKF ,- pr. mnd. (Penger fra 20% ubrukt sekretærstilling i Sørnes.) Vi foreslår derfor å utvide stillingen i trosopplæringen i Sørnes med 10%. Marit M.N. har full stilling mens Ingvild Pettersen har i dag 80% stilling i Sørnes. (40% i Åpen barnehage og 40% trosopplæring.) Sign. Utskrift også sendt til

18 Kommune Sola Styre, råd, utvalg mv. Sørnes menighetsråd Møtested MØTEBOK Blad 3 Møtedato Sørnes kirke Vi ønsker derfor å øke stillingen til Ingvild Pettersen i samsvar med god arbeidsgiverpolitikk hvis mulig. Utgifter til utvidelse er tatt med i forslaget til budsjett Vedtak: Sørnes MR ønsker å styrke trosopplæringen ved å utvide stillingen med 10%. Vi søker SKF om godkjennelse til utvidelse av trosopplæringen i Sørnes med 10%. Andreas. Johan og Ingvild bes sette opp stillingsbeskrivelse til den utvidede stillingen, med f.eks. Mesternes Mester for åringer. Sak 07/17 Søknad om støtte til Nyttårsfeiring på Ljosheim Ljosheim søker om kr. 3000,- i støtte. Vedtak: Ut fra at de og bør/kan få støtte fra andre MR og andre, støtter vi arr. med kr.1000,- Sak 08/17 Offersøknader 2017 Vi hadde i 2016: 47 offer medregnet offeret til Skjærgårdsgospel. Her er forslag til offerliste for Se vedlegg, med 44 foreslåtte offer. Vedtak: Vi innvilger å bruke de offer som er foreslått frem til neste MR. Morten Jørpeland. Petter Rønnevik og Berit Espeset går gjennom offersøknadene og kommer med forslag til offer for resten av 2017 til neste MR. Johan sender dem alle offersøknadene for Sak 09/17 Vi synger Julen inn Dette arr. har tidligere vært på vanlig gudstjenestetid kl Før jul 2016 hadde vi det kl Vedtak: Vi tar Vi synger julen inn også kl i Sak 10/17 Referatsaker: a. Oppussing Sørnes kirke. Orientering ved Andreas og Johan. Johan bes etterlyse en uttalelse fra Ove Morten Berge b. Menighetsuka MR tar ansvar for kjøkkentjenesten og servering av lapskaus søndag 12/2. Bjørg Marit. Anne Grethe og Petter møter kl og steller til. Resten er med og serverer og tar oppvasken. c. Sørnes kirke ble innviet 13.november Skal vi feire 40 års jubileum til høsten? Saken tas opp på neste møte. Sak 11/17 Menighetsweekend Forslag til komite: Petter Rønnevik. Olav Gilje. Svein Arne Svilosen. Siv Joa og Sølvi Broadhurst. Petter følger opp saken. Sak 12/17 Eventuelt. MR 6.juni flyttes til 30. mai. Høring: Utnevnelse av biskop tas opp på neste MR. Sign. Utskrift også sendt til

19 Lufthavndirektør Leif Anker Lorentzen AVINOR Stavanger Lufthavn E-post: Flyplassvegen 230, 4055 Sola Deres ref.: Vår ref.: Vår saksbeh.: Arkivkode: Dato: 17/ TT 559 Sola VEDR STØYPROBLEMER PÅ SOLA KIRKEGÅRD Sola kirkelige fellesråd ved kirkevergen tar med dette kontakt med lufthavndirektør ved Stavanger lufthavn med anmodning om en dialog omkring et sterkt ønske fra vår side om en rutine som kan skjerme utendørsdelen av begravelsesseremonien ved Sola kirke / kirkegård (Nordsjøveien 60) fra rotorstøy fra tunge helikoptre i avgangs- og landingsfasen på tverrbanen på Sola. Sola kirkelige fellesråd v/kirkevergen er ihht. Gravferdsloven ( 3.Kirkelig fellesråds og kommunens ansvar) gravlundforvaltning / - myndighet i Sola kommune. Innendørsdelen av seremoniene i Sola kirke er uforstyrret av helikopternes operasjoner, men under den ca. 20 minutter lange utendørsdelen i etterkant av seremonien inne i kirken der pårørende er samlet rundt graven for å høre prestens ord, se kisten senkes ned, å gjennomføre jordpåkastelsen samt overbringe personlige hilsener og kondolanser i etterkant av seremonien overdøver dessverre helikopterlyden alt som blir sagt for de fleste i gravfølgene. Begravelsesseremoniene i Sola kirke (ca /årlig) er vanligvis bestilt hos kirkevergeadministrasjonen 6-10 dager i forveien, med klokkeslett for start og omtrentlig klokkeslett for seremonien ute. Vårt henvendelse på vegne av de mange gravfølgene som opplever dette er: Vi anmoder om at det etableres en gjensidig avtale om at kirkevergekontoret / gravlundforvaltningen i Sola rutinemessig sender sjefsflygeleder ukens program slik at helikopterselskapene kan orienteres, samt følge opp med telefonhenvendelse evt. sms til vakthavende flygeleder når gravfølget forlater kirken, og når utendørsdelen er ferdig. I den korte perioden utendørsdelen foregår, vil det så være fint om helikoptrene kan ta av og lande på hovedrullebanen, eller lengre øst enn de vanligvis pleier, slik at det blir støyfritt / sterkt redusert støy på kirkegården i perioden. Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: post@sola.kirken.no SOLA

20 Vi understreker og er fullt innforstått med at vanlig flytrafikk og småfly ikke påvirker seremoniene negativt, det gjelder kun de store helikoptrene, som høres ut til å ha høy motor- og rotorbelastning når de lander "foran" kirkegården. I kontakt med Bodø kirkelige fellesråds kirkekontor i Bodø er undertegnede blitt informert om at kirkekontoret har en avtale med tårnet og AVINOR ved Bodø lufthavn om varsling om begravelser på Bodø og Bodin gravlunder som gjør at jagerflyene der hensyntar begravelser på samme måte, siden kirkegårdene ligger like ved rullebanen. Begravelsesseremoniene er heller ikke der påvirket av vanlige store og små fly, kun jagerflyene, slik vi på Sola påvirkes av helikoptrene. Denne støyutfordringen fra helikoptre er også delvis gjeldende for Ræge kirkegård, like sør for Stavanger lufthavn. Som gravlundforvaltning i Sola kommune legger vi stor vekt på kvalitet og service overfor de pårørende og deltakende i forbindelse med begravelsesseremonier tilknyttet de 3 gravplassene i Sola kommune (Sola, Ræge og Tananger). Når vi fra tid til annen får tilbakemeldinger fra pårørende om at spesielt helikoptertrafikken har vært svært sjenerende og forstyrrende i forbindelse med avslutningen av begravelsesseremonier ute på kirkegården ønsker vi å ta det på alvor. På vegne av disse har vi derfor et ønske om en avtale om at helikoptertrafikken kan ta hensyn til pågående utendørs seremonier på Sola kirkegård, og ønsker at vi sammen kan etablere gode og smidige rutiner omkring dette. Med vennlig hilsen for Sola kirkelige fellesråd Trygve Torgersen Kirkeverge Tlf Besøksadresse: Soltunveien 6, Sola sentrum Postadresse: Pb. 82,4097 SOLA Se: Postboks 82 Tlf/faks E-post/Internett: Bankkonto / Org.nr.: Soltunvegen 6 Tlf: post@sola.kirken.no SOLA

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 ÅRSRAPPORT FOR SOLA KIRKELIGE FELLESRÅD 2016 Til behandling under sak 12/2017 Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd 1. Innledning Sola kirkelige fellesråd (org.nr ) har i 2016 bestått av følgende sammensetning (valgt for perioden 1/ / ): Karim Saffaran Ræge menighet (leder) Trine Tjelta Ræge menighet *) Harald Velde Sola menighet Trygve Tjora Sola menighet (nestleder) Torleif Oftedal Sørnes menighet Petter Rønnevik Sørnes menighet Olav Kylland Tananger menighet Helga Frøyland Tananger menighet Ole Andreas Gundersen Sola kommune Knut Svindland Stavanger biskop **) I tillegg møter kirkeverge Trygve Torgersen og assisterende kirkeverge Kai Rune Byberg *) Valgt i suppleringsvalg i Ræge MR under Sak 31/16 Valg av ny leder og nestleder for Geir Frafjord Syversen som ble valgt til ny MR-leder under samme sak og som gikk ut av vervet som Ræge MRs fellesrådsrepresentant. **) Fungerende sokneprest i Sola i 2016 Rådets valgte vararepresentanter for perioden er som følger: Tananger MR Tananger MR Sola MR Sola MR Sørnes MR Sørnes MR Ræge MR Ræge MR Sola kommune Stavanger biskop 1 vara: Jorunn Elin Haga 2. vara: Kjell A. Vignes Laila Bergo Jardar Lindøe 1.vara: Olav Gilje 2.vara: Svein Arne Svilosen Jon Georg Sundvold Ole Eriksen Siv-Helen Strandskog (Ap) Berit Espeset 2. Fellesrådets arbeid a. Fellesrådet Sola kirkelige fellesråd har i løpet av hele 2016 hatt 5 ordinære møter og har behandlet totalt 59 saker, mot 39 i Alle saksforelegg har en fast sakspost Orienteringer, skriv og meldinger der rådet blir orientert om og oppdatert på en lang rekke ulike aktuelle saker, og rådet gjøres kjent med alle KA - rundskriv. I tillegg til faste saksposter er følgende saker (utdrag) framlagt til behandling i kirkelig fellesråd: - Godkjenning av årsrapport

31 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport Godkjenning av regnskap 2015 med disposisjon av regnskapsmessig mindreforbruk - Forslag om disposisjon av fondsmidler til piano og talerstol i livssynsåpent seremonirom - Fellesrådets driftsbudsjett 2016 inkludert årlig tilskudd til menighetene - Utvidelse av 70 % stilling som sekretær ved Solakirkenes servicetorg til 100% og overtakelse av lønnsansvaret fra Ræge menighet for hele stillingen fra Fastsettelse av trosopplæringsbudsjett for menighetene for Etablering av ny telefonordning for tilsatte medarbeidere - Budsjettprosess 2017 innspill til Sola kommune - Rapport fra stabstur juni til Barcelona - Etablering av IA-avtale mellom NAV og Sola kirkelige fellesråd - Personalsituasjonen i Sørnes menighet - Godkjenning av økonomireglement for Sola og Tananger menigheter - Etablering av retningslinjer for forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola - Fastsettelse av satser for utleie av kirker ifm vielser og begravelser Løpende orienteringer om Prosjekt Ny kirke i Sola sentrum - Oppdaterte regnskapsrapporter med kommentarer på alle møter - Plan for fellesrådets ressurs og stillingsutvalg sitt arbeid Status på og planer for oppdatering av HMS målsettinger og dokumentasjonsarbeid Kirkevergen er sekretær for rådet, og det er hans ansvar å forberede alle saker som skal behandles i rådet på en tilfredsstillende måte der alle relevante saksforhold er belyst. 3 av fellesrådets møter i 2016 var lagt til Sola menighetssenter i Sola sentrum, mens 2 av møtene var i hhv. Ræge og Sørnes kirker. Leder i fellesrådet, assisterende kirkeverge og kirkeverge har også i 2016 utgjort et ad-hoc arbeidsutvalg som fra tid til annen og behov har drøftet aktuelle og løpende saker og samt gjort forberedelser til saker som skal behandles i rådet. b. Administrasjonsutvalgets arbeid Administrasjonsutvalget er ihht Hovedavtalen for KAs tariffområde et partssammensatt utvalg og har fra bestått av følgende medlemmer: Torleif Oftedal Leder Petter Rønnevik Vararepresentant Olav Kylland Nestleder Helga Frøyland Vararepresentant. Harald Velde Medlem Trygve Tjora Vararepresentant. Geir Frafjord Syversen Medlem Karim Saffaran Vararepresentant Administrasjonsutvalget er ihht Hovedavtalen et partssammensatt utvalg. Som ansatterepresentanter ble følgende valgt i møte for perioden : Mia Sande Medlem Siri Lindtveit Medlem Turid Evje Jensen 1. varamedlem Randi Lundberg Tveit 2. varamedlem Saksforbereder og sekretær har vært assisterende kirkeverge. Utvalget har i 2016 hatt 4 møter og bl.a. tilsatt medarbeider til følgende stilling: vaktmester for Solakirkene. 2

32 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport Fellesrådets ansvar Kirkelovens 9 regulerer menighetsrådenes ansvar og virkeområde mens 14 definerer fellesrådets ansvar. Det er fellesrådets ansvar på vegne av soknene å forvalte kirkebygg, innbefattet bygging, drift og vedlikehold av kirker og kirkegårder, arbeidsgiveransvar, regnskaps og økonomioppfølging samt overordnede planer for kirkelig virksomhet. Kirkevergekontoret fører i hht gravferdsloven kirkegårdsregisteret (leverandør: Ecclesia) og er ansvarlig for gravforvaltningen på vegne av og i tett samarbeid med park & gravlund, Sola kommune, ihht gjeldende tjenesytingsavtale mellom kommunen og kirkelig fellesråd. Dette gjelder forvaltning av gravlegater og stellavtaler samt løpende faglig samarbeid knyttet til forvaltning og utvikling av gravplassene i kommunen. 4. Organisasjon og personal a. Ledermøtet Kirkeverge og assisterende kirkeverge har sammen med de 4 daglige lederne månedlige ledermøter med 8-9 møter årlig. Ledermøtet har forberedte saklister behandler over 100 saker årlig skal være en tjenlig arbeids og ledelsesform for å ivareta god koordinering, informasjon, erfaringsutveksling og planlegging mellom menighetene, stabene og kirkevergekontoret. b. Kurs og kompetanse Som arbeidsgiver ønsker fellesrådet å imøtekomme medarbeidernes faglige behov og ønsker om å delta på kompetanseutviklende fagkurs. Kurstilbyderne er i hovedsak KA sentralt og regionalt, Stavanger bispedømmekontor, Stavanger kirkevergelag samt lokale fellesrådsinitiativ som aktive og aktuelle kurstilbydere som vi så langt som mulig legger til rette for deltakelse på. Det vil alltid være en lokal avveining mellom en travel og ansvarsfull arbeidshverdag og det å sette av tid til viktig kompetansebyggende kurs. Som kirkelige medarbeidere er det viktig å få mulighet til både faglig og åndelig påfyll og inspirasjon. c. Stabstur til Castelldefels, Barcelona Kirkevergestaben planla og gjennomførte stabstur til Barcelona for alle ansatte medarbeidere i Sola kirkelige fellesråd og sokneprestene (som er ansatt i Stavanger bispedømme) med 25 av totalt 29 mulige deltakere, etter modell fra tilsvarende studieturer / stabsturer i 2010 og Stabsturen ble gjennomført etter detaljert program for dagene, og respektive staber hadde sammen med komiteen ansvar for gjennomføring av programmet. I tillegg til ekstern foredragsholder Gunhild Andersen var også 2 av våre daglige ledere inne som bidragsytere med viktig stoff i delen om selvledelse for den kirkelige medarbeideren. Planleggingskomiteen bestående av daglig leder i Sola Siri Lindtveit, sokneprest i Tananger Just Salvesen, ass. kirkeverge Kai Rune Byberg og kirkeverge Trygve Torgersen er svært fornøyd med gjennomføringen av stabsturen, og legger med dette fram evalueringsrapporten fra stabsturen. Den er utarbeidet og gjennomdrøftet etter gjennomgang av mottatte evalueringsskjema som ble utsendt til alle deltakerne like etter hjemkomst og i komiteens evalueringsmøte Programmet inneholdt to hoveddeler: en del med fokus på stillhet og retreat og en del om selvledelse. De to hoveddelene ga litt ulike innfallsvinkler til hovedtemaet «Utrustning til bærekraftig tjeneste» og utfylte hverandre på en god måte. Det var i tillegg til de to hoveddelene avsatt tid til å jobbe i faggrupper på tvers av menighetene i tillegg til noe tid til arbeid i stabsgruppene. Til delen om retreat hadde vi med oss Gunhild Andersen. Hun er pensjonist, nylig ordinert til retreatprest og er tilknyttet Utstein Pilgrimsgård og retreatvirksomheten der. Delen om selvledelse ble presentert av to av våre egne: daglig leder i Sola menighet, Siri Bloch Lindtveit og daglig leder i Tananger menighet, Randi Lundberg Tveit. 3

33 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 «Utrustning til bærekraftig tjeneste» var valgt som tema fordi det er utfordrende å jobbe i kirken, og det kan i en hektisk hverdag være vanskelig å ta seg tid til å gå avsides. På turen fikk vi på en unik måte tid og rom til stillhet og kontakt med kilden for arbeidet vårt. Det ble også lagt til rette for å arbeide sammen i faggrupper på tvers av stabene, noe som vi som arbeidsgiver ønsker å legge bedre til rette for i det vanlige stabsarbeidet. Det er vanskelig å måle resultatene på kort sikt av en tur som denne. Men komitéen mener at vi på lenger sikt vil se gode resultater av det arbeidet som er lagt ned i forbindelse med turen og det deltakerne fikk oppleve i løpet av oppholdet. Deltakerne gav i evalueringsrapportene entydig positive tilbakemeldinger på gode faglige og kollegialt utbytte, langt ut over det som en klarer å oppnå på korte samlinger ellers. Samtidig er det viktig å følge opp det arbeidet som ble gjort i løpet av turen med nye samlinger. En heldags oppfølgingssamling på Himmel og Hav ble gjennomført med samme for Gunhild Andersen for å arbeide videre med det hun begynte på sammen med oss. Videre oppfølging vil bli gjort også i Fellesrådet brukte i 2016 kr i kursutgifter (budsjett kr ) for ansatte medarbeidere, mot kr i d. Fellesrådets administrasjon og Solakirkenes servicetorg Følgende medarbeidere har utgjort staben på kirkevergekontoret i 2015: 100 % kirkeverge (Trygve Torgersen) 100 % assisterende kirkeverge (Kai Rune Byberg) 80 % sekretær / servicetorg (Mia Sande) 100 % sekretær /servicetorg (Berit Kristine Edvardsen) e. Solakirkenes servicetorg Solakirkenes servicetorg ble etablert mai 2010 etter nødvendig utredning og formelle vedtak ble gjort i fellesrådet høsten Servicetjenestene i 2016 var som i 2015 preget av god bemanning og stabilitet og videreutvikling av de viktige og sentrale funksjonene (dåpsbestilling; administrasjon av vielser; gravplassadministrasjon mv.). Servicetorget ivaretar og utvikler viktig kompetanse og servicetjenester der rutiner og ordninger fungerer svært bra og nye programvaremuligheter stadig implementeres. Fellesrådets målsetting med servicetorget er at flest mulig administrative tjenester for menighetene skal betjenes fra servicetorget for å spare og avlaste administrative ressurser lokalt i menighetene. Med full og stabil bemanning ligger det godt til rette for å utvikle og forbedre servicetorgets funksjoner, godt støttet av kirkevergekontoret og stabene i menighetene. f. Samarbeid i Tungenes prosti Kirkevergene og prosten i Tungenes prost har også i 2016 hatt 3-4 ledermøter i løpet av året for gjensidig samordning og drøfting av det lokale kirkelige utfordringene og oppgavene i prostiet. Den årlige Prostidagen for alle tilsatte kirkelige medarbeidere (ca. 50) ble arrangert 10.februar på Kulturbruket på Bru. Foredragsholder og andre bidragsytere fra solastabene deltok i programmet. 5. Økonomiforvaltning og budsjettarbeid Rammetilskuddet fra Sola kommune ihht.i kirkelovens 15 utgjør den største andelen av inntektsgrunnlaget. I tillegg mottar fellesrådet statlig tilskudd til lønn (via bispedømmerådet) 1 kateket- og 1 diakonstillinger, refusjoner fra menighetsråd, samt renteinntekter i bank. Fellesrådet 4

34 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 har siden 2009 vært mottaker av det årlige tilskuddet fra Kirkerådet / staten til trosopplæringsmidler til menighetene, og har ihht. gjeldende bestemmelser ansvaret for å fastsette trosopplæringsbudsjettene i menighetene. Fellesrådet har ikke hatt andre vesentlige ordinære driftsinntekter (for eksempel festeavgift) utenom rammetilskuddet fra Sola kommune. Betaling for gravstell til om lag 90 graver på kirkegårdene i Sola (fra festere og gravlegater) går til dekning av faktiske gravstellutgifter. Disse utgiftene føres i Sola kommunes regnskap som stellavtaler og gravlegater i fellesrådets regnskap refunderer. Det har i 2016 ikke vært ekstraordinære inntekter. Driftsbudsjettet for 2015 ble fastsatt på fellesrådets møte med en tilskuddsramme fra Sola kommune på kr , inkl. stipulert lønns og pensjonsreserve på kr og momskompensasjon på kr Fellesrådets og menighetsrådenes økonomiforvaltning skal være ryddig og oversiktlig og rådene skal orienteres jevnlig med oppdaterte økonomirapporter. Det har tidvis vært noe utfordrende å klare å rapportere periodevis korrekt i forhold til at avregningen fra kommunen på tariff og lønnsmessige merkostnader med effekt mai desember først blir avregnet og overført til fellesråd i forbindelse med årsavslutningen. Årsrapporten viser til fellesrådets behandling av regnskapet for 2016 i egen sak. Driftsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk («overskudd») på kr Fellesrådet behandler i FR-sak 13/2017: Behandling og godkjenning av Årsrapport 2016 for Sola kirkelige fellesråd med redegjørelse for årsresultatet samt forslag til disposisjon. I desember 2014 bevilget Sola kommune et øremerket tilskudd til kirkelig fellesråd til tetningsarbeid av tak og teglsteinsvegger på Sørnes kirke for 2015 på til sammen Det gjenstår om lag kr til dette formålet ved årsavslutning Hovedårsaken til at disse midlene enda ikke er brukt en har vært nødt til å avvente Sola kommunes reklamasjonsoppfølging overfor hovedentreprenøren som utførte rehabiliterings og påbyggingsarbeidene av Sørnes kirke i , samt faglig usikkerhet om hvor videre tettingsarbeider skal foretas. Etter mindre, enkle tiltak på slutten av 2016 viser det seg at tidligere lekkasjer i menighetsalen foreløpig har opphørt. En velger derfor å se disse utfordringene litt an før en evt legger ny takpapp over de aktuelle områdene. Sola kirkelige fellesråd har gjennom mange år ivaretatt en sunn økonomisk situasjon med en trygg økonomisk handlefrihet. Som i 2015 forutsatte budsjettbalansen også for 2016 i utgangspunktet noe bruk av fondsmidler, i lys av at personalrelaterte utgifter har økt totalt sett år for år, uten av antall totale årsverk er økt. Rammetilskuddet fra Sola kommune har de siste årene ikke gitt kompensasjon for generell prisstigning (driftsbudsjettet ekskl. personalbudsjett). Dette har medført at reelt rammetilskudd er redusert med flere hundre tusen kroner. Regnskapene for kirkelig fellesråd, menighetene samt Tananger menighetsbarnehage/sfo samt lønnsadministrasjon utføres av regnskapsadministrasjonen og regnskapskontoret i Sola kommune ihht. gjeldende tjenesteytingsavtale og revideres av Rogaland Revisjon IKS. Fellesrådets budsjettprosess for kommende år starter i mars/april overfor menighetsrådene. Rådet behandler innspillene og fastsetter i junimøtet det endelige budsjettskrivet til kommunen for kommende år. Dette inngår årlig i rådmannens framlegg til budsjettforslag som går til politisk behandling. Administrasjonen gjør løpende vurderinger mht fellesrådets totale økonomi, også i samarbeid med økonomiutvalget. Kirkevergekontoret har en god dialog med kommunens administrasjon om fellesrådets økonomiske forhold. 5

35 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport Økonomi og lønnsutvalg a. Økonomiutvalget I 2008 etablerte fellesrådet instruks for dette utvalget, som tidligere fungerte som et ad-hocutvalg. Utvalget har i 2016 vært i noe aktivitet både ifm fellesrådets fullmaktdelegasjon til fastsettelse av trosopplæringsbudsjettene samt fellesrådets generelle budsjettarbeid. b. Lønns- og forhandlingsutvalget Nåværende lønns og forhandlingsutvalget ble oppnevnt under FR-sak 06/2016 pkt. C. Utvalget har sin delegasjon fra fellesrådet som er innarbeidet i gjeldende Delegasjonsreglement for Sola kirkelige fellesråd som ny 5, gjeldende fra Lønnsutvalget har følgende medlemmer: 1. Leder og nestleder i administrasjonsutvalget 2. Kirkeverge og assisterende kirkeverge 3. Ifm. behandling av saker av prinsipiell karakter samt ved forhandling av kirkeverges lønn tiltrer i tillegg leder av fellesrådet. 7. HMS og arbeidsmiljø a. Verneombud Daglig leder Johan Jensen ble gjenvalgt som verneombud i 2015, med daværende sokneprest Sindre Eskedal som varaverneombud. b. HMS-arbeid Fellesrådet ved sin daglige ledelse har ansvar for HMS-arbeidet i virksomheten, og er pliktig til å ha et tydelig fokus på relevante forhold som har med helse, miljø og sikkerhet. Fellesrådet har siden 2011 hatt samarbeidsavtale med STAMINA HOT, BHT Sandnes, men fellesrådet har i varierende grad kjøpt tjenester fra dem. Det eksisterer avtale mellom Stavanger bispedømmeråd og Sola kirkelige fellesråd om samordning av bedriftshelsetjeneste for fellesrådsansatte og prester. I november 2016 ble oppdaterte, overordnede målsettinger for HMS-arbeidet vedtatt av fellesrådet. På bakgrunn av dette ble det i desember 2016 ble det inngått Avtale om bedriftshelsetjeneste og forebyggende HMStjenester med International SOS med tanke på et samarbeid om den videre utviklingen av virksomhetens HMS-system. c. Utplasserte hjertestartere De 5 hjertestarterne som ble anskaffet i slutten av 2012 til Ræge, Sola, Sørnes og Tananger kirker, samt på Menighetssenteret i Solakrossen har heller ikke i 2016 vært i bruk. Fellesrådet besørget i 2016 en kostbar utskifting av batterier og elektroder i alle hjertestarterne. d. NAV og IA-bedrift Virksomheten samarbeider med NAV etter gjeldende retningslinjer ifm sykefravær. Sola kirkelige fellesråd signerte avtale om IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv- avtale), etter flere kontaktmøter med NAV. Virksomheten har forventninger til at denne avtalen og oppfølgingen av denne vil videreføre bl.a. den lave fraværsprosenten i virksomheten, samt ivareta ansatte medarbeidere på en så god måte som mulig. e. Fallulykker i kirkene Det er ikke registrert fallulykker i kirkene i I Sørnes kirke er det påbegynt et større utredningsarbeid med tanke på et nytt alterparti og med evt nye liturgiske møbler. Godkjent merking av trinn må være i tråd med gjeldende regelverk for universell utforming. Seniorkonsulent Ove Morten Berge i Kirkerådet er involvert som rådgiver. Sola 6

36 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 kommunestyre bevilget i desember 2015 totalt kr 1 mill. for 2016 / 2017 til nytt alterparti og nye foldedører i kirkerommet f. Nedfall av takstein fra kirkebygg På våren og sommeren i fjor skled det ned flere skifertakstein fra Sola kirke, like etter at arbeidet med nytt tak på kirkebygget var fullført. Ingen personer har vært i nærheten eller har blitt påført personskader i forbindelse med nedfallene. Det er imidlertid helt uakseptabelt at dette skjer. Byggefirmaet som utførte rehabiliteringsarbeidene tok ansvar tidlig høsten 2016 og kontrollerte takskiferen generelt på hele hovedtaket, og fant ytterligere noen løse skifersteiner. Disse ble sikret, og det har i ettertid ikke vært noen tilfeller. g. Luktproblemer Tidligere års luftproblemer på Sola menighetssenter knyttet til avløpssystemet har også i 2016 vært nær totalt fraværende. h. HMS og brannvernarbeid HMS- og brannvernarbeidet i kirkene ivaretas av daglig ledere i menighetene. Arbeidet med å få utformet og vedtatt sentrale HMS regelverk i virksomheten ble påbegynt i 2016 og blir praktisk og formelt fullført i i. Sykefravær og arbeidsmiljø Det har også i 2016 generelt vært et lavt sykefravær i fellesrådets virksomhet (4,2%). Arbeidsmiljøet vurderes å være trygt, positivt og inkluderende. Det er registrert et tilfelle av skade eller ulykke i løpet av året. Langtidssykemeldinger grunner seg naturlig forklarlige årsaker. I flere av menighetene arbeides det bevisst med kildesortering, og Tananger menighet er godkjent som Grønn menighet. Den lenge ønskede arbeidsmiljøundersøkelsen i virksomheten som var planlagt i 2016 er skjøvet til vinteren 2017, med konkret avtalt tidspunkt. Den er utarbeidet av HMS-aktøren INTERNATIONAL SOS og gjennomføres i samarbeid med arbeidsgiverorganisasjonen KA. j. Datasikkerhet og dataverktøy Fellesrådet etablerte i mars 2014 nytt samarbeid med en stor, ekstern dataserverleverandør KIRKEDATA på Møre som har vel halvparten av landets kirkelige fellesråd som kunder. Erfaringene fra etableringen fram til og med 2016 har vært svært gode, med høy driftssikkerhet og sjeldne tilfeller av «nedetid». k. Forurensing Fellesrådets og menighetenes virksomhet forurenser ikke det ytre miljøet. Avfall fra menighetskontorene kildesorteres. Sola kirkelige fellesråd skal bestrebe seg på å ivareta og videreutvikle et godt og trygt arbeidsmiljø. 8. Kirkebyggene a. Ny 100 % vaktmesterstilling for Solakirkene Fellesrådet har gjennom noen år uttrykt et tydelig behov for en felles ambulerende vaktmesterfunksjon som både kan forestå daglig forvaltning av kirkebyggene, foreta selv enklere vedlikehold og ivareta samlet ansvar for FDV-arbeidet (forvaltning, drift og vedlikehold) og annen dokumentasjon. Fellesrådet har gjennom årene hatt kun to små deltidsstillinger som vaktmester / kirketjener i hhv. Tananger og Ræge kirker, totalt 55 %. Vaktmesterarbeidet i Sørnes kirke har i årevis blitt utført på dugnad, også fordi fellesrådet så langt ikke har funnet lønnsmidler til dette. Det har vært et klart behov for å legge til rette for en fast vaktmestertjeneste også i Sola kirke, som heller 7

37 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 ikke har fast betjening. Fellesrådet har også sett for seg at en felles vaktmesterfunksjon vil stimulere og legge til rette for økt frivillighet og dugnad i kirkene, og vil redusere noe bruk av eksterne fagtjenester. Kirkelig fellesråd er derfor veldig takknemlig for at kommunestyret i rammetilskuddet for 2016 fant mulighet til å øke rammen med kr. årlig, slik at fellesrådet kunne etablere denne 100% vaktmesterfunksjonen. Fellesrådet er overbevist om at den nye vaktmesterordningen definitivt vil forbedre og effektivisere den bygningsmessige forvaltningen både på kort og lang siktig. b. Ræge Vaktmesterstillingen i 20 % stilling ble sommeren 2016 avløst av ny vaktmesterstilling, jfr. pkt. a. Det har i flere år pågått en reklamasjonssak som Sola kommune følger opp med hensyn til misfarging og svekket slamming på fasadepuss knyttet til byggingen av kirken som ble ferdigstilt i Reklamasjonsarbeidet ble endelig utført i c. Tananger Kirkebygget har vært i full drift siden 2002, og normal elde, bruk og slitasje gir behov for jevnlig vedlikehold og oppfølging av bygget. Vaktmesterstillingen i 35% stilling ble i 2016 avløst av ny 100% vaktmesterstilling for alle Solakirkene. Stillingen har fortsatt ansvar for det løpende vedlikeholdsarbeidet i samarbeid med daglig leder. Styringssystemet (NIAGARA) for ventilasjon og varme i kirken (installert 2011) er i drift og gir positive resultater mht. energiøkonomisk styring av ventilasjon og varme. En ser at store, moderne kirkebygg krever god forvaltning og oppfølging, både inne og ute. Orgelet i Tananger kirke gjennomgikk i september 2016 en hovedservice med stemming. Det var første service etter at orgelet ble reparert og ombygget i d. Sørnes Vaktmestertjenestene har som tidligere år blitt varetatt av frivillig vaktmester / kirketjener og andre frivillige i nært samarbeid med daglig leder. Lekkasjeproblemene i etterkant av de store rehabiliterings- og tilbyggingsarbeidene i har vedvart også i 2016, men avtatt mot slutten av året. Sola kommunes ekstrabevilgning på kr fra 2015 står som en sikkerhet for nødvendige tettingstiltak. Vi tror 2015/16- tiltakene med impregneringen av østveggen har redusert lekkasjene, der også klokketårnet er impregnert. Sola kommune har fulgt opp reklamasjonssakene overfor byggefirmaet som hadde hovedentreprisen for rehabiliterings og tilbyggsarbeidene. Fellesrådet bør for kommende år vurdere å anskaffe midler til et styringssystem som et tjenlig verktøy til å regulere energiforbruket i bygget. e. Sola Sola kirke fra 1955 er den eldste soknekirken fellesrådet nå forvalter. Høsten 2016 ble det igjen avdekket lekkasjer i våpenhuset, som sannsynligvis skyldes oppmagasinering av fuktighet i steinveggen mot vest. Det er nødvendig å få utarbeidet en tilstandsrapport for hele murbygget med tanke på inntrengning av fuktighet pga. sprukne fuger. Det er siden byggeår så langt vi kjenner til ikke blitt foretatt noen tiltak av dette slaget. Det har ellers i 2016 ikke vært spesielle utfordringer etter at nytt tak ble lagt i 2015 og problemene med skiferstein som skled ned like etter at nytt tak ble lagt i 2015 ble eliminert. Etterkontroll høsten 2015 samt montering av nye skiferfangere har sørget for at ingen takstein er slidd ned i f. Tananger kapell Tananger kapell, langkirke fra 1879 er listeført hos Riksantikvaren. Utleieforholdet siden våren 2010 til Eritreisk Ortodoks menighet, Rogaland har fortsatt også i Kapellet er ellers svært lite i bruk i regi av Tananger menighet og fellesrådet. Det er ønskelig med et samarbeid med Sola kommune og 8

38 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 andre kulturaktører for at kapellet kan brukes til kulturarrangementer. Orgelet i Tananger kapell har i mange år hatt behov for oppussing og rehabilitering, men kirkevergen har overfor fellesrådet ikke funnet nok økonomiske midler til å kunne prioritere dette tiltaket. Det har derfor vært naturlig å henvise til Tananger kirke i forbindelse med ønsker og henvendelser om å legge vielser og begravelser til kapellet. Fellesrådet initerte i forbindelse med budsjett 2017-arbeidet spørsmål knyttet til framtidig forvaltning av Tananger kapell, med tanke på at nødvendige rehabiliteringsarbeider på tak ble estimert til ca. 3 mill.kr. (2015), utarbeidet av ekstern byggekspert. Siden Tananger menighet fikk nytt, tjenlig kirkebygg i 2002 er kapellbygget i praksis ikke vært i bruk til kirkelige formål. Fellesrådet ønsker å føre disse samtalene i nært samarbeid med Tananger menighet (som byggeier) og Sola kommune (på vegne av lokalbefolkningen). I dette arbeidet bør også muligheten for å vurdere eventuell søknad til Riksantikvaren og Kulturdepartementet om riving vurderes. g. Kostnader til vedlikehold av kirkene Det ble i 2016 utgiftsført kr på vedlikehold / byggtjeneste (kr i 2015). En betydelig del av disse midlene var disponert av fellesrådet av regnskapsmessig mindreforbruk fra foregående år. h. Energi Energikostnadene i 2016 for kirkebyggene og Menighetsenteret har vært totalt kr (budsjett kr ) og er noe høyere enn i 2015 (kr ) og 2014 (kr ). Det har de siste årene vært et mildt vinterklima som skånet kirkene for store strømkostnader. Siste års økte strømkostnader viser imidlertid at fellesrådet som kirkebyggforvalter alltid må ha fokus på fornuftige energisparende tiltak og sunne bruksholdninger i menighetene. Fellesrådet i Sola har i alle år dekket 100% av strømutgiftene i kirkene, men har ved enkelte anledninger pekt på behovet for å vurdere å innføre en ordning der menighetene selv bør dekke en andel av disse strømkostnadene, slik som i Stavanger og Sandnes kirkelige fellesråd. Så fort fellesrådet finner midler til det bør det anskaffes styringsanlegg for strøm i Sola og Sørnes kirker. i. Forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola Fellesrådet gav i 2015 administrasjonen i oppdrag å utrede forvaltningen av lydanlegg i kirkene, for å få fram en tydeliggjøring av hva som er fellesrådets ansvar og forpliktelse når det gjelder AV-utstyr (lyd, bilde- og lysanlegg) i kirkene, og hva som bør og må være menighetenes eget ansvar v/menighetsrådet. Fellesrådet har et klart ansvar for at det er tilfredsstillende og god lydformidling til forordnede tjenester og andre kirkelige arrangementer i kirkene i Sola. Dagens gudstjenester krever mye mer av tekniske hjelpemidler og installasjoner enn for få tiår siden. I tillegg til det som regnes somstandard utrustning i kirkene for taleformidling harde 4 menighetene i Sola engasjerte, frivillige medarbeidere med stor både faglig engasjement for lyd og bildeformidling. Deres bidrag og innsats er av uvurderlig verdi i menighetens liv og drift og bidrar i stor grad til en forbedret og langt på vei profesjonell AV-formidling. Saken ble behandlet under FR-sak 51/16 Forvaltning av AV-utstyr i kirkene i Sola, og fellesrådet fastsatte retningslinjer som i størst mulig grad kan likebehandle de forskjellige menighetene og gi bedre forutsigbarhet i fellesrådets økonomiforvaltning og langtidsbudsjettering.. 9

39 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 j. Prosjekt ny kirke Sola sentrum Sola kommunestyre gjorde i oktober 2013 endelig reguleringsvedtak for sentrumsplanen for Sola sentrum. Fellesrådets oppfølging av dette var i budsjettprosessene for 2014 og 2015 var innspill for å få bevilget nødvendige prosjektmidler til forprosjekt og arkitektarbeid for den nye kirken. Kr 1 mill. ble avsatt for 2015, og planleggingsarbeidet ble startet opp. Mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd er det et tett samarbeid om det nye kirkebyggprosjektet som ved tidligere kirkebyggprosjekter (Tananger krke 2002; Ræge kirke 2009). Det kommunale prosjektet Ny kirke Sola sentrum har fått oppnevnt Per Skretting som prosjektleder frå Prekvalifisering til Begrenset plan og designkonkurranse gikk ut juli 2015, og av 40 søknader ble følgende arkitektkontorer utvalgt i prekvalifiseringsarbeidet tidlig høst 2015: 1. JAJA architects ASP og Brandsberg-Dahl arkitekter AS 2. Jensen & Skodvin Arkitekter AS 3. Sivilarkitekt Espen Surnevik AS og Bjørbekk & Lindheim landskapsarkitekter 4. LINK arkitektur Sola menighetsråd gjorde i ekstraordinært møte under sak 91/15 følgende vedtak: 1. Sola menighet ønsker å forplikte seg til et bidrag i form av dugnad, innsamling og støtte fra næringslivet til en verdi på tilsammen 8 millioner kroner. Dette gjelder hvis rammen for kirkeprosjektet blir som skissert pr. nov og at hele kirken ferdigstilles under ett. 2. Innsamlede midler i punkt 1 må knytte seg til godkjente innsamlingsformål fra Lotteritilsynet. Menigheten ønsker seg følgende saker å samle inn til: stoler i kirkerommet, instrumenter til kirkerommet (orgel, flygel, slagverk) og lydanlegg i kirkerommet. 3. Dugnad: diverse manuell, ikke-faglig dugnad på uteområdet og i forbindelse med ferdigstillelse av kirken (utvask, rydding, montering av lydanlegg, stoler med mer). Innsatsen telles i timer til avtalt timesats. 4. Menigheten vil i tillegg jobbe aktivt (opprette egen komité) for å få næringslivet til å bidra med gaver til ny kirke. Støtte fra næringslivet regnes også som en del av menighetens dugnad og innsamling. Menigheten ønsker en fortsatt god dialog med kommunen for å kunne gjøre en best mulig innsats med innsamling av midler til ny kirke. På bakgrunn av disse viktige avklaringene og forpliktelsene fra Sola menighet sin side gjorde Sola kommunestyre endelig budsjettvedtak under Sak 86/15 SAKSPROTOKOLL - HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETT 2016 der det ble satt av kr 10 mill. for 2019 til byggestart for ny kirke i Sola sentrum. Formannskapet fastsatte under sak 110/15 SAKSPROTOKOLL - PROSJEKT NY KIRKE SOLA SENTRUM fastsatte oppstartstidspunkt for Plan- og designkonkurranse for ny kirke i Sola sentrum for prekvalifiserte deltakere til uke 3, Etter fire krevende og grundige jurymøter 1.halvår 2016 valgte flertallet i juryen å kåre Solakrossen som vinner av konkurransen. De innleverte utkastene ble bedømt av en jury med følgende sammensetning, oppnevnt av formannskapet: 10

40 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 Jan Sigve Tjelta, Varaordfører Sola Kommune (KrF) Janne Stangeland Rege, politiker (H) Leif Harald Forthun, politiker, (Ap) Turid E. Tjora, Sola menighet Harald Velde, Sola menighet Eli Aarskog Monsen, Sola Kommune, arkitekt MNAL Einar Dahle, Arkitekt MNAL, oppnevnt av NAL Hilde Haga, Arkitekt MNAL, oppnevnt av NAL Birgitte Skjerve, sivilarkitekt MNAL fra NALs fagavdeling var jurysekretær. Hans Erik Haugvaldstad, Sola Kommune var konkurransefunksjonær. Per Skretting, Sola kommune, prosjektleder og juryobservatør. Juryen konstituerte seg selv med Turid E. Tjora som juryleder. Norske arkitekters landsforbund (NAL) redegjorde for juryens konklusjon med følgende redegjørelse: Sola kommune besluttet i 2015 å bygge en etterlengtet sentrumskirke og utlyste en begrenset planog designkonkurranse 8. Juli samme år. Visjonen til Sola kommune, Sola kirkelige fellesråd og Sola menighet er å bygge en sentrumskirke som skal gå inn i planene for utviklingen av Sola sentrum som et levende midtpunkt i kommunen. Menigheten ønsker at kirken skal oppfattes som åpen, tilgjengelig, inkluderende og framtidsrettet. Den nye kirkens kontakt og forhold til sentrumsplanen og byrommet var i juryen et hett tema og kilde til mye diskusjon. Flertallet endte opp med å stemme på et forslag som danner en ny kirkeplass som ligger til den planlagte Rådhusplassen og bryter således med den underliggende sentrumsplanen som viser en stor åpen plass mellom den nye kirken og det nye Rådhuset. Argumentasjon bak dette var hensyn til lokalklima og skala. Utkastet Solakrossen viser en kirke med en bredde av muligheter. Uterommene er logisk og fint knyttet opp mot planen som er fleksibel med gode løsninger for sambruk og samtidigbruk. Materialbruken er knyttet til stedet med stein i byggets base, som knytter kirken opp mot de eldre steinkirkene i Sola. De høye volumene er vist med moderne trebruk og uttrykker en framtidsrettet og bærekraftig arkitektur. Vinnerutkastet Solakrossen" var i tillegg konkurransens rimeligste etter kostnadskalkyler, gjort av Norsk bygganalyse. I formannskapets møte under sak: 87/16 vedr Prosjekt Ny kirke Sola sentrum Resultat av arkitektkonkurranse ble det gjort følgende vedtak: Formannskapets vedtak med 6 mot 5 stemmer (Slethei,Gimre, Strandskog, Forthun, Wold) i samsvar med rådmannens tilrådning: Vinner av begrenset arkitektkonkurranse for ny kirke i Sola sentrum, Brandsberg -Dahls Arkitekter AS / JAJA Architects ASP, «Solakrossen» velges som ny kirke. Byggestart for den nye kirken er planlagt til nyåret For 2017 blir følgende oppgaver sentrale i planleggingen av kirkebyggprosjektet: Inngåelse av avtale med konsulent om detaljregulering av tomten og de nærliggende tomtene(t01, G01 og G02) som er et krav i Sentrumsplanen Februar/mars: tilbakemelding fra Arkeologisk vedr tidspunkt for utgraving av de fredede områdene. 11

41 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 Etablering av prosjektgruppe med representanter bl.a. fra Sola menighet og Sola kirkelige fellesråd 9. Vielser Alle vielser i Sola-kirkene administreres av Solakirkenes servicetorg. Det er gjennom årene etablert gode og publikumsvennlige servicerutiner i dette arbeidet som ivaretar nødvendige detaljer og formalia knyttet til ekteskapsinngåelse. Administrasjonen av vielsene er en sentral fellesfunksjon på vegne av alle menighetene. Det stabilt høye antall vielser i de siste 5 årene plasserer Sola-kirkene fremdeles høyt i landsmålestokk. Det var i 2016 totalt 56 vielser i Solakirkene. Vielsene i Sola Ruinkirke og Sola kirke utgjør årlig en stor del av det totale antall vielser i Solakirkene. Det ble videre utført 2 vielser i 2016 på Solastranden og på et annet sted i kommunen, godkjent av Stavanger biskop og prost svigselssteder. Antall vielser fra tidligere år er som følger: 2015: 78 (+ 1 forbønnshandling) 2014: : : : : : 95 Gjeldende utleiesatser for kirkene i Sola ifm vielser ble sist behandlet av fellesrådet i slutten av 2008, gjeldende fra Fellesrådets behandlet saken på nytt på årets siste møte i 2016 og vedtok å videreføre gjeldende satser. Oversikt og statistikk for alle gudstjenestelige handlinger legges fram i de respektive menighetenes årsrapporter. 10. Tildeling av trosopplæringsmidler til Tungenes prosti Stavanger bispedømmeråd har siden 2009 tildelt Sola kirkelige fellesråd ordinært tilskudd til trosopplæringsarbeid i menighetene i Sola. Trosopplæringsarbeidet har også i 2016 hatt et stabilt og positivt driftsår der store og små tiltak i godkjente trosopplæringsplanene nå gjennomføres fra år til år. Alle stillingene har i stor grad vært fast besatt i Menighetenes egne årsrapporter redegjør for det respektive trosopplæringsarbeidet. Totalt tilskudd til menighetene for 2016 har vært totalt kr (2015: kr ) med følgende fordeling ihht. tildelingsbrev fra Stavanger bispedømmeråd av : Ræge kr (2015: ) Sola kr (2015: ) Sørnes kr (2015: ) Tananger kr (2015: ) Fordelingen reguleres av Kirkerådets nasjonale kriterier samt Stortingets årlige bevilgning. 11. Begravelser - kirkegårdsforvaltning a. Generelt Alle bestillinger av gravferder på de 3 gravplassene i kommunen administreres av kirkevergekontoret. Store variasjoner i i gravferdsfrekvensen har tidvis også i 2016 gitt betydelige 12

42 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 utfordringer til både kirkevergeadministrasjonen samt til park og gravlundseksjonen i kommunen, men gode, etablerte rutiner og ryddig samarbeid mellom Sola kommune og kirkevergekontoret som forvaltningsenheter samt med begravelsesbyråene som forretningsaktører har bidratt til at pårørende og familier i stor grad får oppfylt sine ønsker om tidspunkt og gravplassering. Det er gode erfaringer og tilbakemeldinger på at de ulike aktørene strekker seg langt og yter god service og imøtekommenhet i noen av livets vanskeligste situasjoner. Kirkevergekontorets administrasjon knyttet til begravelser og kirkegårdsforvaltning er alltid en prioritert oppgave som skal utføres med respekt, verdighet og høy kvalitet der en står til tjeneste for hele kommunens befolkning. Denne funksjonen er betjent på alle arbeidsdager, og oppleves i perioder som sårbar mht. kompetanse og kontinuitet. Antall jordfestelser på gravplassene i Sola i perioden er om lag 100 årlig. For 2016 endte det totale antallet på 114. Fellesrådet har ansvar for forvaltningen av om lag 90 gravstellavtaler. Kostnadene dekkes av innbetalte legatmidler. Årlig kostnad for gravstell var i 2016 kr Pr stod det totalt kr kr. på fellesrådets gravlegatkonto. b. Kirkegårdsarealer og eventuelle festeavgifter Sola kommune har tilrettelagt for gode gravlundarealer i tilknytning til Tananger, Sola og Ræge kirker. Kirkevergen har imidlertid en mangeårig bekymring for det høye forbruket av nye gravarealer, og peker årlig på behovet for å sammen med Sola kommune vurdere etablering av festeavgifter. Investeringskostnadene vil være kr pr. grav for opparbeidelse av nye gravarealer. Ved etablering av festeavgift er erfaringen alle andre steder at det blir større frekvens av sletting av gamle graver, noe som muliggjør gjenbruk og besparelse av kostnader. Kirkevergekontoret får en del henvendelser fra publikum og gravfestere om festeavgift for graver på gravplassene i Sola kommune. Sola kommune / Sola kirkelige fellesråd er en av svært få kommuner i Rogaland som ikke har etablert denne ordningen. I et forvaltningsperspektiv tilsier denne «friordningen» et unormalt stort forbruk av nye, kostbare gravarealer. Kirkevergen forutsetter at en eventuell etablering av festeavgifter for gravfester i Sola kommune må drøftes mellom kommunens ledelse og fellesrådets gravplassforvaltning, jfr. Lov om gravplasser, kremasjon og gravferd 21. c. Seremonirom og bårerom Nytt bårerom og livssynsåpent seremonirom ved Sola kirkegård ble formelt åpnet i desember Sola kommune tilbyr et tjenlig seremonirom for livssynsnøytrale seremonier, og det er kirkevergekontoret / Solakirkenes servicetorg som administrerer bygget. Det er et stort og gledelig framskritt i gravplassforvaltningen at denne type seremonirom samt et verdig og funksjonelt bårerom med kjølekapasitet er til disposisjon. Det er informert godt om seremonirommet til begravelsesbyråene i regionen, og representanter for andre tros og livssynssamfunn er blitt gjort kjent med tilbudet ifm det årlige dialogmøtet. Seremonirommet har imidlertid vært svært lite i bruk de første årene. f. Interkommunalt samtaleforum for gravlund Kirkevergene og gravlundansvarlige samt kommunale gravlundansvarlige representanter i Randaberg, Stavanger, Sandnes og Sola kommuner har siden 2008 utgjort Interkommunalt samtaleforum for gravlund. Det er et faglig nettverk med 1-3 samlinger årlig. Forumet har som intensjon å arrangere et årlig felles kontakt og dialogmøte med livssyns og trossamfunnene på Nord-Jæren om gravferdsforvaltningen i disse kommunene. Formålet er å føre gode dialoger og finne tjenlige tilrettelegginger i møte med andre tros - og livssynssamfunn i regionen, samt ta læring av de erfaringene som gjøres. 13

43 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 Samarbeidet i gravlundforumet har arbeidet fram revisjon av gravplassvedtektene i de 4 kommunene, som fom 2016 er nær identiske. Det arbeides videre med felles konsesjons - /godkjenningrunde for kommersielle aktører på gravplassene, uten å ha kommet i mål med dette enda. Dette gjelder først og fremst gravminneleverandører samt aktører som tilbyr bl.a. gravstell. 12. Samarbeidet med Sola kommune De 4 soknene i kommunen er ihht Kirkeloven selvstendige virksomheter i forhold til sin kommune. Kommunen har et lovpålagt ansvar for definerte kirkelige utgifter (jfr. kirkelovens 15), mens ansvaret for forvaltning av økonomi, personal og kirker er lagt til fellesrådet v/kirkevergen. Kirkelig fellesråd opptrer på vegne av soknet / menigheten på definerte områder. Dette gjelder bl.a. overfor kommunen og ifm forvaltningen av kirkebyggene. Mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd trer tjenesteyting inn i stedet for særskilt bevilgning på enkelte områder. Dette er hjemlet i gjeldende tjenesteytingsavtale som ble inngått mellom Sola kommune og Sola kirkelige fellesråd i mai Områdene for tjenesteyting gjelder regnskaps- og lønnsføring, vedlikehold av kirkenes grøntområder, gravplassdriften, ekstraordinært vedlikehold inkl. prosjektledelse, større bygg- og anleggsarbeider samt enkelte administrative oppgaver. Kommunens og fellesrådets administrative ledelse har ved flere anledninger drøftet behovet for en gjennomgang og revisjon av gjeldende avtale, og det arbeidet vil sannsynligvis bli igangsatt i Sola kirkelige fellesråd og Sola kommune har gjennom mange år ivaretatt et svært godt og ryddig samarbeid. Fellesrådet og kirkevergekontoret verdsetter det gode og ryddige samarbeidet som har preget samarbeidsrelasjonen over lang tid. I tillegg til kommunens faste representasjon i fellesrådets møter har kirkevergeadministrasjonen møter med ordfører, rådmann og andre i kommuneledelsen ved gjensidig behov og avtale. 13. Kirkens sykevaktsordning Kirkens sykevaktordning ble opprettet i 2005 har vært finansiert med et årlig, øremerket tilskudd fra Sola kommune på kr De siste årene har tilskuddet vært innarbeidet i det generelle rammetilskuddet for kommunen. Kirkens sykevaktsordning Årsrapport Kirkens sykevaktsordning har hatt flest henvendelser fra private personer. Etter de private avtaler, går de fleste av timene til Sola sykehjem, TABO, Soltun og de faste avtalene. De aller fleste av henvendelsene går på å ta følge til sykehuset eller legen. Det var et møte med sykevaktene i september måned for en sosial sammenkomst. Målet var å bli kjent med de nye medarbeidere og en anledning til å dele erfaringer. Timer avviklet 2016: 540 Type avtaler: Avlastning for pårørende: legefølge, sykehusfølge, besøkstjeneste, handletjeneste. Henvendelser: 29 fra private, 6 fra hjemmetjenesten, 2 fra bestillerkontoret, 7 fra Soltun, 3 fra TABO, 18 fra Sola sykehjem, 1 fra Lindrende Enhet. Av 66 henvendelser ble 16 innstilt: enten det var pga for kort varsel fra søkeren, eller på grunn av mangel på sykevakt (spesielt i ferietiden og i desember) eller at oppdraget ikke passet inn for sykevaktsordningen sitt mandat. 14

44 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 Virksomhet Avlastning/besøk: 4 Følgetjeneste: 62 Faste avtaler: 2 Sykevakter: 5 frivillige medarbeidere: Anne-Gerd Enoksen, Johanne Jardin, Synnøve Kapstad, Tordis Rott og Åshild Mæland. Leder: Jodi Niday, 20% stilling, kontor i Sørnes kirke. Sørnes, 26.januar 2017 Jodi Niday 14. Orientering om Sola menighetsblad Sola menighetsblad hadde i 2016 i sin 58. årgang og er et organ med lange tradisjoner i Sola. Bladet er et viktig og avholdt bindeledd mellom Den norske kirkes menigheter i Sola og alle husstander i kommunen (fulldistribusjon). Det er menighetsrådene som står bak utgivelsen av Sola menighetsblad i samarbeid med fellesrådet. Det er formelt ikke et eget styre for bladet, men ldermøtet (kirkevergeadministrasjonen og daglige lederne) bærer i praksis det administrative ledelsesansvaret for bladet. Daglig leder Randi Lundberg Tveit i Tananger menighet har i 2016 hatt kontakt og koordineringsfunksjonen mellom menighetene, daglige lederne og layoutansvarlig. Fellesrådet har på vegne av menighetsrådene lagt det formelle redaktøransvaret for publikasjonen til kirkevergefunksjonen. Årsrapport for Sola menighetsblad 2016 Menighetsbladet kom ut med 5 nummer i Redaksjonen består av kirkeverge (redaktør), assisterende kirkeverge og de daglige ledere hver menighet. I ledermøter tas beslutninger vedrørende menighetsbladet, og arbeidet evalueres underveis. Lay-out ansvarlig Perly Berge har ansvar for utformingen av innholdet. Vi er takknemlige for det gode arbeidet hun gjør med bladet vårt. Bladet trykkes hos Jærprint, Bryne. Inntekter til menighetsbladet kommer fra annonsesalg, offer fra menighetene og noe egenbetaling fra mottagere. Menighetsbladet er et fulldistribusjonsblad som skal nå alle husstander i Sola kommune. Det er verdifullt å kunne nå så mange med informasjon om det som skjer i kirkene våre. Distribusjonen av bladet har dessverre ikke vært tilfredsstillende dette året. Flere husstander, særlig blokkene, har ikke mottatt alle utgivelsene. Det ble derfor vedtatt å avslutte avtalen med Norpost som distributør. Ny distributør fra 2017 blir Schibsted Distribusjon Vest AS. Det er fremdeles verdifullt med beskjed til menighetskontoret dersom du ikke mottar menighetsbladet. For menighetsbladet Randi Lundberg Tveit 15. Forholdet mellom menighetsråd og fellesråd Menighetsrådet har eget virksomhetsansvar for sitt sokn mens fellesrådet opptrer på vegne av soknet i forhold til økonomi, personell, eiendommer, relasjonen til kommunen mv., slik det er regulert i kirkeloven. Gode relasjoner og tjenlige samarbeidsforhold preger samarbeidet mellom menighetsrådene og fellesrådet i Sola. Rådene er gjensidig godt kjent med at det ofte er større 15

45 DEN NORSKE KIRKE Sola kirkelige fellesråd Årsrapport 2016 ønsker og behov for investeringer, oppgraderinger og flere stillinger enn det er tilgjengelige økonomiske rammer for, og fellesrådet må foreta løpende vurderinger av nødvendige prioriteringer. Det vil derfor alltid være ønsker og behov som må stå på vent en tid eller eventuelt også avslås. 16. Utfordringer planer Sola kirkelige fellesråd håndterer ihht lovverk, reglement og forskrifter hvert år mange store og små oppgaver. Noen ansvarsområder og utfordringer må alltid gå foran og være prioritert, andre akutte ting må håndteres og løses umiddelbart og kontinuerlig, mens andre oppgaver må vente, også pga. manglende kapasitet og administrative begrensninger. Det er også for kommende år viktig å peke på sentrale oppgaver videre som administrasjonen alltid ønsker å ha et klart fokus på: - Videreføre en forsvarlig og forutsigbar økonomiforvaltning - Høy prioritering av bygnings og anleggsmessig vedlikehold og utbedring i kirkene - Videreutvikle Solakirkenes servicetorg med høy utnyttelse av eksisterende administrative ressurser - Videreutvikle stabsutviklingsarbeidet i stabene - god faglig bistand og oppfølging av daglige lederne spesielt i forhold til økonomi og personalforvaltning - oppfølging av graver uten festere på kirkegårdene samt kartlegging og sikring av gravminner - oppfølging og videreutvikling av HMS-arbeidet i samarbeid med verneombud og tillitsvalgt - felles konsesjons-/godkjenningsrunde overfor alle gravminneleverandører og andre som ønsker å drive næringsvirksomhet på gravplassene i de 4 kommunene på nord-jæren 17. Avslutning Fellesrådet takker alle medlemmer og varamedlemmer, menighetsrådene, daglige lederne med sine staber, over 860 frivillige medarbeidere, Sola kommune og alle andre samarbeidspartnere for stor innsats og mye velvilje i og overfor Den norske kirkes arbeid i Sola i Sola, Trygve Torgersen Kirkeverge 16

46

47

48

49 Regnskap 2016 Budsjett 2016 Avvik Regnskap Kirkeadministrasjon Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Kalk. utg. komm. tjenesteyting Moms gen. komp.ordning Tilskudd til kommunen Tilskudd/gaver til andre Reserverte bev./avsetn Avskrivninger Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Kalk. innt. komm. tjenesteyting Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Tilskudd fra menighetsråd Renteinntekter Mottatte avdrag på utlån, aksjelalg andeler mv Motpost avskrivninger Kirker Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Overtid Annen lønn Godtgjørelse folkevalgte Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer

50 Regnskap 2016 Budsjett 2016 Avvik Regnskap Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Energi Forsikringer Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Leie/leasing/kjøp av maskiner Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til menighetsråd Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Husleieinntekter Sykelønnsrefusjon Momskomp. drift Ref. fra andre Tilskudd fra staten Tilskudd fra kommunen Motpost avskrivninger Kirkegårder Fast lønn Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Annonse, reklame, infor, representasjon Opplæring, kurs Godtgj. for reiser, diett, bil mv Andre oppgavepl. godtgj Avgifter, gebyrer, lisenser mv Vedlikehold, byggetjenester nybygg Serviceavtaler og reparasjoner Kjøp fra private Moms gen. komp.ordning Avskrivninger Salg av varer/tjenester avg.fritt Avg.pl. salg av varer/tjenester Momskomp. drift Motpost avskrivninger Sola menighetsblad Kontormateriell Post, bank, telefoni, datalinjer Moms gen. komp.ordning Betaling fra deltakere Salg av varer/tjenester avg.fritt Avg.pl. salg av varer/tjenester

51 Regnskap 2016 Budsjett 2016 Avvik Regnskap Momskomp. drift Offer/innsamlet til egen virksomhet Renteinntekter Vielser Ruinkirken Vikarer Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Annet forbruksmateriell Opplæring, kurs Andre oppgavepl. godtgj Transport / drift egne transp.midler Forsikringer Inventar og utstyr Serviceavtaler og reparasjoner Renhold-, vaskeri- og vaktmestertjenester Konsulenttjenester Moms gen. komp.ordning Tilskudd/gaver til andre Salg av varer/tjenester avg.fritt Momskomp. drift Kirkens sykevakt Fast lønn Ekstrahjelp Annen lønn Pensjonsinnskudd Arbeidsgiveravgift Aktivitetsrel.forbr.matr./utstyr/tjenester Godtgj. for reiser, diett, bil mv Betaling fra deltakere Finansieringstransaksjoner Avsetn. til ubundne fond Avsetn. til bundne fond Overf. til inv.regnskapet Regnskapsmessig overskudd Disp. tidl. års netto driftsres Bruk av ubundne fond Bruk av bundne fond Totalsum

52 Sola kirkelige Fellesråd. Vi søker med dette om støtte for kjøp av nye prosjektorer i Ræge kirke. Projektorene er klare for utskiftning og de fungerer uregelmessig. Menighetsrådet søker med dette støtte på kr for å skifte de ut. Summen for å skifte disse ut ligger på eks mva kr. For Ræge menighetsråd Linn Elisabeth Aase Daglig leder Fokus på livet

53 Los gjennom livet DEN NORSKE KIRKE Tananger menighet Til Sola Kirkelige Fellesråd Søknad om midler til AV utstyr i Tananger kirke. Teknikergruppen i Tananger menighet har hatt en grundig gjennomgang av AV-utstyret som brukes ved gudstjenester og egne arrangementer i kirkerommet. Bakgrunnen er at utstyret er gammelt og ikke lenger funksjonelt. Tananger menighetsråd viser til retningslinjene utarbeidet av fellesrådet (FR SAK 51/16) når det gjelder hva fellesrådet står ansvarlig for å finansiere, og søker herved om midler til å fornye høyttalere og presentasjonsverktøy i kirkerommet. «Propresenter» og høyttalere jfr. det aktuelle tilbudet fra PAP lyd as defineres inn under basispakken som menigheten trenger for å gjennomføre gudstjenester, kirkelige handlinger og egne arrangementer. Tananger menighetsråd søker om midler til anskaffelse av nye høyttalere til kirkerommet (MR SAK 4/17 og 92/16). Begrunnelsen er som følger: Eksisterende høyttalere er fra kirken var ny i 2002 og er således utdatert. Elementene i høyttalerne er skiftet flere ganger og det er vanskelig å få fatt i reservedeler. Høyttalerne gir heller ikke et godt og bredt lydbilde tilpasset rommet (dårlig spredning), og ved tale kan være vanskelig å få med seg det som blir sagt. Tananger kirke trenger høyttalere med tilstrekkelig spredning slik at alle sitteplasser i kirkerommet gis god lyd. Sang og musikk er en viktig del av gudstjenesten og menighetens virksomhet for øvrig. Tananger kirke har behov av høyttalere som gir tilfredsstillende tale, sang og konserter. Valgte høyttalere vil dekke behovet og er ikke kvalitetsmessig overdimensjonert. Det er forsøkt innhentet anbud fra HOVE West. De var på befaring, men de kom aldri med tilbud. Menighetsrådet har innstilt at man går for tilbud alternativ 4 fra PAP lyd som er installasjons høyttalere og dermed en prisgunstig løsning Tilbud alternativ 4 fra PAP lyd as er noe dyrere enn deres billigste tilbud, men er bedre tilpasset Tananger kirkes størrelse. Høyttalernes kvalitet er og vesentlig bedre. PAP as gir 25% prisrabatt, lydjustering og oppfølging i 2 år samt 5 års garanti. For ytterligere informasjon og teknisk spesifikasjon, se vedlegg. Kostnad ved innkjøp jfr. tilbud: NOK Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Epostadr.: Bankkonto: Postboks 120 Risavika havnering randi.tveit@ tananger.menighet.no Tananger 4056 Tananger Org.nr

54 Los gjennom livet DEN NORSKE KIRKE Tananger menighet Tananger menighetsråd søker om midler til anskaffelse presentasjonsverktøyet «Propresenter» med tilhørende utstyr. (MR SAK 5/17) Begrunnelse for søknaden er som følger: En fornying er nødvendig fordi SongShowPlus, som benyttes i dag, er utdatert (2012) og kan ikke oppdateres. Presentasjonsverktøy benyttes på hver gudstjeneste. Presentasjonsverktøy benyttes ved de aller fleste av menighetens egne arrangementer. Propresenter er brukervennlig, ønsket av frivillige medarbeidere og fremtidsrettet. Propresenter er prismessig i samme kategori som andre alternative verktøy. For utfyllende informasjon og begrunnelse se vedlegg. Kostnad ved innkjøp: NOK Tananger menighet søker Sola kirkelige fellesråd om midler til høyttalere og presentasjonsverktøy til en samlet sum på NOK. Tananger For Tananger menighetsråd Randi Lundberg Tveit «Så kommer da troen av det budskapet en hører, og budskapet kommer av Kristi ord.» (Rom.10,17) Da er det jo svært leit dersom ordet ikke lar seg høre i kirkerommet! Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Epostadr.: Bankkonto: Postboks 120 Risavika havnering randi.tveit@ tananger.menighet.no Tananger 4056 Tananger Org.nr

55 Tilbud: Rev. 01 Tananger Kirke Riskevik Havnering Tananger PA Produksjoner AS Kongsgata Ålgård Tilbud høyttalere Tananger Kirke Viser til hyggelig møte med A. Voldsund og Øyvind Hjelleset i Tananger Kirke Målet med møte var å se Lydløsningene i Kirkerommet og i Kirketorget, samt at vi skulle gi vår vurdering på en evt. oppgradering av lyd dekning i de forskjellige rommene. Kirketorget: Når det gjelder kirketorget/stuen så var vår anbefaling at en prøver først med en liten miksepult og ser om dette kan gi en bedre lyd i Kirkestuen og område rundt. Dersom dette fungerer så er dette den billigste løsningen for å få en bedre kvalitet på lyden, viss ikke det gir ønsket resultat så anbefales det å skifte ut høyttaleren. For selve kirketorget så anbefales det at en setter opp en aktiv høyttaler på utsiden av skyvedøren. Her kan vi komme med et tilbud på miksepult/høyttaler etter at dere har prøvd ut vår anbefaling. Kirkerommet: Tananger Kirke er en flott kirke med god akustikk, men eksisterende høyttalere og montert feil ifht type høyttaler da de er beregnet som stående høyttaler og vil aldri kunne gi en riktig/god lyd dekning av rommet. Slik de er montert så går mesteparten i tak og vegg og gir ikke den spredning/dekning som er ønsket/anbefalt. Vår anbefaling for å kunne gi en god dekning til tale og sang og musikk er utskiftning til mer moderne høyttalere med 110 graders spredning som er tilpasset et slikt rom. Dagens høyttalere har helt andre karakteristikker og gir en mye bedre og mer tilpasset dekningsgrad en høyttalere som er produsert på slutten av 90 tallet. Siden Tananger kirke er utformet med en stor spredning av publikum/sitteplasser i bredderetningen så krever det spesielt fokus på valg og plassering av høyttalere slik at alle skal kunne få en optimal lytting. Med 110 horisontal retningsvirkning samt en vertikal dekning, Så vil to høyttalere dekke hele kirkerommet på en helt annen måte enn i dag, samt en moderne høyttaler vil kunne gi et veldig mye variert bruk både til tale sang og konserter. Kort om PAP AS: PAP AS ble stiftet juli 1993 og var før dette en del av Ungkjyrkja på Bryne. Noen ildsjeler bestemte seg for å kjøpe ut det tekniske utstyret fra kirken, og startet PAP AS. Firmaet har økt jevnt å trutt i takt med et stadig økende arrangement og konsert behov, og kan nå regnes som en av Vestlandets største leverandører innen lyd og lys. PAP Jobber med alt fra lokale kirker, kor og band til store internasjonale stjerner. Nåværende eier og daglig leder Jan Olav Sandsmark har sammen med de ansatte bygget et trygt og godt firma rettet mot fremtiden.

56 Tilbud: Vi har valgt å tilby 4 alternative løsninger i forskjellige prisklasser som alle vil gi en vesentlig bedre lyd og lyddekning enn med dagens løsning. Det som er å si om valgte høyttalere fra d&b audiotechnik er at disse er av ypperste kvalitet og alle 3 alternativene vil kunne gi en svært god lydopplevelse. Årsaken til prisforskjellen på de tre alternativene er type høyttaler og antall og størrelse på horn i hver kasse samt mer avansert teknologi, og jo mer en investerer jo bedre opplevelser vil en få. De siste alternativet 24S-D som vi har lagt inn i dette reviderte tilbudet er en helt ny type høyttalere fra d&b beregnet for fast installasjon, noe som gjøre den rimeligere, men teknisk så kan den sammenlignes med den dyreste typen vi har tilbudt. Vår anbefaling for Tananger kirke er derfor alternativ 4. Vi har valgt å gi dere 25% rabatt på våres priser, samt redusert antall timer for installasjon. Vi gir og gratis lydjustering/inn tuning med nødvending oppfølging i 2 år fremover samt 5 års garanti. Alternativ 1 - d&b 10A-D høyttalere: 10A-D er høy ytelse 2-veis høyttalere som huser en enkelt 10" driver i en bassreflekskabinett + HF seksjon. De er lette passive design med neodymium-drivere og store horn for nøyaktig mønster kontroll. Vi har supplert disse med subwoofere fra XA-serien samt nødvendig utstyr for oppheng i tak og disse er supplert med d&b D10 Forsterkere. For mer detaljer se link og for pris se vedlagt excel ark: Kort om PAP AS: PAP AS ble stiftet juli 1993 og var før dette en del av Ungkjyrkja på Bryne. Noen ildsjeler bestemte seg for å kjøpe ut det tekniske utstyret fra kirken, og startet PAP AS. Firmaet har økt jevnt å trutt i takt med et stadig økende arrangement og konsert behov, og kan nå regnes som en av Vestlandets største leverandører innen lyd og lys. PAP Jobber med alt fra lokale kirker, kor og band til store internasjonale stjerner. Nåværende eier og daglig leder Jan Olav Sandsmark har sammen med de ansatte bygget et trygt og godt firma rettet mot fremtiden.

57 Alternativ 2 - d&b Yi10P høyttalere: Yi10P er 2-veis passiv høyttaler har to 8"drivere i en dipol ordning med en 1,4" kompresjonsdriver montert på et roterbart CD horn. Sofistikert horn geometri kombinert med den avanserte bassrefleksport design gir full båndbredde evner med en utvidet LF utgang. Vi har supplert disse med Yi-SUB subwoofere samt oppheng og D&B D30 Forsterkere. Alternativ 3 - d&b Vi10P høyttalere: Vi10P er 3-veis passiv høyttaler har to 10 "drivere og en 8" MF driver og en 1,4 "kompresjonsdriver montert på et roterbart CD horn. Den innovative horn design for sentralt montert 8 "MF driver produserer en bemerkelsesverdig følsomhet resulterer i en eksepsjonell ytelse i vokalist. Vi har supplert disse med Vi-SUB subwoofere samt oppheng og D&B D30 Forsterkere. For mer detaljer se link og for pris se vedlagt Excel ark. For mer detaljer se link og for pris se vedlagt Excel ark Kort om PAP AS: PAP AS ble stiftet juli 1993 og var før dette en del av Ungkjyrkja på Bryne. Noen ildsjeler bestemte seg for å kjøpe ut det tekniske utstyret fra kirken, og startet PAP AS. Firmaet har økt jevnt å trutt i takt med et stadig økende arrangement og konsert behov, og kan nå regnes som en av Vestlandets største leverandører innen lyd og lys. PAP Jobber med alt fra lokale kirker, kor og band til store internasjonale stjerner. Nåværende eier og daglig leder Jan Olav Sandsmark har sammen med de ansatte bygget et trygt og godt firma rettet mot fremtiden.

58 Alternativ 4 - d&b 24S-D høyttalere: Installation specific high performance full range 2-way loudspeaker with wide dispersion 24s-D er 2-veis passiv Installasjons høyttaler har to 12" drivere og en 1,4" kompresjonsdriver montert på et roterbart CD horn. Den innovative horn design produserer en bemerkelsesverdig følsomhet og en eksepsjonell ytelse. Vi har supplert disse med 21S subwoofere samt oppheng for både sub og høyttaler og en D&B D30 Forsterker. For mer detaljer se link og for pris se vedlagt Excel ark. Vi håper tilbudet er ihht deres ønsker og behov, og ta gjerne kontakt dersom noe er uklart eller dere har spørsmål til valgte alternativer. Med vennlig hilsen/ Kind Regards Jan Olav Sandsmark - Daglig leder Tlf: mob: Kort om PAP AS: PAP AS ble stiftet juli 1993 og var før dette en del av Ungkjyrkja på Bryne. Noen ildsjeler bestemte seg for å kjøpe ut det tekniske utstyret fra kirken, og startet PAP AS. Firmaet har økt jevnt å trutt i takt med et stadig økende arrangement og konsert behov, og kan nå regnes som en av Vestlandets største leverandører innen lyd og lys. PAP Jobber med alt fra lokale kirker, kor og band til store internasjonale stjerner. Nåværende eier og daglig leder Jan Olav Sandsmark har sammen med de ansatte bygget et trygt og godt firma rettet mot fremtiden.

59 PA Produksjoner AS Tilbud d&b 24S-D (NY TYPE) Kongsgaten 20, Kongeparken, 4330 Ålgård PB 208,4339 Ålgård Tlf Faks Org. nr. NO MVA Kunde Adresse Post nr/sted: Tananger Kontaktperson Mobil/Telefon Best. dato E-post Henting/Levering Levering inkludert Vår ref. Ant. Beskrivelse á kr. Rabatt Sum 2 d&b audiotechnik 24S-D Loudspeaker 36280, ,00 2 d&b audiotechnik 21S Subwoofer 35270, ,00 1 d&b audiotechnik 30D Amplifier 59110, ,50 2 d&b audiotechnik Flying bracket 24S 3140, ,00 2 d&b audiotechnik Flying bracket 21S 2000, ,00 14 Montering Estimert 450, ,00 Trenger lift TOTALT Sum ,50 MVA-grunnlag ,50 MVA 41416, ,38 Bekreft avtale: Sted, dato Signatur

60 Sak 5/17: Presentasjonssystem i kirkerommet. Bakgrunn Det er nå et behov for å vedlikeholde presentasjonsprogramvare og dertil utstyr (maskinvare) for å kunne kjøre programvaren. Programvaren SongShow Plus som menigheten benytter, er en utdatert versjon fra Muligheten til å benytte seg av oppdateringer utløp mai Maskinvaren er også eldre, samt en utdatert versjon av operativsystemet er installert (Windows 7). Det synes å være en enighet i gruppen av frivillige ressurser som benytter presentasjonsprogramvaren, at en oppdatering av utstyr og programvare må til. Valg av ny løsning Presentasjoner eller multimedia i forbindelse med gudstjenester og andre arrangement i menigheten er den nye normalen, ikke bare hos andre menigheter men også vår egen menighet. Når det nå er et behov for å oppgradere utstyr, er det samtidig en mulighet for å vurdere andre løsninger for presentasjon av digitalt innhold. Ved å se litt lengre frem kan det også tenkes at video blir mer aktuelt, hvor en ønsker seg mer bruk av video i samlingene, enten for visning på skjerm, opptak eller strømming til internett. Innkjøpet av programvare og maskinvare legger føringer for hva som eventuellt er mulig i fremtid, derfor bør en vurdere programvare som gir en slik støtte sømløst og brukervennlig. Det finnes flere typer presentasjonsprogramvare, fra det enkleste til medium og mer avanserte med mange muligheter. Denne søknaden og evalueringen vil ikke utrede og argumentere for flere leverandører av slik programvare. Det er flere i gruppen som har testet ulik programvare, fra det enkleste, gratis til det mer avanserte. Utallige vurderinger finnes på internett som tar for seg fordeler og ulemper med de forskjellige produktene som benyttes i ulike menigheter. Det er to ting som skiller seg ut når man leser sammenstillingen. Behovet for at programvaren skal være brukervennlig, fordi frivillige er en viktig del av de som skal produsere innhold, samt at programvaren er media vennlig. Dvs. støtter mange formater, spiller på lag med fastvare, er stabilt i samspillet mellom disse osv. (Versjon , 20.41) - Side 1 av 10

61 Forundersøkelse I prosessen med å vurdere ny presentasjonsprogramvare har undertegnede installert og vurdert følgende programvare i en forundersøkelse. Forundersøkelsen er gjennomført overordnet, hvor programvaren er installert, testet enkle funksjoner for å se om det programvaren bør undersøkes i dyben (mao. på hvilket produkt skal en benytte utallige timer på en vurdering). Programvare som er vurdert er OpenLP, Easy Worship og Media Shout. De alle er i samme prissegment, foruten OpenLP som er en gratisversjon. 1) OpenLP - en gratis løsning - gratis som i ingen kostnader for programvaren, samt kildekoden er åpen og kan modifiseres. - a) Programvaren har de enkleste funksjonen etablert. Oppleves som ikke stabil. Har liten brukermasse. Ingen bedrifter står bak programvaren, kan være utfordrende å få support/støtte. 2) Easy Worship - en løsning benyttet en del i Norge. Kostnad for programvaren ca. 4000,-. Har de enkleste funksjonene etablert. Eksisterer kun på Windows plattform. Ikke god video integrering. Selskapet som utvikler Easy Worship responderer ikke på henvendelser, ei heller den norske leverandøren. Har jobbet med en Mac versjon i 2 år uten å komme ut med noe. 3) Media Shout - først og fremst utviklet for Windows selv om det også eksisterer en mac versjon (dog ikke så stabil). Enklere i funksjonalitet enn f.eks ProPresenter. I samme prissegment som de andre alternativene. Ikke så god på multiscreen - dvs. hvordan løse flere skjermer samtidig. Codecs (vise video) er en utfordring på Windows versjonen. Oppleves mer komplisert i bruk enn f.eks ProPresenter. I lenken nedenfor er en uavhengig sammenstilling mellom de mest kjente programvarene - Easy Worship, Pro Presenter og Media Shout. Denne sammenstillingen konkluderer også med ProPresenter. rchapp-review Fra deres konklusjon : Having used each of these pieces of software to run Media at large conferences such as New Wine, Vineyard Churches National Leaders Conference and dozens of sunday services, my personal preference is ProPresenter - it just ticks so many boxes. With a Windows version of ProPresenter also now available, I think it's the best option out there. No one at ChurchApp is in any way associated with any of these pieces of worship software that we have mentioned above. This review is entirely of the author's personal opinion, and no royalties have been paid for this article. (Versjon , 20.41) - Side 2 av 10

62 Dybdeundersøkelse Basert på ovenstående forundersøkelse, er valget å se i dybden på ProPresenter, dvs. teste programvarens funksjoner i dybden og hvordan dette løser behovet menigheten har i sine sammenkomster. Det har skjedd et skifte når det gjelder programvare for presentasjon. Flere menigheter benytter dette til avanserte grafiske fremstillinger og media opplevelser i gudstjenesten. De benytter det digitalt visuelle som en del av tilbedelsen og forkynnelsen i gudstjenesten, med samme visjon som hele gudstjenesten - formidle Guds ord. Slik teknologi er nå mer tilgjengelig for menighetene fordi teknologien i seg selv er billigere (lys, lyd, prosjektorer, lys tavler osv), samt at programvaren er nå så brukervennlig at dette ikke er avanserte operasjoner. Av leverandører som leder an på slik programvare finner vi ProPresenter fra selskapet Renewed Vision. Spesielt er ProPresenter sammen med Mac maskinvare fra Apple en løsning som er mye benyttet, dette fordi Mac er fortsatt ubestridt til bruk i multimedia sammenheng hva programvare og fastvare angår. Det er samspillet mellom programvare, fastvaren og stabiliteten som gjør at de fortsatt har dette festet. Det kan henvises til mange større menigheter med svært avansert teknologisk konfigurasjon hvor de benytter Mac i samspill med ProPresenter pga brukervennlighet i programvaren, video integrasjon og stabilitet. Det må også nevnes at når det gjelder vedlikehold av operativsystemet, programvaren osv. ligger Mac foran andre operativsystemer i sin enkelhet i å oppdatere systemet. Det er brukervennligheten og samspillet med fastvaren de er ledende på. Dette fordi de lager fastvaren selv (selve PCen ) og har derfor god kontroll på hvordan de skal styre en oppgradering. Jeg har brukt ca. +50 timer på å få egen erfaring med produktet, samt ført samtaler med flere brukere av programvaren. En person jeg kan nevne er Geir Kristoffersen som er ansvarlig for mediateknikk i Sofiemyr menighet (DnK). Geir har vært behjelpelig med spørsmål, han administrerer også en norsk brukergruppe på Facebook ved navn Reddende engler (274 medlemmer) som er en gruppe for personer som jobber med media teknologi i menigheter. Geir har også undersøkt markedet for Sofienmyr menighet (DnK) før valget falt på ProPresenter og han nevner at ProPresenter dekker nå ca. 80% av markedet og at alternativene er så godt som borte fra diskusjonsforum på internett. Det kan også nevnes at kirkelig fellesråd i Oslo, anbefaler bruk av ProPresenter til sine menigheter. (Fellesrådet i Oslo har en mediekonsulent som har undersøkt markedet for presentasjonsprogramvare og falt på konklusjon om ProPresenter ). Jeg benyttet også Geir til en 2 timers samtale på telefon, for å gjennomgå påstandene og konklusjonen i denne undersøkelsen. Gjennom vurderingsperioden har jeg deltatt aktivt i to ulike grupper på Facebook for å innhente svar når det var tekniske problemstillinge, eller beste praksis som jeg ikke kunne løse selv. ProPresenter Users Group medlemmer og Visual Church Media - (Versjon , 20.41) - Side 3 av 10

63 medlemmer. Gruppene er meget responsiv og inneholder personer med god kunnskap om programvaren og ikke minst erfaring med å bruke den i mindre og større arrangementer. Leverandøren (Renewed Vision) har også et eget brukerforum for support som jeg har benyttet for å innhente kunnskap om programvaren. Menigheter i vårt distrikt som jeg kjenner til benytter ProPresenter er Randaberg (DnK), IMI Kirken og Karismakirken. Jeg har kontakt med personer som benytter programvaren hos IMI på Tjensvoll og planlegger å sitte sammen med disse under et av arrangementene deres i januar (2017) for å høste erfaring av hvordan deres oppsett er og hvordan de benytter programvaren. Av egen erfaring etter 40+ timer hands-on med programvaren, er at den fremstår som mer brukervennlig enn hva menigheten benytter i dag ( SongShow Plus aka SSP). Det er liten innsats for å få tekst på skjerm, benytte grafikk eller levende videoer som bakgrunn. Jeg har ikke bare testet enkel funksjonalitet i programvaren, men forsøkt å sette opp en hel gudstjeneste i programmet for å forstå hvordan man organiserer det hele i ny programvare og hvordan dette kan gjøres mest mulig brukervennlig for de frivillige. Programvaren synes å invitere til mer kreativ bruk noe som bør være et mål. Som vi vet bringer visuell forkynnelse evangeliet til de som ikke kan lese (fritt etter Pave Gregorius). Oldtidens og historiens kunstnere var forkynnere via kunst, glassmalerier, freskoer, statuer mm. Dagens kunstnere kan bruke teknologi til å skape tilsvarende forkynnende kunst. En bør tilnærme seg muligheten til å bruke digital teknologi som en annen type forkynnelse som skal spille sammen med en helhet og ikke tilnærme seg muligheten som kun tekstkjøring. ProPresenter har også muligheten for noe som betegnes som Stage Display. Dette er funksjonalitet som styrer hva lovsangsteam/forsangere skal se når de leder tilbedelsen. Muligheten i ProPresenter er å vise denne teksten f.eks på en ipad som står på et stativ foran sangerne/musikere, eller på en egen monitor via AppleTv. Som nevnt tidligere i dokumentet, det er ikke gjort vurderinger av annen konkurrerende programvare (det eksisterer en del programvare i denne sjangeren), da ProPresenter synes å ha den største markedsandelen og brukervennlighet som ikke annen programvare tilbyr. (Versjon , 20.41) - Side 4 av 10

64 Kostnadsoversikt for ny løsning (Dollar kurs : 8, ) Ang. lisensen House of Worship - Campus License. Lisensen kan da benyttes til arrangementer i menigheten - på stedet (campus). Men den kan også benyttes flere steder, dersom flere arrangementer pågår samtidig, f.eks konfirmantleir og gudstjeneste. Lisensen tillater dette så lenge det ikke er et fast arrangement, dvs. flere faste samtidige arrangement gjennom uken. Programvaren kan også installeres på flere maskiner også private for de som jobber med oppgaven i menigheten. Dette gir rom for at de som forbereder presentasjonen (tekst, grafikk osv) til gudstjenesten kan jobbe på egen maskinvare hjemme om de ønsker dette. Dette anser jeg som et stort pluss, da man slipper å dra til kirken kun for å forberede innholdet i presentasjonen. Informasjonen er hentet fra Sofiemyr menighet (DnK) som undersøkte problemstillingen med leverandøren. Den største kostnaden er selvsagt innsatsen fra de frivillige i å sette seg inn i ny teknisk løsning. Selv om brukervennligheten er høy, så vil det ikke frita frivillige til å bruke en del timer på å forstå hvordan de skal kunne benytte programvaren. Det eksisterer mye opplæringsmateriale på internettmaskinen som leverandøren selv legger ut og andre frivillige (tekst og video). Kostnaden er (tid) innsatsen fra den frivillige selv, som må være motivert til å gjøre dette skiftet. Konsensusmøte Som gode norske medborgere og sosialdemokrater, gjennomførte vi et konsensusmøte mandag 9. januar , sted - Tananger kirke. De som deltok var : Rune Tveit, Harald Lødemel, Sigve M. Mæland, Ole N. Ljosdal, Tom Henning Haga og Knut Erik Hollund. Følgende personer var invitert, men deltok ikke : Otto Ljosdal, Emil Myklebust, Tor Ådne Myklebust og Olav Elstad. Formålet var å drøfte sammen om vi er enige i å fremlegge dette forslaget (du nå leser) for rådet. Vi er avhengige av å fortsatt ha alle frivillige med oss når det gjelder å vise tekst, bilde osv på skjerm i kirken. Skiftet vil jo medføre at vi må løfte kunnskapen vår på ny programvare og system. Derfor var det viktig å avklare utestående spørsmål. Undertegnede (Versjon , 20.41) - Side 5 av 10

65 tok med sin egen mac med systemet installert, slik at vi fikk testet det i kirkerommet, vist noe av funksjonaliteten osv. Vi får vel oppsummere det slik at det er nok konsensus for å gå videre. Noen er vel litt usikre på å gå over på nytt system, mens andre synes det er spennende og høres ut som en ok løsning. Konklusjon Konklusjon og anbefaling fra gruppen er å skifte presentasjonsprogramvare fra windows og SongShow Plus, til Apple fastvare (maskin), MacOS (operativsystem) og ProPresenter (programvare for å vise grafikk, video og tekst). Saker til beslutning 1) Det søkes herved om støtte fra menighetsrådet om frigjorte midler til innkjøp av nytt presentasjonsutstyr som vist ovenfor ,- NOK. 2) For fremtiden er det et ønske om at gruppen (teamet) som jobber med presentasjon av digitalt innhold, har et eget budsjett / ramme å forholde seg til. Dette fordi teknologi utvikles og det vil alltid være behov for vedlikehold av utstyr, innkjøp av digitalt innhold til produksjon osv. En ramme på 1000,- KR pr.mnd bør være et minimum. På vegne av oss som på magisk vis får grafikk og annet morro bli synlig på veggen i gudstjenesten. Knut Erik Hollund Tananger, Januar 2017 (Versjon , 20.41) - Side 6 av 10

66 Vedlegg Skjermbilde fra SongShow Plus - installert på PC i kirkerommet. Lenker : Renewed Vision, bedriften som utvikler ProPresenter - Om selskapet - Nettbutikken med programvaren - ProPresenter v6 - Brukermanual - Song Show Plus vs. Pro Presenter - en sammenligning mellom det vi har (SSP) og Pro Presenter - Spørsmål / Svar - noen spørsmål som har kommet frem underveis i prosessen : Er programmet brukervennlig? Dette blir en individuell vurdering, men programmet fremstår brukervennlig i den forstand at det er enkelt å hente frem tekst (f.eks sang), bilde, video og vise den på skjermen. Min opplevelse etter å ha evaluert programmet er at det også er enkelt å lage Spillelister, som består av sanger, liturgi, informasjon osv. (Typisk et oppsett vi benytter i en gudstjeneste. Da det er (Versjon , 20.41) - Side 7 av 10