Visma Mamut AS Consulting and Accounting Offices. // Visma eaccounting Modul Regnskap

Transkript

1 Visma Mamut AS Consulting and Accounting Offices // Visma eaccounting Modul Regnskap

2 Produsent og distributør: Visma Mamut AS Karenslyst Allé OSLO Tlf.: Internett: E-post: Kurssenter : Visma Mamut AS Consulting and Accounting Offices Karenslyst Allé OSLO Tlf Internett: E-post: consult@visma.com Support : Visma Mamut AS Karenslyst Allé OSLO Tlf.: Internett: E-post: support@vismaavendo.no Salg: Visma Mamut AS Karenslyst Allé OSLO Tlf.: Internett: E-post: sales@mamut.com KEAR Visma Mamut AS. Alle rettigheter.med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrert varemerke av Visma Mamut AS. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Visma Mamut Consulting Innhold

3 // Innhold // Innledning 4 Kursets mål... 4 Kom i gang... 4 // Startsiden 5 Startsiden... 5 Kunde- og leverandørfakturaer... 5 Likviditetsprognose... 5 Visma Mamut Community... 6 Visma eaccounting Supportsenter... 6 Henvendelser... 8 Kom i gang filmer... 7 // Kundefakturaer 15 Kjeding // Innkjøp 17 Leverandørfakturaer Bildevedlegg // Kasse og bank 19 Ny bankhendelse Ikke avstemte hendelser // Regnskap 21 Bilagsoversikt Transaksjonsanalyse Mva-oppgave Årsavslutning Eiendeler Kostnadsbærere Utskrifter // Innstillinger 9 Firmainnstillinger... 9 Nummerserier... 9 Mva-periode... 9 Avskrivningsinnstillinger... 9 KID... 9 Kasse- og bankkonto Regnskapsår Kontoplan Artikkelkonteringer Eiendelskonteringer Bokføringsforslag Visma Mamut Consulting Innhold

4 // Innledning Kursets mål Etter endt kurs skal du kunne benytte Regnskap Modulen i Visma eaccounting og kjenne til innstillinger gjennomgått i dette kurset. Kom i gang For å få maksimalt utbytte av kurset, anbefaler vi at du raskest mulig tar i bruk det du har lært. Vi anbefaler å gjøre deg kjent med programmet og innstillinger slik at du får best utbytte av programmet fra starten og bruke kursdokumentasjonen som oppslagsverk i begynnelsen. Det er også mulig å teste i eaccounting for deretter å nullstille ditt firma. Da slettes all data, herunder bokføring og annen informasjon. Slettet informasjon kan ikke gjenskapes. Du kan kun nullstille hvis du er oppsatt som administrator for tjenesten. NB! Det anbefalles ikke å bruke eaccounting basen til testing om den er oppsatt med bankintegrasjon og Webshop. Når du har kommet i gang kan du også bruke hjelp-funksjonen i programmet (?) eller «Søk i hjelpen» begge finner du på toppen i eaccounting Visma Mamut Consulting 4

5 // Startsiden Startsiden Hver gang du lager en faktura eller bokfører en hendelse, oppdateres bedriftens resultat direkte på startsiden. Diagrammet gir deg et tydelig bilde av hvordan bedriften gjør det. Startsiden består av fire deler: Kunde- og leverandørfakturaer viser søyler med summen av kunde- og leverandørfakturaene som har forfall i ulike uker, samt om de er betalt eller ikke. Er søylen hvit, er ingen av dem betalt. Søylen fylles opp etter hvert som betalingene registreres og markeres da med grønn for kundefakturaer og rød for leverandørfakturaer. Likviditetsprognose viser anslått saldo på bankkonto basert på de inn- og utbetalingene programmet regner med vil bli utført på ulike tidspunkt. Inn- og utbetalinger av fakturaer, lønn, skatt og mva-oppgjør vil inngå her. Inntekter, kostnader og resultat viser inntektene og kostnadene samt resultatet så langt i regnskapsåret. Resultat = inntekter kostnader. Klikker du på søylene får du spesifikasjoner. Tips gir deg nyheter og noen forslag til hjelp i programmet. Visma Mamut Consulting 5

6 Visma Mamut Community Visma Mamut Community er et åpent nettsamfunn, utviklet av Visma Mamut AS, for kunder og andre som er interessert i å få kunnskap om våre produkter og tjenester. Etablering av brukertilgang til Visma Mamut Community betyr at du får tilgang til «Min side» hvor du selv kan tilpasse innhold, samt at du har anledning til å skrive i forum og kommentere artikler. Du kommer til Visma Mamut Community ved å klikke på spørsmålstegnet øverst i eaccounting. Visma eaccounting Supportsenter Det finnes forskjellige måter å finne frem til svar dersom man lurer på noe i eaccounting, eller dersom en feil oppstår. Som et første verktøy kan man prøve «Søk i hjelpen» øverst i eaccounting. Du kan også trykke på spørsmålstegnet øverst i eaccounting. Denne tar deg til «Hjelp til aktuell side», Kunde Community eller FAQ. Her vil du kunne søke på nøkkelord for å finne relevant informasjon om de elementene du måtte lure på. Visma Mamut Consulting 6

7 Supportforum Et veldig effektivt verktøy, er Supportartikler Visma eaccounting (Artikkelsøk). Supportartikler Visma eaccounting inneholder mange artikler om alt man måtte lure på i eaccounting. Det er veldig stor sannsynlighet for at man finner svaret på akkurat det man lurer på her. Man finner frem til Supportartikler Visma eaccounting under spørsmåltegnet øverst i eaccounting og Supportforum.. Alle bør gjøre seg kjent med og prøve ut kunnskapsbasen. Søk i hjelpen I søkefeltet taster man inn et søkeord for det man lurer på; f.eks. Faktura. Det vil nå komme opp en rekke artikler som handler om søkeordet. Klikker man på en av artiklene vil informasjonen komme opp i et nytt vindu. Det lønner seg å prøve med forskjellige søkeord, dersom man ikke er fornøyd med resultatet. Dersom man ikke finner frem til svaret i artikkelsøket er det mulig å sende inn en henvendelse til support. Visma Mamut Consulting 7

8 Kom i gang filmer På Kunde Community finner du Kom i gang filmer Dette er eaccountings online læreprogram som tilbyr deg og dine medarbeidere tilgang til kortfilmer med svar på ofte stilte spørsmål (FAQs). Filmene inkluderer korte og enkle instruksjoner som demonstrerer sentrale prosesser i systemet. Henvendelser Dersom hverken Supportartikler Visma eaccounting eller Supportforum er en mulighet for deg, så kan man også kontakte supportavdelingen på Tlf eller sende en e-post til support@vismaavendo.no Chat På finner du Chat som du kan benytte til korte spørsmål til support. Visma Mamut Consulting 8

9 // Innstillinger Firmainnstillinger Nummerserier Mva-periode Under Firmainnstillinger Bokføringsopplysninger-Regnskapsinnstillinger kan du angi periode for mva-rapportering. Dersom du ikke er mva-pliktig, velger du Ikke mva-pliktig her. Dersom du er mva-pliktig må du angi hvor ofte du skal rapportere inn mva. Programmet vil automatisk fylle inn MVA bak organisasjonsnummeret på fakturaene dine dersom du angir en periode for innrapportering av mva her. Avskrivningsinnstillinger Under Firmainnstillinger Bokføringsopplysninger kan du angi hvorvidt du ønsker av avskrivninger skal utføres Månedsvis eller Årlig KID Under Firmainnstillinger - Andre opplysninger kan du angi at du skal bruke KID på fakturaene dine, kryss av for Bruk KID. Avansert modus (fordel: du kan selv styre bokføringskontonummer på leverandørfaktura og om posten skal være debet eller kredit). Kan endres tilbake når som helst. Fakturatekst. Fakturatekst utland. Legge til/endre logo. MVA-periode. KID. Elektronisk fakturering. Under Bilagsserier i programmet kan du velge å arbeide med bilagsserier. Her kan du oppgi hvilken bilagsserie som skal gjelde for hvilken del av programmet. Fordelen med å arbeide med bilagsserier er at en bestemt type transaksjon blir enklere å spore i ettertid. Eksempel: Velg bilagsserie F for eksempel kundefakturaer. Når et bilag opprettes som er relatert til en kundefaktura, får det prefikset D før bilagsnummeret i bilagslisten. Visma Mamut Consulting 9

10 Kasse- og bankkonto Du kan legge til fire ulike kontotyper. Du kan opprette flere ulike kontoer for de forskjellige typene. Unntaket er konto av typen firmakonto og kasse, der det bare er mulig å ha en konto. De kontotyper du kan opprette er: Firmakonto Kassekonto Sparekonto Valutakonto Firmakonto er den konto som hovedsaklig benyttes for å gjøre inn- /utbetalinger i ditt firma. Det er denne kontoen som vises på dine fakturaer. Alle firma har automatisk en kassekonto opprettet. Kassekontoen benyttes for å registrere kontanter. Du kan registrere innkjøp med kvittering, øvrig uttak og øvrig innskudd på kontoen. Hvis ditt firma har sparekonto kan du legge inn disse i programmet. Du kan registrere innkjøp med kvittering, øvrig uttak og øvrig innskudd på kontoen. Hvis du har utlenlandske leverandører som fakturerer deg i euro eller hvis du har kunder i utlandet som betaler i euro, kan du benytte en valutakonto. Du får betalt til kontoen og kan betale fra samme konto En valutakonto innebærer at du ikke behøver veksle til norske kroner hver gang en transaksjon skjer og det innebærer i sin tur en redusert risiko for kursdifferanser. Benytter du flere valutaer, har du en konto for hver valuta. Hvis ditt firma har valutakonto med egne IBAN kan du legge inn disse i programmet. Visma Mamut Consulting 10

11 Regnskapsår Inne på Regnskapsår kan du opprette de regnskapsårene du trenger å føre på. Her kan du også legge inn en inngående balanse på ditt første regnskapsår. For å legge inn en inngående balanse, klikker du på det første regnskapsåret og deretter på knappen Rediger. Deretter kan du fylle inn saldoer på de ulike regnskapskontoene dine. Først når Saldo balanserer (0,00) kan du Lagre Inngående balanse. Visma Mamut Consulting 11

12 Kontoplan Kontoplan brukes dersom du skal legge til egne regnskapskontoer eller redigere eller deaktivere kontoer som allerede ligger der. Avhukingsboksen Vis også inaktive poster kan hukes av dersom du vil se poster som er opprettet, men ikke i bruk i programmet. Da kan du gå inn på disse og aktivere den dersom du har behov for dette. Artikkelkonteringer Artikkelkonteringene er viktige da det er disse som styrer mva-behandlingen på artiklene du fakturerer samt hvilken regnskapskonto salget av en artikkel føres på. En artikkelkontering kan for eksempel være bygget opp slik: Mva styrer om det beregnes mva på artikkelen og i så fall hvilken mva-sats som skal benyttes. Regnskapskontoene som benyttes ved bokføring finner du på høyre side under Salgskonto. Mva-pliktig benyttes dersom du har valgt en annen mva-sats enn 0 på artikkelen og kunden på fakturaen er satt opp med Norge som land. Mva-fritt benyttes dersom du har valgt mva-sats 0 % på konteringen og kunden på fakturaen er satt opp med Norge som land. Mva-pliktig EU benyttes dersom kunden på fakturaen er satt opp med et land innenfor EU. Mva-fritt EU benyttes dersom du har valgt mva-sats 0 % og kunden på fakturaen er satt opp med et land innenfor EU. Eksport utenfor EU benyttes dersom kunden på fakturaen er satt opp med et land som er utenfor EU. Dersom du ønsker å bokføre salget mot bestemte kontoer, må du opprette egne artikkelkonteringer som benytter disse kontoene. Når du oppretter artiklene senere, må du da passe på at du velger den artikkelkonteringen som du vet har riktig mva-sats og styrer mot riktig salgskonto. Visma Mamut Consulting 12

13 Om du forsøker arbeide med en funksjon som du ikke har tilgang til, vises en melding om at du mangler tilgang til funksjonen. Eiendelskonteringer I eaccounting finner du noen forslag til eiendelskonteringer. De benyttes for å kunne bokføre avskrivninger, utrangering og ved salg av eiendeler. Du kan også opprette egne eiendelskonteringer, du kan også kopiere en eksisterende og justere den. Ved opprettelse av en ny Eiendelskontering må man velge hvilen skattemessig avskrivning man ønsker. Visma Mamut Consulting 13

14 Lineær avskrivning Et driftsmiddel som har begrenset levetid, skal avskrives etter antatt økonomisk levetid. Det vanligste er å avskrive med samme beløp hvert år (lineær avskrivning). Kjøper man f.eks. en kopimaskin til kroner som man antar varer i fem år, skal man avskrive med kr pr. år. Saldogruppe A-J Driftsmidler som verdiforringes på grunn av slit og elde gjennom yrkesbruken, skal avskrives etter saldoreglene, forutsatt at de anses som betydelige og varige. Et driftsmiddel anses for varig og betydelig når: det ved anskaffelse antas å ha en brukstid på minst tre år, og driftsmidlets kostpris er kr eller høyere. Dersom begge disse vilkårene er oppfylt, skal kostnadsføringen skje gjennom saldoavskrivninger. Grunnlaget for saldoavskrivninger er driftsmidlets saldo ved årets slutt. Eventuelle påkostninger tilføres saldo og avskrives. Skattemessig er det hele tiden saldoen på kontoen som avskrives. Avskrivningsbeløpet vil altså bli størst de første årene, for så å flate ut. Bokføringsforslag Programmet inneholder noen ferdige Bokføringsforslag. Du kan også opprette egne bokføringsforslag som kan brukes ulike steder i programmet. Du må da angi hvilke kontoer som skal brukes under bokføringen, samt hvor i programmet bokføringsforslaget skal kunne brukes, som Manuelt bilag, Øvrig innskudd eller Øvrig uttak. Opprett nytt bokføringsforslag: 1. Gå til Innstillinger-Bokføringsforslag-Nytt bokføringsforslag 2. Fyll ut Navn, Beskrivelse, Bruksområde 3. Velg kontoer og sett standard fokus på Debet eller Kredit eventuelt D/K Visma Mamut Consulting 14

15 // Kundefakturaer Under Salg - Kundefakturaer finner du oversikt over Utkast, Ubetalte kundefakturaer og Alle kundefakturaer. Under Utkast lagres de fakturaene du jobber med men som ennå ikke er klare til å bokføre. Under Ubetalte kundefakturaer ser du en oversikt over alle fakturaer som ikke er betalt eller delbetalt. Ved å markere en av fakturaene får du noen nye valg. Åpne, Handling (registere innbetaling, kreditere, føre som tap eller kopiere) eller Send eller skriv ut. Visma Mamut Consulting 15

16 Kjeding Når du har to poster som går mot hverandre, f eks en faktura og en kreditnota til en kunde på samme beløp, kan du kjede disse sammen for å få dem bort fra oversikten Ubetalte kundefakturaer. Dette gjør du slik: Gå til Salg og Kundefakturaer. Klikk på kreditfakturaen, velg Handling Kjede, klikk så på fakturaen du vil kjede mot. Velg Bokfør. Visma Mamut Consulting 16

17 // Innkjøp Leverandørfakturaer Når du oppretter en ny leverandørfaktura, må du først angi hvilken leverandør du har fått fakturaen fra. Så fyller du ut fakturadatoen og, om ønskelig, forfallsdatoen. Forfallsdatoen blir satt ut i fra hvilken betalingsbetingelse du har angitt på leverandøren, men denne kan du overstyre dersom du ønsker det. Dersom du har fått en kreditnota fra en leverandør, kan du huke av i boksen Kreditnota. Du må også angi et leverandørfakturanummer og, dersom du har huket av for KID på leverandøren, et KID-nummer. Totalbeløpet på fakturaen er beløpet inklusive mva. Du må også fylle inn beløpet for mva høy sats, mva middels sats og mva lav sats. Dersom fakturaen er uten mva, fyller du ikke inn noe her. Når du har fylt inn beløp på mva, vil programmet selv føre mot leverandørreskontro og mva-konto. Du må selv angi hvilke kostnadskontoer beløpene skal føres mot før du bokfører fakturaen. Bildevedlegg Under Innkjøp Bildevedlegg kan du koble ulike vedlegg til hendelser i ditt økonomiprogram. Det kan for eksempel være et bilde av en kvittering som du kobler til et bilag i regnskapet eller en leverandørfaktura i pdf-format som du kobler til leverandørfakturaen du oppretter i Visma eaccounting. Visma Mamut Consulting 17

18 Med appen Visma Mobil Scanner kan du eller kunden din ta et bilde av en kvittering eller en leverandørfaktura og deretter sende vedlegget til Visma eaccounting. I appen angir du om vedlegget er relatert til en faktura eller en kvittering. Du kan også overføre vedlegg manuelt til Visma eaccounting, enten ved å dra og slippe vedlegg fra f.eks. Utforskeren eller en e-post, eller ved å laste opp en egnet fil. Alle overførte vedlegg vises under Innkjøp Bildevedlegg. Under Ikke koblede bilder vises de vedlegg som enda ikke har blitt koblet til en hendelse. Under Koplede bilder vises alle vedlegg er koblet til en hendelse. Du kan søke etter vedlegg fra en bestemt periode eller en leverandør. Visma Mamut Consulting 18

19 // Kasse og bank Ny bankhendelse På Betalingsoversikten kan du registrere inn- og utbetalinger på fakturaer eller andre bilag som er registrert mot bank. NB! Dersom du har satt opp bankintegrasjon, kan du ikke registrere manuelle betalinger, da vil betalingene bli overført automatisk fra nettbanken. Hvis du i tillegg har en OCR-avtale med banken, vil du få innbetalingene over fra banken med KID, slik at de blir automatisk matchet mot fakturaen. Under fliken Ikke avstemte hendelser vises alle bokføringshendelser som enda ikke er avstemt mot noen bankkonto. Listen Periodens hendelser viser bokføringshendelser for den siste måneden under inneværende bokføringsår. Du kan endre datointervallet hvis du vil se hendelser fra andre perioder. For å registrere en ny betaling, velger du Driftskonto under Konto og klikker på Ny bankhendelse. Du kan kun føre betalinger mot driftskontoen din. Fyll inn datoen for når inneller utbetalingen fant sted. I feltet Referanse kan du skrive inn en tekst som refererer til kunde, leverandør, fakturanummer eller lignende dersom du ønsker dette. Da er det enklere for programmet å finne det aktuelle bilaget det skal avstemmes mot. Så må du fylle inn det beløpet som er inn- eller utbetalt. Husk å legge inn beløpet med minus foran dersom det er en utbetaling. Klikk på Legg til NB! En betaling kan ikke registreres på en fremtidig dato. Dette er for å forhindre at man fører banktransaksjoner som ikke har funnet sted enda. Dersom programmet finner flere bilag som stemmer, vil du få en melding om dette. Du må da klikke på den gule boksen og så krysse av for det bilaget du skal føre som betalt. Når dette er gjort, må du klikke på Godkjenn og deretter Bokfør for å få bokført avstemmingen. Visma Mamut Consulting 19

20 Ikke avstemte hendelser Hvis du vil føre bilag direkte mot bank som øvrig innskudd/uttak eller innkjøp med kvittering, gjør du det også fra dette bildet. Legg inn betalingsinformasjonen under Transaksjoner fra banken, klikk på Søk, klikk så på den gule boksen. Du kommer til dette bildet: Klikk på ønsket aktivitet, Innkjøp med kvittering, Betaling av leverandørfaktura, Betaling av kreditert kundefaktura, Øvrig uttak eller Overføring mellom egne konto. Legg inn bilaget her Bokfør bilaget, godkjenn betalingen og bokfør til slutt betalingen. Visma Mamut Consulting 20

21 Innkjøp med kvittering Tekst, tekst, tekst // Regnskap Bilagsoversikt Regnskapsoversikt gir deg en oversikt over alle bokførte bilag i programmet. Du kan også søke etter bestemte bilag, korrigere enkelte bilag for å bytte konto på et bilag eller opprette nye manuelle bilag. Transaksjonsanalyse Transaksjonsanalysen hjelper deg med å stemme av dine konto samt følge opp firmaets resultat. Den hjelper deg også med å enklere finne transaksjoner med feil, slik som feilkonteringer eller feil beløp. Avstemme bankkonto Mva-oppgave I mva-oppgaven summeres opp de opplysningene rundt mva som skal innrapporteres til Skattetaten. Hvor ofte ditt firma skal rapportere mvaavhenger av firmaets omsetning. Les mer Skatteetatens hjemmeside hvis du vil vite mer om ulike mva-perioder. I vinduet Mva-oppgave vises en liste med de mva-oppgaver som er opprettet tidligere. Når du klikker på en linje i listen utvides den og du ser hvordan bokføring av mva-oppgaven er gjort. Visma Mamut Consulting 21

22 Årsavslutning Årsavslutning er en sjekkliste hvor du steg for steg kan gå igjenom og få kontroll på hva som er gjort i forkant av årsavslutningen. Hvis du har kjøpt tilleggstjenesten Skatteskjemaer Enkeltpersonforetak (for enkeltpersonforetak) eller Skatteskjemaer - Aksjeselskap (for aksjeselskap) vises knappen Åpne Skatteskjemaer. Skatteskjemaer Enkeltpersonforetak/Skatteskjemaer - Aksjeselskap er en tjeneste som er integrert med Visma eaccounting. Tjenesten hjelper deg med å fylle ut dine skatteskjemaer. Eiendeler Du kan opprette et eget eiendelsregister i eaccounting med f.eks. maskiner, innventar, biler eller bygninger. Ved å benytte eiendelsregisteret får du kontroll på når du har kjøpt dine eiendeler, kostpris og restverdi. Dette kan være til fordel ved et eventuelt forsikringsoppgjør. Velg mellom 2 ulike avskrivninger: Direkte avskrivning: Eiendeler med en kostpris lavere enn eller antatt brukstid mindre enn 3 år skal avskrives direkte. Disse føres direkte mot kostnadskontoen. Ordinær Avskrivning: Driftsmidler som forventes brukt mer enn 3 år i virksomheten og som har en anskaffelseskost på mer enn kr eksklusiv merverdiavgift må avskrives. Det betyr at kostnaden ikke kommer til fradrag helt og fullt i anskaffelsesåret, men må fordeles over flere år. Kostnadsbærere I Visma eaccounting kan du benytte deg av Kostnadsbærere. En kostnadsbærer brukes for å kunne følge opp virksomheten din mer inngående ved å bokføre kostnader og inntekter på en spesifikk kostnadsbærer innen enheten. I programmet kan du benytte opptil tre grupper av kostnadsbærere. Hver gruppe må navngis, og under gruppen angir du kostnadsbærerne som tilhører gruppen og som du vil følge opp. Visma Mamut Consulting 22

23 Utskrifter I Visma eaccounting finnes flere rapporter du kan skrive ut. Utskriftene kan skrives ut og lagres som pdf-fil. Du kan angi perioden rapporten skal gjelde for og om du ønsker å ta med kostnadsbærere. Visma Mamut Consulting 23