Årsmelding 2014 Årsmøte lørdag den 28. mars 2015 kl

Transkript

1 Årsmelding 2014 Årsmøte lørdag den 28. mars 2015 kl Engene Fjellstue Buvasstølan sti- og løypelag Haslevegen 11, 3550 Gol tlf: orgnr: bank:

2

3 1. Årsmelding/Årsberetning Styret i foreningens første hele driftsår 2014, har bestått av Osmund Ueland (leder), Vigdis Skovdahl (nestleder), Sjur Bidne (styremedlem), Tomas Hansen (styremedlem), Stein Erik Opheim (styremedlem og kasserer), og Liv Marit Engene (styremedlem) og Erik Engebretsen (styremedlem). Fra oktober har Astrid Brenna vært foreningens økonomiansvarlige med betalingsfullmakt. Hun står også oppført som foreningens kontaktperson i Brønnøysundregisteret, hvor foreningen er registrert. Foreningens formål er å tilrettelegge stier og løyper, for hytteeiere og andre som ferdes i Buvasstølsområdet, og tilstøtende områder. Foreningens viktigste oppgave er å sikre utstrakt bruk av fjellet og legge til rette for trygge og sunne fjellopplevelser hele året, for lokalsamfunnet, hytteeierne, deres familier, venner og andre. Spesiell vekt skal legges på å få barn og unge til å bruke fjellet. Strategien som styret etablerte ved stiftelsen, har vært førende for aktivitetene også i 2014, og ble oppdatert i mai Strategien ligger på hjemmesiden Den vil bli oppdatert etter Årsmøte 28. Mars. Foreningens ambisjonsnivå har gjennom året gradvis blitt satt høyere og høyere. Arbeidet innenfor eget område har åpnet for mer helhetstenkning for hele Nes Østmark, og engasjementet har vært stort. Dette har allerede gitt mange konkrete resultater og en god start for å få til et løft for Nes Østmark. Ca 100 av 110 hytter har tegnet medlemskap, og 103 harbetalt årskontingent på kr. 1000,- for I tillegg har hytteeiere ved Langevatn og i Nes Østmark forøvrig meldt seg inn. Totalt er det registrert 107 medlemmer pr 15. mars Dugnadsånd og engasjement Det er gjennomført to store dugnader 31. mai og 4. oktober, der engasjerte hytteeiere i svært stor grad har stilt opp, samt en mindre ekstradugnad 8. august. Det er lagt ned over 2000 dugnadstimer på å rydde, merke og skilte stier og løyper. Det er gjennomført et omfattende rydde- og merkearbeid for stiene som ble avsluttet 4.oktober 2014 med offisiell åpning av Skiltprosjektet av ordfører og med mange inviterte gjester. Hytteeierne og folk i området har blitt bedre kjent med hverandre, både ved deltagelse på dugnader, og fellesarrangementer. Det er etablert rasteplass og parkeringsplass ved Langevassbekken, rett før vegkrysset til Buvatn fra Nesbyen. Det er satt ut tre sittegrupper, og to informasjonstavler med kart og oversikt over stier, løyper og fiskeplasser. For mange blir dette første møte med Nes Østmark, Vassfarstien og Eventyrløypa. Det er plassert ut 4 sittegrupper: en ved Andersentjern, 2 på parkeringsplassen ved Langevatn (en av disse er gitt fra Nes Østmark sti- og løypelag) og en ved Vardefjell (privat gave). Aktiviteten i foreningens ulike komiteer har involvert en stor del av foreningens medlemmer, og motivert til en stor innsats for fellesskapet. Løypekjøring/maskin Sjur Bidne (leder), Nub Arild Østenfor, Torodd Brenna og Finn Arve Skjellerud. Ansvar: all løypekjøring og tilhørende utstyr (herunder serviceanlegg) HMS-ansvarlig Ole Henrik Lien Andersen

4 Merkegruppe Liv Marit Engene (leder), Gro Gaustad Skulason, Peter Myklebust, Magne Maurset og Lars Brattested Ansvar 2014: Planlegging, GPS-registrere og merke stier, utforme, bestille og sette opp skilt og tavler. Legge stiene ut på kart på UT.no, på skisporet.no, og hos kommunen. UTFØRT. Ansvar videre gjelder inspeksjon og vedlikehold i ht. 10-årig avtale med kommunen. Ansvar 2015: Planlegge utlegging av klopper. Ryddegruppe Tomas Hansen (leder) Randi Skulason og Arve Sandbekk. Ansvar: Arrangere dugnader for rydding av stier i forkant av merkegruppa, og rydding av løyper foran neste sesong. Hugarhaugrennet Christian Jahr (leder). Jon Bråten og Guilome Lecrec har sagt seg villig til å delta i komiteen. Ansvar: Forberede og gjennomføre det årlige Hugarhaugrennet Arrangementsgruppe Svanhild Aalvik (leder), Birgit Engene, Marianne Flesland og Tove Klevjer. Ansvar: Planlegge og gjennomføre festlige arrangement Informasjon Osmund Ueland, Stein Erik Opheim og Frode Krogstad Ansvar: Enkel og god informasjon til alle hytteeiere og andre interessenter om foreningens aktiviteter og arbeid på Facebook og hjemmesiden buvatn.no. Komiteene rapporterer til styret, og styret har ansvaret for all økonomi. Styret vil i samråd med komitelederne endre sammensetningen av komiteene etter behov. Åpning av det ferdige skiltprosjektet 4. oktober Foreningens skiltprosjekt har vært et pilotprosjekt for skilting av stier og løyper. Kommunen, Nesbyen turist- og Næringsservice (NTN) og Den Norske Turistforeningen (DNT) ønsker at dette skal videreføres til Buvasstølans naboforeninger. Disse tre naboforeningene søkte i desember 2014 om tilsvarende midler til skilting innenfor sine områder, og alt tyder på at de vil få midler. Da vil hele Nes Østmark være skiltet til siste nasjonale standard i løpet av BSLL fikk kr ,- av Nes kommune, Buskerud fylkeskommune og Gjensidigestiftelsen til prosjektet. Prosjektet er ferdigstilt til en totalkostnad på ca ,- (i ht. budsjettet). I prosjektet er det produsert kart, skilt og tavler til informasjon om stier, løyper og fiskevann. Nes Østmark fiskeforening var samarbeidspartner i prosjektet. Stier og løyper er lagt ut på UT.no, og skiløypene på Skisporet.no. Åpen og aktiv kommunikasjon Foreningen opprettet helt fra starten egen hjemmeside for å gi hytteeierne informasjon om alt fra strategi med mål og handlinger, styrets arbeid, dugnader og status i

5 hovedarbeidet i foreningen. Facebooksiden brukes aktivt for å lette dialogen med brukerne. Foreningen har nå 217 likere på Facebook. Det er satt ut webkameraer som viser værforholdene til enhver tid, men slik at ingen blir filmet mot sin vilje. Som et ledd i å bedre sikkerheten, søker foreningen å være en pådriver i arbeidet med å forbedre mobildekning i området. Foreningen har fått god mediedekning rundt sitt Skiltprosjekt i NRK, Hallingdølen og Hytta Vår. Nyere løypemaskin Via andelsbrev og sponsormidler, samt salg av den gamle løypemaskinen ble det i løpet av året samlet inn kr ,- til ny løypemaskin. Maskinen ble innkjøpt og hentet til Buvatn i november. Maskinen gir økt kvalitet på løypene, og gode arbeidsforhold for de som kjører løypemaskinen. Pengene er kommet inn gjennom salg av andelsbrev til våre egne hytteeiere, hytteeiere i naboforeninger, støtte fra næringsliv og fra egen drift. Samarbeidspartnere - næringsliv Foreningen har knyttet til seg en stor gruppe samarbeidspartnere som ønsker å være med å støtte arbeidet med Et løft for Nes Østmark. Samarbeidspartnerne presenteres på foreningens nettside, på infotavler, og ellers gjennom foreningens ulike formidlingskanaler. Styret vil arbeide for at disse samarbeidsavtaler også kan forlenges for ytterligere 2 år. Fellesskap og samarbeid Forpliktende samarbeid er etablert med Nes Østmark sti & løypeforening, Liemarka Vel og Thoenmarka hyttevelforening for å få til et løft for Nes Østmark med gjennomgangssti, gjennomgangsløype, merking og skilting, rasteplass/parkeringsplass og anskaffelse av nyere løypemaskin med mer. Det er etablert et godt samarbeid med Nes kommune, Nes Østmark fiskeforening, Nesbyen turist- og Næringsservice, DNT Drammen og omegn. Det er innledet samarbeid med Søråsen løypelag (Gol). Godt samarbeid har vært en prioritert oppgave, og en viktig premiss for utviklingen. Sti- og løypenettet knytter fjellet sammen sommer og vinter I tillegg til oppgradert lokalt sti- og løypenett er Vassfarstien fra Vassfaret til Gol grense definert og merket. Skilting er ferdig fra kommunegrensen mot Gol til Langevatn, og resten skiltes våren Gjensidigestiftelsen ga i desember 2014 kr ,- til oppgradering av Vassfarstien. Her er det under innkjøp klopper som skal gi tørr sti over bløte myrer. Kloppene skal monteres sommeren 2015, og det planlegges en offisiell åpning av Vassfarstien 15. august Gjensidigestiftelsen sitt tilskudd inneholder også penger til bussing av deltakere en vei for å gjøre de kjent med Vassfarstien. Styret arbeider for, i samarbeid med DNT Drammen og omegn, for å få leid en hytte på Bekkjeseth som overnattingssted mellom Fønhus koia og Gol. Slik hytte vi å så fall komme inn DNTs hytteoversikt. Gjennomgangsløypa fra Flå til Gol (Blåløypa) er reetablert og har fått tilbake sitt tidligere navn Eventyrløypa. Den kjøres delvis med BSLLs løypemaskin Fisketjern-Røggin, og delvis med mindre løypemaskiner, eller skuter. Hele Eventyrløypa gjennom Nes kommune er ca. 24 km fra Blåfjell, på grensa til Flå, til Bekkjeset og Røggin (i Gol).

6 Skiløypa har forlengelse både videre i Gol (Søråsen/Nystølsfjellet) og sørover i Flå/Vassfaret. Vel halve løypa fra Røggin og sørover er klargjort for preparering med bred løypemaskin for sesongen 2014/2015, og fram til Blåfjell klargjøres for sesongen 2015/2016. Styret er enige i at det å lykkes med Et løft for Nes Østmark innebære skilting over hele Nes Østmark til BSLL standard, Eventyrløype i full bredde og nivellert med maskin, og oppgradert Vassfarsti, alt gjort I 2015 Styret arbeider for at alle hytteeierne skal være medlemmer av foreningen, slik at alle bidrar til fellesskapet, og slik at dette også blir et positivt kjennetegn som sterkt bidrar til å få eksterne økonomiske bidrag. Hugarhaugrennet, som første gang ble arrangert i 1961, gir foreningen en fin historie, og videreføres som foreningens årlig hovedarrangement. Årskalender 2015 Følgende dager er fastlagt for dugnad og arrangement i 2015: Lørdag 21. februar kl v/ Sjøhovd - Barn og snø med Røde Kors Konkurranse, læring, moro, gratis grillmat, kjøring med mer. Lørdag 28. mars kl Årsmøte Engene Fjellstue - BSLL i samkjøring med Veglaget. Skjærtorsdag 2. april kl Kafè med salg av vafler, kaffe og drikke for store og små. Påmelding til Hugarhaugrennet og loddsalg. Engene Fjellstue Skjærtorsdag 2. April kl After Ski på Engene Fjellstue Lørdag 4. april (Påskeaften) kl Hugarhaugrennet Lørdag 23. mai kl Dugnad Lørdag 15. august kl Åpning av Vassfarstien Offisiell markering Store og små busses ut til å gå hele eller halve stien i forkant. Lørdag 22. august kl og søndag 23. august- Maskindugnad på Eventyrløypa fra Gol grensen til Fisketjern Lørdag 3. oktober kl Dugnad Fiskekonkurranse blir arrangert i sesongen 2015 i samarbeid med Nes Østmark fiskeforening. Konkurranse som går over helesesongen med innmelding av vekt og bilder. Det legges til rette for dette på nettsiden, og konkurransen annonseres i begynnelsen av mai. Fine pengepremier til de tre beste.

7 Styret er tilfreds med utviklingen i foreningen. Buvatn, 15. mars Osmund Ueland styreleder Vigdis Skovdahl nestleder Stein Erik Opheim Tomas Hansen Sjur Bidne Erik Engebretsen Liv Marit Engene Forslag til vedtak: Årsmøte tok Årsberetning for 2014 til etterretning.

8 2. Foreningens regnskap 2014 i revidert stand Buvasstølan- sti og løypelag Utgifter Inntekter Beholdning Beholdning pr ,00 Andelsbrev ,00 Sponsing ,00 Medlemskontingent ,00 Data/EDB kostnader 27296,00 Skiltprosjektet , ,00 Kontorrekvisita 2466,79 Porto 8246,50 Rasteplass 2500,00 Benkebord 16360, ,50 Hugarhaugrennet 5855, ,00 Arrangement , ,00 Div. innbetalinger 2305,00 Utgifter løypemaskin 16017,00 Løypemaskin , ,00 Markedsføringsbidrag 3125,00 Løypetilskudd ,00 * Gaver 1140,00 Gebyr 122,46 Renter 4003, , ,32 Beholdning pr ,32 *Løypetilskudd til Nes Østmark som skal deles på fire hytteforeninger - fra Nes kommune. Kommentarer til regnskapet: 1. Budsjett for 2014, som Årsmøte godkjente var et overskudd på + kr. 5000,00 2. Saldo på driftskonto pr var på kr , Saldo på investeringskonto pr var på kr ,26 4. Kostnader ut over budsjett i 2014 har vært på kopiering, porto og nettside. På samme måte har en hatt ekstra inntekter som har dekket opp mesteparten av dette. Regnskapet er gjennomgått av regnskapsmannen Kjell Bergtun og styreleder Osmund Ueland. Forsalg til vedtak: Årsmøte godkjente foreningens Årsregnskap for 2014.

9 3. Behandling av innkomne forsalg: 3.1.Nytt serviceanlegg plassering, plan for det videre arbeid og finansiering Det er behov for å bygge et serviceanlegg for å kunne ta vare på foreningens løypemaskin. Styret har sett på utforming og alternative plasseringer av bygget. Bygget planlegges med en etasje, med ytter- mål på ca 8 x10 m. Bygningen må være fullt isolert med varmekilde (se teknisk utrustning). Dette gir plass til en stor maskin og to scootere i hoved hallen, et teknisk rom og et lite rom til kontorarbeid/styremøter. Det er ønskelig med hovedport i enden, men også en port på siden. Det har vært arbeidet med flere aktuelle plasseringer, og det er flere forhold som er av betydning ved valt av plassering. o Enkel tilgjengelighet for lastebil etc o Kort vei for de fleste som deltar i kjøring etc. o Plassering i forhold til løyper o Minst mulig inngrep i natur/terrenget o Synlighet og mulighet for profilering, og redusert innbrudds fare o Grunnforhold Aktuelle plasseringer: Alternativ 1 Dagens plassering evt. nærmere Snuplassen gbnr. 70/8: Grunneier Ivar Guttorm Lie Alt. 1b: Delvis på/inntil Snuplassen Alternativ 2 Ved Valdreslivegen, inntil p-plass for Valdreslie gbnr. 77/9: Grunneier Nes kommune Alterntiv 3 På areal tilrettelagt for parkeringsplass Engene Fjellstue gbnr. 80/69: Grunneier Birgit Engene og Knut Idar Engene Alternativ 4 Midlertidig plassering i isolert nytt uthus på privat hyttetomt Tomas Hansen Teknisk utrustning 3000 l diesel tank utenfor Honda aggregat Solcelleanlegg Batterilader (25 AH) Wallas ovn på diesel med ring hytta varm Vedovn Acu-dren renne under maskinen Det søkes å få til en finansiering gjennom dugnadsarbeid og leveranser fra dagens samarbeidspartnere til svært gunstige priser, og salg av andelsbrev. Det er mange ressurspersoner, og mye kompetanse i grenda, og foreningen håper at bygget delvis kan

10 settes opp på dugnad av grendas egne folk. I og med at dugnadsinnsatsen har vært stor det siste året, og at en fortsatt ikke har avsluttet arbeidet med stiene og løypene kan det være gunstig å avvente selve bygge-start. Forberedelser med å tegne bygget, definere innhold, skaffe tom, og byggetillatelse og finansieringsplan bør gjøres snarest mulig. Lokalisering i området snuplass/dagen plassering, synes om den beste. Årsmøte bør drøfte prosjektet og gi tilbakemelding på innhold, kostnadsramme, finansieringsplan, og hva som bør kunne legges til grunn av dugnadsinnsats. Som grunnlag for diskusjon og finansiering, må det påregnes en kostand med anlegget i størrelsesorden maks kr ,-. De tekniske anlegg vil det være mulig å oppnå større rabatter/sponsoravtale på, men dette er ikke forhandlet enda. Foreningen må også være villig til å gi reklameplass på anlegget for å få ned kostnadene. Foreningen vil når årets sponsorbidrag er innbetalt i april (kr ,-) ha en beholdning på investeringskontoen på ca kr ,-. Så kan en tenke seg salg av andelsbrev i 2015 fra nr 101 til 150, som kan gi kr ,- eller mer. Videre må en kunne regne med noe tilskudd fra naboforeninger i Nes Østmark til anlegget, under forutsetning av BSLL kjører større deler av Eventyrløypa. Kr ,- kan også tas fra driftsbudsjettet for Deler av eventuelle tilskudd fra Nes kommune til Et løft for Nes Østmark må også kunne brukes til denne opprustning. Styret vil også søke aktuelle stiftelser om bidrag til finansiering av prosjektet. Bygge må etter styrets vurdering gis en fin utforming med villmarks panel. Dialogen med naboene er i gang, og så langt er det bare møtt positive kommentarer. En av berørte naboer har en enda ikke fått kontakt med. Forslag til vedtak: Årsmøte gir styret fullmakt til å arbeide videre ut de fremlagte planer på realisering av nytt serviceanlegg med øvre kostnadsramme på kr ,-. Byggetillatelse, innhold i bygget, og finansiering søkes sikret innen 31. desember I det tilfelle at byggetillatelse og tilfredsstillende finansiering foreligger tidligere, har styret fullmakt til å starte grunnarbeidene da. Målsettingen er å kunne åpne et nytt serviceanlegg høsten Andelsbrev som bidrag til finansiering ut over kontingent og andre inntekter Styret foreslår å invitere hytteeiere i området, og andre interesserte til å tegne andelsbrev som bidrag til bygging av serviceanlegg for løypemaskinen. Andelsbrevene foreslås pålydende kr ,- som ved finansiering av ny løypemaskin. Forslag til invitasjon og andelsbrev vil bli presentert på årsmøte før en går ut med invitasjonen. Det er styrets vurdering at et stort antall hytteeiere ønsker å bidra til utviklingen på en slik måte. De som bidrar, vil bli takket på foreningens nettsider, men beløp fra hver enkelt blir ikke oppgitt. Forslag til vedtak: Årsmøtet stiller seg positivt til styrets arbeid med å sikre best mulig finansiering av et serviceanlegg som ivaretar behov for oppvarming og mulighet for å utføre service på løypemaskinen, og samt et hvilerom som ivaretar behovet for å kunne gjøre nødvendig kontorarbeid. Årsmøte oppfordrer alle hytteeierne og andre som har lyst og anledning til å bidra gjennom å kjøpe andelsbrev.

11 3.3 Evt forslag som kommer inn senest to uker før årsmøtet Ingen andre forslag er meldt innen den vedtekts satte frist. 4. Fastsette kontingent Styret foreslår å opprettholde kr. 1000,- som kontingent for Årsmøte i 2014 gjorde følgende vedtak: Årsmøte fastsatte medlemskontingenten til kr 1000,- for 2014, og kr. 1000,- for Kontingenten for 2014 faktureres rett etter årsmøte 12. april og betales innen 15. mai. Kontingenten for 2015, betales innen 15. februar Forslag til vedtak: Årsmøtet slutter seg til at kontingenten settes til kr også i 2016 i samsvar med styrets forslag. Kontingenten betales innen 15. februar Budsjett Styret foreslår følgende driftsbudsjett for BSLL I 2015: Utgifter: Drift av løypemaskin ,00 Premier skirenn 7.000,00 Løypeskilt ,00 Nettsider/informasjon ,00 Porto/kopiering/kontorrekvisita ,00 Sittebenker/bord 4.000,00 Brøyting av parkering ved Langevatnsbekken 5000,00 Løypekjøring ,00 Avsetning til investeringer i serviceanlegg/maskin ,00 Sum utgifter ,00 Inntekter: Medlemskontingent, 110 medlemmer à kr. 1000,- kr ,00 Tilskudd fra Nes kommune kr ,00 Tilskudd fra Nes Østmark sti- og løypeforening kr ,00 Overskudd skirenn/loddsalg kr ,00 Sum inntekter kr ,00 Overskudd kr ,00 Investeringer Styrets ambisjon er å anskaffe nytt serviceanlegg til den nye løypemaskinen, og også løpende vurdere oppgradering av løypemaskin. Med ovengitte budsjett vil BSLL har følgende på investeringskonto pr 1. mai 2015 : 1. Beholdning kr ,- (investeringskonto) 2. Avsetning fra årets budsjett kr ,- 3. Sponsorinnbetaling i april kr ,- Til sammen kr. kr ,- Midlene på investeringskonto inngår ikke i foreningens driftsbudsjett.

12 Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjente foreningens budsjett for 2015 med kostnader på kr ,- og inntekter på kr ,- 6. Valg Valgkomiteen bestående av Geir Sandandbråten, Leif A. Lie og Torodd Brenna (leder) foreslår følgende: Stein Erik Opheim har ønsket å tre ut av styret, men ønsker å bistå foreningen på andre måter. Som erstatning for Stein Erik foreslår valgkomiteen Kai Hansen, som har hytte ved Langevatn. Han driver Hallingdal Trykk. Styrets leder velges for et år av gangen. Det foreslås gjenvalg på styreleder Osmund Ueland. Øvrige styremedlemmer ble på Årsmøte i 2014 valgt for 2 år. Da er alle, med unntak av Kai Hansen, på valg i Forslag til vedtak: a) Som leder for et år velges Osmund Ueland (leder) b) Som nytt styremedlem velges Kai Hansen for to år c) Til å gjennomgå foreningens regnskap for 2015 velges Fanny Seppola 3540 Nesbyen d) Som valgkomite på 3 personer velges for et år: Geir Sandandbråten, Leif A. Lie og Torodd Brenna (leder)