e2b Implementasjonsguide

Transkript

1 Vedlegg 4: Konkurransegrunnlagets Del III e2b Implementasjonsguide Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon:

2 Endringskatalog DATO VER UTFØRT AV KOMMENTARER Are Berg, EdiSys Første utkast til IG for Forsvarsbygg basert på IG for Forsvaret. For gjennomgang av Forsvarsbygg Are Berg, EdiSys Oppdatert eksempelfiler ihht. bildefiler, Are Berg, EdiSys Oppdatert med avklaringer fra Forsvarsbygg og EDB Are Berg, EdiSys Oppdatert med avklaringer fra Forsvarsbygg Are Berg, EdiSys Godkjent for pilot-test Trond Pettersen Endring invoicereferanse mht merking av faktura Trond Pettersen 1.ajourført utgave etter test Trond Pettersen Endring kap 1 og 2 mht tilpasning strøm. Forsvarsbygg Side 2 av 30

3 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING BAKGRUNN OG HENSIKT INNHOLD OG MÅLGRUPPE STRATEGI FOR MOTTAK AV ELEKTRONISKE FAKTURA HOS FORSVARSBYGG KOSTNADER FORBUNDET MED ELEKTRONISK SAMHANDLING ELEKTRONISKE FAKTURAFLYTEN I FORSVARSBYGG RETUR AV ELEKTRONISKE FAKTURAFILER FORSVARSBYGGS KRAV TIL INNHOLD I FAKTURAMELDINGEN GENERELT VERSJONER OMFANG ROLLER/AKTØRER BRUK AV FAKTURERINGSSELSKAP (FACTORING) FAKTURAREFERANSER PRISER RABATTER, GEBYRER OG AVGIFTER MVA (MERVERDIAVGIFT) FRITEKST VEDLEGG TIL FAKURAMELDINGEN KARAKTERSETT GENERELLE RETNINGSLINJER FOR E2B DESIMALTEGN DATOFORMAT UTFYLLING AV BELØPSFELTER TOMME TAGGER RESERVERTE TEGN OPPBYGGING AV FAKTURAMELDINGEN MELDINGSINNHOLD FAKTURAMELDING FAKTURAHODE FAKTURADETALJER FAKTURATOTALER EKSEMPLER ORDINÆR FAKTURA KREDITNOTA...26 VEDLEGG 1: KRAV TIL XML FAKTURAIMPORT I AGRESSO...28 VEDLEGG 2: AGRESSO XML EKSEMPELFIL - ABWINVOICE...29 Forsvarsbygg Side 3 av 30

4 1. Innledning 1.1 Bakgrunn og hensikt Denne Implementasjonsguiden beskriver Forsvarsbyggs krav til mottak av elektroniske fakturaer fra sine leverandører. Kravene gjelder for alle typer leverandører, men Forsvarsbygg har satt opp en implementeringsplan for ulike grupper av leverandører basert på størrelse og avtaleforhold. De første leverandørene som blir implementert er store utstyrsleverandører som har rammeavtaler med Forsvarsbygg. Implementeringsguide for bransjespesifikke foreligger ikke pr i dag, men blir utviklet når forutsetningene er tilstede. For komplett dokumentasjon av formatet henvises det til e2b Meldingsbeskrivelse som finnes på Innhold og målgruppe Dette dokumentet inneholder en funksjonell beskrivelse av fakturaformatet og består av følgende deler: Forsvarsbyggs krav til innhold og utfylling Generelle retningslinjer Oppbygging av meldingen Definisjon av enkeltelementer Eksempelmeldinger Målgruppen for dokumentet er IT-/ og systempersoner hos Forsvarsbyggs leverandører som skal etablere løsninger for å sende elektroniske fakturaer til Forsvarsbygg. Denne versjonen av dokumentet er rettet mot leverandører som har rammeavtaler på levering av utstyr til Forsvarsbygg. 1.3 Strategi for mottak av elektroniske faktura hos Forsvarsbygg Forsvarsbygg har valgt å benytte meldingssentral til mottak av elektroniske faktura. Den elektroniske fakturaflyten blir styrt av et bestillernummer (ansatt nummer godkjent som attestant) eller et ordrenummer. Ordrenummer skal benyttes når innkjøpet er gjennomført i innkjøpssystemet enten bestilling via web butikk (varekatalogfabrikk) eller utenfor portal med rekvisjon. For å realisere elektronisk samhandling har Forsvarsbygg inngått avtale med en meldingssentral EDB IT. Meldingssentral kan tilby konvertering mellom alternative tekniske systemer. Forsvarsbygg og leverandør er ikke avhengig av å benytte samme tekniske plattform. All kommunikasjon mot Forsvarsbygg vil kanaliseres gjennom meldingssentralen. Leverandør er ikke forpliktet til å benytte seg av samme meldingssentral og varekatalogfabrikk som Forsvarsbygg. Forsvarsbygg forutsetter imidlertid at leverandør er i stand til å kommunisere med vår meldingssentral og katalogfabrikk. Forsvarsbygg Side 4 av 30

5 Forsvarsbygg krever at leverandøren leverer fakturafiler via den meldingssentral for inngående faktura til Forsvarsbygg, for tiden EDB IT. Filene sendes enten direkte fra leverandør eller via leverandørens meldingssentral. Forsvarsbygg mottar fra sin meldingssentral XML filer i e2b format versjon 3.2 (for tiden). Formatet vil kunne endres med nye versjoner. Versjonsendringene vil bli varsles. Hvis det leveres image med fakturafilen, så krever Forsvarsbygg disse i Tif format adressert på følgende måte: ved_avsender_org.nr_fakt.nr.tif Leverandøren må selv gjør en samarbeidsavtale med meldingssentralen til Forsvarsbygg, fortiden EDB IT (aug 2008). 1.4 Kostnader forbundet med elektronisk samhandling Alle leverandørens egne kostnader forbundet med elektronisk samhandling fram til Forsvarsbyggs systemløsning, bæres av leverandøren. Dette gjelder bl.a. forsendelse og konvertering av filer i samhandlingsprosessen. Dette gjelder også kostnader som påvirker den elektroniske samhandlingen hvis og når leverandøren gjennomfører endringer i sine interne rutiner eller elektroniske prosesser eller systemer. 1.5 Elektroniske fakturaflyten i Forsvarsbygg Figuren under viser prosess flyten til faktura avhengig om de følger innkjøpsløsning eller bestillernummer. Når ansatte i Forsvarsbygg bestiller via innkjøpsløsningen skaper de en forpliktelse som skal synlig gjøres. Det har vært en prosess før den elektroniske faktura kommer inn i Forsvarsbygg datasystem. Det er varemottaket for faktura som terminerer forpliktelsen. Faktura blir kontrollert om den matcher det varemottak som er tatt mot ordren. Når den er innenfor marginene for avvik, går faktura rett til bokføring og utbetaling da ordren ble kontert og godkjent før den ble sendt leverandør. Forsvarsbygg mottar også faktura som følger bestillernummer. Dette er et nummer som er knyttet til en ansatt som må ha attestasjonsmyndighet. Faktura går til denne personen for kontering og godkjenning før den flyter videre til anvisning og bokføring. Figur 1 Fakturaflyt fra leverandør til Forsvarsbygg Forsvarsbygg Side 5 av 30

6 1.6 Retur av elektroniske fakturafiler Leverandører til Forsvarsbygg kan få fakturafiler i retur når de ikke tilfredsstiller disse punkter i denne implementeringsguiden: 1. Fakturadatoen må ikke være eldre enn en dag ved tidspunktet for filoverføring. 2. Tag for bestillernummer og/eller innkjøpsnummer ligger med tall i korrekt tag. Leverandøren må kontrollere bestilling og fakturadato før ny elektronisk fil blir sendt til meldingssentralen. Det må også foreligge enighet mellom leverandør og Forsvarsbygg om at slike returer kan forekomme. Forsvarsbygg Side 6 av 30

7 2. Forsvarsbyggs krav til innhold i Fakturameldingen 2.1 Generelt Alle de felter som er beskrevet i denne implementasjonsguiden kan mottas av Forsvarsbygg. Dersom andre felter i e2b-formatet er brukt i fakturameldingen vil disse ikke bli behandlet. De feltene som er satt som påkrevd må sendes, og fakturaer som ikke inneholder disse vil bli avvist. Dette er fordi Forsvarsbygg har behov for denne informasjonen for å kunne behandle fakturaen effektivt. Det er svært viktig at fakturautsteder før igangsettelse av elektronisk fakturering gjennom en intern rutinegjennomgang verifiserer: at felter som er satt obligatoriske i denne implementasjonsguiden ikke vil bli sendt uten verdi at både obligatoriske felter og valgfrie felter er utfylt i henhold til formatbeskrivelsen av felter i denne implementasjonsguiden 2.2 Versjoner Formatet som skal benyttes for å overføre fakturaer er basert på e2b Fakturaformat versjon etter 3.0. Dette omfatter p.t.: Versjon 3.2 Forsvarsbygg benytter ingen bransjespesifikke tillegg p.t. Dette kommer senere når nye leverandører skal implementeres. 2.3 Omfang Fakturameldinger til Forsvarsbygg kan inneholde: Faktura (InvoiceType=380). Original faktura eller fakturakopi med henvisning til bestillingsnummer og attestant hos Forsvarsbygg. Kreditnota (InvoiceType=381). Kreditering av tidligere sendt faktura. Skal inneholde referanse til original faktura og forutsetter at det sendes ny faktura med riktig beløp. Det skal kun sendes en kreditnota pr original faktura. Utbetalinger av opphørsregning (krediter) utbetales til konto xxxxx. Fakturameldinger skal ikke inneholde: Purringer Rentenota uten referanse til bestillingsnummer og fakturanummer Samlefaktura Forsvarsbygg Side 7 av 30

8 2.4 Roller/aktører Diagrammet under viser de ulike aktørene som kan være involvert i behandling av faktura og kreditnota. Diagrammet viser også hvilke navn de har i fakturameldingen. Samme aktør kan ha ulike roller i prosessen, og regler for bruk av de enkelte roller er beskrevet under. Fakturautsteder/ InvoiceIssuer Kreditering Varemottaker/ DeliveryPart <<extend>> Leverandør/ Supplier Fakturering Kjøper/ Buyer Fakturamottaker/ Invoicee Kjøper/Buyer er obligatorisk ihht e2b standard. Kjøpers navn må sendes i filen. Siden navn på kjøper (driftsenhet) ikke er angitt i bestillinger fra Forsvarsbygg, er det navn på Varemottaker (DeliveryPart) som også skal angis som Kjøpers navn. For eksempel Forsvarsbygg MO Finnmark. Leverandør/Supplier er obligatorisk ihht e2b standard. Navnet må sendes i filen. Fakturautsteder/Invoiceissuer skal overføres dersom denne er forskjellig fra Leverandør/Supplier. For eksempel hvis varen er levert fra Fosen Byggvare og fakturaen er utstedt av Tools, så skal Tools angis som Fakturautsteder og Fosen Byggvare angis som Leverandør. Fakturamottaker/Invoicee skal overføres dersom denne er forskjellig fra Kjøper/Buyer. I fakturaer til Forsvarsbygg skal alltid Forsvarsbygg Regnskap i Hamar angis som fakturamottaker. Varemottaker/DeliveryPart skal overføres. Dette kan f.eks. være et hus eller en avdeling. 2.5 Bruk av Faktureringsselskap (Factoring) Dersom leverandøren har satt bort faktureringstjenesten til et eksternt fakturerings selskap, skal denne angis som en Fakturautsteder. Dette må være avtalt på forhånd mellom leverandøren og Forsvarsbygg. Forsvarsbygg krav som fremkommer i denne guiden (IG) må være kjent hos faktureringsselskapet slik de aksepterer retur av faktura. En retur går tilbake til fakturautsteder som i slike tilfeller er factoringsselskapet. Forsvarsbygg Side 8 av 30

9 2.6 Fakturareferanser Forsvarsbygg har krav til at fakturameldingen skal inneholde følgende referanser: Referanse til Forsvarsbyggs ordrenummer (innkjøpsnummer), nummerisk 9 siffer Dersom Forsvarsbyggs ordrenummer er utfyllt skal også ordredato overføres. Bestillernummer (ansattnummer med attestasjonsmyndighet) numerisk 5 siffer hvis det ikke er noe ordrenummer fra Forsvarsbygg. Leveringsdato for varer(eventuelt siste leveringsdato dersom fakturaen omfatter flere leveranser) eller perioden for tjeneste leveransen. Eksempel: <InvoiceReferences> <BuyersOrderNumber> </BuyersOrderNumber> <BuyersOrderDate> </BuyersOrderDate> <SuppliersOrderNumber>174830</SuppliersOrderNumber> <DeliveryNoteNum>123456</DeliveryNoteNum> <DeliveryDate> </DeliveryDate> </InvoiceReferences>. <Ref> </Ref> <Code>Ansattnummer</Code> <Text>50250</Text> 2.7 Priser For leverandører med rammeavtaler angis priser inkludert rabatter (Pristype=AAA). Eksempel: <UnitPrice>45.24</UnitPrice> <PriceType>AAA</PriceType> Prisen er eksklusive merverdiavgift. 2.8 Rabatter, gebyrer og avgifter Normalt skal alle rabatter og tillegg være inkludert i prisen. Dersom slike allikevel skulle forekomme skal de sendes som egne varelinjer. Disse vil da også legges til eller trekkes fra grunnlag for Merverdiavgift før beregning av Mva. Dette må eventuelt avtales særskilt med Forsvarsbygg. 2.9 Mva (merverdiavgift) Det er krav til utfylling av Mva både på linjenivå og under Fakturatotaler. Dersom det opereres med flere prosentsatser skal total Mva for hver sats angis. I tillegg skal totalt Mva-beløp angis i VatTotalsAmount under Fakturatotaler. Eksempel på Mva på linjenivå: <VatInfo> <VatPercent>25.00</VatPercent> <VatBaseAmount>452.35</VatBaseAmount> <VatAmount>113.09</VatAmount> </VatInfo> Forsvarsbygg Side 9 av 30

10 Eksempel på Mva under Fakturatotaler:: <VatTotalsAmount>88.66</VatTotalsAmount>. <VatTotalsInfo> <VatPercent>14</VatPercent> <VatBaseAmount>633.31</VatBaseAmount> <VatAmount>88.66</VatAmount> </VatTotalsInfo> 2.10 Fritekst Det kan angis ett Fritekst-felt pr. fakturalinje og ett fritekst-felt under Fakturatotaler. Eksempel på fritekst på linjenivå: <InvoiceDetails> <BaseItemDetails>.. <FreeText >Test</FreeText > </BaseItemDetails> </InvoiceDetails> Eksempel på fritekst under fakturatotaler: <InvoiceSummary> <FreeText >Test</FreeText >.. </InvoiceSummary> 2.11 Vedlegg til fakurameldingen Vedlegg til fakturameldingen som f.eks. timelister håndteres ikke i denne versjonen av IG en. Forsvarsbygg henter inn XML filer fra vår meldingssentral. Disse er alltid knyttet til et bilde av fakturafilen i tif format. Navnet på XML og tif bildet har samme navn. Eksempel: FA_ _092515_ _ xml FA_ _092515_ _ xml.tif 2.12 Karaktersett Karaktersett som skal benyttes er ISO og dette skal spesifiseres helt først i fakturameldingen. Eks: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> Forsvarsbygg Side 10 av 30

11 3. Generelle retningslinjer for e2b Retningslinjene under er generelle for e2b formatet. 3.1 Desimaltegn Desimaltegn er Punktum. 3.2 Datoformat Datoformat: YYYY-MM-DD. Eks Dato +Tid: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS. Eks T12:00: Utfylling av beløpsfelter Beløpsfelter: Beløp på linjenivå som skal legges til Fakturatotalen skal være positive både for Faktura og Kreditnota. Beløpet på linjenivå som skal trekkes fra Fakturatotalen skal ha negativt fortegn både på faktura og kredittnota. Mva-beløp og beløp i rabatter, avgifter og tillegg skal være positive 3.4 Tomme tagger I henhold til XML-syntaks skal tagger uten innhold ikke sendes. Dette gjelder f.eks. beløpsfelter med 0 i beløp. Dersom tomme tagger skal sendes må dette angis spesielt. 3.5 Reserverte tegn Følgende tegn er reservert i henhold til XML-syntaks og må ikke benyttes i navn etc.: & < Følgende tegn er ikke anbefalt å benytte: > Forsvarsbygg Side 11 av 30

12 4. Oppbygging av Fakturameldingen Fakturameldingen er bygd opp som vist i figuren under. Innholdet i de enkelte modulene er beskrevet i kapittel 5. En Fakturamelding til Forsvarsbygg består av ett Fakturahode, en eller flere Fakturadetaljer/linjer og en forekomst av Fakturatotaler. Det er ikke krav om å bruke Konvolutt selv om det er anbefalt. Det er heller ikke krav om å sende bransjespesifikke tillegg når faktura omhandler vareleveranse. Ved tjenester må bransjespesifikke tillegg legges inn. Det enkelte tillegget legges inn i samarbeid med bransjen. Fakturamelding Fakturahode Fakturadetaljer Fakturatotaler Basisdetaljer - Detaljer Energi Detaljer bransje Detaljer tjenester NB: E2b for energi er ikke utviklet. Forsvarsbygg ønsker å bygge opp denne i samråd med valgte strøm leverandør. Forsvarsbygg Side 12 av 30

13 5. Meldingsinnhold Forklaring til de enkelte kolonnene i tabellene under. Navn på XML-element refererer til det faktiske tagnavn i selve meldingen. Attributter er angitt med Beskrivelse gir en generell beskrivelse av det aktuelle feltet. Utfylling angir krav til utfylling. M = Må være med i meldingen A = Anbefalt å ha med i meldingen i gitte sammenhenger K= Kan benyttes dersom avtalt mellom fakturamottaker og utsteder Repetisjon angir hvor mange ganger feltet skal/kan gjentas. Se nedenfor: 1 Feltet skal brukes, kun en gang 1..3 Feltet skal brukes, minimum en gang, kan også brukes 3 ganger 1..* Feltet skal brukes, minimum en gang, kan også brukes mange ganger 0..1 Feltet kan brukes, maksimalt en gang 0..* Feltet kan brukes mange ganger Type angir den type verdi som skal overføres for det aktuelle elementet i XML-notasjon. String = Alfanumerisk Integer = Heltall Decimal = Desimaltall (desimaltegn=punktum) Date = Dato på format YYYY-MM-DD Time= Klokkeslett på format HH:MM:SS DateTime = Dato+Klokkeslett på format YYYY-MM-DDTHH:MM:SS Forsvarsbyggs krav beskriver krav til utfylling som gjelder for Forsvarsbygg. Her er også angitt internt feltnavn (Agresso XML) når dette avviker fra e2b-navn (ikke ajourført i denne versjon). Forsvarsbygg Side 13 av 30

14 5.1 Fakturamelding Inneholder generell informasjon om meldingen som eier, versjon og meldingsdato. Ut over standard e2b krav har Forsvarsbygg krav om at NumberOfLines skal være utfyllt. Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav Invoice M Meldingseier. M 1 String Fast verdi: Meldingstype. M 1 String Fast verdi: Versjon. M 1 String Lovlige verdier: 3.2 Language M 1 String Fast verdi: NO MessageTimestamp Meldingsdato. Dato og klokkeslett når meldingen er generert. M 1 DateTime Format: YYYY-MM-DDTHH:MM:SS NumberOfLines Antall detaljlinjer i fakturaen M 1 Integer Påkrevd Forsvarsbygg Side 14 av 30

15 5.2 Fakturahode Inneholder overordnet informasjon om fakturaen som fakturanummer og dato og informasjon om leverandør og kjøper. Forsvarsbygg har følgende spesielle krav til innhold i Fakturahode: InvoiceStatus=9 (Original) eller 10 (Kopi) aksepteres i produksjon. InvoiceStatus=53 (Test) skal brukes under testing. I tillegg til de obligatoriske aktørene Buyer og Supplier, kan også InvoiceIssuer, Invoicee og DeliveryPart overføres. Inntil videre vil Buyer være samme som DeliveryPart. Mva-nummer er påkrevd for Leverandør/Supplier Navn på kontaktperson er påkrevd for Fakturautsteder. Forfallsdato (DueDate) kreves utfylt Referanse til Forsvarsbyggs ordrenummer (InvoiceReferences/BuyersOrderNumber) eller ansattnummer til bestiller hos Forsvarsbygg (Ref/Code=Ansattnummer) er påkrevd Leveringsdato er påkrevd (InvoiceReferences/DeliveryDate). Dersom det er flere leveranser for denne fakturaen skal siste dato angis. Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav InvoiceHeader Fakturahode M 1 InvoiceType Dokumenttype M 1 String Lovlige verdier er: 380 = Faktura 381 = Kreditnota InvoiceStatus Dokumentstatus M 1 String Lovlige verdier: 9 = Original 10 = Kopi 53 = Test InvoiceNumber Fakturanummer/Kreditnotanummer M 1 String InvoiceDate Dato for utstedelse av fakturaen M 1 Date Ikke eldre enn 1 dag før dagens dato. Supplier Leverandør/selger: Den som leverer varen eller tjenesten. M 1 LocationId Lokasjonsnummer/GLN (tidligere EANlokasjonsnummer). K 0..1 String Fylles ut dersom tilgjengelig Name Navn på firma M 1 String ContactInformation Kontaktinformasjon for bedriften K 0..1 PhoneNumber Bedriftens Telefonnummer K 0..1 String Forsvarsbygg Side 15 av 30

16 Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav StreetAddress Gate/besøksadresse K 0..1 Address1 Gateadresse 1 K 0..1 String Address2 Gateadresse 2 K 0..1 String PostalCode Postnummer knyttet til gateadresse K 0..1 String PostalDistrict Poststed knyttet til gateadresse K 0..1 String ContactPerson K 0..1 Name Navn på kontaktperson M 0..1 String OrgNumber Organisasjonsnummer, 9 siffer A 1 String VatId Mva-nummer, NO MVA M 1 String Påkrevd for leverandør AccountInformation M 1 Påkrevd for leverandører til Forsvarsbygg AccountNumber Leverandørs kontonummer M 1 String Format: (11 siffer) InvoiceIssuer Fakturautsteder K 1 Angis dersom denne er forskjellig fra Leverandør/Supplier LocationId Lokasjonsnummer/GLN (tidligere EANlokasjonsnummer). K 0..1 String Fylles ut dersom tilgjengelig Name Navn på firma M 1 String ContactInformation Kontaktinformasjon for bedriften K 0..1 PhoneNumber Bedriftens Telefonnummer K 0..1 String StreetAddress Gate/besøksadresse K 0..1 Address1 Gateadresse 1 K 0..1 String Address2 Gateadresse 2 K 0..1 String PostalCode Postnummer knyttet til gateadresse K 0..1 String PostalDistrict Poststed knyttet til gateadresse K 0..1 String ContactPerson M 1 Name Navn på kontaktperson M 1 String Navn på kontaktperson skal fylles ut for Fakturautsteder. OrgNumber Organisasjonsnummer, 9 siffer M 1 String Organsiasjonsnummer må være med. AccountInformation K 1 AccountNumber Fakturautsteders kontonummer M 1 String Format: (11 siffer) Buyer Enhet hos Forsvarsbygg som har bestilt varen eller tjenesten. M 1 Vil være samme som Leveringssted (DeliveryPart) Name Navn på enhet M 1 String Kopieres fra DeliveryPart/Name. ContactInformation Kontaktinformasjon K 0..1 Forsvarsbygg Side 16 av 30

17 Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav PhoneNumber Telefonnummer K 0..1 String StreetAddress Gate/besøksadresse K 0..1 Address1 Gateadresse 1 K 0..1 String Address2 Gateadresse 2 K 0..1 String PostalCode Postnummer knyttet til gateadresse K 0..1 String PostalDistrict Poststed knyttet til gateadresse K 0..1 String ContactPerson K 0..1 Name Navn på kontaktperson M 1 String Bestiller/attestant hos Forsvarsbygg Invoicee Aktør som skal motta fakturaen. M 1 Skal alltid angis i fakturaer til Forsvarsbygg Name Navn på enhet hos Forsvarsbygg som M 1 String Fast verdi: Forsvarsbygg skal motta fakturaen. StreetAddress Adresse K 1 Address1 Adresse 1 K 1 String Fast verdi: Postboks 4394 PostalCode Postnummer K 1 String Fast verdi: 2308 PostalDistrict Poststed K 1 String Fast verdi: Hamar DeliveryPart Aktør som skal motta varen. K 0..1 Angis dersom denne er forskjellig fra Kjøper/Buyer. Name Navn på firma M 1 String Navn på enhet hos Forsvarsbygg som skal motta varen StreetAddress Gate/besøksadresse K 0..1 Leveringsadresse Address1 Gateadresse 1 K 0..1 String Address2 Gateadresse 2 K 0..1 String PostalCode Postnummer knyttet til gateadresse K 0..1 String PostalDistrict Poststed knyttet til gateadresse K 0..1 String InvoiceReferences Referanser K 0..1 BuyersOrderNumber Referanse til kjøpers ordrenummer. M* 0..1 String Referanse til Forsvarsbyggs ordrenummer. * (M) Må fylles ut dersom bestillingen har et ordrenummer fra innkjøpsportalen, eller ikke nødvendig.. BuyersOrderDate Referanse til kjøperens bestillingsdato. A 0..1 Date Referanse til ordredato skal fylles ut dersom tilgjengelig. InvoiceNumber Referanse til opprinnelig faktura ved kreditnota A 0..1 String Referanse til original faktura skal fylles ut i Kreditnota. Forsvarsbygg Side 17 av 30

18 Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav SuppliersOrderNumber Referanse til leverandøres ordrenummer. A 0..1 String Referanse til leverandørs ordrenummer skal fylles ut dersom tilgjengelig. DeliveryNoteNum Ref. til pakkseddelnummer K 0..1 String Pakkseddelnummer for siste leveranse dersom det er flere leveranser på denne fakturaen. DeliveryDate Leveringsdato, ref. pakkseddelnummer M 1 Date Dato for siste leveranse dersom det er flere leveranser på denne fakturaen. Payment Betalingsinformasjon: Må M 1 DueDate forekomme en gang Forfallsdato: Dato fakturaen forfaller til betaling M 1 Date Forfallsdato er påkrevd. For Kreditnota skal forfallsdato settes lik utstedelsdato eller dagens dato. Currency Valutakode M 1 String ISO Alpha kode (3 tegn) ISO 4217 KidNumber KID-nummer K 0..1 String Dersom tilgjengelig Ref Egendefinert referanse A 0..1 Referanse til bestiller hos Forsvarsbygg Code Kode som angir type referanse. K 0..1 String Lovlig verdi: Ansattnummer.. Text Selve referanseverdien A* 0..1 Heltall Ansattnummer til bestiller hos Forsvarsbygg. Skal være numerisk verdi* (M) MÅ fylles ut dersom referanse til ordrenummer ikke er utfyllt. Numerisk verdi Forsvarsbygg Side 18 av 30

19 5.3 Fakturadetaljer Inneholder informasjon om de enkelte fakturalinjene. Spesielle forhold i fakturadetaljer for leverandører til Forsvarsbygg: Linjenummer på fakturaen (LineItemNumber) er påkrevd Både linjebeløp u/mva (LineItemAmount) og linjebeløp m/mva (LineitemGrossAmount) er påkrevd. Pris (UnitPrice), Kvantum (QuantityInvoiced) og Enhetskode (UnitOfMeasure) er påkrevd. Mva-beløp (VatAmount) er påkrevd Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav InvoiceDetails Fakturadetaljer M 1 BaseItemDetails Basisdetaljer: En eller mange forekomster M 1..* LineItemNumber Fortløpende linjenummer M 1 String Sekvensielt nummer. SuppliersProductId Leverandørens artikkel/produkt/tjenestenummer A 0..1 String Anbefalt benyttet, for match av fakturalinjer opp mot ordrelinjer Description Beskrivelse av artikkel/produkt/tjeneste M 1 String Leverandørens produktbeskrivelse. UnitPrice Enhetspris M 1 Decimal PriceType Pristype. Lovlige verdier er: AAA (Nettopris med rabatt/gebyr) AAB (Bruttopris uten rabatt/gebyr) K 0..1 String For leverandører med rammeavtale skal Pristype=AAA benyttes LineItemAmount Linjebeløp uten MVA inkludert eventuelle gebyrer/rabatter M 1 Decimal LineItemAmount må være utfyllt. LineItemGrossAmount Linjebeløp inkludert MVA og eventuelle gebyrer/rabatter. M 1 Decimal LineItemGrossAmount må være utfyllt. QuantityInvoiced Fakturert kvantum M 1 Decimal UnitOfMeasure Enhet i henhold til ISO standard 31 M 1 String VatInfo MVA som beregnes på linjebeløpet. M 1 Angis dersom varen/tjenesten er mva-pliktig VatPercent MVA-prosent K 0..1 Decimal VatBaseAmount MVA-grunnlag. Grunnlag for MVA-beregningen for K 0..1 Decimal den aktuelle satsen VatAmount MVA-beløp M 1 Decimal Forsvarsbygg Side 19 av 30

20 Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav FreeText Fritekst: Til generell informasjon som ikke kan legges i andre felter. K 0..1 String Forsvarsbygg Side 20 av 30

21 5.4 Fakturatotaler Inneholder summer av fakturabeløp. mva og tillegg/rabatter. Skal også inneholde sum mva pr. sats dersom det er fakturaert for varer som er mva-pliktig. Navn på XML-element Beskrivelse Utfylling Repetisjon Type Forsvarsbyggs krav InvoiceSummary Fakturatotaler M 1 FreeText Fritekst. K 0..1 String Tekst knyttet til hele fakturaen InvoiceTotals Totaler. Må forekommme en gang M 1 LineItemTotalsAmount Sum totalt linjebeløp A 0..1 Decimal Sum linjebeløp uten mva. Normalt samme som Nettobeløp/Mva-grunnlag i fakturaer til Forsvarsbygg. DiscountTotalsAmount Sum totalt rabatter K 0..1 Decimal Skal kun fylles ut dersom det er egne rabatter i fakturaen. ChargesTotalsAmount Sum totalt tillegg K 0..1 Decimal Skal kun fylles ut dersom det er egne tillegg i fakturaen. TaxTotalsAmount Sum totalt avgifter K 0..1 Decimal Skal kun fylles ut dersom det er egne avgifter i fakturaen. GrossAmount Bruttobeløp: Fakturabeløp inkludert MVA M 1 Decimal Bruttobeløp, normalt beløp å betale. VatTotalsAmount Sum totalt MVA-beløp M 1 Decimal Sum Mva-beløp. NetAmount Nettobeløp: Fakturabeløp uten MVA M 1 Decimal Nettobeløp u/mva. RoundingAmount Øresavrunding: På totalt bruttobeløp K 0..1 Decimal VatTotalsInfo MVA-spesifikasjon pr. sats. Null eller mange forekomster. K 0..* Skal kun fylles ut for de mva-satser som har mva-beløp større enn null. VatPercent MVA-prosent: F.eks. 0, 8, 14 eller 25 K 0..1 Decimal VatBaseAmount MVA-grunnlag: Totalt grunnlag for MVAberegningen K 0..1 Decimal for den aktuelle prosentsatsen VatAmount MVA-beløp: Totalt beløp for den aktuelle K 0..1 Decimal prosentsatsen ActualPayment Fakturabeløp omregnet til annen valuta. K 0..1 Decimal Ikke Valuta. ISO Alpha kode (3 tegn) ISO 4217 K 0..1 String Forsvarsbygg Side 21 av 30

22 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: Eksempler 6.1 Ordinær faktura Under er eksempel på en ordinær fakturafil på varer til Forsvarsbygg. Som en referanse er det også vist hvordan fakturafilen blir presentert for Forsvarsbyggs saksbehandlere. Forsvarsbygg Side 22 av 30

23 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: 0.97 Under er eksempel på XML-fil på e2b versjon 3.2 som er tilsvarende som bildefilen. <?xml version="1.0" encoding="iso "?> - <Interchange xmlns=" xmlns:xsi=" xmlns:schemalocation=" xmlns:msxsl="urn:schemas-microsoft-com:xslt" xmlns:user=" - <Envelope> <InterchangeId>1</InterchangeId> <From> </From> <To> </To> <Date> </Date> <Time>09:45:21</Time> <NumberOfMessages>1</NumberOfMessages> </Envelope> - <Invoice MessageVersion="3.2" MessageOwner="e2b" MessageType="Invoice" language="no"> <MessageNumber>1</MessageNumber> <MessageTimestamp> T09:45:21</MessageTimestamp> <NumberOfLines>1</NumberOfLines> - <InvoiceHeader> <InvoiceType>380</InvoiceType> <InvoiceStatus>53</InvoiceStatus> <InvoiceNumber>367069</InvoiceNumber> <InvoiceDate> </InvoiceDate> - <Supplier> <LocationId>4</LocationId> <Name>Tools Norge AS</Name> - <ContactInformation> <PhoneNumber> </PhoneNumber> <FaxNumber> </FaxNumber> < Address /> </ContactInformation> - <StreetAddress> <Address1>Berghagan 3</Address1> <PostalCode>1405</PostalCode> <PostalDistrict>Langhus</PostalDistrict> </StreetAddress> <OrgNumber> </OrgNumber> <VatId>NO MVA</VatId> - <AccountInformation> <AccountNumber> </AccountNumber> </AccountInformation> </Supplier> - <InvoiceIssuer> <LocationId>1</LocationId> <Name>TOOLS Norge AS</Name> - <ContactInformation> <PhoneNumber> </PhoneNumber> <FaxNumber> </FaxNumber> < Address>post@tools.no</ Address> <WebAddress> </ContactInformation> - <StreetAddress> <Address1>Postboks 43</Address1> <PostalCode>1401</PostalCode> <PostalDistrict>Ski</PostalDistrict> <CountryCode>NO</CountryCode> </StreetAddress> Forsvarsbygg Side 23 av 30

24 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: <ContactPerson> <Name>Morten Schjølberg</Name> </ContactPerson> <OrgNumber> </OrgNumber> <VatId>NO MVA</VatId> - <AccountInformation> <AccountNumber> </AccountNumber> </AccountInformation> </InvoiceIssuer> - <Buyer> <Name>Forsvarsbygg MO Oslo EDB</Name> - <StreetAddress> <Address1>Bygning 12</Address1> <Address2>Akershus Festning</Address2> <PostalCode>0103</PostalCode> <PostalDistrict>OSLO</PostalDistrict> </StreetAddress> - <ContactPerson> <Name /> </ContactPerson> </Buyer> - <Invoicee> <LocationId>4776</LocationId> <Name>Forsvarsbygg MO Oslo EDB</Name> - <StreetAddress> <Address1>Bygning 12</Address1> <Address2>Akershus Festning</Address2> <PostalCode>0103</PostalCode> <PostalDistrict>OSLO</PostalDistrict> </StreetAddress> </Invoicee> - <DeliveryPart> <Name>Forsvarsbygg MO Oslo EDB</Name> - <StreetAddress> <Address1>Bygning 12</Address1> <Address2>Akershus Festning</Address2> <PostalCode>0103</PostalCode> <PostalDistrict>OSLO</PostalDistrict> </StreetAddress> </DeliveryPart> - <InvoiceReferences> <BuyersOrderNumber> </BuyersOrderNumber> <BuyersOrderDate /> <InvoiceNumber /> <SuppliersOrderNumber /> <DeliveryNoteNum>243513</DeliveryNoteNum> <DeliveryDate> </DeliveryDate> </InvoiceReferences> - <Payment> <DueDate> </DueDate> <Currency>NOK</Currency> <KidNumber> </KidNumber> <PaymentTerms>30 Dager</PaymentTerms> </Payment> - <Ref> <Code>Ansattnummer</Code> <Text /> Forsvarsbygg Side 24 av 30

25 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: 0.97 </Ref> </InvoiceHeader> - <InvoiceDetails> - <BaseItemDetails> <LineItemNum>1</LineItemNum> <SuppliersProductId>X500</SuppliersProductId> <Description>Rekvistita/Forbruksmateriell</Description> <BuyersProductId /> - <AdditionalProductId> <Code>Tools artikkelnr</code> <Text>500</Text> </AdditionalProductId> <UnitPrice>25.00</UnitPrice> <PriceType>AAA</PriceType> <LineItemAmount>25.00</LineItemAmount> <LineItemGrossAmount>31.25</LineItemGrossAmount> <QuantityInvoiced>1.00</QuantityInvoiced> <UnitOfMeasure>STK</UnitOfMeasure> - <VatInfo> <VatPercent>25.00</VatPercent> <VatBaseAmount>25.00</VatBaseAmount> <VatAmount>6.25</VatAmount> </VatInfo> <FreeText /> </BaseItemDetails> </InvoiceDetails> - <InvoiceSummary> - <InvoiceTotals> <LineItemTotalsAmount>25.00</LineItemTotalsAmount> <GrossAmount>31.00</GrossAmount> <VatTotalsAmount>6.25</VatTotalsAmount> <NetAmount>25.00</NetAmount> <RoundingAmount>-0.25</RoundingAmount> </InvoiceTotals> - <VatTotalsInfo> <VatPercent>25.00</VatPercent> <VatBaseAmount>25.00</VatBaseAmount> <VatAmount>6.25</VatAmount> </VatTotalsInfo> </InvoiceSummary> </Invoice> </Interchange> Forsvarsbygg Side 25 av 30

26 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: Kreditnota Under er eksempel på bildet av en Kreditnota som blir presentert for Forsvarsbyggs saksbehandlere. På neste side er XML-filen som tilsvarer dette bildet. Merk at alle beløp skal være positive i XML-filen. Merk at i 2008 og sender må versjon 3.2. leveres. Forsvarsbygg Side 26 av 30

27 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: 0.97 Vedlegg 1: Krav til XML fakturaimport i Agresso Agresso XML for innkommende faktura heter ABWInvoice. Det er definert i skjema ABWInvoice542.xsd Leverandøren trenger ikke ta hensyn til Agresso formatet da XML e2b v.3.2. blir konvertert i Forsvarsbygg sitt system (BizTalk).Denne tabellen under er ikke ajourført i AbwInvoice Type Lengde Må Format Beskrivelse e2b-felt InvoiceType String 4 Ja 380=faktura 381=Kreditnota InvoiceType InvoiceNo String 15 Ja Fakturanummer InvoiceHeader/InvoiceNumber InvoiceDate Date Ja YYYY- MM-DD DueDate Date Nei YYYY- MM-DD Fakturdato Forfallsdato InvoiceHeader/InvoiceDate InvoiceHeader/Payment/DueDate OrderRef String 15 Ja Ordrenummer InvoiceHeader/InvoiceReferences/ BuyersOrderNumber ArchivePath String 225 Nei Path til fakturaimage. Peker til katalog der alle bildefiler ligger Currency String 3 Nei Valutakode InvoiceHeader/Payment/Currency Seller/Name String 50 Ja Selgers Navn InvoiceHeader/Supplier/Name VatRegNo String 25 Ja Org.Nr InvoiceHeader/Supplier/OrgNumber Buyer/Name String 50 Ja Kjøpers Navn InvoiceHeader/Buyer/Name Accountable String 25 Nei Kjøpers referanse (frireferanse). Kan inneholde ressursnummer, kontering e.l. AccountNumber String 35 Ja Selgers kontonummer InvoiceHeader/Supplier/AcountInform ation/accountnumber BacsId String 27 Nei LineNo Int Ja Kjøpers linjenummer. Hvis ikke angitt må dette være et sekvensnummer som skiller artikkellinjene LineTotExclTax Float Ja Linjetotal eksklusiv MVA InvoiceDetails/BaseItemDetails/ LineItemNumber InvoiceDetails/BaseItemDetails/ LineItemAmount Forsvarsbygg Side 27 av 30

28 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: 0.97 AbwInvoice Type Lengde Må Format Beskrivelse e2b-felt TaxAmount Float Ja MVA beløp på linje LineTotInclTax Float Ja Linjetotal inkl MVA InvoiceDetails/BaseItemDetails/ VatInfo/VatAmount InvoiceDetails/BaseItemDetails/ LineItemGrossAmount TaxPercent Float Nei MVA-prosent VatPercent BuyerProductCode String 15 Ja Kjøpers Produktkode InvoiceDetails/BaseItemDetails/ BuyersProductId Buyer/SellerProdu ctdescr String 35 Ja Kjøpers eller Selgers produktbeskrivelse InvoiceDetails/BaseItemDetails/ Description UnitCode String 3 Ja Kjøpers enhetskode InvoiceDetails/BaseItemDetails/ UnitOfMeasure Quantity Float Ja Antall (enheter) InvoiceDetails/BaseItemDetails/ QuantityInvoiced Price Float Ja Pris pr enhet InvoiceDetails/BaseItemDetails/ UnitPrice TotalExclTax Float Ja SUM faktura, total eksklusiv MVA TotalTax Float Ja SUM faktura, total MVA TotalInclTax Float Ja SUM faktura, total inkl MVA InvoiceSummary/InvoiceTotals/ NetAmount InvoiceSummary/InvoiceTotals/ VatTotalsAmount InvoiceSummary/InvoiceTotals/ GrossAmount Forsvarsbygg Side 28 av 30

29 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: 0.97 Vedlegg 2: Agresso XML Eksempelfil - ABWInvoice Under et eksempel på XML-fil i Agresso format (ABWInvoice) ajourført pr august 2008 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <ABWInvoice Version="542"> - <Invoice> <InvoiceNo>367069</InvoiceNo> - <Header> <InvoiceDate> </InvoiceDate> <DueDate> </DueDate> <OrderRef> </OrderRef> <OrderNo>0 </OrderNo> <ArchivePath>\ \ dbs- s-ahf-05\ f$\ AgrData_Test\ Data Import\ EDB_IMAGES\ FA_ _100607_ _367069</ArchivePa th> <HeaderText>Ref.: </HeaderText> <FooterText>Originalfil - Netto: MVA: 6.25 Total: 31.00</FooterText> <Text1> </Text1> <Text2>25.00</Text2> <Text3>-0.25</Text3> <Text4>25Jan001</Text4> <Currency>NOK</Currency> <PayTermsDescr>30 Dager</PayTermsDescr> - <Seller> <Name>Tools Norge AS</Name> - <AddressInfo> <Address>Berghagan 3</Address> <Place>Langhus</Place> <Phone> </Phone> </AddressInfo> <CompRegNo> </CompRegNo> <VatRegNo>NO MVA</VatRegNo> <SellerNo>15805</SellerNo> </Seller> - <Buyer> <Name>Forsvarsbygg MO Oslo EDB</Name> - <AddressInfo> <Address>Bygning 12, Akershus Festning</Address> <Place>OSLO</Place> </AddressInfo> <CompRegNo> MVA</CompRegNo> <Client>FP</Client> </Buyer> - <ShipTo> <Name>Forsvarsbygg MO Oslo EDB</Name> - <AddressInfo> <Address>Bygning 12, Akershus Festning</Address> <Place>OSLO</Place> <ZipCode>0103</ZipCode> </AddressInfo> Forsvarsbygg Side 29 av 30

30 Inngående faktura til Forsvarsbygg Versjon: 0.97 </ShipTo> - <BillTo> <Name>Forsvarsbygg MO Oslo EDB</Name> - <AddressInfo> <Address>Bygning 12, Akershus Festning</Address> <Place>OSLO</Place> <ZipCode>0103</ZipCode> </AddressInfo> </BillTo> - <PaymentInfo> <AccountNumber> </AccountNumber> <BacsId> </BacsId> </PaymentInfo> </Header> - <Details> - <Detail> <LineNo>1 </LineNo> <LineTotExclTax>25.00</LineTotExclTax> <TaxPercent>25.00</TaxPercent> <TaxAmount>6.25</TaxAmount> <LineTotInclTax>31.25</LineTotInclTax> - <Products> <SellerProductCode>X500</SellerProductCode> <SellerProductDescr>Rekvistita/Forbruksmateriell</SellerProductDescr> <UnitCode>STK</UnitCode> <UnitDescr>Tools artikkelnr, 500</UnitDescr> <Quantity>1.00</Quantity> <Price>25.00</Price> </Products> </Detail> </Details> - <Summary> <TotalExclTax>25.00</TotalExclTax> <TotalTax>6.25</TotalTax> <TotalInclTax>31.25</TotalInclTax> </Summary> </Invoice> </ABWInvoice> Forsvarsbygg Side 30 av 30