Statistisk sentralbyrås håndbøker Internkontroll

Transkript

1 54 Statistisk sentralbyrås håndbøker Revidert utgave 2000

2 Statistisk sentralbyrås håndbøker Forord HMS håndboka er basert på Kommunaldepartementets forskrift om internkontroll av 22. mars Den er fastsatt i medhold av arbeidsmiljøloven 16 a og som trådte i kraft 1. januar 1992 og ny forskrift pr. 1. januar Forskriften innebærer at den som er ansvarlig for virksomheten skal etablere et internkontrollsystem. De systematiske tiltak skal sikre og dokumentere at aktiviteter som er iverksatt for å ivareta helse, miljø og sikkerhet utøves i samsvar med lovens krav. HMS håndboka kom første gang ut i april 1995, godkjent i AMU 5. april Etter at vi har sett systemet i bruk er håndboka blitt justert på noen områder. Håndboka er revidert i 1997 og revidert og forenklet i Håndboka er ment som et rammeverk for håndtering av helse, miljø og sikkerhet. Den inneholder beskrivelse av de tiltak som skal iverksettes for å sikre overensstemmelse med de offentlige krav om arbeidsmiljø og sikkerhet. Arbeidstakermedvirkning er en grunnleggende forutsetning og demokratisk rettighet ved oppbygging og oppfølging av internkontrollsystemet. Medbestemmelse vil skape større sikkerhet for at de rutiner som blir etablert faktisk også blir etterlevd. Håndboka ligger på SSBs Byrånett. Administrasjonsavdelingen er ansvarlig for revidering av håndboka. Statistisk sentralbyrå Oslo/Kongsvinger... september Svein Longva 1

3 Statistisk sentralbyrås håndbøker 2

4 Statistisk sentralbyrås håndbøker Innhold 1. Innledning Grunnlaget for HMS arbeid i Statistisk sentralbyrå Definisjoner Lover og forskrifter Aktuelle bestemmelser for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i Statistisk sentralbyrå: Mål og prinsipper Mål Sentrale elementer i HMS-arbeidet Generelle prinsipper som skal legges til grunn ved HMS-arbeidet Generelle prinsipper for HMS-håndboken Organisatoriske forhold Administrerende direktør Arbeidsmiljøutvalg (AMU) og Arbeids- og samarbeidsutvalg (ASU) Verneombud/hovedverneombud Bedriftshelsetjenesten organisering Helse Sykefravær Yrkesskade/yrkessykdom Rusmiddelhåndtering Attføring Miljø Fysisk arbeidsmiljø Psykososialt arbeidsmiljø Medarbeidersamtaler Sikkerhetsarbeid Brannvern Elektriske anlegg og elektrisk utstyr Rapportering Stoffkartotek Tilsynsmyndigheter i avdelingene og verneområdene Arbeidsperm for HMS-arbeidet ved avdeling/verneområde Leder av verneområdets ansvar for kvaliteten på helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Ansvars-, myndighets- og kommunikasjonslinjer Informasjon Planlegging Revisjon/kontroll Prosedyre for utarbeidelse av handlingsplan Handlingsplan (HP) - trinnvis Beskrivelse av metode ved utarbeidelse av handlingsplan Avslutning Vedlegg A. Oversikt over arbeidsmiljøaktiviteter B. Punktliste til hjelp ved kartleggingsrunder i avdelingen C. Tidsplan for utarbeidelse av to-årig handlingsplan D. Verneområdene i Statistisk sentralbyrå De sist utgitte publikasjonene i serien Statistisk sentralbyrås håndbøker

5 Statistisk sentralbyrås håndbøker 1. Innledning 1.1. Grunnlaget for HMS arbeid i Statistisk sentralbyrå Den nye arbeidsmiljøloven (AML) trådte i kraft 1. juli 1977 og har satt rammene og vært retningsgivende for den interne arbeidsmiljøvirksomheten i Statistisk sentralbyrå. Forskrift om internkontroll av 1. januar 1997, pålegger den som er ansvarlig for virksomheten å organisere systematiske tiltak for å sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. er definert som de tiltak en virksomhet iverksetter for å sikre overensstemmelse med de offentlige krav som stilles til arbeidsmiljø og sikkerhet for arbeidstakerne. Ifølge lovverket er arbeidsgiver ansvarlig for arbeidsmiljøet, både det som kan ha innvirkning på arbeidstakernes fysiske så vel som psykiske helse og velferd. Forskriften skal fremme arbeidsmiljø og sikkerhet, vern mot helse- og miljøskader og sikre god behandling av avfall. Forskriften pålegger at utarbeiding, praktisering og endringer i virksomhetens internkontrollsystem skal skje i samarbeid med medarbeiderne i virksomheten. Forskriften pålegger videre arbeidsgiver å drive et planmessig vernearbeid. Plan for virksomhetens helse-. miljø- og sikkerhetsarbeid settes opp som et handlingsprogram. Statistisk sentralbyrå legger stor vekt på arbeidet med å sikre et trygt og godt arbeidsmiljø for alle sine medarbeidere. Statistisk sentralbyrå har systematisert arbeidet med å innfri kravene som er satt i forskriften om internkontroll. Det arbeides løpende med HMS i alle avdelinger. Hver avdeling utarbeider egne handlingsplaner som er i overensstemmelse med SSBs hovedmål for HMS arbeidet. Annet hvert år legges det opp til at avdelingene lager statusrapporter ut fra de to foregående års handlingsplaner og utarbeider nye handlingsplaner for de neste to år. Hovedansvaret for å sikre et fullt forsvarlig helse,- miljø- og sikkerhetsarbeid ligger hos administrerende direktør Definisjoner Verneområder SSB er organisert i 13 verneområder. Verneområder i 2000: Verneområde Seksjon A 201, 202, 203, 230, 260 B 250, 220O, 210, 240, 270 C 301, 302, 303, 310, 330, 370O D 340, 350 E 501, 510, 520, 530, 540 F 101, 601, 602, 630, 640 G 710O, 720, 730O, 740 H 401, 402, 403, 410, 420, 440 I 430, 450, 460 J 220K K 320, 370K, L 603, 640K, M 710K, 730K Det oppnevnes et verneombud for hvert av verneområdene. For verneområdene J og K oppnevnes et felles verneombud. Det samme gjelder for verneområdene L og M Forskrift og veiledning til forskrift Forskrift er utfyllende bestemmelser som er utarbeidet av offentlig myndighet og som ikke kan fravikes i større utstrekning enn det er gitt dispensasjonsadgang til i forskriften. Veiledning angir hvorledes lovens og forskriftenes krav kan oppfylles. Den gir anvisning og eksempler på framgangsmåter som kan benyttes for å oppnå den standard lov og forskrifter legger opp til. Systemrevisjon ivaretas ved planlagt og systematisk gjennomgåelse av internkontrollsystemet for å se at det fungerer i praksis Handlingsplan Handlingsplan er et plandokument for ivaretakelse av AML som omfatter prioritert liste over de problemer på arbeidsplassen som ønskes løst, og med beskrivelse av tiltak. Dokumentet inneholder dessuten oversikt over økonomiske og personellmessige konsekvenser, tidsplan for gjennomføring og videreføring av prioriterte oppgaver system (IK-system) Dette er det rammeverk som regulerer virksomhetens helse- miljø- og sikkerhetsarbeid. I SSB er dette HMS håndboka, HMS permene, tilpasningsavtale, hovedavtale og arbeidsmiljøloven. Systemrevisjon er da ajourholdet/vedlikeholdet av dette rammeverket HMS-arbeid HMS-arbeid er alle systematiske tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i og i medhold av lov eller forskrifter Prosedyre Prosedyre er fastsatt og dokumentert handlemåte (skriftlig rutine). Den kan også delvis være basert på muntlig avtalte handlemåter når det er lagt særskilt vekt på å gjøre disse kjent. 4

6 Statistisk sentralbyrås håndbøker 2. Lover og forskrifter 2.1. Aktuelle bestemmelser for helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet i Statistisk sentralbyrå: Lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. (Arbeidsmiljøloven) Lov av 5. juni 1987 nr. 26 om brannvern Forskrifter: Om brannvern mv. Forskrifter: Om brannforebyggende tiltak og brannsyn Lov av 17. juli 1953 nr. 9 om Sivilforsvaret Lov av 24. mai 1929 om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Forskrift om internkontroll av 1. januar Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (forskriften) Nr. 518 Verne- og helsepersonale F (1994) " 524 Bruk av personlig verneutstyr på arbeidsplassen F (1997) " 528 Arbeid ved dataskjerm F (1995) " 529 Arbeidsplasser og arbeidslokaler F (1995) " 538 Hvordan forebygge yrkesrelaterte muskel- og skjelettlidelser A (1996) " 540 Veiledning til arbeid ved dataskjerm V (1997) Forøvrig vises det til Arbeidstilsynets publikasjonskatalog (bestillingsnr. 1) som gir oversikt over alle forskrifter, veiledninger mm. fra Arbeidstilsynet. Følgende av Arbeidstilsynets utfyllende bestemmelser til arbeidsmiljøloven er aktuelle for Statistisk sentralbyrås virksomhet (forskrift er merket F, veiledning V, andre publikasjoner A): Nr. 291 Løfteinnretninger og løfteredskap F (1998) " 294 Truck og truckkjøring F (1998) 321 Verneombud og arbeidsmiljøutvalg F (1995) 324 Arbeidstilsynets samtykke med oppføring av bygning, bygningsmessige endringer, omorganisering mv. Arbeidsmiljølovens 19. F (1999) " 326 Arbeidsgivers plikter Arbeidsmiljølovens 14 F (1999) 327 Tilrettelegging av arbeidet. Arbeidsmiljøloven 12 A (1990) 383 Vernetjenesten. Arbeidstilsynets kommentarer til lov og forskrifter A (1996) 398aStøy på arbeidsplassen F (1993) 437 Du er valgt til verneombud A (1983) 444 Klima og luftkvalitet på arbeidsplassen V (1996) 445 Produktdatablad for kjemiske stoffer og produkter og stoffkartotek i virksomheter F (1998) 454 Arbeidsmiljø for renholdere A (1993) 472 Systematisk verne- og miljøarbeid. Kartlegging og handlingsplan A (1990) 474 Arbeidsmiljø og graviditet A (1998) 480 Røyking. Inneklima. Arbeidsmiljø A (1999) 501 Hvilke virksomheter skal ha verneog helsepersonale (bedriftshelsetjeneste) F (1989) 502 Arbeidsmiljøet - hvem har ansvaret? A (1989) 510 Styrings- og planleggingssystemer. Informasjon, opplæring og medvirkning. Arbeidsmiljøloven 12 nr. 3 V (1995) 5

7 Statistisk sentralbyrås håndbøker 3. Mål og prinsipper 3.1. Mål Statistisk sentralbyrås mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet er som følger: Mennesket er den viktigste ressurs i arbeidslivet, og en god helse er blant de største aktiva et menneske har. Statistisk sentralbyrå vil derfor gjennom et internkontrollsystem sikre at de tiltak som er etablert for å forebygge ulykker og helseskader og skape gode og trygge arbeidsplasser, fungerer. Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i Statistisk sentralbyrå skal planlegges og prioriteres på lik linje med organisasjonens øvrige virksomhet. HMS-håndboken er en veiledning i HMS arbeidet Sentrale elementer i HMS-arbeidet systemet skal bl.a. sikre: systematisk kartlegging, tilrettelegging og overvåkning av arbeidsmiljøet i henhold til fastsatte prosedyrer. at den enkelte enhet og medarbeider gis mulighet til å medvirke i ivaretakelse av arbeidsmiljøet. at ansvars-, myndighets- og kommunikasjonslinjer er klart definert og forstått. at erfaringer fra verneombud, hovedverneombud, arbeidsmiljøutvalg og bedriftshelsetjenesten som har betydning for helse, miljø og sikkerhet vurderes før nødvendige korrigerende tiltak iverksettes. at HMS-kravene innarbeides i styrende dokumenter. at dokumentasjon er identifiserbar, oppdatert og godkjent. at årsak til avvik klarlegges og korrigerende tiltak iverksettes Avdelingsdirektørene har, i samarbeid med de tilsatte, verneombudet og bedriftshelsetjenesten, ansvaret for HMS-arbeidet i egen avdeling Linjelederne har et klart ansvar for helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet innenfor eget område, og skal være initiativtakere og pådrivere i HMSarbeidet Den enkelte medarbeider har et selvstendig ansvar for å bidra til et tilfredsstillende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Generelle prinsipper for HMS-håndboken Administrasjonsdirektøren er pålagt av administrerende direktør å stå for utarbeidelse, vedlikehold og distribusjon av HMS-håndboken. Videre skal administrasjonsdirektøren på vegne av administrerende direktør, se til at Verneområdene utarbeider sine beskrivelser og vedlikeholder disse. HMS-håndboken legges ut på Byrånettet, og det går melding til alle ansatte på inngangssiden når HMShåndboken endres. I tillegg utarbeides en papirversjon i ringperm Revideringen av HMS-håndboken forelegges de tillitsvalgte til uttalelse og godkjenning i AMU HMS-håndboken distribueres til alle ansatte Generelle prinsipper som skal legges til grunn ved HMS-arbeidet På vegne av administrerende direktør utfører administrasjonsdirektøren tilsyn og kontroll med at internkontrollsystemene er etablert og fungerer i henhold til fastsatte krav Administrasjonsdirektøren skal se til at Statistisk sentralbyrås internkontrollsystem blir samordnet på tvers av enhetene Administrerende direktør treffer beslutning om korrigering av internkontrollsystemet Administrerende direktør har gjennom avdelingsdirektørene ansvaret for arbeidsmiljøet i de enkelte enhetene. 6

8 Statistisk sentralbyrås håndbøker 4. Organisatoriske forhold 4.1. Administrerende direktør Administrerende direktør har ved delegering fastsatt den interne arbeidsdeling, og i den sammenheng fordelt myndighet og ressurser mellom Avdeling for økonomisk statistikk (200), Avdeling for personstatistikk (300), Avdeling for næringsstatistikk (400), Forskningsavdelingen (500), Administrasjonsavdelingen (600) og de tverrgående seksjonene. Se Statistisk sentralbyrås organisasjonskart på Byrånettet: Startside Organisasjon 4.2. Arbeidsmiljøutvalg (AMU) og Arbeids- og samarbeidsutvalg (ASU) Arbeidsmiljøsaker som gjelder hele SSB, jf. arbeidsmiljølovens 24, pkt. 2, behandles i ASU etter reglene i hovedavtalens 26 og 29 og tilpasningsavtalens 3. AMU behandler saker som angår arbeidsmiljøtiltak, og skal nøye følge helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (AML 24, pkt. 1,3,4,5 og 6). Utkastene til handlingsplaner drøftes i AMU. Etter godkjenning i AMU sendes utdrag fra de endelige handlingsplanene som vedlegg til årsrapporten til Arbeidstilsynet. For medlemmer i ASU/AMU se Byrånettet: Møteinfo Råd og utvalg Medlemmer i ASU/AMU 4.4. Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten arbeider med forebyggende helsearbeid og fremmer tiltak for å bedre arbeidsmiljøet. Bedriftshelsetjenesten har en fri og uavhengig stilling i alle faglige spørsmål og rapporterer direkte til SSBs ledelse. Tjenesten er organisatorisk knyttet til Kontor for fellestjenester i hhv. Kongsvinger og Oslo (603 og 602). Bedriftshelsetjenesten utgjør en viktig del av arbeidet med handlingsplaner og revisjon av internkontrollsystemet. På bakgrunn av kjennskap til arbeidstakernes helsetilstand, arbeidsmiljø- og trivselsfaktorer, kan helsetjenesten foreslå helsefremmende tiltak organisering HMS-håndboken beskriver internkontrollsystemet i Statistisk sentralbyrå. Hvert verneområde har sin arbeidsperm som skal inneholde retningslinjer og dokumentasjon for HMS-arbeidet på det aktuelle området. Hver avdeling har sin arbeidsperm som skal inneholde handlingsplaner og oversikt over HMS-arbeidet. Hovedverneombudet skal delta i AMU, og skal også delta i ASU når saker etter arbeidsmiljølovens 24 pkt. 2 behandles. Representanter fra bedriftshelsetjenesten kan delta i behandlingen av slike saker etter behov. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet Verneombud/hovedverneombud I Statistisk sentralbyrå fører de lokale verneombudene tilsyn med arbeidsmiljøforholdene innenfor sine respektive verneområder. For tiden er det 13 verneområder. Verneombudene utpekes av SSBs forhandlingsberettigede fagforeninger i fellesskap. Hovedverneombudet velges blant verneombudene. Oversikt over verneområdene og verneombudene ligger på Byrånettet: Møteinfo Råd og utvalg Hovedverneombud Alle medarbeidere kan henvende seg direkte til verneombudene i helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål. Statistisk sentralbyrå har to hovedverneombud, ett i Kongsvinger, ett i Oslo. Vervet som hovedverneombud for hele Statistisk sentralbyrå veksler mellom disse, med funksjonstid ett år om gangen. Hovedverneombudets primæroppgave er å samordne verneombudenes virksomhet. 7

9 Statistisk sentralbyrås håndbøker 5. Helse 5.1. Sykefravær Lavest mulig sykefravær er et mål, og aktiv forebyggende innsats skal føres på alle plan. Spesielt viktig er å identifisere og følge opp arbeidsrelatert sykefravær Korttidsfravær/egenmelding Korttidsfravær kan som hovedregel dokumenteres med inntil fire egenmeldinger a tre kalenderdager pr. 12 måneder. Det skal gis beskjed til arbeidstaker/ev. også nærmeste leder når fire egenmeldinger i løpet av de siste 12 måneder er benyttet. Ansvarlige er personalkonsulentene. Hyppige korttidsfravær må vurderes på linje med, og i forbindelse med, andre problemområder i det aktuelle verneområdet Langtidsfravær Ved lengre sykefravær (ut over 10 arbeidsdager) har seksjonsleder/kontorsjef ansvar for å holde kontakt med den syke. Ved sammenhengende sykemelding ut over seks uker, gis den syke tilbud om møte med nærmeste overordnede og bedriftslege eller ev. sykemeldende lege. Andre kan delta etter behov. Møtet er frivillig for den syke og hensikten er så raskt som mulig å få den syke tilbake i jobb. Ansvarlig for innkalling: 202 for avdeling 200, 302 for avdeling 300, 402 for avdeling 400 og Personalseksjonen for avdelingene 100, 500, 600 og 700. Konklusjonen fra møtet nedtegnes og arkiveres hos bedriftslegen, med kopi til sykemeldende lege. Andre som skal være med på iverksetting av ev. tiltak, orienteres etter behov. Bedriftslegene i samarbeid med 202, 302, 402 eller Personalseksjonen sender nødvendige skjemaer til trygdekontoret. Detaljert beskrivelse av prosedyre ligger på Byrånettet. Se også brosjyren "Når din medarbeider blir syk". Se: Administrasjon Personalhåndboka prosedyre for melding og oppfølging av sykefravær Attføring Formålet med attføring i SSB er å drøfte mulige tiltak for at den sykmeldte skal komme tilbake i arbeid så raskt som mulig. Attføringsutvalg skal bestå av bedriftslegen, den sykmeldte, den sykmeldtes nærmeste overordnede og en representant fra Personalseksjonen. Attføringsutvalget skal behandle saker som ikke kan løses lokalt. Ved fravær utover seks uker vil det bli gitt tilbud om time hos bedriftslegen. Bedriftslegen har taushetsplikt, men den sykmeldte kan be bedriftslegen om å legge fram en beskrivelse av situasjonen for det aktuelle attføringsutvalget når det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen, eller når den sykmeldte ønsker hjelp fra bedriftslegen til å forklare sin medisinske situasjon generelt. Den sykmeldte kan også innkalle verneombud, tillitsvalgt eller andre hvis ønskelig, eller la seg representere ved en av disse. SSB er ansvarlig for kontakten med Trygdekontoret Yrkesskade/yrkessykdom Det skal drives kontinuerlig forebyggende arbeid for å forhindre yrkesskade/yrkessykdom. Skulle skade/ sykdom allikevel oppstå, skal alle ansatte i SSB være kjent med at det etter AML 16, 20 og 24 nr. 3 er arbeidstakerne selv som skal melde fra om yrkesskader, tilløp til ulykker og yrkessykdommer til arbeidsgiver, som skal registrere dette. Skjema for melding om arbeidsrelatert sykdom eller skade fås ved henvendelse til bedriftshelsetjenesten i Kongsvinger og ved Personalseksjonen i Oslo Rusmiddelhåndtering Retningslinjer for håndtering av rusproblemer i SSB ligger inne på Byrånettet: Administrsjon Personalhåndboka Retningslinjer for håndtering av rusmiddelproblemer i SSB. 8

10 Statistisk sentralbyrås håndbøker 6. Miljø I SSB er det viktig at alle bidrar til å utvikle et arbeidsmiljø preget av tillit, trygghet og likeverd. Viktige elementer for å skape trivsel og et godt arbeidsmiljø er åpenhet og trygghet i organisasjonen. Vedlegg 1 gir en oversikt over en del eksisterende miljøtiltak i Statistisk sentralbyrå Fysisk arbeidsmiljø Det er viktig å gjennomgå de fysiske omgivelsene med sikte på å unngå fysiske arbeidsmiljøproblemer. En beskrivelse av forhold det er ønskelig å få utbedret settes opp i handlingsplanene. Ansvaret for bygningsmessige forhold er i utgangspunktet tillagt utleier; i Kongsvinger Statsbygg, i Oslo Sjøfartsbygningen Eiendoms- og Investment A/S. I enkeltsaker kan det tas direkte kontakt med den stedlige driftslederen (602 eller 603). I større saker koordineres henvendelsene gjennom Kontor for fellestjenester i hhv. Kongsvinger (603) og Oslo (602) Ombyggingsarbeider Ved ombyggingsarbeider som vil føre til vesentlige endringer av arbeidsmiljøet, må den ansvarlige for ombyggingen/administrasjonsavdelingen sørge for at ASU/AMU, verneombud og tillitsvalgte på et tidlig tidspunkt får anledning til å øve innflytelse i hht. regelverket Psykososialt arbeidsmiljø Medvirkning til et bedre psykososialt arbeidsmiljø er en prosess hvor medarbeidere på alle plan skal delta. Prosessen må foregå kontinuerlig. Ledere på alle nivå har et spesielt ansvar for å overvåke og følge opp det psykososiale arbeidsmiljøet. Det må foreligge dokumentasjon (dato, tid, hvem som var til stede, hva ble gjort/hva skjedde) for å ta opp en sak som mobbesak. Mobbesaker tas opp med administrasjonsdirektøren ev. i samråd med tjenestemannsorganisasjonene. Alle involverte parter får anledning til å uttale seg i saken Medarbeidersamtaler Én gang pr. år skal alle Statistisk sentralbyrås medarbeidere delta i en medarbeidersamtale. Medarbeidersamtalen skal brukes aktivt både av leder og medarbeider. Lederen har i kraft av sin lederrolle et spesielt ansvar for gjennomføring av samtalen og for at rammebetingelsene blir lagt til rette for oppfølging av de tiltakene som blir foreslått. Ansvaret for at samtalen gjennomføres ligger hos seksjonsledere/kontorsjefer, men i store enheter kan det være hensiktsmessig at gruppeledere holder medarbeidersamtaler dersom det er enighet om det. Dersom en av partene i medarbeidersamtalen ønsker det, kan samtalen tas på et høyere nivå enn seksjons-/kontorsjefnivå. Veiledning for gjennomføring av medarbeidersamtaler ligger på Byrånettet: Administrsjon Personalhåndboka Gjennomføring av medarbeidersamtaler. Sentrale tema under denne samtalen er det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet, arbeidsoppgaver, opplæring, lønnsspørsmål og karriereutvikling. Det er vanskelig å finne målbare kriterier som viser om det psykososiale arbeidsmiljøet er godt eller ikke. For å imøtekomme noe av dette vil SSB jevnlig foreta en trivselsundersøkelse for å måle trivselen. Trivsel og jobbtilfredshet er holdninger, tanker, følelser og handlinger hver og en av oss har i forhold til jobben og rundt jobben. Det kan også være behov for å undersøke turnover og produktivitet. Det er nødvendig at den enkelte medarbeiders opplevelse av arbeidsmiljøet blir vist omtanke og oppmerksomhet Håndtering av mobbesaker Det foreligger mobbesak dersom: Ett eller flere individer gjentatte ganger, over tid (uker og måneder) blir utsatt for negative handlinger (for eks. trakassering, plaging, utfrysing eller sårende fleiping og erting) fra ett eller flere individer. 9

11 Statistisk sentralbyrås håndbøker 7. Sikkerhetsarbeid Administrasjonsavdelingen er tildelt ansvaret for den fysiske sikkerheten i Statistisk sentralbyrå 7.1. Brannvern Det heter i brannvernlovens 14 at "... eier eller bruker av bygninger plikter å sørge for at disse er sikret mot brann i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av loven". Dette innebærer at Statistisk sentralbyrå har en plikt til å sørge for at risikoen for brann er så liten som mulig, at rutinene i tilfelle brann skulle oppstå, er godt kjent av alle ansatte og at skadene på bygningsmasse med inventar og mennesker blir så små som mulig. Det er opprettet egen arbeidsperm for brannvern (se vedlegg 1). Brannvesenet pålegger Statistisk sentralbyrå å utpeke en brannansvarlig. Disse er: I Kongsvinger: Svein Erik Børslungen (603) I Oslo: Arne Gunnar Teigen (602) Jf. Håndbok i datasikkerhet og fysisk sikring Elektriske anlegg og elektrisk utstyr Lovens krav om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr må i hovedsak overlates autoriserte fagfolk, men også på dette området er det den ansvarlige for virksomheten som har ansvaret for at kravene til internkontroll oppfylles. Dette fratar imidlertid ikke hver enkelt ansatt et klart ansvar for umiddelbart å melde fra om defekt utstyr, skader som oppstår eller andre uregelmessigheter Rapportering Brannansvarlig sender rapport over gjennomførte brannverntiltak og tiltak etter lov om tilsyn med elektrisk anlegg, til AMU innen 1. februar. Rapporten skal også omfatte planlagte tiltak for det nye året Stoffkartotek Det er utarbeidet eget stoffkartotek for renholdsmidler. Kartoteket oppbevares ved Kontor for fellestjenester i Oslo og Kongsvinger. Stoffkartoteket oppdateres kontinuerlig av 602 og Tilsynsmyndigheter Følgende etater vil føre kontroll med at forskriften etterleves i Statistisk sentralbyrå: Arbeidstilsynet Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern Elektrisitetstilsynet Sivilforsvaret 10

12 Statistisk sentralbyrås håndbøker 8. i avdelingene og verneområdene Et nært og godt samarbeid mellom verneombud og leder for verneområdene (avdelingsdirektørene) er grunnleggende for et godt fungerende HMS-arbeid Arbeidsperm for HMS-arbeidet ved avdeling/verneområde Hver avdeling og hvert verneområde bygger opp sin egen arbeidsperm som skal inneholde retningslinjer og dokumentasjon for HMS-arbeidet hhv. i avdeling og på verneområde. I tillegg oppbevares det i sekretariatet for AMU/ASU en sentral perm som inneholder dokumenter fra avdelingene som er behandlet i AMU. Arbeidspermen til avdelingen skal inneholde: Innholdsfortegnelse Lover, forskrifter, instrukser og prosedyrer/rutiner. Dette kapittelet må inneholde en oversikt over (og et eksemplar av) lover, forskrifter, instrukser og prosedyrer, rutiner som angår det aktuelle verneområdet. For lovområder knyttet til brann, elektrisitet og sivilforsvar skal oppfølgingen skje i Administrasjonsavdelingen, Kontor for fellestjenester, og aktuelt lovverk arkiveres i arbeidsperm for brannvern og for elektriske anlegg. Sekretariatet for ASU/AMU sørger for at alle avdelinger og verneområder får tilsendt oppdaterte lover, forskrifter, instrukser og prosedyrer til å sette inn i arbeidspermen Dokumentasjon Dette kapittelet skal omfatte egen dokumentasjon, tilsendte rapporteringsskjemaer og annen dokumentasjon fra HMS-håndboken. Gjennomførte tiltak arkiveres her Avviksbehandling Dette kapitelet skal omfatte egne registrerte avvik og rapporterte avvik. All avviksbehandling arkiveres her Mottatte rapporter fra aktuelle tilsynsmyndigheter, bedriftshelsetjenesten o.l. og eventuelt andre. Tilbakemelding fra ansvarlige for oppfølging arkiveres her, eksempelvis oversikt over arbeidsulykker Vedtak Vedtak fra AMU og Statistisk sentralbyrås ledelse, inklusive handlingsplaner for å forbedre arbeidsmiljøet samles her. Sekretariatet for ASU/AMU sørger for at alle avdelingene og verneområde får tilsendt de aktuelle vedtak Opplæring og gjennomførte kurs (Arbeidsmiljølovens 29, pkt. 2). Oversikt over de kurs- og opplæringstiltak som verneombudene og de ansatte på avdelingen/innenfor verneområdet, har gjennomgått, arkiveres her Kvartalsvise fraværsstatistikker, både seksjonsog avdelingsvis. Oversikter over fravær pr. kvartal for de aktuelle seksjoner og avdelinger arkiveres her Leder av verneområdets ansvar for kvaliteten på helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet I tillegg til det samordningsansvar som ligger hos administrerende direktør og det arbeid som skal ivaretas av AMU, skal den enkelte avdelingsdirektør, for sine verneområder, koordinere og påse at kvalitet på helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid sikres innenfor gitte rammer. Avdelingsdirektøren skal: ut fra Statistisk sentralbyrås overordnede mål for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, i samarbeid med sine medarbeidere, formulere avdelingens mål legge forholdene til rette for å gjennomføre og følge opp tiltak for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 8.3. Ansvars-, myndighets- og kommunikasjonslinjer Ansvars-, myndighets- og kommunikasjonslinjer skal være klart definerte og forstått. Når flere enheter er involvert i en aktivitet, skal ansvarsområdet for den enkelte enhet være definert. Formell kommunikasjon og ansvar for koordinering mellom de enkelte enhetene skal være beskrevet Informasjon I T-møtene er det viktig at forholdene blir lagt til rette så det faller naturlig å ta opp arbeidsmiljøproblemer. HMS-spørsmål/saker vil ha sitt utspring i interne møter på gruppe-/seksjonsnivå. Den enkelte leder rapporterer saker av betydning til sin foresatte Planlegging arbeidet tilrettelegges ved hjelp av systematisk planlegging av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. 11

13 Statistisk sentralbyrås håndbøker Handlingsplanene skal blant annet inneholde: oppgaver med tidsplan for aktiviteter og delaktiviteter som må utføres for å nå oppsatte mål, inkludert gjennomføring av kontrolltiltak og godkjenning behov for ressurser i form av personell, kompetanse, utstyr, prosedyrer, økonomi mv. Godkjente handlingsplaner bør foreligge før de aktuelle aktivitetene starter, og de som utfører arbeidet skal være kjent med planene og de forutsetninger disse bygger på. Handlingsplanene legges fram for AMU til orientering Revisjon/kontroll Statistisk sentralbyrås internkontrollsystem skal følges opp gjennom en årlig rapport til administrerende direktør, med kopi til AMU. Rapporten utarbeides av administrasjonsdirektør, jf Formålet er: å kontrollere at internkontrollsystemet er etablert og fungerer som planlagt å vurdere effektiviteten av systemet Det er Administrasjonsavdelingens ansvar å holde HMS håndboka løpende oppdatert. 12

14 Statistisk sentralbyrås håndbøker 9. Prosedyre for utarbeidelse av handlingsplan Handlingsplanene for HMS-arbeidet i avdelingene skal utarbeides for to år om gangen og inneholde to deler: 1) en statusrapport for de to foregående års handlingsplaner og 2) rapport fra kartleggingsrunder med tiltaksliste. Verneombudene skal trekkes aktivt inn i arbeidet med handlingsplanen allerede i planleggingsfasen. Hver avdeling bør ha en person som har ansvaret for koordinering av arbeidet dvs. en HMS-koordinator. Avdelingsdirektøren utpeker avdelingens HMS-koordinator. HMS-teamet i hver avdeling skal bestå av direktør, HMS-koordinator og verneombudene for verneområdene innenfor avdelingen. Følgende prosedyre for utarbeiding av handlingsplaner for helse-, miljø- og sikkerhets-arbeidet gjøres gjeldende for alle avdelinger i Statistisk sentralbyrå Handlingsplan (HP) - trinnvis 1 Statusrapport Formål: Kontrollere om tiltakene fra tidligere års handlingsplaner er iverksatt. 2 Handlingsplan Formål: Gi oversikt over de ulike problemområdene innen helse-, miljø- og sikkerhet. Forberedelse: Ha kontakt med verneombudene/bedriftshelsetjenesten og sette opp tidsskjema. Kartleggingsrunder: Kartlegge HMS-forhold og utarbeide forslag til avdelingens handlingsplan. T-møte: Administrasjonsdirektør: AMU: Behandle og godkjenne avdelingens HP. Samle alle avdelingers HP og utarbeide en HP for SSB. Godkjenne SSBs HP. Disposisjon - Et aktuelt hovedtema - Fysiske arbeidsforhold - støyforhold - lysforhold - klima - orden - renhold - inventar og utstyr inkl. datautstyr - fysiske belastninger - annet - Psykososiale forhold - trivsel - opplæringsforhold - psykososiale forhold - arbeidsoppgaver - annet 9.2. Beskrivelse av metode ved utarbeidelse av handlingsplan Forberedelse Avdelingens HMS-team skal definere mål vedrørende helse, miljø og sikkerhet (HMS) for en periode av to år med SSBs overordnede mål for HMS som rettesnor. Avdelingens T-møter skal ha handlingsplanen og HMSarbeidet oppe som sak, regelmessig gjennom toårsperioden. Verneombudene for avdelingens verneområder bør innkalles til disse sakene. HMS-koordinator tar initiativ overfor verneombudene i avdelingen og overfor seksjonene for å få innspill til hovedtema for kommende kartleggingsrunde. Det settes opp en tidsplan for gjennomføring av kartleggingsrundene som sammen med hovedtema, sendes til alle ansatte i avdelingen, verneombudene og bedriftshelsetjenesten. Forberedelsene bør gjennomføres i perioden oktober/november. Avdelingsdirektør har møte med HMS-teamet for å planlegge kartleggingsrunden. Kartleggingsrunder Problemområder kartlegges ved hjelp av punktlisten i vedlegg 2. Det lages mål for hvert problemområde. Målene settes opp som en handlingsplan for avdelingen med tidsfrister og hvem som er ansvarlig for oppfølgingen. Kartleggingsrundene skal gjennomføres annet hvert år. Kartleggingsrundene skal gjennomføres av ett av avdelingens verneombud og HMS koordinator og/eller andre som avdelingsdirektørene eventuelt delegerer denne oppgaven til. Kartleggingen bør gjennomføres i løpet av november/desember. I tillegg til de offisielle kartleggingsrundene benyttes også den årlige medarbeidersamtalen til å kartlegge fysisk og psykososialt arbeidsmiljø hos SSBs ansatte. HMS-koordinator er ansvarlig for å sammenfatte alle innspill som kommer fram i kartleggingsrundene og lage utkast til handlingsplan inklusive statusrapport og tiltaksliste. Utkastet sendes verneombudene, bedriftshelsetjenesten og avdelingens T-møte ca. 10 dager før handlingsplanen skal behandles i T-møte. Avdelingsdirektøren har møtet med HMS-teamet i etterkant av kartleggingsrundene som forberedelse til at saken blir lagt frem på T-møtet. T-møte HMS-arbeidet må ses i en økonomisk sammenheng og kartlegging kan gjøres parallelt med VP-prosessen og budsjettarbeidet eller det kan lages en rapport i begynnelsen av året som tas med i høstens VP-arbeid. Hand- 13

15 Statistisk sentralbyrås håndbøker lingsplanen må være ferdig i løpet av februar for å kunne være AMU i hende innen 1. april. Administrasjonsdirektør Administrasjonsdirektøren skal utarbeide en felles handlingsplan for SSB etter å ha mottatt godkjente handlingsplaner fra alle avdelinger innen 1. mars. AMU Forslaget til handlingsplan skal være AMU i hende innen 1. april og vedtas på AMU-møtet i april. Det vil si at AMU hvert annet år vedtar handlingsplaner for HMS-arbeidet i SSB. I tillegg til den toårige handlingsplanen skal det lages en langsiktig handlingsplan som viser Statistisk sentralbyrås planer og mål utover to år. Prosedyren er den samme som for den toårige handlingsplanen. Denne prosessen skal samordnes med virksomhetens øvrige planverk. Det bør hvert år i forbindelse med systemrevisjon vurderes om handlingsplanen "holder mål". Her bør handlemåte ved eventuell endring og ny godkjenning av metoden tas med. 14

16 Statistisk sentralbyrås håndbøker 10.Avslutning Holdning og vilje til etterlevelse av AML og til stadig å forbedre det eksisterende arbeidsmiljøet, kan videreutvikles ved et aktivt og målbevisst engasjement fra alle medarbeiderne. Gjensidig påvirkning i en positiv tone kan her være middelet. En avveining mellom det ønskelige og det oppnåelige i forhold til hva samfunnet ellers har behov for å disponere midlene til, må finne sted også når arbeidsmiljøet drøftes. 15

17 Statistisk sentralbyrås håndbøker Vedlegg A Oversikt over arbeidsmiljøaktiviteter Aktivitet Ansvarshavende Dokumentasjon Gjennomføring Rapportering Medarbeidersamtaler Alle ledere Registreringsskjema Årlig Seksjonsvis til avdelingen og til AMU innen 15. januar T -møter AMU Verneombud Handlingsplan Avdeling/ seksjon Adm.avd. v/ Personalseksjonen Administrerende avd. v/personalseksjonen Administrerende direktør Sakspapirer, dagsorden, referater (Byrånettet) AML med forskrifter, sakspapirer/referat AML med forskrifter Prosedyre,vedl.2 i HMS-håndboken Min. én gang pr. mnd. Min. fire pr. år Velges for to år innen 1. januar. Min.to møter pr. år i Oslo/Kongsv. Utarbeides årlig Referat sendes administrerende dir. til orientering Referat til Intranett, Årsrapp. til Arb. tilsynet innen 1. mars Rapport. til AMU ved behov til AMU via administrerendeavd. Bedriftshelsetjeneste Stoffkartotek Fysisk sikkerhetsarbeid Sykefraværs rapporter Administrerende direktør. Husøkonom/ Renholdsleder Kontor for Fellestjenester Adm.avd. ved Personal-seksjonen (Retningslinjer mangler) Datablad Branninstruks Sikkerhetshåndbok. Egenmeld./sykemeldinger, Formula Personal Løpende Ajourføres kontinuerlig Løpende Hvert kvartal Seksjonsvise (Kongsvinger)/avdelingsvise (Oslo) Helsekontaktrapporter, årsrapporter. Via Adm.avd. til AMU Administrerendeavd.og BHT Rapp. til SSBs sikkerhetsutvalg Årsrapport til AMU Til AMU og Arbeidsog administrasjons.- departementet 16

18 Statistisk sentralbyrås håndbøker Vedlegg B Punktliste til hjelp ved kartleggingsrunder i avdelingen De årlige kartleggingsrundene skal inneholde følgende temaer: ½ Et aktuelt hovedtema ½ Fysiske arbeidsforhold ½ Psykososiale forhold Følgende tema tas opp: Hvordan er det med ½ støyforhold ½ lysforhold ½ klima ½ orden ½ renhold ½ inventar og utstyr inkl. datautstyr ½ trivsel ½ opplæringsforhold ½ fysiske belastninger ½ psykososiale forhold ½ arbeidsoppgaver 17

19 Statistisk sentralbyrås håndbøker Vedlegg C Tidsplan for utarbeidelse av to-årig handlingsplan Utkast til mål for kommende periode HMS-team oktober/november Fastsetting av mål for kommende periode TM oktober/november Kartlegging av HMS-forholdene i avdelingen HMS-team november/desember Utkast til handlingsplan med tiltaksliste og statusrapport HMS-koordinator januar Verneombudene og bedriftshelsetjenesten får oversendt utkast HMS-koordinator januar/februar Godkjenning av avdelingens forslag til handlingsplan TM februar Utarbeide forslag til en felles handlingsplan for SSB Administrasjonsdirektøren mars Behandling av forslag til handlingsplan DM mars Handlingsplanen oversendes AMU Administrasjonsdirektøren 1. april Fastsetting av felles handlingsplan for SSB AMU april 18

20 Statistisk sentralbyrås håndbøker 19 Verneområdene i Statistisk sentralbyrå Avdeling 400 Avdeling 500 Avdeling 200 Avdeling 300 Avdeling 100 Avdeling 600 Avdeling 700 Verneområde E 501, 510, 520, 530, 540 Verneområde A 201, 202, 203, 230, 260 (97) Verneområde C 301, 302, 303, 310, 330, 350, 370O (89) Verneområde F 101, 601, 602, 630, 640O, (52) Verneområde G 710O, 720, 730O, 740 (87) Verneområde B 250, 220O, 210, 240, 270 (105) Verneområde D 340, 350 (60) Verneområde H 401, 402, 403, 410, 420, 440, (119) Verneområde J 220K (14) Verneområde K 320, 370K (47) Verneområde L 603, 640K (32) Verneområde M 710K, 730K (41) Verneområde I 430, 450, 460 (126) 19