Byrådssak 218/17. Sykkel-VM Tilleggsbevilgning ESARK

Transkript

1 Byrådssak 218/17 Sykkel-VM Tilleggsbevilgning KMK ESARK Hva saken gjelder: Byrådet foreslår i denne saken en tilleggsbevilgning som er innenfor bystyrets enekompetanse. Tilleggsbevilgningen på 45,4 mill. foreslås inndekket av sentral avsetning til usikkerhet. Forslaget er basert på de ekstraordinære beredskaps- og driftskontinuitetsbehov som er identifisert under forberedelsene til Sykkel-VM 2017, og som det ikke finnes budsjettdekning for i de opprinnelige bevilgningene til Sykkel-VM 2017 eller i eksisterende budsjetter. Alle byrådsavdelingene har identifisert sitt tiltaks- og ressursbehov som det ikke er gitt bevilgninger til og som ikke kan dekkes i eksisterende budsjetter. Det er utarbeidet en oversikt over de ekstrabevilgninger som det er behov for i den enkelte byrådsavdeling. Oversikten er vist på side 3. Bergen kommune skal sammen med Askøy kommune, Fjell kommune, Øygarden kommune og Hordaland Fylkeskommune være vertskap for Sykkel-VM i perioden fra 16. til 24. september Sykkel-VM på landevei er et av verdens største idrettsarrangement og det største sommeridrettsarrangementet Norge kan være vertskap for. Norges Cykleforbund har etablert selskapet Bergen 2017 AS som er ansvarlig arrangør. Selskapet er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av selve idrettsarrangementet etter retningslinjer gitt av det internasjonale sykkelforbundet Union Cycliste Internationale (UCI). Bystyret bevilget den 29. mai 2013 i sak 96-13, NOK 20 millioner til gjennomføring av Sykkel-VM. Disse midlene forvaltes av Bergen 2017 AS. Det forrige byrådet inngikk videre den 21. april 2015 en avtale med Bergen 2017 AS som regulerer ansvarsforhold mellom kommunen og arrangørselskapet. Denne avtalen forplikter Bergen kommune til å gjennomføre ulike aktiviteter tilknyttet arrangementet. Byrådet bevilget i møte i sak kr. 5 millioner til ansettelse av 5 midlertidige årsverk ut 2017 for vertskommunens planlegging og gjennomføring av Sykkel-VM Bergen kommune har siden høsten 2015 ledet vertskommunenes planlegging av sikkerhet, beredskap og driftskontinuitet, tilknyttet arrangementet. Planleggingsarbeidet har vært et samvirke mellom kommunene, nødetatene, helseforetaket, Forsvaret, Heimevernet, Sivilforsvaret, Havnevesenet, Skyss, Statens vegvesen, og private aktører med ansvar for samfunnskritisk infrastruktur. Bergen 2017 AS har også deltatt i planleggingen for å sikre tilfredsstillende koordinering med eget arbeid. Gjennom planleggingen av sikkerhet og beredskap knyttet til arenasikkerheten, og driftskontinuiteten til samfunnskritiske tjenester, er det identifisert at de bevilgninger som er overført Bergen 2017 AS fra kommune, fylkeskommune og stat til sikkerhet og beredskap, veiarbeider og kollektivtrafikk, har vært vesentlig underdimensjonert. Samtidig er det identifisert at sentrale, viktige og nødvendige tiltak og aktiviteter ikke har vært tatt med i det opprinnelige arbeidet tilknyttet søknadsprosessen, med den følge at disse ikke har vært tatt med i de opprinnelige kostnadsvurderingene og bevilgningene. Eksempler på dette er at Vest politidistrikt i søknadsprosessen antydet NOK 3,5 millioner som sine utgifter tilknyttet arrangementet, mens kostnadsbildet i den senere planlegging har vist et reelt behov for tilleggsbevilgninger ut over dette for over 30 millioner. Likeledes har de opprinnelige dimensjoneringene og kostnadsberegningene tilknyttet statlige og fylkeskommunale veiutbedringer og kollektivtransport, vist seg å være underfinansiert med et tilleggsbevilgningsbehov fra staten på over 25 millioner. Også internt i Bergen 1

2 kommune har de opprinnelige kostnadsberegningene utført under søknadsprosessen, vist seg å være underdimensjonert. De opprinnelige beregningene identifiserte kun tiltak og aktiviteter tilknyttet selve gjennomføringen av idrettsarrangementet, mens kostnader tilknyttet avtalefestede tiltak og aktiviteter, nødvendig omlegging av helsetjenester og trafikk, bruk og ivaretakelse av kommunale eiendommer og byrom, samt økt ressursbruk hos nødetater og andre beredskapsaktører, herunder tilfredsstillende samvirke og koordinering mellom samfunnets ressurser, ikke ble identifisert og medberegnet i tidligere bevilgninger. Store og sentrale deler av veinettet i og rundt Bergen vil være stengt for normal ferdsel mellom klokken 0830 og klokken 1900 under Sykkel-VM. Dette medfører at flere større og sentrale områder i Bergen vil miste tilkomst og framkommelighet for kjøretøy. Dette får store konsekvenser for nødetatene og andre beredskapsressurser, samt kommunale tjenesteytere. I planleggingsarbeidet som Bergen kommune har ledet siden høsten 2015, har ulike arbeidsgrupper i flere delprosjekter gjennomført risikoanalyser, sikringsrisikoanalyser, beredskapsanalyser og kontinuitetsanalyser, og det utarbeides nå beredskapsplaner og sikkerhetsplaner, samt driftskontinuitetsplaner for opprettholdelse av forsvarlig drift av lovpålagte kommunale tjenester. De krevende omstendighetene under Sykkel-VM vil også by på en rekke samvirkeutfordringer mellom offentlige og private aktører. For å imøtekomme disse samvirkeutfordringene, etableres det et samvirkesenter under Sykkel-VM. Det er første gang det etableres et slikt samvirkesenter i Norge, og senteret er et konkret verktøy for å utøve samvirkeprinsippet i praksis og vil være et tilsvar på tidligere beredskapssituasjoners kritikk av manglende samvirke mellom viktige beredskapsressurser. Den vesentligste del av det identifiserte tiltaks- og ressursbehovet, med tilhørende behov for tilleggsbevilgninger, er relatert til innbyggernes og publikums trygghet og sikkerhet, og ikke direkte knyttet til gjennomføringen av sykkelrittene og selve idrettsarrangementet. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Gjeldende økonomireglement og budsjettfullmakter. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar forslag til tilleggsbevilgning pålydende totalt 45,4 millioner til dekning av ekstraordinære utgifter til beredskaps- og driftskontinuitetstiltak under Sykkel-VM 2017 slik det fremgår av saksutredningen og gir byrådet fullmakt til å gjennomføre vedtaket. 2. Tilleggsbevilgningen vedtas inndekket av avsetning til usikkerhet på sentrale budsjettposter. 3. Bystyret vedtar at tilleggsbevilgningen skal avsettes sentralt og dekke faktiske utgifter etterskuddsvis. 4. Bystyret vedtar at en eventuell ubenyttet del av tilleggsbevilgningen skal tilbakeføres bykassen. Dato: 23. mai 2017 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder 2

3 Oversikt over behov for ekstrabevilgninger som byrådsavdelingene har identifisert i sin planlegging: BYRÅDSLEDERS AVDELING: Lokaliteter, materiell og møte- og øvingsaktiviteter for planleggingsprosjektet: Utgifter til kontor, materiell og analyse- og planleggingsmøter for prosjektorganisasjonen, samt opplæring og øvingsaktiviteter til samvirkesenter: NOK ,- Etablering, drift og avvikling av samvirkesenter for Sykkel-VM 2017: Tilpassing og tilbakeføring av lokaler, innkjøp av monitorer og materiell, samt trykking av planverk: Ekstraordinære kostnader til mannskaper, 16 personer, til åtte funksjoner i samvirkesenter: Innleie av aggregatberedskap til samvirkesenteret og stortingsvalget 2017, samt opprettelse og tilbakeføring av midlertidige lokaler til stortingsvalget 2017: Karttjenester: Innleie av konsulentbistand fra Geodata AS til utarbeidelse av operative kart og kart til innbyggerinformasjon, samt deltakelse i samvirkesenter og reise og oppholdsutgifter: NOK ,- Krisehåndteringssystem og befolkningsvarsling: Tilrettelegging i kommunens krisehåndteringssystem CIM, og innkjøp av UMS-system for lokasjonsbasert befolkningsvarsling i samarbeid med Politidistrikt Vest: Informasjonstjenester: Økt bemanning på Innbyggerservice, samt opprettelse, drift og avvikling av informasjons- og mediesenter: Ekstraordinære kostnader til mannskaper, 8 personer, til fire funksjoner i informasjons- og mediesenter: NOK ,- Brannforebyggende arbeid og brannberedskap: Økt bemanning på Operativ avdeling, Forebyggende avdeling, 110-sentralen og samvirkesenter: NOK ,- Forsyninger og logistikktjeneste: Forsyninger og logistikktjeneste til samvirkesenter, informasjons- og mediesenter og midlertidige ressursbaser: TOTALT BYRÅDSLEDERS AVDELING: NOK ,- BYRÅDSAVDELING FOR BYUTVIKLING: Økt bemanning: Styrket bemanning i ordinære tjenester, på kommunens vaktsentral, bymiljøetatens informasjonstjenester og deltakelse i samvirkesenter med 6 personer i 3 funksjoner: NOK ,- Renovasjons- og toalett-tjenester: Personell og materiell, samt innleie mobile toaletter og transport: NOK ,- Veidrift og bilberging: Personell og materiell, samt transport til veidrift og innleie bilberging: NOK ,- Ekstra trafikkbetjenter og byvektere: Innleie, losji, opplæring og materiell til ekstramannskaper: 3

4 NOK ,- Veiarbeider og trafikale tilpassinger: Prosjektering og bygging av midlertidig bro og midlertidige veier for nødetater, samt diverse sperremateriell og transportkostnader: NOK ,- Overtid: Overtid for ordinære driftsmannskaper, samt tilrettelegging av karttjenester. TOTALT BYRÅDSAVDELING FOR BYUTVIKLING: NOK ,- BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, INNOVASJON OG EIERSKAP: Etablering IKT-tjenester og deltakelse i samvirkesenter: Materiellkostnader og deltakelse med 2 personer i 1 funksjon i samvirkesenter: NOK ,- Etablering og drift av midlertidige ressursbaser: Etablering av midlertidige desentraliserte ressursbaser for helse-, brann- og håndverksressurser i eksisterende kommunale bygg, samt økte renholds- og vaktmesterutgifter: NOK ,- TOTALT BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, INNOVASJON OG EIERSKAP: NOK ,- BYRÅDSAVDELING FOR HELSE OG OMSORG: Økt bemanning og tilrettelegging for hjemmebaserte tjenester og tjenester til utviklingshemmede: Økt bemanning og innkjøp av alternative fremkomstmidler og materiell: Økt bemanning på sykehjem og midlertidig ansettelse av fagkoordinator: Økt bemanning og overtid på sykehjem, samt midlertidig ansettelse av fagkoordinator for helsetjenester og deltakelse med 2 personer i 1 funksjon i samvirkesenter: NOK ,- Økt bemanning Bergen legevakt, ØHD og midlertidige ressursbaser: Økt bemanning og overtid på Bergen legevakt, ØHD og midlertidige ressursbaser, samt innkjøp av alternative fremkomstmidler og materiell, herunder også for ergo- og fysioterapi, barnevern og helsestasjoner: NOK ,- TOTALT BYRÅDSAVDELING FOR HELSE OG OMSORG: NOK ,- BYRÅDSAVDELING FOR SOSIAL, BOLIG OG INKLUDERING: Uforutsette overtidsutgifter. TOTALT BYRÅDSAVDELING FOR SOSIAL, BOLIG OG INKLUDERING: BYRÅDSAVDELING FOR BARNEHAGE, SKOLE OG IDRETT: Uforutsette overtidsutgifter. TOTALT BYRÅDSAVDELING FOR BARNEHAGE, SKOLE OG IDRETT: BYRÅDSAVDELING FOR KLIMA, KULTUR OG NÆRING: For ansvarsområdene kultur og næring vil driftskontinuitet dreie seg om å bruke Sykkel-VM 2017 som en enestående anledning til internasjonalt å synliggjøre Bergen som er attraktivt sted for kultur, næringsetablering, reiseliv og opplevelser, samt å utarbeide en ringvirkningsanalyse. TOTALT BYRÅDSAVDELING FOR KLIMA, KULTUR OG NÆRING: 4

5 TOTALT BERGEN KOMMUNE: NOK ,- 5