# tema: Permittering og oppsigelse FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: Endringer i Ferieloven Årsoppgjør

Transkript

1 RAPPORTEN # tema: Permittering og oppsigelse FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: Endringer i Ferieloven Årsoppgjør

2 Toppen er i enden av en motbakke Statistisk sentralbyrå skisserer følgende utsikter for norsk og internasjonal økonomi. Den økonomiske nedgangen startet i 2008 og kommer til å fortsette hele inneværende år På årsbasis vil ledigheten ligge på rundt 5 prosent neste år. Etterspørselen vil avta både hjemme og ute. Verst går det ut over eksportnæringa og industrien. Oljeinvesteringene vil holde seg stabile, og kan avta noe. Veksten i forbruket er i fritt fall og kommer ikke til å ta seg opp igjen før i Spareraten øker til over 7 prosent i år og neste år. Rentene vil synke ytterligere, styringsrenta vil ved årsskiftet ligge på 2,5 % Boligmarkedet vil fortsette å falle, men ikke like raskt som til nå. Eneboligprisen skal ned ytterligere 10 prosent på årsbasis sammenlignet med Både reallønna og prisene skal opp i år, men ikke like mye som de foregående årene. Med dette som bakteppe er det mange ledere og medarbeidere rundt om i privat sektor som bruker mye tankegods på å finne ut hvilken betydning dette har for egen virksomhet. Det vi vet så langt er at det er store forskjeller mellom ulike næringer og geografiske områder. Dessverre er det alt for mange som blir grepet av passivitet og venter for lenge med å iverksette tiltak eller oppsøke hjelp, og da blir man ofte fanget i en spiral som kan være svært vanskelig å komme ut av. I denne årets første utgave av Kvartalsrapporten tar vår jurist Espen 2 kvartalsrapporten 1/09 Berg Knutsen for seg hvilke regler som gjelder rundt permittering og oppsigelse, som kan være nødvendige tiltak for noen. Men før en går til et slikt skritt bør alle foreta en nøye gjennomgang av hvilken medisin som virker best. Ofte kan hurtigvirkende medisin få svært uheldige bivirkninger over tid. Medarbeiderne har de fleste investert store summer i gjennom kompetanse og erfaringsbygging. En investering, som etter oppsigelser, må gjøres på nytt når konjunkturene snur. I dårlige tider er det ekstra viktig at alle medarbeiderne står ekstra på og yter sitt beste for å nå bedriftens mål. Det er i slike tider medarbeiderne trenger ekstra påfyll og inspirasjon. En annet område som ofte blir kuttet på i dårlige tider, er markedsbudsjettene. Det som skal danne grunnlaget for fremtidige inntekter. Med færre medarbeidere og mindre aktiviteter som gjør virksomheten synlig, blir det tyngre å komme opp motbakken. I likhet med vår mer private sfære er det også i næringslivet avgjørende å søke profesjonell hjelp når man opplever symptomer på alvorlig sykdom. Og jo før man kommer i gang med behandlingen, jo større er sjansen for å komme helskinnet ut av situasjonen. Våre regnskapsførere og rådgivere kjenner kundenes organisasjoner godt, og vil kunne bistå med råd rundt hvordan man kan tilpasse driften til endrede omgivelser. Lurer du på hva vi kan gjøre for deg bortsett fra tradisjonell regnskapsføring, vil din kontakt i Økonor gi deg en oversikt. Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør Økonor Norge

3 Tema: Permittering og oppsigelse Når en virksomhet opplever at arbeidsmengden reduseres slik at det ikke er nok arbeid til å beskjeftige alle ansatte, oppstår det behov for arbeidsgiver å iverksette tiltak for å sikre videre fremtidig drift. - Det er i hovedsak to virkemidler arbeidsgiver har adgang til å benytte seg av overfor sine ansatte: permitteringer og oppsigelse, sier Espen Berg Knutsen, jurist og driftsrådgiver i Økonor Norge. PERMITTERINGER - Med permittering mener man når en arbeidstaker blir midlertidig løst fra sin arbeidsavtale etter påbud fra arbeidsgiver. I slike tilfeller blir arbeidstaker løst fra retten og plikten til å arbeide og arbeidsgiver plikten til å utbetale lønn, sier Berg Knutsen. - I motsetning til oppsigelse eksisterer ingen skrevne lovregler som på generelt grunnlag regulerer hvordan en arbeidsgiver skal gå frem når man skal permittere arbeidstakere eller angi vilkårene for permitteringer. Det er derfor viktig å vite at permittering er et virkemiddel som arbeidsgiver kun kan benytte seg av når det er snakk om midlertidig mangel på arbeid. I Hovedavtalen mellom LO og NHO slås det fast at arbeidsgiver skal gi arbeidstaker 14 dagers varsel før iverksettelse av permitteringen, sier han. Kravet til saklighet utvelgelse av ansatte - Det anbefales at utvelgelseskriteriene forankres med de tillitsvalgte, sier Berg Knutsen. - Er partene uenig i kriteriene bør dette komme med i protokollen fra forhandlingene. - De utvelgelseskriteriene som benyttes i praksis er ofte en kombinasjon av ansiennitet, kvalifikasjoner og særlige sosiale eller personlige hensyn. Det finnes ikke noe klart prinsipp eller retningslinjer som angir hvor mye det enkelte moment skal vektlegges, sier Berg Knutsen. - Utgangspunktet for de fleste arbeidsgivere er og bør likevel være sist inn, først ut. Men, det er likevel viktig å påpeke at bruk av ansiennitet alene ikke er nok i alle tilfeller til å tilfredsstille kravet til saklighet. Særskilt kompetanse som vurderes som viktig for videre drift kan medføre at en med lengre ansiennitet må vike før en med kortere ansiennitet, sier han. OPPSIGELSE - Med oppsigelse menes de tilfeller når en arbeidstaker blir permanent løst fra sin arbeidsavtale etter påbud fra arbeidsgiver, sier Berg Knutsen. - I motsetning til permitteringer eksisterer det en god del skrevne lovregler som på generelt grunnlag regulerer hvordan en arbeidsgiver skal gå frem nå denne skal si opp arbeidstakere, forklarer han; - Av Arbeidsmiljøloven (AML) 15-1 fremgår det at Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det, sier han. En oppsigelse skal skje skriftlig, jf og skal enten leveres personlig til arbeidstaker eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers adresse, sier Berg Knutsen. Arbeidsmiljøloven stiller også krav til innholdet i en oppsigelse fra arbeidsgiver. Den skal inneholde opplysninger om: 3 kvartalsrapporten 1/09 Arbeidstakers rett til å kreve forhandlinger Arbeidstakers rett til å reise

4 søksmål Arbeidstakers rett til å stå i stillingen De fristene som gjelder for å kreve forhandlinger, reise søksmål og stå i stillingen Fortrinnsretten til ny tilsetting (der oppsigelsen er begrunnet i arbeidsmangel) Hvem som er arbeidsgiver Hvem som er rett saksøkt - Dersom arbeidsgivers oppsigelse ikke er gitt skriftlig eller ikke inneholder opplysninger som nevnt ovenfor, og arbeidstaker går til søksmål innen 4 måneder etter at oppsigelsen fant sted, vil oppsigelsen kjennes ugyldig. Dette gjelder ikke med mindre særlige omstendigheter gjør dette åpenbart urimelig, opplyser han. Retten til å fortsette i stillingen ved tvist om oppsigelsens gyldighet - I AML fremgår det at ved tvist om et arbeidsforhold lovlig er brakt til opphør etter reglene i 15-7 kan arbeidstaker fortsette i stillingen så lenge forhandlinger pågår. Arbeidstaker kan under forhandlinger og under behandling av et søksmål kreve å få fortsette i jobben sin inntil saken er rettskraftig avgjort, sier han. Arbeidstakers plikter i oppsigelsesperioden - Ifølge rettspraksis har arbeidstaker plikt til å jobbe ut oppsigelsestiden med de forpliktelser dette medfører i henhold til det arbeid som skal utføres, forklarer Berg Knutsen. - Arbeidstaker har ikke rett til å informere kunder om oppsigelsen. Kunden skal orienteres av arbeidsgiver, så snart som mulig. Arbeidstaker plikter å samarbeide med ledelse og kollegaer med å overføre kunder til annen ansatt før oppsigelsestidens utløp, slår han fast. Han legger til at arbeidstaker må være inneforstått med at ferie eller avspasering ikke kan legges til oppsigelsestiden, med mindre annet avtales særskilt. Kravet til saklighet om oppsigelse på grunn av forhold i virksomheten - Oppsigelse på grunn av nedbemanning, omstilling, restrukturering mv. forutsetter at oppsigelsen er saklig begrunnet i virksomhetens forhold, sier Berg Knutsen. - Oppsigelser som begrunnes i forhold i virksomheten må være bedriftsøkonomisk begrunnet. Med dette forstås at oppsigelsen må være et egnet middel til å forbedre bedriftens resultat. Det er intet krav om at bedriften nærmest vil gå konkurs dersom oppsigelsen ikke blir gjennomført, fortsetter han. Kravet til saklighet utvelgelse av ansatte - Skjematisk kan oppsigelsesprosessen beskrives slik at virksomheten først må identifisere overtalligheten, det vil si hvilke stillinger som er overtallige og som skal fjernes. Når dette er gjort blir det spørsmål om utvelgelse, dvs. hvilke ansatte som skal sies opp. Kravet til saklighet er de samme for oppsigelse som for permitteringer, og reiser de samme spørsmål om utvelgelseskrets og -kriterier, avslutter han. Endringer i Ferieloven De nye endringene som trådte i kraft 1. januar betyr blant annet en enda strengere plikt til å ta ferie. Kvalitets- og fagansvarlig i Økonor, Anna Lise Bringsli, tar for seg viktige punkter i endringene. En av de største endringene som trådte i kraft 1. januar betyr en strengere plikt til å ta ferie, begrensing av overføring av ferie og at alle 60-åringer kan ta lenger ferie. Hvordan påvirker oppdateringene en arbeidstakers hverdag? - Det nye er at loven nå også introduserer en plikt for arbeidstaker å avvikle ferien hvert år, korrigerer hun. Retten til å avtale at ferie kan tas på forskudd eller overføres til neste år er nå redusert til maksimum 2 uker. Loven sier 12 virkedager, men har definert virkedager som alle dager unntatt søndag. Det nye som kommer i denne revideringen er at alle som fyller 60 i løpet av ferieåret får rett til en ekstra uke. Tidligere måtte du fylle 60 år før 1. september for å kvalifisere, sier hun. Gjelder endringene om man begynner i ny jobb, feriepenger eller sykdom under ferien? Ny jobb - Hvis man begynner i ny jobb før 30. september har man rett til fire uker og en dag, eventuelt fem uker hvis denne ordningen er innarbeidet på arbeidsplassen, forklarer Bringsli. Dette gjelder hvis man ikke har fått tatt ut ferie hos tidligere arbeidsgiver. 4 kvartalsrapporten 1/09

5 Starter man etter 30. september har man rett på 1 ukes ferie. Imidlertid opptjener man feriepenger av lønn i året før ferieåret. Det vil si at du ikke har feriepenger å ta ut første året i ny jobb. Året etter vil opptjente feriepenger avhenge av hvor mye du tjente året før, sier hun. Når du skifter arbeidsgiver skal feriepengene utbetales siste vanlige lønningsdag før fratreden, eventuelt ved utbetaling av sluttoppgjør, slår Bringsli fast. Feriepenger - Feriepenger følger ferien og skal i utgangspunktet utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. Man kan imidlertid kreve å få feriepengene utbetalt senest 1 uke før ferien tar til. Det som er endret i den nye loven er muligheten til å få utbetalt lønn for ikkeavviklet ferie, utdyper Bringsli. - Hvis en ved årets utløp har til gode feriedager hvor det ikke er avtalt overføring, blir disse automatisk overført til neste år. Hvis ferien ikke blir avviklet skal feriepengene utbetales når man slutter i bedriften, sier hun. - Selvfølgelig er det ett unntak; hvis bedriften har en avtale om 5 ukers ferie, kan en fritt avtale utbetaling av lønn for ikkeavviklet feire for de 4 dagene som ikke er lovpålagte, forklarer hun og legger til at når det gjelder ferie og sykdom er det ingen endringer. Hvordan påvirker endringene hvordan arbeidsgivere må tenke i forhold til ferieavvikling? Bringsli forteller at de nye reglene medfører at arbeidsgivere må ha ett større fokus på at ansatte tar fire uker pluss en dag ferie i løpet av ferieåret, pluss en ekstra uke for de som er over 60 år; Det er viktig å være klar over at en nå mister muligheten til å utbetale kompensasjon for ikke-benyttet ferie, med unntak av ferie ut over den lovfestede. Det vil for de fleste si fire dager eller mindre, sier hun. - Ved at en mister muligheten til å kompensere for ikke-avviklet ferie, vil en få mer ferie å avvikle på et senere tidspunkt eller en større restgjeld å gjøre opp ved avslutning av arbeidsforholdet, fortsetter hun. - Ved dårlig planlegging over år kan dette bli et betydelig beløp. Har en arbeidstaker for eksempel unnlatt å avvikle en uke i året over 10 år, må det utbetales 10 ukers ekstra lønn ved oppsigelse. Jeg ser her bort fra unntakene for sykdom og permisjoner. Den nye ferieloven gir ifølge Bringsli arbeidsgiver en plikt til å gi arbeidstaker en erstatning i tillegg til å overføre feriedager hvis arbeidsgiver forsettlig eller uaktsomt unnlater å sørge for at arbeidstakeren får avviklet feire. Erstatningens skal omfatte det økonomiske tap, og en rimelig erstatning for velferdstap. Erstatningen kan reduseres, eventuelt falle helt bort dersom det på grunn av skadens omfang eller andre omstendigheter er rimelig at arbeidstaker helt eller delvis bærer skaden selv. Årsoppgjør Hva må du som bedriftsleder ha klart for regnskapsføreren? - Næringsdrivende må, delvis i kjølvannet av finanskrisen, ta stilling til balanseført verdi av fast eiendom, maskinpark, produksjonsutstyr, fordringer og finansielle anleggsmidler som aksjer og fondspapirer, sier rådgiver i Økonor, Truls Aanstad. Årsoppgjøret er ett vell av viktige detaljer som må huskes. Først, hvordan definerer man eiendeler? - Eiendeler som ved anskaffelse ble vurdert til å ha en levetid på mindre enn ett år klassifiseres som omløpsmidler som skal vurderes til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi, ofte tilsvarende salgsverdien. Der antatt levetid er over ett år blir eiendelen klassifisert som et anleggsmiddel. Anskaffelseskost for anleggsmidler ved kjøp er kjøpspris 5 kvartalsrapporten 1/09 med tillegg av kjøpsutgifter. Anleggsmidler skal nedskrives til virkelig verdi ved verdifall som forventes ikke å være forbigående, sier Aanstad og fortsetter: - Bokføringslovens 11 sier at det skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. For virksomheter som ikke har årsregnskapsplikt skal alle balanseposter i næringsoppgaven dokumenteres. Bokføringsforskriftens kapittel 6, 6-1 til 6-4 har en nærmere beskrivelse av hvordan utvalgte balanseposter skal dokumenteres, utdyper han. Huskeliste for Årsoppgjør Original selvangivelse Skatteoppgjøret for forrige år Årsoppgave fra banker og andre finansinstitusjoner vedr innskudd og gjeld Årsoppgaver over aksjer/obligasjoner Deltakeroppgaver vedrørende andeler i ansvarlige selskap og KS Oppgave over ligningsverdi og utbytte fra ikke-børsnoterte aksjeselskaper Årsoppgave vedrørende pensjonspremiefond Kassetelling pr 31.12

6 Varetellingslister Oversikt over andre påløpne inntekter og kostnader Bilag som gjelder inntektsåret som ikke er levert tidligere Oppgave over kundefordringer med tapsrisiko Konstaterte tap på fordringer som ikke er regnskapsført som tap i løpet av året: Mottatte kontoutskrifter/ saldoforespørsler fra kunder og leverandører Uttak av varer til bruk i bedriften Uttak av varer til eiere Kilometerstand biler og evt. kjørebøker Oversikt over pantstillelser Oppgave over eventuelle garantistillelser og kausjonsansvar Endring i eiersammensetning gjennom året Aanstads kommentarer til huskelisten: Varetellingslister - Alle næringsdrivende med varelager skal foreta en nøyaktig opptelling av varebeholdningen, og det må settes opp en varetellingsliste. Listen skal inneholde alle varene bedriften eier, i tilegg til varer som antas å være usalgbare, sier han. - Den skal også som minimum inneholde en oversikt over varens art, antall og verdi, samt en summering av basisverdiene. Varelageret skal deles opp i hovedgrupper. Den som har talt opp, skal datere og signere oppstillingen. Vareopptellingslisten med underbilag skal oppbevares i 10 år. Det er også viktig at de næringsdrivende som har varer i arbeid, altså utført arbeid som ikke er fakturert per 31.12, setter opp en oppstilling over dette, sier han. Konstaterte tap på fordringer som ikke er regnskapsført som tap i løpet av året - Bedriftene må, i forbindelse med årsskiftet, gjennomgå kundefordringene og sjekke om det er noen av kundene som må tapsføres, sier Aanstad. - Kriteriene for skattemessig tapsføring er: At det er foretatt tvangsinndrivning, eller inkasso har vært forgjeves At fordringen er en kundefordring som ikke er innfridd innen 6 måneder etter forfall til tross for at minst tre purringskrav har blitt sendt med normale purringsintervaller At offentlig gjeldsmegling, konkurs-, likvidasjons- eller avviklingsbehandling i skyldnerens bo gjør det klart at bomidlene ikke gir eller ikke vil gi fordringen dekning eller at fordringen ut i fra en samlet vurdering klart må anses som tapt - Dersom dette gjøres før kan selskapet trekke fra tapet skattemessig. I tillegg får virksomheten mulighet til å sette av beløp som skattemessig avsetning for å dekke fremtidige tap. Dessuten kan selskapet trekke fra merverdiavgiften på tapet dersom fakturaene inkluderte MVA, gjør Aanstad oppmerksom på. Mottatte kontoutskrifter/saldoforespørsler fra kunder og leverandører - Leverandørgjeld avstemmes mot kontoutskrift per På den måten får bedriften både bekreftelse på at saldoen er korrekt pr 31.12, og kan i tillegg sjekke at alt varekjøp har blitt registrert, sier han. Uttak av varer til eiere: - Bedriften skal fortløpende føre dette uttaket slik at det blir korrekt tatt med i hver merverdiavgiftstermin. Dersom dette ikke er gjort gjennom året, må bedriften påse at dette blir innlevert per 31.12, sier Aanstad. Totalleverandør av forbruksvarer Corporate Express Norge AS er Norges ledende totalleverandør av forbruksmateriell. Vi har hovedkontor i Oslo og salgskontorer i: Moss, Larvik, Hamar, Kristiansand, Stavanger, Haugesund, Bergen, Trondheim, Ålesund, Bodø og Tromsø. Corporate Express Norge AS Per Krohgs vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuset, NO-1001 Oslo Telefon: Telefaks: E-post: mailbox@cexp.no Tilbakemeldinger Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. Utgiver: Økonor Norge AS Svolvær Telefon: Telefaks: Epost: norge@okonor.no redaktør: Trine Waldahl PRODUKSJON: Hambre & Partners AS