Fredrikstad kommune Regulering og Teknisk Drift Utbyggingsavdeling

Transkript

1 Fredrikstad kommune Regulering og Teknisk Drift Utbyggingsavdeling Nytt balansert ventilasjonsaggregat med tilhørende installasjoner til Rød Skole i Fredrikstad kommune Sideentreprise Bok 0 Generell informasjon, Anbuds- og kontraktsbestemmelser NS 8406 Tilbudsfrist: kl. 12:00 Rudolf Pettersen 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Beskrivelse av leveransen Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg... 9 Rudolf Pettersen 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE Versjon 1 Med forbehold om administrativ og politisk godkjennelse av prosjektet inviterer Fredrikstad kommune til å gi tilbud på nytt balansert ventilasjonsanlegg til Rød skole. Anskaffelsen baseres på konkurranse med forhandling i henhold til - Forskrift om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal gis på grunnlag av innhold og bestemmelser i dette dokument. Prosjektet skal gjennomføres som en sideentreprise i henhold til NS 8406, med de tilføyelser og endringer som er måtte fremkomme av dette dokumentet. 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Fredrikstad kommune, etat Bygg og eiendom, virksomhet Forvaltning formålsbygg v/erik Ramberg. Prosjektleder for dette prosjektet er Rudolf Pettersen i Fredrikstad kommune, Utbyggingsavdelingen, Bygg og eiendom. Det er etablert en brukergruppe bestående av de to overnevnte, representanter fra virksomheten, ansatte og fra bygg-forvaltning. I tillegg er følgende rådgivere engasjert til dette prosjektet: Rådgiver VVS Freddy Hagelund fra Planteknikk AS Rådgiver Marit Storløkken fra Rådgiverhuset AS Arkitekt Vebjørn Kjelsrud fra Plus Arkitektur Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Rudolf Pettersen Postboks 1405, 1602 Fredrikstad rudpet@fredrikstad.kommune.no Prosjektet IN 1029 omfatter en del tiltak rettet mot brannsikkerhet, oppgradering av det elektriske anlegget samt oppgradering/utskiftning av ventilasjonsanlegget for deler av Rød skole. Denne utlysningen dreier seg kun om ventilasjonsanlegget. Øvrige leveranser vil bli tildelt etter mini konkurranser blant kommunens rammeleverandører. Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver Rudolf Pettersen 3

4 hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Beskrivelse av leveransen Beskrivelse av leveransen følger av ytelsesspesifikasjonen (Del 2). I korte trekk dreier leveransen seg om: Detaljprosjektering Leveranse, montering og idriftsettelse av anlegget. Opplæring inklusive dokumentasjon av driftsrutiner og vedlikeholdsrutiner. Serviceavtaler og garanti. Eventuell etablering av et tilstrekkelig reservedelslager lokalt. Tidsrammene for montering og idriftsettelse er fra og med til og med Det er påkrevet at de delene av skolen som blir berørt av byggearbeidene ikke blir utilgjengelige for skolen utover denne tidsrammen. I forhandlingsfasen (se pkt «6.1 Viktige datoer») vil det bli lagt opp til en bindende framdriftsplan for hele prosjektet, det vil si sammen med oppdragsgiver, rådgivere, entreprenør og øvrige tekniske fag. Det stilles til disposisjon rikelig med lagringsplass ut og inne, spiseplass og øvrige nødvendige fasiliteter. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen og tildelingskriterier samt vedlegg. Vedlegg A Egenerklæring etiske krav Del 2 Ytelsesspesifikasjon med de vedlegg som er angitt i tabellen nedenfor. Vedlegg B Ytelsesspesifikasjon med pris bilag Vedlegg C Tegningsliste Vedlegg D Vedlegg E Vedlegg F D Rudolf Pettersen 4

5 Vedlegg G Vedlegg H D Vedlegg I Vedlegg J D Del 3 Øvrige vedlegg Vedlegg K Byggehåndbok versjon 3.21 Vedlegg L FDV-manual revisjon 4.0 Vedlegg M Rent tørt bygg 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Uke 45 Eventuell tilbudsbefaring/tilbudskonferanse , kl 12:00 Referat fra tilbudsbefaring/tilbudskonferansen Frist for å levere tilbud , kl 12:00 Vedståelsesfris Evaluering/Forhandling Uke 48 og 49 Meddelelse om valg av leverandør Uke 50 Klagefrist10 dager etter meddelelse av leverandør Kontraktsinngåelse Uke 52 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Rudolf Pettersen 5

6 Tilbyderne med de beste tilbudene etter innledende evaluering vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: IN 1029 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post innen kl Rudolf Pettersen 6

7 3 KVALIFIKASJONSKRAV Absolutte basiskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen ( ) Krav 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav En attest for skatt og betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Bekreftelse på etisk og profesjonell forretningsførsel Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leveringsevne Egenerklæring etiske krav skal leveres, skjema vedlegg 2 kan benyttes. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Det er et ufravikelig krav at leverandøren kan levere innenfor de tidsrammene som er satt av til prosjektet (se pkt 1.2 «Beskrivelse av leveransen»). I kontraktsforhandlingene skal det utarbeides en omforent og bindene framdriftsplan. 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Minimumskrav rating: Kredittverdig Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Krav 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav Rudolf Pettersen 7

8 Krav For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevd, kreves det at leverandøren har tilstrekkelig relevant miljøkompetanse, styringssystemer og rutiner for kvalitetssikring av de tjenester som omfattes. Dokumentasjonskrav Redegjørelse for leverandørens miljøkompetanse og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Dersom dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3.partsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 1. Pris 60% Se prisskjema i ytelsesspesifikasjonen 2. Løsningsforslag 40% Layoutforslag og tilbyders beskrivelse av utstyr. 4.1 Vektingsmodell For pris (punkt 1 over), beregnes score etter forholdsmessig metode som følger: Laveste pris tildeles 10 poeng. Score = 10xPb/Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. For evaluering av løsningsforslag (punkt 2 over) settes scor skjønnsmessig, hvor tilbud som vurderes å være det beste tilbud tildeles 10 poeng. Totalscore per tilbud vil være summen av hver enkelt score multiplisert med tilhørende vekt angitt i tabellen over. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Innlevering enten ved personlig levering, eller per post til: Fredrikstad kommune, Regulering og Teknisk drift, v / Rudolf Pettersen Rudolf Pettersen 8

9 Innleveringsadresse: Postadresse: Tomteveien 30 Postboks Fredrikstad 1602 Fredrikstad Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. IN 1029 v/rudolf Pettersen. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Utfylt prisbilag Ytelsesspesifikasjonens prisskjema. Ytterligere bilag som layouttegninger, serviceavtaler og lignende som tilbyder finner hensiktsmessig å legge ved. 6 Vedlegg Vedlegg 1 Skjema egenerklæring etiske krav Rudolf Pettersen 9

10 FREDRIKSTAD KOMMUNE Innkjøpsavdelingen VEDLEGG 1 Egenerklæring etiske krav Leverandører som har gjort seg skyldig i alvorlige brudd på etiske krav i bransjen, vil kunne bli avvist fra konkurransen. Som dokumentasjon på at det ikke foreligger forhold som kan gi grunnlag for avvisning, krever vi at leverandører som inngir tilbud fyller ut vedlagte egenerklæring. Vi gjør spesielt oppmerksom på at dersom egenerklæringen inneholder grovt misvisende eller feilaktige opplysninger, eller det er unnlatt å oppgi opplysningene det er bedt om, vil dette medføre avvisning. Leverandørene bes tilsvarende bekrefte at de ikke vil benytte underleverandører til oppfyllelse av vesentlige deler av kontrakten, som man kjenner til har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen. Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Land * Postnummer Poststed Jeg bekrefter med dette at vi ikke kjenner til at denne virksomheten har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen de siste tre år. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, brudd på regler om arbeidsmiljø, forurensningslov og straffelov. Videre bekrefter vi at vi ikke har vært involvert i noen form for forsøk på bestikkelser, korrupsjon, tilbud om utilbørlige fordeler til tjenestemenn, bedrageri eller hvitvasking av penger. Jeg kjenner heller ikke til at noen av våre ansatte har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen som nevnt ovenfor. Jeg bekrefter videre at vi ikke er kjent med at noen av våre underleverandører som skal utføre en vesentlig del av arbeidet knyttet til denne kontrakten, har begått slike alvorlige brudd på etiske krav i bransjen som nevnt ovenfor. Jeg er kjent med at uriktig erklæring om kjennskap til slike forhold kan gi grunnlag for avvisning av tilbud, og etter omstendighetene også være straffbart. Dato:.../ Sign. Daglig leder:... Rudolf Pettersen 10