Standard: Maler og brev

Transkript

1 Helse Sør-Øst RHF Teknologi og ehelse/regionale standarder, prosedyrer, brukerveiledninger og opplæring for DIPS/Regionale Standardområder DIPS Standard: Maler og brev Utgave: 1.00 Utarbeidet/revidert av: RSKD Godkjent av: Robert Nystuen Gjelder fra: Side 1 av 7 1. Beskrivelse av tema 2. Standard Punktene er vurdert i forhold til følgende parametre: A1 - Nasjonale føringer; Nasjonale profilprogram for helsetjenesten A2 - Nasjonale føringer; NS 4129 A3 - Nasjonale føringer; Språkrådet B - Forenkling av forvaltning C - Avveiing i forhold til funksjonalitet i DIPS D - Visuell presentasjon E - Sikrer tilstrekkelig ID (pasient og institusjon) ved utskrift F Entydig for pasient Tema Arbeidsgruppens anbefaling Kommentar/Vurdering 1. Grafisk profil for logo Alle HF i HSØ bytter over til nasjonalt profilprogram senest fra det tidspunkt det er aktuelt å gjøre større endringer i plattform (overgang til Arena med smart-editor). A1 Alle HF må ha to eller tre logoer: Bokmålsform og/eller nynorskform og engelsk 2. Grafisk profil for tekst Brødtekst: Calibri Pkt 12 Mellomtittel i brødteksten: Calibri Bold 12 Overskrifter i brev til pasient og andre dokumenter der det er naturlig å benytte overskrift: Calibri Bold 14, skrives med stor forbokstav og små bokstaver videre Skriving av pasientdata (navn, f.dato/nummer): Calibri Bold 12 A1. 3. Marger Toppmarg: 2 cm. Venstre marg: 2 cm. Høyre marg: 1 cm. Bunnmarg: På dokumenter som skal skrives ut, på adresseark og systemmaler: 4 cm. På dokumenter som ikke primært settes opp til utskrift: 2 cm. På brev som ikke benytter adresseark og som skal ha bunntekst: 3,5 cm. 4. Bruk av tabulator og kolonner Innrykk og tabulator benyttes ikke. Alle linjer skal starte i venstre marg. 5. Linjeavstand Bruke standard i DIPS, og enkel linjeavstand A2, C 6. Topptekst, venstre side, venstrestilt 1.side: Helseforetakets logo, jf. pkt. 1 2.side: Foretaksnavn uten logo A2, D 7. Topptekst, høyre 1. side: Feltet benyttes ikke A1, D A2, C Marger er valgt ut fra hva som er hensiktsmessig ut fra teksteditor i DIPS. NB: Margoppsettet er ikke tilpasset dobbeltsidig utskrift, og dette frarådes derfor. Utskrift er kun gyldig på utskriftsdato C

2 side, høyrestilt 2. side og videre: Side x/y Se pkt Venstre adressefelt/ mottakerfelt 9. Høyre adressefelt Opplysninger i feltet venstrestilles Linje 1: Mottakerens firma Linje 2: Navnet på mottakeren Linje 3: Leveringsadresse Linje 4: Mottakers postnr og poststed Bare dato settes i dette feltet, og plasseres høyrestilt på samme linje som siste linje i tilsvarende felt på venstre side. Dato angis med Dag.Mnd.4 siffer i årstall (Eks: ). Stedsangivelse benyttes som en hovedregel ikke som ledetekst sammen med datoen. A2 D. A Meddelelsesfelt Bruke: "Vennlig hilsen", eller Med vennlig hilsen. I linjen under skrives organisasjonsnavnet, på samme måte som i det er angitt i toppteksten. Følge NS 4129 for plassering av signatur og parafering, bortsett fra at forfatters navn settes på 3.linjeskift etter "Vennlig hilsen". - Bruke: "Dokumentet er elektronisk godkjent", plasseres nederst, 2 linjer under forfatternavn og i kursiv. - Systemoppsett for "Utskrift tillates bare av godkjent dokument" anbefales tatt i bruk. A2 Systemoppsettet sikrer at alle ikke-godkjente dokumenter vannmerkes med Ikke ferdig. 11. Felt for utgivers fullstendige adresseopplysninger (bunntekst) Bunntekst settes i Calibri 10, i 2 like brede kolonner. Bunntekst benyttes bare på 1. side i alle dokumenter. Venstre side og venstrestilt: 1. linje: HF-navn, eller navn på geografisk lokalisasjon 2. linje: Postadresse 3. linje: Postnr. og sted Høyre side og venstrestilt: 1. linje: Sentralbordets telefonnr 2. linje: Organisasjonsnummer 3. linje: Helseforetakets web-adresse. Sidenummerering (x/y) skal stå i topptekst (se pkt. 7) fra og med side 2, og sidenummer skal ikke stå på første side. Logo skal ikke plasseres i bunntekst. B, D. -Bunnteksten bør av hensyn til forvaltning utformes enklest mulig, med overordnede opplysninger. Viktige opplysninger knyttet til behandlingsstatus må framkomme i selve brevet. - Foretak som har felles postmottak anbefales å benytte felles postadresse i bunnteksten, men det må være valgfritt å benytte navn og postadresse til geografisk lokalisasjon der dette er hensiktsmessig. - Avdelingsnavn anbefales ikke i bunnteksten, dette må fremkomme i selve brevteksten. - Fax.nr. og e-postadresse til sykehuset anbefales ikke oppgitt, da pasienter ikke bør henvende seg til sykehuset på denne måten. 12. Bruk av topptekst og bunntekst Brukes på alle typer journaldokumenter og ventelistedokumenter som er spesifikke for sykehuset og beregnet på utsendelse fra sykehuset eller utlevering til pasient. Side 2 av 7 B

3 13. Antall sider med topp- og bunntekst 14. Dato, klokkeslett, årstall og tidsrom 15. Bruk av store og små bokstaver Bunntekst benyttes bare på 1. side. Topptekst benyttes på dokumenter som skal sendes ut av sykehuset fra og med 1. side som nevnt i pkt 6.og 7. Oppmøtedato i innkallingsbrev: Navn på dag og måned skrives med bokstaver, dato angis med tall, årstall skrives fullt ut. All annen bruk av dato med tall: Dag måned-år (årstall med 4 siffer), adskilt med punktum Klokkeslett: Fire siffer med punktum eller komma. I engelskspråklige dokumenter: År måned dag, adskilt med punktum. Språkrådets retningslinjer D. E. F. A3, D Eks: Mandag 1.november 2014 Eks: Eks: eller 12:15 Eks: A3 16. Forkortinger Språkrådets retningslinjer. Bruk minst mulig forkortinger i brev til pasient for å gjøre innholdet forståelig; skriving i fulle ord bedrer lesbarhet. 17. Overskrift i journalmaler, rekkefølge 1. linje i Calibri Bold 12, skille med komma: Dato (4 siffer) Type journaldokument, Avdelingens navn, Navn for pasientens geografiske oppholdssted, Forkortelse for foretakets navn -2. linje med Calibri 12: v/forfatters tittel forfatters fulle navn/dipssignatur Markør på linje 2 under 2.linje. A3 E, D Eks: (1.linje) Journalnotat, Barneavdelingen, Elverum, SI (2.linje) v/overlege Anton Skumle/antsku Det er viktig at stedet notatet går ut fra identifiseres her, både av hensyn til lesing av den løpende journalen, og for å sikre at disse opplysingene kommer fram til annet sykehus når kopi av deler av journalen medsendes pasienten. 18. Ventelistedokumenter: Oppsett av oppmøtetid, sted, oppmøtebeskrivelse. 1 linjeskift fra teksten over I linjene for tid og sted benyttes Calibri Bold pkt 12 Oppmøtebeskrivelse på linjen under sted Calibri pkt 12. Brødtekst fortsetter 1 linjeskift under oppmøtebeskrivelsen. D Eks: (1.linje) Tid: Mandag 14. november 2045 kl (2.linje) Sted: Dialyseenheten, Helsehospitalet, Andeby. (3.linje)Fra hovedinngangen heis til 3. etasje, inn til venstre. 19. Innkallingsbrev: Overskrift Disse overskriftene anbefales: Time ved (poliklinikkens navn), (geografisk sted) Innleggelse ved (avdelingens navn), (geografisk sted) Kontroll ved (poliklinikkens navn), (geografisk sted) F. Eks: Time ved Ortopedisk poliklinikk, Ullevål sykehus. Selv om dette fremkommer i teksten nedenfor bør det også stå i overskrift, for å forhindre misforståelser ved. oppmøtested. Dersom pasienten trenger hjelp Side 3 av 7

4 20. Bruk av maler vs. fraser i ventelistedokument er 21. Bruk av fraser i andre journaldokumenter Korte fraser er OK i innkallingsbrevene. MÅinformasjon må inn som fast tekst i innkallingsbrev, og ikke ligge som fraser eller vedlegg i løse ark. Mye bruk av fraser gir usikkerhet om at all informasjon er gitt, medfører merarbeid for sekretær og frarådes. Viktig informasjon som kan være kritisk for behandling må ikke ligge i fraser, men fremkomme i ferdige maler for å sikre at slik informasjon alltid blir gitt (f.eks. informasjon om seponering av medikamenter før operasjon). Dokumenter som brukes ofte bør være en ferdig mal. Fraser som er aktuelle å benytte av mange bør opprettes avdelingsvis, og alle avdelinger må ha en fraseansvarlig for å koordinere dette. med å finne fram vil transportøren som oftest bare lese overskriften i brevet. C DIPS-funksjonaliteten er pr i dag for dårlig mht ettersporbarhet av hva som er endret til at det anbefales utstrakt bruk av fraser i innkallingsbrev. Bruk av mye løse ark som vedlegg er ingen garanti for at informasjonen faktisk gis til pasienten, og det anbefales at mest mulig fast informasjon legges inn i brevene inntil frasefunksjonaliteten i DIPS endres. - Det er fra Vestre Viken i febuar 2010 sendt endringsønske til DIPS om at deler av tekst i et dokument kan låses og ikke endres. Ved å få inn slik funksjonalitet vil en kunne sikre at juridisk informasjon ikke slettes, selv om en redigerer for eksempel en innkallingsdel av et rettighetsbrev. C 22. Adressearket, oppsett 23. Hvilke typer dokumenter skal utsendes elektronisk til mottaker Adressefeltet ve side som beskrevet under pkt 8. Adressefeltet hø side og hø. stilt: Malvariabel for hovedmottaker. Malvariabler for forfatter og endelig godkjenner settes inn i adressearket slik at det kommer under den aktuelle journalteksten. Dokumentet er elektronisk godkjent skrives inn i adressemalen under forfatteropplysningene. Malvariabel for kopimottaker settes nederst på adressearket, i kursiv pkt 11. Det anbefales å ta EDI-utsendelse i bruk fortløpende etter hvert som mulighetene kommer. C, D, E (Adressearket er et flettedokument beregnet på utskrifter og EDI-forsendelse) 24. Sykehusnavn og pasient-id på Sykehusnavn og pas-id må framkomme på alle sider på dokumenter som skrives ut, også E Alle journaldokumenter får alle dokumenter når dokumentet ikke er satt opp med topptekst Side 4 av 7

5 ved utskrift /bunntekst. (Eks: kopi av journalnotater, løpende journal) Unntak: Blanketter. pasientnavn og fødselsnummer øverst i høyre hjørne ved utskrift når følgende systemoppsett er satt til 1: Utskrift: pasientinfo skrives default fra 1. side. - For dokumenter som er satt opp til Utskrift kreves, og som har topp og bunntekst kan sykehusnavn ivaretas slik som beskrevet i pkt 6 og 7 ovenfor: Fra side 2 settes sykehusnavnet inn i topptekst, venstrestilt. Til høyre i topptekst sidetall x/y. Pasientnavn og fødselsnummer kommer i tillegg på alle sider når ovennevnte system-oppsett er satt til 1. -Ved Utskrift av kontinuerlig journal vil sykehusnavn og pas- ID alltid vises på hver side, da dette er lagt inn i denne utskriftskommandoen. Anbefalt prinsipp for forvaltning av maler og brev Sykehuspartner trenger faste rutiner for hvilken instans i sykehusene som har tillatelse til å melde inn oppdrag om endringer. For å sikre at større endringer er tilstrekkelig faglig og behovsmessig fundert anbefaler arbeidsgruppen at denne meldingsretten bare bør ligge hos systemforvalter i sykehuset. Internt på sykehusene må hvert enkelt foretak organisere forvaltning slik det finner hensiktsmessig. Det er viktig at HF utreder saker om endringer i maler og brev godt lokalt før bestilling sendes til SP. Mindre endringer, som retting av skrivefeil, korrigering av telefonnummer og lignende som det haster å få gjennomført, må kunne meldes direkte fra avdelingene. Helseforetakene må lage egne retningslinjer for hvem som kan melde slike små endringer, og hvem det skal meldes til. Navn og målbruk. Bruk av sjukehus vs. sykehus i tilknytning til logo og navn på HF Nasjonalt profilprogram for helseforetakene sier følgende om navn og målbruk (s. 6): Kultur- og kirkedepartementet gjorde 18. mars 2004 vedtak om at helseforetak og regionale helseforetak er omfattet av lov av 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste. Dette innebærer at bokmål og nynorsk er likeverdige målformer og blant annet skal være likestilte skriftspråk i helseforetakene, og at det gjelder særskilte regler for korrespondanse med private rettssubjekt m.v. Det følger videre av 4 i forskrift om målbruk i offentleg teneste av 5. desember 1980, at et navn på et statsorgan (les: helseforetak og regionalt helseforetak) skal ha en bokmåls- og nynorskform dersom navnet ikke kan benyttes på begge målformer. Dette innebærer praktisk at sykehus som benytter sykehus i sitt navn, for eksempel Oslo universitetssykehus HF også må ha en nynorskform hvor en benytter sjukehus. Sjukehus kan for øvrig benyttes på begge målformer. Likeledes har de regionale helseforetakene Helse Midt-Norge RHF og Helse Sør-Øst RHF også en nynorskform, henholdsvis Helse Side 5 av 7

6 Midt-Noreg RHF og Helse Sør-Aust RHF. Arbeidsgruppen går ut fra at logo med sjukehus skal benyttes sammen med nynorsk målform i brev, men dette fremkommer ikke tydelig i departementets forklaring til profilprogrammet. Arbeidsgruppen har ikke tatt stilling til valg av målføre. Gruppen vil peke på at det å ha to norskspråklige logoer vil medføre merarbeid for forvaltningen. Det er uklart i hvilken grad et sykehusnavn er et egennavn som ikke trenger to målføre (eks. Sykehuset Østfold, Sykehuset Innlandet, Sykehuset Sørlandet ). Arbeidsgruppen anbefaler Kommunikasjonsavdelingen og Programstyret i HSØ å avklare behovet for to norskspråklige logoer for de helseforetakene som har Sykehus som en del av sitt navn. Underskrift på ventelistedokumenter Det er ulik praksis i helseforetakene i forhold til hvem som underskriver dokumenter som omtaler rettigheter og innkalling, og om legen som har vurdert henvisningen navngis i rettighetsbrevet. Det har i regionen vært eksempel på trakassering av navngitt lege og dennes familie på bakgrunn av at navnet har vært oppgitt i dokumentet til pasienten. Arbeidsgruppen har diskutert problemstillingen. Det er avveiinger her mellom hva pasienter trenger å vite opp mot behov for å sikre personalet mot uønskede hendelser. Arbeidsgruppen anbefaler at bruk av ansattes navn i ventelistedokumentene vurderes av den gruppen i HSØ som gjennomgår prinsippene for ventelistedokumenter. Inntil videre anbefaler arbeidsgruppen at helseforetakene benytter formuleringen «Henvisningen er vurdert av spesialist», og underskriften «Vennlig hilsen (Avdelingens navn)». Referanser Side 6 av 7

7 Side 7 av 7