Møteinnkalling - tilleggsliste

Transkript

1 Nes Kommune Møteinnkalling - tilleggsliste Formannskapet Dato: kl. 15:00 Sted: Nes kommunehus, Veslesalen Arkivsak: 15/01241 Arkivkode: 033 Sakskart Side Saker til behandling 34/17 16/ Samarbeid administrasjon - folkevalgte: Gjennomføring av brukerundersøkelse knyttet spesifikt til tekniske tjenester og reguleringsplaner 35/17 16/ Samarbeidsforhold administrasjon og politisk side i Nes kommune - videre prosess etter utvalgenes innspill. 2 5 Nesbyen, Tore Haraldset Leder side 1 av 12

2 Saker til behandling 34/17 Samarbeid administrasjon - folkevalgte: Gjennomføring av brukerundersøkelse knyttet spesifikt til tekniske tjenester og reguleringsplaner Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 SAMARBEID ADMINISTRASJON - FOLKEVALGTE: GJENNOMFØRING AV BRUKERUNDERSØKELSE KNYTTET SPESIFIKT TIL TEKNISKE TJENESTER OG REGULERINGSPLANER Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: Det vises til Kommunestyrets vedtak i sak 25/17, sak «Samarbeid administrasjon folkevalgte: Brukerundersøkelser» der det i vedtak står: «Kommunestyret ber Formannskapet om å engasjere eksternt konsulentselskap til å gjennomføre undersøkelse knyttet spesifikt til tekniske tjenester og reguleringsplaner. Det bevilges inntil kr ,-. Midlene tas fra disposisjonsfondet.» Kommunestyret har besluttet at det skal benyttes ekstern konsulent i brukerundersøkelsen. Denne saken legges fram for formannskapet for å avklare gjennomføringen av prosessen. Økonomiske konsekvenser: Ingen kjente ut over bevilgningen på kr ,-. For anskaffelser mellom ,- og 1,1 mill. NOK ekskl. mva. er det tilstrekkelig å følge forskriftens del I (til Lov om offentlige anskaffelser), dvs. det bør innhentes minimum tre konkurrerende tilbud. side 2 av 12

3 Vurdering: En anskaffelse etter Lov om offentlige anskaffelser, som dette må bli, deles normalt i tre deler. Avklare behov for forberede konkurransen, konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging. Første fase inneholder normalt avklare behov og forberede konkurransen. Det er viktig å gjøre en behovsvurdering som bidrar til at bestillingen dekker det kommunen faktisk har behov for. Beslutningsnotatet bør angir formålet med konsulentkjøpet, og hvilken effekt man forventer av konsulentarbeidet. Rent prosessuelt bør formannskapet i denne sammenhengen vurdere en del forhold knyttet til utarbeidelse og gjennomføringen av brukerundersøkelsen. Meningen med brukerundersøkelser av offentlige tjenester er at de skal gi en indikasjon på tjenestenes kvalitet, og derfor er slike undersøkelser ett av flere virkemidler for kvalitetsstyring. Det finnes flere hefter og bøker med beskrivelser av brukerundersøkelser og hvordan de kan gjennomføres. Eksempel på spørsmål som brukerundersøkelser skal gi svar på: «Hvem er brukerne og hvordan benytter de seg av våre tjenester? Hva ønsker brukerne seg av tjenester? Hvordan oppfatter brukeren tjenestetilbudet? Hvilke effekter har tjenesten på brukerne?» Statskonsult (1997) hevder at brukerundersøkelser bør gi en indikasjon på om offentlig tjenesteyting er i samsvar med forvaltningens målsettinger. Da må undersøkelsen, etter rådmannens mening, baseres på hvilke målsettinger som faktisk er definert og vedtatt. Selv om konsumentenes vurderinger av offentlige tjenester ofte ikke gir tilstrekkelig informasjon om kvaliteten, kan slike vurderinger være en nødvendig del av det helhetsbildet en ønsker å skaffe seg. Når en tyr til brukerundersøkelser for finne ut av dette, melder det seg en rekke utfordringer knyttet til måling og registrering. Jan Inge Henjesand, rektor ved Handelshøyskolen BI og som har en doktorgrad på en avhandling om markedsundersøkelsesmetode, sier at det er tre kritiske områder en bør være oppmerksom på i denne sammenhengen: egenskaper ved den aktuelle tjenesten, egenskaper ved respondenten og egenskaper ved målemetoden. Ettersom brukerundersøkelser så å si utelukkende dreier seg om å registrere respondenters vurdering av en tjeneste, er det viktig at vi får fatt i hvordan de oppfatter tjenestens karakteristika uten for mye støy fra utenforliggende forhold. Her kan ting som i utgangspunktet ser ut som bagateller, virke inn. I tillegg til at respondentens forhold til spørsmålene er viktig, kan for eksempel også spørsmålenes ordlyd og rekkefølge ha stor betydning. Rådmannen vil også vise til at en viktig konklusjon fra Henjesand og andre som har vurdert brukerundersøkelser er at de offentlige tjenestene ofte er av en slik karakter at det blir for snevert å bare basere kvalitetsvurderinger på brukernes oppfatning. I så fall går vi enten glipp av andre viktige kvalitetsaspekt, eller vi risikerer feilmålinger. I et styringsperspektiv er dette alvorlig. Hvis vi ikke har en noenlunde fullstendig oversikt over tjenestens egenskaper, kan vi risikere å fokusere på de registrerte karakteristika og neglisjere de ikke-registrerte. Dette betyr ikke at rådmannen advarer mot bruk av brukerundersøkelser, snarere tvert imot som det ble redegjort for under kommunestyrets behandling av sak 25/17, men vil gjenta at én brukerundersøkelse er som «tidsbilde». Sett i lys av noen av de utfordringer som ligger tolkning av slike måleresultat, hadde det etter rådmannens mening, sterkt vært å foretrekke at side 3 av 12

4 brukerundersøkelser var satt i system og gjennomført systematisk over tid for å kunne se utviklingstrekk og der også potensielle feilkilder enklere vil kunne komme til syne. Kommunestyret gjorde sitt valg og dette innebærer at formannskapet må gjøre en vurdering av hvordan brukerundersøkelsen skal håndteres og gjennomføres iht kommunestyrets oppdrag, herunder: - Forberede konkurransen - Gjøre valg av byrå prosess utvelgelse - Undersøkelsens innhold, utforming såsom o Antall spørsmål o Spørsmålenes ordlyd o Antall respondenter o Tidsrom for undersøkelsen o osv Rent praktisk hvordan arbeidet fra tredje strekpunkt skal forestås, evt. sammen med konsulentfirmaet, og om hele formannskapet skal involveres i prosessen eller f.eks om en arbeidsgruppe skal forestå dette må formannskapet mao. lande. Administrasjonens funksjon og medvirkning må også defineres. Rådmannens innstilling: Saken legges fram uten innstilling. side 4 av 12

5 35/17 Samarbeidsforhold administrasjon og politisk side i Nes kommune - videre prosess etter utvalgenes innspill. Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Geir Steinar Loeng Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /17 SAMARBEIDSFORHOLD ADMINISTRASJON OG POLITISK SIDE I NES KOMMUNE - VIDERE PROSESS ETTER UTVALGENES INNSPILL. Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: - Innspill fra H, SP og Uavhengige til TU-sak 016/17. Dokument i saken: Ingen Saksopplysninger: Kommunestyret i Nes kommune fikk i sak 48/16 fram framlagt en sak fra der ordfører redegjorde for en del forhold som, etter hans oppfatning, synliggjorde et behov for å gjøre nytte av KS tilbud om ekstradag(er) tilknyttet deres folkevalgtopplæringsprogram. I saken ble det redegjort for de folkevalgtes ulike roller og viktigheten av bevissthet og ryddighet knyttet til disse. Ordfører fremmet forslag om å gjennomføre en ny runde med folkevalgtopplæring med et særlig fokus på rolleforståelse/rolleavklaring. Kommunestyret gjorde imidlertid følgende vedtak (enstemmig) etter forslag av Knut Jakob Larsen (Uavhengige): Kommunestyret vedtar å bestille en ekstern uavhengig undersøkelse for å avdekke årsakene til de samarbeidsproblemene som er mellom politisk side og administrativ side i kommunen. Det må rettes et spesielt fokus rundt Teknisk og plan området. Kommunestyret ber ordfører iverksette prosessen. Rapport, med anbefalte tiltak, vil være grunnlag for videre prosess. Kommunestyret vedtar at arbeidet iverksettes umiddelbart, og at formannskapet trer inn som styringsgruppe for prosessen. Kommunestyret setter av inntil kr til dette arbeidet, dekket fra Formannskapets konto. 2 Som oppfølging av kommunestyrets vedtak, nevnt over, behandlet formannskapet saken i sitt møte sak 64/16. Her gjorde formannskapet følgende vedtak: side 5 av 12

6 Formannskapet tar rådmannens vurderinger knyttet til en ekstern undersøkelse av samarbeidsforholdene mellom administrasjon og politikere i Nes kommune til orientering. Det engasjeres bistand for å gå i dybden vedr. problematikken som er beskrevet i kommunestyresak 48/16. Konklusjon fra dette må ligge til grunn for en eventuell videre prosess med evaluering og opplæring. I sin oppfølgingsbehandling i møte valgte formannskapet å legge følgende føringer til grunn, jfr. sak 73/16: 1. Formannskapet legger det i saken skisserte opplegg fra KS til grunn for oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 48/16 til grunn for det videre arbeidet. 2. KS/KS Konsulent engasjeres som prosessveiledere og inviteres til neste møte i formannskapet for endelig oppdragsavklaring. I møte 2/12-16 vedtok formannskapet følgende detaljerte opplegg for videre prosess: Vedtak: 1. Konklusjonen fra arbeidsmøtet, jfr. etterfølgende pkt., føres opp som ordinær sak. 2. Følgende framdrift og datoer legges til grunn for videre prosess: o 10. og 11. januar 2017: intervjuer o 1. februar 2017: Rapport fra KS ferdig 2. og 3. februar 2017: Rapporten fremlegges i samling der kommunestyre og ledergruppa mfl. deltar. Tema for samlingen legges opp med basis i de funn som rapporten gir, men aktuelt er: Roller og rolleforståelse Skille politikk og adm Styring og ledelse av kommunen 3. Følgende intervjues: a. Ordfører. b. Rådmann samt det antall rådmannen velger, inntil 6-8 stk. c. Et medlem fra hvert politisk parti, inkl. gruppen «uavhengige». 4. I tillegg til bare å intervjue fra Politisk side og fra Administrativ side, intervjues også noen av våre store forbrukere av tjenester. Her må en fokusere på at mye av støyen har kommet fra området rundt teknisk og plan. Derfor ber en om at store utbyggere i fjellet, planleverandører, herunder arkitekter og VA Tjenester blir intervjuet. Det foreslås et tall på 8-10 stk. Innhenting av innspill fra eksterne gjøres via eks spørreskjema. Dypere intervju med 2-3 stk. Intervjuene av alle gjennomføres på «nøytralt sted». 5. Bakgrunnsdata av aktualitet for prosessen, eks. brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser, stilles til KS disposisjon. 6. Forslag til intervjumal lages av KS og gjennomgås/godkjennes av formannskapet i møte primo januar. Eks på spørsmål som ønskes formulert er: o «Opplever de folkevalgte at de får synliggjort sitt handlingsrom?» 7. Formannskapsmøte avholdes primo januar med følgende agenda: Behandling og godkjenning av intervjumal. I møte justerte formannskapet sitt vedtak fra slik: Pkt. 4 i formannskapets vedtak i sak 83 b/ erstattes av: 4. Rådmannens vurdering av årsaken til og forslag til løsning av utfordringen i samarbeidsklima, som bl.a. bør bygge på: i. Konklusjonen fra KS undersøkelse side 6 av 12

7 ii. En brukerundersøkelse blant utbyggere/brukere som har kontakt med Plan- og teknisk i Nes kommune. Det legges til grunn at rådmannens vurdering omfatter tjenestelederes vurdering av utfordringen og hvordan de mener dette bør løses. Rådmann kan i prosessen ta initiativ til et drøftingsmøte om situasjonen med aktuelle ledere i administrasjonen og sentrale politikere, for å søke å finne felles forståelse for utfordringen og mulige løsninger. I kommunestyrets møte februar 2016 gjennomgikk KS og KS Konsulent sin rapport med basis i 12 intervjuer; 7 folkevalgte, rådmannen og 4 ledere og medarbeidere innenfor plan og teknisk som var gjennomført 10. og 11. januar Rapporten har navnet KS-Konsulent rapport og er vedlagt saken. Kommunestyret, administrasjonen og tillitsvalgte jobbet i grupper med basis i rapporten. Kommunestyret gjorde slikt vedtak, jfr. K-sak 1/ Kommunestyret tas KS Konsulents rapport til orientering. 2. Styringsgruppa gis i oppdrag å utarbeide en tiltaksplan for det videre arbeidet. Planen legges fram for kommunestyret til vedtak. Saken ble lagt fram for formannskapet til videre oppfølging i møte , jfr. sak nr 15/17. I sin vurdering til sak 15/17 sier rådmannen følgende: Rådmannen viser til vedtak i Kommunestyrets møte og Styringsgruppa, dvs. formannskapet er gitt i oppdrag å utarbeide en tiltaksplan for det videre arbeidet. Rådmannen viser også til rapporten fra KS og innspillene som kom under kommunestyrets møte 2. og 3. februar Det er rådmannens anbefaling at dette i hovedsak legges til grunn for den videre prosessen. KS peker i sin oppsummering på en del «problemområder», dvs. områder der det synes å være behov for f.eks klargjøringer og videre oppfølging. De peker også på hva som kjennetegner et godt samspill mellom administrasjon og politikere. KS har en oppsummering i sin tilbakemelding, som er titulert «anbefalinger». Den har fått følgende stikkord: Tiltaksplan Hva er politiske saker i Nes? Roller og rolleavklaring Habilitet Lederutvikling Et langsiktig arbeid Under gruppearbeidene i samband med kommunestyrets 2. og 3. februar ble det diskutert fram en del forslag til tiltak for et videre arbeid og som til dels ble prioritert. Disse framgår også av vedleggene i saken og rådmannen viser til disse mht. veivalgene som skal gjøres framover. Rådmannen finner det imidlertid riktig at administrasjonen ikke legger vesentlige føringer for den videre prosessen, men overlater dette til formannskapet som styringsgruppe gjennom det mandat de har fått av kommunestyret. side 7 av 12

8 Rådmannen ser det imidlertid som viktig at den videre prosessen blir basert på ryddighet både ift. ivaretakelse av ansattes rettigheter og involvering av de ledd i vår organisasjon som det er riktig involveres, og på hvilken måte dette skal skje. Tillitsvalgtes medvirkning er også et stikkord. Rådmannen vil understreke nødvendigheten av at vanlig prosedyre for saksbehandling og rollefordeling også blir fulgt i denne saken. Formannskapet bør også gjøre en vurdering av i hvilken grad dagens styringsdokumenter, som delegeringsreglement og politisk reglement bør bli en del av den videre prosessen. Heri ligger også, som kommentert fra KS side, om det er sider ved måten vi er organisert politisk på som har betydning for situasjonen. Som det ble avsluttet med under kommunestyrets samling er det nå viktig å se framover. Formannskapet gjorde følgende vedtak i sak 15/17, jfr. møte : Styringsgruppen ber utvalgene foreta en gjennomgang av rapporten fra KS. Formannskapet ber utvalgene se spesielt på hva som fungerer/ikke fungerer i henhold til politisk reglement og delegeringsreglementet. Oppleves det at samspillet mellom politikk og administrasjon utfordres i spesielle saker. Opplever utvalgene at delegeringsreglementet og politisk reglement ikke lar seg etterleve, ev. hvorfor. Utvalgene bes se dette opp mot revidert (ikke vedtatt) politisk reglement og delegeringsreglement. Plan for informasjon og kommunikasjon utarbeides. Forslaget utarbeides av ordfører, varaordfører og rådmann. Planen oversendes utvalgene, og utvalgene bes vurdere egne behov for informasjon og kommunikasjon. Rådmannen ivaretar administrasjonens aktiviteter i forhold til det videre arbeid. Teknisk utvalg behandlet saken i sitt møte , sak 016/17 og gjorde følgende enstemmige vedtak. TU anbefaler at FSK, i samarbeid med rådmann, engasjere et nøytralt konsulentselskap til gjennomføring av en bred brukerundersøkelse, med vekt på de tekniske tjenester TU anbefaler FSK, i samarbeid med rådmann, å gjennomføre en bred anonym medarbeiderundersøkelse. Denne undersøkelsen bør også omfatte et utvalg tidligere ansatte, samt ordfører, varaordfører og medlemmer av TU. I forbindelse med politisk reglement henviser TU til vedtak i sak 15/17. Kommuneplanutvalget (KPLU) har behandlet saken i møte sak 6/17 og gjorde følgende vedtak: I forbindelse med FSK sitt oppdrag til de politiske utvalg med utgangspunkt i KS rapporten, foreslår KPLU å støtte TUs forslag i saken med følgende rettelse og tillegg: KPLU anbefaler at FSK, i samarbeid med rådmann, å engasjere et nøytralt konsulentselskap til gjennomføring av en bred brukerundersøkelse, med vekt på de tekniske tjenester. Denne undersøkelsen bør også omfatte et utvalg tidligere ansatte, samt ordfører, varaordfører og medlemmer av TU. side 8 av 12

9 KPLU anbefaler FSK, i samarbeid med rådmann, å gjennomføre en bred anonym medarbeiderundersøkelse. KPLU støtter de vedtak TU gjorde ifm tema prosess og prosedyrer, som bør bearbeides i Politisk reglement. I tillegg ønsker KPLU å tilføye følgende under vedtaket om lydopptak: Rådmannen bes om å utarbeide retningslinjer for sikring av lydfilen, hvordan lydopptak gjørers tilgjengelig for publikum og bestemmelser for hvor lenge lydfilen skal arkiveres. KPLU ber Rådmannen om å kvalitetssikre rutinene for journalføring av inn og utgående post (brev, e-post og sms) til kommunen og melde status til FSK. Protokolltilførsel fra Nes bygdeliste: Nes bygdeliste beklager på det sterkeste den unødvendig harde og krasse ordlyden i innspillet fra H, Sp og uavhengige, spesielt i sak 16/17, men også i sak 15/17 i Teknisk utvalg, som vedtaket bygger på. Nes bygdeliste er bekymret for de følger dette kan få for de ansatte. Innspillet kan være skadende for prosessen knyttet til det videre arbeidet med samarbeidet politikk/administrasjon på teknisk. Helse- og sosialutvalget behandlet saken i sitt møte , jfr. sak 6/17. Utvalget gjorde følgende enstemmige vedtak: Helse- og sosialutvalget vil gi følgende tilbakemeldinger: 1. Helse- og sosialutvalget opplever ikke at samspillet mellom politikk og administrasjon utfordres i spesielle saker. 2. Helse- og sosialutvalget opplever ikke at reglementene ikke lar seg etterleve. Grunngivning for begge svar: Politisk reglementsom utvalget sa i sak 32/16 (se over), så har ikke utvalget merknad til dagens organisering. I dette ligger at hovedutvalgsstrukturen i Nes videreføres, og at hovedtrekkene i det politiske reglementet videreføres. Dette har fungert svært godt i mange år. Spesielt vil utvalget legge vekt på prinsippet om at et flertall i hovedutvalget helst skal sitte i kommunestyret, og at leder og nestleder skal sitte i kommunestyret. Dette for å sikre at utvalgets ansvarsområde, saker og interesser ivaretas på god måte i kommunestyret. Utvalget ønsker endring i punkt 3.4, kulepunkt 6 til: «Vis respekt for politiske vedtak og signaler som er protokollført i formelle, folkevalgte organer». Delegeringsreglementet Når det gjelder delegeringsreglementet, så sier det seg selv at det aller meste av den daglige aktivitet innen utvalgets ansvarsområde må være administrativt delegert. Svært mange av tjenestene er rettighetsstyrt, og brukere av tjenestene er avhengig av raske beslutninger fattet av ansatte nær brukeren. Helse- og sosialutvalget bør derfor arbeide med de overordnede målsettinger for tjenestene, tjenesteutvikling på lengte sikt, budsjett/økonomiske rammer, samt saker som etter lov og politisk reglement er lagt til utvalget. Utvalget synes den delegering som er pr i dag fungerer godt og etter hensikten, og ser derfor ikke behov for å endre denne. Samarbeid side 9 av 12

10 Knyttet til spørsmål 1 fra formannskapet vil helse- og sosialutvalget også anføre: Det gode samspillet som oppleves i utvalget denne perioden skyldes i stor grad at det er etablert en gjensidig tillit mellom utvalget og administrasjonen v/ kommunalsjef. Kommunalsjef og utvalgsleder har også en god dialog knyttet til hva som skal opp av saker, og når viktige saker skal opp. Helse- og sosialutvalget opplever derfor at utvalg og administrasjon er der for hverandre, at de «spiller hverandre gode», at det informeres godt, og at man gjensidig stoler på hverandre. Alt dette til beste for det aller viktigste: Tjenestene våre Arbeidsmiljøutvalget avholdt møte med basis i situasjonen som oppstod i kjølvannet av TUs behandling. I sitt vedtak til sak 6/17 sies følgende: AMU ønsker dokumentasjon på fremsatte påstander i brev av fra Rune Ihle (H), Helge Rustand (Sp) og Frode Aaslid (uavhengig). AMU ber om at de ansatte blir ivaretatt i HMS-perspektivet ved at Nes kommune tilbyr den som har behov for det, veiledning fra Bedriftshelsetjenesten (HAVA). Formannskapet behandlet i sitt møte saken med bakgrunn i AMUs vedtak i sin sak 6/17, og gjorde følgende vedtak i F-sak 23/17: Det legges fram to saker i kommunestyret Situasjonen som beskrives, jfr. AMUs vedtak i sak 6/17 og referat fra møtet. 2. Kommunestyret henstilles om å bevilge midler til gjennomføring av en brukerundersøkelse av Nes kommunale tjenester så snart som mulig. Rådmannen bes utrede grunnlaget for en slik sak. Formannskapet beklager den situasjonen som har oppstått. Formannskapet er opptatt av at ansatte og politikere blir i varetatt i fht arbeidsmiljø og rettsikkerhet, og ser at dette er en svært uheldig situasjon. Formannskapet anmoder derfor at alle parter i denne prosessen tilstrebes arbeidsro i forhold til saken, fram til behandling i kommunestyret Formannskapet vil beklage at dokumentet til TUs møte ble behandlet i åpent møte uten forutgående vurdering av innholdet ift. Fvl regler om å unnta det fra offentlighet. Protokolltilførsel fra Bygdelista: Nes Bygdeliste vil absolutt bidra til å bedre samarbeidsordninger og bedre møtestruktur i Nes kommune. Vi har derfor full tillit til at Rådmannen vil vurdere de innspill som er framkommet og fremme hensiktsmessige forslag som kan bedre samarbeidet politikk og administrasjon. Men Nes Bygdeliste må på det sterkeste avvise de begrunnelser som er framsatt i form av grove beskyldninger og ubegrunnede påstander i de to skriv som er innlevert av flertallet i TU. Slike beskyldninger fremmer ikke samarbeidsklimaet mellom politikk og administrasjon og er svært skadelig for kommunens omdømme. Nes Bygdeliste kjenner seg på ingen måte igjen i disse påstandene og vi har full tillit til Rådmannen og hans stab. Forøvrig vises til vår protokolltilførsel fra møtet i TU. Oppvekst-, skole- og kulturutvalg behandlet saken i sitte møte Vedtaket i sak 4/17 lyder: Oppleves det at samspillet mellom politikk og administrasjon utfordres i spesielle saker? Hovedtyngden av saker i OSK er godt utredet og belyst. Likevel er det enkeltsaker som har vært ensidig og noe smalt fremstilt. For fremtiden ønsker vi hele handlingsrommet belyst, slik at det ikke er nødvendig å fylle på med ytterligere verbal informasjon underveis i behandlingen av sakene. Sakene må være så godt utredet at det er mulig for representantene å ha en godt belyst debatt på side 10 av 12

11 gruppemøtene i forkant. OSK utvalget opplever at møtestruktur og møteledelse kan bli bedre. Politikere og administrasjon må være bevisst på sine roller i møtet. På enkelte møter har det vært like mange fra administrasjonen som politikere og det kan være utfordrende i debatten og det er viktig at alle er sine roller bevisst. Opplever utvalget at delegeringsreglementet og politisk reglement ikke lar seg etterleve ev. hvorfor? OSK synes politisk reglement og delegeringsreglement fungerer bra. Vi ønsker at nåværende funksjonsområder fortsatt er delegert til OSK. Endringer i politisk reglement under virksomhetsområde og i politisk delegasjonsreglement under myndighetsområde (listet opp): Oppvekst inkl, tiltak for ungdom Skole Barnehage Barnevern Bibliotek Kino Kultur og idrett Øvrige av utvalgets saker som ikke er delegert til rådmannen. Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 25/17, i sitt møte , vedr. brukerundersøkelse: Kommunestyret ber formannskapet om å engasjere eksternt konsulentselskap til å gjennomføre undersøkelse knyttet spesifikt til tekniske tjenester og reguleringsplaner. Det bevilges inntil kr ,-. Midlene tas fra disposisjonsfondet. Kommunestyret gjorde deretter følgende vedtak i sak 26/17, vedr. Samarbeid administrasjon folkevalgte: Innspill til Formannskapet fra noen utvalg i forbindelse med KS-rapporten. Saken utsettes til etter behandling i Kontrollutvalget. Vurdering: Rådmannen vil i hovedsak vise til sin vurdering i tilknytning til F-sak 15/17, jfr. over, og særlig siste setning: «Som det ble avsluttet med under kommunestyrets samling er det nå viktig å se framover.» Rådmannen registrer med beklagelse at den etterfølgende behandling i utvalgene kun delvis har hatt dette fokuset og beklager også sterkt den situasjon som har oppstått, slik dette også kommer til uttrykk gjennom AMUs behandling og vedtak i deres sak 6/17. Rådmannen vil gi tilkjennegi bekymring over hvordan prosessen utviklet seg og de virkninger den har. Innspillene for øvrig tilligger det nå formannskapet primært å gjøre en sortering, vurdering og prioritering av slik rådmannen vurderer saken. Videre administrative tiltak, utredninger og forslag må mao. følge av konkretiserte bestillinger fra formannskapet. Brukerundersøkelsestematikken fremmes som egen sak. side 11 av 12

12 Rådmannens innstilling: Saken legges fram uten forslag til vedtak. side 12 av 12