Agenda styringsgruppa 5. møte

Transkript

1 Agenda styringsgruppa 5. møte Dato: 13. mars 2017 Vertskap: Skodje kommune Stad: Gomerhuset Tidsramme: Lunch frå kl , møtestart kl , møteslutt seinast Agenda: Velkomne. Godkjenning av møteinnkalling og møtereferat styringsgruppa (vedlagt) 16/17 Referatsaker (15 min.) Orientering om status sidan sist styringsgruppemøte v/eva Vinje Aurdal: 1. Ny ordførar og endring i deltakargruppa frå Ørskog kommune. 2. Regjerings- og støttepartia har i eigen pressekonferanse informert om at dei vil innstille på at Haram kommune inngår i nye Ålesund kommune. 3. KS Midt-Norge og Fylkesmannen MR konferanse i Ålesund. Link til program. 4. KMD og KS dagssamling Gardermoen tema: «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåing». Link til program og påmelding. 5. Intervju prosjektstilling demokrati og medverknad gjennomført Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat ligg ved. 17/17 INFO-skriv nr. 1/2017/nye kommuner/fmmr (45 min.) Kort innleiing v/leiar i styringsgruppa Eva Vinje Aurdal om ny informasjon i info-skrivet Presentasjon v/ prosjektleiar kommunereforma Vigdis Rotlid Vestad, Fylkesmannen MR. Eventuelle spørsmål frå styringsgruppa. Kaffipause kl /17 Prosjektorganisering og delprosjekt status og oppretting av nye delprosjekt (30 min.) Presentasjon v/prosjektkoordinator Anne Berit S. Emblem.

2 19/17 Delprosjekt 1: Personal og omst. skisse til prosess for rekruttering av rådmann (15 min.) Presentasjon i møtet v/delprosjektleiar Roar Reiten. 20/17 Prosjektbudsjett første skisse (15 min.) Budsjettskisse (kostnader og inndekning) for prosjektet etablering av nye Ålesund inkl. økonomiske bindingar i intensjonsavtalen. Det er Fellesnemnda som formelt skal godkjenne prosjektbudsjettet, styringsgruppa må førebu eit budsjettutkast. 21/17 Frikjøp av eitt årsverk frå kommunikasjonsteamet i Ålesund kommune. Kaffipause /17 Innovasjon i praksis utkast til søknad (15 min.) Presentasjon v/rådmann Bente Vikhagen Glomset, Skodje. 23/17 Gruppearbeid - visjon og verdiar for nye Ålesund kommune (1 time 30 min) Gruppearbeid leia av Bente V. Glomset, Anne Bente Skjellum og Anne Mette Liavaag. Pause med matbit ca. 16 (ila. gruppearbeidet) 24/17 Delta i KS sitt tilbod om innbyggerundersøking (5 min.) Presentasjon v/leiar i styringsgruppa Eva Vinje Aurdal Link til tilbod om undersøking: 25/17 Nye Ålesund som godt eigna vertskommune for ny tilflytting av statleg verksemd (10 min.) Presentasjon v/ nestleiar i styringsgruppa Dag Olav Tennfjord Link til St.meld. 18 og Regjeringa sin «Plan for lokalisering av statlege arbeidsplassar»: 26/17 Eventuelt Møtet er ferdig seinast kl (kan evt. bli ferdig før).

3 Referat styringsgruppa 5. møte Dato: 13. mars 2017 Vertskap: Skodje kommune Stad: Gomerhuset, Stadionvegen 25, Skodje Tid: Kl , lunch frå kl Deltakarar: Kommune Ordførarar og politikarar Rådmenn Tillitsvalde + HVO Haram* Representerer fram til 6.4.: Vebjørn Krogsæter (ordførar) Svein Harsjøen Ewa Hildre Siv Katrin Ulla Sandøy Oddvar Myklebust (ordførar) Åse Kristin Ask Bakke (varaordførar) Espen Myklebust Hildegard Maier Jessica Gärtner Skodje Dag Olav Tennfjord (ordførar) Geir Ove Leite (varaordførar) Kari Grindvik Terje Vadset Modolf Hareide Ørskog Knut Helge Harstad (ordførar) Geir Peter Aure (varaordførar) Olav Kjetil Sjøholt Arne Abelseth Frode Dyrkorn (vara for Rietman) Ålesund Eva Vinje Aurdal (ordførar) Tore Johan Øvstebø (varaordførar) Øystein Tvedt Anne Kristin Bryne Geir Stenseth Forfall Gert Rietman, Ørskog kommune Turid Hanken Kim Andrè Breivik (konstituert) Bente Glomset Vikhagen Synnøve Vasstrand Synnes Astrid Eidsvik Randi Otterlei Alvestad Laila Alvestad - Fagforbundet/LO Ramona Pilskog - Delta/YS Geir J. Skodje - UDF/Unio Lindis Dalebø - Fagforbundet/LO Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem Andre Kommunikasjonsansvarleg i prosjektet Anne Bente Skjellum Leiar delprosjekt personal og omstilling Roar Reiten (sak 19/17) Strategi- og utviklingssjef Ålesund kommune Anne Mette Liavaag (sak 23/17) Personalsjef Malin Piegsa Skodje kommune (sak 23/17) Eksterne/ inviterte Prosjektleiar kommunereforma Vigdis Rotlid Vestad, Fylkesmannen MR (sak 17/17) Lars Marius Rindal - HVO *Jamfør referatsak 16/17 pkt. 2 deltek Haram kommune i dette styringsgruppemøtet med sitt tidlegare forhandlingsutval, rådmann og tillitsvald. Haram kommunestyre gjer formelle val til styringsgruppa i kommunestyremøte

4 Leiar av styringsgruppa Eva Vinje Aurdal ønskte alle velkomne. Møteinnkalling, agenda og møtereferat 4. styringsgruppemøte vart godkjend. 16/17 Referatsaker Leiar av styringsgruppa orienterte om status sidan sist styringsgruppemøte: 1. Ny ordførar og endring i deltakargruppa frå Ørskog kommune: Faste medlemmar: Personleg vara: Knut Helge Harstad (ordførar) Frode Andresen Geir Peter Aure (varaordførar) Helene B. Fjørtoft Olav Kjetil Sjøholt Frode Andresen Arne Abelseth Torill Leganger Gert Rietman Frode Dyrkorn 2. Regjerings- og støttepartia har i eigen pressekonferanse informert om at dei vil innstille på at Haram kommune skal inngå i nye Ålesund kommune. Haram kommune deltek i dette styringsgruppemøtet med sitt tidlegare forhandlingsutval, rådmann og tillitvald, kommunestyret gjer formelle val til styringsgruppa i kommunestyremøte Ordførar Krogsæter orienterte sjølv i styringsgruppemøtet. 3. KS Midt-Norge og Fylkesmannen MR konferanse i Ålesund. Link til program. 4. KMD og KS dagssamling Gardermoen tema: «Eierskap, interkommunalt samarbeid og anskaffelser ved kommunesammenslåing». Link til program og påmelding. 5. Intervju prosjektstilling demokrati og medverknad var gjennomført 7.3., namn på kandidaten som får jobbtilbodet vert klart i løpet av denne veka. 6. Arbeidsutvalet hadde møte møtereferat er utsendt, samt statusrapport frå koordinator veke /17 INFOskriv nr. 1/2017/nye kommuner/fmmr Leiar i styringsgruppa innleia kort om det mottatte info-skrivet frå Fylkesmannen. INFO-skriv og milepælplan er utsendt. Utsnitt frå skrivet: «Nye kommunar i Møre og Romsdal - INFOskriv nr.1/2017/nye kommunar/fmmr Fylkesmannen sender med dette ut informasjon og planar om arbeidet som ventar nye kommunar. I dette INFOskrivet er det spesielt fokus på inndelingslova og planar framover. Innhaldet i INFOskrivet seier difor litt om status i fylket og nettverksarbeid framover. Vidare blir det informert om inndelingslova i høve til fellesnemnd, felles kommunestyremøte, fullmakt til å gjere unntak frå kravet til felles kommunestyremøte og kommunenamn. Det blir også gitt informasjon om arbeidet med kommunevåpen til nye kommunar. INFOskrivet er meint som ein «vegvisar» for arbeidet med ny kommune frå no og frametter til vedtak om ny kommune i kongeleg resolusjon hausten 2017.» Vigdis Rotlid Vestad, prosjektleiar kommunereforma Fylkesmannen i MR, ga ei nærare orientering i møtet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund tek INFOskriv nr. 1/2017/nye kommunar/fmmr og presentasjonen i møtet til orientering. 18/17 Prosjektorganisering og delprosjekt status og oppretting av nye delprosjekt. Presentasjon v/prosjektkoordinator. Kartet viser følgjande delprosjekt: Delprosjekt 1: Personal og omstilling Delprosjekt 2: Kommunikasjon Delprosjekt 3: Interkommunalt samarbeid kartlegging. Leverer mai Nytt delprosjekt frå juni for vurdering av samarbeidet. 2

5 Delprosjekt 4: Digitalisering og IKT Delprosjekt 5: Arkiv (nytt) Delprosjekt 6: Økonomi (nytt) Delprosjekt 7: Innkjøp (nytt) Delprosjekt 8: Matrikkel, kart og oppmåling (nytt) Delprosjekt 9: Planstrategi og plansamordning (nytt) Delprosjekt 10: Kulturbygging og verdiar (oppstartsmøte 23.3.) Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune vedtek vedlagde organisasjonskart for prosjektet, med unntak av delprosjekta demokrati/medverknad, politisk organisering og administrativ organisering som vert oppretta på eit seinare tidspunkt. Etter kvart som prosjektorganisasjonen endrar/utviklar seg, skal oppdatert kart framleggast styringsgruppa til nytt vedtak. Styringsgruppa oppnemner ein politisk representant frå kvar kommune til delprosjekt 10 Kulturbygging og verdiar: Haram: Ewa Hildre Sandøy: Hildegard Maier Skodje: (ettersender namn på representant ila. ei veke) Ørskog: Geir Peter Aure Ålesund: Tore Johan Øvstebø Styringsgruppa tek presentasjonen i møtet til orientering. 19/17 Delprosjekt 1: Personal og omstilling skisse til prosess for rekruttering av rådmann Presentasjon i møtet v/delprosjektleiar Roar Reiten. Vedtak: Styringsgruppa tek presentasjonen til orientering. 20/17 Prosjektbudsjett første skisse Budsjettskisse (kostnader og inndekning) for prosjektet etablering av nye Ålesund, inkl. økonomiske bindingar i intensjonsavtalen, er utsendt. Det er Fellesnemnda som formelt skal godkjenne eit prosjektbudsjett. Styringsgruppa må førebu eit budsjettutkast. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune tek første skisse til prosjektbudsjett til orientering. 21/17 Frikjøp av eitt årsverk frå kommunikasjonsteamet i Ålesund kommune. Kommunesamanslåinga i nye Ålesund bli truleg den største i landet. For å lukkast må informasjons- og kommunikasjonsarbeidet prioriterast både innan i kommunane, mot innbyggjarane og mot lokal og nasjonal media/presse. Ressursar til informasjons- og kommunikasjonsarbeidet kan ikkje vente til Fellesnemnda er oppretta; nødvendig ressurs bør vere på plass i god tid før Regjeringa legg fram innstillinga til ny kommunestruktur før påske. Vedtak: Styringsgruppa vedtek at prosjekt etablering av nye Ålesund skal ha ein kommunikasjonsansvarleg person på heiltid Styringsgruppa forskotterer bruk av eingongstilskotet til frikjøp av kommunikasjonsressurs (eitt årsverk) frå kommunikasjonsteamet i Ålesund kommune frå

6 22/17 Innovasjon i praksis utkast til søknad Bygging av ny kommune skal bere preg av innovasjon og fornying, ikkje berre fusjonering. Når den nye kommunen står klar i 2020 skal den både ha skapt noko nytt, ha etablert ein varig innovasjons- og utviklingskultur og innovasjonskapasitet. Nye Ålesund kommune ønskjer å utnytte mogelegheitsrommet vi har i byggjeprosessen til å utvikle både strukturar og kultur som fremmer fornying og innovasjon på ein meir systematisk måte enn det kvar enkelt kommune har tradisjon for i dag. Utkast til søknad på skjønnsmidlar frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal er utsendt, søknadsfrist er 17. mars. Rådmann Bente Glomset Vikhagen presenterte utkastet i møtet. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune ber Skodje kommune sende vedlagte søknad på vegne av nye Ålesund kommune. 23/17 Gruppearbeid - visjon og verdiar for nye Ålesund kommune God styring av prosjektet nye Ålesund kommune krev ein tydeleg visjon, eit tydeleg verdigrunnlag og tydelege mål. Dette vil gje felles retning for dei ulike delprosjekta som skal setjast i gang. I intensjonsavtalen er det nedfelt ein visjon for nye Ålesund kommune «Nasjonal slagkraft, regional attraktivitet og lokal identitet». Vidare vart det formulert eit motto: «Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil skal vi tore å gjere noko med.» Med utgangspunkt i dette leia Bente V. Glomset, Anne Bente Skjellum, Anne Mette Liavaag og Malin Piegsa eit gruppearbeid på til saman 1,5 time. Gruppearbeidet omfatta også filming («direktsend-tv»), framvising og oppsummering. Resultatmålet med arbeidet var å skape eit materiale som delprosjektet for kultur og verdiar kan byggje vidare på. Vedtak: Delprosjekt for kulturbygging og verdiar tek med seg resultata frå gruppearbeida i sitt arbeid. 24/17 Delta i KS sitt tilbod om Lokaldemokratiundersøkinga 2017 Styringsgruppeleiar presenterte kort innhaldet i tilbodet frå KS: Link. Vedtak: Nye Ålesund melder vår interesse til KS for å delta i undersøking/måling om kor godt lokaldemokratiet fungerer i våre kommunar. Vi må samtidig informere KS om at Haram kommune etter kvart kan kome med i undersøkinga for nye Ålesund. 25/17 Newton-rom ved NMK oppretting av arbeidsgruppe for å ta planlegginga vidare Det visast til tidl. sak 07/17 Etablering av "Newton-rom og deltaking i "First Lego league". Rådmann Astrid Eidsvik orienterte kort om status og forslag til vedtak. Vedtak: Styringsgruppa for nye Ålesund kommune opprettar ei arbeidsgruppe for vidare arbeid og avklaringar ifm. etablering av Newton-rom ved NMK. Rådmennene melder namn på ein skulefagleg representant frå kvar kommune til koordinator. 26/17 Nye Ålesund som eigna vertskommune for tilflytting av statleg verksemd oppretting av arbeidsgruppe for vurderingsnotat Nestleiar i styringsgruppa Dag Olav Tennfjord introduserte saka ut frå St.meld. 18, herunder særskilt vedlegg om «Plan for lokalisering av statlige arbeidsplasser»: Link. 4

7 Vedtak: Styringsgruppa opprettar ei arbeidsgruppe for å skrive eit vurderingsnotat om kva kvalifikasjonar nye Ålesund har som gjer oss eigna vertskommune for ny statleg verksemd. Følgjande deltek i gruppa: Skodje: Dag Olav Tennfjord (leiar av arbeidsgruppa) Ålesund: Tore Johan Øvstebø Haram: Vebjørn Krogsæter Sandøy: Oddvar Myklebust Ørskog: Knut Magne Harstad Nye Ålesund: Anne B. Støyva Emblem og Anne Bente Skjellum Møtet ferdig kl Vedlegg til referatet powerpointpresentasjonar i møtet: Presentasjon i sak 17/17 v/prosjektleiar Vigdis Rotlid Vestad. FMMR Presentasjon i sak 18/17 v/prosjektkoordinator Presentasjon i sak 19/17 v/leiar av delprosjekt Personal og omstilling Presentasjon i sak 23/17 v/leiarane av gruppearbeidet 5

8 Nye kommunar i Møre og Romsdal INFOskriv nr. 1/2017/nye kommunar/fmmr Innhald 1. Nye kommunar i Møre og Romsdal 2. Inndelingslova 3. Felles kommunestyremøte 4. Fellesnemnd 5. Fullmakt til å gjere unntak frå kravet til felles kommunestyremøte 6. Kommunenamn 7. Kommunevåpen 8. Vidare plan og tiltak Vedlegg Milepælsplan 1

9 1. Nye kommunar i Møre og Romsdal I Møre og Romsdal er det no 6 nye kommuneeiningar som involverer heile 16 kommunar med positive gjensidige vedtak om samanslåing. Fylkesmannen merkar seg at det er stor aktivitet, positivt engasjement og tru på dei nye kommunane som skal byggast. I samband med kommunesamanslåingar er Fylkesmannen gitt mynde til å rettleie og gi informasjon til kommunane, og i enkelte saker(eks. grensejusteringar) følger også sakshandsaming. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har i dette høvet gitt Fylkesmannen i Møre og Romsdal ansvar for den fylkesovergripande samanslåinga mellom kommunane Volda og Hornindal. Fylkesmannen i Sør- Trøndelag har fått ansvaret for samanslåinga mellom kommunane Halsa, Hemne og 1/3 av Snillfjord kommune. I løpet av første del av juni månad vil Stortinget gjere vedtak både om kommunesamanslåingar og regioninndelingar. Det er vist til at samanslåingane skal vere frivillig, med unntak av om det er enkeltkommunar som ligg i vegen for samfunnsutvikling i den nye kommunen. Stortingsfleirtalet har lagt til grunn at frivilligheitsprinsippet derfor skal gjelde, men at det likevel vil kunne være "[ ] aktuelt i helt spesielle situasjoner der enkeltkommuner ikke må kunne stanse endringer som er hensiktsmessige ut fra regionale hensyn.", jf. Innst. 300 S ( ). Stortingsfleirtalet (Høgre, Framstegspartiet, Venstre og Kristeleg folkeparti) blei 21. feb. einige om at for 13 kommunar på landsbasis skulle ikkje frivilligheitsprinsippet gjelde ut i frå ei heilskapleg vurdering av regionen dei høyrer til. I Møre og Romsdal gjeld dette for Haram kommune. Siste status i Møre og Romsdal ser difor slik ut: (oppdatert status på våre heimesider) Kommunar med positive gjensidige vedtak (13 kommunar i Møre og Romsdal - samt 3 kommunar i våre nabofylke som til saman utgjer 6 nye kommunar): Volda og (Hornindal i Sogn og Fjordane) (namn ikkje bestemt) Ålesund, Skodje, Sandøy og Ørskog (Nye Ålesund kommune) Molde, Nesset og Midsund (Nye Molde kommune) Fræna og Eide (namn ikkje bestemt) Halsa og (Hemne og 1/3 av Snillfjord i Sør-Trøndelag) (namn ikkje bestemt) Norddal og Stordal (namn ikkje bestemt) Kommunar som er ufrivillig åleine etter vedtak (4 kommunar): Kristiansund, Vanylven, Surnadal og Sande ( men Sande er i prosess) Kommune som Stortinget vil vedta å slå saman med tvang: (1 kommune) Haram kommune saman med Nye Ålesund kommune (stipla line på kartet) 2

10 Kommunar som fortsatt er i prosess (2 kommunar): Herøy og Sande (endelege vedtak mars 2017) (stipla line på kartet) Kommunekartet slik det kan bli 1. jan pr. 1. mars Inndelingslova Kommunesamanslåingar involverer fleire lover, men inndelingslova er heilt klart veldig sentral. Inndelingslova gjeld for alle typar inndelingssaker som samanslåing, deling, grensejustering og grensefastsetjing. 3

11 Stortinget vedtok 13. juni 2016 forslag til endringar i inndelingslova og kommunelova. Vedtaket bygger på forslaget i Prop. 76 L ( ) til endringar i inndelingsloven og kommuneloven (behandling av kommunesamanslåingar mv.) som blei fremma av Kommunal- og moderniseringsdepartementet(kmd) 18. mars Vedtaket til lovendringar blei sanksjonert av Kongen i statsråd 17. juni 2016, og det blei samtidig vedteke at endringane skulle tre i kraft frå 1. juli Felles kommunestyremøte Når det er gjort nasjonalt vedtak om samanslåing skal Fylkesmannen snarast mogleg kalle saman til eit felles møte med dei aktuelle kommunestyra jf. 25 i Inndelingslova. På slike felles kommunestyremøte skal følgjande saker drøftast: forslag til namn på den nye kommunen talet på medlemmer i det nye kommunestyret kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i inndelingslova val av revisor for verksemda i fellesnemnda oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga Drøftinga i eit slikt felles kommunestyremøte må føljast opp med vedtak i dei einskilde kommunestyra. I tillegg til sakene som er nemnd i 25 i inndelingslova bør kommunane i eit slikt felles møte drøfte og bli einige om saker som det er nødvendig å gjere unntak frå i lovverket for å gjennomføre samanslåing, jf. 17 i inndelingslova. 4. Fellesnemnd Fellesnemnda skal opprettast for å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga, jf. 26 i inndelingslova. Etter nasjonalt vedtak i juni 2017 om samanslåing må fullmakter/reglement for fellesnemnda vedtakast i kvar einskild kommune. Etter dette kan fellesnemnda starte sitt arbeid. Dei fleste nye kommunane i fylket har allereie valt ei «interimfellesnemnd». Denne nemnda kan utføre oppgåver for den nye kommunen på vegne av kommunestyra sine, men vedtak må fattast i dei einskilde kommunestyra. KMD varslar at dei vil redigere rettleiar: Formelle rammer i bygging av nye kommuner; kap. 4, 2. avsnitt, siste setning: «Fellesnemnda kan imidlertid ikke gjøre vedtak som binder den nye kommunen før sammenslåingen er vedtatt ved kongelilg resolusjon». Ved samanslåing av fylka i Sør- og Nord-Trøndelag vart praksis at fellesnemnda kunne gjere vedtak på vegne av dei to fylka- etter Stortingsvedtaket om samanslåing - og før kongeleg resolusjon. 4

12 I informasjon frå KMD til fylkesmannen blir det opplyst at slik praksis også vil gjelde for kommunesamanslåingar etter det nasjonale Stortingsvedtaket. Det vil seie at fellesnemnda kan gjere vedtak på vegne av kommunane som inngår i samanslåinga etter Stortingsvedtaket i juni. Den nye kommunen får ikkje namn og kommunenummer før det er gjort vedtak i kongeleg resolusjon. Fylkesmannen vil kome med nytt INFOskriv når vi har fått nærare informasjon frå KMD om endringa i rettleiaren. 5. Fullmakt til å gjere unntak frå kravet til felles kommunestyremøte Departementet kan gi unntak frå kravet om felles kommunestyremøte når det er gjort vedtak om samanslåing. Dette gjeld tilfelle der kommunestyra allereie har gjort alle nødvendige vedtak, jf. 25 i inndelingslova. Fylkesmannen har saman med dei aktuelle partane allereie gjennomført markering av dei nye kommunane. I tillegg har det vore tett kontakt mellom Fylkesmannen og dei nye kommunane gjennom heile prosessen, der Fylkesmannen blir godt informert. Fylkesmannen vil få delegert kompetanse frå KMD til å vurdere om det er nødvendig å kalle inn til felles kommunestyremøte. Fylkesmannen vil framover ha dialog med dei einskilde kommunesamanslutningane for å vurdere om innkalling til felles kommunestyremøte blir nødvendig. Slik Fylkesmannen ser prosessane i dei nye kommunane pr. dags dato vil det truleg bli semje med kommunane om ikkje å gjennomføre eit slikt møte. 6. Kommunenamn I rundskriv til lov av 15. juni 2001 nr. 70 står det i kap. 5.2, særleg om kommunenamn nest siste avsnitt: «Departementet legg til grunn at ved framtidige kommunesamanslåingar skal nye kommunenamn være unike. Det vil seie at namnet ikkje må være nytta av ein annan kommune eller eit fylke. Dersom til dømes ein eller fleire kommunar som blir slått saman, har eit namn som blir nytta av ein annan kommune eller eit fylke, kan den samanslåtte kommunen ikkje nytte dette namnet». I felles drøftingar og/eller felles kommunestyremøte er det naturleg å drøfte namneforslag til den nye kommunen. Forslag til namneval blir vedteke i dei einskilde kommunestyra i samband med at det blir gjeve mynde og fullmakter til fellesnemnda. Kommunane kan be Språkrådet om råd og rettleiing i namneprosessen. KMD sender forslaget til namn på den nye kommunen til Språkrådet som kjem med ein uttale før namnet blir fastsett i kongelig resolusjon hausten Viser til rettleiar; Formelle rammer i bygging av nye kommunar kap Kommunevåpen og kommuneflagg Kommunevåpen og kommuneflagg treng ikkje vere ferdig utarbeidd til vedtak om ny kommune i kongeleg resolusjon skal gjerast. KMD sende ut eit høyringsbrev datert 14. des med svarfrist 15. mars 2017 om å forenkle regelverket for kommunevåpen og kommuneflagg. 5

13 I høyringsnotatet foreslår KMD at kompetansen til å fastsette kommunevåpen og kommuneflagg blir lagt til det enkelte kommunestyret. KMD foreslår at reglar om fastsetting av kommunevåpen skal inngå i kommunelova. Det er også forslag om å oppheve lov om å flagge på kommunen sine offentlege bygningar. Dette inneber at det ikkje lenger vil være noko krav om godkjenning av Kongen for å kunne nytte kommunevåpenet i eit kommuneflagg. 8. Vidare plan og tiltak for dei nye kommunane Milepælsplan Det ligg vedlagt forslag til ei milepælsplan der ulike tema og fristar er lagt inn og som Fylkesmannen er delaktig i på ulike vis. Milepælsplanen er eit forsøk på å sette i system hovudlinene for prosessar og fristar- som deretter kan leggast inn i kommunane sine eigne planar. Milepælsplanen blir redigert etter kvart som nye hendingar og datoar blir bestemt nasjonalt eller lokalt. Kommunane står framfor følgande viktige oppgåver: Dersom det blir gjort unntak frå felles kommunestyremøte, jf. ovanfor er det nødvendig for kommunane å ha felles drøftingar etter 25 i inndelingslova - som førebuing til kommunestyrevedtak Alle kommunane som er del i ei samanslåing skal fatte vedtak i kommunestyra sine etter Stortingsvedtaket- der det blir fatta vedtak ut i frå punkta som blei drøfta i felles kommunestyremøte eller frå felles drøftingar, jf. ovanfor. Kommunestyrevedtaka skal sendast til Fylkesmannen. Fylkesmannen vil snarast sende vedtaka vidare til KMD. Ut i frå den informasjonen KMD får gjennom kommunestyrevedtaka vil dei førebu sak til vedtak i kongelig resolusjon. Kommunen får etter kongeleg resolusjon sitt offisielle namn og kommunenummer. Dersom Fylkesmannen skal kalle inn til felles kommunestyremøte, må dato for eit slikt møte fastsetjast helst før dato for dei siste kommunestyremøta før ferien. Fylkesmannen og kommunane har dialog om korleis kommunane ønsker å løyse oppgåvene framover. Nettverk KS og Fylkesmannen har inngått eit samarbeid med å samordne tilboda sine til dei nye kommunane i fylket, inklusiv Hornindal kommune i Sogn og Fjordane. Første nettverkssamling for fellesnemndene og for prosjektleiarane blir gjennomført no i mars. Tilboda blir tilpassa etter kva slags behov kommunane har framover for kompetanseheving og erfaringsoverføring. 6

14 Partssamansett utval frå sommar 17 Styringsgruppe/ Fellesnemnd frå sommar 17 Politisk prosjektstyringsnivå Arbeidsutval Prosjektleiar: Ny rådmann Rådmannsgruppe i oppstartsfasen Administrativt prosjektstyringsnivå Prosjektgruppe: Prosjektkoordinator Kommunikasjonsansvarleg Prosjektmedarb. demokrati Prosjektmedarb. innovasjon? Delprosjekt 1: Personal og omstilling Delprosjekt 2: Kommunikasjon Delprosjekt 3: Interkommunalt samarbeid kartlegging Delprosjekt: Kulturbygging & verdiar Delprosjekt: Demokrati og medvirkning Oppstart når? Delprosjekt: Politisk organisering Oppstart når? Delprosjekt: Administrativ organisering Oppstart når? Delprosjekt 4: Digitalisering og IKT Delprosjekt 5: Arkiv Delprosjekt: Økonomi Ikkje beslutta enno Delprosjekt: Delprosjekt: Delprosjekt: Delprosjekt: Delprosjekt: Innkjøp Ikkje beslutta enno = administrativt Delprosjekt: Matrikkel, kart og oppmåling Ikkje beslutta enno Delprosjekt: Plansamordning og planstrategi Ikkje beslutta enno = også politisk repr. i gruppa Sektorvise delprosjekt etter kvart kan vere (avhengig av ny adm.organisering: Teknisk drift, plan, næring og landbruk Skole, SFO og barnehage Helse og velferd, bistand, pleie og omsorg, rehabilit., barnevern og NAV

15 Nye Ålesund - delprosjekt Delprosjekt 1: Personal og omstilling (har hatt to-tre møter) Delprosjekt 2: Kommunikasjon (har hatt to-tre møter) Delprosjekt 3: Interkom. samarbeid kartlegging mai 17 (har hatt to-tre møter) Delprosjekt 4: IKT og digitalisering (oppstartsmøte i 28.2.) Delprosjekt 5: Arkiv (oppstartsmøte snart) Delprosjekt 6: Økonomi (ikkje oppretta enno) Delprosjekt 7: Innkjøp (ikkje oppretta enno) Delprosjekt 8: Matrikkelen, kart m.v. (ikkje oppretta enno) Delprosjekt 9: Planstrategi og plansamordning (ikkje oppretta enno) Delprosjekt 10: Kulturbygging og verdiar (oppstartsmøte 24.3.)

16 Nye Ålesund - delprosjekt I løpet av våren og hausten kjem det i gang fleire delprosjekt, mellom anna: Demokrati og medverknad (blir tilsett eigen prosjektmedarbeidar for dette) Politisk organisering Administrativ organisering Fleire sektorvise delprosjekt: Etter at administrativ organisering er beslutta (beslutta våren 2018?), vil det etter planen opprettast fleire sektorvise/tematiske delprosjekt i samsvar med nytt organisasjonskart. Andre delprosjekt ikkje identifiserte enno

17 Gradvis overgang Kommunane i dag Nye Ålesund kommune

18 Eksempel Ove Vollan, ordfører i Rissa:

19 Eksempel John A. Firing, Nye Askim:

20 Søknad om prosjektskjønn frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal Søknadsfrist 17. mars 2017 (ein av kommunane må søke på vegne av nye Ålesund) Nye Ålesund kommune: «Innovasjon i praksis» Innleiing Sandøy, Ørskog, Ålesund og Skodje skal saman byggje nye Ålesund kommune, det er også mogleg at fleire kommunar kjem med. Dette vert ein av dei største kommunesamanslåingane i landet. Eit viktig prosjektmål er at bygging av ny kommune skal bere preg av innovasjon og fornying, ikkje berre fusjonering. Når den nye kommunen står klar i 2020 skal den både ha skapt noko nytt, ha etablert ein varig innovasjons- og utviklingskultur og innovasjonskapasitet. I utgreiingsprosessen vart innovasjon sett på agendaen og premissane for kva den nye kommunen skal bli er forankra i intensjonsavtalen. I 2017 går vi over i gjennomføringsfasen der ord skal bli til handling. Utfordringa det skal takast tak i gjennom prosjektet/bakgrunn For å byggje ei ny kommune trengs eit innovasjons- og utviklingsperspektiv, elles får ein berre ein større variant av det vi allereie har. Med andre ord trengs det systematisk og målretta utviklings- og innovasjonsarbeid allereie tidleg i reforma. Dersom ein venter til samanslåingsprosessen er ferdig, inneber dette ein stor sjanse for at ein set nyskaping i den nye kommunen på vent i mange år. I løpet av prosjektperioden i nye Ålesund skal det gjennomførast mange delprosjekt på ulike fagområder, prosessar skal planleggjast, og møte skal arrangerast. Det er her potensialet for nytenking ligg. Det er menneska som møtast her som må få høve til å innovere. Å ta i bruk arbeidsformer i prosessane og møteplassane som legg til rette for dette vert viktig for å nå målsetjingane med nye Ålesund. Metodikken og arbeidsformene må vere forankra i kunnskap og forsking om kva som fremmer innovasjon. Det krev tilleggskompetanse til den meir tradisjonelle sakshandsamings- og forvaltningskompetansen for å utvikle ein kultur for innovasjon Både KS og KMD oppfordrar til å vektlegge innovasjon i bygging av ny kommune, til dømes i KSartikkelen «Kommunereform ikkje bare større, men betre» og i KMDs rettleiar for bygging av ny kommune kap. 4.1.: «Politikerne i kommunene bør tidlig avveie hvor mye en vil omstille og bygge nytt i en sammenslåingsprosess. Noen kommuner vi se dette som en mulighet til innovasjon og fornyelse.» Også Møre og Romsdal fylkeskommune framheld innovasjonsarbeid og innovasjonskultur i kommunal sektor i strategien «Forsking og innovasjonsstrategi for kommunal sektor i Møre og Romsdal ». Strategien er utvikla i samarbeid mellom Møre og Romsdal fylkeskommune, Innovasjon Norge, Norges Forskingsråd, LO, NHO, SIVA, KS; Fylkesmannen i Møre og Romsdal og NAV. Utkast nye Ålesund søknad om skjønnsmidlar prosjekt «Innovasjon i praksis» 1

21 Forskings- og innovasjonsstrategien for Møre og Romsdal påpeikar nokre sentrale barrierar for danning av ein god innovasjonskultur. Desse barrierane handlar både om struktur og kultur: «Det skjer mykje godt utviklingsarbeid i kommunane. Utfordringane er knytt til å få til eit systematisk og planlagt innovasjonsarbeid gjennom utvikling av innovasjonskultur Ein kan summere opp barrierane for innovasjon i kommunane slik: Mål Politikarane etterspør ikkje innovasjon i planar eller rapportering. Innovasjonsprosessane manglar dermed både administrativ og politisk forankring. Manglande innovasjonskompetanse og innovasjonsleiing (både politisk og administrativ leiing, samt kunnskap om innovasjonsprosessar). Eldsjeler (medarbeidarar) er initiativtakar og drivar for innovasjonsprosessane, men opererer ofte aleine med lita støtte i organisasjonen elles. Liten toleranse for å gjere feil som m.a. hindrar ein i å ta risiko og prøve nye løysingar. Det er få ressursar til utviklingsarbeid. Ikkje kultur eller system for å dele erfaringar noko som hindrar spreiing av innovasjonar. Innkjøpsreglemenetet blir opplevd som hinder for å samarbeide med eksterne leverandørar. Fag- og profesjonsgrenser hindrar tverrfagleg samarbeid og nytenking, både internt i kommunen og mellom kommunen og eksterne aktørar.» (Forsking og innovasjonsstrategi for kommunal sektor i Møre og Romsdal ) Overordna mål for kommunereforma er: Gode og likeverdige tenester, heilskapleg og samordna samfunnsutvikling, bærekraftige og økonomisk robuste kommunar og styrka lokaldemokrati For å nå desse måla må kommunane tenke nytt både kva gjeld organisering, bruk av ny teknologi, arbeidsmetodar og samarbeid med ulike aktørar. Med utgangspunkt i overordna mål har intensjonsavtalen for nye Ålesund fleire konkrete mål og delmål. For temaet innovasjon har intensjonsavtalen følgjande mål og delmål: Hovudmål: Bygge innovasjonskapasitet i nye Ålesund kommune Etablere innovasjonsklynge/ innovasjonssenter for offentleg innovasjon på Sunnmøre Delmål: Auke kunnskapsnivået om innovasjon og innovasjonsprosessar blant politikarar, leiarar og tilsette i nye Ålesund kommune. Styrke kompetanse i innovasjonsleiing blant leiarar nye Ålesund kommune. Nytte arbeidsformer i samanslåingsprosessen som fremmer innovasjon og fornying Løfte fram pågåande prosessar, delprosjekt, kompetanse m.m. i de fire kommunane og sørgje for god organisering pågåande innovasjonsarbeid. Vidareutvikle samarbeid med næringsliv og FoU miljø Utkast nye Ålesund søknad om skjønnsmidlar prosjekt «Innovasjon i praksis» 2

22 Mål for nye Ålesund kommune prosjekt «Innovasjon i praksis» Nye Ålesund kommune ønskjer å utnytte mogelegheitsrommet vi har i byggjeprosessen til å utvikle både strukturar og kultur som fremmer fornying og innovasjon på ein meir systematisk måte enn det kvar enkelt kommune har tradisjon for i dag. Dette er slik styringsgruppa for nye Ålesund ser framtidsbiletet for Ålesund 2020 når det gjeld innovasjon. (blir gruppearbeid i styringsgruppa 13.3.)Eit slikt bilete må vidareutviklast og forankrast i tida framover. Framtidsbilete nye Ålesund 2020 Vi er resultatorientert og styrer mot visjon og mål gjennom verdiar. Vi er brukarorienterte og arbeider aktivt med å rette merksemda vårt mot innbyggjarane og deira behov. Vi har møteplassar og arbeidsformer som fremmer samskaping (mellom politikk, administrasjon, innbyggjarar, sektorar, akademia og næringsliv). Vi rettar merksemda vår mot innovasjon og løfter fram de gode historiene og dei vellukka innovasjonsprosjekta. Vi omfamnar tverrfagleg og tverrsektorielt samarbeid. Vi har risikovilje og mot til å bevege oss i ukjent terreng. Vi tilet at det vert gjort feil- og lærer av feila. Vi er tydelege på mål og verdiar og skaper sjølvleiande medarbeidarar gjennom å gje dei stort handlingsrom innanfor desse rammene. Innovasjonsperspektivet er ein implementert del av vårt styringssystemet ( i planar, handlingsprogram, leiaratalar, organisasjonsutviklingsprogram, rekruttering og kompetansestrategi, møteplassar og arbeidsformer som inngår i styringssystemet) Vi har etablert ei innovasjonsklynge/ senter for offentleg innovasjon på Sunnmøre Kapasitet og kompetanse i innovasjon- og prosessleiing i prosjektet er avgjerande for å nå målsetjingane i intensjonsavtalen. Dette omhandlar både: 1) Det interne fokuset på innovasjon i prosjekta og etablering av innovasjonskultur i nye Ålesund. 2) Det eksterne fokuset med mål om å byggje eit breitt innovasjonsmiljø for offentleg innovasjon på Sunnmøre. Utkast nye Ålesund søknad om skjønnsmidlar prosjekt «Innovasjon i praksis» 3

23 1) Innovasjonskultur prosjekta og etablere varig innovasjonskultur i nye Ålesund frå 2020 Nye Ålesund er eit av dei største prosjekta nasjonalt i kommunereforma. Vi er avhengig av å etablere stor nok prosjektorganisasjon og prosjektteam for å kunne utnytte potensialet som ligg i reforma. Det er avgjerande å ha eigen prosjektmedarbeidar som sikrar at vi har nok fokus på innovasjon i samanslåingsprosessen og at arbeidet vert målretta og fagleg forankra. Ein prosjektmedarbeidar med metodebevisstheit og kompetanse i innovasjons-/ prosessleiing vil kunne nyttast som ein tverrgåande ressurs i dei mange delprosjekta/prosessane fram mot Det er en reell fare for at innovasjonsperspektivet vil drukne i alle oppgåvene som skal løysast i samanslåingsprosessen dersom vi ikkje tydeleggjer satsinga med å tilsetje prosjektmedarbeidar. Kommuneadministrasjonane har i tillegg tilsette med kompetanse i innovasjonsleiing i sine organisasjonar. Dette er eit resultat av mellom anna tidlegare prosjekt i regi av Sunnmøre regionråd knytta til studie i innovasjonsleiing. Denne ressursen kan gjennom frikjøp i prosjektperioden kunne nyttast for å sikre både brei forankring og nok kapasitet. 2) Senter for offentleg innovasjon Ein av intensjonane for nye Ålesund kommune er å utvikle eit senter for offentleg innovasjon. Gjennom dette prosjektet kan vi sikre kapasitet og kompetanse til å gå inn i eit partnarskap med aktørar som vil samarbeide om å etablere ei innovasjonsklynge for offentleg sektor på Sunnmøre. Bakgrunnen for denne målsetjinga er utfordringa med å sikre framtidig berekraft i offentleg tenesteyting. Dagens oppgåver må løysast på nye måtar, og dei nye løysingane må skapast i samarbeid med andre. Sunnmøre er generelt gode på å byggje klynger, innovere og samskape. Vi er i dialog med miljøet kring Campus i Ålesund om eit framtidig samarbeid der crossovertenking kan bidra til at offentleg innovasjon får synergiar frå det etablerte miljøet, og at innovasjonsvaremerket til Sunnmøre i framtida også omhandlar kommunane si evne til fornying og omstilling. Vi har mål om at denne satsinga skal ha synergiar utover bygginga av nye Ålesund kommune. Møre og Romsdal sin forskings- og innovasjonsstrategi, Sunnmøre regionråd sitt demokrati og digitaliseringsprosjekt, samt nye Ålesund kommune si satsing på demokrati og nye medverknadsformer er døme på satsingar der vi må hente ut synergiar. Erfaringane vi gjer oss i dette prosjektet kan og bør overførast til andre som byggjer nye kommunar, og vi har eit ønske om å dele av våre erfaringar undervegs. Gjennomføring og budsjett Dette er ein innovasjonsprosjekt og i så måte må detaljert prosjekt med milepælar og tiltak utviklast som ein del av prosessen. Derimot kan eit bilete av kva som skal kjenneteikne Ålesund kommune i 2020 skape ei forståing for arbeidet vi står framfor, jamfør mål over. Med bakgrunn i dette vil prosjektleiar få ansvar for å setje i verk aktivitetar og prosessar som fremmer det ønska resultatet. Det er desse aktivitetans som vil inngå i rapportering for bruk av eventuelle midlar/ støtte til prosjektet. Framdriftsplan Utkast nye Ålesund søknad om skjønnsmidlar prosjekt «Innovasjon i praksis» 4

24 Prosjektfinansiering avklart April 2017 Tilsetje prosjektmedarbeidar for innovasjon August 2017 i prosjektteamet for nye Ålesund Prosjektplan vedtatt av styringsgruppa/ September/ oktober 2017 fellesnemnd for nye Ålesund kommune Ressurspersonar i kvar kommune er utpeika September/ oktober 2017 Budsjett Kostnader Løn og administrative kostnadar Møteplassar og læringsnettverk Frikjøp interne ressursar Ekstern konsulent Drift av prosjektorg Uforutsett/ div Sum kostnader Finansiering FMMR skjønnsmidlar Eigeninnsats/annen ekstern finansiering KS OU- midlar? Innovasjonsmidler fylkeskommunen? Utkast nye Ålesund søknad om skjønnsmidlar prosjekt «Innovasjon i praksis» 5