Handlingsplan for full overgang til elektronisk pasientjournal, St. Olavs Hospital

Transkript

1 NOTAT Handlingsplan for full overgang til elektronisk pasientjournal, St. Olavs Hospital Saksbehandler: Trond Grimstad, IKT-leder Arkivsaksnr.: 06/2771 Arkiv 045 BAKGRUNN Det vises til mottatt brev Handlingsplaner for full overgang til elektronisk plattform for elektronisk pasientjournal m.m.. St. Olavs Hospital har i planleggingen av nytt sykehus lagt til grunn at bruk av papirjournaler skal reduseres kraftig for så å bli avviklet. Som en følge av dette er det startet skanning av historiske journaler ved et eget skanningsenter som i dag er bemannet med 10 årsverk. Pr. uke 25 har ca 1500 pasienter fått samlet og skannet alle sine pasientjournaler og de har dermed fullelektronisk pasientjournal. I tillegg har Hudavdelingen alle sine avdelingsjournaler elektronisk. Nyhenviste til sykehuset som møter ved Hudavdelingen eller Gynekologisk avdeling får fullelektronisk pasientjournal. Alle klinikker ved sykehuset har fått skannere og opplæring i hvordan nye dokumenter for pasientene skal skannes. Da vi i dag ikke har tilstrekkelig trygghet for tilgangen til Doculive blir papirjournaler oppdatert med utskrifter og skannede papirjournaler likevel sendt ut og oppbevart tilgjengelig som reserveløsning. St. Olavs Hospital deltar også aktivt i regionale prosjekter for å integrere flere fagsystemer mot elektronisk pasientjournal. SIKKER TILGANG TIL ELEKTRONISK PASIENTINFORMASJON Det må tiltak i teknisk infrastruktur som gir sikker tilgang til elektronisk pasientinformasjon. Disse tiltakene er beskrevet gjennom regional risikovurdering for EPJ. St. Olavs Hospital gav 27. juni 2006 tilbakemelding til HEMIT og RHF om at vi vil foreta nødvendige investeringer til lokalt nettverksutstyr. Investeringskostnaden på 9.9 MNOK inngår som en del av det regionale investeringsbudsjett for 2006 på samlet 105 MNOK. Økning av driftskostnader for St. Olav, hvor man tar hensyn til 90% investeringstilskudd, er ikke presentert pr. dags dato. St. Olavs Hospital er innstilt på å ta disse driftskostnadene.

2 HANDLINGSPLAN Her er listet opp nødvendige tiltak for å kunne stoppe utskrift til papirjournal ved St. Olavs Hospital. Det er også beskrevet hvem som har ansvar, frist for gjennomføring og estimat på kostnader for St. Olav. Aktivitet Beskrivelse Kostnad Kommentar til kostnad Ansvar Frist Utbedringer av teknisk infrastruktur Kr Investeringskostnad i lokalt nettverk HEMIT Snarest Påkrevd opprustning er en forutsetning for å kunne avslutte utskrift til papirjournal. St. Olav vil skaffe tilveie nødvendige midler for å dekke sin andel av investeringer og driftskostnader. Økte driftskostnader gjennom tjenesteavtaler

3 Aktivitet Beskrivelse Kostnad Kommentar til kostnad Ansvar Frist Innkjøp av desentrale Kr skannere a kr 5000 Prosjekt EPJ skannere Innføring Opplæring i skanning på klinikkene Opplæring i bruk av Doculive for enkelte leger Videreføring av aktivitet ved sentralt skanningsenter Må for å øke skanning av nye dokumenter på avdelingene og da særlig med tanke på at alle nyhenviste til sykehuset skal få fullelektronisk pasientjournal. Opplæring i desentral skanning er alt gitt på alle klinikker. Opplæring av flere medarbeidere gjøres på klinikken, evt med støtte fra personer fra Skanningsenteret eller fra prosjektet EPJ Innføring. Det kan være behov for å friske opp bruken av Doculive og gi en innføring i effektiv bruk av dette verktøyet. Det finnes superbrukere som kan gi denne opplæringen. - Omfang og kostnad ikke vurdert. Opplæringen tar ca 1 time. - Omfang og kostnad ikke vurdert. Opplæringen kan ta 1-2 timer. Den enkelte klinikk Prosjekt EPJ Innføring/ Superbrukere Pågår Kr Årskostnad ved 10 årsverk St. Olavs Hospital ved sjeflegen og utføres på kort varsel Iverksettes og utføres ved behov og utføres på kort varsel Pågår Gjennomgang av strategi for videre skanning Vurdere å benytte kapasiteten ved Skanningsenteret til skanning av restjournal (nye dokumenter for pasienten) i stedet for historisk pasientjournal - Dekkes av interne medarbeidere i tilknytning til prosjektet EPJ Innføring. Anslås til ca 7 dagsverk St. Olavs Hospital ved sjeflegen og gjennomføres på kort varsel

4 Aktivitet Beskrivelse Kostnad Kommentar til kostnad Ansvar Frist Gjennomgang av - Dekkes for skanning av St. Olavs prosedyrer for skanning interne medarbeidere i Hospital ved tilknytning til prosjektet EPJ sjeflegen/ og som følge av utbredt Innføring. Den enkelte bruk av elektronisk Anslås til ca 5 dagsverk klinikk pasientjournal ved klinikkene Det er i dag utarbeidet prosedyrer både for sentral skanning ved Skanningsenteret og desentral skanning ved klinikkene. Disse må revideres som følge av at vi kan stoppe oppdatering av papirjournal og som følge av evt. endret strategi for skanning. Klinikkene må vurdere sine prosedyrer/rutiner som følge av utbredt bruk av elektronisk pasientinformasjon. og gjennomføres på kort varsel Det settes umiddelbart ned en gruppe som vurderer endringer i arbeidsrutiner hos kontorpersonalet som følge av økt bruk av skanning og elektronisk journal ved klinikkene. - Endring av prosedyrer/rutiner ved klinikkene er ikke estimert

5 FORUTSETNING Det legges til grunn at prosjektet EPJ Innføring ved St. Olavs Hospital videreføres som planlagt. Prosjektet er en viktig bidragsyter både regionalt og lokalt for utvikling og innføring av løsninger som gir mulighet for papirløshet og gevinstrealisering forøvrig. I tillegg har prosjektet en viktig rolle ved utarbeidelse av nødvendige prosedyrer. EFFEKTER OG GEVINSTER Det kan i løpet av kort tid (3-4 måneder) legges til rette for at alle journalpapirer for nyhenviste til sykehuset skannes. Slik får alle nyhenviste kun elektronisk pasientjournal. Mengden dokumenter som må skannes blir mindre med innføring av kurve/medisinering som er planlagt ca fra februar Dette tiltaket vil også gi store økonomiske besparelser i kostnad til opprettelse og utsendelse av papirjournaler. Det kommer ca 800 nyhenviste pasienter til sykehuset pr uke. Sikker tilgang til elektronisk pasientinformasjon hvor som helst og når som helst Redusert tid ved klinikkene som i dag benyttes til å lete etter papirjournal. Dette er anslått til å utgjøre et helt årsverk på enkelte store avdelinger Redusert behov for å oppbevare papirjournaler på klinikkene. Dette er særlig viktig for klinikker i nytt sykehus hvor det er planlagt papirfattig og provisorier er tatt i bruk til oppbevaring av papirjournaler Redusert risiko for uautorisert innsyn i pasientjournal ved nytt sykehus fordi arealene og lokalisering av funksjoner ikke er tilpasset bruk av papirjournaler Vi kan umiddelbart stoppe pakking, utsending og oppdatering av skannede papirjournaler som i dag sendes ut som reserveløsning. Det benyttes i dag ca 20 timeverk i uken ved Skanningsenteret til dette arbeidet. Denne tiden kan i stedet benyttes på skanning. Utsendelse av hver pasientjournal koster kr 58. Det sendes ut ca 150 slike journaler pr uke og antallet er sterkt økende. Umiddelbar inntjening pr mnd: ca kr ,- Veksten i papirjournaler ved Sentralarkivet stopper opp og behov for utvidelser av arkivareal elimineres. Dagens arkiv med papirjournaler vokser med 1 hyllemeter pr. dag.ved makulering av skannede pasientjournaler kan arealbehovet også reduseres Det kan bli mulig å flytte dagens sentralarkiv når mengden papirjournaler som flyter til/fra reduseres slik at flytting blir praktisk mulig å gjennomføre. Flytting er ønskelig iht planer for utbygging av Fase 2 Behovet for ansatte ved Sentralarkivet til fremhenting av papirjournaler vil på sikt reduseres ORGANISASJONSUTVIKLING Det vil parallelt med nevnte tiltak bli arbeidet med egne organisasjonsutviklingsprosesser for å tilpasse organisasjonen bruk av ny teknologi og dermed få mulighet til gevinstrealisering. Direktøren ved St. Olavs Hospital har tidligere i år iverksatt 13 strategiske arbeidsgrupper som skal vurderer tiltak innen ulike områder (se vedlegg). Vi vil vurdere hvordan arbeid med gevinstrealisering kan ivaretas i denne sammenheng. Pilotprosjekt for gevinstrealisering ved Gynekologisk avdeling vil bli videreført av leder for avdelingen i en fase 2.

6 KONKLUSON St. Olavs Hospital vil gjennom sin handlingsplan søke å skaffe tilveie nødvendige ressurser og legge til rette for å stanse papirutskrift fra Doculive fra det tidspunkt vi har dokumentert sikker tilgang til elektronisk lagret pasientinformasjon. Fra samme tidspunkt vil opprettelse av nye papirjournaler for nyhenviste til sykehuset bli trappet kraftig ned for så å opphøre. Det forutsettes at investeringene i teknisk infrastruktur og opplevd tilgang til aktuelle pasientsystemer gir denne muligheten. Grp. Strategisk prosjektgruppe Leder Stab Medlemmer 1 Eiliv Brenna Rolf Windspoll Ola Sæther Lokalsykehus Sigurd Steinshamn Helge Garåsen Randulf Vågen Hans Petter Mittet Thorill Sørflakne Marit O. Røe, NSF Tore Jyssum 2 Prioritering Henrik Sandbu Grete Samstad 3 4 Liggetid Ledelse Fredrik Sunde Ola Sæther Aud Magna Gabrielsen Ola Bergslien Merete Knudsen Håkon Hammevik Aud Magna Gabrielsen Marit Kvikne Ragnhild Brå Vardehaug Inger Williams Knut Bjørnstad Helge Haarstad Anne-Lise Løvaas Siri Bratlid Hans Ole Siljehaug Kjetil A. H. Karlsen Trond N. Pedersen Jon Inge Furunes Henrik Sandbu Sigurd Steinshamn Sven Erik Gisvold Arve Bang Kittilsen Marit. O. Røe, NSF Bjørn P. Bratvik Thor Størseth Fredrik Sunde Karin Steen Iver Lillegjær Liv Sjøvold Randulf Søberg, DNLF Sigmund Eidem 5 Kunnskap/forskning Geir Jacobsen Olav Linaker Olav Haraldseth 6 Integrasjon psykiatri/somatikk Liv Sjøvold Inger Williams Psyk 7 Habilitering/rehabilitering Gisle Meyer Gunn Ekeberg Ragnhild Brå Gudmund Marhaug Siv Mørkved Pål Romundstad Kjetil A. Karlsen Bjørn M. Bjerke Odd Sverre Westby Olav Sletvold Knut Aasarød + avd.sjef somatikk Aud Irene Thoresen Liv Marit Løkken Knut Bjørnstad Anne-Lise Løvaas

7 Grp. Strategisk prosjektgruppe Leder Stab Medlemmer Vardehaug Åse Wold Lise Støylen Aud T. Andersen Hanne Søvik Annette Halvorsen 8 Grete Lise Støylen Utdanning Samstad (Gudmund Marhaug) Mette Bratt Jon Helle 9 Regionale/nasjonale funksjoner Geirmund Unsgård 10 Tilbudet om spesialisthelsetjenester til befolkningen i Fjellregionen. Direktøren 11 Beredskap Sven Erik Gisvold Geir Jacobsen Ola Bergslien Ola Bergslien Marit Kvikne Anne Halsen, KFO Asbjørn Karevold Karl Heinrik Melle Hans Petter Mittet Trond N. Pedersen Bjørn P. Bratvik Torbjørn Wolden Øyvind Taraldset 12 Infrastruktur og støttefunksjoner Stein Sundmoen (foreløpig) Åge Lien Helge F. Hegrenæs Dr.service Anne Karin Steinsvik Liv Sjøvold 13 Private helsetjenesteleverandører Mette Bratt Rolf Windspoll Karin Steen Randolf Vågen Hans Petter Mittet Hanne Søvik Kristin Ryggen Einar Vandvik