Andre gang MODUL-1: Intensiv gjennomgang Hva er kursets målsetting, hvilke ønsker og forventninger har vi, og hvordan fordeles arbeidet?

Transkript

1 Andre gang MODUL-1: Intensiv gjennomgang Hva er kursets målsetting, hvilke ønsker og forventninger har vi, og hvordan fordeles arbeidet? Styring, administrasjon og ledelse Forskjellen mellom styring, administrasjon og lederskap kan gjenspeiles i måten man pleier sine eksterne kontakter på. Hvor aktiv, mindre aktiv eller lite aktiv er den som vektlegger prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap" når det gjelder eksterne kontakter? [1] Den som vektlegger lederskap er aktiv mht eksterne kontakter [2} Den som vektlegger styring er mindre aktiv mht eksterne kontakter [3] Den som vektlegger administrasjon er lite aktiv mht eksterne kontakter Man kan styre en organisasjon etter prinsippene om "inspirasjon", "instruks" eller "instruksjon". Hvilke av disse gjelder i forbindelse med "administrasjon", "styring" og "lederskap"? [1] Den som vektlegger lederskap styrer gjennom inspirasjon [2] Den som vektlegger styring styrer gjennom instruksjon [3] Den som vektlegger administrasjon styrer gjennom instrukser Mobilisering av ressurser er en viktig del av lederansvaret. Ressursene kan skapes, skaffes eller er gitte. Hvordan mobiliseres ressursene i en organisasjon som styres etter prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap"? [1] Lederskap: ressursene skapes: [2] styring: ressursene skaffes [3] Administrasjon: ressursene er gitte Mål kan formuleres med utgangspunkt i gitte rammer, gitte regler eller gjennom å omdefinere situasjonen. Hvordan formuleres mål i en organisasjon som styres etter

2 prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap"? [1] Lederskap: mål formuleres gjennom omdefinering av situasjonen for å skape nye rammer. [2] styring: mål utvikles fra gitte rammer [3] Administrasjon: mål baseres på gitte regler. Planlegging kan være strategisk, taktisk eller målfokusert. Hvordan planlegger de som styrer etter prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap"? [1] Lederskap: planlegging fokuserer på mål-middel (strategisk). [2] styring: planlegging fokuserer på mål [3] Administrasjon: planlegging fokuserer på middel (taktisk) Når det gjelder produksjon og tjenesteyting, kan man gjøre ting riktig; gjøre de riktige tingene eller stille spørsmål om hva de riktige tingene er. Hva gjør de som styrer etter prinsippene om "lederskap", "styring" eller "administrasjon"? [1] Lederskap: produksjonen og tjenesteyting tar utgangspunkt i hva de riktige tingene er. [2] styring: produksjonen og tjenesteyting tar utgangspunkt i å gjøre de riktige tingene. [3] Administrasjon: produksjonen og tjenesteyting tar utgangspunkt i å gjøre ting riktig. Hvordan motiveres ansatte i en organisasjon som styres etter prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap"? [1] Lederskap: motivasjon skjer ved selvrealisering. [2] styring: motivasjon skjer ved belønning. [3] Administrasjon: Motivasjon skjer ved belønning (i samsvar med gjeldende regler og etter samråd med interne partnere). Hvordan medvirker de ansatte i en organisasjon som styres etter prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap"? [1] Lederskap: medvirkning skjer i form av ansvarlig selvstyring (demokrati).

3 [2] styring: medvirkning skjer i form av delegering. [3] Administrasjon: medvirkning skjer i form av deltagelse. I arbeidslivet kan man verdsette ansattes ytelse, effektivitet eller innovasjon. Hva verdsetter de som styrer en organisasjon etter prinsippene om "administrasjon", "styring" og "lederskap"? [1] Lederskap: verdsetter innovasjon. [2] styring: verdsetter effektivitet. [3] Administrasjon: verdsetter ytelse. Hvordan betraktes avvik fra mål, standarder og arbeidsrutiner i en organisasjon som styres etter prinsippene om "administrasjon", "styring" eller "lederskap"? [1] Lederskap: avvik er etterlyst som kilde til innovasjon. [2] styring: avvik er akseptert fordi det er uunngåelig og kan gi styringsimpulser. [3] Administrasjon: avvik er uønsket fordi det er forstyrrende. Menneskelige ressurser kan utvikles gjennom metalæring, læring eller opplæring, avhengig av hvilke prinsipper en organisasjon styres etter. Hvordan utvikles ansattes kompetanse i en organisasjon som styres etter prinsippene om "administrasjon", "styring" og "lederskap"? [1] Lederskap: menneskelige ressurser utvikles gjennom metalæring (læring om å lære). [2] styring: menneskelige ressurser utvikles gjennom læring. [3] Administrasjon: menneskelige ressurser utvikles gjennom opplæring. Konflikter som oppstår i en organisasjon kan nedtones, unngås eller brukes som kilde til læring, avhengig av hvilke prinsipper en organisasjon styres etter. Hvordan betraktes konfliktene i en organisasjon som styres etter prinsippene om "administrasjon", "styring" og "lederskap"? [1] Lederskap: konflikter brukes til læring og kreativitet. [2] styring: konflikter beherkes og nedtones.

4 [3] Administrasjon: konflikter avskaffes og unngås. Se øvelsen om lederskap Ledernivåer Svar på spørsmålene ved å velge i rullefeltet. Jeg har den overordnede ansvar for organisasjonen, har stort sett ingen direkte personalansvar og beskjeftiger meg med overordnet ledelse. Jeg deltar på ledermøter, ser hvordan andre ledere opptrer, hvordan noen får forslagene sine akseptert, hvilke krav som stilles og passer på ting som berører min egen avdeling. Jeg deltar i budsjettarbeid og er informert over den økonomiske situasjonen i organisasjonen som helhet, vet hvordan min avdeling blir påvirket og informerer mine medarbeidere om det. Jeg er informert over det som foregår i organisasjonens omgivelser, både på politisk nivå og ellers, og informerer om tendenser og scenarier. Jeg er informert over det som foregår i organisasjonens omgivelser, drøfter ofte mine ansvarsområder og roller med min leder og informerer mine medarbeidere om det som er viktig for dem. Jeg har ansvar for planlegging og organisering i min avdeling, ajourfører mine kunnskaper om strategier og overordnede mål og holder mine medarbeidere informert om viktige prioriteringer på arbeidsområdet. Jeg er med på å utforme visjoner og sette overordnede mål for hele organisasjonen. Oppgaver som jeg delegerer til mine underordnede må av og til være akseptert av både min leder og den enkelte medarbeideren. Jeg kjenner alle mine medarbeidere, vet hvilken kompetanse de besitter, holder regelmessige utviklingssamtaler med dem og skiller klart mellom planleggings- psykososiale samtaler. Jeg informerer mine lederkolleger om det som vedtas på toppledernivå slik at de kan forholde seg til det i sine respektive avdelinger.

5 Jeg følger opp planer og avtaler som inngås med andre organisasjoner, avdelingen og aktører. Jeg er med å løse de problemer mine medarbeidere støter på, delegerer oppgaver og ansvar til dem og anser at min lederstilling er særlig viktig for effektivitet og tjenesteyting i organisasjonen. Jeg er leder for lønn- og personalavdelingen. Tradisjonelt har jeg beskjeftiget meg med lønnsforhandlinger, utdannelse, personaladministrasjon m.m. for alle medarbeiderne i organisasjonen. Jeg kjenner godt til de viktigste lover og regler som gjelder på min arbeidsplass, f. eks. arbeidsmiljøloven, hovedavtalen og annet personaljuss. Hvor vil du plassere meg i hierarkiet eller på organisasjonskartet? Joharivinduet Navnet Johari er til ære for de to opphavsmenn: Joe Luft og Harry Ingham. Se øvelsen Joharivinduet I en kommunikasjon er det alltid noe åpent eller kjent for begge parter, men det er også noe blindt, skjult eller ukjent Ifølge Joharivinduet, er det bare når vi beveger oss fra blinde og skjulte områder over i åpne områder at vi utdyper vår persepsjon og utvikler våre mellommenneskelige forståelser. Fra et blindt til et åpent felt Dersom du ønsker å bevege deg fra et blindt til et åpent område [fra det du ikke vet til det andre vet], kreves det at andre gir deg tilbakemelding på hvordan de opplever deg. Men for at de skal kunne ta denne risikoen, uten at du kommer i forsvar, forutsetter dette tillit og trygghet. For å redusere det blinde området, kan du: * Be andre hjelpe deg med dine problemer

6 * Be et bestemt gruppemedlem om tilbakemelding * Hindre gruppen i å "sette seg" på et annet medlem * Være i åpen opposisjon til resten av gruppen * Nekte å innordne deg under en regel gruppen har vedtatt * Be et annet medlem om å passe seg selv og la deg i fred * Ta imot kritikk på en slik måte at andre ikke er redd for å si sin mening til deg. * Gi kritikk på en ordentlig måte. For at du skal kunne bevege deg fra et skjult til et åpent område [Det andre ikke vet & Det du vet], kreves det tillit, trygghet og psykologisk støtte slik at du kan åpne deg for andre. Å redusere det skjulte felt skjer ved at du: * deler dine kunnskaper og erfaringer med dine kollegaer. Slik at de også får lyst til å dele sine kunnskaper og erfaringer med deg. * er åpen og ha tillit til de andre i gruppen * ikke er redd for å dumme deg ut Det ukjente felt Dette er underbevissthetsområde. Her kreves det ofte psykoanalytisk hjelp. Hva innebærer dette? Hvilke av disse følelsesprosesser kan utvide det åpne feltet i Joharivinduet? * Vise gruppen at du står et annet medlem nær * Fortelle et medlem at han/hun bety mye for deg * Avsløre konkrete ting fra din fortid * Kommentere dine seksuelle tilnærmelser * Motta vennlige følelser og fornekte sterke følelser * Tåle sterke følelser og fornekte myke følelser" * Rasjonalisere vekk alle følelser * Hvilken teori kan du sammenligne Joharivinduet med? * Gi uttrykk for din forvirring og usikkerhet i gruppen * Innrømme at du har endret standpunkt om noe du tidligere har sagt * Innrømme at du har tatt feil av et annet gruppemedlem * Gi åpent uttrykk for at du kjeder deg * Konstatere klart at det er en konkret ting du ikke vil være med på

7 Henry Mintzberg og hva ledere faktisk gjør Hva kjennetegner ledelsesteorien til Mintzberg? Den kjennetegnes ved Mintzbergs observasjoner av ledere og hav de faktisk gjør i lederjobben. Hva er den sentrale delen av denne teorien? I en lederstilling er det ti typiske lederroller. En rolle for Mintzberg er en samling aktiviteter som har et felles trekk. Hvordan uttrykkes ledereffektivitet hos Mintzberg? Ifølge Mintzberg er organisasjonen direkte underlagt lederens status og formelle autoritet (formal authority and status). Ledere som står i spissen for sin organisasjon, spiller alle de nevnte ti roller. Hva refererer disse ti typiske lederroller til? Rollene deles i: * tre mellommenneskelige roller * tre informasjonsroller og * fire beslutningsroller. Hva beskriver de tre mellommenneskelige roller (interpersonal roles)? De beskriver: * lederen som toppfigur (Figurehead) * lederen som forbindelsesledd (Liaison) og * lederen som anfører (Leader) Begrepet anfører uttrykker lederens makt slik den uttrykkes gjennom utøvelse av personaladministrative funksjoner som f.eks. å ansette, lære opp, evaluere, avlønne, forfremme, avskjedige og overvåke det som foregår i organisasjonen. De tre mellommenneskelige rollene danner et grunnlag for lederens tre informasjonsroller som beskriver. Hva beskriver de tre informasjonsroller (informational roles)? De tre informasjonsroller beskriver: * lederen som informasjonssamler (Monitor) * lederen som informasjonsformidler (Disseminator) * lederen som talsmann (Spokesman)

8 Hva beskriver de fire beslutningsroller (Decisional roles)? De fire beslutningsrollene beskiver: * lederen som igangsetter (Entrepreneur) * lederen som kriseløser (Disturbance handler) * lederen som ressursfordeler (Ressource allocator) * lederen som forhandler (Negotiator) Se øvelsen om Mintzberg

9 Desiderata, fl. av Desideratum, betyr noe som savnes eller en mangel som ønskes avhjulpet. Navnet er tatt fra et dikt Funnet i den gamle Saint Pauls kirke, Baltimore, datert Ta upopulære beslutninger Skape forståelse for beslutninger hos andre Delegere arbeidsoppgaver og myndighet

10 Følge opp og evaluere egne og andres resultater Gi konstruktiv kritikk Akseptere kritikk og tilbakemeldinger Formidle andres behov oppover i systemet Ta opp konflikter når dette er nødvendig Se øvelsen Desiderata Spørsmål: Joharivinduet Hva beskriver de fire feltene i Joharivinduet og hvilke to forhold tar modellen utgangspunkt i for å bevisstgjøre samarbeid? 20 situasjoner en forberedelse til Bion og hersketeknikken Hvilke rollekategorier finner vi i teorien til H. Mintzberg? Lederskap: øvelse_1 Hva er forskjellen mellom lederskap, ledelse og administrasjon? Ledernivåer: øvelse_2 Hva er det som skiller ledernivåene (topp-, mellom-, linjeleder) fra hverandre? Maktens veier Maktbegrepet gjennom det 20. århundre Lederskap Hvor mye leder og hvor mye endringsagent? Desiderata På hvilken måte kan dokumentet "Desiderata" være nyttig i forbindelse med mappesystemet? M. Al-Araki (Høgskolen i Oslo, sept. 2008) Kilder: