Måldokument. Hovedstyret. - utarbeidet av Hovedstyret 2017/2018 og komitéene

Transkript

1 Måldokument - utarbeidet av Hovedstyret 2017/2018 og komitéene Måldokumentet skal ligge sammen med strategidokumentet og offentliggjøres på abakus.no. Dokumentet beskriver kvantifiserbare mål som Hovedstyret, heretter referert som HS, og komitéene har satt seg for hvert år. Disse skal presenteres under generalforsamlingen. Komiteene har i tillegg interne, mer detaljerte delmål. Hovedstyret Økonomi Økonomiansvarlig skal holde workshop med kassererne hver måned. Økonomiansvarlig skal lage rutiner for at kassererne fører alle transaksjoner og avstemmer med banken på månedlig basis. Økonomiansvarlig skal ha jevnlig dialog med hver kasserer for å forebygge småfeil i regnskapet underveis. Økonomiansvarlig skal sørge for at det blir arrangert minst to sosialkvelder i semesteret for kassererne. Økonomiansvarlig skal sørge for at alle nye kasserere får den opplæringen de trenger. Økonomiansvarlig skal sende ut mail med generell info til påtroppende kasserere. Økonomiansvarlig skal følge opp at alle gamle kasserere har erfaringsoverføring med de nye kassererne, samt skriver erfaringsskriv. Avtroppende og påtroppende økonomiansvarlig skal sammen lage et årshjul. Økonomiansvarlig skal jobbe for å digitalisere regnskapet, slik at alt ligger digitalt. Økonomiansvarlig skal innføre en digital versjon av kvitteringsskildring. Økonomiansvarlig skal skrive om kontoene som blir brukt, slik at det blir mer intuitivt for kassererne hvor de skal føre ting. Budsjettet og kontoene skal stemme bedre overens. Økonomiansvarlig skal legge ut et offentlig budsjett på abakus.no Økonomiansvarlig skal planlegge budsjett-kveld i god tid, og budsjettere for at Abakus skal gå i overskudd. HS skal ha en workshop om økonomien i Abakus, for å være mer berettiget til å ta avgjørelser om pengesøknader og budsjett. Denne skal gjennomføres våren Økonomiansvarlig skal rydde opp på økonomi-delen på wiki. Rekruttering HS skal jobbe for at opptaksprosessen til komiteene blir gjennomført på en rettferdig måte Komiteene skal ikke spørre om en kandidat har søkt andre komiteer. Kandidatens ønsker skal tas hensyn til om flere komiteer ønsker å ta opp samme kandidat. HS skal etter opptaket revurdere opptaksprosessen.

2 Leder og nestleder skal klargjøre en mest mulig fullstendig kandidatfordeling før Hovedstyrets fordelingsmøte. HS skal gi de nye studentene informasjon om opptaket til Abakus, våre komiteer og grupper. HS skal stille med synlig stand på kom-i-gang-dagen og Jentedagen. HS skal presentere komiteene og informasjon om komitéopptaket. HS skal sørge for, og legge til rette for, informasjon om undergruppene og interessegruppene på et eget informasjonsmøte før komitéopptaket. HS skal legge til rette for informasjon om, og opptak til, revyen. HS skal bidra til rekrutteringen til Data- og Kommunikasjonsteknologi HS skal stille opp med representanter på Teknologicamp, Jentedagen og Teknologidagen. HS skal spre informasjon om muligheten til å dra på videregående skoler og rekruttere til NTNU. HS skal jobbe for at standen til Abakus blir mer attraktiv. HS skal stille opp med en aktivitet, samt noe å spise på, for alle som kommer innom. Inkludering HS skal sørge for at det gjennomføres et fadderopplegg for de nye masterstudentene. HS skal tilrettelegge for innmelding i Abakus den første uken i fadderperioden. HS skal stille med mulighet for innmelding på rebus i fadderperioden. HS skal gi informasjon om muligheten til å melde seg inn via abakus.no. HS skal jobbe for å forbedre Abakus synlighet på alle arbeidssaler tilknyttet Data- og Kommunikasjonsteknologi. HS skal gjennomføre snacksutdeling på alle lesesalene minst tre ganger årlig. HS skal arbeide med tilbakemeldingene fra utmatrikuleringsundersøkelsen og trivselsundersøkelsen for å finne ut av hvilke tiltak som bør iverksettes. HS skal oppfordre til og å gi økonomisk støtte til klassearrangementer. 1.klasse Datateknologi og 1.klasse Kommunikasjonsteknologi skal søke om økonomisk støtte til klassearrangementer i sitt første studieår. HS skal dele ut medlemspin HS skal legge til rette for at medlemmer som ikke har fått skal kunne få dette HS skal dele ut medlemspin til nye medlemmer av Abakus innen 3. september 2017 HS skal jobbe for å bli mer tilgjengelig for alle våre medlemmer, slik at terskelen for å ta kontakt med oss blir lavere. Engasjement HS skal bedre studiehverdagen for våre studenter. Blant annet ved å jobbe for inkludering av internasjonale studenter og jobbe for forbedret klassemiljø. Kontinuitet HS skal legge fram nytt og revidert strategi- og visjonsdokument for generalforsamling 2018.

3 HS skal utarbeide et nytt strategidokument i løpet av året. Dette skal sikre kontinuitet mellom HSene og føre til at arbeidet vil være enklere og mer oversiktlig. HS skal i større grad bruke data for å avgjøre hvilke tiltak man ønsker å sette igang. Samarbeid HS skal reforhandle samarbeidsavtalen med itdagene og StartIT, og revurdere andre gjeldende avtaler. HS skal opprettholde god kommunikasjon med utvalg, interesse- og undergrupper for å gi et best mulig tilbud til Abakus medlemmer. HS skal jobbe for å opprettholde og styrke forholdene til andre linjeforeninger. Komiteene Arrkom Arrkom skal forbedre hvordan de jobber påmeldingsrutiner og bruk av Abakus.no, herunder Alle arrangementeter skal være synlig i kalenderen på Abakus.no minst en måned før arrangementet starter. Det skal skrives nye arrangementsbeskrivelser for hvert arrangement, ikke copy-paste Datoer og tidspunkter skal til enhver tid være korrekte og oppdaterte på abakus.no Det skal utarbeides konkrete retningslinjer for betaling på arrangementer som har dette. Arrkom skal forbedre orden og struktur, herunder Ha en effektiv møtekultur der man aktivt benytter fingerregler, og hvor det kun er én samtale av gangen. Møteinnkallinger skal sendes ut senest fem dager før møtet finner sted. Det skal i løpet av våren 2017 utarbeides en struktur for hvordan Drive og Wiki skal organiseres, og retningslinjer for fremtidig organisering. Styrke webans sin rolle for å holde orden i wikien og strekke de som roter. Herunder Arrangementer for de foregående to årene skal endres navn ihht retningslinjene som utarbeides. Mapper med navn som «Diverse», «Div» og «Arkiv» skal fjernes, og innholdet skal plasseres i mapper i henhold til de nye retningslinjene. Unødvendige mapper/filer/opplysninger skal slettes. Utarbeide ett felles årshjul for komiteen, med en metode for å legge inn større TO-DOs som strekker seg lenger en uke frem i tid.

4 Arrkom skal fornye seg, herunder Ha en workshop våren 2017 for å brainstorme nye ideer til arrangementer. Finne nytt konsept til Låvefest, vurdere å skaffe en ny samarbeidspartner. Ha tre edruarrangement høsten 2017 og to våren Ha to holdepunkter der intensjonen er at abakuler møtes under Åre-uken i Bytte ut Go-kart/Paintball med ett edruarrangement som inkluderer flere abakuler. Jobbe målrettet for at julebordet kan åpnes for ikke-komitémedlemmer. Legge en plan for hvilken rolle Arrkom-pangkom kan ha i Arrkom. Arrkom skal styrke opplæringen av nye arrkommere, herunder Oppdatere Arrkom-Koranen (<3) fra v.2 til v.3 og bruke den aktivt i opplæring av nye arrkommere. Leder skal ha minst en workshop med nye arrkommere høsten Gjennomføre opptaket på en rettferdig og strukturert måte. Arrkom skal styrke sin offentlige profil, herunder Kartlegge tidlig høsten 2017/vår 2018 hvilke forelesninger som egner seg for forelesningsblæst for første og andreklasse. PR-ansvarlig og arrangører skal ha en blæsteplan for hvert enkelt arrangement. Arrkom skal fortsette å styrke sitt sosiale samhold, herunder Fortsette sin tradisjon med Arrkom-mandager. Styrke de sosialansvarlige sin rolle som initiativtagere til interne arrangementer. Arrangere minst én hyttetur høsten Arrangere en utenlandstur våren Arrkom T-skjorter skal være på plass innen våren 2017 og skal deles ut til nye arrkomere påfølgende hørt. Arrkom skal jobbe mer aktivt med sine strategier og mål Arrkom skal utarbeide kjerneverdier i form av en setning, slagord, eller en ordsammensetning. Disse skal gjennomsyre alt vi gjør. Kjerneverdien skal profileres internt i Arrkom. De skal stå på møtereferatene og på t-skjortene. Hver uke skal ha ett mål som er i fokus. Dette målet kalles «Ukens mål» Alle i Arrkom skal kjenne til Arrkom s kjerneverdier.

5 Arrkom skal ha en forsvarlig forvaltning av økonomien, herunder Alle bilag fra et arrangement skal ligge i Arrkom mappen senest 5 dager etter arrangementets slutt. Alle utlegg skal tilbakebetales innen syv dager. Arrkom skal jobbe aktivt for å få penger til nye arrangementer under budsjettkveld. Tildelte midler for edru-arrangementer skal forvaltes slik at det er over 30 deltagere på disse arrangementene. Backup Backup skal arrangere felles lunsj annenhver uke Backup skal arrangere sosialkveld minst to ganger i semesteret Alle i backup skal ha minst et prosjekt de er engasjert i Backup skal ha 90 % deltakelse på genfors, diskusjonskvelder og helgesamling Alle prosjektene i backup skal skrive egne mål Bedkom Bedkom kommer med sine mål senest 7. mai

6 Fagkom Fagkom skal i snitt ha minst 90% oppmøte på sine bedriftsarrangementer. Fagkom skal arrangere minst to ikke- bedriftsrelaterte kurs hvert semester, hvorav minst ett skal ha et ikke- faglig tema. Utviklingsansvarlig i Fagkom har ansvar for å utvikle komitéen og dens medlemmer personlig og faglig blant annet ved å: Arrangere minst ett internkurs hvert semester for bare Fagkom Arrangere minst ett internkurs i samarbeid med en annen eller flere komiteer i Abakus Interkom skal tilrettelegge for godt samarbeid ved å: Arrangere workshop for Interkom minst en gang i semesteret. Ha minst et sosialt arrangement hvert semester Arrangere minst ett bedriftsarrangement sammen hvert semester. Dette skal gjerne være noe annerledes enn de arrangementene vi vanligvis arrangerer. Samkjøre måten vi innhenter evalueringer fra bedrifter og studenter. Hvert semester skal dataene vi henter inn bli analysert og strukturert slik at de enkelt kan sammenlignes, og aktivt brukes til å forbedre tilbudet vårt til bedrifter og studenter. Koskom Inkludering: Jobbe med konkrete tiltak for at førsteklassinger skal tørre å benytte seg av kontoret i større grad fra starten av. Arrangere arrangementer i sammenheng med fadderperioden. Promotere kontoret i seg selv, og kontorets arrangementer i forelesninger. Ha en egen plakat på lesesaler for å informere om kontoret og kontorets gode tilbud. Holde av tider der kun førsteklassinger får benytte seg av kontoret i løpet av de første månedene av høstsemesteret. Arrangement: Bli bedre på promotering av egne arrangementer Infoskjerm Legge til rette for at den jevne abakule kan være med på å bestemme hva som skal arrangeres. Spørreundersøkelser Tydeliggjøre at vi gjerne mottar ønsker på mail Gjøre komiteens rolle enda tydeligere for alle og enhver i Abakus Tydeliggjøre at vi jobber for et bedre sosialt miljø

7 Promotere interessegrupper. Tydeliggjøre at alle arrangementer på kontoret er åpne for alle gjennom Infoskjerm Promotere egne arrangementer Promotere interessegruppene og deres arrangementer Promotere ting som den jevne abakule vil ha nytte av å få med seg. Sørge for at man ikke går glipp av noe man skulle ønske man fikk med seg. Jobbe for et bedre samarbeid med Arrkom (og Labamba). Økonomi Sørge for at alle medlemmene av komiteen for større innsikt i både komiteens og hele Abakus sin økonomi. Snack-Overflow: Holde Snack-Overflow ryddig Fronte varer med etiketten vendt utover. Fylle på varer regelmessig Vareutvalg Bli flinkere til å variere tilbudet Fokusere mer på middagsmat. Åpne for at abakuler kan komme med ønsker til varer vi kan selge. Økonomi Forbedre oversikten over økonomien slik at vi kan presse prisene enda hardere enn vi allerede gjør. Forbedre oversikten over hvilke varer selges og antall av hver enkelt vare for å få en tydelig oversikt over svinnprosenten til den enkelte varen. Tydeliggjøre prisen på hver enkelt vare ved hjelp av prislapper eller en plakat. Finne tiltak som gjør det vanskeligere å stjele varer. Kaffe: Rense kaffemaskinen og kannene oftere. Aldri gå tom for kaffe eller kaffefilter. Sosialt innad i Koskom: Være mer sosiale på kontoret, i tillegg til det vi gjør utenfor. Samarbeide og være mer sosiale med andre komiteer og Trikom. Få til utenlandstur til neste år også. Være sosiale også i feriene.

8 LaBamba Hovedmål: LaBamba skal være et sosialt samlingspunkt for Abakus sine medlemmer Sette i gang å bygge kjeller Åpning senest fadderperioden 2018 Opprette en interessegruppe eller forum for de utenfor LaBamba som kan tenke seg å være med på byggingen Delmål: LaBamba skal jobbe med å forbedre møtekulturen sin. Det skal innføres retningslinjer for styring av møter og det skal utarbeides en ny mal for møteplan LaBamba skal jobbe for å forbedre holdninger innad i forbindelse med bardrift LaBamba skal forbedre hvordan de jobber med abakus.no Alle arrangementer skal ligge i kalenderen på abakus.no senest to uker før arrangementet finner sted Datoer og tidspunkter skal være korrekte og oppdaterte på abakus.no Ha flere arrangementer enn i 2016/2017 Minst ett nytt konsept Fokus på klassiske LaBamba arrangement Vår avdeling i gamle Moholt Barnehage skal være åpen hver fredag og lørdag der dette ikke kolliderer med andre arrangement. Ta i bruk kasseapparat og profesjonalisere hele driften. Vi skal sørge for at vi ikke får prikker av Sjenkekontrollen. Lage et nytt barkart, tilpasset Sjenkeloven. Undersøke mulighetene for sponsing av ny kjeller Være mer synlige blant studentene på Datateknologi og Kommunikasjonsteknologi Bleste på både sosiale medier og i forelesning, spesielt tidlig i semesteret Være mer aktiv på sosiale medier. Skal ta opp et medlem som vil ha ansvar for dette og blesting. LaBamba skal fortsette å styrke det sosiale samholdet i gruppen Ha en hyttetur høsten 2017 Ha en utenlandstur våren 2018 Ha minst tre sosialkvelder i løpet av 2017/2018 PR PR skal ta initiativ til flere prosjekter på egenhånd, hvor promofilm for Abakus blir hovedprioritet. PR vil fortsette å styrke samarbeidet og samholdet med readme. Dette omfatter én felles workshop i semesteret og flere sosiale arrangementer.

9 PR vil ha flere workshops og lynkurs, da særlig i forbindelse med opplæring av nye komitémedlemmer. PR vil bli flinkere på å gi og be om tilbakemeldinger både internt og eksternt i en utformingsprosess. Dette innebærer klarere struktur på arbeidskveld. PR vil forbedre den digitale infrastrukturen og ha en felles forståelse for bruk av Disk, Dropbox, Asana, Wiki, Slack og mail. PR skal jobbe med å utvide plattformen til å inkludere flere interesse- og undergrupper. PR vil ha flere lavterskel sosiale arrangementer internt i komitéen. PR vil fortsette å forbedre samarbeidet med de øvrige komitéene. Samarbeid innbefatter å klargjøre PR-komitéens rolle som ansvarlig for alle produkter som blir utformet av oss. Hårete mål: PR vil lansere og videreutvikle Abakus Snap til å ha jevnlig aktivitet, samt 500 følgere. PR ønsker å bidra til å inkludere internasjonale studenter i Abakus ved å lage en pamflett(mini-ufo) hovedsakelig på engelsk, men med mulighet for å utvides til flere språk. PR vil bruke tilgjengelige midler i budsjettet til et ambisiøst prosjekt som lyser opp hverdagen til en betydelig masse av abakuler. PR ønsker å videreutvikle den interne og eksterne grafiske profilen til Abakus på detaljnivå for å fremstå som mer helhetlig og profesjonelle. Dette blir et samarbeid mellom oss og øvrige komitéer. Readme readme skal bli bedre på fotografering ved å ha fotokurs for alle nye innen tre måneder etter opptaket og et fotokurs for viderekomne på våren, gjerne i samarbeid med PR. readme skal knytte sterkere faglige og sosiale bånd med PR ved å ha minst én workshop per semester, med cases og en sammenkomst på kvelden. I tillegg skal det bli mer fokus på å ta i bruk den felles Slackkanalen for utveksling av ideer og lignende. readme skal bidra til å være en plattform for dialog i Abakus ved å beholde spalten med leserinnlegg, og aktivt bleste for den, slik at man får inn innhold. readme skal eksperimentere mer med layout, og ha minst én artikkel som ikke følger malen per utgave. readme skal vurdere nye design av forsiden fortløpende, ved at man skal utvikle minst étt alternativt forsideforslag som ikke følger malen, den kommende perioden. Webkom Ny i Trondheim skal holdes oppdatert og klargjøres for et nytt kull. Webkom skal lage en kjøreplan for opptak, kursing og oppfølging av nye medlemmer. Webkom skal starte minst ett nytt prosjekt som gagner Abakus medlemmer.

10 Webkom skal jobbe videre med nye abakus.no og produksjonssette denne før neste generalforsamling. Webkom skal arrangere intern hackehelg en gang i semesteret Webkom skal dra på kurs sammen minst en gang i semesteret. Webkom skal publisere et blogginnlegg hver gang et nytt prosjekt ferdigstilles. Webkom sine tjenester skal ha en oppetid på 95%. Webkom skal jobbe videre med å forbedre produktiviteten og motivasjonen i komiteen