Tittel: Intern Kontrol System Gaia Salmon AS

Transkript

1 Tittel: Intern Kontrol System Gaia Salmon AS Laget til: GAIA SALMMON Forberedt av: Bjarne Bj ø rkan Dato: Dokument nummer: LPL A Konfidensialitet: Dokumentet skal ikke distribueres uten skiftelig samtykke fra Gaia Salmon AS Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 1 av 7

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 2 INTERN KONTROLL SYST EM FOR GAIA SALMON A S 3 OM ETABLERINGSFORSKRI FT REGELVERK 3 AKTUELLE LOVER OG FOR SKRIFTER MHT. IK, AKV, OG IK HMS 4 GAIA SALMONS IK SYST EM 6 Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 2 av 7

3 I N TE R N KON TR OLL SYSTE M FOR GAI A SALM ON AS Version: IK Følgende offentlige forskrifter og tilhørende krav skal dekkes av IK systemet til Gaia Salmon Om etableringsforskrift 6.0 Krav om IKT kontroll er hjemlet i 6.0.Her stilles det også krav om et internkontrollsystem som sannsynliggjør at krav til smittehygienisk velferdssystem og velferdsmessig drift, herunder risikobasert helsekontroll, opprettholdelse av god vannkvalitet og journalføring kan etterleves. Et internkontrollsystem fører til at en må operere med systemer for rapportering, oppfølging og kontroll av driften. Implementering i drift skal ha en høyt prioritet fra ledelsens og de ansattes side for tilsikre god risikostyring. I denne sammenheng vil opplæring og bruk av produksjo ns - og kvalitetssystem være sentralt. Oppdrett av stor laks på land og spesielt på land er en relativt ny produksjonsform b åde nasjonalt og internasjonalt. Gaia Salmon har derfor inngått et samarbeid e med eksterne kompetanser blant annet SINTEF Sjø og Havb ruk, Nordlandsforskning, Inkubator Helgeland og Norconsult AS, for å sikre og verifisere kompetente tekniske løsninger og biologisk kompetanse. Basert på dagens kunnskapsstatus om produksjon av matfisk er sikring av god vannkvalitet, god fiskevelferd og HMS høye prioriteter. Dette dokumentet er laget som en plan for Gaia Salmon AS. Dokumentet beskriver første utkast til et oversiktlig internkontrollsystem. Regelverk SYSTEMARISK IK AKVAKULTURARBEID. Landbasert Oppdrettsanlegg Akv akultur forskriftenes kra v og innhold Fastsatt 19.mars 2004, ikrafttredelse Sikre systematisk gjennomføring av tiltak for å oppfylle akvakulturloven 1 i IK HMS formålsparagrafen: Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak, skal denne forskrift fremme et f orbedringsarbeid i virksomheten innen Arbeidsmiljø og sikkerhet Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester Vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall Slik at målene i helse -, miljø -, og sikkerhetslovgivningen oppnås. Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 3 av 7

4 Aktuelle lover og forskrifter mht. IK, AKV, og IK HMS Formålet er at alle ansatte skal vite hvor de finner lover og forskrifter for akvakultur. Det skal oppbevares en lett tilgjengelig system som inneholder de viktigste lover og forskrifter. Viktige lover og forskrifter i systemet er minimum: Akvakulturloven Loven om matproduksjon og mattrygghet mv. (Matloven) Dyrevelferdsloven Forskrift om drift av akvakulturanlegg (driftsforskriften Forskrift om bekjempelse av lus i akvakulturanlegg Forskrift om tillatelse til akvakultur for laks, ørret og regnbueørret Forskrift om krav til teknisk standard for anlegg som nyttes i oppdrettsvirksomhet (NYTEK) Forskrift om omsetting av akvakulturdyr og produkter av akvakulturdyr, forebygging og bekjempelse av smittsomme sykdommer hos akvatiske dyr Forskrift om internkontroll for å oppfylle akvakulturlovgivningen Forskrift om systematisk helse -, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrolforskriften) 1 IK skal sikre en systematisk gjennomføring av tiltak for å oppfylle akvakulturlovgivningen. Etablere et verktøy for å sikre samfunnets krav til: Miljømessig bærekraft Dyrehelse Dyrevelferd Bidra til lønnsom og bærekraftig akvakulturn æring på lang sikt ved å arbeide systematisk med disse kravene 4 Plikt til internkontroll Daglig leder er ansvarlig for tilrettelegging og innføring og utøvelse av internkontroll i Gaia Salmon Internkontroll arbeidet skal gjennomføres i samarbeid med ar beidstakere Hva innebærer dette kravet for virksomheten? Gaia Salmons øverste ledelse har ansvaret men de ansatte skal delta i utforming av rutiner og krav, samt daglig u tøvelse av disse Internkontroll skal være innført med mål, risikovurdering, prosed yrer, m.m. Internkontroll skal utøves som en integrert del av bedriftens arbeide. Dette betyr at pr osedyrer skal følges og avvik skal loggføres, forenklet kan man si at Gaia Salmon AS, skal gjennomføre det som er b eskrevet i IK i sitt daglige arbeide ledd punkt b. Gaia Salmon skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll. Kjenne til internkontrollen som gjelder for virksomheten Kunne utføre oppgaver i h enhold til gjelden prosedyre K unne bruke gjeldende kvalitetssystem, sjekklister og prosedyrer Være kjent med beredskapsplanen for virksomheten Generell kunnskap om internkon trollforskriften 5, 2. ledd punkt c Virksomheten skal fastsette mål for internkontrollarbeidet, m ålene må dokumenteres skriftlig. Dette innebærer at Gaia Salmon må definere hva som er hensikten med internkontrollen og hva man ønsker å oppnå. Målene skal være formet slik at der er: Spesifikke Målbare Aktuelle Realist iske noe å strekke seg etter Tidssatte frist for å nå målet skal være innfridd Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 4 av 7

5 Etterprøvbare kontrollere at målet er nådd Internkontrollsystemet skal være et forbedringsverktøy. Gode mål driver arbeidet fremover. Målene må følges opp aktivt og evalueres Konkrete mål for vannkvalite t, påvirkning på omliggende miljø, fiskehelse og fiskevelferd Risikokartlegging blir brukt for å prioritere resultat og mer sette konkret modellmål 5, 2. ledd punkt d Det er et krav at virksomheten skal ha oversikt over organisasjon, herunder ansvar, oppgaver og myndighet med etterlevelse i akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten. Alt må dokumenteres skriftlig. Det må avklares hvem som skal gjøre hva. Organisasjonsplan Roller, ansvar, oppgaver og myndighet 5; 2. ledd punkt f Krav Virksomhe ten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen. Aktivitetene skal loggføres Når noe går i stykker eller noen gjør en feil uavhengig av årsak, det være seg misforståelse, manglende kunnskap eller lignende, skal avviksbehandling iverksettes. Avviks behandling består av Registrere avvik B egrense skader, sikre produksjonen Fjerne årsaken til avvik med korrigerende tiltak Gjennomgå og analysere avv ik fot å avdekke trender eller et mønster i avviket Kravet i punkt f tilsier at virksomheten skal utvikle en prosedyre for avviksbehandling. Denne skal følges. Dette gjelder også avvik og hvordan en tar lærdom av feil. Dette kan summeres opp som: Avvik/forbedringssystemene er hjertet i et IK - system Det er stor forskjell på å «brannslukke» og forbedre Det er mest effektivt å bruke de ansatte til å finne avvik og feil. Samt komme med forbedringsforslag Det er viktig å ha foku s på kontinuerlige fo rbedringer Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 5 av 7

6 Gaia Salmons I K system Gaia Salmon ønsker å vektlegge utvikling av I K systemet med involvering av sentrale ansatte. Selskapet vil derfor å gjennomføre detalj utforming når sentrale ansatte er på plass i løpet av byggeperioden til anlegget. Dokumentering av I K rutinene vil gjennomføres av utv algte ansatte fra produksjon og administrasjonen i denne perioden. Alle ansatte i selskapet skal gjennomgå opplæring i I K systemet og rutinene før selskapet går i drift. Likeledes skal det være rutiner o g krav om at nyansatte skal gjennomgå opplæring i bruk og etterlevelse av selskapets I K rutiner. Rammeverk for utforming av I K dokumentasjon og imple mentering i system er som beskrevet i tabell nedenfor: Gaia Salmons plan for internkontrol De ulike IK elementene skal før selskapet går i drift være dokumenter i selskapets kvalitetssystem - Salmon Care Daglig Leder er ansvarlig for at systemet er oppdatert og at ansatte er familiær med innhold og at IK prosedyrer er implementert Doc. No. Beskrivelse Versjon IK HMS Godkjent Dato 1 Adminstrasjon av IK rutiner a Dokument oversikt b Registeringer 2 Organisasjon a Organisasjonskart og roller b Stillingsbeskrivelser c Telefon, og kontakt liste d Beredskapslister 3 Inspesjoner, avviksbehandling og loggføring a Rutine for inspesjoner og loggføring b Rutine for avviksbehandling c Rutine for forebyggende tiltak d Rutine for hygenisk standard i produksjon e Rutine for analyse og behandling av logg/avvik f Rutine for ukentlig risiko analyse g Måndl ig revisjon av drift 4 Personnel, kompetanse og fravær a Personnal håndbok b Arbeidsavtale, mal c Kompetanse mål og opplæringsprogram d Personnal tilfredshet tilbakemeldinger e Medarbeidersamtaler 5 Lover of forskrfter a Oppdaterte lover og forskrifter b Teknisk prosess underlag c Bruker manualer d Opplæring / oppdatering av endringer 6 Selskapsplaner og rapporter a Årlig og måndlig handlingsplan b Beredskapsplan ved dødelighet og sykdom c Beredskapsplan ved rømning d Beredskapsland ved teknisk svikt e Beredskapsplan ved avvik inntaksvann/avløpsvann f Varsling og kontaktliste ved beredskap 7 Ledelse a Mål og strategi b Ledelse, ansvar og oppgaver c Intern og ekstern rapportering Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 6 av 7

7 8 Innkjøp og mottak a Innkjøps prosedyrer b Mottaks prosedyrer smolt c Mottaks prosedyrer fiskefor d Mottak, lagring og bruk av kjemikalier 9 Salg og utsendelse av produkt a Prosedyre salg av fisk b Prosedyre levering og lasting av fisk c Prosedyre sporing av fisk, loggføring 10 Røkting a Dagelig og ukenlige kontroller b Logføring av dødfisk og ensilering c Logføring av kjemikaliebruk d Logføring av vannverdier og tester 11 Fiskehelse a Daglig overvåking av fisk, sykdomstegn og vannkvalitet 12 Teknisk Vedlikehold a Rutine test av kontrol system b Rutine for test av beredskapsystemer, nødaggregat og tavler c Rutine for kontroll og kalibrering, instrumenter og for system d Rutine for teknisk vedlikehold Selskapets kvalitetssystem «Salmon Care» vil og så fungere som I K system. Systemet har sin styrke i at alle produksjonsprosesser kan legges opp i systemet og rutiner, mål, beredskap og ansvar kan knyttes til hver enkelt prosess. Rapportering i henhold til I K plan, tiltak og forbedringsmuligheter skal væ re tema på regelmessige leder og ansatte møter. Selskapet skal arbeide for kontinuerlig forbedring og risikostyring. Daglig leder er ansvarlig for selskapets I K plan og system. Disse skal være fult implementert og det skal være gitt nødvendig opplæring fø r selskapet går i drift med fisk i anlegget Copyright Gaia Salmon AS, all rights re served 7 av 7