Forespørsel om informasjon (RFI) Systemstøtte til behandling av fagsaker og administrative saker

Transkript

1 Oslo kommune Plan- og bygningsetaten Forespørsel om informasjon (RFI) Systemstøtte til behandling av fagsaker og administrative saker

2 Side 2 av 11 INNHOLD 1 INNLEDNING Om Plan- og bygningsetaten (PBE) Brukerrettede digitale selvbetjeningsløsninger Formål og hensikt med markedsundersøkelsen FORHOLD SOM ER SENTRALE I EN SENERE ANSKAFFELSE Prosessorientert saksbehandling Metadata, regelhåndtering og automatisering Samhandling og prosjektorganisert arbeid Integrasjoner og utveksling av informasjon NOARK-kjerne Styrings- og produksjonsdata Timeregistrering Fleksibilitet og muligheter for egen tilpassing og forvaltning Arbeidsprosesser og fleksibilitet Office365 / Google docs Behov knyttet til dokumenthåndtering Tilgang til avsluttede og aktive saker ANDRE FORHOLD VED EN FREMTIDIG LEVERANSE AV NYTT SYSTEM INNHOLDSFORTEGNELSE TIL BESVARELSEN Besvarelse og frist MERKNADER... 11

3 Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Om Plan- og bygningsetaten (PBE) Plan- og bygningsetaten er kommunens faginstans for kart-, plan- og byggesakstjenester med offentlig forvaltning av arealer og bebyggelse i Oslo. PBE behandler hvert år en stor mengde fagsaker, og mottar årlig i størrelsesorden nye saker. Av disse utgjør byggesaker det største volumet. PBE utfører også en rekke oppgaver etter bestillinger fra politiske organer. Etaten forbereder saker for byrådet og bystyret ved byutviklingskomiteen, og yter bistand til byrådet og bydelene i plan-, kart- og byggesaker. I tillegg til fagsakene behandler etaten også administrative saker, eks personalsaker og anskaffelser. Etaten bruker i dag DocuLive fra Tieto (tidligere Software Innovation), men med mange spesialtilpasninger. Etaten har hatt fullelektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling siden Dokumenter inn kommer i all hovedsak på e-post (ca 80 %), men bruken av digitale skjemaer øker som følge av etatens arbeid med brukerrettede elektroniske tjenester. Etaten har ca 500 ansatte. 1.2 Brukerrettede digitale selvbetjeningsløsninger Oslo kommune er i gang med et omfattende utviklingsprosjekt på brukerrettede digitale selvbetjeningsløsninger. Sentralt her er tilgang til gode søknads- og innsendingsløsninger med god veiledning. Dette skal sikre komplette søknader og effektive prosesser. Via disse løsningene søker etaten å «fange» alle data som er relevante for registrering og saksbehandling, på formater som gjør at de kan gjenbrukes uten manuell bearbeiding. Ny systemstøtte til saksbehandlingen skal både motta informasjon fra og sende informasjon til disse løsningene, og vil være en viktig forutsetning for å kunne ta ut de ønskede gevinstene av de digitale tjenestene. For mer detaljer om prosesser og digitale tjenester se: Formål og hensikt med markedsundersøkelsen PBE står foran et stort løft for å bedre systemstøtten til saksbehandlere og ledere for å effektivisere behandlingen av plan-, eiendoms- og byggesaker. En kritisk suksessfaktor er å bedre samhandlingen både internt i PBE og mellom PBE og andre kommunale, statlige og private aktører. PBE er nå inne i prosess med å kartlegge brukerbehov og identifisere forbedringsmuligheter i saksbehandlingen. Dette skal gi grunnlaget for et prosjekt som skal anskaffe og implementere ny systemstøtte i etaten. PBE har behov for systemstøtte i arbeidet med alle etatens arbeidsprosesser fra behandling av plansaker og byggesaker til fakturering, anskaffelser, personalarbeid og budsjettarbeid. Hensikten med markedsundersøkelsen er å skaffe informasjon fra markedet som skal gi etaten best mulig grunnlag for den videre anskaffelsesprosessen. Videre er det ønskelig å få informasjon om hvordan markedet tenker at det kan bidra til at etaten når sine mål på de områdene som er viktigst for etaten. En sentral føring knyttet til systemstøtte er bruk av standardprodukter / hyllevare. PBE ønsker så liten grad av spesialtilpasninger som mulig, men høy grad av fleksibilitet og konfigurerbarhet. PBE ønsker også kjennskap til om markedet har en leverandør som kan ta et helhetlig ansvar for en totalleveranse eller om markedet leverer delløsninger.

4 Side 4 av 11 2 Forhold som er sentrale i en senere anskaffelse 2.1 Prosessorientert saksbehandling Den totale systemstøtten som skal anskaffes utgjør etatens sentrale produksjonsstøtte. Det er derfor avgjørende at følgende forhold ivaretas: X1: 1) Lover, regler og praksis er i stadig endring. Systemet/Systemene som anskaffes må løpende kunne tilpasses disse endringene. 2) En byggesak i Oslo kommune består ofte av mange deler (fra plansak til rammetillatelse, riving, endring, igangsettingstillatelser mv.). Det er viktig at nytt system tilrettelegger informasjonen/ sakskomplekset på en slik måte at saksbehandler får enkel tilgang til all informasjon som er relevant i forhold til den oppgave som til enhver tid skal løses. 3) På store deler av saksporteføljen er det ønskelig med bedre styring av hva som vektlegges i saksbehandlingen. 4) Krav til journal og arkivdannelse må ivaretas 5) Etaten jobber med et målbilde om «Kilde ett sted». Det er viktig at valgt strategi og de løsninger som med bakgrunn i strategien, anskaffes, er forenlig med dette målbildet. 6) Etaten har valgt å satse på et egenutviklet rammeverk (Utviklet for Oslo kommune) for interaktive søknadsveiledere på internett. Dette er et rammeverk som er bygget opp basert på mikrotjenester samt nasjonale og lokale felleskomponenter. Prinsippet om at vi ikke skal spørre om informasjon «det offentlige» allerede besitter eller ikke trenger, er sentralt. Det er viktig at de nye systemene er egnet for integrasjon med eksisterende og kommende tjenester på denne plattformen. 7) Etaten er underlagt ulike frister i sin saksbehandling. Det er viktig at ny systemportefølje på en god og korrekt måte kan fange tid brukt av saksbehandler/etat og som skal medregnes i forhold til gjeldende tidsfrister

5 Side 5 av Metadata, regelhåndtering og automatisering Et meget sentralt behov er muligheten til å automatisere oppgaver, delprosesser og hele prosesser. Utgangspunktet er at oppgaver og prosesser bør automatiseres der det ikke er nødvendig med faglig skjønn eller menneskelig kontroll og vurdering. Ny systemstøtte for saksbehandlingen må gi gode muligheter til automatisering av alle typer oppgaver og arbeidsprosesser. 1) Det er behov for utstrakt mulighet til å lagre informasjon som data og i strukturert form. 2) Det er behov for å gradvis kunne bygge høy grad av automatisering. X2: 2.3 Samhandling og prosjektorganisert arbeid Flere av enhetene i etaten driver saksbehandling som har mange likheter med prosjektarbeid, og hvor behovet for samhandling og kommunikasjon er stort. I tillegg driver etaten til enhver tid flere små og store prosjekter der man har behov for systemstøtte. For å effektivisere og heve kvaliteten på saksbehandlingen trenger vi gode og fleksible verktøy for planlegging, tilrettelegging og styring av samhandling. X3: 2.4 Integrasjoner og utveksling av informasjon Behandlingen av plan- eiendoms- og byggesaker involverer informasjonsflyt mellom en rekke ulike aktører både internt og eksternt. Dette medfører behov for innhenting av data og informasjon fra en rekke eksterne kilder som kan ha betydning for behandlingen av den enkelte sak samt oppdatering av systemer med resultatet av behandlingen. Forhold som er av viktighet: Tilgang til kartløsninger og annen stedfestet informasjon og at informasjonsinnhenting i saksbehandlingen automatisk gjøres med utgangspunkt i den aktuelle eiendommen. Integrasjoner vil være i stadig utvikling ettersom flere og flere eksterne kilder skal kunne levere informasjon elektronisk til og fra sakssystemet. Aktuelle integrasjoner kan eks. være mot Agresso, matrikkel, Webcruiter, sentrale registre for eiendomsinfo, DSF etc. I Oslo kommune er vi pålagt å bruke vår egen integrasjonsplattform (ITAS) som støtter elektronisk samhandling mellom interne systemer, integrasjon fra et søknadsskjema inn i et saksbehandlingssystem og innhenting av informasjon fra eksterne registre til interne fagsystemer (Eks. Vår integrasjon til FIKS/ SvarUt og SvarInn går via ITAS).

6 Side 6 av 11 X4: behovene beskrevet nedenfor kan løses: 1) Oversikt over hvordan integrasjoner håndteres (konsept / design) og eventuelle begrensninger i standarder og formater som kan støttes. 2) Hvilke muligheter som finnes med tanke på at etaten selv kan nå dataene i løsningen og ta dem ut og sammenstille dem utenfor løsningen. Eksempler på hvor det er behov for dette er i publisering av data til innsynsløsninger, som kilde til data i brukerrettede digitale tjenester og som kilde til BI-systemer (PBE bruker MS SQL Analysis Services). 3) Hvorvidt leverandøren støtter geointegrasjonsstandarden og NOARK5 tjenestegrensesnitt, eventuelt KS KommIT tjenestegrensesnitt. 4) Hvordan kart kan tilrettelegges som en sentral kilde til informasjon og en sømløs del av arbeidsflaten, dvs. både som kilde til data og til visuell orientering. 5) Hvilken informasjon er viktig for leverandøren for å kunne gi gode svar på hvordan integrasjoner skal håndteres? 2.5 NOARK-kjerne Nytt sakssystem må være eller kunne bli godkjent for lagring av informasjon i henhold til NOARK5, enten ved selv å tilby en NOARK5-kjerne eller ved å bli integrert med en ekstern NOARK5-kjerne. X5: 2.6 Styrings- og produksjonsdata Målsettingen innenfor dette området er å sørge for at kvantitative data som gir et riktig bilde av etatens produksjon er tilgjengelige. Viktig i denne sammenhengen er hvordan styringsdata kan tilgjengeliggjøres som en del av brukerens arbeidsflate. Videre muligheter for å sammenstille data og muligheter for søk og rapport. X6: :

7 Side 7 av Timeregistrering Det er behov for kunne registrere reell, intern tidsbruk per sak, dvs. hvor mange arbeidstimer som har medgått til hver sak fordelt på personene som har hatt oppgaver i saken. X7: 2.8 Fleksibilitet og muligheter for egen tilpassing og forvaltning Vi ønsker selv å ha mulighet til å tilpasse og forvalte prosess-støtten, forvalte forretningslogikk og regler, og oppdatere automatiserte oppgaver i tråd med nye rammebetingelser. X8: 2.9 Arbeidsprosesser og fleksibilitet Våre arbeidsprosesser er ikke statiske og endres over tid. Vi ønsker mulighet til å forvalte og gjøre endringer selv i sakssystemet. Vi har i dag QualiWare fra Qualisoft, men or oss at vi i fremtiden skal ha ett system som vil dekke dette behovet. X9: 2.10Office365 / Google docs Etaten vurderer mulighetene for å ta i bruk O365/Google Docs eller tilsvarende men det er ikke tatt noen beslutning om dette. X10:

8 Side 8 av Behov knyttet til dokumenthåndtering I tillegg til de problemstillingene og behovene som er beskrevet over er det også behov for hva man kan kalle basis-funksjonalitet for å drive all type saksbehandling. Dette innebærer funksjonalitet for: 1) Import av innkommende dokumenter fra mange ulike kilder (eks e-post, elektroniske skjema, skanning) 2) Effektiv dokumentproduksjon basert på gjenbruk av metadata som er registrert i systemet. 3) Dokumentflyt med godkjenning og mulighet for kommentering / «høring» 4) Fakturering med gebyrregulativ/integrasjon mot Agresso 5) Integrasjon med epost 6) Virksomhetssøk X11: 2.12Tilgang til avsluttede og aktive saker For å sikre en forsvarlig og effektiv saksbehandling må skiftet av sakssystem oppleves sømløst ved at både etaten og publikum får lett tilgang til informasjon i både avsluttede og aktive saker. Alternativer kan være migrere/konvertere data eller beholde eksisterende databaser. Mulighet for å kunne oppdatere og tilføre nye dokumenter i digitaliserte analoge saker Mulighet for videreføring av aktive saker ved henholdsvis skarpt og mykt periodeskille. X12:

9 Side 9 av 11 3 Andre forhold ved en fremtidig leveranse av nytt system 1) Det er ønskelig med informasjon om leverandøren kjenner til arbeidet som foregår i regi av Kommunenes Sentralforbund og KommIT, og de spesifikasjonene for sakssystemer på byggesak og plan (ebyggesak og eplansak) som nå er under utarbeidelse. 2) Det er ønskelig med informasjon om hvorvidt leverandøren kan levere på hele omfanget beskrevet i denne RFI-en eller om de eventuelt har samarbeidsparter eller underleverandører de ønsker å bruke. 3) Det er ønskelig med informasjon om hvilke prismodeller og eventuelt lisensmodeller som vil kunne være aktuelt i en leveranse. X13:

10 Side 10 av 11 4 Innholdsfortegnelse til besvarelsen Vi ønsker at besvarelsen av denne RFI-en struktureres på følgende måte: 1. Opplysninger om leverandøren, minimum firmanavn, adresse, org.nr. og kontaktperson med navn, telefonnummer og e-postadresse. 2. X-punkter i dokumentet skal besvares med henvisning til x-punktnummer, kapitteloverskrift og underpunkt. 3. Det er åpent for å ikke besvare alle X-punktene dersom leverandøren ikke kan tilby funksjonalitet som dekker behovene. Leverandøren bes i tilfelle om å tydeliggjøre på hvilke områder behovene ikke kan dekkes, og eventuelt hvorfor. 4. I besvarelsen av det enkelte punkt må det fremgå om behovet løses med standard funksjonalitet, eventuelt med konfigurering eller om det kreves spesialtilpasninger og utvikling. Eventuelt kan det angis om funksjonalitet leveres av underleverandører. Eller om det må nyutvikles. 5. Leverandøren inviteres til også å kort beskrive annen funksjonalitet og andre løsninger som man mener kan være relevant for PBE. 6. Det er ikke ønskelig med brosjyrer eller reklamemateriell med generelle beskrivelser som ikke er rettet mot spørsmålene i denne RFI-en. 7. Det er ønskelig at leverandøren oppgir referansekunder der leverandøren har levert løsninger på tilsvarende behov som beskrives i denne RFI-en, hva enten prosjektet som helhet har vært tilsvarende eller kunden har hatt enkelte behov som er sammenfallende med de som er beskrevet her. 4.1 Besvarelse og frist Besvarelsen på denne forespørselen skal være på norsk. Alle besvarelser sendes elektronisk til følgende e-postadresse postmottak@pbe.oslo.kommune.no med kopi til hilde.tvervik@pbe.oslo.kommune.no og hanne.enger@pbe.oslo.kommune.no. I emnefeltet skal det stå «Besvarelse av RFI sakssystem for PBE » Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonene ovenfor. RFI-en ønskes besvart innen mandag 12. juni kl

11 Side 11 av 11 5 Merknader a) For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutsigbarhet i prosessen lyses denne RFI-en ut på Doffin som en veiledende kunngjøring. b) Besvarelser på denne RFI-en vil ikke forplikte hverken leverandør eller PBE ved en eventuell senere anskaffelse. PBE er ikke forpliktet til å gjennomføre anskaffelser selv om det gjennomføres en markedsundersøkelse. c) RFI-en inneholder informasjon om sentrale behov som ønskes dekket og problemstillinger som er identifisert som viktige for å nå prosjektets mål. Informasjonen er utformet for å få kjennskap til markedet og for å kunne forstå hvordan aktører i markedet vil kunne tilby løsninger innfor de områdene som RFI-en omfatter. Det er ikke gitt at det i en anskaffelsesprosess vil etterspørres løsninger på de samme problemstillingene som er skissert i denne RFI-en. RFI-en er utformet for å kunne gi et godt grunnlag for å utforme innholdet i en fremtidig anskaffelse. d) PBE vil vurdere om det kan være aktuelt å arrangere uforpliktende oppfølgingsmøter med leverandører som svarer på denne RFI-en og har løsninger som vurderes å være relevante for PBE. Formålet med møtene vil være å få en nærmere presentasjon av de løsningene som er belyst i besvarelsen.