Spesifikasjon av utstyr, programvare og prosjektgjennomføring

Transkript

1 Vedlegg Kravspesifikasjon Spesifikasjon av utstyr, programvare og prosjektgjennomføring Innholdsfortegnelse Innledning... Krav til løsningen.... Generelle funksjonskrav.... Krav til maskinvare Krav til programvare Krav til prosjektgjennomføring Krav til opplæring av personell Krav til mobil enhet (opsjon)... Side av

2 Innledning Frogn kommune skal gå til innkjøp av elektronisk legemiddelsystem (ELS) i forbindelse med åpningen av Ullerud helsebygg. Ved oppstart vil Ullerud helsebygg ha 0 bogrupper fordelt på etasjer, totalt 7 beboere, som skal betjenes av det elektroniske legemiddelsystemet. I årene som kommer vil det være aktuelt å innlemme skjermet enhet, med plasser, 5 somatiske plasser ved eksisterende sykehjem samt å åpne resterende plasser for 6 beboere i nybygget. Til sammen skal systemet kunne utvides til å betjene 4 beboere. Pasientgruppen varierer mellom avdelingene, således også behovet for medikamenter. Foruten pasienter på Korttidsavdelingen, vil beboere bruke multidose. Kommunen ønsker en løsning som bidrar positivt i medikamenthåndteringen. Målet er: Mer effektiv og sikker medikamenthåndtering Bedre kvalitetssikring for uttak og bestilling av medikamenter. Frogn kommune har i første omgang behov for lagringssystem som er plassert på et sentralt medisinrom. Det kan på et senere tidspunkt bli aktuelt å utvide kapasiteten med flere dispensere og kabinetter på sentralt medisinrom. Det kan også være aktuelt å ta i bruk mobile enheter på avdelingene, samt på sikt plassere en satelittløsning i eksisterende sykehjem. Løsningene må kunne tilpasses ulike avdelingers behov, være fleksibel i oppbygging og enkel å utvide/oppgradere. Løsningen må kunne ivareta et minimum av lagringsbehov for medikamenter i ulike reseptgrupper ut fra det omfanget som i hver enkelt bestilling. A- og B-preparater lokasjoner fordelt på ca varenummer for piller, injeksjoner, plaster, kapsler og tabletter. C- til F-preparater 00 lokasjoner med plass til større esker. I tillegg ønskes 50 lokasjoner til diverse preparat, som f.eks. inhalasjonsampuller og salver. Man må påregne at noen av disse preparatene er kjølevarer, disse oppbevares i eksisterende kjøleskuff. Elektronisk legemiddelsystem (ELS) inkludert mobile enheter skal leveres med forskjellige sikkerhetsnivåer for lagring av medikamenter innen forskjellige reseptgrupper. A-preparater skal eksempelvis lagres med et høyere sikkerhetsnivå enn C-preparater, og det skal kunne skilles på tilgang til istandgjorte doser og lager av eventuelt medisin i mobile enheter. Felles for samtlige sikkerhetsnivå er at bruker ikke får tilgang til noen varer uten å ha identifisert seg. Sikkerhetsnivåene skal betegnes som følgende: Endose sikkerhetsnivå o sikre at bruker kun får tilgang til eksakt varenummer og eksakt antall enheter, samt dokumentere tilgangen. Forpaknings sikkerhetsnivå o sikre at bruker får tilgang til eksakt varenummer men til flere doser enn bestilt, samt dokumentere tilgangen. Multilokasjon sikkerhetsnivå o gi bruker tilgang på flere varenummer med flere doser og dokumentere denne tilgangen. Elektronisk pasientjournal- Gerica Frogn Kommune benytter Gerica som elektronisk pasientjournal (EPJ). Gerica inneholder pasientinformasjon og medikamentelle forordninger. For ytterlig å realisere positive effekter av innføringen av EPJ, skal legemiddelsystem integreres med EPJ. ELS skal kunne motta pasientinformasjon og medikamentelle forordninger fra EPJ, for på denne måten å øke effektivitet, sikkerhet og kvalitet ved legging/plukking av medikamenter. Lagerhold, lagerstyring, bestilling og administrasjon av medisinlageret er oppgaver som opptar mye sykepleiertid. ELS skal kunne settes opp med maksimumsverdier, bestillingsterskler for bestilling av medikamenter, og generere et bestillingsforslag til leverende apotek. Bestilling bør kunne eksporteres til Aponett (dagens leverandør av legemidler), som er apotekets elektroniske bestillingsløsning. Side av

3 Krav til løsningen Alle skal krav må.. Generelle funksjonskrav Tilbyder skal beskrive sin løsning i et eget dokument som ivaretar Frogn kommunes krav iht. kravspesifikasjonen. Møter krav (evt i eget vedlegg, husk referanse til Se behov beskrevet i innledning for ytterligere informasjon. Prisliste på eksternt utstyr slik som kabinett og satellitt etc. bes lagt ved tilbudet for evt. utvidelse av ELS. ELS skal gi bruker tilgang til medikamenter, først etter at bruker har identifisert seg for ELS. Tilbudt løsning skal kunne betjene 7 beboere, på sikt skal systemet kunne utvides til å betjene 4 beboere 4 ELS skal være fleksibelt med hensyn til kapasitet, utbygging, endring av medikamenter. Beskriv fleksibilitet og muligheter for å øke kapasitet på ELS. 5 ELS skal ha følgende sikkerhetsnivå: Endose sikkerhetsnivå Flerdose sikkerhetsnivå Multilokasjon sikkerhetsnivå 6 Leverandør skal beskrive anbefalte sikkerhetsnivåer for lagring av de forskjellige reseptgrupper. ELS skal kunne bestille medikamenter fra leverende apotek. Samtidig må systemet kunne håndtere manuell innlegging. Beskriv alternative måter dette kan gjennomføres på. I dag bruker institusjonene Aponet, en elektronisk bestillingsordning og tilbyder bes dokumentere sin integrasjonsløsning mot Aponet. Side av

4 7 8 9 ELS skal kunne generere et narkotikaregnskap automatisk. ELS skal integreres med Gerica EPJ, og motta pasientinformasjon og medikamentelle forordninger fra dette systemet. Leverandøren skal beskrive integrasjonsplan og samarbeidsform med Gerica. Leverandør må stille statusmøter og lignende i denne forbindelse. Kostnader skal være inkludert i leveransen. Leverandøren skal legge frem avtale eller gjennomføringsplan med Gerica. ELS skal kunne inngå i en total løsning der kommunikasjon om varebeholdning er mulig mellom enhetene ved senere utbygging av systemet (f.eks. Ullerud helsebygg og skjermet enhet). Tilbyder gir nærmere informasjon. 0 Mobile løsninger skal inngå som opsjon til totalløsningen og bidra til sikker kjede i legemiddelhåndteringen. Tilbyder beskriver dette nærmere. ELS skal ha norsk teknisk dokumentasjon Leverandøren skal beskrive ELS sine krav til IKT nettverk og IKT ressurser, herunder; hvilke teknologier, protokoller og tjenester som benyttes i integrasjonen med vårt nett og systemer. 4 Det skal tilbys service og supportavtale. Service og supportpersonale skal være norsktalende. Leverandøren skal kunne utføre feilsøking fra eksternt hold. Side 4 av

5 . Krav til maskinvare ELS skal leveres med følgende utstyr: Møter krav (evt i eget vedlegg, husk referanse til PC m/operativsystem Windows 8 eller nyere Trykkfølsom skjerm UPS Strekkode-skanner Elektronisk lås til kjøleskap Etikettskriver/skriver Tastatur Mus Kortleser Leverandøren skal beskrive maskinvaren ut fra et kvalitetsperspektiv, samt oppgi de garantier som tilbys Utstyret som tilbys må være av god kvalitet. Funksjon, utførelse og design sees på som viktige elementer. Utstyret må tåle hard bruk over mange år. De bør ha et tidsaspekt på varighet på ca. 0 år. Utstyret må Tåle fuktighet på overflater Være stabile Ha holdbarhet og stabilitet på sammenskrudde deler Ha god design og funksjonsmessige egenskaper. Utstyret som skal leveres til sentralt medisinrom må i sin helhet ikke overstige følgende mål: Bredde: 88 cm (eks. løsning for kjøleskap/kjøleskuff) Dybde: 85 cm Høyde: max. 05 cm Høyde for skjerm/tastatur skal være innenfor normal arbeidshøyde Tilbyder bes beskrive sin løsning for oppbevaring innenfor angitt bredde. Beskriv krav til antall strømuttak, datauttak etc. Se for øvrig vedlegg 4 plantegning medisinrom. Side 5 av

6 4 ELS skal enkelt kunne settes i nøddrift ved eventuelt strømbrudd. Beskriv prosessen for nøddrift. 5 ELS skal kunne skrive ut et nødkart med anvisning til samtlige varer lagerført i ELS 6 ELS skal kunne benytte strekkode for effektiv og sikker påfylling av varer 7 Maskinvare skal kunne ta imot returmedisin, og lagre disse sikkert frem til returbeholder blir tømt 8 ELS skal integreres mot eksisterende kjøleskuff, løsning og elektronisk lås skal være inkludert i pristilbud. Tilbudt ELS skal ha kapasitet til å lagre: A-preparater på endose sikkerhetsnivå, der det kun gis fysisk tilgang til det medikament og det antall doser som er bestilt. Se for øvrig innledningen for kravspesifikasjonen for mer detaljerte opplysninger. 9 Tilbyder skal gi eksempel på antall A-preparater som kan lagres, basert på antall beboere, eksempelvis: Smerteplaster Tabletter Kapsler Injeksjoner Det er ønskelig at også flest mulig B-preparater kan lagres på høyeste sikkerhetsnivå. Beskriv løsning. Tilbudt ELS skal ha kapasitet til å lagre følgende B- preparater på forpakningssikkerhetsnivå der det kun gis adgang til det medikament som er bestilt. Se for øvrig innledningen for kravspesifikasjonen for mer detaljerte opplysninger. 0 Tilbyder skal gi eksempel på antall B-preparater som kan lagres, basert på antall beboere, eksempelvis: Snittstørrelse forpakning 6**7 cm. Tilbudte løsning må kunne tilpasses ulike forpakningsstørrelser. Side 6 av

7 Tilbudt ELS skal ha kapasitet til å lagre fra C til F- preparater på multilokasjons sikkerhetsnivå, der det gis tilgang til flere produkter. Se for øvrig innledningen for kravspesifikasjonen for mer detaljerte opplysninger. Tilbyder skal gi eksempel på antall C- til F-preparater osv. som kan lagres, basert på antall beboere, eksempelvis: Snittstørrelse forpakning 6**7 cm. Tilbudte løsning må kunne tilpasses ulike forpakningsstørrelser. Tilbudt ELS skal ha programvare som også kan håndtere apotekvarer i åpne, eksisterende hyller eller skap/skuffer uten lås. Det skal kunne bekreftes rett vare ved å scanne strekkode. Tilbudt ELS skal kunne skrive ut en etikett ved uthenting av medikamenter. Side 7 av

8 . Krav til programvare Møter krav (evt i eget vedlegg, husk referanse ti Programvaren i ELS skal ha et åpent grensesnitt der andre applikasjoner kan hente ut og oppdatere informasjonselementer uten kjennskap til ELS interne mekanismer. Grensesnittet skal være basert på åpne standarder som WebServices og ML. Leverandøren må forplikte seg til å stille opp om/når en eventuell tredjepart skal utvikle noe som skal snakke med eller hente ut info fra ELS. Programvare skal ha norsk brukergrensesnitt Programvare skal kunne gi rollestyrt tilgang til medikamenter og funksjonalitet knyttet til administrasjon av ELS 4 Programvare skal ha funksjoner for å håndtere synonympreparater og generisk bytte. Leverandøren skal beskrive disse funksjoner. 5 Det skal være mulighet for oppgradering av programvare etter hvert som nye versjoner er tilgjengelige. Årlige kostnader skal inngå i serviceog vedlikeholdsavtale, se prisskjema. 6 Frogn Kommune skal kunne angi hvor lenge historiske data skal lagres i ELS. 7 8 Programvare skal skrive ut rapporter eksempelvis forbruksstatistikk og narkotikarapporter, etter behov. Rapporter skal kunne skrives ut med medikament sortert pr. pasient, bruker, avdeling og tidsrom. Informasjon skal kunne gjøres tilgjengelig for andre brukere som ikke oppholder seg på medisinrommet, f.eks. lagerstatus på medikamenter. Side 8 av

9 .4 Krav til prosjektgjennomføring Leverandøren skal stille med prosjektleder som kontaktpunkt i prosjektet. Leverandøren skal bistå kunden i arbeidet med å etablere integrasjon mot Gerica. Kostnaden skal være inkludert i tilbudet. Leverandøren skal bistå Kunden i etablering av rutineverk med ELS på plass. Eksempelvis bestilling av medisiner, retur av varer, ta ut rapporter etc. Møter krav (evt i eget vedlegg, husk referanse 4 Det er viktig med rask levering dersom man ønsker å utvide kapasiteten. Leverandøren stipulerer leveringstid på opsjoner beskrevet i prisskjema. 5 Leverandøren må forplikte seg til at hele løsningen har vært testet, godkjent og er ferdig til bruk innen 0. april 07. Legg ved fremdriftsplan som bekrefter dette. Serviceavtale skal inkludere minimum følgende: 6 Leverandøren må være i stand til å gi support på telefon innenfor tidsrommet på virkedager. Forebyggende vedlikehold. Tilbyder skal beskrive hva som inkluderes i avtalen. Servicetilbud/beredskapsservice som sikrer tilgang til servicepersonell/utrykning. Beskriv. Innmeldte feil innen kl..00 skal følges opp aktivt, enten via fjernløsning eller direkte oppmøte på stedet, påfølgende virkedag. Pris på Servicetilbud/beredskapsservice vektes i prisskjema. Reiseutgifter, diett og reisetid skal inngå i oppgitt timepris fra leverandør. Timepris gjelder fra kryssing av Frogn kommunes grense. 7 Garantitid på utstyr og programvare skal være minimum år. I garantitiden skal enhver reparasjon, og alle nødvendige deler/programvare leveres kostnadsfritt for oppdragsgiver. Side 9 av

10 9 Alt tilbudt utstyr skal tilfredsstille norske krav og forskrifter. Legg ved dokumentasjon som bekrefter dette..5 Krav til opplæring av personell Leverandøren skal gjennomføre kurs for superbrukere av ELS. Leverandøren skal gjennomføre opplæring til brukere/sykepleiere av ELS. Møter krav (evt i eget vedlegg, husk referanse Tilbyder skal beskrive løsning for e- læringsmodul dersom dette eksisterer. E-lærings-kurset skal være tilgjengelig på internett under og etter installasjon slik at ansatte kan bruke dette til oppfriskning og ved nyansettelse. Kommentar til tilbyder: Dette er et punkt som tilbyderne sammenlignes under tildelingskriteriet Kvalitet. 4 Det skal finnes en norsk brukerveiledning til systemet 5 Tilbyder gir beskrivelse av hvordan tilbyder har dialog med sine kunder om videreutvikling av systemet; herunder om det er etablert egne brukerforum mv. Kommentar til tilbyder: Dette er et punkt som tilbyderne sammenlignes under tildelingskriteriet Kvalitet. Side 0 av

11 .6 Krav til mobil enhet (opsjon) Møter krav (evt i eget vedlegg, husk referanse kunne kommunisere elektronisk med hovedkabinett samt Gerica. Mobil enhet skal bestå av skjerm, tastatur, programvare inkl. medisineringsmodul. Registrering av pasient-id samt bruker-id og legemidler. 4 Mobil løsning må ha inntil 5 pasientskuffer eller mer om mulig. Skuffene åpnes ved innlogging på pc. I tillegg må mobil enhet ha skuffer for evt. medisin, kremer, salver med elektronisk lås. Skuffen åpnes via pc. Side av