RUTINAR FOR INTERN VARSLING I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - FORSLAG OM ENDRINGAR

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Fylkesrådmannen Arkivsak Arkivnr. 015 Saksh. Heggøy, Brit Mari Saksgang Hovudarbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Fylkesutvalet Møtedato RUTINAR FOR INTERN VARSLING I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - FORSLAG OM ENDRINGAR SAMANDRAG Fylkesutvalet vedtok Rutiner for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Varslingsutvalet vedtok ei presisering av sakshandsamingsreglane i tilknyting til rutinane for intern varsling I 2009 fekk varslingsutvalet gjennomført ei spørjeundersøking blant tilsette om Varsling av kritikkverdige forhold i fylkeskommunen (AUD-rapport 13-09). I oppfølging av rapporten er det m.a. kome fram behov for å få arbeidd rutinane og presiseringa av sakshandsamingsreglane saman til eitt dokument. Det har også kome ønskje om meir presise definisjonar. I denne saka vert det lagt fram forslag til eit samla dokument om handsaming av varsling i fylkeskommunen. FORSLAG TIL INNSTILLING 1. Utkast til reviderte Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune vert vedtatt. 2. Leiaren for HMT-seksjonen går inn som medlem i varslingsutvalet. 3. Fylkesrådmannen får fullmakt til å gjera endringar i rutinane når endringane ikkje er av prinsipiell karakter. Paul M. Nilsen Gerd Ingunn Opdal Vedlegg: Rutiner for intern varsling i Hordaland fylkeskommune, vedtatt

2 FYLKESRÅDMANNEN, : Bakgrunn Fylkesutvalet vedtok Rutiner for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Rutinane vart arbeidd fram av ei arbeidsgruppe med representantar for dei tillitsvalde, vernetenesta og administrasjonen inkludert HMT. Varslingsutvalet vedtok ei presisering av sakshandsamingsreglane i tilknyting til rutinane for intern varsling Varslingsutvalet fekk i 2009 gjennomført ei spørjeundersøking blant tilsette om Varsling av kritikkverdige forhold i fylkeskommunen (AUD-rapport 13-09). I rapporten er det sagt følgjande om oppfølging: Med utgangspunkt i denne undersøkinga er det særleg tre område som peiker seg ut, som innspel til vidare diskusjon knytt til varsling i HFK: 1) Kjennskapen til varslingsrutinane er relativt låg. Dette gjeld særleg i tannhelse- og skolesektoren. Intranett/internett er ein viktig kanal når det gjeld å få ut informasjon til dei tilsette, men ein har altså ikkje nådd fram til alle. 2) Eit spørsmål som reiser seg på bakgrunn av denne undersøkinga er: Når vert ei sak ei varslingssak? På bakgrunn av at det er så få som seier at dei får tilbakemelding om saksgang og resultat (slik det står i varslingsrutinane at ein skal få), kan det verke som det er ein stor del av dei sakene som dei tilsette meiner dei har varsla om, ikkje blir oppfatta som ei varsling av den som tek imot den. Det vidare arbeidet med varslingsrutinane bør setje fokus på korleis ein kan betre rutinane på dette punktet, slik at ein sikrar at den som varslar og den som mottek varselet er einige om kor vidt det er tale om ei varslingssak eller ikkje. 3) Blant dei som har opplevd eller vore vitne til kritikkverdige forhold på arbeidsplassen er det ein stor del som seier at dei ikkje har varsla om dette, og den årsaka som flest oppgir, er at dei ikkje trur det nyttar å seie ifrå. Kva som er årsaka til at mange meinar at det ikkje nyttar å seie ifrå, seier imidlertid ikkje denne undersøkinga noko om. HAMU handsama rapporten og gjorde slikt vedtak: HAMU tek saksframlegget til orientering og sluttar seg til framlegga til tiltak. Samansetjinga av utvalet blir tatt opp som sak i neste møte. I møteboka frå HAMU er det elles tatt inn følgjande: Innhaldet i varslingsrapporten vart drøfta, m.a. i høve til rettspraksis. Tillitsvalde er uroa for at definisjonen av varsling vert for snever. Det er viktig at varsling av kritikkverdige forhold kjem fram sjølv om det kanskje viser seg å ikkje vere reelt. Det vart også peika på at dokumentet inneheldt uklåre formuleringar og det vart beden om at den reviderte rutina har eit språk som, i tillegg til å ivareta det juridiske språket, også er kommunikativt. Økonomidirektøren tok opp spørsmål om arbeidsgivar i ei eventuell rettssak kan påberope seg at ei sak ikkje er ei varslingssak dersom varslingsutvalet allereie har akseptert den som ei varslingssak. Organisasjonsdirektøren orienterte om at det blir lagt fram ny sak for HAMU med reviderte retningsliner, der saksbehandlingsreglane vert sett i samanheng med desse. I denne saka vil også ei nærare drøfting av varsling bli teke inn. Tillitsvalde sette fram forslag om at samansetjinga av varslingsutvalet blir vurdert, samt at utvalet vart utvida med ein representant, hmt-sjef. 2

3 På spørsmål om implementering av ny rutine informerte organisasjonsdirektøren om at fylkeskommunen sitt intranett skal vere sett opp som startsida for alle tilsette i organisasjonen. I denne saka vil fylkesrådmannen gjera framlegg til oppfølging av merknadane over. Kva det kan varslast om I arbeidsmiljølova 2-4 er det fastsett at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Lova gir ikkje noko nærmare definisjon av kva som er meint med kritikkverdige forhold. Det er då naturleg å leita etter innhaldet i omgrepet i forarbeida til lova. I Ot.prp. nr 84 ( ) kap 4.5 finn vi følgjande: Med kritikkverdige forhold menes ikke bare kriminelle (dvs. straffesanksjonerte) forhold, men også mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud. Det samme bør også gjelde brudd med virksomhetens etiske retningslinjer. I tillegg bør det omfatte alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet. Hva som er kritikkverdig bør fortolkes i lys av hvilken allmenn interesse opplysningene har. Forhold som en arbeidstaker mener er kritikkverdige kun ut fra sin personlige etiske overbevisning bør således falle utenfor. Kritikk av forhold som ikke er ulovlige eller uetiske er det ikke naturlig å regne som varsling, som for eksempel sykepleiere som går ut med kritikk av budsjett- eller bemanningssituasjonen på sykehuset der de arbeider. For at det skal være tale om varsling må det i tillegg dreie seg om opplysninger som ikke er allment tilgjengelige, men som arbeidstaker har kommet til i kraft av ansettelsesforholdet. Arbeids- og inkluderingsdepartementet v/ Arbeidstilsynet har utarbeidd ein rettleiar om Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Der er kritikkverdige forhold definert slik: Hva menes med kritikkverdige forhold? Arbeidsmiljølovens varslingsregler omfatter alle tilfeller der arbeidstakere sier fra om forhold som arbeidstakeren blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med: Lover og regler Virksomhetens retningslinjer Alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt Eksempler på forhold det kan være aktuelt å varsle om: Svikt i sikkerhetsrutiner Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav Uforsvarlig saksbehandling Korrupsjon eller andre økonomiske misligheter Varsling og gjengjelding har vore oppe i fleire saker for domstolane, men så langt har det ikkje vore sak framme for Høgsterett. Domane i dei sakene som har vore til handsaming, har heller ikkje gitt nærmare rammer for kva som skal leggjast i omgrepet kritikkverdige forhold. I ein rettskraftig dom frå Bergen tingrett er det vist til Ot.prp. nr 84 og elles peikt på forhold som ikkje er varsling - ytringar om faglege eller politiske spørsmål - reine personalsaker, eigne og andre sine som ikkje er av almen interesse - formidling av subjektive opplevingar, følelsar og tankar - usemje med arbeidsgjevar si avgjerd så langt den ikkje er ulovleg eller i strid med almen etisk standard. I KS sin rettleiar Varsling er det nemnd fleire eksempel på kva som kan vera kritikkverdige forhold : - forhold som kan medføra fare for liv og helse - mobbing og trakassering - korrupsjon 3

4 - maktmisbruk - underslag, tjuveri og økonomisk svik - brot på teieplikta - diskriminering. Varsling er å seia frå om kritikkverdige forhold. Kor vidt noko er varsling eller noko anna, bør vurderast m.a. ut frå kva varslar meiner det er og om det gjeld ein type sak som fell inn under det som i lov og praksis er definert som kritikkverdige forhold. Det synest verken enkelt eller føremålstenleg å prøva å trekkja stramme grenser. Kjennskap til varslingsrutinane I AUD-rapport kjem det fram at kjennskapen til varslingsrutinane ikkje er så god som ønskjeleg. Her må det informasjonsarbeidet som alt er gjort følgjast opp vidare. Det er eit linjeansvar å syta for at arbeidstakarane får kjennskap til rutinane. Også dei tillitsvalde og vernetenesta bør nytta relevante fora til å informera om varslingsrutinane. Temaet vert teke opp i leiaropplæring og andre relevante fora i fylkeskommunen. Varslingsutvalet samansetjing Varslingsutvalet si samansetjing vart vedteken av fylkesutvalet , jfr. over. Det er fylkesrådmannen, organisasjonsdirektøren og fylkesverneombodet som utgjer varslingsutvalet. Utvalet har så langt hatt svært få saker sidan det vart oppretta. No bør det ikkje vera noko mål at varslingsutvalet skal ha mange saker, då varslingssaker tilliks med andre saker bør løysast på lågaste forsvarlege nivå. Det vil i mange høve vera hos nærmaste leiar. I sak 4/10 i HAMU er det teke inn: Det har kome framlegg om anna samansetjing av utvalet, mellom anna ein variant der ein eller fleire hovudtillitsvalde går inn som medlemmer. Den hovudtillitsvalde representerer sine eigne medlemmer og ikkje den samla arbeidsstokken. Fylkesrådmannen står difor fast ved at vernelinja ved fylkeshovudverneombodet er ein meir riktig representasjon i saker av denne karakter. Eit anna moment er at ei ordning med hovudtillitsvalde i utvalet kan resultera i at alle hovudtillitsvalde vil verta med. Det er ikkje utenkeleg at varslingssaker kan dreia seg om interessekonflikt mellom arbeidstakarar med medlemskap i ulike organisasjonar. I mange tilfelle vil hovudtillitsvald i slike saker også vera involvert nettopp som tillitsvald. Varslingsutvalet bør ikkje verta ein arena for prosedering av partsinteresser. Seinare har det kome forslag om at HMT-sjef vert medlem i varslingsutvalet. Dette kan vera ei god løysing. Kravet om tilrettelegging for varsling er tatt inn i kap. 3 i arbeidsmiljølova og slik knytt til verksemda sitt systematiske helse-, miljø- og tryggleiksarbeid. Kravet om rutinar for både varsling og avviksrapportering er med det samla i arbeidsmiljølova, og HMT-sjefen vil her kunna vera ein ressurs for utvalet. Fylkesrådmannen er elles open for at andre enn fylkesrådmannen personleg skal vera medlem i varslingsutvalet. Rutinar i eitt samla dokument Det er laga utkast til rutinar der både rutinane og seinare presiseringar av sakshandsaming er tatt inn, jfr. under. Det er foreslått ein breiare definisjon av kva det kan varslast om, jfr. pkt. I. Vidare er det tatt med at tillitsvald/verneombod kan vera ein varslingsveg, jfr. pkt. II 4. Elles er det gjort mindre korrekturendringar. Saka har vore lagt fram i varslingsutvalet. 4

5 UTKAST Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Dokumenttype: Godkjend av: Gjeld frå: Tal sider: 8 Rutiner Utarbeidd av: Godkjend dato: Revidert dato: Arkivsak: Fylkesrådmannen I. INNLEIING Formål I Hordaland fylkeskommune er det ønskjeleg at tilsette seier frå dersom dei får kjennskap til kritikkverdige forhold i fylkeskommunen. Slik varsling er ein lovfesta rett for arbeidstakarane. Rutinane skal leggja til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i Hordaland fylkeskommune, jfr. Arbeidsmiljølova 3-6, og gi kjørereglar for handtering av varsling. Varslingsrutinane kjem ikkje i staden for men som eit tillegg til annan avviksrapportering. Definisjon Med varsling er det her meint dei tilfella der arbeidstakar seier frå om kritikkverdige forhold i verksemda (også kalla whistleblowing ), jfr. Arbeidsmiljølova 2-4. Kritikkverdige forhold er forhold som er eller kan vera i strid med lover og reglar, fylkeskommunen sine retningslinjer og kva som vert allment oppfatta som forsvarleg og etisk akseptabelt. Døme på kritikkverdige forhold kan vera forhold som kan medføra fare for liv og helse, mobbing og trakassering, korrupsjon, maktmisbruk, underslag, tjuveri, økonomisk svik, brot på teieplikta og diskriminering. Når er det varsling Det vert rekna som varsling dersom arbeidstakar seier frå om kritikkverdige forhold til a) leiinga eller andre ansvarlege i verksemda (intern) b) tilsynsstyresmakter eller andre offentlege styresmakter (ekstern) c) media m.v. (ekstern) Varsling internt i verksemda og til tilsyn/offentleg styresmakt bør vera prøvd før ein varslar media. II. VARSLINGSVEGAR INTERNT Internt bør arbeidstakar seia frå om kritikkverdige forhold til: 1. Nærmaste leiar på tenestestaden Det er ønskjeleg at nærmaste leiar får kjennskap til forholda og slik vert gitt høve til å retta dei opp. 2. Overordna leiar på tenestestaden Det kan vera nødvendig å gå til overordna leiar t. d. dersom nærmaste leiar er omfatta av varslingsgrunnlaget. Om ikkje meldinga vert handsama av nærmaste leiar, kan arbeidstakar også venda seg direkte til overordna leiar. 5

6 Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Dokumenttype: Godkjend av: Gjeld frå: Tal sider: 8 Rutiner Utarbeidd av: Godkjend dato: Revidert dato: Arkivsak: Fylkesrådmannen Varslingsutvalet Det kan vera aktuelt å gå til varslingsgruppa direkte t.d. dersom arbeidstakar meiner at dei føregåande instansane er omfatta av varslingsgrunnlaget eller varsling til leiarane på 4. tenestestaden ikkje er blitt følgd opp. Det kan også vera relevant å gå til varslingsutvalet dersom varslingsgrunnlaget omfattar eit vidare område enn tenestestaden. 5. Verneombod/tillitsvald Arbeidstakar kan også varsla verneombod eller tillitsvald som kan gå vidare med saka. III. SAKSHANDSAMING 1. Omfang Sakshandsamingsreglane gjeld for varsling på alle nivå i fylkeskommunen nærmaste leiar, leiar av tenestestad og varslingsutvalet. 2. Varslingsmåte Varsling kan gjerast munnleg eller skriftleg. Ved munnleg varsling kan arbeidstakar ha med seg tillitsvald/verneombod/annan fullmektig. Varsling kan gjerast anonymt, men normalt vil det sikra betre saksgang og eit betre resultat for alle involverte dersom varslaren er kjend for den som vert varsla. 3. Gjennomføring 3.1 Innhald i varslinga Varslinga bør ha med: Fullt namn (kan vera anonym) Varslaren sin tenestestad (kan vera anonymt) Dato for rapportering Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen Konkret kva ein har observert Stad for handlinga Eventuell kjennskap til tidlegare saker 3.2 Skriftleg varsel Brev/andre dokument om varsling skal registrerast og førast i arkivsystemet slik det er gjort greie for under pkt E-post skal ikkje nyttast til å senda varsel. E-post kan koma bort og difor skal ikkje sensitiv informasjon knytt til personar eller verksemda gå gjennom e-postsystemet. Systemet er ikkje tilrettelagt for å sikra informasjon. 6

7 Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Dokumenttype: Godkjend av: Gjeld frå: Tal sider: 8 Rutiner Utarbeidd av: Godkjend dato: Revidert dato: Arkivsak: Fylkesrådmannen Munnleg varsel Den som tek i mot munnleg varsel må syta for å dokumentera tid, stad, kven som varslar og kva saka gjeld. Den som har varsla, bør attestera at dokumentasjonen gjengir på rett måte det som er varsla om. Dette er særleg viktig i saker som kan resultera i ansvar for enkeltpersonar. Arbeidstakar som varslar kan ha med seg tillitsvald/verneombod/annan fullmektig. Dokumentasjonen skal registrerast og førast i arkivsystemet slik det er gjort greie for under pkt Anonymitet og fortrulegskap Med anonym varsling meinar ein varsling utan at varslaren sin identitet er kjend for den som tek mot varselet. Varsling kan gjerast anonymt, men normalt vil det sikra betre sakshandsaming og eit betre resultat for alle involverte dersom varslaren er kjend for den som vert varsla. Varslar som ønskjer å vera anonym, bør ikkje bruka e-post eller IP-adresse fordi det her let seg gjera å spora avsendaren. Anonymitet kan best sikrast ved skriftleg varsel der vedkomande ikkje let seg identifisera. Varslaren skal ikkje gjennom dokument eller på annan måte gjerast kjent for den som varselet gjeld utan at skriftleg samtykke er innhenta frå varslaren. Varslaren skal heller ikkje gjerast kjend for fleire enn det som er heilt nødvendig for sakshandsaminga. Det kan verta nødvendig å gjera identiteten kjend for personar som vert involverte i ei nærmare undersøking av saka. Varslaren skal i så fall få opplysning om dette. Varslar som gir opp namnet sitt må vera førebudd på at den som det vert varsla om som hovudregel vil ha rett til partsinnsyn i sakdokumenta, også opplysningar om kven som har gitt varselet, jfr. forvaltningslova 18 og 19. Den som vert varsla skal orientera varslaren om dette. Sjølv om varslaren sitt namn ikkje kjem fram direkte, kan det gå fram av samanhengen i varselet kven vedkomande er. Det kan difor vera vanskeleg å sikra varslaren anonymitet. Utanom leiar, postmottakar og eventuell sakshandsamar skal ikkje andre kjenna varslaren sin identitet utan at varslaren vert gjort kjend med det. Ved varsling til varslingsutvalet vil medlemene, sekretæren og postmottakar/arkivar kjenna varslaren sin identitet. 3.5 Melding til varslaren Varslaren skal få melding om at varselet er motteke. Snarast mogeleg og innan to veker skal det opplysast om saksgangen og når det kan ventast å liggja føre eit resultat. Tek det meir enn seks månader å få gjort noko med saka, må varslaren få melding om dette. Det må her takast omsyn til personvern og teieplikt t.d. i forhold til den det er varsla om. Varslaren skal orienterast om utfallet av varslinga. Varslaren må også verta orientert dersom det viser seg at det ikkje er funne å vera noko kritikkverdig forhold. Orientering må gjevast på ein god måte slik at varslaren har mogelegheit til å forstå kvifor saka vert avslutta. Det må også gjevast informasjon om kven som kjenner hans/hennar identitet og på kva nivå saka vert handsama. Varslaren har ikkje krav på nærmare innsyn i sakshandsaminga eller kva vurderingar som vert gjort i saka. Ved orientering til varslaren må det takast omsyn til at det ikkje vert gitt opplysningar det er teieplikt for, t.d. personopplysningar om den det er varsla om. 7

8 Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Dokumenttype: Godkjend av: Gjeld frå: Tal sider: 8 Rutiner Utarbeidd av: Godkjend dato: Revidert dato: Arkivsak: Fylkesrådmannen Dersom varslet skulle vera sendt elektronisk, skal det stadfestast at varselet er motteke, jfr. eforvaltningsforskrifta Melding til den det vert varsla om. Kontradiksjon Ved mottak av varsel bør leiar først undersøkja om påstandane i varselet kan vera riktige. Om dei viser seg ikkje å vera rette, bør leiar, av omsyn til arbeidsmiljøet, nøye vurdera om den eller dei påstått involverte skal underrettast om varselet. Varslaren kan ha vore i god tru men har teke feil av faktum i saka eller andre omstende. Dersom leiar finn grunn til å gå vidare med saka, skal den det vert varsla om, som hovudregel så tidleg som råd er, verta underretta om at det er motteke varsel, kva opplysningar som er gitt og vidare saksgang. Dette bør gjerast på ein skånsam måte. Unntak frå dette vil vera i saker der det av omsyn til vidare etterforsking er viktig at vedkomande ikkje vert gjort kjend med varselet. I tilfelle varselet gjeld konkret enkeltperson har vedkomande innsynsrett i saksdokumenta etter forvaltningslova 18 og 19 og personopplysningslova 18. Han/ho skal få gjera seg kjend med skuldingane og kva opplysningar som er gitt om forholdet, og få høve til å gi sin versjon (kontradiksjon). Når saka er ferdig handsama, må vedkomande få orientering om utfallet av saka, også om det ikkje er funne kritikkverdige forhold. 3.7 Journalføring og arkivering Mottekne varsel skal journalførast og arkiverast i samsvar med arkivlova med forskrifter. I fylkeskommunen sitt elektroniske sakarkivsystem skal namnet på saka vera tilgjengeleg for alle. Dette føreset at saka får eit namn som ikkje røper personopplysningar eller kan koplast til person/verksemd. Det enkelte dokumentet skal vera unnateke for offentleggjering i den grad det er heimel for det, og det skal gjerast tilgjengeleg berre for dei som må kjenna dokumentet i samband med handsaminga. I einingar som brukar elektronisk saksarkivsystem skal det ved registreringa leggjast inn avgrensa tilgang. Tilgangen skal avgrensast til leiar, postmottakar og eventuell namngjeven sakshandsamar. Tilgangsavgrensing skal gjerast uavhengig av organisatorisk nivå. Arkivleiar i sentralarkivet opprettar tilgangsgrupper. E-post om varsling vert teken ut på papir, journalført og arkivert på vanleg måte og så sletta. Brev og tilsvarande som inneheld sensitive personopplysningar vert journalført og arkivert etter vanlege rutinar. Dei skal ikkje skannast elektronisk. Kvar varslingssak får eige sakarkivnummer. Dokument i varslingssak skal arkiverast nedlåst i sikra skap som berre leiar og arkivansvarleg har tilgang til. Saker under handsaming skal vera nedlåst hos leiar, eventuelt sakshandsamar. 8

9 Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Dokumenttype: Godkjend av: Gjeld frå: Tal sider: 8 Rutiner Utarbeidd av: Godkjend dato: Revidert dato: Arkivsak: Fylkesrådmannen I sentraladministrasjonen er det fysiske arkivet plassert på kontoret til arkivleiar (sentralarkivet). Arkivleiar og ein tilsett i sentralarkivet har nøkkel. I tillegg skal sekretæren for varslingsutvalet kjenna til kor nøkkelen er å finna. Særskilt for varslingsutvalet: Det er oppretta ei eiga tilgangsgruppe i sakarkivsystemet som omfattar dei tre medlemene i gruppa, sekretæren og to som fører post/dokument på fylkesrådmannen sitt kontor. I tillegg er arkivleiar ved sentralarkivet omfatta. 3.8 Personvern og teieplikt. Sletting av personopplysningar Teiepliktreglane i forvaltningslova/andre lover på området gjeld også i varslingssaker. Så få som mogeleg bør kjenna til kven varslaren er. Men det kan bli nødvendig å gjera kjend varslaren sin identitet for dei personane som vert involverte i ei nærmare undersøking av saka. Varslaren skal i så fall få opplysning om dette. Opplysningar om kritikkverdige forhold knytt til namngitte personar skal behandlast i samsvar med personopplysningslova. Ligg det føre personopplysningar i elektroniske dokument skal desse som hovudregel slettast innan to månader etter at saka er ferdigbehandla. Det må sikrast papirkopi for arkivering. Sjå elles Rutinar for innsyn, retting og sletting. Dokument med opplysningar som ikkje er arkivverdige, t.d. grunnlause påstandar, bør slettast straks. 3.9 Oppfølging Alle varsel skal vurderast. Reglane om sakshandsaming i forvaltningslova gjeld. Leiaren skal avgjera korleis varselet skal følgjast opp og avgjerda må kunna dokumenterast i ettertid. Leiaren bør sjølv ta avgjerda om å avslutta saka. Avgjerda med kva tiltak som skal setjast i verk må kunna dokumenterast i ettertid. Saker sende til varslingsutvalet vert avgjort av utvalet i møte. Dersom resultatet av varslingssaka er at det har skjedd tenesteforsøming, skal ei eventuell personalsak registrerast som eiga sak for å sikra at sakshandsamingsreglane for slike vert følgde. 4. Rapportering Rapportering av avvik frå denne rutinen skal følgja prosedyre for avviksbehandling (jfr. dok. 3.1 Avviksbehandling og eigenkontroll ). Avviksrapport og forslag til korrigerande tiltak skal inngå i behandlingsgrunnlaget til leiinga sin årlege gjennomgang av informasjonstryggleiksarbeidet. IV. VARSLINGSUTVALET Varslingsutvalet er det øvste organet for behandling av varsling i Hordaland fylkeskommune. Varslingsutvalet skal greia ut og eventuelt handtera kritikkverdige forhold som kjem fram gjennom varsling i linja. 9

10 Rutinar for intern varsling i Hordaland fylkeskommune Dokumenttype: Godkjend av: Gjeld frå: Tal sider: 8 Rutiner Utarbeidd av: Godkjend dato: Revidert dato: Arkivsak: Fylkesrådmannen Varslingsvegar Arbeidstakar kan seia frå til kvar enkelt av medlemene eller til utvalet på adresse oppretta for dette føremålet. Varsling kan også skje gjennom tillitsvald og/eller verneombod. Samansetjing Fylkesrådmannen, leiar av utvalet Organisasjonsdirektøren HMT-sjefen Fylkeshovudverneombodet Oppgåver a. Kritikkverdige forhold Utvalet skal greia ut om kritikkverdige forhold har funne stad. Dette kan gjerast med støtte frå ekspertise utanfor utvalet. b. Tiltak Utvalet skal kome med forslag om høvelege tiltak og kontrollera at desse vert gjennomførte. c. Hemn (gjengjeldelse) Utvalet skal etter melding undersøkja om arbeidstakarar som varslar om kritikkverdige forhold vert utsette for gjengjelding frå arbeidsgivar. Møtefrekvens Utvalet møtest når det vert meld saker som skal handterast på øvste nivå, og seinast innan 14 dagar etter at saka er meld. Utover dette har utvalet eit fast møte i året for å drøfta om rutinar og system fungerar etter intensjonen. 10

11 Vedlegg I Arbeidsmiljølova 2-4, 2-5 og Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. (3) Den som er blitt utsatt for gjengjeldelse i strid med første eller andre ledd, kan kreve oppreisning uten hensyn til arbeidsgivers skyld. Oppreisningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til partenes forhold og omstendighetene for øvrig. Erstatning for økonomisk tap kan kreves etter alminnelige regler Plikt til å legge forholdene til rette for varsling Arbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. 11

12 Vedlegg II Rapportering i saker som gjeld varsling etter AML 2-4 VARSLINGSUTVAL Leiar av tenestestaden Den tilsette sin næraste leiar Tillitsvalde/ Verneombod Melding frå arbeidstakar om kritikkverdige tilhøve 12