STRATEGIDOKUMENT BYSTYRETS KONTOR

Transkript

1 STRATEGIDOKUMENT BYSTYRETS KONTOR Oktober 2008

2 Strategidokument Bystyrets kontor Side 2 av 18

3 Strategidokument Bystyrets kontor ble vedtatt i Forretningsutvalget , sak , BKSAK dokument 14. Denne utgaven er oppdatert på faktaopplysninger i organisasjonen per 30. september 2008 INNHOLD: HVORFOR UTARBEIDE ET STRATEGIDOKUMENT?... 4 DEL I BYSTYRETS KONTOR: MÅL, OPPGAVER OG ORGANISERING... 5 MÅLENE FOR BYSTYRETS KONTOR... 5 BEMANNING... 5 STILLINGER OG BUDSJETT: NOEN UTVIKLINGSTREKK... 6 OPPGAVER OG AKTIVITETER... 8 BYSTYRET, BYSTYREKOMITEENE, BYDELSSTYRENE OG ØVRIGE POLITISKE ORGANER... 8 VALG... 9 STØTTETJENESTER... 9 LEDELSE OG ORGANISASJONSSTRUKTUR DEL II UTFORDRINGER OG MÅL INNENFOR OPPGAVEOMRÅDENE INNDELING I OPPGAVEOMRÅDER UTFORDRINGER OG MÅL INNENFOR OMRÅDET DRIFT OG UTVIKLING AV DET POLITISKE SYSTEMET.. 13 Mål for politisk styringssystem Mål for bydelsstyrene Mål for Ungdommens bystyre Mål drift av politiske utvalg og praktisk tilrettelegging av utvalgenes aktiviteter UTFORDRINGER OG MÅL INNENFOR OMRÅDET VALG Mål for valg UTFORDRINGER OG MÅL INNENFOR OMRÅDER STØTTETJENESTER Mål for informasjon Mål for personal- og organisasjonsarbeid Mål for representasjon Mål for sekretariat for ordfører Mål for budsjett- og regnskapsarbeid Mål for drift/ikt/innkjøpsarbeid Mål for post/arkiv Mål for sentralbord/ekspedisjon Strategidokument Bystyrets kontor Side 3 av 18

4 HVORFOR UTARBEIDE ET STRATEGIDOKUMENT? Bystyrets kontor har et selvstendig ansvar for alle sider ved det folkevalgte systemet i kommunen. Ansvaret spenner fra den daglige driften av bystyret, bystyrekomiteene og bydelsstyrene til folkevalgtopplæring og tilrettelegging slik at det politiske system skal fungere etter vedtatte mål og intensjoner. Strategidokumentet er det tredje i rekken det første ble utarbeidet våren 2003, det andre i Hensikten med dokumentet har vært og er tredelt. For det første skal dokumentet synliggjøre kontorets mål og prioriteringer for oppdragsgivere og andre brukere av kontorets tjenester. For det andre skal dokumentet være styrende og retningsgivende for kontorets ansatte. For det tredje skal det danne grunnlag for en jevnlig vurdering av oppnådde mål og resultater. Strategidokumentet innledes med en beskrivelse av mål, bemanning og oppgaver for Bystyrets kontor. Deretter følger en redegjørelse av hvordan virksomhet og organisasjon er utformet. Dokumentet dekker de mest sentrale ansvarsområdene for Bystyrets kontor. Det er lagt spesiell vekt på å formulere mål for de deler av virksomheten som krever særskilt oppmerksomhet. Strategidokumentet skal være med på å synliggjøre en klar rollefordeling mellom bystyrets kontor og de folkevalgte. På bakgrunn av de prioriterte mål er det foretatt en inndeling av kontorets virksomhet i tre oppgaveområder. Innenfor oppgaveområdene er det formulert mål på delområder. Det vil bli utarbeidet aktivitetsplaner og tiltak innenfor de tre oppgaveområdene. Så langt det er hensiktsmessig skal oppfølging av mål og resultater basere seg på prinsippene bak balansert målstyring. Oppnådde resultater skal framkomme gjennom årsrapporter, andre rapporter og ved revisjoner av strategidokumentet. Strategidokumentet vil bli revidert ved behov, men skal som før underlegges en mer gjennomgripende revisjon i starten av neste valgperiode (2012). Strategidokumentet fremlegges til politisk behandling i Forretningsutvalget. Dokumentet vil bli lagt ut og løpende oppdatert på internett. Strategidokument Bystyrets kontor Side 4 av 18

5 DEL I BYSTYRETS KONTOR: MÅL, OPPGAVER OG ORGANISERING Bergen kommune er parlamentarisk styrt. Det er etablert et skille mellom bystyre- og byrådssiden. Administrasjonen på bystyresiden er underlagt ordfører og bystyret. Hovedprinsippet er at alle regler og retningslinjer som gjelder i kommunen for øvrig, også gjelder bystyresiden. Det er lagt til grunn at bystyresiden skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å løse sine oppgaver på egenhånd. De politiske organer som betjenes av Bystyrets kontor er som følger: Bystyret, bystyrekomiteene, bydelsstyrene, ordføreren, Forretningsutvalget, Valgstyret og Klagenemnden. I tillegg har Bystyrets kontor ansvar for Ungdommens bystyre. Målene for Bystyrets kontor Det overordnede mål er: Bystyrets kontor skal være et brukerorientert kontor og bidra til at de folkevalgte kan utøve sine verv på en hensiktsmessig måte. Med utgangspunkt i overordnet mål legges følgende delmål til grunn: Tilføre de folkevalgte den nødvendige kompetanse til å utføre sine verv på en god måte Tilrettelegge for demokratiske og effektive møte- og behandlingsformer Gjøre de folkevalgtes aktiviteter og beslutninger kjent Tilrettelegge for at det politiske styringssystemet fungerer etter intensjonene Videreutvikle en brukerorientert administrasjon mot publikum, de folkevalgte og det offentlige rom Bemanning Bystyrets kontor har per årsverk. Fordeling av årsverk fremgår av oversikten nedenfor: Strategidokument Bystyrets kontor Side 5 av 18

6 Tabell 1: Oversikt årsverk Bystyrets kontor fordelt på oppgaveområder og stillingskategorier Oppgaveområde Årsverk Stillingskategorier Politiske utvalg 6 Konsulenter Sentrale utvalg 4 Rådgivere 4 Rådgivere Bydelsstyrer 4 Konsulenter Ungdommens bystyre 1 Rådgiver Støttetjenester og valg Valg 1 Rådgiver Informasjon 1 Rådgiver Personal og organisasjon 1 Rådgiver Økonomi/regnskap 1 Førstekonsulent Styrer, råd og utvalg 1 Fagkonsulent Representasjon 1 Førstekonsulent Sekretariat ordfører 1 Konsulent Drift, IT 1 Konsulent Arkiv/sentralbord 2 Konsulenter Ledelse 1 Bystyredirektør De fleste ansatte har, i tillegg til sine kjerneoppgaver, en eller flere tilleggsoppgaver. Det er et internt "avløsersystem" som aktiveres ved fravær og ved arbeidstopper. "Avløsersystemet" reduserer sårbarheten ved fravær. Med bakgrunn i utvidelsen i oppgaver (valg, bydelsstyrer og Ungdommens bystyre), skal det foretas en gjennomgang av oppgaver og "avløsersystem". Stillinger og budsjett: Noen utviklingstrekk I år 2000 var det 13 ansatte ved kontoret. Økningen frem til 2008 skyldes i første rekke utvidelser i oppgaver og ansvar. Fra å være en innvevd del av den kommunale administrasjon for øvrig, har Bystyrets kontor gradvis tatt over, og ivaretar nå i sin helhet, oppgaver på økonomi, personal, IKT og informasjon. I store trekk har dette skjedd uten at det har vært en stillingsvekst. Strategidokument Bystyrets kontor Side 6 av 18

7 Tabell 2: Antall ansatte Stillingskategorier/ funksjoner Årsverk 2000 Årsverk 2004 Årsverk 2006 Konsulenter sentrale utvalg Rådgivere sentrale utvalg Økonomi/regnskap Representasjon Drift/IT/innkjøp Sentralbord/arkiv Bystyredirektør Sekretær ordfører Nettbaserte systemer, styrer, råd og utvalg Arkiv Rådgiver valg Rådgiver UB Rådgiver personal Rådgiver info Konsulenter bydelsstyrer Årsverk 2008 Rådgivere bydelsstyrer Totalt Det har også vært en økning i budsjett, fra 25.9 mill. i 2000 til 64.0 mill i Økningen er delvis en konsekvens av flere oppgaver og ansatte, delvis en konsekvens av utvidelser på politisk side. Tabell 3: Budsjett Tjenester Navn Bystyret 30,2 21,9 21,3 19,7 19,6 19,2 20,0 19, Bydelsstyrene 4,9 0,1 4,7 4, Valget 1,4 10,8 1,3 9,9 1, Adm. Bystyrets kontor 13,7 12,3 12,3 10,8 9,0 7,6 7,4 5, Adm. Bydelsstyrene 5, Adm. Ungdommens bystyre 1, Administrasjonslokaler 7,0 5,2 5,2 5,1 4,5 4,4 3,1 0,0 Motpost avskrivninger -0,6 Totalt Bystyrets kontor 64,0 50,2 40,1 45,0 34,0 35,9 34,9 25,7 Strategidokument Bystyrets kontor Side 7 av 18

8 Oppgaver og aktiviteter Kontorets oppgaver og aktiviteter kan beskrives og grupperes på flere måter. Kontorets aktivitet er konsentrert om drift, støtte og bistand rettet inn mot politiske utvalg, ordføreren og Ungdommens bystyre De viktigste oppgavene for Bystyrets kontor er: Driften av bystyret, bystyrekomiteene, bydelsstyrene, Ungdommens bystyre og øvrige politiske organ underlagt bystyret Planlegging og gjennomføring av kommune- og fylkestingsvalg og stortingsvalg Skolering og opplæring av folkevalgte Løpende faglig bistand og veiledning (ikke politisk) til partiene, ordføreren, øvrige heltidspolitikere og folkevalgte Bistå bystyrets organer med vedlikehold og utvikling av reglement og systemer Tilrettelegging av ordførerens representasjonsoppgaver og øvrige representasjonsoppdrag i regi av bystyresiden Økonomisk godtgjørelse til folkevalgte og til partigruppene Saksproduksjon, iverksetting og oppfølging av vedtak på saksfelt hvor Bystyrets kontor selv er saksutreder/administrasjon Informasjon til politikere, publikum, presse/media På alle oppgaveområder skal Bystyrets kontor arbeide for å forbedre og videreutvikle tjenestene. Bystyret, bystyrekomiteene, bydelsstyrene og øvrige politiske organer Arbeidet dekker den praktiske og tekniske siden, som ivaretas av konsulentene og de formelle og faglige sidene som dekkes av rådgiverne. Konsulentenes oppgaver spenner over et bredt spekter av oppgaver; fra den faglige, administrative og praktiske tilrettelegging av de politiske utvalgenes arbeid, til praktisk rådgivning, veiledning og opplæring. 5 konsulenter og 4 rådgivere har sine kjerneoppgaver rettet inn mot bystyret, bystyrekomiteene og øvrige sentrale politiske organer. Én konsulent dekker Forretningsutvalget. Fra årsskiftet er det etablert et eget bydelsstyresekretariat bestående av 4 konsulenter og 4 rådgivere. Strategidokument Bystyrets kontor Side 8 av 18

9 Rådgivernes oppgaver inkluderer de formelle og faglige sidene ved arbeidet til de politiske organer. Rådgiverne skal ha innsikt i de fagfelt som utvalgene har ansvar for. Rådgiverne skal gi støtte, råd og veiledning i formelle spørsmål, kvalitetssikre kjøreregler og tilrettelegge for en tilpasset opplæring og skolering. Bystyrets kontor produserer selv utredninger, saker, rapporter og meldinger. Kontoret skal ha spisskompetanse på forståelse av kommunelov, forvaltningslov og offentlighetslov. Kontoret vedlikeholder de øvrige reglementer knyttet til folkevalgte organer. Bydelssekretariatet er en integrert del av Bystyrets kontor. Det er et mål å utnytte de stillingsressurser som en har på rådgiver- og konsulentsiden som en helhet, men arbeidet i de sentrale utvalgene skal ha høyest prioritet. Arbeidet med Ungdommens bystyre ble igangsatt høsten Ungdommens bystyre hadde sitt første møte i januar Hver av ungdomsskolene og de videregående skoler i Bergen velger en representant til å sitte i Ungdommens bystyre. Ordningen er i første omgang tenkt å gå til Én rådgiver har ansvar for alle sider ved ordningen; fra etablering, drift og evaluering. Valg Valg ble en ny oppgave for Bystyrets kontor fra Én rådgiver ble da tilsatt på heltid for å arbeide med valg. Kommune- og fylkestingsvalget i 2007 var det første valget hvor Bystyrets kontor var ansvarlig for den administrative valggjennomføringen. Organiseringen av kommende valg vil ta utgangspunkt i de erfaringer som ble gjort ved dette valget. I 2007 var 50 % av kontorets ansatte sterkt involvert i valg fra mars til september. Støttetjenester Kontorets støttetjenester dekker områdene personal- og organisasjonsarbeid, økonomi og regnskapsarbeid, informasjonsarbeid, sekretær for ordføreren, representasjon, drift/ikt/innkjøp, post/arkiv og sentralbord/ekspedisjon. Deler av driften er rettet inn mot den Strategidokument Bystyrets kontor Side 9 av 18

10 interne service og oppfølging, andre deler er rettet inn mot å betjene og gi service til publikum, politikere og andre. På området personal- og organisasjonsarbeid er det tilsatt én rådgiver. En førstekonsulent dekker økonomi- og regnskapsfeltet. Bystyresiden skal selv håndtere informasjonsarbeidet. Én rådgiver arbeider med informasjon. En fagkonsulent arbeider med informasjonsarbeid og nettbaserte systemer. Ordføreren har en sekretær på heltid. Sekretæren står for den praktiske tilretteleggingen av oppgavene rundt ordføreren. I tillegg har ordføreren selv tilsatt en egen rådgiver. Ved kontoret er det videre én førstekonsulent med hovedansvar for representasjon. Det er en grunnstamme på tre personer som arbeider med denne type oppgaver. En konsulent dekker området drift/ikt/innkjøp i tillegg til andre oppgaver, bl.a. sjåførtjenester. To konsulenter dekker områdene post/arkiv og sentralbord/ekspedisjon. Med utvidelse i oppgaver (valg, bydeler og UB) og antall ansatte, har det blitt et merarbeid på alle forannevnte områder. Utvidelsene stiller økte krav til personal- og organisasjonsarbeidet, egne budsjettprosesser, rapporteringsordninger og budsjettoppfølging. Det har også blitt mer å gjøre på informasjon, drift/ikt/innkjøp og post/arkiv. Ledelse og organisasjonsstruktur Kontoret praktiserer en flat organisasjonsstruktur hvor alle ansatte rapporterer direkte til og blir fulgt opp av bystyredirektøren. Denne strukturen vil i store trekk bli videreført, selv om en er i gang med å gjøre enkelte tilpasninger. Ny eventuell organisasjonsstruktur fremlegges forretningsutvalget for godkjenning. Strategidokument Bystyrets kontor Side 10 av 18

11 Følgende organisasjonsmodell legges til grunn for den videre utvikling av Bystyrets kontor: Organisasjon Bystyrets kontor Bystyrets kontor Leder : Roar Kristiansen Støttetjenester Info/Nett Tonje Geithus Åsta Thorsheim Økonomi Kari-June Wootton Ungdommens Bystyre Birgitte Teglgaard Valg Elin Solberg Rådgiverteam Sentrale utvalg Marte Holm Ragnar Zakariassen Hildegunn Heinum Frank Wessels Konsulentteam Sentrale utvalg Margun H Solheim Rigmor Grimelid Nina Steimler Kristi Lien Kari-Anne B. Erstad Evelyn Gullaksen Personal-/org Christine Skjælaaen Representasjon/ Sekretariat ordfører Toril Hesjedal Signe Lexander Arkiv Sentralbord/ Ekspedisjon Kjersti Dahle BodilVetaas Bydelene Lisa L. Engervik Tale N. Berntsen Henry Berg Ragnhild H. Kruger Bydelene Birgitte Bratland Heidi Johannessen Kari Anne Karlsen Charlotte Røynstrand Drift/IT/innkjøp Arne Vågenes Organisasjonsmodellen suppleres med en møte- og nettverksstruktur som delvis følger den formelle inndelingen og delvis går på tvers av denne. Oppgaver vil i stor grad løses ved tverrgående prosjekter og teambaserte grupper. Gruppene som utgjør en basis er rådgiverne, konsulentene og støttetjenestene. I tillegg er det separate grupper som dekker sentrale utvalg, bydelene, valg, Ungdommens bystyre, informasjon, representasjon og sekretariat for ordfører. Strategidokument Bystyrets kontor Side 11 av 18

12 DEL II UTFORDRINGER OG MÅL INNENFOR OPPGAVEOMRÅDENE Inndeling i oppgaveområder Følgende 3 oppgaveområder brukes som utgangspunkt for de videre prosesser med å utforme utfordringer og mål: Tabell 4: Inndeling i oppgaveområder Oppgaveområder Drift og utvikling av det politisk systemet Bystyret og sentrale utvalg Bydelsstyrene Ungdommens bystyre Antall stillinger/årsverk 10 konsulenter, 9 rådgivere og bystyredirektør Valg 1 rådgiver Støttetjenester Personal- og organisasjon Økonomi og regnskap Informasjon Sekretariat ordfører Representasjon Drift/IKT/Innkjøp Post/arkiv Sentralbord/ekspedisjon 2 rådgivere, 7 konsulenter, 2 førstekonsulenter, 1 fagkonsulent Innenfor de enkelte oppgaveområdene er det formulert mål på delområder, slik angitt i strekpunktene. Bystyrets kontor skal, som tidligere, arbeide for å basere sin aktivitet på balansert målstyring. Dette innbærer at kontorets virksomhet skal etterprøves med utgangspunkt i formulerte og aksepterte mål og rapportering på resultater som dekker ulike sider av virksomheten. I denne delen presenteres en del prioriterte mål. De utvalgte målene er forankret i de formulerte hovedmål for Bystyrets kontor. Strategidokument Bystyrets kontor Side 12 av 18

13 1. Utfordringer og mål innenfor området Drift og utvikling av det politiske systemet Bystyrets kontor skal tiltrettelegge for at bystyrets, bystyrekomiteenes og bydelsstyrenes drift og aktiviteter skjer i henhold til formelle og faglige standarder. Samtidig har alle politiske organer uformelle spilleregler og en egenforståelse av hvordan prosesser og aktiviteter skal foregå. Bystyrets kontor har ansvar for å gi råd og veiledning i formelle spørsmål, og å sørge for at uformelle spilleregler og egenforståelse er forankret i de formelle systemer, og ikke i konflikt med regelverket. Praktisk tilrettelegging av utvalgsmøter og annen aktivitet i regi av politiske utvalg, er en viktig del av oppgavene ved Bystyrets kontor. En av de største utfordringene er å redusere papirmengden og få mer av kommunikasjonen til å foregå elektronisk (internett og e-post). Bystyrets kontor skal gjennom saksproduksjon, utredninger og konkrete prosjekter bidra til at det skjer forbedringer og nødvendige fornyelser i styringssystemet. Et sentralt virkemiddel for å utvikle og vedlikeholde det politiske styringssystemet er folkevalgtopplæringen. Opplæringen er rettet inn mot å gi de folkevalgte kompetanse og innsikt til å ivareta sine verv på en god måte. Folkevalgtopplæringen skal gi innsikt i egne og andres roller og en fellesforståelse for system, arbeidsdeling og spilleregler. Bydelsstyreordningen inkluderer alle aktiviteter knyttet til driften av bydelsstyrene, forankringen innad i det politisk-administrative systemet og bydelsstyrenes utadrettede rolle. En viktig utfordring for bydelsstyrene er å utvikle lokaldemokratitenkningen. Ungdommens bystyre er et sentralt virkemiddel for å motivere alle barn og unge til å ta aktiv del i det samfunnet de lever i. Ungdommene skal ved siden av saksbehandlingen også engasjere seg i aktiviteter hvor de kommer i dialog med andre barn og unge. For å kunne vurdere ordningen på en skikkelig måte videreføres den ut I forkant av dette tar bystyret stilling til om ordningen skal avvikles, forlenges eller gjøres permanent. Mål for politisk styringssystem Skape og opprettholde en felles forståelse hos alle folkevalgte for grunnprinsipper og kjøreregler i det politiske styringssystem Strategidokument Bystyrets kontor Side 13 av 18

14 Tilrettelegge for en aktiv samhandling og en klar rolledeling mellom politiske utvalg sentralt og lokalt (bystyret/ komiteene/bydelsstyrene/ungdommens bystyre) Tilrettelegge for at bystyrets organer etablerer kontakt og dialog med byens befolkning og berørte grupper Tilrettelegge for at bystyrekomiteene og bydelsstyrene kan ivaretar sitt politiske tilsynsansvar overfor byrådet Tilrettelegge for gode prosesser ved behandling av budsjett, økonomiplan, regnskap og årsmelding Fremme forslag om fireårige opplæringsprogram som dekker de folkevalgtes behov for formalkompetanse, rolleforståelse, innsikt i det politisk-administrative system og virksomhetsforståelse Mål for bydelsstyrene Tilrettelegge for at bydelsordningen blir forankret i det politisk-administrative systemet Tilrettelegge for økt medvirkning, deltakelse og lokaldemokrati Tilrettelegge for at bydelsstyrene blir synlige ute i bydelene og blant befolkningen ellers Tilrettelegge for å videreutvikle spilleregler og bestemmelser for bydelsstyrene som støtter opp under deres rolle som lokalpolitiske aktører Tilrettelegge for en god samhandling mellom bydelsstyrer og byråd/byrådsavdelinger Yte administrativ og praktisk bistand til de folkevalgte i bydelsstyrene. Mål for Ungdommens bystyre Tilrettelegge for ungdomspolitisk deltakelse og engasjement Skape balanse mellom behandling av saker og utarbeidelse av egne saker Forankre Ungdommens Bystyre sine initiativer og engasjement lokalt Fremme forslag til et fast opplæringsprogram/kurs for nye representanter Etablere samarbeid med andre kommuner som har tilsvarende ordninger Tilrettelegge for at samarbeidet med byrådsavdelingene og folkevalgte styrkes Fremme vurdering av Ungdommens bystyre med utgangspunkt i formulerte mål og intensjoner Strategidokument Bystyrets kontor Side 14 av 18

15 Mål drift av politiske utvalg og praktisk tilrettelegging av utvalgenes aktiviteter Utarbeide protokoller som kan danne mal for politiske utvalg i Bergen kommune. Forbedre det praktiske opplegget for utsendelse av saksdokumenter Bedre de fysiske og praktiske arbeidsforholdene for administrasjonen i forbindelse med møtegjennomføring, spesielt bydelsstyremøtene Gi folkevalgte råd og veiledning i faglige, formelle og praktiske spørsmål 2. Utfordringer og mål innenfor området Valg Det overordnede målet for valgarbeidet er å legge til rette for at velgerne ved frie, direkte og hemmelige valg, kan velge sine representanter til stortinget, fylkestinget og bystyret. Velgernes deltakelse i valget er avhengig av god informasjon om når de kan stemme, hvor de kan stemme og hvordan de kan stemme. Informasjon til velgerne inngår nå som en integrert del av Bystyrets kontor satsing på informasjon. For velgerne er også tilgangen til godt tilrettelagte valglokaler ved forhåndstemming, og på valgtinget, viktig for deres valgdeltakelse. Kvaliteten på valglokalene i Bergen varierer. Utbedring og erstatning av valglokaler vil være et viktig satsingsområde i årene fremover. Det å ha tilstrekkelig med medarbeidere og kompetente medarbeidere er en vesentlig forutsetning for en sikker gjennomføring og godkjenning av valg. Det er Bergen kommune som har ansvar for valggjennomføringen. Det må derfor arbeides opp mot bl.a. byrådet for å finne gode retningslinjer for fristilling og avlønning av valgmedarbeidere. Mål for valg Videreføre arbeidet med å effektivisere og modernisere/utvikle valgarbeidet i Bergen kommune Tilrettelegge informasjon slik at en når ut til byens befolkning med informasjon om bruken av stemmeretten Rekruttere tilstrekkelig med, og kompetente, medarbeidere Videreføre og videreutvikle opplæring av alle valgmedarbeidere Arbeide for å gjøre valglokalene mer tilgjengelige og i bedre stand Strategidokument Bystyrets kontor Side 15 av 18

16 3. Utfordringer og mål innenfor området Støttetjenester Av viktige utfordringer for støtte- og stabstjenestene bør spesielt arbeidet for å integrere bydelsstyreordningen, valgarbeidet og Ungdommens bystyre med kontorets allerede etablerte aktiviteter nevnes. Flere av tjenestene som faller inn under støtte-/stab er involvert i dette arbeidet. Det er en utfordring å synliggjøre de nye ordningene og å få etablert god informasjonsflyt mot byrådssiden. En annen viktig utfordring er å skape gode ordninger internt, hva angår møtevirksomhet og opplæring, slik at kontorets ansatte til enhver tid har den kompetanse som de trenger for å gjøre sine arbeidsoppgaver på best mulig måte. I den forbindelse er det satt i gang et arbeid for å få kartlagt/synliggjort den kompetanse som finnes ved kontoret et arbeid som er tenkt å danne grunnlag for etablering av et mest mulig funksjonelt avløsersystem blant virksomhetens ansatte. Mål for informasjon Synliggjøre bystyresidens aktiviteter, prosesser og beslutninger ved å informere om styringssystemet generelt og bystyresystemet spesielt Informere byens befolkning om hvilke muligheter for påvirkning som ligger i styringssystemet Tilrettelegge for en god og aktiv informasjon ut til bydelenes innbyggere om bydelsordningen, bydelsstyrenes aktiviteter og hva bydelsstyrene kan brukes til Sikre nok kapasitet for å håndtere informasjonsoppgaver knyttet til valg, bydelsstyrer og Ungdommens bystyre Øke egen fagkompetanse på informasjonsarbeid, bl.a. gjennom opplæring i nye IT-baserte verktøy Videreutvikle og tilpasse registre på internett Mål for personal- og organisasjonsarbeid Etablere en personalpolitisk plattform som samtlige av kontorets personaladministrative tiltak er forankret i Sikre at samtlige medarbeidere kan løse de oppgaver som foreligger på en kompetent og brukervennlig måte Strategidokument Bystyrets kontor Side 16 av 18

17 Tilrettelegge for god læring og intern kompetansedeling i det daglige arbeidet Etablere et funksjonelt avløsersystem Fremme god dialog og informasjonsflyt på tvers av oppgaveområder og grupper av ansatte Videreføre og videreutvikle kontorets møtestrukturer Legge til rette for et godt fysisk og sosialt arbeidsmiljø, som fremmer gode kollegiale relasjoner og trivsel på arbeidsplassen Systematisere HMS og IA-arbeidet Fokusere på nærværsarbeid og vurdere tiltak for å redusere kortidssykefraværet Mål for representasjon Videreføre Bergen kommunes gode omdømme som vertskap Ha tilstrekkelig kapasitet på vertskap under mottakelser m.v. Sikre en tilpasset opplæring og oppfølging Sikre egnede lokaler til bruk ved ordførerens representasjon Mål for sekretariat for ordfører Opprettholde og videreutvikle en høy standard og presisjon på den praktiske tilretteleggingen av ordførerens aktiviteter Vedlikeholde og videreutvikle systemet for skriving av taler Synliggjøre ordførerens aktivitet ved å gi informasjon om dette, f. eks på kommunens nettsider. Mål for budsjett- og regnskapsarbeid Tilpasse egne budsjettprosesser, rapporteringsordninger og budsjettoppfølging til nye oppgaveområder og ny organisasjon Mål for drift/ikt/innkjøpsarbeid Tilpasse drift/ikt/innkjøpsfunksjonene til nye oppgaveområder og ny organisasjon Strategidokument Bystyrets kontor Side 17 av 18

18 Mål for post/arkiv Gjennomgå og tilpasse arkiv til nye oppgaveområder og ny organisasjon Mål for sentralbord/ekspedisjon Imøtekomme kontorets brukere, deriblant de folkevalgte, på en god og profesjonell måte. Strategidokument Bystyrets kontor Side 18 av 18