Arkivsak: 16/764 SAMLET SAKSFREMSTILLING - KOMITE - OMSTILLING PRO

Transkript

1 Side 1 av 6 SÆRUTSKRIFT Alvdal kommune Arkivsak: 16/764 SAMLET SAKSFREMSTILLING - KOMITE - OMSTILLING PRO Saksnr. Utvalg Møtedato 50/16 Kommunestyret /17 Kommunestyret /17 Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Samledokument Omstilling PRO Andre dokumenter i saken: REFERAT FRA MØTE I KOMITE OMSTILLING PRO REFERAT FRA MØTE I KOMITE OMSTILLING PRO INFORMASJONSMØTE MED BRUKERGRUPPENES REPRESENTANTER KOMITE - OMSTILLING PRO OPPSTARTSMØTE UTFORDRINGSDOKUMENT FOR KOMITEARBEID - OMSTILLING PRO KOMITE - OMSTILLING PRO SAMLET SAKSFREMSTILLING - KOMITE - OMSTILLING PRO HØRINGSUTTALELSE FRA RÅD FOR LIKESTILLING FOR FUNKSJONSHEMMEDE - OMSTILLING PRO UTTALELSER TIL HØRINGSNOTATET TIL KOMITERAPPORT HØRINGSBREV - RAPPORT FRA KOMITE FOR UTREDNING AV OMSTILLING I ENHET PRO HØRINGSNOTAT TIL KOMITERAPPORT FOR OMSTILLING I ENHET PRO HØRINGSNOTAT VEDR. OMORGANISERING HØRINGSSVAR PÅ ENDELIGE ANBEFALING AV OMSTILLING I PRO KOMITE - OMSTILLING PRO MØTEREFERAT KOMITE - OMSTILLING PRO KOMITE - OMSTILLING PRO SVAR PÅ HØRINGSBREV FRA FAGFORBUNDET OG VERNEOMBUD PÅ SOLSIDA HØRINGSBREV - UTREDNING AV OMSTILLING I PRO - KOMITEENS ENDELIGE ANBEFALING HØRINGSUTTALELSE FRA ELDRERÅDET- OMSTILLING PRO UTTALELSE FRA HJEMMETJENESTEN UTTALELSE FRA NETF OG NFF TIL HØRINGSNOTAT I FORHOLD TIL RAPPORT BRA KOMITE FOR UTREDNING AV OMSTILLING I ENHET PRO HØRINGSUTTALELSE FRA ELDRERÅDET I ALVDAL HØRINGSBREV

2 Side 2 av HØRINGSBREV HØRINGSBREV - OMSTILLING I ENHET PRO HØRINGSUTTALELSE FRA RÅD FOR LIKESTILLING FOR FUNKSJONSHEMMEDE Melding om vedtak sendes til Erland Horten Live Stokstad Smedgjelen ALVDAL Liv Gjermundshaug Thoresen Piperudstien ALVDAL Johnny Hagen Erling Straalberg Håkon Esten Steimoen Nord-Østerdalsveien ALVDAL Arne Dagfinn Øynes Urliveien ALVDAL Helene Bjørnstad Eide Nord-Østerdalsveien ALVDAL Anita Engelberg Anders Wahl Liv Margrete Sølna Tanja Westgård Dan Frede Hyttemoen Per Magne Sandeggen Ingrid Storrøsæter Per Arne Aaen Rune Skogheim Lensmannssvingen ALVDAL Stein Vardenær Plasslia ALVDAL Anne Marie Dalen Gammelveien ALVDAL Oddbjørn Dæhlie Sagveien ALVDAL Jan Viggo Nilsen Taubaneveien ALVDAL Toril Sølna Kvebergsveien ALVDAL Saksopplysninger: Med bakgrunn i kommunestyrevedtakene sak 89/15 og 50/16, ble det nedsatt en komite` som skulle utarbeide forslag til organisering av tjenestene innen helse, rehabilitering, pleie og omsorg. Komiteen har nå fullført sitt arbeid i form av en rapport, og legger denne fram for behandling i kommunestyret. Jf nye saksbehandlingsregler, blir denne saken nå behandlet to ganger i kommunestyret. Ved 1 gangs behandling legges saken fram uten innstilling, og det åpnes opp for kommunestyrets innspill før saken behandles endelig i et sluttførende kommunestyremøte. Arbeidet som er utført av komiteen er meget stor betydning for kommunens drift og tjenesteproduksjon. Tjenesteområdene som er berørt av komitearbeidet utgjør nær 50% av kommunens totale tjenesteomfang. Komiteens sammensetning har vært følgende: Ordfører Arne Dagfinn Øynes Håkon Esten Steimoen Fellestillitsvalgt v / Helene Bjørnstad Eide Enhetsleder Helse Anita Engelberg

3 Side 3 av 6 Komiteen har i tillegg innkalt avdelingsledere i PRO i arbeidsmøter. Som grunnlag for komiteens arbeid, hadde administrasjonen gjennom sitt arbeid vinteren 2016, utarbeidet et utfordringsdokument som pekte på noen utfordringer ved dagens struktur. Komiteens arbeid har inneholdt 2 høringer. Komiteen la fram et forslag til høring i november I dette forslaget foreslo komiteen at kommunens velferdstjenester deles i tre deler: 1. Enhet Helse 2.Enhet Pleie rehabilitering og omsorg 3. Enhet TFF. Enhet Helse ble foreslått uendret, mens enhet PRO ble foreslått med 3 underavdelinger med hver sin avdelingsleder. Disse 3 underavdelingene var pleie, demens og hjemmebaserte tjenester. Enhet Tff ble foreslått organisert med to underavdelinger med hver sin avdelingsleder, henholdsvis avdeling Klokkaregga og Solgløtt. Komiteens forslag baserte seg i stor grad på en intensjon om mer ledelseskapasitet, der det blant annet ble lagt til grunn prinsipp om at en enkelt leder ikke skulle ha personalansvar for mer enn personer. Høringsinnspillene var i hovedsak positive til denne løsningen, men det ble stilt spørsmål om ikke organiseringen ville bli vel «topptung», og at ressursene ble brukt til bekostning for grunnbemanning. Midt oppe i denne prosessen kom imidlertid budsjettbehandling og nyhet om at kommunen vil miste 3,2 mill. kroner i eiendomsskatt pr år. Ettersom den foreslåtte modellen fra komiteen medførte en kostnadsøkning på om lag 2,4 mill. i forhold til daværende driftsnivå, så ikke komiteen sitt forslag som økonomisk gjennomførbart. Arbeidet ble følgelig videreført med mål om å finne en rimeligere organisering av velferdstjenestene, men som likevel var i tråd med mandatet fra kommunestyret. I det endelige forslaget fra komiteen, legges det opp til en mindre kostnadskrevende organisasjon og ledelsesmodell for velferdstjenestene. Komiteen foreslår at kommunens velferdstjenester deles inn i 4 enheter, med hver sin enhetsleder. Disse 4 enhetene blir Helse, Hjemmebaserte tjenester, Solsida og Tff. De fire enhetene får da hver sin enhetsleder. Det foreslås opprettet et tjenestekontor som på vegne av de 4 enhetene administrer tjenestetildelingen. Kostnadsmessig vurderer komiteen at den skisserte løsningen vil medføre et tilnærmet uendret tjenestenivå. Saksvurdering: Sett ifra et overordnet og organisatorisk perspektiv, har komiteen stått ovenfor et hovedveiskille, dvs to eller tre nivå organisering av velferdstjenestene. Alvdal kommune har side omorganiseringen i 1998, vært drevet som en to nivå kommune. Når PRO ble etablert med egen enhetsleder i 2007, dvs en 3 nivå organisering, var tanken å utvikle en felles kultur og organisering av velferdstjenesten, som skulle sikre god samhandling og brukertilbud innenfor et felles tjenesteområde. I praksis så ser man nå at man ikke har lyktes med samhandlingen i den grad intensjonene nok var den gang. På noen områder har det vært vellykket, som for eksempel på utvikling av frivillighetsområdet. Men det er likevel en kjensgjerning at noen av avdelingene innenfor PRO ikke har så mange fellesnevnere i den daglige driften. For eksempel er det få samarbeidspunkter mellom Solsida og TFF. Hjemmetjenesten og Solsida har et tettere samarbeid. Mellom TFF og hjemmetjenesten er det noe samarbeid, men dette burda ha vært tettere. Disse erfaringene er viktig å ha med seg når man skal konstruere en ny organisering. Føles ikke organiseringen naturlig i det daglige virke, vil det heller ikke bli vellykket i praksis.

4 Side 4 av 6 Fordelen med en to nivå organisering er klar, tydelig og rask tjenestevei. Modellen er lite byråkratisk, ansvarsdelingen er tydelig og ressursene utnytte godt. Utfordringen er i hovedsak to delt. 1. Rådmannsnivået kan bli en flaskehals i systemet. 2. Oppdeling i enheter uten annen overordnet forankring enn rådmannsnivået, kan mangelfull kommunikasjon enhetene i mellom. Fordelen med en tre -nivå inndeling er at en egen definert leder for et tjenesteområde vil jobbe mer målrettet med samhandlingen innen tjenesteområdet. Ulempen ved denne organiseringen er at den gir en tyngre og mer byråkratisk tjenestevei i kommunikasjonslinjen mellom rådmann og ansatt/bruker. I tillegg er denne modellen mer ressurskrevende økonomisk sett. Men som nevnt ovenfor, så har erfaringen vært at man ikke har lykkes i den grad man ønsket mht. samhandling innen PRO. Sett i fra et brukerperspektiv vil det også kunne være en utfordring med en oppdelingen av PRO enheten til tre nye enheter. Utfordringen vil ligge i å kunne yte et helhetlig tjenestetilbud, særskilt ovenfor brukere med behov for sammensatte tjenester. Samhandlingen mellom fagområdene vil kunne bli mer utfordrende når disse er delt i tre enheter i stedet for en. Komiteens forslag om oppretting av et felles vedtakskontor blir derfor fellesnevneren og det elementet som gjør at også rådmannen vil gi sin tilslutning til komiteens anbefaling om å opprette tre nye enheter i tillegg til enhet Helse. Med et felles vedtakskontor vil man kunne sikre kvaliteten på tjenestetildelingen. Med kvalitetssikring menes da at søker / bruker på en systematisk måte vil får en helhetsvurdering ut ifra de reelle behov. Dette vil sikre en samhandling mellom enhetene på brukernivå. Dette er det viktigste. Dette betinger at vedtakskontoret kan spille på et team sammensatt av fagpersoner som dekker brukerens behov ved en søknad. Samtidig kreves det et godt samspill med for eksempel hjemmetjenesten og koordinering opp mot hjem besøk. Men dette er forhold som er løst på gode måter i andre kommuner, og slik sett også bør kunne løses på en god måte i vår kommune. Så bør det videre være en stående utfordring og et fokusområde å utvikle enda bedre tverrenhetlig samarbeid administrativt sett. Dette er for øvrig en utfordring som gjelder hele organisasjonen. Administrasjonen fant gjennom sin prosess ut at mye av ledelseskapasiteten i Pro hadde vært benyttet til merkantilt arbeid. Administrativt / merkantil arbeid er som regel «må oppgaver», og ledere i små kommuner står alltid ovenfor utfordringen at slike oppgaver som ingen andre rekker, ofte havner på lederens bord. Dette sier oss imidlertid at to ting: 1.Det ikke er sikkert at den lederkapasiteten i PRO var for liten hvis forholdene hadde ligget til rette for at denne tiden faktisk kunne ha vært brukt til ledelse. 2. Det vil være viktig å holde fokus på, og eventuelt styrke den merkantile kapasiteten i det videre arbeidet. Rådmannen har her en sterk tro på at opprettelsen av et vedtakskontor, vil kunne bedre på denne situasjonen. I tillegg må man i det oppfølgende arbeidet gjøre grundige vurderinger omkring organiseringen og utnyttelsen av den samlede merkantile kompetansen innen tjenesteområdet. Rådmannen gir sin tilslutning til komiteens forslag, og legger den i første runde fram for kommunestyret uten innstilling. Behandling i Kommunestyret : Vedtak i Kommunestyret :

5 Side 5 av 6 Saksframstillingen fortsetter: Innstilling: Alvdal kommune, kommunestyret, tar komiterapport «Omstilling PRO» til etteretning. Kommunestyret ber rådmannen iverksette nødvendig oppfølging i samsvar med rapportens anbefalinger. Kommunestyret behandlet saken i møte : Vedtak Kommunestyret behandlet saken i møte : Forslag fra Arbeiderpartiet v / Mari Kveberg Alvdal Kommune, kommunestyret, legger komiterapport "Omstilling Pro" til grunn for omstilling. Kommunestyret ber rådmannen iverksette nødvendig oppfølging i samsvar med rapportens anbefalinger. Det opprettes fire enheter: - Helse - Solsida - TFF - Hjemmebaserte tjenester Underlagt enhet Helse opprettes i tillegg et tjenestekontor jfr beskrivelse i rapporten. Omstillingen iverksettes uten opphold, og de nye enhetene skal være i drift i løpet av Kommunestyret ber om en evaluering av omstillingsprosessen ifbm budsjettarbeidet høsten Ved alternativ votering mellom innstillingen og Arbeiderpartiets forslag, ble Arbeiderpartiets forslag enstemmig vedtatt Vedtak: Alvdal Kommune, kommunestyret, legger komiterapport "Omstilling Pro" til grunn for omstilling. Kommunestyret ber rådmannen iverksette nødvendig oppfølging i samsvar med rapportens anbefalinger. Det opprettes fire enheter: - Helse

6 Side 6 av 6 - Solsida - TFF - Hjemmebaserte tjenester Underlagt enhet Helse opprettes i tillegg et tjenestekontor jfr beskrivelse i rapporten. Omstillingen iverksettes uten opphold, og de nye enhetene skal være i drift i løpet av Kommunestyret ber om en evaluering av omstillingsprosessen ifbm budsjettarbeidet høsten 2018.