SAK M 25/16. Til: Museumsstyret Møtedato: 1. desember Referatsaker

Transkript

1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref.: 2016/1696 IBA004 Dato: Saksnr: M 25/16 SAK M 25/16 Til: Museumsstyret Møtedato: 1. desember 2016 Referatsaker 1. Referat fra møte i museumsstyret avholdt 7. juni Referatet er godkjent av møtedeltakerne på sirkulasjon. 2. Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 22. september Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 16. juni Referat fra møte i universitetsstyret avholdt 19. mai Referat fra møte i Ottar-redaksjonen avholdt 12. oktober Marit Anne Hauan museumsdirektør Inger Kaisa Bækø kontorsjef Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Referatsak 1 Tromsø Museum - Universitetsmuseet Arkivref: 2016/1696 IBA004 Dato: MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Museumsstyret Møteleder/referent: Morten Ruud/Inger Kaisa Bækø Møtedato: 7. juni 2016 Til stede: Morten Ruud, Mai-Britt Utsi, Bjørn Eirik Olsen, Monica Kristin Hansen, Jostein Kjærandsen og Marius Hansen Forfall: Eiliv Lund, Karin Andreassen, Chris Hall, Charlotte Damm og Oliver Mizero Saksnr. M 17/16 Referatsaker Ingen merknader til referatsaker. Saksnr. M 18/16 Orienteringssaker Inger merknader til orienteringssaker. Saksnr. M 19/16 Forslag til revidert budsjett 2016 for Tromsø Museum - Universitetsmuseet Museumsstyret godkjenner forslag til revidert budsjett for 2016 som foreslått i saksfremlegget. Avstemming: Enstemmig. Endelig vedtak: Museumsstyret godkjenner forslag til revidert budsjett for 2016 som foreslått i saksfremlegget. Saksnr. M 20/16 Vurdering av prosjektbeskrivelse for stipendiatstilling ved Seksjon for naturvitenskap med oppstart 2017 Museumsstyret godkjenner prosjektbeskrivelsen for stipendiatstilling ved Seksjon for naturvitenskap i Avstemming: Enstemmig. Endelig vedtak: Museumsstyret godkjenner prosjektbeskrivelsen for stipendiatstilling ved Seksjon for naturvitenskap i Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

3 Saksnr. M 21/16 Studentombudets årsrapport 2015 Museumsstyret tar Studentombudets årsrapport 2015 til etterretning. Avstemming: Enstemmig. Endelig vedtak: 1. Museumsstyret tar Studentombudets årsrapport 2015 til etterretning 2. Museumsstyret ber museumsdirektøren arbeide for videreføring av internshipordningen, og styret stiller kr ,- av disponible midler til disposisjon for dette. Saksnr. M 22/16 Forslag til møteplan høsten 2016 Museumsstyret godkjenner følgende møteplan for høsten 2016: tirsdag 27. september 2016 kl 1230 torsdag 1. desember 2016 kl Styremiddag avholdes kvelden den 30. november Avstemming: Enstemmig. Endelig vedtak: Museumsstyret godkjenner følgende møteplan for høsten 2016: tirsdag 27. september 2016 kl 1230 torsdag 1. desember 2016 kl 0900 (til 1100). Styremiddag avholdes kvelden den 30. november Ettersendt tilleggssak: Vurdering av forlengelse av emeritus-status for Arne Nilssen. Museumsstyret godkjenner enstemmig forlengelse av Nilssens emeritus-søknad. Inger Kaisa Bækø kontorsjef inger.k.bako@uit.no UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

4 Referatsak 2 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Árdna, univeresitetets samiske kulturhus, Campus Breivika Møtedato: Tidspunkt: 09:00-14:00 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Husebekk Leder Rektor Herbjørg Valvåg Medlem Ekstern representant Arvid Jensen Medlem Ekstern representant Anita Andersen Stenhaug Medlem Ekstern representant Åge Danielsen Medlem Ekstern representant Hans-Kristian Hernes Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Bjørn Hersoug Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Jan-Arne Pettersen Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Benedicte E. Langseth-Eide Medlem Midlertidig vitenskapelig ansattrepresentant Kjersti Dahle Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Reidar Halvard Øren Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Ruben Alan Michael Medlem Studentrepresentant Doornebal Mats J. Beldo Medlem Studentrepresentant Stine Andersen Medlem Studentrepresentant Ole Marius Svendsen Medlem Studentrepresentant Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Jan-Frode Janson MEDL Ekstern representant Tove Størdal MEDL Fast vitenskapelig ansattrepresentant Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Geir Johnsen Jan-Frode Janson Ekstern representant Mariann Solberg Tove Størdal Fast vitenskapelig ansattrepresentant Fra rektoratet møtte: Navn Stilling Kenneth Ruud Prorektor Sveinung Eikeland Viserektor Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

5 Trond Hammervoll Edel Storelvmo Viserektor Viserektor Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Lasse Lønnum Universitetsdirektør Odd Arne Paulsen Ass. universitetsdirektør Asbjørn Bartnes Kommunikasjonsdirektør Pål Vegar Storeheier Forskningsdirektør (sak 47/16) Gunhild Stavern Juridisk rådgiver (sak 45/16) Merknader Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 43/16 Referatsaker til universitetsstyretmøte /2360 S 44/16 Valg av styring og ledelsesordning på institusjonsnivået 2016/5298 S 45/16 Utfyllende bestemmelser for tilsetting og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger ved UiT 2016/2835 S 46/16 Lokale lønnsforhandlinger /7516 S 47/16 SAR Scholars at Risk ved UiT - rapport /3845 S 48/16 S 49/16 Etablering av tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskningsstillinger Stillings- og resultatkrav for universitetsdirektøren ved UiT Norges arktiske universitet 2016/4019 X 2016/3157 OS 13/16 Rapporter fra ekspertutvalgene i samfunnssikkerhet, sikkerhet og beredskap og ekspertutvalg for organisering av sosialfagene 2016/7324 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 2

6 S 43/16 Referatsaker til universitetsstyretmøte /2360 Referatsakene ble tatt til orientering. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 44/16 Valg av styring og ledelsesordning på institusjonsnivået 2016/ Universitetsstyret vedtar å videreføre gjeldende ordning med valgt rektor ved UiT Norges arktiske universitet. 2. Universitetsdirektøren bes om å legge fram sak om størrelse og sammensetning av universitetsledelsen med virkning fra til universitetsstyrets møte Saksprotokoll i Universitetsstyret Innstilling vedtatt med 12 mot 5 stemmer. S 45/16 Utfyllende bestemmelser for tilsetting og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger ved UiT 2016/2835 Universitetsstyret fastsetter reviderte utfyllende bestemmelser for tilsetting og opprykk i undervisningsog forskerstillinger ved UiT Norges arktiske universitet, jf. fremlagte forslag. Saksprotokoll i Universitetsstyret Universitetsdirektøren fremmet nytt forslag til vedtak. «Universitetsstyret fastsetter reviderte utfyllende bestemmelser for tilsetting og opprykk i undervisningsog forskerstillinger ved UiT Norges arktiske universitet, jf. fremlagte forslag, og med de endringer som fremkom i møtet.» S 46/16 Lokale lønnsforhandlinger /7516 Universitetsdirektøren gis fullmakt til å føre og avslutte lønnsforhandlinger per. 1. juli 2016 innenfor den økonomiske rammen og de føringer som fremgår av saksfremlegget. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 3

7 Saksprotokoll i Universitetsstyret S 47/16 SAR Scholars at Risk ved UiT - rapport / Universitetsstyret takkar SAR-komiteen ved UiT for vel gjennomført arbeid i den første fireårs perioden. 2. UiT Norges arktiske universitet vidarefører deltakinga i Scholars at Risk nettverket (SAR). Føremål skal vera å auka forståinga for omgrepet Akademisk fridom ved UiT og å tilby stipend for SAR-akademikarar. 3. I perioden vil UiT tilby to eitt-års stipend for SAR-akademikarar, jf. alternativ 2 i budsjettforslaget. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 48/16 Etablering av tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskningsstillinger 2016/4019 Det opprettes et eget tilsettingsutvalg ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi for tilsetting i undervisnings-, forsker- og utdanningsstillinger ved fakultetet. Tilsettingsutvalgets sammensetning skal være i henhold til personalreglementets bestemmelser. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 49/16 Stillings- og resultatkrav for universitetsdirektøren ved UiT Norges arktiske universitet 2016/3157 Universitetsstyret gir rektor fullmakt til å ferdigstille stillings- og resultatkrav for universitetsdirektøren, basert på de innspill og vurderinger som framkom i møtet, og på medarbeidersamtale mellom rektor og universitetsdirektør. Saksprotokoll i Universitetsstyret Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 4

8 OS 13/16 Rapporter fra ekspertutvalgene i samfunnssikkerhet, sikkerhet og beredskap og ekspertutvalg for organisering av sosialfagene 2016/7324 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 5

9 Referatsak 3 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Árdna, Árdna, universitetets samiske kulturhus, Campus Breivika Møtedato: Tidspunkt: 09:00 15:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Husebekk Leder Rektor Herbjørg Valvåg Medlem Ekstern representant Arvid Jensen Medlem Ekstern representant Åge Danielsen Medlem Ekstern representant Hans-Kristian Hernes Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Tove Størdal Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Bjørn Hersoug Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Jan-Arne Pettersen Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Kjersti Dahle Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Reidar Halvard Øren Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Mats J. Beldo Medlem Studentrepresentant Kjersti R. Aronsen Medlem Studentrepresentant Rubesh Thirumeny Medlem Studentrepresentant Ole Marius Svendsen Medlem Studentrepresentant Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Jan-Frode Janson MEDL Ekstern representant Anita Andersen Stenhaug MEDL Ekstern representant Anna Siwertson MEDL Midlertidig vitenskapelig ansattrepresentant Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Geir Johnsen Jan-Frode Janson Ekstern representant Marit Helene Pedersen Anita Andersen Stenhaug Ekstern representant Fra rektoratet møtte: Navn Stilling Kenneth Ruud prorektor forskning Wenche Jakobsen prorektor utdanning Edel Storelvmo viserektor Sveinung Eikeland viserektor Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

10 Trond Hammervoll viserektor Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Lasse Lønnum direktør Odd Arne Paulsen assisterende direktør Heidi Adolfsen studiedirektør (sak 32, 35, 36, 37, OS 9, 10, 11) Pål Vegar Storheier forskningsdirektør (sak 32) Eli Margrethe økonomidirektør (sak 39, 40, 41, OS 7, 8) Pedersen Bjarte Toftaker seniorrådgiver (sak 41) Aase Tveito seniorrådgiver (sak 33) Gunhild Stavem seniorrådgiver (sak 34) Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 30/16 Referatsaker til universitetsstyremøtet /2360 S 31/16 Forslag til møtedatoer for universitetsstyret /615 S 32/16 Forsknings- og utdanningsmelding /6002 S 33/16 Digitaliseringsstrategi for UiT Norges arktiske universitet 2016/4816 S 34/16 Klage på vedtak om oppsigelse X 2016/1918 S 35/16 S 36/16 S 37/16 Innsats for kvalitet - forslag til et meritteringssystem for undervisning Utkast til innspill fra UiT til stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning Årsrapport fra Læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet for studieåret 2015/ / / /5467 S 38/16 Erverv av aksjer i selskapet DigForsk AS X 2016/4987 S 39/16 S 40/16 Valg av løsning for internrevisjon ved UiT Norges arktiske universitet Behandling av søknad om finansiering av tverrfagligkonferanse i regi av Migra-Nord prosjektet 2016/ /6068 S 41/16 Fordeling av SAKS-midler /110 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 2

11 Orienteringssaker OS 7/16 Regnskap pr 1. tertial Universitetet i Tromsø 2016/120 OS 8/16 Budsjettoppfølging 1. tertial /5976 OS 9/16 Ledelse av studieprogrammer - en gjennomgang av dagens praksiser ved UiT 2016/5934 OS 10/16 Årsrapport Universitetets klagenemnd /5250 OS 11/16 Søkertall for opptak til studieåret 2016/ /5614 OS 12/16 Orientering om fordelingen av nøkkelfordelte stipendiatstillinger på enhetene 2016/501 S 30/16 Referatsaker til universitetsstyremøtet /2360 Referatsakene ble tatt til orientering. Saksprotokoll i Universitetsstyret Styret tar referatsakene til orientering. S 31/16 Forslag til møtedatoer for universitetsstyret /615 Universitetsstyret skal ha følgende møter i 2017: Torsdag 11. februar (Foreløpig årsregnskap for 2016) Torsdag 10. mars (Årsrapport ) Torsdag 11. mai (1. tertialregnskap og fordeling av stipendiat/post doc.) Torsdag 16. juni (Budsjettfordeling 2018) Onsdag 21. og torsdag 22. september (Styreseminar / 2. tertialregnskap) Torsdag 27. oktober (Budsjettforslag 2018 satsingsforslag utenfor rammen) Torsdag 24. november (Fastsettelse av studieprogramportefølje) Saksprotokoll i Universitetsstyret Universitetsdirektøren leverte ny innstilling til vedtak ved begynnelsen av møtet. Ny innstilling enstemmig vedtatt. MØTEPLAN 2017 Torsdag 9. februar Torsdag 9. mars Torsdag 11. mai Torsdag 15. juni Onsdag 20., styreseminar og torsdag 21. september, styremøte Torsdag 26. oktober Torsdag 30. november Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 3

12 S 32/16 Forsknings- og utdanningsmelding / Universitetsstyret tar Forsknings- og utdanningsmelding 2015 og Nøkkeltall 2015 til orientering. Videre slutter universitetsstyret seg til følgende styringssignaler: I. UiT skal utarbeide et rammeverk med karrierefremmende virkemidler for alle faser i karrieren til faglig ansatte. II. III. IV. UiT skal på alle nivå i organisasjonen arbeide for å fremme innovasjon i utdanningene. UiT må gjøre en helhetlig vurdering av hvordan læringsutbyttebeskrivelsene for studieprogrammene kan evalueres og kvalitetssikres, herunder om det er behov for bruk av sakkyndige. Strategisk utdanningsutvalg bes om å behandle saken høsten Fakultetene skal innen opptak til studieåret 2017/2018 ha utarbeidet felles studieplaner for like studieprogram. Fakultetene skal også vurdere ulik profilering innen like studieprogram ved studiestedene. V. Fjorårets styringssignal om at hvert studieprogram skal ha minimum to avtaler med kvalitetssikrede utvekslingstilbud står ved like for de enhetene som ikke har oppfylt målet. I tillegg skal hvert studieprogram i løpet av 2016 ha minst én utvekslingsavtale med navngitte emner som er utredet og godkjent av studieprogramstyret. Emnene skal som generell regel være de eneste valgbare emnene innen en gitt avtale. VI. VII. VIII. IX. Digital eksamen skal være den ordinære måten å avvikle eksamen på ved UiT. Nye rutiner må implementeres i eksamensarbeidet, og prosjektet digital eksamen må styrkes gjennom en tettere kobling mellom prosjekt og studieadministrasjon ved fakultet og institutt. Strategisk utdanningsutvalg bes vurdere å prioritere søknader som fokuserer på alternative vurderingsformer for neste års tildeling av såkorn- og utviklingsmidler under Program for undervisningskvalitet. UiT skal i løpet av høsten 2016 etablere en tiltaksplan for å øke gjennomføringsgraden på ph.d.-studiet. Tiltakene skal være implementert ved fakultetene senest høsten For å øke finansieringen av forskning gjennom EUs rammeprogram skal UiT etablere et sett interne program som både skal bygge kompetanse og motivere våre forskere til å søke og lykkes innen ulike virkemidler i EUs rammeprogram. X. UiT skal utarbeide en helhetlig publiseringspolitikk som bidrar til å fremme karriere, skape fagmiljøer med internasjonal gjennomslagskraft og videreutvikle UiTs arbeid for åpen tilgang til vitenskapelige resultater. XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. UiT skal fortsette arbeidet med å utvikle kompetanse og analysegrunnlag innenfor bibliometri som kan styrke den faglige virksomheten. Fakultetene skal i løpet av inneværende strategiperiode ha knyttet noe av sin studentutveksling til strategiske partnerskap, og/eller knyttet noe av sin studentutveksling til partnerinstitusjoner der UiT har formelt forskningssamarbeid. Fakulteter som har fagmiljø og studieprogram med lav mobilitet, bes vurdere samarbeid med institusjoner der UiT har lang samarbeidserfaring. UiT skal etablere tilfredsstillende rapporteringsrutiner for forsker- og ansattmobilitet. UiT skal høsten 2016 etablere en overordnet policy for forvaltning av forskningsdata. Denne skal legge til rette for effektiv, forsvarlig og framtidsrettet forvaltning av forskningsdata. Innen 2020 skal UiT ha etablert tjenester for lagring av alle typer forskningsdata. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 4

13 2. Alle enhetene bes behandle Forsknings- og utdanningsmelding 2015 og Nøkkeltall for forskning og utdanning 2015 i sine beslutningsorganer. Saksprotokoll i Universitetsstyret Universitetsdirektøren trakk punkt 2. i innstillingen. Ny innstilling enstemmig vedtatt. S 33/16 Digitaliseringsstrategi for UiT Norges arktiske universitet 2016/4816 Digitaliseringsstrategien for UiT Norges arktiske universitet vedtas med de endringer som er fremkommet i møtet. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 34/16 Klage på vedtak om oppsigelse 2016/1918 UNNTATT OFFENTLIGHET S 35/16 Innsats for kvalitet - forslag til et meritteringssystem for undervisning 2016/ Universitetsstyret takker arbeidsgruppa for rapporten og godt gjennomført arbeid. 2. Universitetsdirektøren bes om å sette i gang forsøk med et pedagogisk meritteringssystem basert på arbeidsgruppas forslag og enhetenes innspill. Forsøksordningen skal omfatte ett merittert nivå over basisnivået og gjennomføres over en periode på fem år. 3. Universitetsbiblioteket bes om å skissere prinsipper for samarbeid mellom Result og fakultetene. Det må fremkomme av forslaget hvordan UiT kan legge til rette for at fagpersoner kan få utviklet og dokumentert relevant universitetspedagogisk kompetanse ut fra de krav som meritteringssystemet legger opp til. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 36/16 Utkast til innspill fra UiT til stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning 2016/3089 Styret ber universitetsdirektøren i samarbeid med rektor om å ferdigstille innspill fra UiT til den kommende stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning i tråd med styrets merknader. Saksprotokoll i Universitetsstyret Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 5

14 S 37/16 Årsrapport fra Læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet for studieåret 2015/ /5467 Innstilling til vedtak Universitetsstyret tar årsrapporten fra Læringsmiljøutvalget for studieåret 2015/2016 til etterretning. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 38/16 Erverv av aksjer i selskapet DigForsk AS 2016/4987 UNNTATT OFFENTLIGHET S 39/16 Valg av løsning for internrevisjon ved UiT Norges arktiske universitet 2016/4578 Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet kjøper internrevisjonstjenester fra ekstern leverandør. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 40/16 Behandling av søknad om finansiering av tverrfagligkonferanse i regi av Migra-Nord prosjektet 2016/6068 Universitetsstyret følger universitetsdirektørens forslag, og innvilger en andel på kr til gjennomføring av konferansen. Det forutsettes at det rapporters på faglig resultat og økonomi innen 2 mnd. etter gjennomføringen. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 41/16 Fordeling av SAKS-midler /110 Universitetsstyret tildeler SAKS-midler for 2016 i tråd med forslagene i saksframlegget. Saksprotokoll i Universitetsstyret Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 6

15 OS 7/16 Regnskap pr 1. tertial Universitetet i Tromsø 2016/120 OS 8/16 Budsjettoppfølging 1. tertial /5976 OS 9/16 Ledelse av studieprogrammer - en gjennomgang av dagens praksiser ved UiT 2016/5934 OS 10/16 Årsrapport Universitetets klagenemnd /5250 OS 11/16 Søkertall for opptak til studieåret 2016/ /5614 OS 12/16 Orientering om fordelingen av nøkkelfordelte stipendiatstillinger på enhetene 2016/501 Neste møte i universitetsstyret holdes torsdag 22. september 2016 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 7

16 Referatsak 4 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Universitetsstyret Møtested: Árdna, universitetets samiske kulturhus, Campus Breivika Tromsø Møtedato: Tidspunkt: 09: Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Anne Husebekk Leder Rektor Herbjørg Valvåg Medlem Ekstern representant Arvid Jensen Medlem Ekstern representant Jan-Frode Janson Medlem Ekstern representant Anita Andersen Stenhaug Medlem Ekstern representant Åge Danielsen Medlem Ekstern representant Hans-Kristian Hernes Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Tove Størdal Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Bjørn Hersoug Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Jan-Arne Pettersen Medlem Fast vitenskapelig ansattrepresentant Kjersti Dahle Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Reidar Halvard Øren Medlem Teknisk-administrativ ansattrepresentant Mats J. Beldo Medlem Studentrepresentant Kjersti R. Aronsen Medlem Studentrepresentant Ole Marius Svendsen Medlem Studentrepresentant Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Rubesh Thirumeny Medlem Studentrepresentant Anna Siwertson Medlem Midlertidig vitenskapelig ansattrepresent. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Steffen Hanebo Rubesh Thirumey Studentrepresentant Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Britt Elin Steinveg Ass. Universitetsdirektør Asbjørn Bartnes Kommunikasjonsdirektør Bjarte Toftaker Seniorrådgiver, sakene S 23-16, S 24-16, S Pål Vegar Storeheier Forskningsdirektør sak S Heidi Adolfsen Utdanningsdirektør, sak S Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

17 Merethe Danielsen Seksjonssjef Sak S Aase Tveito Seniorrådgiver, sak S Merknader Styremedlemmene ønsker å få informasjon dersom styrepapirene blir oppdatert etter første publisering på styrets hjemmesider. Saksliste Saksnr Tittel/beskrivelse U.off. Arkivref. S 22/16 Referatsaker til universitetsstyremøtet /2360 S 23/16 S 24/16 Prosess for vurdering av organisering og styring og ledelse ved UiT Norges arktiske universitet Endret organisering av seksjoner o fakultetsadministrasjonen ved Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) 2016/ /4113 S 25/16 Satsing på fornybar energi og håndtering av klimagasser 2016/2229 S 26/16 S 27/16 S 28/16 Utkast til innspill fra UiT til stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning Organisering av administrasjonen ved campus Harstad og campus Narvik Diskusjonssak - Vurdering av behov for internrevisjon ved UiT Norges arktiske universitet 2016/ / /4578 S 29/16 Etablering av ny åpningsbalanse pr UIT 2016/120 S 22/16 Referatsaker til universitetsstyremøtet /2360 Universitetsstyret tar referatsakene til orientering. Saksprotokoll i Universitetsstyret S 23/16 Prosess for vurdering av organisering og styring og ledelse ved UiT Norges arktiske universitet 2016/5298 Universitetsstyret ber universitetsdirektøren legge fram sak i september 2016 som omhandler: 1. Modell for og sammensetning av universitetsledelsen 2. Prosess for gjennomgang av UiTs organisering Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 2

18 Saksprotokoll i Universitetsstyret Universitetsdirektøren la frem endret innstilling: Universitetsstyret ber universitetsdirektøren legge fram sak som omhandler 1. Modell for og sammensetning av universitetsledelsen; i septembermøtet 2. Prosess for gjennomgang av UiTs organisering; i oktobermøtet Den nye innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 24/16 Endret organisering av seksjoner o fakultetsadministrasjonen ved Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) 2016/ Fartøyseksjonen og Teknisk seksjon i fakultetsadministrasjonen ved Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi (BFE-fak) slås sammen til en seksjon. Navn på ny enhet er Seksjon for fartøy og tekniske tjenester 2. Grafiske tjenester og oppgaver flyttes fra Teknisk seksjon til Forskningsseksjonen ved fakultetet. Forskningsseksjonen endrer navn til Seksjon for forskning og formidling 3. Endringene trer i kraft fra Saksprotokoll i Universitetsstyret S 25/16 Satsing på fornybar energi og håndtering av klimagasser 2016/ Universitetsstyret stiller seg bak forslaget om satsingen på fornybar energi og håndtering av klimagasser. 2. Universitetsdirektøren bes om å innarbeide satsingen i budsjettfordelingssaken for UiT bevilger åtte postdoktorstipender til satsingen på fornybar energi. Fire postdoktorstipender fordeles i 2017, to i 2018 og to i Det er opprettes et senter innen fornybar energi og håndtering av klimagasser ved Institutt for fysikk og teknologi, NT-fak. Universitetsdirektøren gis fullmakt til, i samråd med rektor, å fastsette endelig navn for senteret og til å oppnevne senterstyret. Saksprotokoll i Universitetsstyret Universitetsdirektøren foreslo et nytt punkt 5 i innstillingen: 5. Universitetsstyret vil følge senterets fremdrift og ber om å bli forelagt en årlig statusrapport. Basert på senterets resultat vil styret vurdere eventuell justering av ressursinnsatsen. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 3

19 Votering: Innstillingen med tilleggspunkt ble enstemmig vedtatt. 1. Universitetsstyret stiller seg bak forslaget om satsingen på fornybar energi og håndtering av klimagasser. 2. Universitetsdirektøren bes om å innarbeide satsingen i budsjettfordelingssaken for UiT bevilger åtte postdoktorstipender til satsingen. Fire postdoktorstipend fordeles i 2017, to i 2018 og to i Det opprettes et senter innen fornybar energi og håndtering av klimagasser ved Institutt for fysikk og teknologi, NT-fak. Universitetsdirektøren gis fullmakt til, i samråd med rektor, å fastsette endelig navn for senteret og til å oppnevne senterstyret. 5. Universitetsstyret vil følge senterets fremdrift og ber om å bli forelagt en årlig statusrapport. Basert på senterets resultat vil styret vurdere eventuell justering av ressursinnsatsen S 26/16 Utkast til innspill fra UiT til stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning 2016/3089 Styret ber universitetsdirektøren i samarbeid med rektor om å ferdigstille innspill fra UiT til den kommende stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning i tråd med styrets diskusjon. Saksprotokoll i Universitetsstyret Universitetsdirektøren trakk sin innstilling og la frem ny innstilling: Styret ber om at UiTs innspill til den kommende stortingsmeldingen om kvalitet i høyere utdanning utformes i tråd med styrets diskusjon og legges fram i junimøtet. Den nye innstillingen ble enstemmig vedtatt. S 27/16 Organisering av administrasjonen ved campus Harstad og campus Narvik 2016/ Det etableres en fakultetsadministrasjon ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi. Fakultetsadministrasjonen gis følgende seksjonsinndeling Seksjon for personal og organisasjon Seksjon for økonomi og forskningsstøtte Seksjon for utdanning og kommunikasjon 2. Det etableres en campusadministrasjon ved campus Harstad. Campusadministrasjonen gis følgende seksjoner: Seksjon for studie og forskningsstøtte Seksjon for personal og økonomi Stab Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 4

20 3. Organiseringen evalueres etter to år, og i samme prosess vurderes den administrative organiseringen ved campus Alta. Saksprotokoll i Universitetsstyret Bjørn Hersoug og Hans-Kristian Hernes fremmet nytt forslag til vedtak: 1) Organiseringen av administrasjonen i Narvik og Harstad skal baseres på en hybridmodell hvor linjens behov for administrativ støtte ivaretas samtidig med fakultets- og campusbehov. 2) Universitetsdirektøren bes om å gjennomføre en prosess for å fordele ressurser til involverte fakultet og Administrasjonen med utgangpunkt i en slik modell. Fordelingen skal også tilgodese fellesoppgaver ved universitetet. 3) Det etableres en fakultetsadministrasjon ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi med følgende seksjonsinndeling - Seksjon for personal og organisasjon - Seksjon for økonomi og forskningsstøtte - Seksjon for utdanning og kommunikasjon 4) Universitetsdirektøren bes foreslå organisering av administrasjonen i Harstad. Saken vedtas i styret på sirkulasjon innen utgangen av mai. 5) Styret ønsker å bli forelagt en sak hvor det vurderes hvilke administrative funksjoner som med fordel kan legges til UiT-campus utenfor Tromsø. 6) Styret forutsetter at organiseringen ikke skal føre til økt bruk av administrative ressurser. Votering For forslaget fra Hernes/Hersoug, 14 stemmer For universitetsdirektørens innstilling, 2 stemmer 1) Organiseringen av administrasjonen i Narvik og Harstad skal baseres på en hybridmodell hvor linjens behov for administrativ støtte ivaretas samtidig med fakultets- og campusbehov. 2) Universitetsdirektøren bes om å gjennomføre en prosess for å fordele ressurser til involverte fakulteter og Administrasjonen med utgangpunkt i en slik modell. Fordelingen skal også tilgodese fellesoppgaver ved universitetet. 3) Det etableres en fakultetsadministrasjon ved Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi med følgende seksjonsinndeling - Seksjon for personal og organisasjon - Seksjon for økonomi og forskningsstøtte - Seksjon for utdanning og kommunikasjon 4) Universitetsdirektøren bes foreslå organisering av administrasjonen i Harstad. Saken vedtas i styret på sirkulasjon innen utgangen av mai. 5) Styret ønsker å bli forelagt en sak hvor det vurderes hvilke administrative funksjoner som med fordel kan legges til UiT-campus utenfor Tromsø. 6) Styret forutsetter at organiseringen ikke skal føre til økt bruk av administrative ressurser. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 5

21 S 28/16 Diskusjonssak - Vurdering av behov for internrevisjon ved UiT Norges arktiske universitet 2016/4578 Basert på diskusjonen i Universitetsstyret legger Universitetsdirektøren frem et forslag til vedtak til styremøtet i juni Saksprotokoll i Universitetsstyret Innstilingen ble enstemmig vedtatt. S 29/16 Etablering av ny åpningsbalanse pr UIT 2016/120 Ny åpningsbalanse pr for Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet (UiT) vedtas slik denne fremgår av saksfremlegget. Saksprotokoll i Universitetsstyret NESTE MØTER I UNIVERSITETSSTYRET juni 22. september 27. oktober 24. november Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no Side 6

22 Referatsak 5 Referat fra redaksjonsmøte i OTTAR Til stede: Marit Anne Hauan, Ivar Bjørklund, Jostein Kjærandsen og Elisabeth J. Nilsen. Sak 04/2016: Trykkeplan 2016, 2017 og 2018: 2016: Ottar 4/2016: Oppdrett til besvær? (Ivar Bjørklund). Heftet er levert til trykking. Ottar 5/2016: Hvem eier hva i Finnmark? (Øyvind Ravna/Ivar Bjørklund) Under arbeid. 2017: Ottar 1/2017: Norge-Russland (Ivar Bjørklund/Kari Myklebost) Ottar 2/2017: Alle slags oljer (Elsebeth Thomsen/Jostein Kjærandsen) Ottar 3/2017: Tanalaks (Jostein Kjærandsen/Martin Svenning) Ottar 4/2017: Tellus (Anette Högström/Jostein Kjærandsen) Ottar 5/2017: Reformasjonen (Ivar Bjørklund/Dikka Storm) 2018: Redaksjonen fastsetter trykkeplanen for 2018 på et senere møte Forslag til temaer i Ottar: - Samlingene ved Tromsø Museum (Jostein Kjærandsen/Torbjørn Alm) - Sopp, mykologiens mangfoldige verden (Jostein Kjærandsen/Torbjørn Alm) - DNA, hva går metoden egentlig ut på? (Jostein Kjærandsen/Torbjørn Alm) - Introduserte arter (Jostein Kjærandsen) - Søppel i naturen - Sjamanismen (Ivar Bjørklund) - Klima Sak 05/2016: UiT Norges arktiske universitet fyller 50 år i 2018 Redaksjonen ser på mulighetene til hvilke artikler/temaer som kan markere dette i Ottar-hefter i Sak 06/2016: Ottar digitalt på nett - Redaksjonssekretæren i Ottar er snart i mål med å legge ut Ottar som søkbare og nedlastbare PDF-filer på internett. - Det vil også bli informert om dette på Tromsø Museum sin aktuelt sider, og i Ottar fra nr. 5/2016. Sak 07/2016: Organisasjonsformen til Ottar-redaksjonen - Det vil bli innkalt til møte etter jul 2016 med den vitenskapelige staben ved Tromsø Museum for å diskutere Ottar i dag og i fremtiden. Sak 08/2016: Eventuelt - Det blir en russisk utgave av Ottar 1/2017, (Norge-Russland), i tillegg til den norske. Institutt for historie og religionsvitenskap (IHR) dekker utgiftene til oversettelse og trykking av den russiske utgaven av Ottar. Det jobbes for at både den norske og russiske utgaven blir lansert samtidig. - Abonnementstall for Ottar pr : Det er en nedgang på 48 stk fra Tilbakemelding på innsendte manuskripter: Redaktørene må bli flinkere til å gi tilbakemelding til henvendelser fra leserne som kommer til Ottar redaksjonen. Elisabeth J. Nilsen (ref).