Endeleg utgåve Så klart! Språkprofil for HELFO

Transkript

1 Endeleg utgåve 2012 Så klart! Språkprofil for HELFO

2 Innhaldsliste Språket vårt viktigste arbeidsverktøy...3 Del 1: Slik gjev du teksten ein god tone og eit klart språk Førebu teksten din før du tek til å skrive Sørg for at teksten har ein passande tone Få fram kven som skal gjere kva, og andre viktige beskjedar Gje lesaren nok informasjon utan å pakke inn bodskapen Vel dei mest konkrete og forståelege orda Varier mellom korte og lengre setningar Sørg for lesarvennlege regeltilvisingar og -sitat Følg mållova...12 Del 2: Slik gjev du teksten ein god struktur La det viktigaste kome tidleg i teksten Bruk overskrifter som speglar av innhaldet Bruk mellomtitlar i alle tekstar på over ei halv side Lag ein luftig og oversiktleg tekst...17 Del 3: Slik skriv du korrekt Be ein kollega om å lese igjennom teksten din og les sjølv korrektur til slutt Bruk hjelpemiddel undervegs i skrivearbeidet Bruk gjerne stavekontrollen, men la deg ikkje lure av han Regionnamn og andre namn i HELFO...20 Tilvisingar til lover, forskrifter og anna regelverk...21 Stor forbokstav Orddelingsfeil og andre vanlege feil Forkortingar Og eller å? Datoar og klokkeslett Telefonnummer Tal og beløp Bindestrek og tankestrek Komma Del 4: Slik skriv du i utvalde tekstsjangrar Brev Vedtak E-post...31 Nettekstar Rapportar Rundskriv Stillingsannonsar Språkprofilen er utarbeidd av ei arbeidsgruppe med representantar frå einingane, somme avdelingar på hovudkontoret og kommunikasjonsavdelinga, med støtte frå Språkrådet og innleigd hjelp frå Arkitekst AS. 2

3 Språket det viktigaste arbeidsverktøyet vårt Språket er det viktigaste arbeidsverktøyet vårt. Vi bruker det kvar dag i dialogen med brukarane, blant anna i vedtak, brev, e-post, rundskriv og nettekstar. Difor har vi no laga ein språkprofil som inneheld retningslinjer for alle tekstar vi skriv på vegner av HELFO. Verdiane våre, serviceorienterte profesjonelle dynamiske ærlege, fortel korleis vi ønskjer å vere i HELFO. Språkprofilen skal hjelpe oss til å kommunisere klart og tydeleg, i samsvar med verdiane våre. I tillegg seier språkprofilen noko om korleis vi skal møte brukarane våre. Helse er eit personleg og svært følsamt tema for mange. Vi må skrive på ein måte som gjer at brukarane kjenner seg godt tekne vare på når dei er i kontakt med HELFO. I HELFO skal vi bruke klart språk. Med det meiner vi eit tydeleg, forståeleg og korrekt språk som er tilpassa dei vi skriv for. Å uttrykkje seg klart inneber ikkje å forenkle språket same korleis resultatet blir. Det er heller ikkje alle tekstar som kan vere frie for fagspråk. Det viktige er at teksten er tilpassa mottakarane og dei ulike føresetnadene og behova dei har. Som tilsette i det offentlege har vi eit spesielt ansvar for å utrykkje oss forståeleg for alle. Klart språk i offentleg forvaltning styrkjer demokratiet og sikrar at kvar og ein av innbyggjarane kan få oppfylt rettane sine og bruke moglegheitene sine. Språkprofilen er eit viktig grunnlag for klarspråksarbeidet til HELFO. Han trekkjer opp retningslinjer som gjeld for alle i HELFO. Vi håpar du lèt deg inspirere til å skrive klart og forståeleg. Lykke til med skrivinga! 3

4 Del 1: Slik gjev du teksten ein god tone og eit klart språk Del 1: Slik gjev du teksten ein god tone og eit klart språk Denne delen av språkprofilen trekkjer opp retningslinjer for korleis du skriv klart og forståeleg og gjev teksten ein god tone. Retningslinjene tek først og fremst utgangspunkt Denne i dei tekstane delen av vi språkprofilen bruker kvar dag, trekkjer som opp brev, retningslinjer vedtak, brosjyrar, for korleis e-post du skriv og nettekstar. klart og Dei forståeleg gjeld likevel og for gjev alle teksten typar tekstar, ein god tone. korte Retningslinjene og lange, om teksten først har og éin fremst eller mange utgangspunkt i dei mottakarar. tekstane vi bruker kvar dag, som brev, vedtak, brosjyrar, e-post og nettekstar. Dei gjeld likevel for alle typar tekstar, korte og lange, om teksten har éin eller mange mottakarar. 1. Førebu teksten din før du tek til å skrive Når du skal utforme ein tekst, er det viktig å førebu teksten. Dersom du du ikkje har har klart for deg for deg kva kva du vil du seie, vil seie, før du før tek du til tek å skrive, til å skrive, er det er vanskeleg det vanskeleg å uttrykkje å uttrykkje det presist, det presist, og du og du risikerer at lesaren ikkje får med seg bodskapen. risikerer at lesaren ikkje får med seg bodskapen. Før du tek til å skrive, skal du difor ta utgangspunkt i dei fire spørsmåla nedanfor: Før du tek til å skrive, skal du difor ta utgangspunkt i dei fire spørsmåla nedanfor: kven kven kva for kva for kva kva kva slags kva slags Dette er mange spørsmål, men dersom du har svara klart for deg, har du eit mykje betre utgangspunkt Dette er mange for spørsmål, å tilpasse men teksten dersom til mottakaren. du har svara klart for deg, har du eit mykje betre utgangspunkt for å tilpasse teksten til mottakaren. 4

5 2. Sørg for at teksten har ein passande tone Når vi skriv, må vi sørgje for at tonen i teksten byggjer opp under verdiane til HELFO og det vi vil seie. Dette gjeld både når vi skriv tekstar frå grunnen av, og når vi nyttar malar. Tonen i teksten skal gjere lesaren trygg på at vi i HELFO informerer og formidlar bodskapen på ein ordentleg måte anten bodskapen er negativ eller positiv. Alle retningslinjene i språkprofilen er med på å gje teksten ein god og serviceinnstilt tone. I tillegg må punkta nedanfor vere på plass om du skal kunne gje teksten ein passande tone. Gje like god service i brev som på telefon Når du skriv, så tenk på at du skal bruke den same tonen i eit brev eller ein e-post som du gjer når du snakkar med ein brukar på telefon. Da gjev du lesaren kjensla av at det finst eit menneske bak orda, ein som gjerne vil hjelpe. Dette gjeld same kven du skriv til, om det er ein forelder med eit sjukt barn eller ein lege med lang fartstid i helsestellet. Hjelp lesaren med å gjere rett Det hender at vi i HELFO må korrigere brukarane våre eller avvise dei når dei tek kontakt, fordi dei har fylt ut eit skjema feil, fordi dei ikkje har halde ein frist, eller fordi dei har late vere å gjere noko dei skulle ha gjort. I desse tilfella skal du sjølvsagt gjere dei merksame på det dei har gjort feil. Men gjer du ikkje meir enn dette, gjev du ikkje god service. Du må også hjelpe dei med å gjere rett. Har ein brukar fylt ut noko feil, må du både informere om det og fortelje korleis brukaren kan gjere det rett neste gong. Dersom du trur at det er viktig informasjon som den andre ikkje har, må du sørgje for at han eller ho får denne informasjonen. Klart språk er god service Alle har rett til ein god og klar tekst det gjeld både privatpersonar og profesjonelle aktørar. Klart språk er god service. Difor skal du forklare fagord når du skriv til privatpersonar (les meir om fagord på side 10). Du kan oftare la vere å forklare innarbeidde fagord for behandlarar og leverandørar stort sett nyttar dei desse orda mykje i jobbkvardagen sin allereie. Ver likevel medviten om kva slags informasjon du gjev, og kva for ord du nyttar ikkje alle ord og ikkje all informasjon er så godt kjend som vi ofte trur. Ta inn venlegheitsmarkørar i teksten Venlegheitsmarkørar er rett og slett det same som å vise seg høfleg på vanleg måte. Det handlar om å forklare kvifor vi tek kontakt, at vi takkar for brevet eller e-posten, at vi sluttar av på ein venleg måte, og at vi gjev lesaren den informasjonen han eller ho treng. Eksempel på bruk av venlegheitsmarkørar: Takk for e-posten din. Her kjem svar på det du lurer på. (Som innleiing til ein e-post) Ta gjerne kontakt med oss på nytt dersom du har fleire spørsmål. Du finn meir informasjon på nettsidene våre: Du kan også ringje HELFO servicesenter på Det er viktig å hugse at venlegheitsmarkørar ikkje er nok til å skape ein god tone. Dersom du ikkje følgjer dei andre retningslinjene i denne språkprofilen, har det dessverre lite å seie om du takkar pent for brevet eller e-posten. Følgjer du dei språklege retningslinjene, byggjer venlegheitsmarkørane opp under det inntrykket at HELFO er ei serviceinnstilt verksemd. 5

6 Eksempel på bruk av tone i eit brev Eksempel Brevet nedanfor på bruk er eit av eksempel tone i eit på brev korleis tonen kan variere sjølv om bodskapen er den Eksempel same. Det første på bruk brevet av tone har ein i eit lite brev imøtekomande tone og seier lite om korleis jordmora Brevet nedanfor er eit eksempel på korleis tonen kan variere sjølv om bodskapen er den skal Brevet gå nedanfor fram å er handle eit eksempel rett. Brevet på korleis peiker tonen berre kan på variere kva ho har sjølv gjort om bodskapen feil. er den same. Det første brevet brevet har har ein ein lite lite imøtekomande tone tone og og seier seier lite lite om om korleis korleis jordmora jordmora skal gå fram for å handle rett. Brevet peiker berre berre på på kva kva ho ho har har gjort gjort feil. feil. Den andre versjonen av brevet forklarer kva jordmora må gjere for å få eit rett oppgjer Den neste andre gong. versjonen Tonen blir av dermed brevet forklarer meir serviceinnstilt: kva jordmora må gjere for å få eit rett oppgjer neste gong. Den andre Tonen versjonen blir dermed av meir brevet serviceinnstilt: forklarer kva jordmora må gjere for å få eit rett oppgjer neste gong. Tonen blir dermed meir serviceinnstilt: 6 6 6

7 3. Få fram kven som skal gjere kva, og andre viktige beskjedar I mange av tekstane våre skal lesaren gjere eller vite noko etter å ha lese teksten. Difor er det viktig at vi får fram ansvars- og oppgåvefordelinga klart og tydeleg. Få fram ansvarsfordelinga ved å vise kven som utfører handlinga Vi får ei tydeleg ansvars- og oppgåvefordeling når setninga inneheld både sjølve handlinga (verbalet) og kven som utfører handlinga (subjektet). I denne setninga er du subjektet og må sende verbalet: Du må sende inn kravet på nytt. Men ofte ser vi at subjektet er utelate: Kravet må sendast inn på nytt. Dette fortel ikkje kven som skal sende inn kravet, og lesaren må sjølv tolke og kome fram til kven som skal utføre handlinga. Unngå difor å formulere setningar på denne måten. Skriv slik: HELFO kan innvilge individuell refusjon til vanedanande legemiddel. Dersom du ønskjer innsyn i saka, må du kontakte saksbehandlaren. Du skal sende klaga til HELFO. Skriv ikkje slik: Det kan innvilgast individuell refusjon til vanedanande legemiddel. Dersom det er eit ønske om innsyn i saka, må saksbehandlaren kontaktast. Klaga skal sendast til HELFO. Vend deg direkte til lesaren Som oftast skriv vi i HELFO til ein konkret mottakar, for eksempel ein minstepensjonist eller ein helsestasjon. I desse tilfella vender du deg direkte til lesaren ved å bruke personlege pronomen som du og de. Du og de medverkar også til å gje teksten ein meir venleg og imøtekomande tone, og det er i tråd med korleis vi ville formulert oss munnleg. Bruk du til einskildpersonar og de til verksemder og når du ikkje passar. Unngå det ubundne pronomenet ein, sidan det kan gjere det uklart kven det er som skal gjere noko. Skriv slik: Du kan korrigere rekningar som er blitt avviste, og sende dei inn på nytt. Som helsestasjon har de eit sjølvstendig ansvar for å halde dykk oppdaterte om endringar i forskrifta. Du treng ikkje å sende ei ny legeerklæring for kvart år du nyttar legemiddelet. Når du sender inn kvitteringar neste år, kjem HELFO til å gjere eit nytt vedtak. Skriv ikkje slik: Eventuelt avviste rekningar kan korrigerast og sendast inn på nytt. Ein har eit sjølvstendig ansvar for å halde seg oppdatert om endringar i forskrifta. Det blir ikkje kravd ny legeerklæring for påfølgjande år. Når neste års kvitteringar blir sende inn, gjer ein eit nytt vedtak. 7

8 Bruk vi når du omtaler HELFO i teksten Bruk vi når du omtaler HELFO og rolla til HELFO i teksten. Da gjer du HELFO synleg i teksten og gjev teksten eit menneskeleg ansikt. Det er greitt å variere mellom vi og HELFO. Skriv slik: Vi ber deg korrigere feila og sørgje for at krav som du sender inn til HELFO, alltid er i samsvar med dei takstane som gjeld. Dersom du ikkje har betalt tilbake heile beløpet innan fristen, kjem vi til å berekne ei forseinkingsrente. Skriv ikkje slik: Det blir bede om at feila blir korrigerte og praksis endra når dette er påkravd. Dersom ikkje heile tilbakebetalingsbeløpet er betalt innan fristen, vil det bli berekna ei forseinkingsrente. 4. Gje lesaren nok informasjon utan å pakke inn bodskapen Somme gonger ser vi at ønsket om å ha ein kort og effektiv tekst gjer at bodskapen blir redusert til nokre få ord. Dermed hamnar bodskapen ofte mellom i staden for på linjene, og ønsket om ein kort tekst gjer teksten vanskelegare å forstå. I slike tilfelle må du leggje til informasjon slik at teksten blir så utfyllande og forklarande at lesaren forstår kva du ønskjer å seie. Det vil seie du må gjerne skrive kort, men aldri kortare enn at bodskapen din kjem klart fram. Skriv slik: Gjeld dette ein annan eigendel, sender du kvitteringa til HELFO slik at vi kan registrere denne eigendelen på deg. Når du har fått utlevert legemiddel som svarer til forbruk i tre månader, må du betale ein ny eigendel dersom resepten skal brukast fleire gonger. Om du får tilbod om behandling utanfor Noreg, Sverige og Danmark, må du ta bakterieprøver før utreisa og etter heimreisa. Skriv ikkje slik: Gjeld dette ein annan eigendel, må det sendast kvittering til HELFO for registrering. Ved reseptar som kan brukast fleire gonger, skal det betalast ny eigendel etter utlevering av eit kvantum som svarer til tre månaders forbruk av legemiddelet. Ved behandlingstilbod utanfor Noreg, Sverige og Danmark må bakterieprøver takast ved utreise og heimreise. 8

9 5. Vel dei mest konkrete og forståelege orda Vi kommuniserer med alle slags menneske, både folk med gode og folk med mindre gode lesekunnskapar, og folk med andre morsmål enn norsk. Det må vi ta omsyn til når vi skriv. Samtidig les og forstår sjølv høgt utdanna og kunnskapsrike mottakarar korte ord lettare enn lange, kjende ord lettare enn uvanlege og konkrete ord lettare enn abstrakte. Vel difor dei mest konkrete formene av orda når du kan. Bruk enkle verb framfor avanserte substantiv Vi har lett for å gjere verb om til unødvendige substantiv, ofte fordi det verkar meir formelt eller meir sakleg. For eksempel skriv vi å gjere ei vurdering når vi like gjerne kan skrive vurdere. Denne måten å skrive på kan gjere tekstane våre meir kompliserte og tyngre å lese. Prøv difor å bruke verb der det er naturleg. Skriv slik: Vedtaket gjeld for eitt kalenderår. Du har fått innvilga søknaden om å få dekt utgifter til xxxx på blå resept. Vi skal behandle saka på nytt. Skriv ikkje slik: Vedtaket blir gjort gjeldande for eitt kalenderår. Søknaden om dekning av utgifter til xxxx på blå resept er innvilga. Vi skal gjere saka til gjenstand for ny behandling. Konkretiser substantivet ved å gje det ein artikkel eller ei bøyingsending Du konkretiserer eit substantiv ved å gje det anten ein artikkel (ei lov) eller ei bøyingsending (lova). Vi bruker nesten alltid artikkel eller bøyingsending når vi snakkar, og difor er dette det enklaste å forstå også når vi skriv. Unngå substantiv som verken har artikkel eller bøyingsending (lov). Dei medverkar til å gjere teksten meir abstrakt. Bruk også dobbel bunden artikkel (denne lova) framfor enkel bunden artikkel (denne lov). Enkel bunden artikkel er noko som heng att frå det danske embetsmannsspråket, men det gjer teksten stiv. Bruk difor dobbel bunden artikkel. Skriv slik: Ein avtale om direkte oppgjer mellom ein lege og HELFO er ein personleg avtale. Pasienten skal ikkje betale eigendel. Den allmenne foreldingsfristen er tre år. Skriv ikkje slik: Avtale om direkte oppgjer mellom lege og HELFO er ein personleg avtale. Pasient skal ikkje betale eigendel. Den allmenne foreldingsfrist er tre år. 9

10 Forklar fagord når du skriv for folk flest Mange fagord er ukjende og vanskelege å forstå for folk flest. Nyttar du fagord i ein tekst, må du sørgje for å forklare dei eller skrive teksten om med andre ord. Når du skriv for fagfolk, er det sjølvsagt greitt å nytte fagord som dei er kjende med. Skriv slik: Tannlegen din kan ha ein avtale om direkte oppgjer med HELFO. Da slepp du å leggje ut for det beløpet som folketrygda dekkjer, og få det tilbakebetalt etterpå. Det beløpet du kan få dekt, blir i staden trekt direkte ifrå når du betaler hos tannlegen. Ei rekkje lækjemiddel er førehandsgodkjende for utskriving på blå resept. Det inneber at ved visse kroniske sjukdommar kan legen skrive ut lækjemiddelet direkte på blå resept utan å måtte søkje HELFO om godkjenning. Legen må da sjølv sjå til at vilkåra er oppfylte. Klaga fører normalt ikkje til at vi ventar med å setje vedtaket ut i livet, jf. forvaltningslova 42. Skriv ikkje slik: Tannlegen din kan ha ein avtale om direkte oppgjer med HELFO. Ei rekkje lækjemiddel er førehandsgodkjende for utskriving på blå resept. Klaga har som utgangspunkt ikkje oppsetjande verknad, jf. forvaltningslova 42. Bruk moderne i staden for gammaldagse ord Mange ord har overlevd i skriftspråket sjølv om dei ikkje lenger blir brukte i talemålet. Orda er blitt til sjargong som vi gjerne tyr til fordi «det berre er blitt slik». Desse orda kan gjere teksten unødvendig stiv og oppstylta og i verste fall vanskelegare å forstå. Unngå difor å bruke slike gammaldagse ord og bruk i staden moderne alternativ. Skriv slik: Det skal gå fram av søknaden kven som har starta behandlinga. Vi viser til telefonsamtale 5. mai 2011 om feilutbetaling av refusjonskrav. Helsedirektoratet har lagt til grunn at føresegna som følgje av dette berre gjeld i desse tilfella. Skriv ikkje slik: Det skal gå fram av søknaden kven som har instituert behandlinga. Vi viser til telefonsamtale 5. mai 2011 vedrørande feilutbetaling av refusjonskrav. Helsedirektoratet har lagt til grunn at føresegna som følgje av dette berre kjem til anvending i desse tilfella. Språkrådet har laga eit oversyn over fleire gammaldagse ord og har sett opp framlegg til omskrivingar: 10

11 6. Varier mellom korte og lengre setningar Ein tekst som flyt godt, vekslar mellom lengre og kortare setningar. Det er difor ikkje noko forbod mot lengre setningar i seg sjølv. Sørg likevel for at dei lengre setningane ikkje har mange tillegg og innskot som gjer det vanskeleg for lesaren å forstå dei. Unngå også framtunge setningar, det vil seie setningar der det er plassert mykje informasjon før hovudverbet. Slike setningar er tunge å lese. Ein god hugseregel er å sørgje for at subjektet (den som handlar) og verbet (sjølve handlinga) står nær kvarandre i setninga. Det gjer teksten meir lesarvenleg. Skriv slik: Frå og med 1. januar 2011 skal helsestasjonar setje fram refusjonskrav elektronisk og ha ei teknisk løysing som er godkjend av HELFO. Dette kravet gjeld berre helsestasjonar som har rett til direkte oppgjersavtale etter folketrygdlova 22-2, og som har ein avtale med HELFO om direkte oppgjer. Du kan først setje fram eit krav når du har hatt utgifter til legemiddel eller andre formål som er omfatta av retningslinjene. Skriv ikkje slik: Helsestasjon med rett til direkte oppgjersavtale etter folketrygdlova 22-2, og som har avtale med HELFO om direkte oppgjer, pliktar frå og med 1. januar 2011 å setje fram refusjonskrav elektronisk over linje med ei teknisk løysing som er godkjend av HELFO. Det er først når du har hatt utgifter til legemiddel eller andre formål som er omfatta av retningslinjene, at det kan framsetjast krav. 7. Sørg for lesarvennlege regeltilvisingar og -sitat Ofte må vi vise til lover og forskrifter og til innhaldet i dei. Slik er det for eksempel når vi skal vise til vilkåret i ei lov som ligg til grunn for eit vedtak. Dei fleste av brukarane våre er ikkje juristar, og dei fleste har heller ikkje grundig kjennskap til lovverket. Vi må difor hjelpe dei med å forstå kva lova seier om situasjonen deira, og kva for konsekvensar lovteksten får i den bestemte situasjonen. Slik sørgjer du for at tilvisingane og sitata blir lesarvenlege Formuler bodskapen din slik at brukaren forstår kva for rettar og plikter han eller ho har. Sørg for å konkretisere informasjonen slik at brukaren ser korleis regelverket blir relevant i den bestemte saka. Kopier ikkje inn lange sitat frå lover eller forskrifter i teksten. Dei gjer det sjeldan lettare for lesaren å forstå korleis regelverket gjeld i den konkrete saka. Ver difor medviten om når og om du treng å sitere teksten i lova eller forskrifta. Ta ikkje med eit sitat berre «for å vere på den sikre sida». Når du tek med tilvisingar til regelverket, så la tilvisingane stå til slutt, etter sjølve innhaldet i setninga. Når du viser til lover eller forskrifter, kan du gjerne bruke jf., men la ikkje denne forkortinga innleie setninga. 11

12 Skriv slik: Fristen for å anke er seks veker frå du fekk tilsendt dette vedtaket, jf. folketrygdlova og trygderettslova 10. Du har rett til å sjå dokumenta i saka etter forvaltningslova 18. Skriv ikkje slik: Etter folketrygdlova og trygderettslova 10 er fristen for å anke seks veker frå du fekk tilsendt vedtaket. Vi gjer merksam på retten du har til å gjere deg kjend med dokumenta i saka etter forvaltningslova 18 første ledd. 8. Følg mållova Retningslinjene i språkprofilen gjeld for både nynorsk og bokmål. Same kva for målform vi skriv på, skal vi skrive klart og tilpasse teksten til mottakaren. Nedanfor finn du informasjon om mållova og om val av målform. Mållova er kortforma av namnet lov om målbruk i offentleg teneste. Ei anna kortform av lovnamnet er målbrukslova. Bruk den same målforma som mottakaren har skrive på Når du skriv, må du som statstilsett nytte den same målforma som mottakaren har nytta. Får du eit brev eller ein e-post på nynorsk, skal du svare på nynorsk. Det same gjeld sjølvsagt når du svarer bokmålsbrukarar. Bruk den same målforma som kommunen du skriv til Kommunar som har vedteke at dei skal nytte den eine eller andre målforma, skal ha informasjon på den målforma dei har valt. Somme kommunar er språkleg nøytrale, og da kan du sjølv velje målform. Iblant skal ein sende eit skriv ut til fleire kommunar, som ikkje nødvendigvis har valt den same målforma. I desse tilfella må du rekne ut kva for ei målform som har den høgaste prosentdelen blant mottakarane, og så sende ut skrivet på denne målforma. Dersom det er like mange bokmålskommunar som nynorskkommunar som skal ha skrivet, kan du sjølv velje målform. Ver konsekvent når det gjeld stil innanfor målformene Både i bokmål og nynorsk er det stor valfridom innanfor rettskrivinga. Teksten blir likevel best om du er konsekvent og gjer konsekvente val. Det inneber at du alltid skal velje den same forma når eit ord kan skrivast på ulike måtar. På bokmål må du blant anna velje mellom anten fram eller frem og halde deg til den forma du har valt. På same måten må du på nynorsk velje å skrive anten lege eller lækjar, sjølv om lege er å føretrekke. Hald deg til hovudformene I bokmål forsvann sideformene ut med rettskrivingsreforma i I nynorsk skjer det same frå hausten Men så lenge det finst hovudformer og sideformer i nynorsk, skal du nytte hovudformene når du skriv på vegner av HELFO. Ei generell tilråding for nynorsk er at du vel den forma som dei fleste bruker. Unngå dei mest forelda orda og uttrykka. Sjølv om ei gammaldags form kan kjennast som «den mest nynorske», kan slike ord gjere teksten mindre tilgjengeleg. Vel dei orda og uttrykka som gjer teksten så tydeleg og klar som råd. 12

13 Målformene skal vere representerte med minst 25 prosent kvar Ingen av målformene skal vere representert med mindre enn 25 prosent i allment tilgjengeleg materiale. Dette gjeld tekstar som for eksempel rapportar, rundskriv og brosjyrar. Alle skjema skal finnast på både bokmål og nynorsk. Meir informasjon om mållova og om målbruk i offentleg teneste Her kan du lese meir om reglane for bruk av målformene i offentleg teneste: nettsidene til Språkrådet om målbruk og mållova: Fakta/Lov_og_rett/Maallova/Reglar/ mållova på Lovdata: 13

14 Del 2: Slik gjev du teksten ein god struktur Del 9. La 2: det Slik viktigaste gjev du kome teksten tidleg ein i teksten god struktur Når du skriv ein tekst, er det du som har ansvaret for å vise lesaren kva som er den viktigaste informasjonen. Sjølv om du ønskjer å leie lesaren gjennom teksten på din måte, kjem 9. lesaren La det alltid viktigaste til å leite etter kome grunnen tidleg til at i teksten han eller ho får for eksempel eit brev frå oss. Du Når risikerer du skriv at lesaren ein tekst, fell er av det og du legg som bort har brevet ansvaret dersom for å bodskapen vise lesaren din kva ikkje som kjem er den klart fram og viktigaste lesaren ikkje informasjonen. forstår kva som Sjølv er om meininga du ønskjer med å brevet. leie lesaren gjennom teksten på din måte, kjem lesaren alltid til å leite etter grunnen til at han eller ho får for eksempel eit brev frå oss. Du risikerer at lesaren fell av og legg bort brevet dersom bodskapen din La teksten ta til med det som er viktigast for lesaren ikkje kjem klart fram og lesaren ikkje forstår kva som er meininga med brevet. La difor teksten ta til med den informasjonen som er viktigast for lesaren. Dei viktigaste La beskjedane teksten ta må til kome med klart det som og tydeleg er viktigast fram, og for det lesaren gjeld særleg dei beskjedane som La seier difor at teksten lesaren ta må til gjere med noko den informasjonen aktivt. Lenger som ned er i brevet viktigast etter for lesaren. hovudbodskapen Dei viktigaste og beskjedane må kome klart og tydeleg fram, og det gjeld særleg dei beskjedane som dei viktige beskjedane kan du kome med annan informasjon. Det kan vere eventuelle seier at lesaren må gjere noko aktivt. Lenger ned i brevet etter hovudbodskapen og dei viktige grunngjevingar, beskjedane bakgrunnen kan du kome for saka, med annan opplysningar informasjon. om regelverket, Det kan vere korleis eventuelle ein kan klage, og grunngjevingar, kontaktinformasjon. bakgrunnen for saka, opplysningar om regelverket, korleis ein kan klage, og kontaktinformasjon. Eksempel på struktur i eit brev Eksempel på struktur i eit brev I teksten teksten nedanfor nedanfor er er hovudbodskapen hovudbodskapen at at mottakaren mottakaren må må korrigere korrigere feil feil og og eventuelt eventuelt sende sende inn nokre inn nokre rekningar rekningar på nytt. på Denne nytt. Denne bodskapen bodskapen kjem kjem for langt for langt nede nede i brevet: i brevet: 14

15 I eksempelet under har vi omskrive teksten slik at det blir lettare for mottakaren å få I eksempelet under har vi omskrive teksten slik at det blir lettare for mottakaren å få med seg det viktigaste. Den sentrale informasjonen kjem tidleg i teksten, og teksten har forklarande med seg det mellomtitlar: viktigaste. Den sentrale informasjonen kjem tidleg i teksten, og teksten har forklarande mellomtitlar: 15 15

16 10. Bruk overskrifter som speglar av innhaldet Ei overskrift skal gje lesaren eit bilete av kva det er teksten tek for seg. Sørg for å gje nok informasjon i overskrifta slik at lesaren skjønar kva teksten handlar om, straks han eller ho les overskrifta. Overskrifter kan bestå av eitt eller fleire stikkord, men det blir ofte lettare å forstå kva brevet dreier seg om, når overskrifta inneheld fleire ord. Skriv slik: Fastlegen din skal slutte du har difor fått tildelt ein ny fastlege Vedtak om tilbakebetaling av feilutbetalt beløp Skriv ikkje slik: Tildeling av fastlege Vedtak 11. Bruk mellomtitlar i alle tekstar på over ei halv side Å bruke mellomtitlar er noko av det enklaste du kan gjere for å få ein lesarvenleg tekst. Mellomtitlar gjev lesaren oversikt over dei viktigaste punkta i teksten og legg til rette for at han eller ho kan skumlese informasjonen. For at mellomtitlane skal fungere godt, må dei bestå av meir enn berre eitt stikkord, og dei må vere informative og oppsummere avsnitta dei står til. Eksempel på gode mellomtitlar: Kva gjer HELFO pasientformidling når det blir meldt om brot på ein frist? Frist for innsending av dokumentasjon Meld ifrå om endringar 16

17 12. Lag ein luftig og oversiktleg tekst Del inn teksten i luftige avsnitt Store tekstblokkar er lite lesarvenlege og gjev lesaren inntrykk av at teksten er vanskeleg å forstå. Luftige avsnitt bryt derimot opp teksten slik at det blir lettare å få oversikt over han. Eit luftig avsnitt er på tre seks linjer i eit vanleg Word-dokument. Luftige avsnitt hjelper deg også med å organisere teksten din og å setje saman det som høyrer logisk saman. I tillegg er det lettare å lage ein god mellomtittel til eit kort og luftig avsnitt, sidan det er vanskelegare å oppsummere lange avsnitt i ei meiningsberande overskrift. Bruk gjerne punktlister for å skape oversikt Punktlister er eit nyttig hjelpemiddel når du skal skape oversikt i ein tekst. Men skal ei punktliste fungere godt, må alle punkta ha den same forma. Det vil seie at punkta er bygde opp av anten fullstendige setningar, kortare frasar eller stikkord. Punkta må heller ikkje vere for lange. Difor skal du ikkje plassere heile avsnitt i ei punktliste da må du heller skilje ut avsnitta med eigne mellomtitlar. Riktig teiknsetjing i punktlister Sørg også for å få teiknsetjinga rett: Dersom punkta ikkje er fullstendige setningar, skal dei ta til med liten forbokstav og ikkje ha punktum til slutt. Dersom dei er fullstendige setningar, skal dei ha både stor forbokstav og punktum. Det skal vere kolon etter innleiingsorda berre dersom det ville vore kolon der i vanleg, løpande tekst. Skriv slik: Det blir normalt ikkje gjeve nokon tilleggsfrist dersom forseinkinga kjem av at du ikkje kjenner til seksmånadersfristen du har mista rekningane og så funne dei att etter at fristen gjekk ut du har dataproblem eller andre tekniske problem andre, som arbeider for deg, har misforstått og late vere å sende inn rekningar Skriv ikkje slik: Det blir normalt ikkje gjeve nokon tilleggsfrist dersom forseinkinga kjem av at: du ikkje kjenner til seksmånadersfristen, eller har mista dei for så å ha funne dei att etter at fristen gjekk ut, har dataproblem eller andre tekniske problem Andre, som arbeider for deg, har misforstått og late vere å sende inn rekningar. 17

18 Sørg for at dei grafiske verkemidla gjer teksten oversiktleg og lettlesen Ein god struktur med mellomtitlar, luftige avsnitt og punktlister gjer teksten oversiktleg. I tillegg kan du framheve ord eller setningar i teksten som du synest er særleg viktige. Da kan du nytte grafiske verkemiddel i Word som kursiv, feit, understreking og STORE BOKSTAVAR. Hugs likevel at verkemidla får større effekt dess sjeldnare du nyttar dei. Overdriv du, blir det slitsamt å lese teksten. Hugsereglar for feit skrift, understreking og kursiv Feit skrift reserverer du først og fremst til overskrifter og mellomtitlar. Understreking nyttar du berre når du skal markere lenkjer til nettadresser. Det gjeld både i papir- og nettekstar. Kursiv kan du bruke til å utheve einskildord. Ver varsam med å bruke kursiv for mykje, særleg i nettekstar, sidan kursiv er vanskelegare å lese på skjerm. Ver særleg merksam når du bruker store bokstavar I HELFO har gamle saksbehandlingssystem gjort at vi ofte bruker store bokstavar når vi ønskjer å framheve noko som viktig. Men ein må nytte dette verkemiddelet med omtanke, blant anna fordi det er vanskelegare å lese store bokstavar enn små. I tillegg kan somme oppfatte store bokstavar som roping, sidan store bokstavar har denne funksjonen i blant anna diskusjonsfora på nettet. Dermed kan mottakaren oppfatte den bodskapen du har utheva, som kommanderande og til og med uhøfleg, sjølv om målet er å sørgje for at mottakaren får med seg viktige beskjedar. 18

19 Del 3: Slik skriv du korrekt 13. Be ein kollega om å lese igjennom teksten din og les sjølv korrektur til slutt Be ein kollega om å lese igjennom det du har skrive, før du sender teksten av garde eller publiserer han. Da får du sjekka at du har skrive i tråd med retningslinjene i språkprofilen, og at det som står i teksten, er klart og forståeleg for mottakaren. Du bør alltid sørgje for å lese korrektur til slutt. Ein tekst med mange skrivefeil gjev eit slurvete inntrykk og kan i verste fall skyggje for innhaldet i teksten. Bruk hjelpemiddel undervegs i skrivearbeidet På dei neste sidene finn du eit utval av skrivereglar. I tillegg er det nyttig å bruke hjelpemidla i oppstillinga nedanfor når du er undervegs i skrivearbeidet: Bruk ordbøker for å sjekke korleis ord skal stavast, bøyast eller brukast: eller Finn du ikkje svar på spørsmål om skrivereglar på dei neste sidene, kan du sjekke eller boka Skrivereglar av Finn-Erik Vinje (2010). Du kan også finne svar på nettsidene til Språkrådet, eller sende ein e-post til rådgjevingstenesta i Språkrådet: sporsmal@sprakradet.no. Bruk også andre nyttige oppslagsverk, for eksempel Tanums store rettskrivningsordbok (2005) og Klarspråk i praksis. Håndbok i godt forvaltningsspråk (2010). Bruk gjerne stavekontrollen, men la deg ikkje lure av han Bruk gjerne stavekontrollen når du skriv tekstar i Word eller andre tekstbehandlingsprogram. Ver likevel merksam på at du kan bli lurt av Word og stavekontrollen. For eksempel rettar Word automatisk til stor forbokstav etter punktum, men det blir feil så lenge du ikkje startar på ei ny setning. Word har heller ikkje lagt inn alle samansette ord som finst på norsk, det vil seie ord som er bygde opp av to eller fleire andre ord. Det inneber at du kan få ein raud strek under samansette ord sjølv om dei er korrekte, som for eksempel ordet passordbeskytta. Er du usikker på korleis eit samansett ord skal skrivast, bør du sjekke andre oppslagsverk, som for eksempel Tanums store rettskrivningsordbok. 19

20 Regionnamn og andre namn i HELFO Slik er reglane for korleis vi skal skrive regionnamn og andre namn i HELFO: HELFO skal alltid skrivast med store bokstavar. HELFO skal alltid stå framfor regionnamnet. Regionnamnet skal stå med liten forbokstav i alle ledd så sant det ikkje er ei samanskriving med eit særnamn (som region Midt-Noreg og region Oslo). Namna finst på både bokmål og nynorsk og skal følgje målforma i teksten elles. Nettadressa vår skal skrivast med små bokstavar: Namn i HELFO bokmål: HELFO hovedkontor HELFO servicesenter HELFO utland HELFO pasientformidling HELFO region nord HELFO region Midt-Norge HELFO region vest HELFO region sør HELFO region øst HELFO region Oslo Namn i HELFO nynorsk: HELFO hovudkontor HELFO servicesenter HELFO utland HELFO pasientformidling HELFO region nord HELFO region Midt-Noreg HELFO region vest HELFO region sør HELFO region aust HELFO region Oslo Namn i løpande tekst I løpande tekst på nettsider, i vedtak og i informasjonsmateriell skriv vi HELFO sitt hovudkontor, HELFO sitt servicesenter og HELFO sitt regionkontor dersom det ikkje er nødvendig å bruke det fulle namnet på eininga for å gjere seg forstått. På bokmål skriv vi HELFOs servicesenter. Kortformer av namn Dersom det passar, kan vi stundom også nytte kortformer av avdelingsnamn. Da skal namnet skrivast med liten forbokstav og med bøyingsending, som her: servicesenteret, pasientformidlinga. I eksterne tekstar må du alltid sørgje for å introdusere heile namnet på avdelinga før du tek i bruk kortforma. 20

21 Tilvisingar til lover, forskrifter og anna regelverk På side 11 står det om korleis vi skal sitere frå reglar og plassere regeltilvisingar. Her følgjer fleire detaljerte reglar for korleis vi skal sitere frå lover og anna regelverk. Stor eller liten forbokstav? Lover og forskrifter skal skrivast med små forbokstavar, berre Grunnlova har stor forbokstav: folketrygdlova 22-15a pasientrettslova 2-1 blåreseptforskrifta 3a Det fullstendige namnet på lova eller kortforma? Det er nokre lovnamn som har offisielle kortformer, som for eksempel forvaltningslova. Kortformene finst i både ein bokmålsvariant og ein nynorskvariant og følgjer målforma i teksten elles. Det fullstendige namnet følgjer derimot målforma i sjølve lova eller forskrifta. I eit brev eller eit vedtak er det heilt greitt å nytte innarbeidde kortformer utan å introdusere det fullstendige namnet på lova først, som forvaltningslova, folketrygdlova eller arbeidsmiljølova. Bruke forkortingar for lovnamn eller ikkje? Det finst inga offisiell liste over forkortingar for lovnamn, men ein del namn har innarbeidde forkortingar. Folk flest kjenner ikkje desse forkortingane, så tenk nøye over om du eigentleg treng å nytte dei. Dersom du likevel vil nytte ei slik forkorting, er det viktig at du først viser til den fulle tittelen på lova eller til kortforma og så set forkortinga i parentes. Lovforkortingar skal skrivast med punktum. Her er to eksempel på forkortingar av lovnamn: lov om folketrygd folketrygdlova ftrl. lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningslova fvl. Andre reglar for tilvisingar Du kan skrive ordet paragraf eller nytte teiknet. Paragrafteiknet står alltid framfor talet, og det skal vere mellomrom mellom teiknet og talet: 22 Bruk i regelen to paragrafteikn når du viser til fleire paragrafar: jf. 3 og 16 sjå 17 til 19 Bruk helst bokstavar, ikkje tal, når du refererer til nummeret på ledd og punktum. Det skal ikkje vere komma mellom opplysningane om paragraf, ledd, bokstav og punktum: 5 første ledd 14 femte ledd bokstav b første punktum 21

22 Stor forbokstav Ein vanleg feil på norsk er at vi bruker stor forbokstav for ofte. Det er berre ord som har status som særnamn, som skal ha stor forbokstav (som Helsedirektoratet). Samnamn skal alltid ha liten forbokstav (som direktoratet). Ulikt det dei gjer på både tysk og engelsk, skriv vi både namn på månader og namn på nasjonalitetar med liten forbokstav. Heller ikkje stillingstitlar er særnamn, og difor skal dei òg skrivast med liten forbokstav. Skriv slik: Vi viser til brevet vi fekk frå deg 19. mai i år. Epikrise og informasjon om vidare oppfølging må vere på anten norsk, svensk, dansk eller engelsk. Annemette Gustavsen er kommunikasjonsdirektør i HELFO. Skriv ikkje slik: Vi viser til brevet vi fekk frå deg 19. Mai i år. Epikrise og informasjon om vidare oppfølging må vere på anten Norsk, Svensk, Dansk eller Engelsk. Annemette Gustavsen er Kommunikasjonsdirektør i HELFO. Orddelingsfeil og andre vanlege feil Orddelingsfeil er den nemninga vi nyttar når ord som skal skrivast i eitt, blir delte i to eller fleire ord. Her er den enklaste regelen for å skrive slike ord rett: Dersom du uttaler ordet som eitt ord, skal du også skrive det som eitt ord. Det er særleg i samansette ord, altså ord som er sette saman av to eller fleire andre ord, at folk gjer orddelingsfeil. Skriv slik: Du skal ikkje endre eller redigere i journalopplysningane. I mange land får du ikkje dekt utgifter til helsetenester fullt ut. Dersom feilutbetalinga heilt eller delvis er ansvaret til NAV, Helsedirektoratet eller eit organ som er underlagt Helsedirektoratet, kan tilbakebetalingskravet setjast ned eller falle bort. Skriv ikkje slik: Du skal ikkje endre eller redigere i journal opplysningane. I mange land får du ikkje dekt utgifter til helse tenester fullt ut. Dersom feil utbetalinga heilt eller delvis er ansvaret til NAV, Helsedirektoratet eller eit organ som er underlagt Helsedirektoratet, kan tilbake betalings kravet setjast ned eller falle bort. Faste uttrykk som ofte blir skrivne feil Ver merksam på ein del vanlege faste uttrykk som ofte blir skrivne feil. Her er rett skrivemåte: etter kvart i dag, i morgon ifølgje (i tydinga etter, i samsvar med) seie ifrå ta imot til stades 22

23 Forkortingar Bruk ikkje mange forkortingar i løpande tekst. Sjølv ganske vanlege forkortingar kan gjere ein tekst mindre tilgjengeleg, særleg dersom det er fleire forkortingar i same setninga. Om du likevel ønskjer å bruke forkortingar, må du skrive dei rett. Dei fleste forkortingane skal ha punktum, medan forkortingar for mål, vekt og mynteiningar skal skrivast utan punktum. Forkortingar med punktum: blant anna bl.a. cirka ca. det vil seie dvs. diverse div. eventuelt ev. for eksempel f.eks. jamfør jf. klokka kl. månad md. og så vidare osv. på grunn av pga. Forkortingar utan punktum: kroner kr centimeter cm meter m kilometer km minutt min sekund s gram g kilogram kg Forkortingar som blir mykje nytta internt Ver varsam med å bruke forkortingar som ikkje er allment kjende. Det gjeld forkortingar som vi i HELFO ofte nyttar, men som ikkje nødvendigvis er like godt kjende for folk flest. Det kan vere forkortingar som HOD, SAFH og SLV. Skal du bruke slike forkortingar, må du alltid introdusere forkortinga først, som her: Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Etter det kan du bruke forkortinga. 23

24 Og eller å? Slik bruker vi og og å: Og er eit bindeord og blir difor brukt til å binde saman setningar eller ord av same typen og med same funksjonen. Å er infinitivsmerket og fortel at det som følgjer etterpå, er eit verb i infinitiv (som i å vere eller å bli). Er du i tvil om det skal vere og eller å, kan du nytte fortidsprøva. Da gjer du om alle verba i setninga til fortid (preteritum). Det som er rett i fortid, er også rett i notid (presens). Dersom det er eitt eller fleire av verba du ikkje kan gjere om til fortid, skal dette eller desse verba stå i infinitiv og dermed ha infinitivsmerke. Tvilstilfelle: Mange nordmenn prøver å/og slutte å/og røykje. Fortidsprøva: Mange nordmenn prøvde å slutte å røykje. Fasit: Mange nordmenn prøver å slutte å røykje. Legg elles merke til skrivemåten til desse to faste uttrykka: vel å merke, så å seie. Datoar og klokkeslett Skrivereglane opnar for fleire måtar å skrive datoar på, men bruk som hovudregel denne skrivemåten: 1. september Denne måten å datere på er lett å lese og kan ikkje misforståast. I nokre tilfelle kan det vere formålstenleg å nytte tal i staden for bokstavar. Skriv da datoar på denne måten: Klokkeslett skriv du slik: Framfor klokkeslettet kan du skrive klokka eller kl. Bruk punktum som skiljeteikn mellom timar og minutt, ikkje kolon. Telefonnummer Slik skriv du telefonnummer: Rett skrivemåte for telefonnummer: mobilnummer: fasttelefon: med landkode: femsifra nummer: nummer: faksnummer:

25 Tal og beløp Skriv tal til og med tolv med bokstavar. Større tal skriv du med siffer. Skriv slik: Fire av fem nordmenn var i kontakt med fastlege, legevakt eller avtalespesialist i 2009, viser ein analyse som HELFO har gjennomført. Skriv ikkje slik: 4 av 5 nordmenn var i kontakt med fastlege, legevakt eller avtalespesialist i 2009, viser ein analyse som HELFO har gjennomført. I talsamanhengar er det likevel naturleg å nytte berre siffer. Det same gjeld når du treng å framheve fristar og tidspunkt. Skriv slik: I tillegg skal de betale 10,5 prosent rente på beløpet. Klagefristen er 6 veker, jf. folketrygdlova Skriv ikkje slik: I tillegg skal de betale ti komma fem prosent rente på beløpet. Klagefristen er seks veker, jf. folketrygdlova Tal med desimalar Tal med desimalar skal ha komma som skiljeteikn, ikkje punktum. Det skal ikkje vere mellomrom etter kommaet: Skriv slik: Skriv ikkje slik: kr 450,50 kr Det er heilt greitt å bruke forkortinga kr for kroner. Forkortinga kan stå både framfor og etter summen. Beløp over tusen Tal som har fire eller fleire siffer, ordnar vi i tusental i grupper på tre, rekna frå høgre. Vi nyttar mellomrom for å gruppere store tal, ikkje punktum eller komma. Skriv slik: Skriv ikkje slik: , ,000 25

26 Bindestrek og tankestrek Bindestrek Bruk bindestrek (-) når to ord har same for- eller etterledd. Bindestreken kan erstatte både etterledd og forledd. Det skal også vere bindestrek når eitt av ledda i eit ord er ei forkorting eller eit siffer. Det skal vere mellomrom på den eine sida av bindestreken når du bruker han for å erstatte eit for- eller etterledd. Elles skal det ikkje vere mellomrom rundt bindestreken. Eksempel der ein skal bruke bindestrek: Helse- og omsorgsdepartementet klage- og ankebehandling HELFO-tilsett 20-kroning ikkje-røykjar postnummer og -adresse Tankestrek Det skal vere tankestrek ( ) mellom ytterpunkt i tid og rom og mellom andre motpolar (og da er det ikkje mellomrom før og etter tankestreken). Vi nyttar dessutan tankestrek til å utheve eit tillegg eller eit innskot (og da skal det vere mellomrom på kvar side av tankestreken). Du får fram tankestreken ved å halde Ctrl-tasten inne medan du trykkjer på minusteiknet på taltastaturet. Eksempel på bruk av tankestrek utan mellomrom: januar april 2011 kl Eksempel på bruk av tankestrek med mellomrom før og etter tankestreken: Fastlegetelefonen Du har med visse unntak rett til å gjere deg kjend med dokumenta i saka di, jf. reglane i forvaltningslova 18 og

27 Komma Komma gjev lesaren pausar og gjer det enklare å forstå kva som høyrer saman, og kva som ikkje gjer det. I hovudsak er det to tilfelle der du skal nytte komma: for å utheve eit tillegg midt inne i ei setning eller til slutt i ei setning for å skilje mellom ulike typar setningar Her er dei viktigaste kommareglane: Det skal stå komma mellom heilsetningar som er bundne saman med og, eller, men og for: Journalopplysningane skal elles ikkje vere endra/redigerte, og det må gå tydeleg fram kva for ein pasient opplysningane gjeld. Beløpet skulle utbetalast til Løveapoteket, men HELFO har gjort feil og utbetalt beløpet til Ørneapoteket. Sjå etter desse orda: og, eller, men, for Det skal stå komma etter ei leddsetning som står først i ei heilsetning: Dersom regelverket eller behovet ditt for legemiddelet endrar seg, kan vi ta vedtaket opp til ny vurdering. Viss de har andre eller nye opplysningar, ber vi om at vi får dei så snart som råd. Når du ikkje er med i fastlegeordninga, må du sjølv finne ein allmennlege å gå til. Sjå etter desse orda: at, dersom, fordi, om, viss, når, da, korleis, kva (for), som Det skal stå komma mellom sideordna leddsetningar: Dersom du ikkje har fastlege frå før, eller dersom du ønskjer å skifte lege, kan du gå inn på Pasientar som treng spesialisthelsetenester, men som ikkje er vurderte som rettspasientar, skal også få tilbod om behandling. Sjå etter desse orda: at, dersom, fordi, om, viss, når, da, korleis, kva (for), som Det skal stå komma etter ei innskoten som-setning, også der som er utelate: Legemiddelet søknaden gjeld, er ikkje blant dei legemidla som kan skrivast direkte på blå resept. Rekningar som er godkjende og utbetalte, skal de ikkje sende inn på nytt. Alle som opplever fristbrot, kan ringje til HELFO pasientformidling på telefon Sjå etter: som 27

28 Del 4: Slik skriv du i utvalde tekstsjangrar Retningslinjene ovanfor gjeld i utgangspunktet for alle tekstar i HELFO. I tillegg gjeld det ulike krav innanfor ulike sjangrar. Her følgjer nokre korte retningslinjer for dei viktigaste sjangrane i HELFO: brev vedtak e-post nettekstar rapportar rundskriv stillingsannonsar Brev Brevet er den vanlegaste og framleis den viktigaste sjangeren vi har. Forutan retningslinjene ovanfor skal du hugse på punkta nedanfor når du skriv brev: Ta til med det som er viktigast for lesaren Lyft fram hovudbodskapen i overskrifta. Forklar for mottakaren kvifor han eller ho får brevet, for eksempel ved å vise til tidlegare kommunikasjon eller forklare bakgrunnen for at HELFO tek kontakt. Set inn hovudinformasjonen eller konklusjonen etter at du har forklart for mottakaren kvifor du tek kontakt. Få klart fram viktige beskjedar, eventuelle oppgåver mottakaren skal utføre, og fristar som han eller ho må halde. Gjer brevet så oversiktleg som råd Set inn mellomtitlar som gjev mykje informasjon. Bruk punktlister når du skal gje eit oversyn over vilkår, krav eller andre punkt som har den same forma. Gje service til lesaren og forklar kvar han eller ho kan få tak i meir informasjon Forklar korleis lesaren kan finne meir informasjon. Her er eit framlegg: Meir informasjon: Du finn meir informasjon på Du kan også kontakte servicesenteret på telefon Slutt av brevet på ein måte som passar seg Ha alltid med ei avsluttande helsing. Set inn ein signatur til slutt i brevet, her er eit eksempel: Venleg helsing HELFO region XXX [signatur] [namnet på saksbehandlaren] saksbehandlar 28

29 Vedtak Når du skriv vedtak i HELFO, er det viktig at du tenkjer på kven mottakaren er, anten mottakaren er ein brukar eller ein behandlar. Alle vedtak skal ha ein god struktur. For tida går det føre seg eit arbeid med strukturen i vedtak. Dette arbeidet heng saman med arbeidet med dei nye malane som skal nyttast i det nye saksbehandlingssystemet. Punkt som bør vere med i eit vedtak Punkta nedanfor bør vere med i eit vedtak. Det gjeld anten du avslår noko, innvilgar noko, krev noko tilbake eller avviser ei sak. Oversynet er ikkje fullstendig, og oppsettet kan variere etter kva slags vedtak du skriv. Kvar sak må behandlast individuelt, og da kan det dukke opp andre punkt som må takast med. Overskrift Hovudoverskrifta i vedtaket skal fortelje kva vedtaket handlar om. Konklusjon Skriv kort om kva som blir dekt eller avslått i vedtaket. Her er nokre eksempel på informasjon som bør vere med: Avgrensingar: Det kan dreie seg om at vedtaket berre gjeld for ei viss tid, om dosespenn, om talet på behandlingar, om takstar, om krav til utskriving av reseptar, om periodar som er avviste/forelda, og om anna. Fristar: Få med eventuelle fristar som mottakaren skal halde. Annan informasjon: Få også fram andre ting som mottakaren må gjere for å få dekt utgiftene, for eksempel: «Du må få resept frå legen. Du må vise fram vedtaket saman med resepten når du kjøper medisinane på apoteket.» Sjå også punktet om informasjon om dei rettane og pliktene mottakaren har. Konklusjonen må henge saman med den individuelle vurderinga av saka, som for eksempel: «Vilkåra er / er ikkje oppfylte etter folketrygdlova » Eksempel på konklusjonar: HELFO har behandla søknaden din om å få dekt utgifter til Orap. Vi har kome til at du ikkje kan få dekt desse utgiftene fordi <xxxx>. Verken vilkåra for dekning etter reglane om blå resept eller vilkåra for dekning etter bidragsreglane er oppfylte. HELFO hovudkontor har behandla klaga din på avslaget om å få dekt utgifter til Orap. Vi har kome til at du ikkje kan få medhald i klaga. Verken vilkåra for dekning etter reglane om blå resept eller vilkåra for dekning etter bidragsreglane er oppfylte. Sakshistorikk Når du gjer greie for sakshistorikken, så hugs at det ofte trengst meir sakshistorikk i eit avslag enn i ei innvilging. Det kan for eksempel vere opplysningar om kva for ein lege som søkte, søknadsdatoen osv. 29