Innkalling til ordinær generalforsamling i Eivindsholen Vel Torsdag den 30. mars kl , Rosseland Barneskole, Aula

Transkript

1 Innkalling til ordinær generalforsamling i Eivindsholen Vel Torsdag den 30. mars kl , Rosseland Barneskole, Aula De som ikke har mulighet til å komme, kan gi skriftlig fullmakt til en annen beboer innen Velforeningen, i henhold til vedtekt 5.1.B. Ingen kan ha mer enn én fullmakt. De må være minst 20% oppmøte for at generalforsamlingen skal være beslutningsdyktig, oppfordrer derfor alle til å stille. Dagsorden 1. Åpning av generalforsamling med styrets beretning 2. Valg av møteleder og referent 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Registrering av møtende, stemmeberettigede beboere og fullmakter Om du ikke har betalt kontingent enda kan det gjøres på kontonummer: , merk innbetalingen med navn og adresse. 5. Valg av 2 personer til å undertegne protokollen 6. Valg av to nye styremedlemmer, valgkomite og revisor for regnskap Jarle og Aasa sine plasser er på valg, begge tar gjenvalg. 7. Godkjennelse av regnskap for 2016 Se vedlegg. 8. Fastsettelse av kontingent Styret anbefaler å holde kontingenten på 800 som for i år. 9. Godkjenning av budsjett 2017 Se vedlegg. 10. Vedtektsendring Jarle gjennomgår vedtektene; grendelag er tatt ut og enkelte paragrafer forenklet. Se vedlegg. 11. Parkeringshuset på felt E 12. Fellesparkering på Eivindsholen feltet 13. Dugnad Bryne, Mars 2016 Hilsen Styret for Eivindsholen Vel

2 Styrets beretning 2016 Velkommen til Generalforsamling. Her er styrets beretning for Formål Eivindsholen vel har som formål å ivareta beboere på Eivindsholen sine interesser, bestyre og forvalte fellesområder. Fellesområder er alt areal som ligger utenfor boligene sine eiendommer og ikke forvaltes av Time kommune. Arealplanene for feltet viser grensene for hva vellaget skal forvalte og skjøtte. På fellesområdene er det beplantning, lekeplasser og parkeringsplasser. Dette må vellaget forvalte på vegne av beboere. Medlemskap i vellaget er en rett og en plikt som følger det å bo innenfor området Eivindsholen. Fokuset for styret i 2016 har vært å følge opp vedlikeholdskontrakten for fellesarealet. Vedlikeholdskontrakten Etter inngåelse av vedlikeholdskontrakt vinteren 2016 har Refsnes Plantesalg AS (nå en del av Bjelland AS) hatt ansvaret for å klippe plener, trimme busker og sørge for at lekeplassene på fellesarealer er i god stand. Tilbakemeldingene Styret har fått på jobben de har utført har vært særs bra. Kontrakten løper ut vinteren 2018/19, med en opsjon på å forlenge denne i 2 år til. Så langt ser ikke Styret noen grunn til å rokke ved denne kontrakten. I løpet av året kom det frem at Eivindsholen Vel hadde noe utvidet ansvar i forhold til hva vi opprinnelig trodde, spesifikt et grøntområde ved Markavegen. Dette er også tatt inn i kontrakten med Refsnes nå. Styret 2016 Styret har hatt 3 styremøter gjennom året, foruten en rekke møter mellom enkelt medlemmer av styret og utbygger, kommune og Refsnes Plantesalg AS. Det har vært et travelt år, men Styret føler at vellaget har fått kontroll på driften av vellaget og at det meste nå går greit. Styret for 2016 har bestått av: Aasa braut (Styreleder), Eilef Herikstad (kasserer), Øysten Aase, Thor Magne Løge, Marte Hammersland og Jarle Nygård. Aasa, Eilef, Øystein og Jarle sine plasser i Styret er på valg i 2017, men alle fire er innstilt på å bidra i to nye år dersom ikke nye krefter ønsker å trå til i Styret.

3 Budsjett og Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Utgifter Inntekter Utgifter Inntekter Utgifter Inntekter Medlemskontigent 320 x 800 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Renteintekter / gebyr kr 2 932,00 kr 119,00 kr 2 975,92 kr 150,00 kr 1 000,00 Viderefakturerte tjenester kr ,00 kr ,00 kr ,00 note 1 Styrehonurar kr 8 000,00 kr 6 335,00 kr ,00 note 2 Kontorrekvisita kr 1 000,00 kr 1 570,00 kr 2 000,00 Vellenes Fellesorganisasjon kr 2 548,00 kr 2 548,00 kr 3 500,00 Styreweb kr 5 376,00 kr 2 808,00 kr 5 500,00 Parkeringshus felt E kr 3 000,00 kr ,03 kr ,00 Søkbare midler for småprosjekt kr ,00 kr 2 113,50 kr ,00 Velferdstiltak ( midtsommer ) kr 500,00 kr 180,00 kr 500,00 Grønt skjøtsel felt A,B.C og D kr ,00 kr ,00 kr ,00 Opparbeidelse av skader kr ,00 kr ,31 kr ,00 Uforutsatte utgifter kr ,00 kr - kr ,00 Reis Velforbundet kr 3 000,00 Refusjon Reis Velforbundet kr 1 000,00 Refusjon mva kr ,00 note 3 Overført til egenkapital kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,84 kr ,92 kr ,00 kr ,00 Note 1 Konto 3960 Der kom en innbetaling fra Rolf Knutsvik som ble ført her, før den ble tilbakebetalt. Note 2 Styrehonurar økes med 500 pr styremedlem i tillegg leie møterom og generalforsamlings utgifter. Note 3 Vi har ikke fått refusjon av MVA før, anslår vi vil få ca kr , februar Eilef Herikstad Kasserer

4 Eivindsholen Vel - Vedtekter Innhold DEFINISJON... 2 FORMÅL... 2 Generalforsamlingen... 2 Adgang... 2 Fullmakt... 2 Ekstraordinær generalforsamling... 2 Innkalling... 3 Beslutninger... 3 Styret... 3 Styremøter... 3 ØKONOMI OG REGNSKAP... 4 Kontingent... 4 Budsjett... 4 Regnskap m.m Felleskostnader... 4 Signatur/opptak av lån... 4 GENERELLE BESTEMMELSER... 5 Fellesarealer... 5 Parkering... 5 ORDENSREGLER FOR EIVINDSHOLEN-OMRÅDET... 5

5 DEFINISJON Eivindsholen Vel er en forening hvor alle huseiere/leilighetseiere innenfor det geografiske området som inngår i Eivindsholen boligfelt har rett og plikt til å være medlem og slik at hvert gårds- og bruksnummer/seksjonsnummer representerer ett medlem med én stemme på generalforsamling. FORMÅL Eivindsholen Vel skal ivareta felles interesser for beboerne innenfor utbyggingsområdet. Velforeningen skal bestyre og forvalte fellesarealene, innbefattet all beplantning og alle andre fritidsanlegg innenfor området som ligger utenfor de respektive boligers tomtegrenser, eller som ikke blir ivaretatt av Time kommune. Velforeningen skal stå for tiltak som kan styrke bomiljøet i sin alminnelighet. Generalforsamlingen Generalforsamlingen er Velforeningens høyeste organ og avholdes innen utgangen av april måned hvert år. Saker som skal opp på generalforsamlingen må være Velforeningens styre i hende senest 3 uker før fastsatt dato for generalforsamlingen. Generalforsamlingen behandler: 1. Styrets beretning 2. Styrets reviderte regnskap 3. Ansvarsfrihet for Styret 4. Godtgjørelse til Styret 5. Budsjett og arbeidsprogram, herunder medlemskontingentens størrelse 6. Valg: a. Alle valg gjelder frem til neste ordinære generalforsamling b. Revisor c. Valgkomité som skal foreslå personer til de ovenfor nevnte verv 7. Andre saker som er innmeldt Adgang Alle beboere innen Velforeningen har adgang til generalforsamlingen, under forutsetning at medlemskontingent for inneværende år er betalt. Fullmakt Et medlem som ikke selv møter kan gi skriftlig fullmakt til en annen beboer innen Velforeningen. Ingen kan ha mer enn én fullmakt. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles til av Styret på eget initiativ eller dersom minst 10% av husstandene krever dette. Et slikt krav fremsettes skriftlig til styrets leder og må være undertegnet av et tilstrekkelig antall stemmeberettigede medlemmer.

6 Innkalling Generalforsamling skal innkalles med 2 ukers skriftlig varsel til hvert medlem. Innkallingen skal opplyse om møtets saksliste. Det kan ikke fattes beslutninger i andre saker enn dem som står på møtets saksliste, bortsett fra dem som er nevnt i pkt. 4A 1-6. Styret plikter å fremlegge alle innkomne saker. Beslutninger Fellesmøtene er beslutningsdyktige når minst 10% av medlemmene er representert. Er generalforsamlingen åpnet med et tilstrekkelig antall fremmøtte, kan vedtak fattes i løpet av møtet selv om antall stemmeberettigede synker under 10%-grensen i løpet av møtet. Dersom det ved åpning ikke er tilstrekkelig antall fremmøtte til at generalforsamlingen er beslutningsdyktig, innkalles det med 2 ukers varsel til ny generalforsamling med samme dagsorden. Denne generalforsamlingen er beslutningsdyktig uansett antall fremmøtte. Alle ordinære beslutninger skjer med simpelt flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede personene. Beslutninger ut over den alminnelige formålsparagraf krever likevel kvalifisert (2/3) flertall av de tilstedeværende stemmeberettigede ved: vedtektsendringer omfattende bruksendring av fellesarealer mistillit til styret. Beslutninger som vil kunne få økonomiske konsekvenser for medlemmene utover vanlig medlemskontingent til Velforeningen, herunder låneopptak, krever kvalifisert (2/3) flertall av alle som har stemmerett i Eivindsholen Vel. Forslag om nyinvesteringer og andre forhold som forutsetter at det enkelt medlem påføres ekstra kostnader ut over den til enhver tid vedtatte kontingent, skal distribueres minst 6 uker før vedtak eventuelt fattes. Styret Styret står for den daglige ledelse av Velforeningen og administrasjon av oppgaver i henhold til vedtekter og pålegg fra generalforsamlingen. Styret består av leder, nestleder, kasserer, sekretær og to styremedlemmer. Styret konstituerer seg selv. Ved leders fravær ledes styret av nestleder, kasserer eller sekretær. Styremøter Møter i Velforeningens styre skal innkalles skriftlig med minst 1 ukes varsel. Hvis saker som ikke er varslet i innkallingen tas opp på styremøtet kan to medlemmer av styret få saken utsatt. Styret kan velge å invitere ressurspersoner til å delta på styremøtene disse har talerett, men ikke stemmerett. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styremedlemmene er representert på møtet. Saker som gjelder en eller flere enkeltpersoner, kan ikke behandles uten at vedkommende person er forelagt saken og gitt mulighet til å fremføre sitt syn. Hvis de involverte parter unnlater å møte, til tross for at innkalling er sendt i innen nevnte frist, kan likevel styret behandle, og gjøre vedtak i, angjeldende sak.

7 Vedtak i styret fattes med simpelt flertall (51%), med unntak av låneopptak, som krever et enstemmig styre. Styrets oppgaver: - Ta opp saker av felles interesse for medlemmene - Arrangere generalforsamling minst én gang i året - Forberede saker, regnskap, årsmelding og budsjett for generalforsamlingen - Forvalte fellesområdene ØKONOMI OG REGNSKAP Kontingent Kontingentens størrelse fastsettes av Velforeningens generalforsamling for ett år ad gangen. Kontingenten skal primært dekke felleskostnader for Eivindsholen Vel. Kontingenten innkreves en gang årlig med betalingsfrist i første kvartal. Det er eier av boenhet pr. 1 januar inneværende år som er ansvarlig for betaling av kontingent. Ved fremleie av boenhet er det eier, ikke leieboer, som er ansvarlig for betaling av kontingent. Kontingentrestanser som ikke er betalt etter 2 purringer, vil bli sendt til inkasso 14 dager etter siste purring. Budsjett Velforeningens styre skal utarbeide, og fremlegge for generalforsamlingen, et budsjett for driften av Eivindsholen Vel. Regnskap m.m. Regnskapsåret følger kalenderåret. Eivindsholen Vel fører regnskap og holder egen kasse. Kontanter skal settes på bank-/postgirokonto som disponeres av kasserer og leder. Et eventuelt overskudd i Eivindsholen Vel overføres til neste års drift eller overføres til fond etter forslag fra styret med vedtak på generalforsamlingen. Felleskostnader Kostnader til fellestiltak som Eivindsholen Vels generalforsamling beslutter og som ikke dekkes av kontingenter, fordeles likt på medlemmene. Styret kan disponere inntil 20% av et års kontingent til saker som ikke er spesifisert budsjettert, uten forutgående samtykke fra generalforsamlingen. Signatur/opptak av lån Velforeningen forplikter seg utad ved underskrift av styrets leder eller nestleder, samt ett styremedlem. Opptak av lån krever et enstemmig styre og 2/3 flertall av de stemmeberettigede medlemmer i Eivindsholen Vel.

8 GENERELLE BESTEMMELSER Fellesarealer Enhver beboer skal bidra til at fellesarealene og all felles beplantning som tilligger Eivindsholen-området ikke beskadiges eller på annen måte forringes. Trær som var på området da utbyggingen startet, også trær på privat grunn eller trær som er plantet av utbygger, kan ikke felles eller beskjæres uten at det foreligger skriftlig samtykke fra Velforeningens styre. Parkering Biler, campingvogner, båter etc. skal ikke hensettes utenfor de plasser som måtte være særlig anlagt for dette formålet, eller etter samtykke fra Velforeningens styre. Eventuell langtidsparkering andre steder enn på egen parkeringsplass skal forelegges styret. ORDENSREGLER FOR EIVINDSHOLEN-OMRÅDET Ordensreglene for Eivindsholen-området er ment å være retningsgivende for hvordan beboerne skal forholde seg i spørsmål som har betydning for etablering av gode naboforhold og utviklingen av Eivindsholen-området som et godt sted å bo. Bruk av sunn fornuft, samt de regler for orden som er nedfelt i politivedtektene for Time kommune, er grunnlaget for regelverket. Den enkelte beboer bør og skal tenke over om aktiviteter som igangsettes på egen eiendom kan være til sjenanse for naboer. Ved arbeid på egen eller annens eiendom er huseiere forpliktet til å forvisse seg om at arbeidet ikke beskadiger naboeiendommer, beplantning, ledninger, kabler eller liknende. Det anbefales at helgefreden overholdes og at støyende maskiner, plenklippere, elektroverktøy, etc. ikke benyttes utendørs på søndager og helligdager. Husdyr kan være en berikelse for bomiljøet under forutsetning av at eierne følger gjeldende regelverk for husdyrhold i Time kommune. Dette gjelder særlig bruk av pose. Det er et felles ansvar å bidra til at området holdes rent og ryddig, samt å rettlede barn og unge som ikke fullt ut ser og forstår hva ordensreglene innebærer.