Tilgangsstyring i pleie, rehabilitering og omsorgstjenesten i kommunen. Normenkonferansen 2014 v/kirsti Pedersen og Irene Oksdøl

Transkript

1 Tilgangsstyring i pleie, rehabilitering og omsorgstjenesten i kommunen Normenkonferansen 2014 v/kirsti Pedersen og Irene Oksdøl

2 Innhold Hva har vi tenkt å komme inn på? Fakta om Oslo kommune Lovgrunnlag Tilgangsstyring i fagsystemet Beslutningsbasert tilgangsstyring Autorisasjonsrutiner

3 Fakta Oslo kommune Historikk 2007, Sykehjemsetaten opprettet, formidle og drifte kommunens 5000 sykehjemsplasser Bydelene bestille og betale for plassene 15 bydelsvise databaser

4 Fakta Oslo kommune Historikk Besluttet å slå sammen basene til en felles database Trinnvis prosess over halvannet år Utvikling av ny tilgangskontroll Sammenslåing juni 2009 Databehandleransvaret ble flyttet fra bydelsdirektør til kommunaldirektør

5 Fakta Oslo kommune Nåsituasjon ansatte, både kommunalt og privat ansatte Bestiller/utfører modell Bydelene fatter vedtak og tildeler tjenester Pasienten velger leverandør av hjemmetjenester, sykehjem (langtidsplass) og BPA Pasienten kan bytte utfører, fra kommunal til privat eller motsatt Kan ha ulike utførere gjennom døgnet

6 Fakta Oslo kommune Nåsituasjon Tjenester på tvers Bydeler går sammen og etablerer felles prosjekter Byomfattende tjenester KAD Hjelpemiddelteknisk enhet Hjemmetjenesten for døve og døvblinde

7 Fakta Oslo kommune Hvordan kan vi ivareta tilgangsstyringen? SUMMEN av disse faktorene utfordrer tilgangsstyringen nødvendige helseopplysninger er tilgjengelig for den enkelte ansatte når man trenger den (tilgjengelighet) Sikre konfidensialitet og integritet

8 Lovgrunnlag Hva sier loven? Normen Faktaark 14, eksempler hentet fra leger og spesialisthelsetjenesten Oslo kommune har laget eget «fellesskriv» med bakgrunn i Normen

9 Lovgrunnlag Prinsipp for tilgangsstyring Oslo kommune Fellesskrivet en rettesnor, eksempel 1:

10 Lovgrunnlag Prinsipp for tilgangsstyring Oslo kommune Fellesskrivet en rettesnor, eksempel 2:

11 Roller Hva legger vi i rollebegrepet? Rollene har flere komponenter, bl.a.: Sikkerhetsprofil som styrer tilganger i applikasjonen Sikkerhetsnivå som styrer tilgangen til pasientjournaler

12 Sikkerhetsprofiler Eller rollemaler angir tilgangene i applikasjonen

13 Sikkerhetsnivået - nivåtreet Styrer tilgangene til pasientjournalene i basen

14 Sikkerhetsnivået - nivåtreet Styrer tilgangene til pasientjournalene i basen

15 Rollekartoteket Eksempel på roller hentet fra ett sykehjem

16 Oppbygning av roller Eksempel på en Rolle, for sykepleiere på Akerselva avdeling A

17 Roller per ansatt En eller flere roller? Alle har en hovedrolle, men mange har flere fordi: jobber flere steder Kan ha tilleggsoppgaver tillagt stillingen som krever annen/utvidet tilgang

18 Roller per ansatt Eksempel på en ansatt med flere roller

19 Spesialtilganger Spesialtilganger Brukersøk og «blålysroller» Tilgang til «ekstra» pasientjournaler, eksempler: Settesaker Faglig oppfølging Sperring av journaler

20 Sperringer av pasientjournaler Sperring av pasientjournaler, to valg

21 Beslutningsbasert tilgangsstyring Hvordan får tjenesteleverandør tilgang til pasientjournalen? Bestiller/utførermodell Når det er tatt en beslutning/fattet vedtak om at tjenesten skal igangsettes settes det nivå på tjenesten slik at de som skal utføre denne får tilgang til pasientjournalen

22 Beslutningsbasert tilgangsstyring Hva kan gå galt? Mulige risikofaktorer Den ansatte har feil rolle Tjenesten blir ikke riktig nivåsatt Rutiner blir ikke fulgt Tjenesten blir ikke avsluttet

23 Beslutningsbasert tilgangsstyring Hjelpemidler for kontroll og oppfølging av tilganger Spørringer i systemloggen Rapporter som henter ut oversikt over Aktiviteter i pasientjournalen Hvem som har tilgang til en gitt pasientjournal

24 Autorisasjonsrutiner Ny rutine er under utrulling Leder melder inn ansatt i HR, ansatt får eget ressursnummer i PRK (person og ressurskatalog) unik ID som skal benyttes for å få tilgang til plattform og applikasjoner

25 Autorisasjonsrutiner Ny rutine er under utrulling BOKS en applikasjon som Oslo kommune bruker til elektronisk autorisasjon av ansatte som skal ha tilgang til kommunens sektorsystemer

26

27 Autorisasjonsrutiner Hvordan kontrollere autorisasjonsrutinene? Gjennomgang aktivitetslogg månedlig Gjennomgang godkjennere 2 ganger i året Gjennomgang av alle brukere i fagsystemet 2 ganger i året

28 Autorisasjonsrutiner Hva har vi erfart så langt? Elektronisk sporbarhet Slipper papir, faks, brev Rapporter for kontroll Tilgang forutsetter registrering i HR, PRK først Utfordrende med innleie vikarbyrå Fortsatt en del manuelle operasjoner

29 Tilgangsstyring i pleie-rehabilitering og omsorgssystem i kommunen Hva vil påvirke tilgangsstyringen i nær/fjern framtid? Informasjonsikkerhetsforskriften Velferdsteknologi Krav til nivå 4 autentisering ved bruk av bærbart utstyr Forskning En innbygger en journal

30 Takk for oss!