Styringsdokument for Rotary Distrikt 2280

Transkript

1 Styringsdokument for Rotary Distrikt 2280 Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Innhold 1.1 Innholdsfortegnelse..side Om denne dokumentsamlingen...side Organisasjon 2.1 Organisasjonsplan.side Nominasjon av Guvernør...side Distriktsrådet.side Distriktsadministrasjonen.....side Assisterende guvernører...side Distriktskomiteene....side Økonomi 3.1 Distriktets driftsøkonomi......side Vedtekter for Kapitalfondet...side Møteaktiviteter 4.1 Årsmøte.side Distriktssamråd.side Distriktskonferanse side PrePets side PETS...side Presidentforum...side Diverse 5.1 Gaver. side Arkiv og protokoller.. side Om denne dokumentsamlingen Retningslinjer for Rotary Distrikt 2280 dekker sentrale områder for styring, drift og kontroll med distriktets aktiviteter. Målsettingen er at denne dokumentsamlingen skal være lett tilgjengelig som informasjon for alle som ønsker å sette seg inn i disse reglene, og være et aktivt verktøy for ledelse og erfaringsoverføring. Utgangspunktet er Rotary`s lover, Manual of Procedure og en del forhold som er kommet til ved sedvane, og best praksis i distriktet. I den grad det er avvik mellom distriktets vedtekter og retningslinjer og Rotary`s lover og Manual of Procedure, er det de sistnevnte som gjelder. Distriktets vedtekter og retningslinjer skal da snarest revideres tilsvarende. Endringer av vedtekter må følge den prosedyre som er beskrevet under de enkelte vedtekter. Endringer av retningslinjer kan gjøres med vedtak i Distriktsrådet. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 2

3 2.1 Organisasjonsplan Dato for behandling i Distriktsråd: Distriktsorganisasjonen Overordnet mål: NOMINASJONSKOMITE PDG (leder) DG IPDG langsiktighet, kontinuitet, klare ansvarsforhold og lavest mulig kostnadsbruk. FONDSSTYRET IPDG DG DGE Distriktsguvernør Distriktsadministrasjonen Ledergruppen: DG Leder Distriktskonferansen DG Distriktssekretær DGE DICO/Statistikk DGN Distriktsråd: Distriktskasserer IPDG DG, DGE, DGN,IPDG, Kommunikasjonsleder Distriktskomiteledere Webredaktør Distriktssekretær Månedsbrevredaktør Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Trondheim Nordmøre Romsdal Nordre Sunnmøre Søre Sunnmøre Presidentforum Presidentforum Presidentforum Presidentforum Presidentforum Presidentforum Presidentforum Assisterende Guvernør Assisterende Guvernør Assisterende Guvernør Assisterende Guvernør Assisterende Guvernør Assisterende Guvernør Assisterende Guvernør Leder Presidentforum Leder Presidentforum Leder Presidentforum Leder Presidentforum Leder Presidentforum Leder Presidentforum Leder Presidentforum Rørvik Levanger Ørland Oppdal Malvik Huseby Flatås Sunndal Surnadal Aukra Midsund Ørskog Ålesund Ø Hareid Volda Namsos Skogn Bjugn Røros Nidarvoll Trondhjem Fosna Kr.sund N Fræna Rauma Vatne/Tennfj Spjelkavik Ulstein Sula Klinga Åsen Hemne Gauldal Lade Trondhjem Vest Averøy Frei Molde Vestnes Brattvåg Giske Herøy Sykkylven Egge Frosta Meldal Melhus Charlottenlund Molde Øst Ålesund Ørsta Stranda Verdal Stjørdal Orkdal Heimdal Tr.heim Int. Distriktskomiteer som har utarbeidet rådgivende mål og administrative rutiner sammen med ledergruppen og assisterende guvernører Medlemsutvikling Opplæring Rotary Foundation Samfunnsprosjekter Distriktsprogrammer Trainer Leder Leder Leder Leder Leder Underkomiteer som yter kompetanseservice til klubbene Nye klubber Rotaryskolen (NORFO) Bidrag til RF Prosjektutvikling Ungdomsutveksling Medlemsutvikling Ledersamling Prosjektstøtte Lokale prosjekt Roundtrip Rotaryfamilien PrePets Polio Plus Internasjonale prosj. Camps Lovrådet PETS Utdanningsstipendier Prosjektdatabase Rotaract Group Study Exchange RYLA Komitemedlemmer Komitemedlemmer Komitemedlemmer Komitemedlemmer Komitemedlemmer Komitéledernes oppgave er å være pådriver og motivator for at aktivitetene innenfor programområdet, og at disse aktiviteter har fremdrift og leveranser som er i samsvar med mål og planer. Assisterende guvernører, alle ledere av distriktskomiteene og medlemmene av underkomiteene bør velges for minst 3 år i gangen. Funksjonen av organisasjonsplanen i praksis Ledergruppen Ledergruppen består av DG, DGE, DGN og IPDG. Ledergruppen fungerer som nominasjonskomité, samt styre for Kapitalfondet, hvor DGN er varamedlem. Styreleder er normalt IPDG. Guvernøren er ansvarlig for daglig drift, men bruker de andre guvernørene som rådgivere, og diskusjonspartnere, frem til beslutning. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 3

4 2.2 Nominasjon av guvernør Disse retningslinjene er basert på Manual of Procedure. Hovedprosess for valg av guvernør: Distriktet skal nominere sin kandidat som Distriktsguvernør (DG) måneder før vedkommende tiltrer som DG. Formelt velges så Distriktguvernøren på International Convention året før tiltredelse. Nominasjonskomité: PDG* (leder), IPDG, DG og DGE * Dette er den PDG som var IPDG i foregående år. Nominasjonsprosessen (normal tidsplan i parentes): All kommunikasjon i denne prosessen skal være skriftlig/e-post. 1. Nominasjonskomiteen inviterer klubbene til å fremme forslag på distriktsguvernør (primo august). Det settes en dato som frist for innsending av forslag (15. oktober) 2. Basert på innkommende forslag gjør nominasjonskomiteen sin innstilling (30. oktober). 3. Nominasjonskomiteen underretter de foreslåtte kandidater om sin innstilling. 4. Nominasjonskomiteen underretter klubbene om sin innstilling og ber samtidig om forslag på eventuelle utfordrere (10. november). Utfordrerne må være blant de opprinnelig foreslåtte kandidater. Det skal settes en frist for å fremme utfordrere (30. november). 5. Dersom ingen utfordrere foreslås, er nominasjonskomiteens kandidat distriktets nominerte distriktsguvernør. RI og klubbene underrettes om dette ( 5. desember) 6. Ved forslag om eventuelle utfordrere skal klubbene informeres om dette og gis mulighet til å gi sin støtte (5. desember). Det skal settes en frist for å gi slik støtte (20. desember). 7. Om ingen utfordrer støttes av minst 5 klubber er nominasjonskomiteens kandidat nominert. RI og klubbene underrettes om dette. Om en eller flere utfordrer støttes av minst 5 klubber skal det avholdes avstemning. (20. desember) 8. Det lages umiddelbart stemmesedler som sendes til klubbene med frist for retur (15.januar), bare den nominerte kandidat og godkjente utfordrere kan velges. Hver klubb har samme stemmetall som ved avstemninger i årsmøte. Den kandidat som får flest stemmer nomineres som distriktets guvernør. RI og klubbene underrettes om dette (30. januar). 9. Siste frist for å informere RI om nominert kandidat (15. februar). Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 4

5 2.3 Distriktsrådet Dato for behandling i Distriktsråd: Hjemmel Distriktsrådet er opprettet med hjemmel i Manual of Procedure, og retningslinjene for distriktsrådet skal til enhver tid være i samsvar med lover og vedtekter for Rotary International (RI). 2. Formål Distriktsrådet er et rådgivende forum for sittende guvernør i saker av betydning for distriktets utvikling og drift, og skal bistå guvernøren ved nødvendige distriktsarrangementer eller representasjonsoppgaver etter hans anvisninger. Distriktsrådets oppgave er å klargjøre strategier og satsningsområder for distriktet, og legge til rette for mål og planer slik at dette kan bidra til motivering og gjennomføring av klubbene. 3. Sammensetning Distriktsrådet består av ledergruppen med tillegg av lederne for distriktskomiteene. Distriktssekretæren er sekretær for distriktsrådet. Distriktsrådet behandler først og fremst saker av langsiktig og prinsipiell karakter. o Assisterende guvernører har møterett, men ikke møteplikt til distriktsrådsmøtene o Distriktskasserer og kommunikasjonsansvarlig har møterett til distriktsrådet Andre i distriktsorganisasjonen kan bli innkalt ved behov. Organisering DG er ansvarlig for å etablere distriktsrådet. Distriktskasserer, distriktssekretær og kommunikasjonsansvarlig utnevnes for 1 år. Nominert, innkommende og past guvernører er medlemmer av distriktsrådet i kraft av sin funksjon. DG utarbeider terminliste for sine aktiviteter. Denne skal inneholde dato for distriktstrådsmøter, PETS/distriktssamråd, andre møter og seminar. DG skal utarbeide målsetting og budsjett for sitt Rotaryår og legge dette frem for distriktsrådet. Rådets funksjonstid er Rotaryåret. Distriktsrådet bør møtes minst 3 ganger per år. DG innkaller til møte i distriktsrådet etter behov. Rådsmøtet kombineres om mulig med ledersamling, PETS, og Distriktskonferanse. Komiteene ledes av DGN, DGE, IPDG eller andre fremtredende rotarianere. Oppgaver for distriktsrådet Distriktsrådets medlemmer skal planlegge, gjennomføre og rapportere de tiltak innenfor sitt ansvarsområde som er nødvendige for å oppfylle distriktets målsetting. Bistå med veiledning rettet mot klubber som ønsker assistanse innen de enkelte rådsmedlemmene sitt virkefelt. Bistå med planlegging og gjennomføring av Distriktskonferanse og PETS Bistå ved revisjon av vedtekter og retningslinjer Distriktsrådets møter Møtene ledes av distriktsguvernøren med distriktssekretæren som rådets sekretær og ansvarlig for å føre møteprotokollen. Møteprotokoll sendes ut til distriktsrådets medlemmer, og øvrige i distriktsorganisasjonen, samt til klubbpresidentene. Saksliste og sakspapirer skal sendes ut til medlemmene senest 1 uke før møtet i distriktsrådet. Økonomi Distriktsrådets utgifter dekkes av guvernørens budsjett. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 5

6 2.4 Distriktsadministrasjonen Dato for behandling i Distriktsråd: Distriktsadministrasjonen består av sekretær, kasserer, trainer, statistikkansvarlig, leder for distriktskonferansen, informasjons- og kommunikasjonsansvarlig med ansvar for månedsbrev- og webredaksjon samt DICO/statistikk. Distriktsadministrasjonen kan ha variasjoner på funksjoner fra guvernør til guvernør. 2.5 Assisterende guvernører Oppgaver og ansvar Assisterende Guvernørers oppgave er å bistå Guvernøren med ledelse av distriktets klubber. Rotary s aktiviteter foregår i klubbene. Assisterende guvernører velges for 3 år, og kan gjenoppnevnes etter 3 år. Assisterende guvernører skal bidra til mer frekvent kontakt med klubbene, og være presidentenes støtte i daglig klubb-drift. Distriktets mål, planer, programmer, og prosjekter skal kommuniseres godt og ofte. D2280 har følgende fordeling av klubber på assisterende guvernører: Søre Sunnmøre Nordre Sunnmøre Romsdal Nordmøre Sør-Trøndelag Trondheim Nord-Trøndelag Ørsta, Volda, Stranda, Sykkylven, Sula, Ulstein, Herøy, Hareid Aalesund, Aalesund Øst, Spjelkavik, Giske, Brattvåg, Vatne/Tennfjord, Ørskog Vestnes, Molde, Molde Øst, Fræna, Aukra, Midsund, Rauma Kristiansund, Sunndal, Frei, Averøy, Fosna, Surnadal Hemne, Meldal, Oppdal, Orkdal, Røros, Gauldal, Melhus, Bjugn, Ørland Trondhjem, Trondhjem Vest, Trondheim Intern., Lade, Charlottenlund, Nidarvoll, Malvik, Huseby-Flatås, Heimdal Stjørdal, Frosta, Åsen, Skogn, Levanger, Verdal, Egge, Klinga, Namsos, Rørvik Assisterende guvernører har følgende oppgaver: Være klubbpresidentenes nærmeste rådgiver Bistå guvernøren med å aktivisere klubber som arbeider tungt. Følge opp klubbene med hensyn til mål og planer Delta, og planlegge Guvernørbesøk, Presidentforum, Ledersamling, PrePets, PETS, TRF-seminar, og Rotary Info- og opplæringsseminar. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 6

7 2.6 Distriktskomiteene Dato for behandling i Distriktsråd: Distriktet organiseres normalt i 5 hovedkomiteer, o Medlemsutvikling o Informasjon og kommunikasjon (Det er avvik i året ) o The Rotary Foundation o Samfunnsprosjekter o Distriktsprogrammer Komiteene ledes av tidligere guvernører eller andre fremtredende rotarianere. Endelig utvelgelse av komiteledere gjøres av guvernøren. Disse vervene bør være 3 årig, og kan også gjenoppnevnes. Distriktskomiteenes oppgaver og ansvar: 1. Komité for Medlemsutvikling. Oppgaver i samsvar med organisasjonskartet, som er: Medlemsutvikling, Rotaryfamilien, Nye klubber,rotaract, og Lovrådet. Delta i planlegging og gjennomføring av aktuelle seminar- og kurs. (Rotary info-seminar, Presidentforum, TRF-seminar) Informere, støtte og markedsføre Rotary. Leder supplerer med nødvendige medlemmer i underkomiteer. 2. Komité for Opplæring / Trainer. (Kommunikasjon og informasjon) Ansvarlig for Ledersamling, PrePets, PETS og Info-seminarer. Leder supplerer med nødvendige medlemmer til underkomiteer. Komiteen skal vedlikeholde og utvikle Rotaryskolen. (På sikt bør Rotaryskolen legges under NORFO) Registrere nye opplæringsbehov. Utvikle seminarer og kurs i samarbeid med de andre komiteene. 3. Komité for Rotary Foundation. Arbeide for å utvikle, informere og effektivisere givertjenesten og bidrag til RF. (og Polio Plus) Orientere klubbene om mulige støtteordninger for diverse prosjekter, samt gi oversikt for pengestrømmen i TRF. Gi øket kunnskap om PHF, søknadsprosedyrer, frister, samt utfylling av søknadsskjema. Informere om mulige stipendier som kan gis. Gjennomføre TRF-seminarer. Føre tilsyn og regnskap med ledige og brukte prosjektmidler. Lederen foreslår selv sine deltagere i underkomiteen. 4. Samfunnsprosjekter. Styrke igangsatte prosjekter og arbeide for nye. Hjelpe klubbene til å finne egnelige prosjekter innenfor hunger og helse, rent vann, lese- og skriveferdigheter, samt formidle kontakt mellom aktørene. Informere om ledige prosjektmidler og gi råd for planlegging og gjennomføring. Koordinere samarbeidsprosjekt mellom klubbene, der dette er naturlig. Vektlegge allsidighet i prosjektvalgene. Motivere for et sterkt engasjement i lokale- og internasjonale prosjekt. Prosjektinfo til hjemmeside og prosjektdatabase. Nær kontakt med TRF-komiteen. Ajourføre prosjektdatabase. Prosjektregnskap. Lederen foreslår selv sine medlemmer i underkomiteen. 5. Distriktsprogrammer. Administrere og legge til rette med gjennomføringsplaner for Ungdomsutveksling, RYLA, Roundtrip, og Handicamp. Lederen foreslår selv sine deltagere i underkomiteen. Underkomiteer Medlemmene består av deltagere fra klubbene. Disse foreslås av lederen for gjeldende distriktskomite. Disse vervene bør være 3 årig, med mulighet for gjenoppnevnelse. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 7

8 3.1 Distriktets driftsøkonomi Dato for behandling i Distriktsråd: Omfang Dette kapittelet omfatter økonomistyring knyttet til distriktets løpende drift, det som normalt omtales som guvernørens budsjett og regnskap. Om en skal se helheten i distriktets økonomi må en også se på Kapitalfondet, som omfatter en viktig del av det som normalt vil være balansen i et regnskap. 2. Guvernørens budsjett og regnskap Hver guvernør er ansvarlig for styring av distriktets løpende økonomiske drift i sitt guvernørår. Til å hjelpe seg har guvernøren distriktets kasserer. Inkludert i budsjett og regnskap er også kostnader som påløper i forkant av guvernøråret, i forbindelse med guvernørens deltakelse i RI-aktiviteter (Guvernørskole mm.) og eventuelle andre forberedelser som guvernøren iverksetter. Guvernøren setter opp et forslag til budsjett som først behandles i distriktsrådet og deretter godkjennes av Distriktssamrådet, som avvikles sammen med PETS, herunder per capita medlemsavgift fra klubbene. Budsjettet skal normalt balansere eller vise et forsiktig overskudd, om det budsjetteres med underskudd må dette særlig gjøres greie for. Guvernøren er ansvarlig for forsvarlig regnskapsføring, selv om arbeidet utføres av kasserer eller andre. Regnskapsføringen må skje på en måte som fullt ut er i tråd med norsk lovgivning. Endelig regnskap skal revideres av distriktets valgte revisor og fremlegges på første årsmøte etter guvernørårets slutt. Eventuelt overskudd eller underskudd på guvernørens regnskap skal henholdsvis tilføres Kapitalfondet eller dekkes av Kapitalfondet. 3. Inntekter Distriktets inntekter til den løpende økonomiske drift er i hovedsak Per capita medlemsavgift fra klubbene Bidrag fra RI 4. Utgifter Større utgiftsposter har tradisjonelt vært bl.a. Rotary Norden og Norsk Rotary matrikkel Andre aktiviteter i Norsk Rotary Forum Guvernørens klubbesøk og andre reiseaktiviteter nasjonalt og internasjonalt Distriktskonferanse (guvernørens gjester), distriktssamråd, ledersamling, PrePets, PETS og distriktsråd Aktiviteter som Ungdomsutveksling, RYLA, GSE etc. Distriktets hjemmeside og guvernørens månedsbrev 5. Likviditet Distriktet har opprettet 2 bankkontoer. En konto for drift, og en konto for kapitalfondet. Årsregnskap (revidert og godkjent) for hvert rotaryår balanseres med overskudd/underskudd som er tilført/dekket av Kapitalfondet. Endelig godkjenning av årsberetning og regnskap skjer normalt på distriktets årsmøte i forbindelse med Distriktskonferansen. Da utgifter vil påløpe før de første inntekter mottas vil DGE få dekket dette på DG s budsjett. Guvernøren er ansvarlig for at alle inntekter i sitt guvernørår faktisk er mottatt og kan ikke avvikle sitt arbeide på dette området før alle inntekter enten er mottatt eller avskrevet. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 8

9 6. Deltagelse på kurs, reiser, og lignende DG / DGE deltar som følger: GETS vår NORFO nasjonal (m/ledsager) betales av NORFO i følge praksis. GETS - et oppfølgingsmøte (u/ledsager) betales av NORFO i følge praksis. Høst NORFO (u/ledsager) betales av NORFO i følge praksis. GETS / Institutt - 5 dager i Tampere (m/ledsager) betales av NORFO i følge praksis. Homestay i USA (m/ledsager) dekkes av RI i følge praksis. International Assembly i USA (m/ledsager) dekkes av RI i følge praksis. Deltagelse i Homestay i forb. med guvnørskolen dekkes av distriktet. EN Convention i samme år som en er DG (m/ledsager) dekkes av distriktet. EN konferanse hos nordiske distrikt i samme år som en er DG (m/ledsager) dekkes av distriktet. EN konferanse hos norsk distrikt i samme år som en er DG (m/ledsager) dekkes av distriktet. Komitéledere i Distriktsstaben deltar som følger: TRF: Internasjonale institutt m/ledsager en gang i funksjonsperioden dekkes av distriktet. Nasjonale konferanser u/ledsager. YEO: Internasjonale institutt m/ledsager en gang i funksjonsperioden, dekkes av distriktet. Nasjonale konferanser (u/ledsager). Distriktets Sekretær: NORFO kurs i Oslo (u/ledsager) dekkes av distriktet. DICO: NORFO kurs i Oslo (u/ledsager) dekkes av distriktet. Distriktsaktiviteter Distriktsrådsmøter gjennomføres som arbeidsmøter (u/ledsager) og kostnader dekkes av distriktet. PrePets for klubbene (u/ledsager) gjennomføres av DGE og kostnader dekkes av distriktet. Ledersamling av ny distriktsorganisasjon (u/ledsager) gjennomføres av DGE og kostnader dekkes av distriktet. PETS (u/ledsager for representanter fra Distriktsledelsen)(klubbene kan ha egen praksis hvor ledsager deltar). Hele distriktsorganisasjonen kan delta dersom det er et faglig behov og kostnader dekkes av distriktet. Assisterende guvernører deltar på PETS, og ofte med oppstartsseminar kvelden før, og kostnader dekkes av distriktet. Distriktskonferansen Distriktsrådet (6 8 personer) og AG er inviteres med ledsager og kostnader dekkes av distriktet. Deltagere fra distriktsorganisasjon ved funksjonelt behov inviteres med ledsager og kostnader dekkes av distriktet. Adm stab/arrangementskomité for DK inviteres med ledsager som en del av arrangementet og kostnadene belastes arrangementet. Følgende gjester inviteres med ledsager og kostnader dekkes av distriktet: - Verdenspresidentens representant - Representant for et nordisk distrikt - Representant for et norsk distrikt - Representant for Rotaract - Representant for Innerwheel - Tidligere Guvernører med nærhet til arrangementsstedet. - Ungdomsutveksling studenter Reiseregulativet Distriktet har sitt eget reiseregningsformular. Distriktet legger statens reiseregulativ til grunn. Det er kun i unntakstilfeller at diett utbetales. Kjøregodtgjørelse gis med kr. 3,50 per km. Det gis ikke passasjertillegg. Det oppfordres imidlertid til å kjøre sammen. Reiseutgifter dokumenteres med orginalbilag. Reiseregninger attesteres av guvernør eller distriktssekretær, før utbetaling skjer av distriktskasserer. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 9

10 3.2 Vedtekter for Kapitalfondet Dato for behandling i Distriktsråd: Formål Distriktets kapitalfond har primært til formål å sikre distriktets ordinære drift forbundet med guvernørens budsjetterte aktiviteter gjennom rotaryåret, herunder også distriktssamlinger og - konferanser hvis fullfinansiering av slike aktiviteter ikke kan dekkes over distriktsguvernørens drifts- og/ eller prosjektbudsjett. Ut over dette kan overskytende, disponible fondsmidler brukes til fremme av aktiviteter og tiltak initiert av distrikt og / eller klubber og som er egnet til å virkeliggjøre Rotary`s idealer og mål. 2. Kapital Fondets kapital skal til en hver tid være minimum kr ,-. Fondets midler skal plasseres til høyest mulig forrentning og med best mulig sikkerhet. Det tidligere Tiltaksfondet ble overført til Kapitalfondet i Styre Kapitalfondet forvaltes av et styre på tre medlemmer, bestående av: Immediate past guvernør - IPDG - leder Årets guvernør - DG Innkommende guvernør DGE (Første PDG etter IPDG er varamedlem til styret.) 4. Forvaltning Styret har ansvar for å forvalte kapitalfondet i samsvar med fondets formål. Styret kan disponere inntil 10 % av den del av fondsmidler som overgår den urørlige kapitalen (Jfr pkt 2) ved rotaryårets begynnelse. Når helt spesielle grunner tilsier det, kan ekstra beløp begrenset til den til enhver tid regnskapsmessige frie kapital (Jfr pkt 2) disponeres etter innstilling fra kapitalfondets styre og vedtak i distriktsrådet. Slik ekstra disponering skal fremlegges som egen melding og sak til distriktets førstkommende årsmøte. 5. Årsmelding og regnskap Kapitalfondets styre har ansvar for å framlegge årsmelding og regnskap for kapitalfondets drift under årsmøtet samtidig med at guvernøren framlegger sitt driftsregnskap. Styret for fondet sørger for forsvarlig regnskapsførsel. Regnskapet revideres av årets eller fjorårets distriktsrevisor 6. Forholdet til guvernørens årsregnskap Overskudd fra distriktets årsregnskap skal overføres distriktets kapitalfond. Tilsvarende kan et driftsunderskudd i distriktets årsregnskap dekkes av kapitalfondet etter vedtak i distriktets årsmøte. 7. Vedtektsendringer Endring av kapitalfondets vedtekter kan skje ved vedtak på distriktets årsmøte som årsmøtesak og med 2/3 flertall av de avgitte stemmer. 8. Oppløsing Kapitalfondet kan bare avvikles etter vedtak i to påfølgende årsmøter og krever 2/3 flertall i begge årsmøter for å være gyldig. Ved oppløsning skal fondsmidlene tilføres Rotaryaktiviteter iht vedtak i distriktets årsmøte. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 10

11 4.1 Årsmøtet 1. Årsmøtet Årsmøtet er distriktets høyeste myndighet og årsmøtet avholdes årlig i forbindelse med Disktriktskonferansen. 2. Delegater Alle klubbene i distriktet kan sende en eller flere delegater til årsmøtet, hver delegat har 1 stemme ved avstemminger i årsmøtet. Det maksimale antall stemmeberettigede delegater fra en klubb avhenger av klubbens størrelse basert på følgende: Antall medlemmer Antall stemmeberettigede delegater Faste årsmøtesaker 1. Åpning 2. Godkjenning av fullmakter og stemmetall 3. Godkjenning av innkalling og saksliste 4. Valg av møteleder og sekretær 5. Valg av to personer til å underskrive protokollen 6. Årsmelding og regnskap for foregående år 7. Gjennomgang av årets budsjett (vedtatt i Distriktssamråd) 8. Valg av revisor 9. Årsmelding og regnskap for distriktets fond 10. Eventuelle vedtektsendringer og andre saker som er reist for årsmøtet 4. Innkalling til årsmøte Distriktsguvernøren innkaller til årsmøtet. Innkalling med all relevant dokumentasjon skal utsendes til alle klubber senest 3 uker før årsmøtet. For vedtektsendringer kan denne fristen ikke overskrides, forslag til vedtektsendringer skal være utsendt i sin helhet innen fristen. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 11

12 4.2 Distriktssamråd 1. Distriktssamrådet Distriktssamrådet avholdes årlig i forbindelse med PETS. 2. Delegater Alle klubbene deltar med innkommende president og sekretær, hver klubb kan stemme med det samme stemmetall som de kan ha stemmeberettigede delegater til årsmøtet. Antall medlemmer Antall stemmer Møteleder og sekretær DG er møteleder Distriktssekretær er sekretær 4. Faste Saker 11. Åpning 12. Godkjenning av fullmakter og stemmetall 13. Godkjenning av innkalling og saksliste 14. Valg av to personer til å underskrive protokollen 15. Gjennomgang og vedtak av kommende års budsjett, inklusive per capita avgift til distriktet 16. Andre saker som er meldt til Distriktsguvernøren 5. Innkalling til distriktssamråd DGE innkaller til møtet i forbindelse med invitasjon til PETS. Saksliste og saksdokumenter utsendes senest 1 uke før distriktssamrådet. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 12

13 4.3 Distriktskonferanse Dato for behandling i Distriktsråd: Distriktskonferanse Distriktskonferansen avvikles årlig medio september. DG er ansvarlig for avviklingen av distriktskonferansen og utpeker normalt en eller flere klubber i sitt nærområde som arrangørklubber. Det skal inngåes en avtale mellom distriktet og arrangørklubben(e) om arrangementet, omfang, økonomien og gjennomføringen. 2. Deltakere Alle medlemmer m/ledsagere inviteres til distriktskonferansen. Det er tradisjon for at hver klubb minst deltar med president og sekretær m/ledsagere. Det er tradisjon for at guvernøren inviterer distriktsrådet, representant for de norske distrikter, representant for de nordiske distrikter og representant for verdenspresidenten m/ledsagere som sine gjester, og at kostnadene dekkes over guvernørens budsjett. 3. Program Det har vært tradisjon for følgende hovedprogram (med åpning for variasjoner) Fredag (ettermiddag/kveld) Ankomst Registrering Bli kjent opplegg for deltagerene Lørdag Hovedprogram Lunch Hovedprogram fortsetter/ledsagerprogram Årsmøte (se 4.1 Årsmøte) Guvernørens bankett Søndag (formiddag) Eventuelt Rotary program Avslutning Avreise 4. Invitasjon DGE presenterer neste års arrangørsted og tidspunkt på årets distriktskonferanse. Invitasjoner sendes ut til klubbene i god tid før konferansen. 5. Finansiering Kostnadene ved gjennomføring av distriktskonferansen omfatter i hovedsak: Arrangementskostnader o Trykksaker og diverse adm. kostnader o Møtesal og andre møteutgifter o Underholdning og kulturinnslag o Faglige innslag/foredragsholdere Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 13

14 Direkte variable deltakerkostnader o Overnatting o Mat og drikke o Ledsagerprogram Disse kostnader dekkes inn etter følgende modell: Arrangementskostnader: Dekkes gjennom tilskudd fra distriktet og sponsor-/annonseinntekter (Alle rotarymedlemmer betaler kr 50 per år som er inkludert i medlemsavgiften til distriktet) Direkte variable deltakerkostnader: Dekkes gjennom deltakeravgift En ønsker med denne modellen å holde deltakeravgiften på et lavest mulig nivå og derigjennom søke å øke deltakelsen på distriktskonferansen. Det er viktig at deltakeravgiften ikke inneholder noen skjult sponsing av arrangementskostnadene. Distriktet er pålagt å arrangere Distriktskonferanse, dette må således som andre utgifter knyttet til distriktets drift være en del av guvernørens budsjett og regnskap. Deltakere, som ikke er guvernørens gjester på distriktskonferansen, betaler selv eller får dekket gjennom sin klubb, direkte kostnader for reise, opphold og bespisning. Alle andre kostnader knyttet til arrangementene som for eksempel markedsføring, innbydelser, trykksaker, møte- og festlokaler, kultur og underholdning osv. skal dekkes over guvernørens budsjett eller ved ekstern sponsing. Alle rabatter etc. som oppnåes ved hotell, fest- og møtelokaler skal gå til å redusere de direkte kostnader som betales av deltakerne. 4.4 PrePets (Preliminary President Elect Training Seminar) Formål: Opplæring og motivasjon PrePets er det første møte mellom en ny guvernør og en ny president. Det er normalt at Distrikts-trainer og assisterende guvernør følger guvernøren med på dette møtet. Vanligvis holdes et slikt møte for hvert assisterende guvernørområde. Dette møtet (ca 2 timer) bør gjennomføres i god tid før PETS. 4.5 PETS (President Elect Training Seminar) Formål: Opplæring og motivasjon Presidenter, og nye sekretærer i distriktet får opplæring, og motivasjon til å planlegge klubbens aktiviteter for sitt presidentår. Gjennomføres årlig i april. (2 dager) 4.6 Presidentforum Formål: Erfaringsutveksling mellom klubber, og samarbeid mellom klubber, hvor assisterende guvernør koordinerer, og følger opp aktivitetene. Vanligvis gjennomføres 3 samlinger per år. (ca 2 timer) Leder og sekretær velges blant presidentene. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 14

15 5.1 Gaver ved klubbjubileer Det har vært en tradisjon for at Distriktet gir en gave til klubbene i forbindelse med klubbjubileer. Disse retningslinjene er laget for både å sikre en form for likebehandling av klubbene og å fungere som en form for erfaringsoverføring. Tradisjonelt har Distriktet gitt et pengebeløp, som klubben har gitt videre til The Rotary Foundation, her kan en vel også tenke seg at klubben ønsker å bruke dette inn i et prosjekt de er sterkt engasjert i. Med klubbjubileer tenker en i første rekke på runde åremålsdager. Naturlige jubileer /åremål er typisk år som er delelig med 10 og i tillegg gjerne 25 år og 75 år. Jubileer ved 10 år, 20 år, 30 år osv. Distriktet yter en gave på kr 1.000,-. Jubileer ved 25 år, 50 år, 75 år, 100 år osv. Distriktet yter en gave på kr 2.500,-. Dette er ment som en retningslinje og bør også brukes slik. Dersom Distriktet i en gitt situasjon ønsker å bidra med en større gave eller ønsker å være med å markere en annen spesiell begivenhet i en klubb, må dette også kunne gjøres uten at en dermed kommer i konflikt med disse retningslinjene. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 15

16 5.2 Arkiv og protokoller Norsk Rotary Landsarkiv Norsk Rotary Forum har gjort en avtale med Riksarkivet for oppbevaring av arkivmateriell. Her er samlet arkivmateriell helt fra Rotarys første tid i Norge. Arkivmateriellet er tilgjengelig for alle. Hver guvernør er pålagt å lage en perm med arkivmateriell fra sitt år som guvernør og sende dette til Norsk Rotary Landsarkiv. Det er laget en innholdsfortegnelse som beskriver minimumsinnholdet i permen. Videre kan både distriktet og klubbene sende ytterligere materiell til Landsarkivet, som for eksempel jubileumsskrifter, info om større prosjekter etc. Landsarkivet sikrer på denne måten at viktig materiell blir tatt vare på og gjøres tilgjengelig for de som måtte ha behov. Dette betyr et langt mindre ansvar på distriktet, og distriktet kan på denne måten begrense sitt arkivarbeid til det som er naturlig å ha tilgjengelig for både å kunne gå noe tilbake i historien og for det løpende arbeidet i distriktet. Referat fra årsmøte og distriktsrådsmøte Referat fra distriktets årsmøter og distriktsrådsmøter limes inn og samles i fysiske protokoller som oppbevares av distriktets sekretær. Årsberetninger Distriktets årsberetninger samles i arkivpermer og oppbevares av distriktets sekretær. Web-basert arbeidsarkiv Som et praktisk tilgjengelig arbeidsarkiv er det etablert et web-basert arkiv på et passordbeskyttet område på distriktets hjemmeside. Her samles løpende materiell fra distriktets arbeid og gjøres tilgjengelig for tillitsvalgte i distriktet og i klubbene. Styringsdokument Rotary Distrikt 2280 Side 16